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摘要：在國際海洋石油工程項目中，文檔管理是業主和分包商之間溝通聯系的重要紐帶。文檔管理工作也是國際項目管理中不可分割的重要一環，但是在國際項目合作過程中文檔管理工作還存在著許多需要提升的地方。國際項目的文檔管理工作不單單是項目信息的獲取、處理、發送傳遞、和歸檔流水式的操作，更多的是圍繞文檔管理工作進行發散式的工作。文章就圍繞文檔管理工作的重點進行分析研究，提出了國際項目合作過程中文檔管理工作的良好做法和模式。
關鍵詞：海洋石油項目；文檔管理；溝通管理；文檔控制
引言
文檔管理工作在國際海洋石油項目中是最基本的管理環節之一，在涉外項目中起著舉足輕重的作用。文檔管理現階段已經不僅僅是簡單的文件存儲和發送，而是文檔信息過濾和再加工的管控過程。由于長期對文檔管理工作的輕視，文檔管理工作的數據挖掘和信息再加工能力被忽視。隨著國際海洋石油項目的開發越來越活躍，對文檔管理工作的探索研究就顯得尤為重要。良好的文檔管理工作可以進行提前進行信息預警，為其他專業板塊例如合同變更索賠、技術優化、設備物資管理工作都可以起到推動作用。
1國際海洋石油項目文檔管理工作特點
國際海洋石油項目文檔管理工作具有涉外性、復雜性、及時性等特征。涉外性主要反映在國際項目的業主來自不同的國家民族，項目文化具有多元化的特性。其中某些文化還帶有強烈的宗教特征，例如中東海洋石油項目的團隊成員就來自不同的國家，具有不同的語言和宗教文化背景。這些文化差異性在文檔管理過程中都會體現出來。復雜性主要反映在國際項目的操作地理位置比較復雜，基本上涉外的海洋石油項目地理位置都比較艱苦和偏僻，大部分位于沙漠地帶邊緣或者是高溫的海上環境。這些都給現場文檔管理處理跟蹤帶來了極大的挑戰。及時性主要反映在國際項目比較特殊，文檔管理工作都需要迅速地處理完成。通常國際時差在快速處理過程中往往是困擾因素之一。尤其是在技術文件傳遞過程中需要快速性，文件傳遞的滯后往往會帶來巨大的設備物資待機費用。文檔管理工作還具有順暢溝通的作用，項目團隊內部溝通、信息交流的方式和措施如各種例會、日會、周報月報等。與公司管理層的溝通表現在項目重大問題、關鍵決策點如何向管理層匯報，明確項目重大作業簡報的編制和報告流程。與業主的溝通表現為在分析合同特點和業主的特點的基礎上，針對易產生問題的關鍵點制定出應對解決的策略，提出溝通的具體方法。包括日常管理溝通、重大問題溝通、項目變更溝通策略。與分包方及分供方的溝通表現為在分析分包工作及采辦工作難點的基礎上，在關鍵環節和重大事項提出對分包商和供貨商的溝通協調要求。
2國際海洋石油項目文檔管理工作表現形式
項目組內部溝通通過電話、電子郵件、面談、現場溝通等方式及時處理，以減少不必要的紙質文件傳遞，避免延誤時間；如有重要事項，可通過備忘錄發送。本項目向其他項目組發文時使用“備忘錄”，擬稿人擬稿時向項目組文控工程師索要備忘錄編號，待完成備忘錄后自行找項目經理或授權人簽字，備忘錄簽字后將紙文件交給項目組文控工程師，由文控工程師掃描發出并做好登記、存檔。項目其他各類項目文件均有編號，擬稿人擬稿時向項目組文控工程師索要文件編號，各類文件模板見共享盤。項目各類技術文件（含圖紙），如需報業主審批，則一律使用雙編號，即業主文件編號，按照業主文件編號規定及內部文件管理規定的兩套編號分別執行，且一律使用中英雙語編寫；報業主閱知的技術文件，則不需使用雙編號。與業主日常溝通建議通過電話、電子郵件、面談、現場溝通等方式及時進行，以減少不必要的紙質文件傳遞，避免延誤時間。與業主溝通時，如非業主要求和重大事件，不建議過多使用正式文件。除上述與業主溝通方式外，正式文件主要使用信函、技術疑問單等。文控溝通方式如圖1所示。技術文件通過文件傳送單傳遞，并需上傳至業主文件管理系統；與業主來往信函、技術疑問單及其回復、業主發的CSI(ContractSiteInstruction)則通過郵件傳遞。根據合同要求,海工向業主提出的技術疑問單業主需在5個工作日之內進行回復,項目組文控工程師需做好跟蹤,對于逾期時間較長但未收到業主回復的技術疑問單,需發郵件給業主進行督促。根據合同要求，報業主審批的技術文件，業主審核報審批文件的時間為10個工作日；業主返回批示帶意見即批示代碼為B或C（業主批示代碼說明：A為無意見，可直接用于現場施工；B為有部分意見，可根據業主意見進行現場施工，同時需對此文件進行升版并重新提交；C為不可接受，不可用于現場施工，需對此文件進行升版并重新提交；IO為僅用做參考），需根據業主意見對此技術文件進行升版，且需在10個工作日內完成文件升版報業主審批，直至業主返回批示無意見。項目組文控工程師在此環節中需做好跟蹤落實，及時督促各相關專業做好文件升版工作。
3國際海洋石油項目文檔管理執行策略
如業主無特殊要求，項目的文件管理、文件的呈報及反饋按照質量體系管理文件《工程項目文件管理辦法》、《工程項目紙文件歸檔管理辦法》、《工程項目電子文件歸檔管理辦法》相關規定嚴格執行。項目所有需提交業主的文件都必須先提交到項目組，由項目組進行登記、項目經理批示后提交業主。文控工程師為文件傳遞的責任人，必須按此規定的要求對所有的文件進行統一編號，并及時準確地進行傳遞。文件責任人對不符合本規定及ISO9001質量管理體系的圖紙、文件有權拒絕接受。所有發出的用于施工的技術文件，必須要求接收單位在隨附的《文件發放與銷毀記錄》表中簽字，并需將《文件發放與銷毀記錄》表回傳至項目組文控工程師存檔。所有發出的文件，需保留原稿作為存檔依據。項目組接收文件后，應將其文件傳遞給項目經理，由項目經理對其文件進行批示后，返文控工程師處再對文件進行分發、存檔處理。項目組發出或接收的文件應按一定的順序單獨存放，并分門別類進行標識，且必須與登記內容相一致。在項目執行過程中電子郵件是交流的重要性僅次于備忘錄的形式之一。主要項目管理人員的電子郵件地址要互相通報，使用的郵件服務器必須是常用的，性能穩定的郵件服務器。根據合同要求，可與業主通過郵件進行某些工作溝通，可用于傳遞某些初步的技術數據，并可用于傳遞帶有項目相關負責人簽署的PDF版正式文件，但郵件本身不可作為正式文件。根據合同要求提供的電子版文件包括業主對項目組下發或項目組提交的文件，是正式文件的參考。任何正式發送的電子文件必須有紙面文件的支持方可有效。在與紙面文件發生沖突時，以紙面文件為準。項目組技術文件的電子文件可由文控工程師直接保存在網絡共享盤上，并隨時更新，以便技術人員隨時查詢。項目組管理文件的電子文件可由文控工程師掃描后保存在網絡共享盤上，并進行登記，以方便項目組所有人員隨時查詢。項目組文控工程師需按文件類型，建立管理文件/技術文件登記表，并保持及時更新。管理性文件要按文件類型、收/發單位、順序號等進行分類和歸檔；技術性文件要按階段、區域、單體、時間進行分類和歸檔，升版文件在存檔時要進行替換。所有存檔紙文件需保持頁面清晰、易于識別和檢索。項目組是工程文件歸檔的最終責任部門，項目經理對設計、建造、施工、調試到試投產各階段中產生的各類載體文件的齊全完整以及歸檔質量負最終責任。對于提交業主的完工文件，嚴格按照合同要求執行。
4總結
文章以國際海洋石油項目多元文化為背景，總結并梳理了國際海洋石油項目的文檔管理要點和著重點，為后續海外項目文檔管理奠定了標準流程和操作規范。
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作者:黃海濱 馮愛民 姜廣都 李文博 單位:海洋石油工程股份有限公司安裝事業部 海洋石油工程股份有限公司
