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企業文件管理方法范文1
摘 要 煤炭企業要尊重人、關心人、愛護人、培養人，堅持以人為本設計企業發展戰略和企業經營管理活動，重視從文化和實現人的價值的角度去關注員工的需求，通過感情交流、人際溝通、群體活動、參與管理和智力開發等多種形式和手段，為員工創造良好的文化氛圍，培養和形成共同的智力資本，使員工成為有理想、有道德、有知識、有技能的新型人才，成為企業具有競爭實力的資源。
關鍵詞 創建 人本管理 企業文化 方法途徑
人是生產力諸要素中最積極、最活躍的因素，是企業的主體，企業成敗關鍵在人。在知識經濟社會中，企業依賴員工的不再是體力和簡單的技巧，而是員工的智慧資源。
一、以人為本，實現員工最大價值
企業從三個方面建立完善的人力資源管理制度，從而引導員工以更強的動力，在更廣闊的范圍內圍繞企業目標進行創新活動，在自身人力資本價值不斷增值的同時，實現了企業價值的最大化。
第一方面：物質激勵機制。工資分配上，企業把員工個人的收入同所處崗位、技能和勞動貢獻結合在一起，工資向高技術崗位傾斜、向有突出貢獻的人才傾斜，拉開了收入檔次，真正體現了“能者多勞，多勞多得”的原則。大力倡導技術改造和技術創新，努力培養科技帶頭人，不僅對有突出貢獻的科技人員進行獎勵，而且對崗位成才的操作工人進行重獎，極大地激發起員工“學技術，練操作，創佳績”的工作熱情。
第二方面：精神激勵機制。榜樣的力量是無窮的，特別是員工身邊的先進典型，感召力和可學性更強。企業每年都要開展評先樹優活動，在班組中評選“優秀班組”，在黨員中評選“企業十大優秀黨員”，在員工中評選“企業勞動模范”“十佳團員”“十佳青年”，對評選出的先進披紅戴花、上光榮榜，在企業內部形成了學先進、趕先進、超先進的氛圍。
第三方面：人才競爭機制。用人上，企業徹底打破論資排輩、能上不能下的用人機制，堅持“誰有能力讓誰干”的原則，不拘一格用人才，采取競爭上崗、公開選拔等方式，在企業內部建立起市場競爭激勵機制，營造出“人盡其才、才盡其用”的良好氛圍，為各類人才的脫穎而出創造了良好的環境。
二、創建學習型企業，提升企業競爭實力
在企業的發展過程中，企業深刻地認識到，企業的競爭，首先是產品的競爭，產品競爭的背后是人才的競爭;人才競爭的底蘊是文化的競爭，而文化的競爭歸根結底取決于學習能力的競爭?；谶@種認識，企業把建設學習型企業融入到企業文化建設中，把學習自覺導入企業管理，以人的發展為中心，以不斷增強企業競爭力為目的，通過確立終身學習、全員學習的理念，培育整個企業的學習氛圍，建立完善的學習教育體系，努力打造具有人力資源挖掘和再造功能的可持續發展的企業。
積極開展學習《與企業共同成長》《沒有任何借口》《為自己而工作》等書的活動，激勵員工不斷完善自我，提高學習能力和創新能力，開創工作新局面。企業還積極開展操作技術比武、崗位練兵以及各種形式的勞動競賽，最大限度地為員工切磋技藝、展示才華創造條件，在企業內部形成“比、學、趕、幫、超”的良好局面。企業要成立技術改造小組、質量攻關小組、電工協會等十多個員工組織，積極開展技術創新和質量攻關等活動。
三、加強文化陣地建設，增強企業的凝聚力和向心力
煤炭企業每年都要開展一些要求嚴格、主題鮮明的各類活動，為企業各項工作注入強大的推動力。企業緊密配合企業的生產經營，舉辦“企業在我心中，質量在我手中演講賽”“質量百日賽”“技術比武”“爭創青年先鋒崗”等一系列豐富多彩的活動，通過這些活動，讓員工從思想上受到很大的教育和感染，更為重要的是通過這些活動，讓員工成為了企業發展的主角，讓大家從思想上、行動上真正成企業的主人，從而提高員工參與思想政治工作的積極性，增強員工的主人翁意識。企業對各種活動采取一定的激勵措施，在資金、場地、設備上給予支持，定期舉辦文娛活動。通過開展一系列豐富多彩的活動，激發了廣大員工參與企業發展的熱情，真正地為企業發展出謀獻策，進一步增強了企業的凝聚力
四、倡導誠信文化，創造和諧的發展環境
誠實守信，重在實踐，貴在積累。企業一直倡導“誠信就是資本”的理念，強調團結、誠信、互助、熱情，尊重所有接觸的對象，正是在這種誠信文化的影響下，企業才擁有了這么和諧的發展環境。簡單地說，企業的誠信行為表現在以下幾個方面：
1.對客戶，體現為超值服務。在營銷方面貫徹誠信，企業制定一系列的戰略策略，其核心是，以我們對客戶的無限忠誠，換取客戶對我們品牌的忠誠。一方面，企業產品質量不斷改進，第二方面，貨到人到，推介產品，解答問題，提供服務。
企業文件管理方法范文2
關鍵詞：企業管理；質量成本；質量成本管理
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
建筑產品的質量成本是指在建筑產品（工程項目）的設計、實現及使用階段為達到規定的質量水平而發生的一切費用，及因未達到規定的質量水平而造成的損失，是建筑質量管理的
經濟表現。根據質量成本的定義，一般將其分為四個組成部分：預防成本（Preventioncost）、鑒定成本（AppraisaI cost）、內部損失（InternaI faiIure cost）、外部損失（ExternaI faiIure cost），傳統的質量成本管理方法俗稱為PAF法。質量成本管理是指通過對企業質量成本的分析、預測、計劃并制定相應的控制決策方案、統計核算，最終達到從質量中要效益的目的。
1 建筑企業質量管理及質量成本管理的現狀
據統計資料表明[1]，近幾年來，建筑工程的質量管理已卓有成效，具體反映在房屋竣工面積的優良品率大幅上升。據《2012年中國統計年鑒》的資料，2012年房屋竣工面積優良品率已達到43.04%，較上一年增長了14.9%。然而，量大面廣的建筑工程質量的現狀仍然不理想，一般房屋工程質量形勢仍很嚴峻。2012年9月，建設部、監察部整頓規范建筑市場秩序聯合檢查組對除外的30個省市區工程質量狀況進行了檢查，共抽查了275個工程，其中一些工程因勘察、設計、施工違反工程建設強制性標準而存在結構安全或防火隱患。如控制性鉆孔數量不足、結構計算書不全、抗震構造柱設置不符合規定、混凝土強度不足、樓板厚度不均勻、鋼筋嚴重偏位等。而且20世紀90年代以來，陸續發生的一些房屋倒塌、橋梁坍塌等重大工程質量事故造成的巨大的經濟、財產乃至生命的損失，更是引起了人們對建筑業質量管理現狀的反思。各部門、各企業都逐漸意識到了質量問題的嚴重性。各項質量管理工作如建立質量保證體系、開展TOM等正逐步向縱深方向推進，但效果并不明顯，有些企業甚至失敗了。究其原因，主要還是絕大多數人并未真正領悟到質量不僅是免費的而且是增值的，但前提條件是要將質量管理與經濟管理緊密結合，即要考慮質量的經濟性。離開成本談質量是沒有意義的。例如目前房地產業的中低檔房尤受青睞，就是因為對目前大多數消費群體來說高檔房的建設標準存在質量過剩，其滯銷一方面給房地產企業帶來資金周轉問題，另一方面使國家資源造成巨大浪費。這個例子也說明產品的質量并不是越高越好，而是要根據當時、當地的技術經濟條件及消費者的需求來確定一個最適宜的質量水平。這個適宜的質量水平如何確定及如何評價質量管理的效果正是建筑企業質量成本管理研究的范疇。然而，我國目前還沒有關于建筑企業質量成本的完整統計數據，美國建筑業協會（CII）統計結果表明，建筑產品的返工成本約占項目總成本的12.4%。英國AbduI-rahman調查報告中的結果為5%~6%。雖然所占的比例降低了，可是對于工程產品少則幾百萬，多則幾千萬，甚至上億的成本來說，5%也是一個非常大的數字了。據我國的統計結果表明，每年因建筑物倒塌造成損失高達1 000億元人民幣。因此對社會各界關于提高工程質量的呼吁，必須重新審視，研究建筑企業開展質量成本管理面臨的問題并尋求解決辦法正是當務之急。
2 建筑企業開展質量成本管理面臨的問題
據調查，目前我國僅少數企業開展了質量成本管理，而且這些企業大多只停留在做事后的部分成本（如損失成本）的統計工作。真正能提供四個部分完整數據的很少，建筑企業開展這項工作的就更少了，歸納起來有以下原因。
2.1 認識觀念的問題
（1） 由于長期以來建筑產品大多數都是國有資產，其建設責任主體長期得不到落實，使人們對“建筑產品”是商品的認識不足，導致生產經營過程中不能合理地將工程項目的價值與使用價值結合起來，偏離了商品的根本屬性。在這種情況下，講質量成本管理是缺乏認識前提的。
（2） 對建筑產品的質量和成本的關系缺乏認識。首先，很多人的認識仍停留在“高質量就要高成本”上，將質量與成本完全對立起來[2]。其次，人們雖然了解到劣質產品的一些負面影響，但這種影響給企業造成的損失究竟有多大，卻并不能肯定。朱蘭博士的質量成本理論中“礦中黃金”的概念經典地揭示了企業通過對不良品的開發會帶來巨大的經濟效益。
2.2 建筑市場機制和各項管理制度的不健全
（1） 近年來，由于建筑市場需求的迅猛增加，加之建筑業的低門檻，導致建筑企業無限制地擴張，造成了建筑市場供求關系出現嚴重不平衡，供遠大于求；而相關的各項管理制度及
法規未能跟上或沒有落實執行，使建筑市場競爭過度而無序。
（2） 由于建筑行業屬于高地方保護的產業（中國國內地方保護的調查結果表明，中國建筑業地方保護程度排在各行業的第四位)，整個市場缺乏真正的完全競爭環境，不利于各地區技術、管理經驗的交流與滲透。更為嚴重的是導致了一些強制性法律、法規不能徹底執行，也擾亂了建筑市場的公開、公平競爭，使某些并不優秀的建筑企業在招攬工程項目時卻能拿到工程任務，降低了其他企業認真開展全面質量管理及質量成本管理的積極性，甚至懷疑起其必要性，從而阻礙了該項工作的推行。
2.3 企業開展質量成本管理的內部條件不成熟
質量成本管理是指通過對企業質量成本的分析、預測、計劃并制定相應的控制決策方案、統計核算，最終達到從質量中要效益的目的?？梢?，質量成本管理屬于管理會計的范疇。而目前我國企業中運用管理會計的還較少，使質量成本管理工作所需的一些數據資料無法從現有的會計體系中得到，加重了質量成本管理工作的任務，影響了企業在做決策時對其效應/ 費用比的認同程度?，F代化的質量管理也要求建筑企業建立起基于計算機的質量管理信息
系統，以提高工程項目質量管理的效率。再在此基礎上開發質量成本管理信息系統，降低質量成本管理的成本。然而，當前大多數企業只實現了低水平的計算機信息管理，使質量成本管理信息系統失去了可快速準確共享的信息資源，從而提高了其成本。
2.4 開展質量成本管理的硬件短缺
由于我國目前大多數建筑企業技術經濟水平相對落后，計算機、網絡等一些硬件設備不齊全，阻礙了現代化管理技術的推廣應用。
3 建筑企業開展質量成本管理的對策探討
針對本文闡述的我國建筑企業開展質量成本管理面臨的問題，當前促進開展質量成本管理工作，改善質量管理的績效，可從以下幾方面著手。
3.1 加強宣傳教育，加深對質量成本的認識要意識到質量成本是客觀存在的，而且降低的空間也很大，因此應進行全員的宣傳教育。首先是對企業的領導和管理人員進行開展質量成本管理重要意義的教育，其次是對企業的統計和財會人員進行教育，以使他們了解和掌握質量成本的概念和基本方法。
3.2 建筑業行政主管部門要加強市場秩序管制
首先，立法和執法部門要加強現有法律、法規的執行力度，對拒不服從者給予嚴懲；其次要逐步完善現有的法律、法規，使之更適應市場發展的需要。特別是要制定相關條款，打破地區間正常競爭的障礙，逐步消除地方保護和壟斷，為適應加入WTO后的新形勢做好準備。
3.3 改善企業內部的軟、硬件，為質量成本管理的開展提供良好環境首先要加強配套設施的建設，如計算機的普及、辦公條件的改善，減輕全體員工的工作負擔，使他們愿意參與到質量成本管理工作中來。按部門進行統計核算，對工作效果明顯的部門給予一定的獎勵，將質量成本管理的績效直接與員工利益掛鉤，鼓勵各部門爭相參與質量成本管理。其次，要建立起規范的財務會計制度，并逐步采納管理會計體系，不斷提高會計系統的信息化水平，為質量成本管理提供充分的基礎數據，減輕質量成本管理工作人員的任務。
參考文獻
企業文件管理方法范文3
關鍵詞：企業文化;管理水平;方法與途徑
中圖分類號：F270;F426.2 文獻標識碼：A
一、充分融入，營造氛圍，以文化之力為管理提升提供正能量
員工素質是企業管理水平的客觀反映，這就要求企業管理必須將企業理念、企業精神落實在每個員工的工作中，體現在工作行動上。
強化責任，統一思想，凝聚正能量。從強化員工思想教育入手，注重文化宣傳，積極引導員工勇擔企業責任、社會責任、發展責任，凝聚發展正能量。氣礦編制《企業文化手冊》、《形勢目標任務責任手冊》，編著政研論文集《耕心》和《企業文化成果匯編》等宣傳教材，實現員工對企業理念由認知到認同，由認同到自覺執行的轉變。
民主管理，人文關懷，傳遞正能量。堅持從強化民主管理和深化關愛工程兩方面入手，潛移默化地傳遞正能量。強化民主管理，堅持民主決策和管理，從政治上尊重員工，從利益上保障員工。深化關愛工程，扎實開展以“進萬家門、知萬家情、解萬家難、暖萬家心”為主題的送溫暖活動，引導員工將感動轉化為在生產經營建設中的強大動力。
加大宣傳，注重引導，釋放正能量。為促進“大氣文化”理念在認知中“入心”、在滲透中“落地”、在融入中“定格”、在交流中“升華”，重慶氣礦充分發揮新聞宣傳樹正氣、鼓干勁、塑形象的積極作用，采取專題、專項等多種有效方式，強化文化理念的推廣和傳播，營造文化氛圍，全面釋放正能量。
二、全面滲透，夯實基礎，以文化之力為管理提升注入原動力
區站是企業文化建設的前沿陣地，班組是企業文化建設的最小細胞，員工是企業文化建設的創新主體。
與區站建設相融合，外樹形象，內聚人心。優美的企業環境、良好的企業形象，是企業文化建設的重要組成部分。重慶氣礦努力通過“外化于形”塑造企業形象，“內化于心”鑄造企業之魂。一是形象塑造增魅力。制作宣傳片《大跨越》及宣傳畫冊《激情燃燒，氣勢如虹》，拍攝《雪蓮》、《采氣女工》DV電視，單列企業文化建設專項費用，打造目視化工程。二是內聚人心添活力。修建塑膠籃球場、健身房等場所，購買勵志書籍，開展井站送文化活動，凝聚了人心。
與班組建設相融合，以人為本，打造品牌。重慶氣礦以開展“五型”班組創建活動為契機，大力實施班組親情化和能動化管理，積極打造品牌班組。定期員工體檢，配備防護用品、藥品等，親情化管理注入溫馨關愛;創新實踐班組自主管理，扎實推進“千隊示范工程”建設，能動化管理注入個性特征。氣礦相繼打造了臥龍河集氣總站HSE培訓模式、梁平作業區天東29井自主管理、墊江作業區臥南增壓站大屬地管理、萬州作業區高峰站和諧管理等一系列班組管理品牌。
與人才建設相融合，搭建平臺，提高素養。按照“用好現有人才、穩定關鍵人才、引進急需人才、培養未來人才”的思路，充分調動員工推進文化創新、助推管理升級的積極性和主動性，大力抓好思想政治教育與業務技能教育的有機結合，為氣礦又好又快發展提供強有力的人才支持。強化政治素養建設，大力開展大慶精神、鐵人精神和川油精神學習教育，扎實推進職業道德教育。強化管理（專業技術）隊伍管控能力建設，制定出臺勘探、開發、安全、財務等專業人才隊伍建設指導意見，積極試行氣礦內的崗位交流調整。
三、有效積淀，持續創新，以文化之力為管理提升增添新平臺
推進文化助推管理提升，必須加強“大氣文化”在安全環保、勘探開發、經營管理等方面的深度融合，以管理創新為突破口，以創新跨越為目標，真正形成“大氣文化”和生產經營管理的雙發驅動。
深化安全環保管理，推進體系建設。注重企業文化建設與安全管理的有機結合，實現安全管理與“大氣文化”的良性互動，著力打造特色安全文化。深入開展“我的崗位我負責、盡職盡心保安全”主題實踐活動，積極落實“工作循環分析、目視化管理、上鎖掛牌”等工藝安全管理舉措及“個人安全行動計劃、安全經驗分享、安全觀察與溝通”等行為安全管理舉措，建立氣礦、作業區、班組三級應急救援體系，打造良好的安全文化。
拓展勘探開發內涵，明晰管理思路。以文化建設為引領，解放思想、轉變觀念，拓展管理內涵，舉創新之旗，充分整合勘探開發技術資源力量，在“勘探開發一體化”進程中明晰思路、創建特色。堅持“主攻一片、拓展兩層、準備三套”勘探思路，推行“一井一策”、“一機一制”、“一線一規”精細化管理模式，勘探開發工作實現整體推進。
企業文件管理方法范文4
創新是每個企業生存與發展的不竭源泉和動力。企業的創新應從企業增強市場競爭力的需求出發，構建和運用新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式或要素組合引入企業管理系統以更有效地實現組織目標，促進企業的發展，這就是管理創新。在企業發展壯大的過程，隨著業務的增長和管理水平的不斷上升，會產生大量的技術標準、管理標準和工作標準等文件，企業就可以在構建標準化管理體系的基礎上，對這些文件進行科學的管理，同時注入新的管理創新理念來提升管理效率。例如：企業可以對各類體系文件進行系統的整合，然后導入PDCA這樣一種科學的文件管理模式，形成獨具特色的一體化文件分類體系，從而提高文件管理的有效性和效率，有效地推進企業的文件管理創新上水平。
一、企業標準化管理活動的開展
第一，標準化。企業標準化就是為在生產、經營、管理范圍內獲得最佳秩序，對實際的或潛在問題制定共同的重復使用的規則的活動。工業企業在建立與健全標準化工作機制的同時，應緊密結合生產和實際工作，以高標準、嚴要求、重落實的工作標準來確保企業標準化工作的質量和水平，并且不斷地完善標準體系。同時依托管理創新，把企業先進的管理標準和技術標準與國家或行業標準相結合，瞄準國際先進水平，不斷地完善與創新標準的內容，真正做到以文件管理創新為手段為企業管理服務的理念貫穿到各項工作的始終。
第二，企業標準體系建立的重要性?，F代企業科學管理的基本功能之一就是管理體系標準化。但是，很多企業在文件化的過程中由于沒有建立標準體系，且缺乏對文件的有效控制，影響了企業的管理效率。有的企業只重視產品標準的制定和貫徹，忽視與產品標準相配套的其他技術標準、管理標準和工作標準；有些企業標準化競爭的意識不強，沒有把標準化作為適應經濟發展的戰略途徑；有的企業在制定標準的時候并沒有把產品的質量、安全、生產率、節能降耗、成本控制等確定過程的關鍵績效指標的內容進行標準化；有的企業管理機制落后，企業標準化科研成果少或缺乏將自主知識產權固化在標準中加以保護，標準體系不完善；有的企業管理層對文件管理的重要性認識不足，雖然付出很多時間和精力組織分類，結果卻也不盡人意等等。這些都是工業企業標準化管理暴露出的差距和不足。因此，對企業而言，建立健全的管理標準體系，只有夯實“企業標準體系”這塊地基，才能有效地促進企業形成一套系統、協調、完善的管理體系和運行機制。
做好企業標準化工作，對開發新產品、改善經營管理、調整產品結構等方面能夠發揮重要作用，特別使得產品生產加工步入標準化管理軌道，加強企業標準化管理，也是促進公司提升產品質量和檔次，提高市場競爭力的有力手段。第一，企業為實現戰略目標，將其生產服務、經營、管理全過程需要實施的標準，運用系統管理的原理和方法將相互關聯、相互作用的標準化要素加以識別、制定標準、建立標準體系后進行系統管理，有利于發揮標準化的系統效應，有助于企業提高管理效率和有效性。第二，企業對體系文件進行系統整合管理，使文件管理變得井然有序，為建立完善的管理體系和運行機制也奠定了良好的基礎。第三，通過標準體系的建立、實施與改進，企業能夠提升各項管理工作的協同水平，為建立起良好的企業秩序，同時也為企業追求“卓越績效”打下堅實的基礎。
二、標準體系表——板塊模式
第一，企業標準體系表模式。企業標準體系表主要適用于公司建立、健全、完善標準體系，為企業和員工了解企業標準化的整體藍圖提供了依據。作為促進企業標準的組成實現科學、合理、有序的重要手段，也是促進企業產品開發創新、加快技術改造和提高經濟效益以及實現企業科學管理的標準化指導文件。主要有以下三種模式：
簡易模式：主要按技術標準體系、管理標準體系和工作標準體系直接展開，這種模式主要適用于標準數量較少，標準的層次結構關系較為簡單的中小型企業。
集成模式：主要分為三層，第一層是基礎標準，第二層為企業技術標準體系和管理標準體系，第三層是企業工作標準體系。此模式適用于大多數工業企業，對于服務性企業、其他非盈利的組織機構，特別是跨國、跨省公司，采用此模式進行管理更加適合。
板塊模式：主要采用功能歸口型結構和層次結構相結合的表達形式，由企業基礎管理板塊、資源管理板塊、產品實現或服務提供板塊、檢查改進板塊組成，形成四大類功能分別歸口的結構。此模式特別適用于實施過“質量管理體系”的企業或組織，涵蓋了基礎的技術、管理和工作標準。
第二，選擇板塊模式。
首先，板塊模式選擇的依據。
根據企業的方針目標，建立以企業基礎管理板塊、資源管理板塊、產品實現或服務提供板塊、檢查改進板塊形成的板塊模式體系，以技術標準體系為主體，管理標準和工作標準體系相配套，包括企業標準化工作管理要求在內的企業標準體系。
運用最新科技、生產操作和管理經驗，不斷優化標準體系結構，使各管理模塊的標準體系始終處于相互關聯、相互協調功能的最佳狀態。
評價和確認是推動體系運行和保持體系有效性的動力所在，在各管理模塊建立的基礎上，持續改進標準體系的有效性。
其次，板塊模式選擇的優勢。
選擇板塊模式的標準體系表應與工業企業的實際生產經營管理相契合。企業在體系建設的過程中，通過梳理企業有關的生產經營管理過程和整體業務流程的關鍵點，確定以功能歸口型結構和層次結構相結合的板塊模式的運用。通過分析了解到：板塊模式的選擇更適合現代工業企業體制比較健全、流程管理較為順暢、標準較為清晰和完善的企業。
在此基礎上，再導入PDCA的科學管理模式進行優化，建立起一體化的文件分類管理模式，能夠使工業企業的文件管理最終實現系統整合、檢索快捷高效，并達到知識共享的目的。
第三，PDCA文件管理模式的構建及運用。
首先，PDCA管理模式的導入。
科學的管理首先體現于科學的方法。PDCA循環方法是美國質量管理專家戴明博士最先提出。工業企業進行全面質量管理的程序基本是按PDCA的模式推進。PDCA循環的四個階段，體現著科學認識論的一種管理手段和一套科學的工作程序。PDCA管理模式的導入，具體可以運用在企業標準體系建立后，結合工業企業自身的生產實際和管理側重點，然后運用PDCA的管理模式對文件進行重新整合。具體內容如下：
企業綜合管理（P）：包含整體策劃管理標準、黨政行政管理標準和企業工作標準；
資源管理（D）：包含人力資源、基礎設施、信息資源、工作環境、供方及合作關系、自然資源和財務資源的技術標準和管理標準；
產品實現及服務提供（D）：包含產品標準、過程策劃、采購管理、生產工藝、質量保證方面的技術標準和管理標準；
測量分析與改進（C、A）：包含過程檢測、數據分析、改進管理方面的技術標準和管理標準。
其次，PDCA文件管理模式的優勢。
企業標準化的持續改進，是企業整體業績的一個重要組成部分，也是提高企業標準化水平的同時，不斷適應生產、經營、管理等要求能力的周而復始、循環上升的過程。為此，在標準化過程中結合PDCA的管理模式對文件進行管理，也是企業標準體系運行和改進的重要方法。企業建立起以標準體系為基礎，導入PDCA的文件管理模式，對各類體系文件進行系統整合并優化，形成企業的一體化文件分類體系的優點在于：
運用PDCA的文件管理模式，能使業務與文件的契合水平不斷地得到提升。一方面，通過分析企業綜合管理、資源管理、產品實現及服務提供、測量分析與改進這四大模塊的文件，對照部門和個人業務的內容，員工可以衡量自己的業務水平與文件的要求是否一致，并在PDCA思路的指導下，更好地改進業務水平并提高文件的執行力。另一方面，管理人員能夠系統地了解公司整體運作模式，清晰整個業務流程，有助于從整體上把握公司的流程管理，促進公司的整體業務流程的不斷優化。
有效地促進企業標準體系和標準化運作過程的優化。按照PDCA的管理思路，企業明確了體系建設的重點，在指導編制有關的標準的組織實施過程和對標準的實施進行有效地監督與改進，通過有目的、有計劃地對企業標準體系進行規劃、測量、評價、分析和改進，能大大地提升工業企業的標準體系管理水平。
展現出企業文件管理的全局性和系統性，促進實現企業文件管理的系統整合，檢索快捷、高效化和知識共享的目標。通過理論和實踐的結合，真正地使企業文件管理體系實現系統化、層次化、合理化、高效化，明確了企業標準化工作的努力方向，有利于我們工業企業結合實際生產管理走出一條獨具特色的文件管理新路子。
企業文件管理方法范文5
【摘 要 題】文件學
【關 鍵 詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點
在信息技術飛速發展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。
國際上有關電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，據筆者不完全統計，世界主要國家、地區和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。
這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(era)、澳大利亞的電子文件管理戰略及元數據標準(vers)、歐盟的電子文件管理通用需求(moreq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護國際研究項目(interpares)以及iso關于文件管理的相關標準等。經過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：
一、電子文件管理的頂層設計——國家戰略的提出
西方發達國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰略問題，認為戰略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數字信息戰略”；2005年美國的era項目負責人在向國家數字戰略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯邦機構的電子文件管理提供政策、戰略、指導和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容，納入國家電子政務建設之中，并開展了電子文件管理戰略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發生了戰略轉型，開始由機構層面向國家層面轉變。以頂層設計帶動整體規劃，以國家戰略帶動全面發展，將是今后電子文件管理的趨勢。
2006年5月中國人民大學的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略”，標志著我國的電子文件管理走上了頂層設計、全面規劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰略時說：“十一五是一個信息化發展的轉折點，我們國家的信息化已經從戰術轉為戰略?！笨梢姟半娮游募芾韲覒鹇浴钡奶岢雠c我國信息化戰略轉型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰略就是從國家層面進行統籌規劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調控能力，從而確保這部分國家信息資源的現實安全和長久真實。電子文件管理國家戰略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現行分散管理狀態下潛在的風險，從根本上控制各機構（地區）電子文件管理低水平重復現象，大幅提高研發效益有著重要意義。
二、電子文件管理理念——集成管理
多年來，在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達成了共識：信息時代電子文件的最優化管理就是集成管理。在iso檔案文件管理分技術委員會(iso/tc46/sc11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標準(iso 15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構職能及業務流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋?？梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。
“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續體之中的全程管理。它要求利用文件連續體模式設計電子文件管理系統，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實現一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，正如interpares項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著interpares研究的深入，將繼續證明這樣一種觀點：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統的設計進行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機構的主要職能及業務工作流程，對流程中各個節點產生的電子文件的情況有預期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預電子文件管理系統設計，從而成為“文件保管政策的制定者、標準的制定者、文件保管系統和執行政策的設計者”②。同時，集成化管理還強調了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優勢結合起來，實現優勢互補，效用共享，最大限度地放大系統功能，提高電子文件管理系統的整體功效?！凹晒芾怼币殉蔀閲H電子文件最優化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。
三、電子文件保管模式——集中管理
針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中，各國的認識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。
集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學提出的方案，這一方案的代表人物是interpares項目的負責人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認為電子文件的保管與紙質文件相似，也需要經過兩個階段：一是文件生成機構使用文件，并通過一些方法來保護電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。
美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(era)。這項由美國國家檔案與文件管理署(nara)組織的、經過6年前期基礎研究、耗資3億美元、并將進行為期6年的系統研發的大型項目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯邦政府任何部門產生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產生全面的示范效應。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機構生成到通過網絡接收進館的全程無縫管理為目標，牽頭制定了《基于互聯網的無縫連接數字檔案在線服務計劃》，以促進全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產生的電子文件。可見，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務網絡的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機構，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協調全國電子文件管理系統的互聯互通方面發揮著核心和樞紐的作用。如何充分發揮我國集中制管理的優勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實現國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。
四、保證電子文件證據價值的關鍵——管理系統的功能需求
電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統管理方法，軟件功能是否科學、完善，直接關系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示：規范電子文件管理系統的功能需求，將成為保證電子文件證據價值的關鍵。為此很多國家和地區制定并大力推行電子文件管理系統的功能需求標準。
2006年4月15日國際標準化組織正式的《信息和文獻——描述文件管理需求標準指南》(iso22310:2005)，是應用于開發文件管理需求的任何機構組織的最高層次標準，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（moreq，將于2007年推出新版），詳細規定了電子文件管理的需求及管理元數據，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ed/rms（電子文檔／文件管理系統）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯合會”(aiim)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統功能需求”項目，更加全面而透徹地分析了集成系統的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統或政府機構的《電子文件管理應用軟件設計評價需求報告》（dod5015.2-std，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規范指南》……這些管理系統功能需求規范在一定范圍內得到了有效的應用，在國際上具有廣泛的影響。
制定并電子文件管理系統的功能需求規范，是解決電子文件證據作用的關鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統的性能和質量的有效舉措。為避免低水平重復研發現象，我國也應當盡快出臺我國的電子文件管理系統功能需求規范，尤其是適用于國家機關的系統功能通用需求規范，并通過對電子文件管理系統的質量認證、推介示范產品等措施推動實施，為電子文件管理軟件供應商制定規則，為機關文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標準，從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。
五、電子文件管理走向——國際化與標準化
分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發現早期研究項目主要是某一類機構從自身需求出發研究電子文件管理的相關問題，得出的結論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統一標準和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標準化。
尤為值得關注的是國際標準化組織檔案／文件管理分技術委員會(iso tc46/sc11)的標準化工作，它反映出國際社會在文件管理領域取得的共識，其關于文件管理的系列標準有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領域制定相關標準規范提供了基礎和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰略正是基于《信息與文獻——文件管理》(is015489)和《開放檔案信息系統參考模型(oais)》(iso14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項目都以文件連續體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經驗，吸納世界范圍內具有廣泛影響的研究成果，如interpares、moreq等項目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅實的實踐基礎和理論依托。
立足于國際標準和基礎研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統一標準實現文件信息的互聯互通，對于實現基于信息共享的公眾信息服務有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務系統》(gils)框架與標準、澳大利亞基于國際元數據標準dublin core制定的《澳大利亞政府資源定位服務》(agls)已經充分證明了這一點。同時，文件與檔案信息管理的國際標準也為電子文件管理的質量檢驗與國際認可提供了最優化評估的準則，是機構電子文件管理是否采用國際先進經驗、管理是否高效、服務是否滿意的重要標志。
六、電子文件管理問題的解決之道——聯合協作
隨著研究的深入，人們越來越認識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業領域的人員所能獨立解決的問題。聯合協作才是電子文件管理問題的解決之道。
世界上許多國家的專家學者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規范。iso信息與文獻工作技術委員會(iso/tc46)與iso的其他技術委員會（如tc42、tc10、tc171、tc176等）及國際研究機構（如國際檔案理事會、國際圖聯、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯系，以協調相關標準、采納相關成果。美國國家檔案與文件管理署(nara)也在不斷加強與其他聯邦政府部門、社會機構以及公司企業的合作，其era項目的合作伙伴達20個之多。在歐洲，負責起草moreq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統和信息技術管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關技術集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。
知識經濟時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關各方結成合作伙伴關系成為可能，也成為必然。這種聯合協作不僅意味著其他機構會優先向我們提供研究技術和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機構的研究進度和發展規劃，從而建立起更緊密的合作關系，推動電子文件管理研究的進展。
企業文件管理方法范文6
關鍵詞：電子文件 項目管理 軟件應用 Documentum
1.引言
工程總承包項目，即工程的設計、采購、施工試運(EPC)由一個國家的政府部門、公司、企業或項目所有人(工程業主或發包人)委托工程承包人負責按規定的條件實施完成。做好工程總承包項目文件資料管理，對各類文件資料進行分析歸類，系統整理，優化組織，使之成為準確翔實地反映工程總承包項目真實面貌的有價值的信息，從中總結出有利于項目順利實施的做法和經驗，使項目管理逐步與國際接軌，向國際水平靠攏，這是工程總承包項目中一件意義重大的事情。工程總承包項目的文件資料指從項目投標、合同簽訂、工程勘測、設計、采購、施工安裝、試運投產、竣工驗收、質保期服務，以及工程變更索賠、結算付款等工程項目實施全過程中形成的不同載體形式的文件資料的總和，具體內容包括招投標文件、會議紀要、總包合同、分包合同、施工圖紙、采購詢價訂單文件、承包單位與業主、國內外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產品設備文件資料、動態反映項目實施進度的日報周報月報、施工技術程序文件、質量檢查文件、項目管理文件、交工驗收文件、變更索賠談判文件等等。工程總承包項目文件管理，簡言之就是貫穿于工程實施全過程的文件、圖紙等各類資料的接收、發放、登記、保管、利用及存檔工作，目的和作用是為工程實施和變更索賠提供有說服力的文件支持，為實現工程項目經濟效益和社會效益最大化提供切實有效的信息服務。根據國際有關文獻資料介紹，項目實施過程中存在的諸多問題，其中三分之二與信息交流(信息溝通)的問題有關：項目10％－33％的費用增加與信息交流存在的問題有關，在大型建設工程項目中，信息交流的問題導致工程變更和工程實施的錯誤約占工程總成本的3％－5％。由此可見文件管理的重要性。作為總包商，在項目實施過程中以上數據和記錄的主要載體則是項目部與業主及項目相關方之間往來的與本項目有關的各類文件資料。因此項目文件管理在項目管理過程中也變得越來越重要。項目文件資料管理應適應項目管理的需要，為預測未來和正確決策提供依據，提高管理水平，為此應建立項目文件資料管理電子化、系統化，優化信息結構，實現項目管理信息化。
2.文件電子化在項目管理中的重要性
從前，項目文件管理基本遵循隨著傳統的檔案管理模式。近年來，隨著計算機技術及網絡技術的發展，電子文件的大量涌現，傳統的檔案理論受到了不同程度的挑戰。電子文件不僅在可以克服紙質文件的局限性，做到快速、多途徑的全文檢索，以及隨時隨處的網上利用，多用戶同時使用；還能根據需要建立文件間的多維聯系，可以在其中標明紙質文件的存放位置，便可以方便的找到對應的紙質文件。這樣既減輕了文件保管壓力，也減少了因文件保管不善等問題造成文件缺失，更簡化了項目結束后的歸檔問題。因此，重視實施對文件電子化的管理成為發展中的一種必然趨勢。
3.文件管理軟件的應用
文件管理軟件是管理項目中電子文件的一大利器。Documenumt是美國EMC公司提供的一個全球領先的企業級內容管理、知識管理、文件管理的平臺。該系統采用先進的應用架構、以實用為根本準則，通過良好的系統設計和高質量的二次開發，使得系統既能滿足當前的業務需求，又能適應未來發展；是一個高效、安全可靠、易擴展的系統平臺。該系統采用B/S基礎體系結構，服務器端統一配置和管理文件數據，用戶通過客戶端的Web瀏覽器執行各自的業務操作和管理。用戶訪問該系統的工作地點除了公司內部網絡外還可能是工程實施現場、甚至是外部的廣域網。Documentum在海量存儲、安全管理、快速定位，信息共享和內容關聯等方面具有很強的能力，能夠為項目電子文件管理提供底層的有效支持，滿足相關業務的需要，提升項目文件管理的價值。
以筆者公司為例，自2010年開始正式將Documentum項目文檔管理系統投入到項目中使用，在運行的2年中，大大提高了項目文檔的管理水平，以及項目文檔的使用、利用效率，有效的解決了項目中文件電子化的問題。該系統以項目文檔業務為切入點、網上電子化文件管理為目標，構建起一個企業范圍的項目文檔管理和公眾服務平臺，為企業員工提供統一、方便快捷的項目文檔查詢、查閱渠道；為文檔人員解決繁雜的紙質文件管理和借閱管理問題。實現項目文件電子化以及管理海量化存儲和用戶間安全可靠傳輸，并通過領先的搜索技術在海量文檔中快速查詢文件資料，細粒度的權限分配實現控制查詢、閱讀權限控制功能。
項目文檔管理系統，對公司的運行項目文件進行全面整合，將大大提高文檔資料整理和檢索效率。系統為企業帶來很多無形的價值，通過授權，員工甚至可以快速的學到其他項目、其他員工的知識，協調正在進行的業務活動，員工獲取業務知識的途徑將更多，獲取業務知識的速度將更快、更便捷。
本系統有效的解決了：
（1）文檔存儲：防止由于企業員工筆記本的丟失，機器損壞，以及員工離職，交接遺漏等，造成企業重要文檔的永久丟失；解決由于某人出差、請假等，沒法快速便捷地獲取文檔等問題；
（2）文檔版本管理：避免出現文檔已經被更新了，仍然用老版本的文檔，或者混淆不清的狀況出現?？梢噪S時看到的是最新的版本，隨意查看歷史版本；
(3)文檔安全性：防止員工的惡意刪除、誤刪除造成的文檔丟失。通過文檔的權限管理是保障文檔安全。比如：不同部門的人是否能夠隨意的查看、修改甚至刪除其他部門的文檔；不同職位的人（如：部門經理和部門普通成員）是否對文檔有同樣的操作權限等；
(4) 協同工作：可以同時多人瀏覽，異地查看，大大提高了工作效率；
(5) 規范化歸檔：項目文檔規范的整理，明顯減少最后歸檔的工作量，避免了重復勞動。
