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摘要：建筑工程檔案是工程重要技術參數和建設過程的記錄、集合，具有重要的參考價值和借鑒意義，做好檔案管理工作勢在必行。本文從新形勢下建筑工程檔案管理的重要性入手，探討其有效管理的策略，以促進建筑工程檔案管理質量的提升。
關鍵詞：建筑工程；工程檔案；檔案管理；有效策略
在全面深入推進社會主義現代化建設的新形勢下，城鄉規劃建設的步伐越來越快，建筑工程項目不斷增多，從而形成了大量的資料。這其中不僅有建筑工程建設經驗，還凝聚著建筑業發展的智慧，所以有必要將其保留下來。但當下的建筑工程檔案收集歸檔要求和管理職責不明確，檔案管理人員信息化意識薄弱，對建筑工程檔案的傳遞、變更、督導、驗收等工作的控制效果不理想等問題均導致建筑工程檔案管理缺乏有效性，因此急需加強對其有效策略的探究。
一、新形勢下建筑工程檔案管理的重要性
建筑工程檔案是直接形成于工程建設活動且具有歸檔保存價值的以文字、圖表、聲像等形式存在的歷史記錄。建筑工程檔案的價值主要表現在其源自建筑工程建設實際，并直接為建筑工程建設實際提供服務[1]。站在新形勢下加快城鄉規劃建設的角度，建筑工程檔案記載著城鄉建設活動，又服務于城鄉規劃、建設和管理。換言之，建筑工程檔案從形成之日起就為城鄉建設、發展及建筑工程管理提供服務，這也是對建筑工程檔案實用價值的體現。與此同時，建筑工程檔案是對建筑工程項目技術文件的匯總，是真實反映建設全過程的唯一依據性技術成果，不僅在城鄉規劃建設中起著重要的依據和憑證作用，還對建筑工程后續的管理、維修以及建筑工程技術交流、科學研究等方面起著重要作用。概括而言，建筑工程檔案管理的重要性體現在：一是提供建筑工程管理、維修、恢復、改建和擴建等工作的依據；二是提供城鄉規劃審批、建筑工程設計、建筑工程施工和解決產權糾紛等的可靠憑證材料；三是城鄉建設、總結經驗、科學研究、交流技術和考察歷史的重要信息資源。
二、新形勢下建筑工程檔案有效管理的策略
（一）明確工程檔案資料的管理職責
建筑工程檔案的收集歸檔要求，是在建筑工程竣工驗收環節，建設單位管理者要聯合項目負責人依據《建設工程質量管理條例》《工程竣工驗收備案制》《建設工作質量管理條例》等規定要求，全面審查建筑工程建設全過程形成的所有文件資料，基于建筑工程檔案構成進行分類，及時、準確、完整地收集和歸檔。因此，明確建筑工程檔案資料員的管理職責是有效開展建筑工程檔案管理的前提和基礎。資料員的主要職責包括：收集有關建筑工程的檔案資料、圖表；整理建筑工程預建設表格、圖紙、文件；檢查建筑工程管理者審批施工單位的施工進度計劃的情況；檢查建筑工程管理者在施工管理中記錄及整理各類檔案資料的情況；監督現場人員收集和管理檔案資料的情況；有序登記建筑工程檔案資料，方便隨取隨用；檢查工程人員工作計劃完成情況和《施工管理日記》；檢查建筑工程施工單位形成檔案資料的情況；針對技術資料做好收文登記工作，并基于實際情況送給施工單位、監理單位等；及時和建筑單位溝通交流，協助工程人員聯系設計單位，做好工程圖紙和設計變更聯系單的收文登記工作，及時交給分管人員簽字確認；保管好圖集、規范和標準等文件，做好借閱登記；針對經過批準外借的建筑工程檔案，要按照規定辦理手續；控制人員在資料室進出，確保建筑工程文件資料不被外泄；留存一份自己發送的圖紙，并和發放清單一同存檔；完成其他相關工作，做好工作筆記等。建筑工程資料員在明確檔案管理職責的同時要嚴格履職，匯總、整理工程資料，保證建筑工程檔案管理工作的有序、有效開展。
（二）有效推進檔案管理信息化建設
隨著網絡信息技術在新形勢下的廣泛應用和快速更新，檔案管理信息化建設被提上日程。在建筑工程建設過程中，檔案管理占據重要地位，對提高整個建筑工程建設質量有重要意義。建筑工程檔案管理發揮的監督作用較大，但檔案管理信息化建設在一段時間里處于發展十分緩慢的狀態，相關部門缺少溝通與交流，未能及時更新建筑工程檔案管理所需技術，從而導致檔案管理無法適應當下的發展需要。所以，建筑工程檔案管理人員必須增強信息化意識，在建筑工程建設中落實檔案管理工作，整合并存儲建筑工程資料，建立統一網站，確保在建設過程中更有效地管理檔案。同時，完善建立檔案管理信息化體系，規范檔案管理工作。為加快建筑工程檔案信息化管理速度，檔案管理人員還必須做好對信息與相關檔案資料的采集、存儲等工作[2]。如采集建筑工程數據，利用計算機輸入相關數據信息，整理并存儲其中的圖紙、資料和相關文件等，通過計算機把這些數據存檔，有效預防出現信息丟失或者是信息泄露的情況。在存儲好檔案數據信息之后應基于相關內容做好分類工作，如果建筑工程資料管理系統明確規定基建文件、設計文件和監理文件的分類方法、編號原則，就不應另行規定，也不得變更模板文件編號，從而有利于形成完善的檔案檢索系統，方便使用者高效查找資料，提高建筑工程檔案管理的整體效率，更好地推進信息化建設。
（三）做好工程檔案管理的控制工作
第一，及時做好建筑工程檔案的傳遞與變更記錄。在建筑工程檔案管理工作中，頻繁傳遞、變更檔案極易改變檔案的有效性與完整性，相關單位及部門務必要及時記錄建筑工程檔案的傳遞、增減變動[3]。如記錄檔案的傳遞情況、變更情況、修改情況和作廢情況等，掌握建筑工程檔案資料的來龍去脈，避免檔案損毀、丟失或失效，保證檔案的有效性、完整性，保證使用者及時有效獲取檔案資料、檔案信息。第二，定期掛鉤內業資料督導和計量支付。建筑工程檔案資料整理瑣碎，沒有經濟效益，而建筑工程施工現場十分繁忙，導致施工人員在工地上集中大部分精力，對整理檔案資料通常是被動應付，必須認真督導和檢查，保證資料的完整性。如檔案管理人員要定期、不定期地對建筑工程內業資料進行檢查、評比，提高各方面的重視度，預防堆積大量工作，通過強制措施將其和計量支付掛鉤，保障做好建筑工程檔案管理工作。第三，嚴格把關建筑工程檔案的驗收。驗收是確保建筑工程檔案管理有效性的關鍵環節，應基于國家檔案局整體性驗收重點建筑工程項目的原則，落實檔案驗收操作。如建筑工程檔案驗收的重點在于檢查建筑工程前期文件和隱蔽工程材料、編制的竣工圖；如果建筑工程的建設周期較長，則要分階段驗收，及時發現問題，糾改錯誤，查漏補缺；對建筑工程檔案做好預驗收工作，保證檔案資料準確、齊全。在新形勢下，隨著經濟社會的持續發展，建筑工程建設事業的發展更加迅速，檔案管理作為建設建筑工程的重要部分之一，對建筑事業的進一步發展意義重大。因此，在實際工作中必須充分認識建筑工程檔案管理的重要性，明確檔案收集歸檔要求和檔案資料管理職責，增強檔案管理人員的信息化意識，有效推進建筑工程檔案管理信息化建設。同時，加強對檔案的傳遞與變更控制，定期掛鉤內業資料督導和計量支付，嚴格嚴控驗收大關，提高檔案管理控制效果，從而提升建筑工程檔案管理質量，推動建筑事業和城鄉規劃建設事業的健康快速發展。
參考文獻：
[1]劉巧莉.關于建筑工程檔案管理工作的建議[J].建材與裝飾，2018（1）：181-182.
[2]田海紅.建筑工程檔案管理現狀及存在問題淺析[J].檔案管理，2016（4）：90-91.
[3]徐維芳.工程檔案管理面臨的問題及應對策略[J].科技創新與應用，2017（2）：264.
作者:郭晉琴 單位:太原市城鄉規劃設計研究院
