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文檔管理論文范文1
人事檔案的功能是由服務對象、內容構成、管理方法等各種因素決定的，人事檔案可以全面真實地反映出記錄對象的基本信息，包括：基本數據、專業特長、工作經歷、業績水平、政治信息等。傳統的人事檔案管理是封閉的、單一的，不能夠很好地實現以上的人事檔案功能。市場經濟運行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度，實現人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作記錄，這樣才能夠為企事業單位選聘人才提供準確而可靠的信息。對人事檔案管理制度進行改革，需要調整人事檔案管理重心，改變傳統管理中重數量輕質量、重外延輕內涵、重自身發展輕社會效益的管理傾向，傳統人事管理模式基本屬于靜態保管型的管理，見物不見人，無法建立起與社會協調發展的人事檔案管理模式，始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態之中。人事管理制度改革必須牢固樹立科學發展的指導理念，從社會需求的角度出發，以為人服務為中心，突破傳統服務理念、技術手段、管理體制的制約，將死檔案變為活信息，從而促進市場經濟的全面協調發展。
二、當前檔案管理改革中存在的問題及其原因分析
第一，人事檔案材料的誠信度不高。近年來，企事業單位加快了產權制度和人事制度的改革，流動人員大幅度增加，結果導致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時有發生，誠信度大大降低，這已經成為當前人事檔案管理制度無法發揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領會就是誠實信用，這也是檔案存在的基本價值，所以真實性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發揮作用的基礎，是認識檔案的生命。
第二，當前人事檔案存在內容質量不高的問題。優秀的人事檔案應該全面、真實地記錄著人各方面的發展，應該是人最具說服力的正面材料，但是事實證明，當前的人事檔案管理部門沒有及時更新和補充人事材料，材料內容空話、套話較多，多為“過去式”的材料，信息量嚴重不足，從材料中根本無法判斷出人的個性特征，無法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價值。
第三，當前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術的發展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設備和手段。傳統人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結為以下幾點：其一，缺乏對人事檔案管理的認識，重視程度不高。傳統觀念中認為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個人思想和隱私等內容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個人所用的，所以檔案材料多是關于個人整治、歷史、家庭、社會關系等內容的記載，而忽視了個人德能勤績的歸檔，所以無法全面真實地反映出一個人的性格與成長經歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導致材料的真實性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業務素質不高，沒有經過專門的業務訓練，檔案管理意識薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領導不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機制。企事業單位應該將人事檔案管理當做人力資源管理的重要任務來抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場經濟發展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業單位人才管理的一項基本義務和職責，轉變管理機制，實現“誰建誰管、建檔權、管理權、使用權協調統一”，從而促進人事檔案信息的有效運用，從而為國家人才培養提供可靠地人才信息保障。
（2）加強管理，保證人事檔案材料的真實性。人事檔案材料來不得半點需求，所以必須加強材料內容的真實性。人事檔案管理人員工作中必須嚴把三關。一是把好材料入口關，對材料進行驗明正身，有疑問的材料進行調查核實，從源頭上切斷問題文件入口。二是管理工作人員要把好驗證關，鑒別后的歸檔材料一定有理有據，嚴肅認真地進行材料鑒定，檢查材料是否準確，手續是否清楚，重點信息是否完整，確定無誤后方可入檔。三是嚴把人事檔案轉遞關。對調動人員的人事檔案進行嚴格審核和裝訂，由專門的單位進行取送，要求檔案公章完整，個人不能私自帶出人事檔案。
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1.文書工作與檔案工作銜接不好
文書工作與檔案工作既聯系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個完整的管理體系，而在實際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規范現象，公文的格式和處理辦法不恰當。例如，裝訂不規范，用紙不達標，附件不規范，版記不全，原稿不全，編號不規范，程序辦理不規范，使用文種不當等等。
2.檔案員的素質不高，需加強培訓
一些單位的檔案人員，沒有經過檔案專業培訓，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續教育培訓，檔案知識陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計算機網絡技術的普及，利用計算機進行文書檔案管理是時展的趨勢。加強檔案員技能培訓，規范化、標準化檔案管理工作勢在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因為得職能部門的配合，難以做好檔案工作，導致重要的文件資料散失。
3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把需要歸檔的文件資料送到檔案員處進行統一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強責任心和嚴謹工作態度的檔案員由于得不到有關職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。
二、提高文書檔案管理水平的措施
1.加強領導重視
單位領導重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，采取多種活動形式，向領導者宣傳檔案工作的法律法規，提高單位領導對檔案管理工作的認識，爭取單位領導的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點，從而大量投入檔案管理的設備，實現文書檔案管理的現代化，使得文書檔案管理工作標準化、規范化。在實際工作中，充分發揮檔案資料的作用。信息技術的發展普及，對檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學習新知識，開展新業務，堅持終身學習的理念，積極主動的學習檔案管理的現代化專業知識，更新管理理念，提高綜合素質，具有技術型、管理型和復合型的素質，為檔案工作提供更加方便快捷的服務。
2.規范銜接文書工作和檔案工作
文件是檔案管理的基礎，文件質量直接影響檔案的質量，要提高檔案的質量必須有高質量的文件作基礎，文書規范化處理文件是檔案規范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現文書和檔案工作系統化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質量，制定標準，例如，嚴謹使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準確及時，收發文件要登記，發現文件缺少，要及時查找。對領導者的講話、外出開會的記錄等帳外資料，及時收集處理，確保文件材料的完整。
3.辦公自動化管理文書檔案
檔案人員的專業素質和工作能力需要提高，信息技術的發展對檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅持素質教育、終生學習的理念，學習新業務、新知識，確定新的學習目標和任務，學習信息技術和現代管理知識，掌握計算機、網絡技術，朝著管理型、技術型的復合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案管理人員的業務技能，不斷增加現代化設施投入，檔案人員熟練運用現代化辦公設備，提高管理水平，“自學為主，培訓為輔”，形成終身教育機制，隨時代的變化，檔案人員素質需要不斷提高，建立檔案人員的學習激勵機制。加大檔案區域間、部門間的合作力度，擴大交際面，交流成功的經驗和現代通訊高科技手段，發展創新思維。
4.加強部門合作，做好收集工作
檔案管理人員要主動的了解業務部門的工作，經常性走動，獲得及時信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點收集資料，關注能夠展示單位歷史、現狀、未來發展的資料，為研究服務，提供有價值的證據。做好文書的基礎工作，調整文書檔案的結構。收集資料是文書檔案的物質基礎，做好鑒定、保管和統計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動中形成的反應細節的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認真整合，發揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時期的重點，服務單位大局，開展文書檔案工作。
5.完善管理機制
辦理公文按照規章制度，盡可能的細化檔案管理的程序和規定，簡潔明了，可操作性強，文書檔案管理人員，要嚴格執行公文規定，嚴格審核、簽發，杜絕濫發文件現象，認真審核簽發的手續、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規范，在印刷以后再一次的復核，然后發送給工作人員，按照程序復審需要修改的內容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行，利用隨文卡片，簡明扼要的填寫發文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發文范圍，嚴格控制文件件數，禁止隨意抄送。
三、總結
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⑴營銷檔案管理缺乏比較統一的標準：營銷檔案資料涉及面很廣，具有信息量大、業務分類多、流程多而復雜、涉及部門多等特點。但資料在整理、收集和歸檔等過程中缺乏統一的標準，從而易出現檔案資料流失嚴重、資料收集隨意性大、查找不方便、整理方法不規范等情況，影響營銷檔案管理工作的效率和質量。⑵營銷檔案管理機制不夠健全：營銷檔案管理缺乏比較健全的管理制度，這使得各部門缺乏有效的制度約束，導致檔案收集難、收集不齊全、數據不準確等情況頻發，大大降低了檔案的真實性、準確性和可利用性。例如，由于缺乏有效的監督考核機制和相關的崗位責任制，營銷檔案收集和歸檔過程中普遍存在不規范、不及時等現象，部分管理人員存在專業技術知識不高、責任心不足等情況。⑶對營銷檔案管理工作不夠重視：雖然供電企業均建立了運行營銷檔案信息化管理的系統，并開展了信息化的檔案管理建設工作，但對營銷檔案管理工作的有效性缺乏足夠的重視[2]。表現為未建立比較完備的機制，管理理念跟不上形勢，不注重提升管理人員的綜合素質等。
2.加強電力營銷檔案管理工作的建議
2.1建立統一的營銷檔案管理標準
為保證營銷檔案管理工作的順利開展，建立統一的營銷檔案管理標準至關重要。在“大營銷”體系下，以往的營銷檔案管理流程和管理方式有所改變，例如，以往檔案資料均分別歸檔于相應的部門，而現在這些資料均需要集中到一個部門進行統一保存，以提高檔案資料管理的統一性。與此同時，這也對檔案庫的容量提出了更高的要求，且加大了儲存的風險性（檔案的唯一性，一旦丟失則可能無處可尋）。因此，應制定統一的營銷檔案管理標準，這對確保檔案資料的安全性，提高資源的利用效率有十分重要的意義。營銷檔案管理人員應時刻秉承高度的責任心，把好檔案資料的質量關，對于檔案記錄填寫不規范、不完整等不合格的資料不予接受。同時，在收集營銷檔案資料時要進行全程進度跟蹤，保證檔案資料按時按質完成。另外，充分利用營銷檔案管理信息系統做好檔案的歸檔工作。為防止因業務變更導致類別變化的現象，可設定檔案分類標準，并制定統一的編號準則[3]。例如，在排架方面，可按照低壓和高壓客戶進行檔案分類，并按時間順序進行排架保管。對于遷址、新增客戶增容、更名過戶、移表等業務資料，應及時在原檔案中進行補充，而并非替換原文件資料。
2.2健全營銷檔案管理的制度
健全營銷檔案管理的制度，能使營銷檔案管理工作有標準可依、有章可循、有制度可約束，從而促使檔案管理工作更加規范化。尤其應制定切實可行的檔案管理考核機制和管理責任制，做到分工明確、責任到人，從而提高管理人員的責任意識。同時，為提高檔案的安全性，應建立并健全檔案安全管理制度，一方面加強庫房的安全防護措施，如配備防潮、防火、防盜、防有害生物等設施，對于一些特殊載體的檔案(如影像資料)，尤其要進行重點保護。而對于涉及商業秘密和知識產權的檔案資料，為保證檔案的安全和完整性，應健全檔案保密機制和嚴格的查借閱管理機制。要求檔案管理人員以及使用人員嚴格遵守有關規定，做好檔案的保密、保管工作。另外，健全檔案銷毀機制，明確規定對于已經銷戶的低壓客戶3年內不能銷毀檔案，而對于已銷戶的高壓客戶則在5年內不能銷毀[4]，當銷戶用戶檔案保存日期到期則應在有關人員的監督下進行銷毀。
2.3提高營銷檔案管理工作的意識
供電企業應認清形勢，重新審視營銷檔案管理工作，提高營銷檔案管理工作的認識。當前，人們對營銷檔案管理工作提出了更高的標準和要求，企業應緊跟時代的步伐，更新思想觀念，意識到營銷檔案的重要性，并重視營銷檔案管理工作。為此，應將營銷檔案管理工作納入企業營銷工作的重點范圍，并安排專人負責抓檔案管理工作。供電企業其他中層部門也應予以積極的配合。為提高檔案管理人員的綜合素質，尤其是責任心和業務技術知識，應重視人員的培訓工作。通過培訓，使工作人員提高新技術、新設備的應用能力，同時，加深法律、風險防范等方面的意識，全面提高營銷檔案管理工作的效率和質量。
3.結語
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1.1檔案數量的增加對檔案管理人員提出了更高的要求
檔案人才流動性較大，很難培養和留住檔案人才。這一點與檔案管理工作自身的特點息息相關：一是工作強度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對于人員的服務水平提出了更高的要求。比如，在政府簡化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預驗收環節，工作量和工作壓力的驟然加大，對檔案人員的耐性提出了更大的考驗。
1.2檔案數量的增加對檔案管理方式提出了更高的要求
（1）服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發展緩慢導致工作效率和服務效率普遍較低；（2）即使有些城建檔案管理部門已經對檔案實施了信息化管理，但檔案實體的整理和檔案信息化掃描的工作進度無法保證即時完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；（3）相比于一些發達國家，我們的管理理念、管理技術、管理設備嚴重落后。而且各個城市之間城建檔案管理水平發展不平衡。這是由兩個方面原因造成的：一是對城建檔案重要性認識不足導致重視程度不夠；二是經濟發展水平落后導致資金投入力度不足。
1.3檔案數量的增加對檔案利用模式提出了更高的要求
檔案數量的增加直接導致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對落后，導致檔案利用需求很難在第一時間得到滿足，由此導致檔案部門在政府、企事業單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發展。提供及時、準確、全面的檔案信息，是對我們城市建設檔案部門提出的最基本要求，但是當前形勢下，我們有些城建檔案管理部門在這一點上難以做到。
2提高城市建設檔案管理工作水平的對策
2.1加強城市建設檔案人才隊伍建設
（1）通過“感情留人、事業留人以及適當的待遇留人”，廣泛吸納人才，打造一支專業的檔案管理人才隊伍。適當提高城建檔案管理人員的待遇。（2）要定期不定期對管理人員進行有針對性的培訓，提高他們的專業素質。對于優秀的管理或技術人才，要給予重點培養。（3）通過績效考核機制的建立，對工作優異者給予適當的物質和精神獎勵。以此鼓勵先進、激勵后進。
2.2提高城市建設檔案管理工作的規范化水平
（1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規范和系統。（2）檔案信息化工作的基礎是檔案的著錄。由于每個城市建設檔案管理單位的條件不同，應該研究制定統一的《城建檔案著錄細則》，以實現檔案著錄的標準化和規范化。（3）合理組卷，在整理過程中如若發現案卷內容混亂，無頁碼等現象出現時需要重新進行加工，并將有聯系的文件組合在一起。組卷合理化和規范化不僅有助于科學管理、優化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。（4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現計算機無法識別的情況。
2.3提高城市建設檔案管理工作的信息化水平
隨著現代信息技術的迅猛發展，促進了先進信息技術與檔案管理工作的融合，城市建設檔案管理實現網絡一體化：借助相應的軟、硬件平臺，通過掃描、錄入等方式，實現檔案的“三態”同步，從而實現網絡檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經處于一個信息爆炸的時期，信息技術的在各行各業獲得了巨大的發展。城建的檔案管理也必須跟上時展的步伐，將一些已經不符合或者陳舊的管理模式加以改進和創新，以此更好的為城市建設提供服務。將先進的信息技術引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。
2.4通過服務外包的形式提高城市建設檔案管理工作水平
由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購買服務的方式，采取服務外包的形式，來完成城建檔案的實體整理、圖片掃描和數據錄入工作，也不失為解決當前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經在相當大的范圍內取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數字化和提供利用工作中發揮了不可估量的作用。
2.5提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”
為經濟建設服務、為城市建設服務是城市建設檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發點和落腳點，是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心，為社會提供全面、及時、準確的檔案信息，充分發揮自身的價值。我們要注重服務理念、方式方法的不斷創新，實現由傳統服務向現代服務的轉變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊，提供給社會利用。三是利用互聯網技術將信息主動給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”，由此提高自身價值。另外，城建檔案部門還要加強自身的宣傳，通過提供良好的服務來提升整個社會的“城建檔案意識”。
3結語
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關鍵詞:文檔一體化;管理模式
文檔一體化管理,就是由統一的文檔管理機構從文件和檔案工作的全局出發,統籌規劃,科學管理,實現文件管理部門由文件形成、收發、登記、編號、存儲、檢索、利用到檔案部門的收集、整理、鑒定、著錄、保管、統計、利用等管理的全過程控制。此種工作模式有利
于改善和保證文件、檔案質量,提高文件和檔案管理工作的規范化和標準化。從而實現文件和檔案管理工作的現代化。長期以來,由于文件工作和檔案工作實行分散管理的工作體制、相關法規不健全及文檔工作人員素質參差不齊等原因,直接影響了文檔一體化進程的實現,進而造成檔案服務于社會工作職能的低下。本文旨在對此一問題作以探討,以期對實際工作有所啟迪。
一、實現文檔一體化管理的必要性
1.實行文檔一體化管理有助于保證文檔質量,確保文檔管理、使用的有效銜接
文件是原始記錄材料。檔案是原始文件的轉化物,是文件的特殊部分。文件與檔案是同一事物在不同運動階段上價值形態變化的體現。檔案雖是由文件轉化來的,但并不是所有的文件都能轉化為檔案,具有保存價值是文件轉化為檔案的一個重要條件。國外許多國家的檔案法規和檔案學論著都認為檔案是具有長期或永久價值的文件,我國檔案學辭典的解釋則認為檔案是國家機關、社會組織及個人在社會活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。國內學術界對檔案的定義也強調文件和檔案相同的本質屬性,認為二者都具有原始記錄性。因此文件管理的質量將直接關系到檔案管理的質量.所以在實際工作中,要把文件管理和檔案管理看做一個統一的系統工程,采取統一的工作制度和方法來控制前后各有特點但又互相連續的工作環節和程序。也就是說,要把原來相互獨立但又在不少環節上互有影響、聯系緊密的兩個管理系統,從組織制度到具體工作程序上真正融合在一起。
2.實現文檔一體化管理,必須借助計算機網絡技術
隨著計算機網絡技術的運用,辦公自動化程度不斷提高,無紙辦公系統已成為現實,文件產生和傳遞也隨之發生了質的變化。計算機網絡系統為電子文件從設計、形成、管理、利用到實行文檔一體化管理提供了有力的技術保證。要實現文檔一體化管理,必須從文件材料的設計和形成開始納入計算機管理系統,直至完成文件運轉全過程和轉變為檔案的全流程,使文件處理與檔案管理緊密結合起來。實現文檔一體化管理所產生的一系列煩瑣工作,借助信息化技術都將迎刃而解。
目前我國檔案部門信息化建設并不樂觀,雖然大多數單位都配置了計算機,但大部分檔案館室僅限于目錄的輸入,很多檔案信息還是靠人工檢索,難以跨越不同部門、不同學科領域和不同歷史階段信息庫的壁壘,工作效率很低,社會服務效果較差。再加上因客觀原因造成的案卷標引不規范等,所以在查找利用過程中有很多麻煩,利用者得到檔案信息的標準率、檢全率及查找速度都受到檢索工具的嚴重限制。要改變這一現狀,在提高檔案管理人員對檔案信息的綜合開發水平的同時,引人信息網絡技術勢在必行。
二、實現文檔一體化的前提條件
過去甚至目前,我們的宣傳工作總是超不出檔案界本身這一專業狹小的領域,這使得宣傳工作具有相當大的局限性。實現文檔一體化管理,必須提高認識,樹立“一體化管理”的新觀念;合理協調兩個部門之間的互動關系,使之充分發揮各自的功能,相互促進、相互發展,方可實現文件和檔案工作全方位的統一控制和管理,以滿足且前信息化高速發展及社會多層次需求。
(一)加強宣傳,提高社會檔案意識
社會檔案意識是指社會公眾對檔案和檔案工作的了解程度與認識水平的總和,其重要程度幾與檔案工作成正比。總體上說,社會上各行各業對文件和檔案工作的認識水平和敏感程度,共同構成了社會的檔案意識。要提高社會檔案意識,必須實現觀念上的突破,擴大宣傳范圍,面向社會,在引導社會公眾提高檔案意識的同時,還必須在文件形成部門和檔案管理部門內加強“文檔一體化”觀念的宣傳,使檔案工作人員了解文檔一體化管理是檔案工作的延伸和發展,從綜合開發檔案信息資源以更好地服務于現代化建設的高度出發,真正把文件和檔案兩種資源整合為一體,以發揮兩者的整體功能。
(二)加強領導,改文檔分散管理為文檔統一協調管理
長期以來,我國文檔工作基本上處于宏觀失控狀態,即文件的制作部門不負責管理文件,檔案管理部門雖負責管理文件,但對文件質量卻無法進行有效的干預,這就使文件和檔案工作無法實現全方位的統一協調管理,其質量自然就不能保證。要改變這一現狀.首先應從系統管理角度出發,盡快理順文檔工作的管理體制,完善機構設置,合理設置工作流程;其次,從中央到地方,為了避免增設新機構或者改變目前文檔工作分屬不同管理機關的體制,應將現有的文件和檔案管理機構合并,明確單位分工,強化統一領導、分層負責的文件和檔案管理制度,擴大現有的國家檔案行政管理機關的職責權限;再次,在前兩者目標實現后,可進而對全國檔案事業實行統籌規劃、組織協調,宏觀、系統地制定文檔一體化管理工作方針、政策,確立科學、合理的貫徹措施,以加強對全國文檔工作進行監督指導的行政管理職能。最終實現將文檔工作歸于統一的組織管理體制之下,采用合二為一的工作模式,使二者的工作流程相互銜接融合,通過法定程序和規章制度將其合法化。此一措施有利于二者的有機整合,在保證文件質量的同時,還有助于實現其服務于社會的最高效能。
(四)加強文檔學教學科研一體化模式,造就一大批年輕復合型人才
文檔管理人員的素質關系到文檔工作水平的高低,只有培養出一支具有較高素質的文件和檔案工作人員隊伍,才能真正提高文檔一體化水平。
信息時代的到來及電子文件、電子檔案的產生,使檔案管理模式發生了根本性的改變。目前的文檔教育只有對教學內容、教學模式進行修訂和完善,培養出高素質的文檔從業人員,才能使從業者適應新時代的要求,滿足社會對檔案管理工作者的要求。高等學校文檔教育應以人為本,以學為主,依據社會發展的需要及時調整授課內容,注重學生學術理論的培養和實際工作能力的提高。同時,檔案學專業知識和檔案學理論也要隨著社會的發展進一步拓展、創新,應著力培養和增強未來文檔管理人員在信息時代的信息意識和信息利用技能。
綜上所述,筆者認為實行文檔一體化管理,健全文檔法規,把文件的形成、運轉、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用等環節有機地聯結在一起,制定統一的行業規定、管理標準,以實現統一規劃、統籌安排,盡量消除或減少重復工作,方可最大限
度地發揮文檔的社會價值。
參考文獻:
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文檔管理論文范文6
【論文摘要】信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。
1、檔案信息化的定義和內涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ摺？梢哉f，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。
【參考文獻】
