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文檔信息化管理范文1
關鍵詞：文書檔案； 信息化； 管理； 建設
一、傳統文書檔案管理的現狀
1.傳統文書檔案管理的缺陷
受傳統思想的影響，目前許多企事業單位采用的仍然是傳統的文書檔案管理方式，對于材料的收集、整理以及歸檔等工作還是采用的手工操作，這種文檔的管理方式存在不少的缺陷，表現在這幾個方面：
第一，借閱文檔必須要到親自到檔案室，檔案的實效性差。借閱紙質文檔必須要親自到檔案室現場，查閱文件既耗時間又耗人力，如果工作在異地，查閱其檔案來更是困難。有的重要文檔數量也十分有限，借閱時還需排隊等候，大大的降低了文檔使用的實效性。
第二，管理復雜。每次借閱文檔都需要登記，另外，檔案資料來自不同的部門和不同的方向，因此集中起來后還必須要指派專人進行分類處理、存放、審查以及編目。借閱和歸還都要辦理很復雜的手續。
第三，文檔易損。由于傳統的文檔大部分都是紙質的，有很多珍貴的檔案資料都年代久遠。在借閱和管理文檔的過程，不可避免的要經常翻閱和移動，這樣就很容易使文檔遭到破損，不利于文書檔案的妥善保管。
2.文書檔案管理信息化的優勢
第一，提高使用文檔的閱讀率。實施文書檔案的信息化管理在線顯示文檔的存儲狀態，這樣使用者在查閱文檔時就可以直接在網上查閱，解決了排隊等候借閱的問題。如需借閱紙質文檔，也可以提前從網上查看檔案是否已被借走，何時可以歸還，這樣借閱起來更加方便，大大提高文書檔案的閱讀率。
第二，提高查詢速度。實施文書檔案信息化管理，能有效的提高檔案的查詢速度。在查詢信息資料時，用戶只需要檢索欄中輸入關鍵詞就可以查看到所需的資料，而無需親自到檔案部門去索取。
第三，確保了文檔的保密性。實現文書檔案的信息化管理可以設置保密權限，劃分文件保密等級，如果使用者只需某卷文檔中的其中一份，信息化管理能夠精確的查詢到所需的單件文件，而傳統的檔案管理是提供整份，不利于文檔的保密性。
第四，提高了管理效率。實施信息化管理避免了借閱歸還時一系列復雜的手續，使工作人員的勞動強度降低了很多。提高了文書檔案的管理水平。
二、文書檔案信息化系統的組成和功能
文書檔案管理信息系統中包括文檔管理程序、各種功能程序、數據庫、以及打印系統等。其中，文檔管理程序具有建立、修改、查閱以及歸檔數據庫的功能，
還可以提供用戶界面給權限者，實現用戶和數據庫的直接對話。是整個系統的核心。各個功能程序板塊能為用戶提供登錄、查詢和下載的功能。數據庫的作用是存儲和輸出文書檔案。文書檔案管理信息系統中所有的操作都要圍繞數據庫來進行。打印系統的作用是可以對用戶所需的文檔添加文字圖片或變更文檔格式，最后進行打印和預覽。文檔管理信息系統的整體功能有以下幾個：
1.分類查詢
文檔信息系統比較靈活通用，管理員可以定位文檔的不同類型，比如財務、行政等。然后在數據庫中設置分類代碼表和文書檔案信息表，并在二者之間建立聯系，大大的方便了在類型多的文檔中進行查詢。用戶在查詢文檔時，可根據文檔的名稱、屬性、作者、編號和日期等進行精確查詢。
2.權限管理
文檔信息系統中設置有管理員和一般用戶。管理員分為系統管理員和一般管理員，有權維護系統和修改數據庫。系統管理員有權進行后臺維護，而一般的管理員只能進行日常系統操作。一般用戶具有在登錄后閱讀和下載文檔的權限。
3.檔案增添
信息系統有新增加的檔案時，系統會自動按照該文檔的名稱、日期及屬性來生成唯一的檔案識別碼，并和新文檔建立聯系。
4.模糊查詢
如果用戶對所需檔案的屬性并不是很了解，只知道檔案里的幾個詞語，這時就可以采用模糊查詢的方法鎖定文檔的范圍，解決了傳統檢索逐份查找的缺陷。
3.文書檔案信息化系統用戶界面設計
為了提高文書檔案信息化系統各項功能的操作效率，系統中必須要有良好的用戶界面，用戶界面也稱作人機交互接口，良好的用戶界面能夠有效提高系統功能的操作效率。具體來講，良好的用戶界面設計要求有六個：
1.對話設計要求
在設計文書檔案信息化系統的用戶界面時，要使界面看起來簡潔、自然、友好。盡可能的使用用戶易懂的詞句和圖形。盡量不用使用專業性太強的術語。在對話過程中要讓客戶能夠保留控制，這樣就方便客戶隨時退出操作；完成操作后要有提示信息，保證操作的正常。
2.容錯設計要求
所謂的容錯設計要求，是指文書檔案的信息化系統可以提供能預防問題發生的措施。能及時的檢測并處理可能會出現的錯誤；能按照信息的類型來對輸入信息實行類型格式控制，例如檔案編號就按照整數類型格式控制，歸檔日期就按照日期類型格式來控制。
3.反饋設計要求
反饋指的是用戶從計算機的一端收到信息，代表計算機系統做出了用戶操作的反應。用戶界面的反饋設計要求計算機系統要對用戶的每個操作提出簡單明確的反饋信息，比如說“保存成功”、“打印結束”等。
4.標準化設計要求
標準化設計要求是指文書檔案信息系統用戶界面的設計要符合《窗口開發指南》、《人、計算機界面設計指南》以及《圖形用戶界面指南》等標準的規定。
5.捷徑設計要求
文書檔案信息化系統用戶界面的捷徑主要是為有經驗的用戶設計的，它的基本要求是：可以為有經驗的用戶提供既快捷又直接操作方式，使用戶無需多次調用菜單或窗口。比如說設計熱鍵功能或快捷鍵。
4.文書檔案信息化管理系統的開發
1.開發平臺和工具的選擇
文書檔案信息化系統可以選用MicrosoftWindows操作系統作為開發和運行平臺。它得到了廣泛的運用，而且安裝維護都很方便。文書檔案信息化系統的開發工具可以選擇集成開發系統，這個系統屬于可視化設計，能真正的面向對象。 比如說DELPHI、C++Bulider等集成開發系統。其中DELPHI是目前世界上最優秀的數據庫應用程序開發工具。
2.開發方法
文書檔案信息化系統的開發方法可選用現在流行的面向對象的方法。這種方式具有開發效率高、開發周期短的特點，是一種常用的管理信息系統卡開發方法。近年來受到了廣泛的關注。目前提供面向對象的開發平臺也非常優秀，比如Borland公司優秀的集成開發系統C++Builder和DELPHI等。
3.開發過程
文書檔案信息化系統的開發過程十分的復雜，它有很多步驟：開發準備、系統調查、系統分析、系統實現和轉換等等。從實際經驗中得出，文書檔案信息化系統開發應該重視系統設計、系統分析、系統調查以及系統實現和轉換這幾個步驟。在開發過程中要把好質量關，控制好開發的進度。
總結
總而言之，隨著科技的不斷發展，傳統的人工文書檔案管理方式已經無法滿足人們的需求，必須向信息化管理方式轉變，只有實現文書檔案的現代化、信息化管理，才能適應時代的發展。
參考文獻
[1]梅姣.文書檔案管理信息化建設淺談[J].資治文摘,2010,(2)
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關鍵詞:教學檔案;信息化管理;研究
一、前言
隨著教學管理改革的進行，學校逐漸意識到教學檔案管理的重要性，將該項工作作為教學管理中的一部分。由于學校辦學規模不斷擴大、教學活動也越來越豐富，教學檔案的內容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統的管理方法顯然已經不能滿足實際需要。在這種形勢下，教學檔案的信息化管理已經成為一種必然，如何利用先進的信息技術提高教學檔案管理水平，是所有教學檔案管理者必須要思考的問題。
二、教學檔案信息化管理中存在的問題
(一)對檔案信息化的認識存在誤區
首先，教學檔案管理者沒有認識到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯。很多教學工作者在對網絡資源進行利用時，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒有按照規定處理檔案資源，導致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認為，檔案管理信息化就是將檔案編號規定，需要的時候直接查詢編號就算是實現了信息化管理，這顯然是一種認識誤區，這種錯誤的認識阻礙了檔案信息化的發展，不利于教學檔案資源的利用［1］。
(二)硬件、軟件設施不完善
硬件設施是檔案信息化的基礎，但是從目前的情況來看，大多數學校的硬件設施都不夠完善，如計算機的容量不夠大，不能滿足實際需要，掃描儀不夠先進，不能對所有類型的資源進行掃描等，這些都對教學檔案的信息化管理造成負面影響。而學校雖然積極引進了軟件設施，也比較重視教學檔案系統的開發，但是一般都將重點放在了歸檔研究上，沒有將歸檔與查閱功能聯系起來，也沒有與相關部門聯網，部門間缺乏合作，導致教學檔案資源的開放性不強，沒有實現資源共享。
(三)缺乏專業的管理人才
教學檔案的信息化管理對管理人員的綜合素養提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進的計算機技術，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質資料迅速轉化為電子資料;另一方面，要求其掌握專業的檔案管理知識，能夠按照學校具體管理規定對檔案進行分類管理，同時知道這樣利用教學檔案。從目前的情況來看，學校檔案管理工作人員沒有達到以上水平，一是對計算機不熟悉，二是沒有掌握專業的教學檔案管理知識［2］。
三、提高教學檔案信息化管理水平的策略
(一)提高對教學檔案信息化管理的認識
管理者要認真學習教學檔案信息化管理知識，走出認識誤區，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統的建設和應用作為工作重點。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應用，都要利用計算機系統，將信息化管理的優勢充分發揮出來，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學檔案信息化管理水平。
(二)加強基礎設施的建設
要想提升信息化管理水平，首先要加強基礎設施的建設。首先，要加大硬件設施的投入，要改變教學檔案管理部門硬件設施落后的現狀，一是保證計算機的容量足夠大，可以容納大量教學信息，二是要購置先進的掃描儀，可以將各類紙質資料掃描進電子系統中。其次，要重視軟件設施的建設，積極引進先進的歸檔軟件，定期對軟件進行升級維護，同時要將歸檔與查閱功能聯系起來，教學檔案管理部門要與其他各部、系聯網，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過聯網實現教學檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學資源，提高資源利用率。
(三)紙質檔案與數字檔案的統一管理
目前很多學校在對教學檔案進行管理時存在紙質檔案與電子檔案不同步的現象，這是教學檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設信息化管理系統的同時，也加強對紙質教學檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對應，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應，對于更新的內容也要做到完全對應，避免出現電子檔案更新滯后的現象;最后，紙質教學檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習題等，對于缺失的部門要將其數字化處理，保證電子檔案信息的完整性。
(四)重視信息化管理人才的培養
要加強對教學檔案管理人員的培養，首先，要督促其學習先進的計算機知識，提高其信息化管理意識，對于一些年齡偏大、對計算機不熟悉的工作人員更要加強培訓，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學習教學檔案管理知識，熟悉國家相關法律，明確學校對教學檔案管理的要求，避免隨意性?？傊褪且蠊ぷ魅藛T將計算機知識與教學檔案管理知識有效聯系起來，提高工作效率［3］。
四、總結
認識誤區、硬件、軟件設施不完善以及專業人才缺乏是教學檔案信息化管理中面臨的主要問題。對此，應當提高管理者對教學檔案信息化管理的認識，加強基礎設施的建設，實現紙質教學檔案與數字教學檔案的統一管理，另外要重視信息化管理人才的培養，這樣才能真正實現教學檔案的信息化管理，將教學檔案的價值充分發揮出來。
作者:谷露 單位:鎮江船艇學院
參考文獻:
［1］孟霞光．淺議高校教學檔案信息化管理的現狀及對策［J］．天津市教科院學報，2013，13(15)05:51－53．
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關鍵詞：文件檔案；信息化；管理
Abstract: in recent years, documents and files department vigorously promote documents and files management information construction, to improve the service quality of the documents and files work and work efficiency, meet demand. In this paper, the document files management of some views on work.
Keywords: documents and files; Information; management
中圖分類號： G27 文獻標識碼： A 文章編號：
信息技術幾乎已經滲透到了社會活動的所有方面，作為現代社會活動的技術基礎，正在逐步改變著社會活動的運行方式。近年來，文件檔案部門大力推進文件檔案管理信息化建設，努力提高文件檔案工作服務質量和工作效率，滿足需求。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強文件檔案信息化管理是做好檔案管理工作的關鍵。本文對文件檔案信息化管理工作談一些看法。
一、文件檔案信息化管理的優點
1、辦公效率大幅提高
計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2、文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。
3、電子文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4、提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、目前文件檔案信息化管理存在的問題
1、電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2、檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進
檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電于化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、加強文件檔案管理信息化建設的措施
1、建立文件要案信息化管理系統
（1）企業應提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，企業應建立信息化管理管理系統
（2）建立網絡檔案系統。
在企業信息化系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
（3）加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。
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摘要]當今信息社會，必須以加強企業信息化建設，建立完善的信息系統和快捷的信息交流來作為促進企業經濟發展、科技進步、事業發達的戰略舉措。作為企業基礎管理工作的檔案事業，也應該緊跟時展的步伐，與時俱進，加強和完善企業的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業經濟和發展的重要戰略資源。
面向21世紀，面對信息技術的挑戰，企業必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，全面實現資源共享，為企業及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務。計算機技術和網絡技術的發展，掀起了全球信息化的浪潮，檔案作為信息源的重要組成部分，也被推到了浪潮的前沿。隨著企業OA(辦公自動化）、MIS（企業管理信息系統）的廣泛應用，檔案管理系統作為整個系統的子模塊，其管理現代化跨上了一個新臺階，數字化向傳統檔案管理模式和理論提出了挑戰，檔案的信息服務作用日益突出。
一、企業檔案信息化的含義
企業檔案信息化是指企業在法制的軌道上，依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，對企業的文件、檔案等信息進行發掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數字化、網絡化，實現資源共享，提高企業檔案信息的利用效率，為企業和社會提供檔案信息服務。
二、企業檔案信息化建設的作用
1.企業檔案是企業重要信息資源，檔案信息化建設是企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。企業應采取有效措施，加大投入，確保企業檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用，全面推動企業檔案管理現代化。
2.企業檔案信息化建設是企業信息化工程的一部分,關系到企業的發展。面對龐大繁雜的企業檔案信息,要想提高管理水平和服務質量,必須加快信息化建設,減輕檔案人員重復進行的體力勞動，提高工作效率。將企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變,充分發揮企業檔案信息資源的價值,實現檔案信息資源共享。
3.企業檔案是企業基礎管理工作的一個重要組成部分,不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據,更是一種十分重要的信息資源，是關系企業經濟和發展的重要戰略資源。完整的檔案是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業生產、經營中必不可少的一項有效手段。
三、當前企業檔案信息化建設中存在的問題
1.企業檔案信息化建設發展不平衡。有些企業開展了檔案信息化建設,有些則沒有,特別是一些中小企業。同時,企業的減員增效也波及到企業的檔案部門,相當數量的企業檔案部門的生存和發展受到了威脅。企業檔案部門的生存受到威脅,信息化建設也就無從談起,即使已開展信息化建設的企業在發展中也很不平衡。
2.企業檔案信息化的基礎條件薄弱,技術、資金不足,人才缺乏。當前,企業檔案信息化建設的總體狀況是認識不足,重視不夠,基礎條件薄弱,信息化程度低。許多企業面臨轉型,認為檔案信息化作用不大,不愿增加額外投資。總體上看,缺乏應有的設備和技術支撐,對企業檔案信息資源開發的深度不夠,數字化信息資源少,企業檔案網站建設質量良莠不齊,信息化管理人才缺乏,對檔案信息資源數字化和網絡化可行性研究開展不夠3.企業檔案信息管理與其他信息管理沒有實現有效銜接。文檔一體化管理是企業檔案信息網絡化管理的發展方向,使生產活動、文書處理與檔案管理工作有效銜接,提高信息處理的能力,實現檔案信息的無縫交接和有效管理。由于我國企業檔案信息化程度低和管理機制上的障礙,檔案工作很難在系統上實現與各生產環節、管理環節之間聯絡,未能實現檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接,進行文檔一體化管理。
四、加強企業檔案信息化建設的對策
1.加快企業檔案信息化標準規范的制定。標準規范是檔案信息化建設的基礎,是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確,有的還沒有標準，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規范體系。
2.重視企業檔案信息管理系統的設計和管理軟件的選擇與開發。企業檔案管理系統應與企業有關管理系統(如設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等)相銜接,確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統設計,應遵循模塊設計、分層實現、循序漸進的原則。建立符合信息化要求的檔案管理系統是企業檔案信息化建設的關鍵。
3.領導重視和支持是加快企業檔案信息化建設步伐的關鍵因素。各級檔案行政管理部門應加強對企業檔案信息化建設的引導;中央企業檔案部門應加強對所屬及控股企業檔案信息化建設的規劃和指導，保證企業檔案信息化建設順利進行。對檔案部門來說，信息化建設是一項全新的工作，是一項較為復雜的系統工程，既是發展機遇又是挑戰。
4.加強企業檔案信息化管理人才隊伍建設。加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，引導檔案人員適應信息化要求。要認真研究信息化條件下企業檔案管理現代化的新要求，積極推進企業檔案信息化建設。加強信息化人才培養。檔案信息化是一項技術性很強的工作,科技人才是檔案信息化建設的關鍵。
5.檔案信息化基礎設施是企業檔案信息化建設的基礎和前提。企業檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗,與辦公自動化、政府網、互聯網等系統相連，建立基于企業網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統,構筑企業信息網絡報送及應用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。
參考文獻:
[1]胡生龍:如何加快企業檔案信息化建設進程[J].北京檔案,2003,(10):32
文檔信息化管理范文5
1、全面提高企業文書檔案管理水平
大數據時代背景下，現代化信息技術、智能技術、現代科技持續發展。隨著供電企業業務量的不斷上升，其文書檔案的信息量、數字量也持續累積，在數字信息技術的輔助支持下，能夠極大地提高文書檔案管理效率，方便信息的快速搜索、查詢，從而實現檔案資源的高效利用，推動企業文書檔案管理的積極創新。所以，創建并形成供電企業自身的檔案管理信息系統，對其管理水平的提高具有十分積極的意義。
2、推動企業文書檔案管理的數字化、網絡化
在大數據背景下，網絡技術、信息技術都體現出超強的數據計算、檢索、查詢、儲存等功能，也能夠實現數據信息的遠距離傳輸、轉譯等。功能健全的數據化信息系統為供電企業的文書檔案管理與利用開辟了全新的渠道和途徑，實現了規范化、準確化、高效化管理，這是因為數字化信息技術能夠對文書檔案進行加密處理，從而確保信息安全。相反，企業文書檔案的數字化管理又推動了其網絡化管理的實現。因為在數字信息技術的支持下，一些檔案資料可以以數據、信息的形式被輸入網絡系統，通過網絡系統登錄能夠實現信息的查詢、更新與咨詢等功能。
3、促進文書檔案的利用與共享
在現代化數字信息系統的有效支持下，供電企業文書檔案的功能和作用能夠得到充分地開發和利用，具體體現在：為企業各個部門、各個階層、各個崗位的工作人員提供及時、快速、有效的信息咨詢與查詢服務。網絡信息數據背景下，供電企業各部門人員通過資格認證的方式登錄企業檔案網絡數據系統，就能夠實現檢索、查詢、查找、分析與保存等操作，這其中保證了企業內部員工的信息咨詢權限，同時，也維護了企業檔案信息資源的安全，通過數字信息系統、網絡系統能夠實現檔案信息資源的不同層次、不同地域間的有效共享。
4、促進文書檔案管理走向現代化
現代化的社會是數據信息社會，大數據時代賦予了各行各業全新的改革與發展任務，供電企業必須緊跟時展步伐，其各項管理工作要邁向數字化、智能化、信息化行列，要融入計算機技術、網絡技術、通訊技術等行列，善于利用這些技術來武裝自身，文書檔案管理只有走向信息化才能真正同現代社會接軌，才能加快文書檔案管理的現代化步伐，才能更加適應現代社會，才能實現同其他行業的有效對接，也才能為客戶提供更加滿意的服務。
二、供電企業文書檔案的信息化管理及利用
1、創建并完善檔案數字化管理制度
健全的制度是檔案數字化管理的有效依據，因為只有創建規范、完善的檔案管理制度，才能實現檔案數字化管理的規范化、制度化、正規化。因此，供電企業必須意識到制度的重要性，建立健全一套科學合理的檔案管理制度，并嚴格要求相關人員依照制度開展工作，圍繞制度進行管理，利用制度來規范管理人員行為，以此達到文書檔案的規范化、正規化管理。
2、文書檔案的數字化管理
以往的文書檔案管理形式為紙張管理，其特征為：繁雜、工作量大、占用空間大、查詢不靈活等。數字時代的來臨，數字信息技術的使用則化解了其中的矛盾和問題，通過借助現代信息技術、數字化軟件、數據信息系統等可以最大程度地減少工作量、控制工作強度。供電企業必須推動文書檔案的數字化管理，創建電子數據庫，從舊式的紙張式管理上升為電子化、數字化管理，形成電子檔案系統，使供電企業檔案文書管理納入數字化管理行列，以此來推動檔案的信息化管理。
3、強化文書檔案的網絡化管理
供電企業文書檔案走向數字化管理后，依然要朝著網絡化管理方向發展，這是因為只有通過現代網絡系統進行聯網，依托于網絡系統來加強各個區域間的聯系，才能實現各個地域、網絡系統中用戶之間的信息資源共享，可以說文書檔案的網絡化管理是一大發展趨勢，具體的網絡化管理包括：文書檔案的網絡分類、歸檔、組卷、借閱、查詢、檢索、傳輸、下載、讀取、保存等。借助網絡數據信息系統能夠進一步擴大文書檔案資源的普及范圍，加大文書檔案資源的開發和使用力度，以此來確保供電企業文書檔案資源價值的發揮。
4、企業文書檔案的安全化管理
企業文書檔案的信息化管理與利用是利弊并存的，其優勢方面不言而喻，然而，其最大的不利條件為可能面臨著嚴重的安全威脅。安全問題也是大數據背景下所普遍面臨的問題，信息能否被安全、合理地傳輸和利用是供電企業非常關心的問題，因為它關系到企業秘密信息的安全度，關系到企業的經濟利益。供電企業必須加大信息技術與數據系統的改進、更新、維護與升級管理力度，做好保密工作，維護系統安全，確保信息安全，具體可以從以下方面做起：第一，加強安全防護。提高工作人員的業務素質與工作能力，控制其失誤操作，及時排除系統故障，定期清理系統病毒、增設網絡安全防護系統，防止黑客、病毒等的非法攻擊，徹底維護文書檔案信息的安全性、保密性。第二，做好安全密保工作。供電企業對于自身文書檔案信息的保密性一定要做到心中有數，一切涉及企業秘密的文件都必須進行密保設置，這樣才能全面提升文書檔案信息化管理的安全性。
5、推進文書檔案的信息化利用
現代社會是信息化智能社會，信息技術已經滲透到各行業，為各行業的經營、運營與管理提供了全新的動力，創造出了可觀的效率和效益。電力行業文書檔案管理作為一項復雜性、繁瑣性的工作，也必須借助現代信息技術的大力支持，供電企業必須加大力度推進文書檔案的信息化利用。首先，供電企業必須積極引進、推廣并使用現代化檔案信息管理軟件，例如：易度資料管理軟件，等。招納優秀的信息技術人才，為企業編制專門的文檔管理信息系統，并做好信息系統的定期檢查與維護工作，維護系統的安全、常規運轉，推動企業逐步走向文書檔案的電子化管理。其次，檔案部門要強化信息服務理念與敏感度。檔案管理人員必須具備較強的信息意識，根據信息的源頭來收集、儲存信息，必須對公開的信息保持高度警惕意識。同時，能夠根據已有的用戶信息，進行深入、系統的分析，從而掌握客戶需求，再圍繞客戶需求來規劃出一套有針對性、有層次的服務策略，不斷提升對文書檔案信息資源的開發、整理、分析與轉化能力，充分挖掘電子文書檔案的信息功能價值，發揮對企業的信息服務功能，從而支持供電企業的高效運轉。供電企業文書檔案的信息化管理，是電子信息與紙質文件管理同步進行的過程，企業既要加大電子信息系統的開發和利用力度，同時，也要加大對紙質信息資源的管理力度，只有這樣才能有效控制對電子信息系統的依賴，也能為文書檔案信息資源提供有效依據。再次，拓展文書檔案的信息化利用與服務。供電企業文書檔案應該在企業的整個生產、研究、管理、運營各個方面發揮信息服務功能與作用，為供電企業決策的制定、發展目標的確立、未來發展規劃等提供參考依據和信息咨詢，體現出信息化管理模式下，檔案資源信息服務的智能化、現代化、便捷化，例如：通過E-mail，網絡對話系統、短信息通訊等模式來實現信息的傳輸與傳送，以此來實現對企業內部人員的信息服務，啟動網絡硬盤、電子郵件系統等來為用戶提供遠距離的信息傳輸服務，確保企業員工能夠通過下載、保存等形式來獲得信息。供電企業還可以依靠信息系統面向廣大服務對象來公開信息，以此來拓展服務范圍，提高供電服務水平，確保用戶能獲得及時、有效的信息咨詢服務。
三、總結
文檔信息化管理范文6
【關鍵詞】工程項目；文檔管理；信息化；重要性
工程項目文檔不僅是工程建設憑證，更是工程建設科學研究的可靠資料，能夠為質量原因分析、事故鑒定、責任判定提供參考資料和有效依據，對這些工程文檔資料進行有效管理，不僅能保護文檔資料，避免資料丟失，更能延長文檔資料使用壽命，使其使用價值得以體現。但當前很多企業在文檔管理方面存在問題，管理模式落后，管理有效性差，信息化程度低，文檔管理難以得到有效落實。因此，為提高工程項目文檔管理水平，建筑企業應積極進行文檔管理改革創新，構建信息化管理模式，使文檔管理職能得到最大化發揮。
一、工程建設項目中文檔管理信息化的重要性
工程項目文檔是工程項目建設前、建設過程中及竣工驗收的真實記錄，能為工程項目后期運維管理提供重要參考，其中包括：施工資料文件、工程驗收文件、結構設計方案、工程收益評估報告、技術管理資料、實驗報告、施工記錄、質量評價意見等多方面內容，是質量原因分析、事故鑒定、責任判定的主要依據。在新經濟環境下，工程項目規模不斷擴大，結構越來越復雜，工程項目建設中產生的文檔信息量越來越大，文件資料類型越來越豐富，使得文檔管理難度隨之提高。傳統文檔管理模式不僅人力物力投入大，勞動強度高，且紙質文檔易破損、丟失、受潮，分類、編號、整理費時費力，已逐漸難以滿足建筑行業發展需求?；谛畔⒒Ｊ较碌墓こ添椖课臋n管理，通過對信息技術、計算機技術、數據庫技術進行應用，實現數字化、信息化、無紙化文檔管理，能有效降低文檔管理難度和勞動強度，節約文檔管理財力物力人力投入。且這種模式下，文檔信息的收集、管理、整合都通過計算機完成，文檔數據儲存在計算機或服務器上不易丟失和損壞，并能通過數據庫進行文檔管理解決數據冗余問題，通過數據索引功能快速對所需文檔信息進行調取，有效提高文檔信息利用率，提升工程項目文檔管理水平，構建一種新型文檔管理模式。
二、工程建設項目中文檔管理信息化建設思路
21世紀是一個信息時代，信息技術被應用到各個領域，文檔管理信息化已成為主流趨勢。建筑企業應認清時展格局，積極適應新的社會環境，加強信息化建設，在文檔管理工作中融入信息技術，構建信息化文檔管理模式。下面通過幾點來分析工程建設項目中文檔管理信息化建設思路：
（一）提高信息化水平。文檔管理信息化建設離不開軟硬件基礎設施的支持，所以建筑企業必須加快文檔管理部門的信息化建設，提高辦公信息化程度，引進先進軟硬件設備。在具體建設中，要遵循經濟性、實用性、針對性等基本原則，根據實際文檔管理需求及資金基礎來進行信息化建設。若有充足支持情況下，且文檔數據信息量龐大，涉及利益相關方多，則可選擇購買服務器，建設自身企業工作站，設置文檔管理數據庫。例如：Z640 E5-1620V3系統結構穩定，非常適合于工程文檔管理。若缺乏資金可選擇租用云服務器的方式，建設云檔案管理存儲模式。租用云服務器能節約大筆設備運維費用，但信息安全性和系統穩定性有待提高。
（二）文檔信息化。想要建設信息化文檔管理模式，必須要先實現文檔信息化。因此，信息化建設中要合理設計文檔管理系統，考慮文檔資料采集與信息化應用問題。在文檔管理系統設計中應選擇模塊化設計思路，信息采集模塊應加強對CDR技術的應用，通過CDR來獲取HIS、CLS等信息，對于無法自動采集的個性化文檔數據可用利用EXECL進行錄入。而文檔管理與整合方面，應采取數據庫模塊對文檔進行管理，并設置預覽權限，確保文檔信息安全性。
（三）加強信息人才培養。文檔管理信息化建設離不開信息化人才支持，信息人才是實現文檔信息化管理的前提基礎。信息化文檔管理與傳統文檔管理模式有著本質區別，不論管理模式還是管理技術都有很大不同，對相關管理人員信息技術水平和信息意識有更高要求。倘若文檔管理人員自身不具備信息知識，不能進行信息化操作，文檔管理信息化便無從談起。因此，為適應文檔管理新模式，建筑企業應加強信息人才培養，不但要組織現有人員進行學習培訓，使其掌握信息技術，而且要引進新型專業信息人才，為文檔管理信息化建設提供人力支持。
三、結語
新時代背景下，社會信息化程度越來越高，文檔管理信息化已成為必然趨勢。當前工程項目文檔信息越來越龐大，傳統管理手段已難以發揮有效管理職能。因此，建筑企業應加強信息化建設，培養信息人才，引進軟硬件基礎設備，進行文檔管理信息化建設。
【參考文獻】
[1]俞琴.基于Web的企業生產文檔管理系統的設計與實現[D].蘇州大學，2016（06）：41-42.
