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科研檔案管理范文1
農業科技檔案是指在農業科研項目、設施、經費、試驗、人才、知識產權、成果轉化、政策法規等系統管理過程中，從考察、預備試驗到申請立項、執行、總結、結題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農業科研檔案，不僅記錄了農業科研的真實過程，也記錄了農業科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數據、成果、得失等詳細情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結經驗教訓、研究事物發展規律、從事發明創造、宣傳農業科技、普及農業科研成果等提供可靠的參考，是農業科研成果鑒定、專利申請、技術轉讓的重要依據，也是農業科研單位管理創新、技術創新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農業科研單位一項必不可少、具有較強專業性的工作。
2農業科研檔案管理的工作流程
農業科研檔案管理工作是對農業科研活動中直接形成的各種科技文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點，目的是積累豐富、真實的館藏資料，做到經?；?、及時化，注重日積月累；整理是根據檔案的形成規律進行合理的分類、立卷、編制目錄，必須做到科學化、專業化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎性工作，首先應通過專家的論證，對收集的檔案做出客觀正確地評價，以確定收藏價值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴格化，以確保檔案完好無損；查詢檢索是檔案管理與服務的主要手段，應快捷化、實用化，講求服務效率和質量；編研開發是體現檔案管理價值的重要途徑之一，必須做到有用化、長期化，注重實用實效。總之，科研檔案管理工作量大、面廣、專業性強，需要及時收集、堅持日常維護管理，是一項綜合性、系統化的管理工作。
3存在的問題
3.1檔案收集不及時、不齊全
農業科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農業生產過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農業科研工作的特殊性，檔案來源比較分散，不能及時收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄，身兼數職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設計、生產過程中，檔案部門無法參與整個項目實施過程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進行歸檔，缺乏全面、系統收集項目材料的途徑。不重視收集當年未鑒定驗收或申報專利，或成果周期性長的科研項目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門或科研人員手中，時間一長，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。
3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低
根據國家《檔案法》的規定，科研單位應當設立檔案資料室，配備專職檔案管理人員。但對農業科研單位來說，檔案管理僅僅是一項輔工作，部分農業科研單位不太重視檔案管理工作，不專門設立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農業科研項目實施過程中，必然會產生大量的科研數據、圖片、影像等資料，對這些資料隨意堆放，沒有專職人員進行日常管理，長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統和進行編研開發工作。目前，部分農業科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會效益和經濟效益，作為農業科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業務，而且要掌握一定的農業科技知識，并能夠熟練掌握計算機等現代化辦公設備應用。但多數農業科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農業科技知識欠缺，觀念陳舊，知識老化，加之人員更換頻繁，不經專業培訓，這些因素在一定程度上制約了農業科研檔案管理工作的規范化。
4思考
4.1完善農業科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規范化的依據，而且是日常管理工作的操作指南。科研檔案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規范、檔案部門工作規范等。科研檔案工作制度是根據國家法律、法規，對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責、檔案保密、檔案利用原則等所做的規定，是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執行的規范性文件[3]。科研文件管理規范包括農業科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標準等。檔案部門工作規范包括檔案工作人員崗位職責、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規則、交接手續、檔案利用制度、內部資料管理制度等操作規范性文件。制度建設具有根本性、長期性、穩定性，檔案管理人員要認真學習檔案法律法規，掌握黨和國家對檔案事業發展的基本要求，并依據檔案法律法規，進一步完善和加強科研檔案管理制度體系。
4.2明確農業科技檔案的歸檔范圍
農業科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準備階段的課題或項目審批文件、任務書、委托書、開題（立項）報告，調研報告，方案論證和協議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄；田間記載數據、試驗報告、計算材料等以及設計文件、圖紙，關鍵技術、關鍵配方、工藝流程、技術路線和統計分析材料；研究階段的音像資料、技術說明、重要來往技術文件等。③總結鑒定驗收階段的研究工作總結、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應用意見、參加人員名單，技術鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件，獲獎及審批材料，專利申請、專利受理通知書、專利證書，推廣應用證明材料等。⑤推廣應用階段的推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件。⑥生產定型階段的鑒定材料、轉讓合同、協議書、用戶反饋意見等有保存備查價值的材料。
4.3加強科研檔案人員業務培訓
農業科研檔案管理工作有較強的專業性，要求從業人員必須具備一定的政治理論水平和農業科學技術知識，以及檔案專業知識技能?，F代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動，而豐富的專業知識、計算機操作技術和先進的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質，也是衡量檔案管理水平的基本標準。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓制度，開展業務培訓和職業教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農業科研檔案管理業務，熟練掌握計算機等現代化辦公設備的操作技術，提高農業科研檔案管理知識水平。其次要加強對農業科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應當忠于職守，遵紀守法，愛崗敬業，具備檔案管理專業知識，熟悉農業科研業務知識，并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志，要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經驗與改革發展的新要求結合起來，從舊傳統、舊觀念、舊框框中解脫出來，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務的思想。各有關部門和各科研單位應建立獎勵機制，對政治思想好、責任心強、有創新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵；對工作失職，違反規定，泄露機密，造成工作損失者，應視其情節輕重，給予懲處。
科研檔案管理范文2
【關鍵詞】醫院科研檔案 管理
中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）7-339-02
醫院科研檔案是醫院在科研工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富。醫院科研檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院科研檔案記載著這個醫院科研發展史上的優秀成果，對研究本醫院的科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定科研發展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院科研檔案管理, 是醫院科研檔案實行現代化管理的根本任務。 醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院科研檔案管理的基礎上，了解醫院科研檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫院科研檔案管理工作。現就醫院科研檔案管理的現狀與對策談一下筆者的觀點。
1 加強學習，增強意識
加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。科研檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好科研檔案管理的前提，要把科研檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳科研檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識科研檔案的重要性，更好地支持科研檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院科研檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，科研檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對科研檔案工作的認識，才能使科研檔案工作順利開展。
2 重視科研檔案的利用
科研檔案管理的最終目的就是便于大家利用，因此，科研檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的科研檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強科研檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高科研檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
3 健全制度，加強培訓，提高科研檔案管理人員素質
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是科研檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，科研檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的科研檔案管理體系，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的科研檔案統一管理，使科研檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展?？蒲袡n案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要充實科研檔案管理人員并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高科研檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。
4 開發科研檔案資源，實現科研檔案的現代化管理
科研檔案資源的開發利用是科研檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發科研檔案信息資源，提高科研檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用科研檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高科研檔案在醫院管理中的地位和作用，促進科研檔案建設。
要實現科研檔案現代化管理。一是要加強科研檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；二是要加強科研檔案現代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將科研檔案內容按行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質量的飛躍?？梢允箍蒲袡n案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使科研檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套科研檔案掃描系統，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高科研檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，注重對現代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經驗，使醫院科研檔案管理更加現代化、規范化。
科研檔案管理工作做好了，一方面為醫院高層管理人員及時了解醫院整體科研狀況，適時調整科研管理策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定醫院科研成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好科研檔案管理工作，不斷地更新科研檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的科研檔案管理手段，以全面、真實地反映醫院整體科研發展狀況和經營成果?？蒲袡n案管理成果同醫院經營管理的有機結合決定了醫院資源配置的取向和模式，決定著醫院的經營版圖和未來發展，對于實現醫院經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好科研檔案管理工作對于促進醫院的全面發展、不斷提升醫院在市場經濟中的競爭力具有重要意義。
參考文獻
科研檔案管理范文3
論文摘要:高?？蒲袡n案反映了一所大學的學術水平和實力?？茖W有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高?？蒲谢顒拥幕A和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學?？茖W管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高?？蒲腥藛T檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態。
（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高?？蒲袡n案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高?？蒲袡n案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高?？蒲袡n案開發利用的特殊性,在對高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高?？蒲袡n案為高?？蒲泄ぷ髟俪龀晒l揮應用的積極作用。
參考文獻：
1、關月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫科大學學報，2007.10.30（10）
科研檔案管理范文4
關鍵詞：電子檔案；科研檔案管理；利弊；建議
隨著數字信息時代的飛速發展，電子檔案應勢而生，并逐步在科研檔案管理中發揮重要作用。電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案的出現，給長期以來的重保管、輕利用的傳統科研檔案管理帶來了較大沖擊。如何揚長避短，在科研檔案管理中發揮電子檔案的優勢，首先要對子檔案的利弊有一定認識。
1 科研檔案管理中電子檔案的優勢
科研檔案管理相對文書檔案管理較復雜，一個科研項目或課題歷時短則幾月、多則數年，項目課題中各類材料復雜且珍貴，運用傳統的紙質檔案管理不僅耗時耗力，時間一久更不利于分類歸檔，并且在過程中查找起來也較麻煩，相比傳統紙質檔案，電子文檔的優勢凸顯：
（一）減輕勞動強度
傳統的科研檔案管理通常是在科研項目（課題）完結后，再移交檔案室進行整理歸檔，分類整理、裝訂立卷等全靠人腦、手工，檔案管理員的大量工作時間耗費在枯燥乏味的手工建檔工作中。使用電子檔案，就可以把按“卷”整理歸檔，改為按“件”整理歸檔，換言之任何一件材料都可以在科研項目（課題）未完結時按類別進行歸檔存儲，避免了檔案形成積存，平時就可以隨時整理立卷，節約了應對紙質檔案大量的分類、歸類、裝訂、立卷的時間，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，使其從中解放出來，將寶貴的時間花在更有意義的地方。
（二）提高查閱速度
由于傳統紙質檔案存儲的固定性，查閱往往需要在工作時間內、到固定地點、并由專人找出才能翻閱，不僅浪費時間，更受到地域限制，嚴重的甚至會耽誤科研人員的科研進度。電子文檔的查閱則打破了這種限制，一方面查閱者可以不受地域、時間限制，而是通過網絡信息技術，任何時間、任何地點遠程查閱所需信息；另一方面也解決了一份檔案同時只能一個人查閱的限制，通過電子信息技術，可以多人共享同一份文檔。
（三）利于檔案保護
隨著科研檔案工作不斷完善，科技人員對科研檔案的查閱需求逐漸增加，重復的翻閱查看紙質的文檔，必然會造成原件的受損。同時，查閱檔案通常是整件、整卷提供，科研人員或許只是需要文檔中某一頁的信息，卻能夠看到整件、整卷檔案，不利于檔案管理的保密性。電子檔案不僅解決了紙質文檔易受損的問題，通過檔案管理系統對不同密級的檔案進行權限設置，也達到了檔案管理的保密性。
2 目前電子檔案的一些問題
任何事物都是一把雙刃劍，有優勢必然有劣勢，通過電子檔案的逐步普及使用，也暴露出一些問題。
一是真實性無法保證。紙質檔案具有真實的本質屬性，它們通過紙張、字跡、印章等結合在一起，再進行任何篡改都會留下明顯痕跡，是無法篡改的最原始記錄。而電子檔案的可重寫性就無法避免檔案被篡改，電子檔案可以輕松的被復制、被修改、被刪除，篡改后不會留下痕跡，無法保證檔案的可信度。二是面臨安全隱患。電子檔案依附計算機、網絡等載體而存在，現代社會網絡安全等問題頻發，病毒、木馬、黑客等都讓電子檔案面臨被盜取、篡改的危險，不僅保密性得不到保障，安全也面臨隱患。三是依附性過強。電子檔案的依附性讓承載它的計算機、硬盤等顯得尤為關鍵，高溫、高濕、磁場和電場等都會對電子檔案的載體產生各種影響，他的存在和安全取決于載體的存在和安全。
3 進一步完善科研電子檔案管理的幾點建議
第一，根據電子檔案管理需求，提高檔案管理者綜合素質。不論紙質檔案還是電子檔案，歸根結底是人的工作，檔案管理員不僅要加強檔案管理能力，還要提升專業素養。不僅要熟悉檔案管理知識，更要提升電腦操作、職業道德等專業素養。電子文檔的歸檔、管理等所有流程都離不開檔案管理員，管理員的素質決定了檔案的可靠和質量。因此需要不斷的對其進行業務培訓、思想培訓，認真負責的工作作風和善于鉆研的專業技術，是現代檔案管理員不可缺少的素質。
第二，針對電子檔案暴露的問題，優化管理方式。一是將電子文檔設置為“只讀”狀態，該狀態下可以讀取信息不能更改文檔；二是重要或保密案卷，禁止聯網查詢；三是采用光筆簽署方式，對電子檔案進行標記；四是重視網絡、計算機、軟件自身安全，設置安全保障系統并定期檢測等。
第三，建立完善電子檔案管理查閱制度，規范管理。根據科研人員查閱習慣和單位實際情況，建立一套既能對科研檔案的歸檔制定科學合理標準，又便于實際操作的制度。
第四，取長補短，電子檔案與紙質檔案并存。兩者有互相不能取代的優勢，也有各自無法避免的劣勢。因此，純粹的用電子檔案代替紙質檔案不可取，兩者相輔相成、取長補短，并存或許是未來科研檔案管理的主旋律。
4 結語
電子檔案是時展的必然趨勢，如何順應時展，做好檔案管理工作，這是對檔案管理工作者提出的新要求和挑戰。我們只有在不斷的學習、完善、提高中，不斷摸索、創新，跟上時展步伐，提升檔案管理工作水平和效率。
參考文獻
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科研檔案管理范文5
一、醫院科研檔案管理所存在的問題
改革開放以來，我國的醫療衛生條件日益提高，醫學事業迅猛發展，在醫學科研方面也取得了良好的成就，因此，人們越來越重視科研檔案管理創新工作，醫院在人力、物力和財力方面都向科研管理方向傾斜，開展了很多醫學科研的課題，科研工作從建國時期的無到今天的有，以及科研檔案管理機構的建立，檔案工作變得越來越規范和科?W，與此同時，醫療水平也不斷提高，醫院的核心競爭力也不斷加強，但仍存在各種各樣的問題，比如：
（一）檔案意識的缺乏。在一項課題結束之后，經常出現缺乏實驗記錄和數據分析等錯誤，由于歸檔意識缺乏，一些工作人員不重視原始技術資料的積累，出現了很多材料不符合標準的情況。有的認為科技材料由檔案部門管理不安全，所以自己保管而拒絕歸檔，或者是把資料占為己有等，而由于科研檔案管理部門缺乏措施去保障其安全性，這都造成了科研檔案的不完整而使檔案失去了應有的價值。因此說明檔案的歸檔意識至關重要。
（二）管理制度的不完善。沒有完善的規章制度來保障科研檔案的完整性，使科研管理與科研檔案脫離，也給科研工作帶來一定的難度，并且由于沒有有效的監督和檢查制度，導致文件的殘缺，完整率和歸檔率低，又由于科研檔案工作處于被動狀態，檔案工作人員不夠積極主動，指導和協調工作人員缺乏做好文件的形成、整理和歸檔的意識。
二、進行檔案管理機制、模式和技術的創新
（一）醫院科研檔案管理工作的創新要從管理機制這方面進行創新，以提高醫院的科研檔案管理工作的發展效率。對于管理機制進行創新就應該轉變管理觀念，以便于提高工作人員的檔案管理意識。首先，要認識到檔案管理工作的重要性，其次，要分析和研究檔案管理的專業性和科學性，來提高醫學科研方面信息材料的收集量，促進科研成果向市場化和產業化方向發展，并且能有效地提高醫療水平，對醫院的整體水平都能做到很好的提升，因此，醫院應該建立完善的檔案管理機制，構建完善的檔案管理系統。
（二）根據醫院科研工作的情況分析和研究，對檔案管理模式進行創新和優化。第一，我們應該做到每一項科研課題都要立刻建立檔案追蹤袋，嚴格按照要求做好收集、記錄和歸檔工作，并進行定期檢查，以保障記錄無誤。第二，對負責人采取立卷歸檔責任制，對研究資料進行收集與管理。第三，對檔案歸檔的科研文件進行現場驗收，保證相關參與管理和科研的工作人員都參加，并且給予鑒定，醫院可適當建立激勵機制，確保參與檔案管理的工作人員的積極性，以提高工作質量和效率。
（三）科研部門和檔案管理部門需要相互溝通，積極合作協調。一切從實際出發，培養專業化的高素質人才，應用技術實現現代化的檔案保管和利用手段，堅持以人為本的原則，創造條件來加強培訓條件，不僅要提高工作人員的專業知識，管理手段，還要進行思想道德方面的教育，加強行為規范，以科學為基礎，掌握現代化技術的手段，實現檔案管理規范化，實現資源共享和科學化，以便于檢索與利用，以提高檔案人員的綜合能力和素質。檔案部門應該根據電子科研的特點加強不同載體的科研檔案的積累、標引、著錄、歸檔等工作的監督與指導，以保障文件的安全與完整。
科技檔案實現現代化管理必不可少的就是技術裝備，技術裝備包括硬件和軟件兩個部分，其中，硬件是實現檔案管理的基礎，軟件是手段，若要加強信息化處理技術設備需加強計算機的配備，還要普及計算機的應用，來提高科研檔案管理的質量與效率，如此一來可以為開發利用與資源共享創造良好的條件。
科研檔案管理范文6
廣西哲學社會科學研究機構主要包括：廣西社會科學院、南寧市社會科學院等專職科研機構；廣西大學、廣西民族大學等高校哲學社會科學研究機構；廣西哲學社會科學規劃辦公室等政府科研管理機構。它們是廣西社科科研力量的聚集地，科研檔案信息量大、資源豐富，擁有較強的科學研究和科研開發能力。
（一）廣西專職科研機構科研檔案管理———以廣西社會科學院、南寧市社會科學院為例
廣西社會科學院是自治區級的哲學社會科學研究機構，科研檔案管理工作主要由科研處負責，人事處和院辦公室涉及部分科研檔案工作。在科研檔案基礎設施建設方面，全院共有3個檔案室和1個成果展示室，包括科研處管理科研檔案室和成果展示室、人事處管理科研人員人事檔案室、院辦公室管理辦公文件檔案室，每間檔案室約十多平米。檔案室配備有檔案架和檔案文件夾，檔案管理人員配備計算機。南寧市社會科學院是廣西唯一的市級社會科學研究機構，成立時間較晚，只有十多年歷史，下設科研所負責科研檔案管理工作，有1間檔案室，存放科研檔案與辦公文件檔案，科研檔案收集登記和管理人員配備有計算機?？蒲兴鶎蒲腥藛T每年完成的科研成果進行登記和收集，特別是對近年完成的課題成果進行重點收集，開展了部分科研檔案的分類編目工作，所有進入檔案室的科研檔案都進行了統一分類編目。
（二）廣西高校哲學社會科學科研檔案管理——以廣西大學、廣西民族大學、廣西師范大學為例
廣西大學、廣西民族大學、廣西師范大學等高校社科科研檔案管理模式與社科科研機構不同，這些高校都設有檔案館，一般由學校科研管理部門負責收集科研檔案資料，按年度將資料移交給檔案館進行整理、編目、組卷等檔案基礎業務工作和保管收藏、編研開發等后續工作，管理相對規范。處和檔案館負責。廣西大學檔案館成立于1997年3月，建筑面積877平方米，館內設辦公室、業務指導部、目錄編纂部、館藏部等部門，有專職人員19人，配有計算機、復印機以及空調、去濕、掃描、刻錄、照相等設備。社科處負責科研課題項目、科研成果檔案資料的登記收集工作，檔案館負責整理歸檔和管理服務工作。目前，廣西大學檔案館有廣西大學全宗（1958-現在）、廣西農業大學全宗（1950-1997）及廣西農業大學林學分院全宗（1956-1997）3個檔案全宗，有黨群、行政、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會、聲像等十大類檔案4萬多卷，案卷排架長度1300多米。年進館檔案1萬多件，年增目錄4萬條。制訂了廣西大學檔案館各類崗位職責、各類檔案工作人員崗位職責、檔案館職責等有關檔案管理的規章制度。開展了年度科研成果匯編等科研檔案編研工作。廣西大學檔案館注重檔案管理現代化建設，社科處和檔案館均設立了網站，并采用GD2000檔案管理系統，2004年建立了全部檔案卷內目錄檢索系統，該系統有數據近40多萬條，實現了館藏檔案文件級目錄電腦查詢。
1.廣西民族大學哲學社會科學科研檔案管理
廣西民族大學涉及哲學社會科學的文科專業占專業總數的70%，是廣西唯一開設檔案學專業的高等院校。廣西民族大學檔案館前身是1988年6月成立的廣西民族學院綜合檔案室,2009年7月設立了檔案館。檔案館掛靠校長辦公室，館藏設施較好，有兩個5防標準的檔案庫房，配置檔案密集架，存放音像檔案資料的防磁柜，存放實物禮品的架柜等設備，并在科研檔案管理方面開展了大量工作。（1）全面開展科研檔案的登記和收集工作。科研處對每一項科研課題進行分類跟蹤管理，各類科研課題都有檔案盒保管相關科研課題文件材料，科研課題項目從申請立項到結題驗收的相關文件、成果資料收集較為齊全?？蒲刑幟磕觊_展科研成果登記收集，平均每年有200多項科研課題項目成果，把收集到的科研成果檔案移交檔案館進行后續處理。（2）開展系統的檔案基礎業務?？蒲谐晒麢n案移交到檔案館后，由專業人員對檔案進行整理、編目、組卷、上架。目前，該檔案館集中統一管理的黨群、行政、教學、財會、基建、設備、出版、產品、外事、實物等十大類檔案資料共11萬余卷（件）。（3）建立了一系列科研檔案管理制度。近年來，廣西民族大學檔案館制定、修訂和完善了本校檔案管理保密制度、安全制度、查借閱制度、工作制度等8個方面的規章制度。同時，學校成立了由分管檔案工作的學校領導和有關部門負責人組成的檔案工作領導小組和檔案工作鑒定領導小組，各單位設有分管檔案工作的領導和兼職檔案員，并確立了具體的工作職責。
2.廣西師范大學哲學社會科學科研檔案管理
廣西師范大學社科科研檔案管理工作主要由社會科學研究處和學校檔案館負責。廣西師范大學檔案館成立于2002年3月，是學校檔案工作的職能管理部門，主要負責包括人事檔案、學生檔案在內的全校各類檔案的歸檔和管理服務工作，制定有《廣西師范大學檔案工作職責》《廣西師范大學檔案管理辦法》等系列管理制度。學校檔案館建筑面積780平方米，配置復印機、信號采集刻錄機、照相機、去濕機和音像攝錄、播放機等設備。辦公及庫房建設符合“三室分開”和“三鐵八防”要求。學校檔案館統一管理全校黨群、行政、教學、科研、基建、設備、產品、外事、出版、財會等十大類檔案66000多卷（件），聲像檔案13500多張（盒），實物檔案1150多件，人事檔案3500多卷，學生檔案18000多袋，資料3110多冊。
（三）政府科研管理機構———廣西哲學社會科學規劃辦公室科研檔案管理
廣西哲學社會科學規劃辦公室是廣西哲學社會科學規劃管理機構，負責組織和制定廣西哲學社會科學發展規劃，以及對廣西所承擔的國家社科基金項目與廣西哲學社會科學規劃課題進行管理。該辦目前掛靠自治區黨委宣傳部，只有1位同志負責所有的管理工作。由于人手嚴重不足，工作量太大，廣西哲學社會科學規劃辦公室每年都需要借調1名高校教師協助工作。即使在這樣的情況下，從2001年至今，仍然完成了400多項國家社科基金項目和1000多項廣西哲學社會科學規劃課題項目的管理工作，并從2006年開始收集了部分電子版科研項目成果，保存最近3年的社科研究項目相關檔案資料，在經費缺乏的情況下，仍然編輯出版了3本廣西哲學社會科學規劃課題優秀成果摘要，建立了廣西社科規劃辦網站。
二、科研檔案管理制度存在問題剖析
（一）管理機構設置不合理，管理人員隊伍不健全
以廣西哲學社會科學規劃辦公室為例，該辦是廣西全區哲學社會科學研究的重要管理機構，只有1位在編人員支撐所有檔案管理工作。而上海等其他一些省區，社科規劃辦公室是獨立的副廳級機構，與廣西同為西部省份的云南，社科規劃辦公室也有七八個人，有完整的科室機構設置。相比之下，參與調研的廣西哲學社會科學研究機構普遍反映單位對科研檔案工作沒有給予足夠的重視，編制問題解決不到位，科研檔案管理人員絕大多數都是兼職，專職的專業檔案管理人員鳳毛麟角。如廣西社會科學院科研處有5人，只有1位專職的科研檔案登記收集人員。南寧市社會科學院科研所只有3人，有1位專職的科研檔案登記人員。而高校由于學校領導直接參加檔案工作領導小組，并明確了工作職責，科研檔案工作的整體水平相對較高。
（二）科研檔案管理人員素質不高，管理意識薄弱
一些科研單位和院校領導不重視科研檔案工作，不注重科研檔案管理人員的選擇，隨意安排沒有檔案管理知識和經驗的關系戶負責科研檔案管理工作，導致科研檔案管理人員素質偏低。部分科研人員對科研檔案管理的認識度不夠，甚至有的認為科研檔案部門就是單純存放科研檔案的倉庫，導致工作積極性不高，參與性低。
（三）科研檔案管理制度沒有建立健全
按《檔案法》要求，科研單位應建立切實可行的檔案管理規章制度，規范檔案分類及歸檔要求和管理辦法，讓檔案工作走上規范化、制度化的軌道。但在調查中發現，所有參與調查的廣西哲學社會科學研究機構幾乎都沒有建立健全本單位的科研檔案管理制度，面向廣西的哲學社會科學科研檔案管理制度亦是如此，導致科研檔案管理工作出現以下問題：
1.缺乏有效的科研檔案歸檔管理手段。廣西社會科學研究機構科研檔案一般在年底由科研處所下達科研成果登記、統計的相關文件，多數單位只是登記了科研成果目錄，相關科研文件、調研資料報告、成果原件或電子文本等資料收集不全，致使科研檔案歸檔管理工作處于失控狀態，與規范化要求相差甚遠。
2.相關部門之間管理權限不明確，缺乏集中統一管理。一些科研機構的科研檔案資料文件一部分歸辦公室管理（如部分自治區領導、部門下達的課題文件，科研成果的領導批示等），一部分歸人事部門管理，還有部分歸科研處管理。在缺乏相關部門協調統一管理的情況下，如果檔案人員很少參與社會科學科研課題項目，課題項目管理中也沒有相關的檔案收集歸檔管理要求和投入的話，成果登記統計只能依靠科研人員的自覺和責任心，那就會導致科研檔案遺漏、遺失問題大量存在。高校在建立檔案管理制度方面做得相對較好，但也存在檔案館與科研管理部門制度上、工作方法上銜接不上的問題，導致科研檔案收集不齊或檔案收集拖延等問題。
3.科研檔案保密制度缺失，保密工作存在漏洞。廣西許多社會科學研究機構對科研檔案的保密工作重視不夠，缺乏科研檔案管理制度，缺少對科研檔案信息秘密性認定的范圍及對科技檔案管理人員安全意識的教育，科研檔案保密工作堪憂。高校檔案館雖然制定了相關保密制度，但由于與科研管理部門溝通了解不夠，造成一些應該保密的科研成果沒有設定為保密檔案資料。
（四）科研工作人員缺乏歸檔意識
科研檔案收集歸檔是科研檔案管理工作的基礎和前提。但是由于科研機構沒有制定嚴格的科研檔案管理制度，歸檔宣傳不到位，科研人員對科研檔案工作的意義缺乏了解，歸檔意識薄弱。部分科研人員認為個人的論文、論著是個人成果，與科研院所無關，自己保存比較保險，使用也方便，因此找理由不上交或不愿意將原件上交。由于檔案員不是科研活動的參與者，對于科研業務不了解，就無法鑒別出該歸檔的是否已全部歸檔，因此造成部分科研院所的科研檔案在部分時期只登記了科研成果標題，其他科研檔案全部缺失。一些科研院所只收集了最終的科研成果文本，其他材料缺失；一些科研院所對國家部委、自治區和本單位立項的課題項目檔案比較重視，檔案材料收集較齊，而對橫向課題和個人自主項目檔案沒有注意收集；參與調研的科研院所基本上嚴重缺乏對科研圖片、錄音、調研記錄等材料的收集。另外，由于社會科學研究院所科研人員流動性大，科研人員工作調整，而科研檔案存檔的規范、標準掌握各有差異，也造成了科研檔案歸檔水平參差不齊。
三、完善科研檔案管理制度的對策建議
（一）強化科研檔案管理
加強科研檔案工作建設指導是做好科研檔案工作的關鍵，主管領導和相關部門對科研檔案工作重視程度直接關系到科研檔案工作的效果。廣西應提高領導者和相關部門對哲學社會科學研究的重視程度，轉變思想，明確科研檔案的價值和科研檔案工作的作用，強化對做好社科檔案工作的認識，加強對社科檔案工作的領導。
1.提升廣西哲學社會科學規劃辦公室的科研檔案管理機構地位，強化管理功能。廣西哲學社會科學規劃辦公室目前是掛靠自治區黨委宣傳部的正處級單位，廣西應借鑒其他省份做法，盡快協調解決廣西哲學社會科學規劃辦公室人員緊缺以及內部機構設置問題，爭取把廣西哲學社會科學規劃辦公室升級為副廳級機構，歸自治區黨委宣傳部管轄，完善內部機構設置和人員配置，理順廣西哲學社會科學規劃辦公室的機構管理，配齊人員，提高對廣西哲學社會科學研究的管理能力和水平，有效組織和統一規劃哲學社會科學科研檔案管理工作。
2.廣西各個哲學社會科學研究機構在事業單位改革中，應留出科研檔案管理人員的職位。當前，事業單位改革正在進行，廣西各個哲學社會科學研究機構應全盤考慮社會科學研究和管理工作發展的需要，留出科研檔案管理人員專業技術人員的崗位，一方面為今后引進檔案專業技術人員打下基礎，另一方面也給目前兼職的科研檔案管理人員通過不斷學習提高留出上升空間。
3.加大宣傳力度，加深各部門、各科研單位和科研人員對科研檔案的了解。廣西應通過宣傳展覽、網絡媒體、專題講座等多種方式，加大對檔案法律法規的宣傳力度，進一步提高組織管理者、科研管理部門、科研人員、檔案管理部門對科研檔案規范化管理重要性的認識，促使科研院所領導從思想上高度重視科研檔案的管理工作，認真解決科研檔案工作中的實際問題，端正態度，把科研檔案工作建設和管理與研究、管理等社科事業發展工作相并重。
（二）建立健全科研檔案管理制度
合理完善的科研檔案管理制度，是實現科研檔案工作規范化的保證。從調研情況看，廣西哲學社會科學科研檔案工作在管理制度建立健全和管理網絡建設上仍存在較多問題，特別是像廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社會科學研究機構，亟待加強科研檔案管理制度建設。
1.制定和完善社會科學科研檔案管理制度。廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社會科學研究機構應根據《檔案法》和國家相關管理條例，結合本單位的實際情況和具體要求，盡快制定本單位的包括科研檔案接收保管制度、科研檔案整理制度、科研檔案借閱制度、科研檔案鑒定銷毀制度、科研檔案保密管理制度等在內的一系列具體可行的科研檔案管理規章制度，明確科研檔案資料管理的責任與義務，確立各科研處所、各科室在檔案管理中的角色，明確規定科研人員和科研檔案管理人員歸檔的移交與接收、管理和利用等內容，確保歸檔和立卷有標準、借閱有規定、管理有制度，確?？蒲袡n案各項基礎工作落到實處，同時防止科研檔案資料的流失與泄密。在條件成熟的情況下，廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社科研究機構可以考慮設立綜合檔案室，統一檔案管理。廣西民族大學等高校社科研究機構的學校檔案館與科研處應加強溝通與合作，根據檔案規范化和現代化管理要求，進一步完善科研檔案管理制度，制定更為合理可行的檔案歸檔、管理和開發利用制度。如有必要，可以借鑒清華大學等著名大學的做法，制定專門涉及社會科學研究的文科科研檔案管理制度。
2.將科研檔案管理的制定與科研管理密切結合起來。在制訂或修訂哲學社會科學課題管理辦法和項目檔案管理辦法時，科研管理部門和檔案部門需要密切合作，充分溝通。在研究課題項目管理辦法中提出科研檔案管理要求，明確科研檔案形成主體的歸檔職責，把檔案管理作為科研工作的重要內容和程序固定下來。在設計科研項目檔案管理規范時，充分依托項目管理的政策和制約措施，提出具體的檔案管理要求，包括保管、鑒定、驗收、檢查、登記、培訓、歸檔范圍、保管期限等細則，增收年度的立項指南材料、項目績效評估等反映科研課題管理工作全貌的綜合性文件。增收科研項目進展情況評估文件、專家評審意見、信用考評文件、經費審計文件項目檔案驗收文件等科研項目過程管理中形成的重要文件。加強成果檢測報告、成果專利等科研項目研究性文件的歸檔力度，注意與研究課題項目管理辦法互相配套，使科研項目檔案工作有依據，易落實，實現科研檔案工作的“三納入”、“四同步”規范化要求。把科研檔案管理與研究課題經費管理相結合，課題研究經費應當包括成果歸檔鑒定費，提交完整、合格的研究成果材料，列為發放該費用和結項標準之一。規定科研人員在申請立項前，必須保證同類研究已結項，并確認有關材料已歸檔移交。各個專業研究部門和科研檔案管理部門都應該設定相應的考核制度，把完整的系統收集整理科研檔案工作，納入基層領導、檔案管理人員、科研人員的崗位責任制中，并與考核、獎懲、定職掛鉤。在科研成果登記歸檔工作中，可制訂更加完善的科研獎勵辦法，鼓勵廣大科研人員積極把自己的科研成果報到科研管理部門，同時采取一些制約措施，把個人科研檔案的歸檔情況與其年終考核掛鉤，對于不按制度辦事、不配合的人員及時給予教育批評并加以糾正。
3.建立切實有效的科研檔案監管機制。各科研院所要加強對社科科研檔案資源的監管，從源頭抓起，形成切實有效的監管機制。可以充分利用經費和立項管理機制，借助責任人，建立一支檔案管理隊伍，監督和保障在研項目材料歸檔的完整與真實。
（三）全面提高科研人員的歸檔意識
當前廣西哲學社會科學科研檔案管理中存在的最大問題是科研檔案資料歸檔不齊或歸檔時間拖拉，科研檔案長期不能收齊。除了科研檔案管理制度存在問題外，基層領導和科研人員檔案意識薄弱也是造成這一問題的重要原因。要改變此現狀，必須采取各種措施提高科研人員的歸檔意識。
1.增強科研檔案的宣傳力度，強化科研院所領導和工作人員尤其是科研人員和科研管理人員對科研檔案的認識。廣西社科研究機構和院校應采取多渠道、多形式廣泛學習貫徹《檔案法》，進一步提高科研人員對科研檔案重要性的認識，使之了解和熟知檔案法，增強檔案意識。如可以請檔案部門的專家到單位舉辦專題講座，宣傳介紹《檔案法》，介紹檔案知識和利用檔案的方法。要讓科研人員充分認識科研檔案的重要性，懂得科研檔案是單位資源而并非個人的私有財產，提高科研人員對科研檔案的責任意識，主動搜集和移交科研檔案。
2.切實把科研檔案管理工作納入科研工作范圍之內。廣西社科研究單位應把科研檔案工作列入科研計劃、科研課題成果管理工作中，把科研材料的形成、積累、歸檔等工作納入科研人員職責范圍，要在科研課題項目實施合約中增加歸檔條款，讓歸檔工作有章可循，有法可依。
3.加強檔案業務知識的培訓，使科研管理人員和科研人員掌握科研檔案的基本知識以及科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法與技能。各社會科學研究院所可以結合科研人員培訓，開展檔案業務知識學習。聘請檔案專業管理技術人員針對科研人員進行科研課題、成果歸檔制作課件進行業務指導、培訓；結合課題、成果的實例向科研人員詳細講解科研檔案的存檔方法及要求，提高科研歸檔意識和歸檔材料質量。
4.轉變科研檔案管理人員的服務理念，深入基層，指導研究人員做好科研材料的形成、積累和歸檔等工作。廣西社科研究院校的科研檔案管理人員應轉變自身的工作作風，走出辦公室，深入研究室、項目組了解實際情況，變以往的事后檢查為事前事中指導；變坐等別人上門歸檔審查為主動去項目組指導資料積累收集，在科研檔案業務工作中給予實實在在的幫助指導，替他們解決資料收集過程中的困難。一個完整的科研課題項目，從項目立項到驗收，資料內容多且時間跨度大，一般要經過幾年才能完成，有的資料上報以后未能及時返回或評審意見簽署不全，這些都給資料收集歸檔工作造成困難。因此，在科研項目初期，檔案人員就要主動與項目組和科研管理部門溝通，根據項目情況首先擬定該項目的歸檔范圍，讓項目組成員清楚本項目應該形成和收集哪些資料，做到心中有數；在過程中也要跟蹤課題進度，隨時了解資料收集情況，該完善手續的督促辦理，項目組自己不能解決的，檔案部門應積極協助與相應管理部門溝通，使資料收集順利進行，指導項目組將資料及時分類放入檔案盒內，做好各種標識(如密級)；在課題完結后指導兼職資料員或項目組成員進行系統整理并歸檔移交。通過檔案人員深入項目組的具體指導，使一線科研人員切身感受到資料收集的完整、準確、系統對項目的順利通過驗收有很好的支撐作用，讓大家認識到資料收集工作并不是想象的那么難，在日常的管理中自覺積累科研檔案資料。同時，科研人員如需查閱相關科研檔案，檔案管理人員應及時提供方便，設法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，調動其歸檔的積極性。
（四）改善科研檔案館藏條件
