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文檔管理解決方案范文1
摘要文章說明和分析了機構改革后廣西各區域藥檢機構在檔案管理工作方面存在的一些問題，并提出了主要對策。以求發揮檔案信息資源的基礎性、公益，更好地履行國家賦予的藥品技術監督職能。
關鍵詞檔案管理；藥檢機構；問題及對策
藥品檢驗所是國家藥品監督質量保證體系的重要組成部分和技術依托部門，是《藥品管理法實施辦法>規定執行國家對藥品監督檢驗的法定專業機構，其中心工作是承擔依法實施藥品審批和藥品質量監督檢查所需的藥品檢驗工作，主要職責是依法對藥品在生產、流通、使用等環節的質量實施技術監督檢驗。隨著藥品質量監督檢驗工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當前藥檢所整體管理工作的基礎。
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力的技術支撐的寶貴財富。
一、當前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析
主要表現在以下一些方面：
1領導檔案管理意識及重視不夠。廣西于2003年對藥檢機構進行體制改革，撤銷除自治區藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區劃設置的91個各級藥檢所，重新設置由自治區食品藥品監督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個相當于副處級的區域藥檢所至今，雖基本設置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個藥檢所實現了符合檔案管理要求的大集中統一保管并通過了檔案行政管理部門評審驗收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達標定級)。
2檔案管理基礎設施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時間短，檢驗及辦公場地小、場所少，故未設檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調、除濕機等設備。有個別原在已獲得“科學技術事業單位檔案管理自治區級”的市級藥檢所基礎上組建的區域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現場復查時就因檔案庫房條件簡陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。
3檔案管理格局不明晰。管理機構不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。
4檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認真落實。在藥檢所管理中，一般均按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》《記錄管理冊》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。雖然自治區食品藥品監督管理局對各藥檢所的《年度工作目標管理考評細則》要求各單位設立專門的檔案室并規范化、認真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認真實施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
5對藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進步，社會的發展，檔案系統的內涵和外延也隨之發生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，各藥檢所根據自己的理解和實踐“因地制宜”管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
6檔案管理工作人員素質參差不齊。檔案專業人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業素質等方面參差不齊，與時展要求懸殊是目前我國檔案專業人員隊伍的普遍現象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統中還有表現為專職少、兼職多，專項管理經驗不足，管理觀念不強；在人才培養中，重視藥檢技術人員素質及動手能力的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入培訓計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。
7檔案管理水平不高?，F代化管理手段應用較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢所管理中的廣泛運用，藥檢所管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。
8未將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢所近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業務技術的發展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實驗室資質認定和能力認可。
9監管關系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗報告是判定一個藥品是否符合規定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規定，監管相對人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經營許可證、生產許可證或是藥品批準文號的嚴厲處罰，超出了一般藥品生產、經營和使用機構的承受能力，使監管相對人存在戒心；另一方面隨著我國市場經濟的發展，民眾購買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規意義的消費者觀念被引用至治療活動中，由于藥品費用居高不下，當藥品治療效果不理想時，就怪罪藥品質量、怪罪藥品生產和經營單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗報告就成為了雙方裁決質量爭議的焦點。而藥檢報告質量尚有一定缺陷，使提高藥檢報告書寫質量及其可溯源性，完善藥檢報告管理成為了藥檢檔案管理的重要內容。
10藥檢檔案開發利用少。主要是由于檔案的內向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對檔案價值的認識，檔案室在單位中又處于弱勢地位，館藏建設被作為檔案室的后臺工作、傳統工作，主要精力放在前臺，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實例不匯編、不發表，使其應有的文化功能沒有得到充分發揮，很少直接影響大眾的生活品質。
綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現的問題既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。隨著經濟全球化、信息化時代和我國新一輪大部委制、“大衛生”形勢下衛生、藥監機構改革的到來，藥檢所須正視現實，調整管理思路以改進檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應對新形勢要求。
二、做好當前藥檢所檔案管理工作的主要對策
1依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣西壯族自治區檔案管理條例》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《廣西壯族自治區檔案人員崗位培訓管理辦法》等法律法規的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《藥品檢驗檔案管理規范》，增強藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，做到依法治檔。
2領導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領導對檔案工作的領導，本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，把綜合檔案室建設特別是檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃，并根據財政經費經常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設施、設備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領導還應明確：對檔案“實行集中統一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高檔案對藥檢、藥監事業發展服務的效能，才是檔案管理工作的目的。
3建立健全藥檢檔案管理網絡是搞好藥檢檔案工作的前提。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，可在全區食藥監管系統各藥監局及其所轄各行政、業務科室、稽查大隊和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入單位、科室、個人的目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保無論是在藥監局、還是藥檢所的各行政、業務檢驗科室還是稽查工作的各個階段、各個環節，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
4加強制度建設是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理，使檔案工作的每一個環節和每一個方面都有規范化的要求，保證檔案管理工作的各個環節不脫節。
第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因為藥檢檔案是藥檢所科學技術和藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映本單位科技活動的現狀，說明整個科技工作歷史的進程。還為當前的業務工作和科研工作服務，為今后的工作服務，是珍貴的科技資源和科技儲備。
第三。將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質量管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。
第四，設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。
5提高檔案人員素質是搞好藥檢檔案管理工作的基礎。針對藥檢系統檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、人員變動性大、檔案業務生疏等現狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業的保障力、檔案隊伍的戰斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質。
第一，以人為本，加強藥檢檔案人才隊伍建設。一是重視智力引進工作，可采取引進檔案專業人才或通過向社會公開招錄所學專業為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業人才的辦法，吸收一些基本素質好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養渠道，有重點、有方向地培養造就藥檢檔案事業發展急需的人才，如對單位內部綜合素質好、有發展潛力、志愿獻身檔案事業的同志進行專業培養和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。
第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統。樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發展觀、構建和諧社會的理念和改革開放、市場經濟的思維方式指導檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉變為重視利用；三是要改變傳統的靜態管理，由坐等、送交轉變為主動收集。
第三，加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平、業務能力和管理水平。加強檔案業務培訓，提高檔案人員的業務素質，是一項需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規；二要辦好崗位培訓、信息技術培訓、相關標準規范和藥檢檔案基礎業務知識培訓，加強經濟、歷史、文化、法律等檔案傳統方面管理知識和系統工程原理和方法、縮微技術和數碼復印新技術應用等現代管理、現代科技實踐技能和新技術的學習，吸取和總結新經驗，優化知識結構，以達到理論知識和實踐能力有機結合；三要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續教育，建設新檔案管理模式，使全系統檔案工作人員適應檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發展需要；四要多走出去參加培訓或開展學術講座，學習一些院校或發達地區先進的工作經驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。
文檔管理解決方案范文2
關鍵詞：檔案；管理；問題；對策
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
工程檔案是一個企業各個工程全況的真實反映，它全面記錄了企業工程進展過程中的每一個步驟和環節，也在維護企業的合法權益方面有著重要的作用。工程檔案管理工作是企業基本管理工作的一個重要組成部分，所以保證工程檔案的完整性，準確性，是每個企業為將來工程建設參考和檔案利用的重要基礎。加強工程檔案管理工作有著十分重要的作用，不僅是檔案管理工作自身的必要，也是每個企業基本管理工作建設的前提。
一、工程檔案的內涵和意義
工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映陣地工程建設活動的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據和憑證；又具有自身的特殊性，即實體作業的技術依據，如陣地在使用、維護、管理、改擴建中的根據和設計、施工技術憑證等。它是工程建設項目管理過程的重要組成部分。
二、工程檔案管理中存在的問題
1、內容混亂，標準不統一
由于工程的施工過程目前被細分為很多環節，每個環節的施工內容和記錄內容都有很大的不同，但是記錄人員在記錄過程中忽視了這些組成部分的區別，在記錄工程檔案的過程中沒有進行分類記錄和整理，使得工程檔案的內容混亂，標準無法統一，主要表現為以下幾點：第一，工程檔案的內容涉及很多施工環節，并沒有按照施工環節進行分類整理，這樣增加了工程檔案管理的難度，而且也不利于以后的查閱；第二，對工程檔案的記錄標準不統一，例如：工程檔案的命名沒有統一的規范，從命名中無法看出工程檔案大致的內容等等。
2、參加單位比較多，檔案缺乏統一的記錄標準
由于目前的工程規模比較大，不僅需要較長的完成時間，而且在施工過程中會有很多相關單位進行參與，但是每個單位之間是獨立的個體，在進行合作以前對于工程檔案的記錄沒有統一的標準，導致了在記錄工程中標準不統一，增加了工程檔案整理的難度，主要表現在以下幾點：第一，圖紙的折疊不規范，對于大多數的單位來講，圖紙的折疊沒有統一的規范，導致了這些圖紙還需要重新折疊；第二，文件的分類不明確，不同的單位對于文件的歸類有著不同的理解，沒有統一的標準，他們就按照自己的理解進行，結果導致了很多文件需要重新整理；第三，部分文件資料缺失，在檔案整理的過程中，容易出現一些基礎檔案缺失的情況，造成這種情況的根本原因就是檔案記錄人員沒有按照規范進行記錄。
3、對于電子文檔、多媒體等新興載體的入檔率低
目前，隨著科學技術的飛速發展，辦公自動化的程度有所提高，而且網絡化和信息化的時代已經到來，在這一背景下，工程檔案中將會有更多的電子文檔、多媒體文檔等新興載體文檔，但是在工程文檔整理過程中發現，這類文檔的入檔率比較低，幾乎沒有發現新興載體的工程檔案，主要原因是文檔記錄人員沒有重視該類文檔的記錄，雖然有關的規定在發現新興媒體能夠更加快捷、清楚、方便地記錄檔案之后，建議相關的工作人員利用高科技手段進行文檔的記錄和整理，但是并沒有形成硬性的規定，導致了很多工程記錄人員對此不重視，有可能在原始形式的記錄文件被破壞和丟失后，無法找到相應的備份，給工程檔案的管理造成重大的損失。
三、工程檔案管理的對策及建議
1、加強法制建設，完善工程管理制度
應監督檢查工程檔案資料的形成、收集、整理和移交歸檔工作，擬制工程檔案資料管理制度標準。各單位落實上級要求，將檔案工作納入本單位總體發展規劃和年度計劃設立專門的職能部門，強化檔案管理工作的力度，將其與年底評獎機制掛鉤。并根據工程檔案資料管理有關法規制度，制定本單位工程檔案資料的實施細則，用于管理檔案歸檔工作。與參建單位簽署《責任書》，對工程檔案歸檔中獎勵與處罰機制進行具體明確，使參建單位領導和技術人員重視工程檔案的歸檔工作。
2、切實做好檔案管理的基礎工作
重點抓好五個方面：（1）規范化管理工程檔案。施工技術文件資料形成于施工過程中，要求施工單位明確責任，在施工過程的各個階段同步進行編制、收集、整理與保管。（2）配備專職的工作人員，在具有完備的紙質檔案的同時，也應有電子、圖片、影像等資料，尤其是隱蔽工程必須有這些東西為佐證；明確規定編制工程檔案的份數，保證施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔，有據可依，職責明確。（3）嚴格原始文件管理，確保法律責任明確無誤。為確保形成文件資料的真實性、準確性，就必須做到：要求必須由責任人簽字的一律由責任人本人簽字，絕不允許代簽，確因特殊原因，責任人必須出具委托授權書，由受托人代簽，授權委托書應連同竣工文件一并保存，這就明確了法律責任，提高了檔案管理的嚴肅性。如果因失誤造成的文字表達或數據錯誤，要求責任人必須對其進行修改，并在修改處加蓋修改人印章，確保檔案資料的真實性，使歸檔文件具有保存價值。（4）嚴格工程資料形成過程的管理工作。在實施過程中，職能部門需要定期、不定期結合工程質量、工程進度、安全檢查、文明工地考核等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進行跟蹤檢查，針對發現的問題，要求限期整改，達到檢查標準。（5）嚴格審核竣工檔案。工程竣工驗收后，根據工程檔案收交范圍和內容，將工程前期準備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進行整理，送交有關職能部門進行審查。職能部門根據歸檔范圍和內容進行認真對照審核，主要圍繞以下內容進行重點審核：工程檔案分類是否齊全、系統是否完整；工程檔案的內容是否真實、能否準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；工程檔案的立卷是否符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》的規定；竣工圖繪制方法、圖式及規格等是否符合專業技術要求，圖面是否整潔，是否蓋有竣工圖章；文件的形成、來源是否符合實際；要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續是否完備；文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發現漏、缺部分，應立即要求補缺補漏。
3、善于利用工程文檔的相關歸檔軟件
目前，由于計算機技術和網絡技術的發達，使得計算機能夠代替一部分人類的工作，這樣不僅能夠提高人們的工作效率，而且可以避免出錯的幾率，在工程檔案管理的過程中，相關工作人員也需要學習歸檔軟件，從而能夠方便快捷地對檔案進行管理，主要包括以下幾點：第一，發明和創造相關的歸檔軟件，能夠在資料輸入電腦后，自動生成目錄和備份表等等；第二，為歸檔文件建立相關的索引，工作人員能夠通過網絡方便地查看文檔的歸檔情況，從而有利于提高工作文檔的共享率，同時提高查閱文檔的效率。
結束語
總之，工程檔案是工程建設最真實的反映,是檢驗工程質量的重要依據。分析研究工程檔案管理實踐中存在的各類問題,對于更好提高工程檔案管理水平,提高工程建設質量有著積極促進作用。在新的形勢下，施工企業的檔案管理工作面對新的挑戰。檔案管理工作只有不斷的適應企業發展的需求才能更好的為企業的發展服務。
參考文獻
[1]徐藝真.對施工企業檔案管理現狀的思考[J].辦公室業務.2013(03)
文檔管理解決方案范文3
關鍵詞：高職院校；《高等學校檔案管理辦法》；對策
為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行?！掇k法》是新時期新階段促進高等教育又好又快發展的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻，對于加快推進現代大學管理制度建設，深化高校檔案工作管理內涵建設，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，具有十分重要的意義。
一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題
根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。
（一）檔案機構的設置問題
關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。
（二）檔案人員的配備問題
關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。
檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。
對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。
（三）歸檔門類的確定問題
《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。
同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。
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（四）檔案學術研究缺失問題
《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。
二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析
（一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務
高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。
因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。
（二）選配高素質的檔案管理人員，增強檔案開發技術力量
穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。
筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。
（三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化
由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。
筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。
（四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展
檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。
筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。
三、小結
在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。
參考文獻
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[2]張明香.檔案管理現代化進程中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2009，(8).
文檔管理解決方案范文4
1 房地產產權檔案管理工作中存在的問題
（一）產權檔案管理質量不高
當前部分房地產行政部門對房地產信息登記工作缺乏重視，從而在登記中存在一些失誤，從而影響了房地產信息的準確性，這對房地產檔案信息的有效性帶來了較大的影響，不利于房地產檔案管理工作的現代化發展。
（二）房地產產權檔案服務范圍有限
當前房產產權檔案服務范圍十分有限，服務對象只針地用戶，為用戶提供檔案信息的查詢服務，通常情況下不提權相關信息的查詢，這就對房地產產權檔案的服務帶來了較大的影響，不僅服務理念落后，而且服務工作具有較強的被動性，無法有效的滿足當前房地產信息的應用需求，不利于房地產產權檔案管理工作的創新。
（三）產權檔案載體較多，保管難度較大
在房地產產權檔案中，除了紙質載體外，還包括影像資料、照片、磁盤及光盤等，不同的載體對于保管條件都具有不同的要求，這也給產權檔案保管工作帶來了較大的難度。特別是特殊載體的檔案其在保管過程中更容易損壞，因此需要在保管過程中要給予特別關注。
（四）產權檔案收集面狹窄
隨著房地產日益成為每個城市的主要產業，這也使房地產行業參與到越來越多的經濟活動中來，頻繁的涉及到的房地產產權活動，從而產生相應的產權文件資料，這其不僅涉及到檔案登記、還涉及到撤銷檔案、注銷檔案、房屋交易檔案及房屋拆遷檔案等，這也使單純的依靠登記部門移交來實現對產權檔案進行收集無法保住檔案信息的完整性，因此要在產權登記及相關環節都在保證檔案工作的有效滲透，拓寬檔案收集面。
（五）不符合要求的資料難以及時糾正
雖然在房地產權屬檔案管理辦法中對于歸檔時不符合要求的檔案材料不允許歸檔。但在實際工作中，檔案材料歸檔作為房地產權屬管理工作的流程的最后一個環節，即在歸檔時，各種手續已全部履行完畢，在這種情況下，即使檔案管理人員發現材料存在不規范及不符合要求的地方并將其退還登記人員，想要補齊或是提供規范資料也具有較大的難度。
（六）房地產權屬檔案管理人員水平不足
房地產權屬檔案管理工作十分繁雜，要求檔案管理人員要具備良好的信息處理能力，同時還要兼備測量及相關法律知識，但當前房地產權屬檔案管理工作，復合型檔案管理人才較少，這就對產權檔案管理工作的有效性帶來了較大的影響。
2 房地產產權檔案管理工作中問題的解決對策
（一）完善房地產產權檔案管理規范，提高檔案管理工作效率
要嚴格執行檔案管理規范，結合當前工作現狀完善房地產產權檔案管理流程，細化管理文件的規格、大小和期限等內容，為工作人員的實際工作提供可靠的參考，確保房地產產權檔案信息的規范性和完整性，促進房地產產權檔案服務質量的提升。
（二）提高房地產產權服務水平
在房地產產權檔案文件建設過程中，應當全面提升社會公眾對房地產產權檔案的認知，積極開展多元化的宣傳活動，完善查詢和咨詢通道，為社會群體提供更具有精準性和房地產產權檔案服務，通過深層次的數據挖掘，提高房地產產權檔案信息的系統性和準確性。積極建立完善的信息網絡，應用數字技術和網絡技術，實現房地產產權檔案信息的同步和共享，建立全方位的房地產產權網絡服務模式，促進房地產產權檔案文件建設的創新化發展。
（三）充分利用?F代技術收集產權檔案信息
隨著科學技術的快速發展，信息技術在檔案工作的廣泛應用，這對產權檔案信息的收集工作提供了更多的便利條件，有效的保障了產權檔案的質量。檔案管理人員可以充分的運用現代化技術來收集各種載體的產權檔案信息，并利用計算機技術來對所收集到的檔案信息進行整理、分析、保存、查閱和保護，為檔案信息的有效利用打下良好的基礎。特別是產權檔案中的音像信息，由于其能夠更直觀和形象的體現出產權的具體信息，使產權檔案使用者更容易理解產權的基本情況，因此要收集工作中要重視音像資料的收集工作。
（四）規范產權檔案的更正辦法
對已經歸檔的產權檔案進行更正時，如果要對原件重新辦理更正手續，涉及的單位和部門較多，更正的程序煩瑣，給檔案信息的更正帶來了一定的難度，從而導致檔案管理人員不愿意更正檔案中的錯誤信息，影響到產權檔案的正確性。實際上，只需通過增加附加更正表，在檔案備考表中說明更正原因及日期，并根據更正表更正微機中的信息就可解決上述問題。檔案管理人員在提供檔案服務時，應提醒調閱人?嗽牡蛋甘輩慰錘?正信息。
（五）完善產權檔案管理制度
建立健全檔案管理網絡機構，充分發揮兼職檔案管理人員的作用。在日常的管理中應制訂合理的檔案利用規章制度，比如閱覽制度、外借制度、復制制度、保密銷毀度等。建立健全檔案管理網絡機構使產權檔案的電子化采用相同的標準，便于更好地發揮產權檔案的服務功能。發證窗口是產權人在房屋權屬登記部門進行產權登記的最后一站，一定要由業務熟練的工作人員把關，負責核實檔案資料，確保資料符合要求。
（六）加強產權檔案管理人員的培訓
提高對于相關工作人員的專業培訓，尤其是針對于其檔案管理、數據統計、法律知識等方面進行全面的培訓，保證管理人員的工作水平符合管理工作要求。此外要加強管理人員與其他房地產部門的配合和交流。例如和測繪、拆遷、司法等部門保持密切的聯系，更加充分掌握房地產權屬的變動狀況，確保管理工作的準確性和有效性，做到對各個環節工作中的文件資料胸有成竹。
文檔管理解決方案范文5
無論是企業還是個人都離不開文檔。企業的經營過程會產生文檔，而個人在工作學習過程中也會產生文檔。日積月累，文檔數量越來越多，其管理就成為問題。特別是那些有一定規模的企業，文檔管理的問題就更為突出。主要表現為: 想找的資料找不到，不知道在誰手里，也不知道找誰; 企業文檔成了員工的個人資料，隨著員工的離職而一去不復返; 安全性得不到保證，文檔弄丟或者泄密時有發生。
文檔管理正是為解決上述問題而提出的。盡管文檔管理看似簡單、功能也相對單一，但它對企業至關重要，尤其是涉及到企業核心資產的專利、圖紙資料以及合同協議的管理時更是如此，一個安全、高效、好用的文檔管理系統的確能為管理者帶來事半功倍的效果。
事實上，文檔管理也存在著非常大的市場需求。根據國外研究結構Forrester的相關調查，全球信息內容正以每年200%的速度增加，因此帶動了內容管理市場的需求。IDC預測，2011年全球內容管理市場規?？蛇_71.5億美元。作為對這一需求的響應，市場上的多種軟件都開始對文檔管理提供支持，包括OA（辦公自動化）、知識管理，甚至ERP、備份軟件等都或多或少地提供了一些文檔管理的功能。
“術業有專攻，與其他綜合性的管理軟件提供的文檔管理功能模塊相比，功能更單純的文檔管理系統有自己的優勢?！北本┗フ\科技有限公司（以下稱互誠科技）常務總裁徐斌告訴記者，“其優勢主要體現在功能上更專業，也更易用，更能滿足文檔管理多樣性需求。比如，文檔的自動同步、智能搜索等在綜合性的管理軟件中就不多見?！?/p>
互誠科技是一家為企業提供企業信息管理解決方案的公司，維思（WiSS）文檔管理系統是公司最重要的產品，它通過集中化的存儲、分級授權訪問以及智能化的查詢幫助企業完成文檔管理。其中的文檔快車技術和智能化的搜索是其特色，也是很多綜合性管理軟件和同類管理軟件所沒有的。
文檔管理解決方案范文6
一、背景及意義
在企業工程項目實施過程中，文檔是溝通的主要工具之一，在項目之外，對于企業來說，文檔同時還是知識管理的重要內容。項目在實施過程中通通常都會產生大量的文檔，但是對文檔的組織和管理經常被忽略。不管是否采用文檔管理工具，依然需要員工來進行文檔的管理。通常，文檔管理在項目中不是很受重視，而發現其重要性的時候，往往項目已實施過半，甚至已經實施完畢。因此為了確保項目實施的高效率，并使文檔發揮應有的作用，對文檔的有效管理顯得尤為重要。
PLC系統的開發與實施過程中的文檔管理是一個老生常談的話題。質量差的項目文檔不僅使讀者難于理解，給使用者造成許多不便，而且會使管理人員難以確認和評價開發工作的進展，會造成一些工作被迫返工，甚至造成誤操作等更加有害的后果。因此，對項目文檔的編制和管理就顯得尤為重要。
二、PLC項目中文檔管理的現狀
1.PLC簡介
在自動化控制領域，PLC（Programmable logic Controller可編程邏輯控制器）是一種重要的控制設備，專為在工業環境下應用而設計，控制各種類型的機械或生產過程。
2.我國PLC工程文檔管理現狀
在筆者從事PLC工程實施的這些年間，曾經對企業的各類成員進行過關于編寫文檔情況的調查，發現在我國的PLC 企業中，目前的文檔管理水平還處于較低級的水平。
本文通過對項目文檔管理的研究，并結合PLC項目實施的現狀，探討適合PLC 項目的文檔管理流程和方法。
三、典型問題及導致的后果
這些典型問題主要有：
1.需求文檔管理不善
這極其容易導致項目目標不清楚，可能由于項目所交付的產品并不是客戶的需要而導致項目的失敗。
2.在技術文檔方面
技術文檔編寫不規范，或者技術文檔管理維護不當。由于不關注技術文檔的編寫與維護，使得企業在技術開發方面沒有知識積累，沒有很好的實現企業技術開發人員之間的知識轉移，導致在工作中需要重復做以前曾經作過的工作，費時費力不說，對開發人員來說，沒有一點提高。
3.在測試文檔方面
測試文檔（測試案例設計、測試說明文檔等）少，編寫不規范。
4.不能針對項目的具體情況編寫文檔
PLC工程具有特定性，有的企業盲目的跟隨軟件工程的一些理論，生搬硬套文檔模版，編寫了很多PLC項目不需要的文檔，造成了人力物力和時間的巨大浪費。有的企業自己定義一套極其簡單的文檔模版以及編寫方法，導致文檔的內容少，不能完全表達所有需要溝通的內容，很多溝通工作依然需要可靠性差的口頭溝通。
四、改進文檔管理的方法
1.文檔的編寫要嚴格按照文檔編寫的規則、方法執行，尤其是在文檔的內容方面和完成文檔的時間方面。
2.文檔的階段性審查的作用是溝通，以保證項目中各方面工作在目標上的一致。
3.及時做好項目的總結和歸檔文檔管理。
五、文檔管理方案的設計
下面以D 公司為例，說明如何根據項目的具體情況設計適合的文檔管理方案。
1.背景情況介紹
D公司是一家專門為企業自動化裝置提供PLC系統集成解決方案的公司，是典型的儀表自動化行業的小公司。公司目前有23人，其中的絕大部分人員都參與到了某國有大型企業某大型裝置的PLC自動化系統項目的建設中。該項目共包括兩套PLC系統，簡稱為項目A和項目B。開始時預計共投入20個人，一年內完成。可是時間已經過去了大半年， A項目剛剛開發組態完成?？蛻綦m然勉強簽收了A項目，可是A項目遺留下來的問題非常多，客戶要求對A項目進行優化，而且，A項目系統為客戶提供的功能跟客戶想要的功能有一定的差距，系統的質量和性能也不能令客戶滿意。
實際上，A項目應該算是一個失敗的項目。如何吸取A項目的經驗和教訓,避免B項目重蹈覆轍？企業和項目管理層進行了認真的總結和分析，在此基礎上，采取了一系列有針對性措施，并取得了不錯的效果。下面主要針對項目的文檔管理方面進行討論。
2.A項目中的文件管理狀況
2.1優點：需求文檔和用戶文檔的編寫和維護相對完善，有專門的人員和客戶溝通需求，編寫需求文檔。并能夠根據需求的變化，修改需求文檔。需求文檔和用戶文檔等都有專門的人員與客戶一起進行審查和批準。
2.2缺點：①技術文檔（設計文檔、編碼說明文檔等）和測試文檔不全：② 沒有人專門管理文檔；③不使用工具來進行文檔的管理。
3.A項目失敗的原因分析
A項目失敗的原因有很多方面，在本文中僅討論文檔管理方面所導致的項目失敗的原因。
3.1需求文檔的變更控制權限問題
在A項目中，項目變更很多時候由客戶直接指示需求分析員或開發人員直接操作，并不通過項目的領導層，尤其在很多具體的細節上。這樣使得需求的變更變得復雜和不可控制。
3.2需求文檔的審查問題
需求文檔的審查工作主要在需求分析員與客戶之間進行，沒有與項目組中參與開發的成員進行需求文檔的審查工作。由于沒有需求分析員與開發人員的審查環節，開發人員編寫的程序，出現與需求不符的情況。在A項目中，解決這些問題主要依靠開發人員不斷的去跟需求分析員口頭溝通系統中每個部分的需求。不僅大大增加了需求分析員的工作量，而且造成了開發混亂，產品質量得不到保證。
3.3技術文檔不規范所造成的問題
技術文檔要描述的是如何完成目標的問題。技術文檔不規范，每個開發人員做開發時都憑著自己的經驗與習慣編寫代碼，代碼的重復利用率很低，而且，由于沒有相應的編碼說明書，要對編碼進行維護和優化時，需要重新理解代碼，編碼維護工作變得費時費力。
3.4沒有文檔管理員所造成的問題
由于沒有人管理文檔，導致所謂的文檔服務器凌亂非常，想要在這上面找一份別人做的文檔都不是件容易的事，大大降低了文檔的利用率。
4.B項目中所采取的文檔管理新措施
4.1分析B項目中的關鍵文檔。
根據項目的不同過程，列出項目過程中的關鍵文檔、關鍵人物和職責。
4.2嚴格控制需求文檔的審核批準權限，把需求文檔的批準權限控制在項目管理層中。
4.3在重點編寫需求文檔的同時，安排專人編寫設計文檔和測試文檔。把開發人員分成不同的幾個開發小組，由開發小組的組長負責與需求分析員溝通。
4.4制定了設計文檔和測試文檔的管理流程。
制作設計文檔和測試文檔的模版；文檔編寫完畢或階段編寫完畢，需要相關人員一起審核，例如：測試文檔編寫完畢后，需要和需求分析員一起審核。審核的目的是看看文檔內容是否正確，是否有遺漏等等；審核之后，文檔還需要進行修改，再進行下一輪的審核，直到得到批準。
4.5使用工具進行項目文檔的管理。
5.執行的效果
執行這些新措施馬上就收到了很好的效果。
5.1設計文檔主要是溝通需求和開發的橋梁， B項目中的這個“橋梁”由開發小組長來擔任?！皹蛄骸钡脑黾哟蟠鬁p少了需求分析員的工作量：以前是一對很多的關系，現在只是一對三或四的關系了。同時，由于小組長相對來說是技術上比較過硬的人，他的文檔在統一編程風格和監控程序的質量等方面起到很大的作用。
5.2測試文檔的編寫，使得測試人員能夠設計出一套驗證軟件功能和質量的尺度，科學的監控系統的質量。同時，測試人員在編寫測試文檔的同時，對系統的功能有了很好的了解，在真正做測試時，就能做到胸有成竹，大大的提高了測試工作的效率。
