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學生誠信檔案管理辦法范文1
關鍵詞：檔案管理；科學化；規范化；學生素質
中圖分類號：G642.0 文獻標志碼：A？搖 文章編號：1674-9324（2013）06-0279-02
高職院校檔案管理工作是一項基礎性工作，是高職院校管理不可缺少的重要環節，也是衡量高職院校管理水平高低的重要標志之一。逐步實現檔案管理科學化和規范化是提升學生綜合素質的必由之路。
一、對高職院校檔案進行科學化管理，提高檔案管理工作水平
1.認真貫徹高等學校檔案管理辦法，切實加強對檔案工作的領導。高等學校檔案管理辦法是我國高校檔案工作重要的政府部門規章，進一步明確了我國高校檔案工作的管理體制，突出了高校檔案工作的內涵建設，強化了高校檔案工作的條件保障機制，指明了高校檔案工作服務的方向。高校檔案管理部門要充分認識高等學校檔案管理辦法的實施對推進高校規范化管理和科學建設的重要意義，積極組織學習宣傳活動，深刻領會其實質和內涵，把貫徹執行高等學校檔案管理辦法列入學校工作的議事日程，并作為檔案普法的重要內容之一。要建立健全高校檔案工作由高校校長領導的工作機制，把高校檔案工作納入學校整體發展規劃，納入學校各部門工作職責，與其他各項工作同步、協調發展。
2.進一步完善檔案管理體制和各項工作制度，加強檔案隊伍建設。對學校檔案工作實際情況進行一次全面檢查，并針對發現的問題，進一步完善檔案管理體制，建立與學校辦學規模相適應的檔案工作機構，配備業務素質好、組織管理能力強的檔案機構負責人，落實專職檔案工作人員的編制，保證他們在職稱、職級和工資福利上享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。高職院校檔案工作機構要認真履行管理職責，進一步完善各項檔案管理制度，加強對專兼職檔案工作人員的思想教育和業務培訓，不斷提高檔案工作人員的業務素質和工作水平，保持高職院校檔案隊伍的相對穩定，確保檔案事業不斷向前推進。
3.嚴格執行檔案工作的各項要求，不斷提高高職院校檔案管理水平。高職院校檔案機構要加強對學校各部門及下屬單位檔案工作的指導和監督力度，嚴格規范檔案管理工作，堅持不懈地加強檔案基礎業務建設。高職院校要以檔案信息資源建設為核心，樹立以人為本和重視民生檔案的理念，根據實際情況，采取集中管理或設立分室的方式管理學校各種門類和載體的檔案，要加強重點建設項目、重大科研項目、重要會議、重大活動的建檔指導工作，豐富檔案門類，優化檔案館（室）藏結構，要不斷推進高職院校檔案信息化建設，對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，探索電子文件的集中管理、長久保存和有效利用，開展傳統載體檔案數字化、基礎檔案數據庫建設，實行文檔一體化管理，高職院校要加強對檔案安全工作的領導，牢固樹立安全第一、預防為主的思想，嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制，一級抓一級，層層抓落實，確保檔案安全萬無一失。
4.豐富檔案利用工作的內容和手段。高職院校檔案機構要圍繞學校大局，為學校教學、科研及各項管理提供檔案利用服務。高職院校檔案機構要制定相關的利用辦法，簡化利用手續，配備利用設施，對可開放的檔案，應專門編制利用指南和開放檔案目錄，積極開展編研工作，并通過檔案陳列、展覽、媒體、網站等多種途徑，開展檔案宣傳。
5.確保檔案工作所需經費和物質條件，加快檔案現代化管理進程。高職院校應根據學校檔案事業發展的實際需要，不斷加大對檔案工作的投入力度，落實檔案庫房及所需設備，將檔案工作所需經費列入學校預算。根據檔案館建設標準，對不適應檔案事業發展的檔案館庫及時進行改擴建或新建，改善檔案保管和利用條件，確保檔案實體的安全。要設立專項經費，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與數字化校園建設同步進行。
二、高職院校檔案在提升高職生素質方面作用明顯
高職院校檔案是指高職院校在教學、科研、黨政管理、學生及其他各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。其重要特點即是它的原始性強，具有其他資料不可代替的功能。隨著高職教育的不斷發展和高職院校辦學規模的擴大，高職院校的檔案工作已成為服務素質教育的重要一環。素質是指人在先天生理條件的基礎上，經過后天教育和社會環境的影響，由知識內化而形成的相對穩定的心理品質。高職院校的素質教育是全面提高學生的思想品德、科學文化知識、專業技術知識、心理素質的教育。素質教育注重形成學生的獨立人格、精神風貌和精神力量，注重發展學生的公民意識、現代意識和思維方式，注重學生創新精神的培養。高職院校檔案也可作為素質教育的途徑之一，高職院校檔案是對歷史的記錄，是知識的載體和文化的傳播源，匯集著大量的信息，是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。高職院校的檔案經過長期積淀，其文化貯存功能、傳播功能和教育功能明顯。
1.較為豐富的館藏為高職學生素質教育提供了堅實
的基礎。高職院校檔案室是檔案信息資源的寶庫，記載和傳承著本校的發展歷程、事件、人物、經驗教訓和重要成就，包括歷任校領導、知名校友或校內著名專家學者的活動照片、獲獎證書、書稿信札等檔案資料，還有大量的實物載體，具有豐富的歷史文化和思想內涵。檔案工作就是要喚醒“沉睡”的歷史，讓大學生進入檔案室就能感觸到真實鮮活的史料，使他們在潛移默化中接受高校文化的熏陶，培養他們知校、愛校的自覺性；培養他們追求真理、自強不息、超越自我的人文精神。
2.高職院校檔案網絡平臺應成為開展素質教育的重
要渠道。網絡已經成為大學生獲取信息、表達觀點和交流思想的主要平臺。因此，高職院校應利用檔案信息數字網絡化的有利條件，借助校園網絡發揮檔案信息的服務、宣傳和教育功能。例如大學生的誠信檔案可成為加強學生誠信教育的重要手段；貧困生檔案和社會資助檔案能使大學生切身感知社會的溫暖；典型的師德檔案可以觸及大學生的靈魂；名人檔案可以更加激發大學生使命感和奮斗熱情；教學、科研、行政檔案和重大突發事件檔案以及實物和聲像檔案等，都為高校加強大學生人文素質教育和思想政治教育提供了源源不斷的生動素材。
3.經典檔案在高職學生素質教育中具有不可替代的
優勢。曾經在校園里生活、學習和工作過的典型人物以及生動的歷史事件比課堂上生硬的說教更易被大學生所接受。例如，2011年4月20日，同志視察清華大學，在參觀校史展時，清華大學校長顧秉林向同志贈送了他當年在清華大學學習時的學籍卡?？梢姡瑱n案室（館）珍藏的每一幅圖片、每一本證書和書稿信札等經典檔案資料都承載著前輩們艱苦辦學、崇尚學術、追求卓越的思想境界；承載著前輩們孜孜不倦、奮發圖強的品德情操，對激發大學生的榮譽感和責任感都具有強烈的感染力。
高職院校檔案蘊涵著豐富的文化精神和濃厚的人文氛圍，特別是一些學校悠久的歷史、光榮的傳統、優良的校風以及辦學成果，對學生陶冶情操、砥礪德行、磨煉意志、塑造自我，尤其是對學生非智力因素如人文精神、心理素質、團隊意識、人格和國格意識的培養，都起著潛移默化的熏陶的作用。
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學生誠信檔案管理辦法范文2
1.檔案管理意識淡薄。長期以來，學校領導和學生檔案管理者一般都對學生檔案工作重視不夠，認為學生檔案沒有實用價值,將其束之高閣。更無法談及耗費人力、物力以及財力來進行信息化，導致學生檔案工作相當被動，這是阻礙檔案工作信息化的根本所在。
2.管理體制雜亂，相關人才短缺。雖然2008年8月20日出臺的《高等學校檔案管理辦法》明確指出學生檔案成為高校檔案管理工作的一個分支，但目前為止，國家方面并沒有下達使學生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現學生檔案管理部門雜錯、各行其是的歸口不統一局面。由于各高校自身的特點，檔案館、人事處、招生部門均有可能成為學生檔案管理部門，其中較為常見的是在粗放式管理下由各院系輔導員和專職檔案管理人員協同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關人才十分短缺。
3.管理制度缺位。國家雖然制定并頒布了不少法規條令，但就高校學生檔案管理這一項工作卻并未提及，導致科學規高校學生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學生檔案管理制度嚴重缺位。尤其是多個校區分散的綜合性高校，學生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉遞等流程缺乏統一標準，出現填寫時間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關不嚴格、移交手續不規范等問題，甚至造成學生檔案丟失甚至失真，從而無法發揮高校學生檔案的原始憑證作用。
4.高校學生檔案的管理手段滯后?，F如今，由于種種原因，絕大多數高校的學生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機歸檔、紙質為主的進程中，未加以計算機和互聯網的輔助，造成管理手段滯后，嚴重制約了開發與利用學生檔案的信息資源。
二、高校學生檔案信息化管理對策分析
傳統的高校學生檔案管理模式已經無法適應現階段的工作需求，在科技飛速發展、社會多元化的今天，高校學生檔案管理工作應立足信息化背景從技術、制度、管理和服務等多種角度探求高校學生檔案信息化管理的新模式。
1.從思想根源著手，轉變態度，加強認識。學校領導和檔案管理人員應轉變對待學生檔案工作的思想誤區，提高重要性認識，貫徹實施學生檔案有利于學生工作開展、教育質量提高、人才全面發展的教育理念。與此同時，借助校園網、廣播站等媒介大力宣揚檔案的重要性，強化廣大師生的檔案意識。在信息化方面，必須摒棄認為利用幾臺計算機簡單存儲一些電子數據就是實現檔案管理信息化的錯誤理解。高校領導應積極帶領檔案管理工作人員認真研習有關檔案管理信息化的政策方針，并針對發現的問題組織開展專題討論，使各院系輔導員和專職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達成重要性和必要性的共識，為實現檔案管理工作智能數字化的健康持久發展美好愿景打下堅實基礎。
2.改革學生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門雜亂的情況，高校學生檔案應統一歸校檔案館管理并專職負責，同時要協調處理好檔案館與學生檔案形成的各相關部門如教務辦、學生工作部以及學院等之間的合作關系，結合高校自身實際情況，建立以各學院為基點向校檔案館過渡的科學系統的學生檔案管理體制，實行集中統蘭臺縱橫一管理。新生入學檔案、在校期間形成的文件資料、畢業生檔案信息等先經輔導員整理，之后提交到學校檔案館，由專業的檔案管理人員檢查，各部門之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學生從入學到畢業的成長資料，保證為有關部門單位呈現最真實可靠的原始學生檔案。
3.建立檔案管理制度。高校學生檔案由于具有連續性和周期性的特點，因此各高校應根據自身實際情況并結合人事檔案管理的相關規定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉遞等環節制定統一的標準，建立一套適合自身檔案管理特點的、比較完善的檔案管理制度來保障各個部門之間的工作銜接。建立紙質檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當今高校學生檔案管理工作的趨勢所在，是實現電子信息化的安全措施。因為信息網絡時代的到來，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學生檔案的工作效率，但在涉及轉遞檔案、出具檔案證明文件等關乎法律方面的重要活動時，仍要以紙質檔案作為基準。管理制度的建立應從以下收集歸檔、查閱借閱、轉遞等三方面具體開展：在學生檔案收集歸檔過程中，明確各部門檔案材料的歸檔時間和歸檔手續，輔導員也應積極主動地與其他形成檔案材料的部門溝通、合作，做到隨著檔案形成及時歸檔并錄入信息系統，使學生檔案盡量處于完整連貫和最新狀態，從而避免畢業時集中突擊整理，同時做到歸檔標準制度嚴格統一，推動學生檔案工作的規范化進程；在內容收集上，也應按照素質教育的人才培養方向，合理擴大范圍，將誠信檔案、心理檔案、科技創新參與情況等一并納入學生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現象，積極鼓勵師生及有關單位查閱檔案。高校應建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴格監督借閱人員辦理登記手續，同時借閱者也應提高自身素質，做到遵守保密制度，堅決杜絕隨意復印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現象。轉遞環節需要建立更為完善周詳的轉遞制度，以確保檔案在遞交過程中萬無一失。學生檔案在畢業時會面臨時間緊迫、數量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環節、方式和手續上嚴格轉遞制度勢在必行，從而消除安全隱患。
4.信息化系統開發。高校實施數字化檔案管理體系的前提是要投入專項資金，加強軟件、硬件建設，如購買電子計算機、引進開發數據庫等，在配套設施齊全的基礎上建立一套完善的有本校管理工作特點的學生檔案管理信息系統?；谏鲜鎏岬降母咝W生檔案由檔案館集中統一管理這一特點，并充分發揮校園局域網的網絡優勢，我們決定實施一套以Web為平臺的高校學生檔案管理信息系統。安裝應用非常便捷的Browser/Server架構，即支持多種操作系統的Web瀏覽器與運轉效率極高的ASP服務器客戶端協同工作，加以適應性超強的MSSQLServer數據庫進行數據交互，使得這套學生檔案管理系統在遵循實用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統模塊分為檔案館、教務處、學院以及學生四大類，按類型分配權限，不易出錯，解決了高校學生檔案材料來源廣、部門多帶來的工作繁瑣，實現了學生檔案在建立、收集、整理、轉遞以及查詢等環節真正意義上的信息化與數字化。
5.檔案信息采集錄入。針對各高校新生入學期間建立及收集的各種檔案材料，在檔案館的統籌下，應準確無誤地盡快錄入預設系統。在校期間的學生檔案管理工作應做到隨學生在高校學習、生活及社會實踐中各種檔案材料的產生及時完成遞交任務，包括接收信息、查閱信息、歸還信息等數據，并在檔案館工作人員嚴格審核后載入學生檔案管理信息系統，做到隨檔案的生成動態地收錄。對于畢業生檔案管理，集中歸檔大量有關畢業的檔案材料，并將畢業生歸檔材料信息、就業信息以及轉遞給有關單位的信息等完整錄入到系統中。
