前言：中文期刊網精心挑選了采購檔案管理的重要性范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
采購檔案管理的重要性范文1
關鍵詞：民辦高校;招標;檔案管理;措施
民辦高校在迅速發展過程中，各類教育教學設備投入不斷增加，民辦高校招標采購工作內容日趨增多。民辦高校招標采購工作是學校管理工作的重要內容之一，是保證學校教育教學、科學研究、人才培養任務目標實現的前提。在招標采購的過程中，招標檔案積累的數量逐步增多，科學、合理的做好招標檔案的管理工作，是保證招標采購工作規范開展、有效實施的重要途徑。做好招標檔案規范化管理，是服務學校教育教學發展的重要方式，是衡量民辦高校管理水平、管理能力的重要標準。招標檔案作為民辦高校招標活動的重要歷史記錄，是民辦高校各項招標采購活動的真實反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，招標檔案規范化管理是民辦高校必須要給予充分重視的內容。
一、民辦高校招標檔案管理的現狀
招標檔案是招標項目具體實施及驗收執行的依據，是對招標項目完整、真實的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標體制、實現招標采購工作規范化的重要環節。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實際的招標采購制度，并建立了相應的招標采購檔案管理制度，但在實際實施過程中，缺乏具體實施的機制，對招標采購檔案管理工作沒有給予足夠重視，存在較多的問題，主要表現在以下幾方面：
（一）招標采購檔案管理制度有待健全
各民辦高校根據國家相關規定及自身實際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標采購檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標采購部門與學校的檔案管理部門缺乏有效的溝通，在招標采購檔案材料移交歸檔時，經常出現檔案材料不全的問題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來很多問題，沒有實現檔案應有的作用。同時，由于很多民辦高校負責招標采購工作的人員是兼職，對招標采購檔案管理重視程度不夠，責任心不強，對檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的丟失。因此，從制度層面完善招標采購工作內容，強調招標采購檔案管理的重要性，形成相應的問責機制，確保檔案材料的完整、真實、有效。
（二）招標采購檔案管理人員業務能力有待提高
招標采購工作本身是一項系統性、綜合性、復雜性的工作，從采購申請提出、招標文件的制作發售、招標會召開、招標項目的評議確定、合同簽訂、合同執行、合同內容驗收、招標采購項目材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對招標采購檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質，不但要對招標采購的各項制度、程序、實施方式等熟悉掌握，而且要具備堅實的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項要求。但是，目前很多民辦高校招標采購檔案管理人員都是兼職從事此項工作，沒有固定的專業檔案管理人員進行招標采購檔案的管理工作，部分民辦高校的檔案管理人員學歷較低，專業水平有限，這給招標采購檔案管理工作產生較大的困難，沒有形成招標采購檔案規范化管理模式，檔案管理的隨意性較大，無法充分發揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標采購檔案管理人員素質的提高，是民辦高校適應我國高?？焖侔l展的客觀要求，同時也是民辦高校自身檔案管理建設的必然要求。
（三）招標采購檔案管理手段有待完善
招標采購是一項系統性的工作，每一項采購都會形成大量的紙質檔案材料。每一項采購發售的招標文件都具有時效性，要求投標單位在規定的時間內容做出投標的響應，這些都是通過紙質材料進行反映，保證招標采購的公開、公平、公正原則得以實現。但紙質檔案材料的保管在現實中存在的最大問題就是保管年限問題，由于紙張在經過長時間保管后，容易出現字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現象，會出現重要數據、資料丟失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標采購檔案材料完整有效，同時提高查閱效率。
二、民辦高校招標采購檔案管理的對策
（一）健全招標采購檔案管理制度
民辦高校招標采購檔案內容主要涉及學校貨物、工程、服務三大類，要保證招標采購檔案管理的科學、規范、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學校層面完善檔案管理制度內容，從具體業務部門層面完善相應的招標采購檔案管理措施，對不同層次檔案管理人員的職責予以明確;健全相應的監管、安全保密、獎懲等制度，形成有效的問責機制，提高檔案管理人員工作的積極性、主動性及責任感，實現招標采購檔案管理工作的制度化、規范化操作，確保招標采購檔案材料的連續性和完整性。
（二）提高招標采購檔案管理人員業務能力
招標采購檔案管理人員業務能力的高低決定著檔案管理水平的高低，檔案管理的任何一個環節都離不開高素質的管理人員，而招標采購檔案管理工作又是一項系統性、綜合性、復雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業務能力，具備相關的業務知識，具有較強的工作服務、責任意識。
首先，要有具備較高的業務能力。業務能力的高低是在工作過程中不斷積累、不斷提升的，是一個循序漸進的過程。不論是學校檔案管理部門還是具體招標采購業務部門，都要重視檔案管理人員業務能力的提升，以此保證檔案管理工作的有效開展。
其次，要具備相關的業務知識。做好招標采購檔案管理工作，需要通過不斷的學習，掌握檔案管理相關的知識和技能，并且在工作過程中要認真思考，深入研究，不斷創新工作方法和思路，提高業務技能，既要掌握檔案管理的理論知識，又要熟悉、掌握有關招標采購的業務知識，具備較高的綜合業務素質和能力。
再次，具有較強的工作服務、責任意識。檔案管理工作是一項服務性的工作，要積極主動的做好檔案管理和服務工作，不論是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴格按照相應制度執行。同時，又要具有較強的責任意識，確保招標采購檔案材料的安全。
三、結語
招標采購檔案管理工作是一項綜合性、細致繁瑣的工作，是學校在其發展過程中重要歷史鑒證內容之一，對學校的權益保障具有重要意義。對于招標采購檔案管理人員，要具備招標采購專業知識、技能和檔案管理專業知識、技能，同時要具有較強的創新思維和較強的責任心，能夠在工作過程中不斷總結經驗，提出科學、合理的檔案管理建議，對工作認真負責，保證招標采購檔案管理工作的持續、有效開展，為學校的發展提供可靠的信息資源。（作者單位：齊齊哈爾工程學院）
參考文獻：
[1]劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策[J].長春大學學報，2011，（21）
[2]趙淑琴.論新時期高校檔案管理人員業務素質要求[J].沿海企業與科技，2005，（10）
[3]程燦華.加強高校教學檔案的建設與管理[J].梧州學院學報，2008（6）
[4]趙麗華.淺談高校檔案管理創新[J].忻州師范學院學報，2008，（2）
[5]王亞軍.淺議招標檔案的規范化管理[J].中國招標，2006，（37）
采購檔案管理的重要性范文2
關鍵詞:醫療設備;合同檔案;管理
近年來，隨著醫院規模的擴大，醫療業務水平的提高，很多醫院的基礎診療設備和?？圃O備投入在增加，在采購醫療設備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫療設備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數量巨大。因此，為了進一步完善醫院固定資產管理，規范醫療設備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫療設備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫院的醫療設備采購合同檔案管理現狀出發，歸納出醫療設備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規范化的管理視角，提出醫療設備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫療設備采購合同檔案管理現狀
由于醫療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫療設備的采購周期較長，這就對醫療設備采購合同提出了新的挑戰和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現了較為常見的問題。
（一）部分醫療設備采購合同檔案資料缺乏完整性
醫療設備采購過程經歷了使用科室提出申請、設備科組織院內市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產生了對應的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內容，報領導審批，在多個領導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發生漏簽字、忘記收集相關材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內容不全的現象時有發生。
（二）醫療設備采購合同檔案收集難度大
醫療設備采購合同檔案包含的內容豐富，從大多數醫院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協議、醫院內部送相關部門審核的內審合同、院領導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內容豐富，經手的人多（涉及到醫院設備科、招標辦、院領導、經銷公司等），每個檔案資料產生的時間沒有固定節點，而且有時經銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫療設備采購合同檔案歸檔后不能封卷
醫療設備采購合同檔案屬于醫療設備檔案的一個重要部分，也是整個醫療設備“生命線的開端”。醫療設備檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發生了故障，維修工程師到現場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設備對應的檔案盒中。因此，醫療設備檔案不能封卷，直到該設備報廢。
（四）醫療設備采購合同檔案檢索查閱方法單一
醫療設備檔案是醫療設備管理的信息之源，是醫療設備管理規劃化、科學化的基礎。一個全面、完善的醫療設備檔案庫，對設備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫院都尚未開展檔案信息庫建設，但醫療設備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數相關工作人員只能通過Exel表格來完成醫療設備采購合同檔案的內容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統的信息化建設來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。
二、醫療設備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析
（一）檔案意識不高
一方面，由于醫療設備檔案不像醫療、科研等檔案那樣能直接產生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領導、職工的重視，極少設有對應的醫療設備檔案管理員崗位，專職的醫療設備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫療設備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫療設備檔案管理的工作人員由于對醫療設備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫療設備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫療設備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現許多醫療設備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規范
在醫療設備采購合同檔案中，從申購設備到醫療設備采購工作結束，經歷了提出申請、委員/專家論證、設備立項、設備招標/詢價、簽訂醫療設備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫療設備采購合同檔案資料，但是由于醫院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據，醫療設備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫療設備生產廠家證件材料、成交經銷商證件材料以及授權書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫療設備采購合同檔案歸檔范圍的不規范。
（三）醫療設備檔案管理屬于動態管理過程
醫療設備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。醫療設備招投標工作完成后，將所收集的材料按規定進行整理，根據資料內容制作醫療設備采購合同，經醫院和成交經銷商溝通無異議后，送到醫院的合同審核部門審核合同內容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫療設備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結束，后續將涉及設備的安裝驗收、維修保養、付款、報廢等工作，所以醫療設備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫療設備采購合同檔案歸口管理問題
醫院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規定時間內統一移交到醫院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫療設備采購合同檔案在規定的時間內移交醫院檔案室，存在一定的利弊關系。利的方面，主要表現為檔案統一在檔案室管理，避免出現重復管理、多頭領導。弊的方面，主要表現為醫療設備統一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領域的檔案都具有一定的專業性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫療設備采購合同檔案規范化管理思路
要對醫療設備采購合同檔案進行規范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強醫療設備采購合同檔案的管理意識
目前，醫院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫療設備采購合同檔案的管理，應在意識上有根本性的轉變。首先，要強化醫院上下的檔案管理意識，通過經典事件、實例展現醫療設備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫療設備采購合同檔案工作情況，統計好借閱的次數、內容等；最后，要加強檔案人員的專業培訓，從專業角度提升專職和兼職檔案員的意識。
（二）明確醫療設備采購合同檔案的歸檔范圍
1．醫療設備申請階段：大多數醫院的設備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫療設備請購表格、配置及技術參數要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領導的請示報告等。從醫院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領導會議討論結果的決策批示。從其他相關部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫用設備購置許可、同意增配大型醫用設備的批復等。所有這些涉及到設備購置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫療設備采購階段：醫療設備采購部門根據采購活動管理權限，整理需要采購的設備的主要參數及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結果。其中，院內的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領導會議的招標情況報告、院領導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權書、經銷商證件、產品配置清單、產品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。
（三）完善醫療設備采購合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學地整理設備檔案，將其有序存放、系統排列，才能提高檔案的調取、利用效率。一方面，醫療設備采購合同檔案的歸檔現在大多數還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設的快速發展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應建立對應的電子數據庫，為后續的調用、查閱檔案打下良好的基礎，也便于檔案的管理。另一方面，醫療設備采購合同檔案現在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫院綜合檔案室，二是直接保管在設備科。為了進一步加強檔案的管理，醫療設備采購合同檔案趨向于統一移交醫院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養、形成更加系統專業的檔案管理庫。
四、結語
隨著現代醫學科學的快速發展，各種先進的醫療設備陸續進入各級醫院，醫療設備的管理成為醫院醫療管理工作的重要環節，而醫療設備的檔案管理為醫療設備管理的重中之重。通過建立系統齊全的醫療設備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫療設備分析報告為醫院購置醫療器械提供充分的決策依據；用詳實設備的申請審批手續資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規范化提供重要的保證；用合同規定的保修期限為醫療設備的維修、保養提供技術依據，為保證醫療質量，促進醫院可持續發展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫科大學第四附屬醫院柳州市工人醫院
參考文獻：
[1]史維新．醫院設備檔案的管理．蘇州絲綢工學院學報．2000（6）．
[2]鮑薇．淺析醫院醫療設備檔案管理工作．黑龍江檔案．2014（2）．
采購檔案管理的重要性范文3
【關鍵詞】國有資產；檔案管理
高校國有資產檔案是指在高校國有資產管理工作中形成的具有招投標文件、購買合同、資產檔案、出入庫文件、報廢文件、捐贈文件等材料。高校國有資產檔案是高校國有資產管理工作的真實記錄，是高校資產監管部門工作的依據，是高校建設發展的憑證，維護國家財產安全的重要組成部分。過去十幾年，高校規模快速發展，國有資產短期內迅速膨脹，國有資產管理工作跟不上高校發展速度，面對這種新的國有資產管理工作新形勢，高校國有資產檔案管理存在諸多問題。
一、當前高校國有資產管理工作的主要問題
（一）國有資產檔案材料不齊全。由于歷史原因，國有資產檔案在校區搬遷過程或者是人員交接過程中，造成資產檔案材料不齊全。由于高校規?？焖侔l展，資產采購量較大，資產檔案管理任務繁重，導致直接或間接造成資產檔案的流失。如對國有資產申購、驗收、使用、維修、改造各個環節中形成的文件材料沒能及時歸檔，造成檔案材料的缺失與不完整，使得國有資產出現了故障后因為不能得到良好的維修和保養。
（二）資產檔案制度不健全。有些高校對資產檔案管理工作的重要性缺乏認識，沒有健全資產檔案管理制度和資產管理員，資產檔案工作沒有納入學校的資產管理工作中去，沒有與資產的計劃管理、采購供應和使用等工作緊密結合，這是造成高校資產檔案缺失和不全的主要原因。有些部門進行資產采購過程中未將檔案沒有列入項目管理工作中，資產檔案管理員處于服務于項目工程的被動的從屬地位，致使采購結束后不進行國有資產檔案驗收。
（三）資產檔案管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運用于資產檔案的文書整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統，根據文件的主要類型或文件的特征進行區分和初步組合，擬寫案卷題名，排列卷內文件并編號，填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。隨著科技的發展，很多的紙質文檔轉換成電子文檔，掃描紙質文檔，建立電子檔案，已經是迫在眉睫。
（四）資產管理員人員素質參差不齊。高校的固定資產規模較大，一般高校國有資產處人員編制較少，多由各部門人員兼任，沒有檔案管理知識背景，沒有經過培訓就上崗，專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊的問題十分突出，因而很難將資產檔案收集整理完整，這樣就會造成資產檔案整理分類缺乏系統性、準確性，致使資產檔案存檔材料不規范，給今后的利用工作帶來極大的不便。
二、提高高校資產檔案管理的措施
（一）健全資產檔案管理體制。國有資產管理工作是高校工作的組成部分。由于國有資產工作涉及面廣，工作量大，因此，高校要把國有資產管理工作納入學校的整體發展規劃，其中做好資產檔案管理工作是保證國有資產不流失，提高利用率的最行之有效的途徑，因此高校需對國有資產檔案的管理工作的要引起足夠的重視，健全資產檔案管理制度，實行領導負責制，明確責任，落實到人。
（二）提高資產管理員的業務水平。專職資產檔案管理員須有檔案管理知識背景，能夠很好的把全校的國有資產資料進行分類歸檔，定期為各類兼職的檔案管理員進行業務培訓，強化自主工作意識，認識資產檔案的管理的重要性。及時做好各類資產檔案的整理、歸檔。每年進行一次資產大清查，進行檔案的查漏補缺，對資產。
（三）提高國有資產檔案的利用率。國有資產檔案存檔的好多利弊問題都是在調閱國有資產檔案的過程中發現的，合理的修正檔案目錄的樹狀圖，科學的將國有資產檔案進行分類，提高國有資產檔案存檔后的使用率，最大發揮國有資產的價值。
（四）建立資產檔案管理系統。開發國有資產管理系統，將所有的資產采購，立項，驗收，歸檔，通通在國有資產管理系統上進行操作。這樣既免去所有工作人員跑來跑去的申報，提高工作效率，同時對國有資產檔案管理工作實現現代化管理，最大化的保證國有資產檔案的完整性。既方便今后檔案的查找、調閱，節省保管檔案的空間，同時也對所有過程進行很好的監控，對國有資產的管理提高到一個新臺階。
針對高校資產檔案管理中存在的問題，科學的提高國有資產檔案管理，促進國有資產檔案工作更好地服務于學校的科學發展，確保國有資產的完整，實現國有資產的科學配置，實現國有資產的價值。
參考文獻
[1]楊軍.淺論高校招生檔案的規范化管理[J].河南廣播電視大學學報，aoio（i）.
[2]娜嘉.高校檔案管理存在的問題與對策分析口[J].蘭臺世界，2008（19）.
[3]李云峰.國有企業資產檔案評估的幾點思考 [J]檔案學研究，1998（3）30-31.
[4]劉敏華.提升檔案管理水平防范國有資產流失[J]蘭臺世界，007（6）45-46.
采購檔案管理的重要性范文4
在新時期，企業的發展至關重要，一些大型機械設備、大型精密儀器進入各大企業單位，這些設備儀器檔案在企業設備管理中有著突出的作用。設備儀器包括外購設備儀器、自制設備儀器、特種設備儀器和信息設備（計算機軟、硬件）四大類，設備儀器檔案一般是指能夠反映設備儀器的計劃選購、開箱驗收、安裝調試、運行維護和改造各階段全貌的、具有保存價值的各種文字、圖表、圖冊等不同載體類型的信息記錄。設備儀器檔案作為項目檔案的重要組成部分，直接關系到相關項目的竣工驗收。
1.設備儀器檔案管理的重要性
2006年國家檔案局、國家發改委聯合下發了《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發?z2006?{2 號），對建設項目包括設備儀器檔案的管理提出了詳細、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。設備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業在發展的過程中逐漸認識到，加強設備儀器檔案管理，規范工作流程，是提升項目質量，保障項目順利竣工驗收不可或缺的重要環節。
2.設備儀器檔案管理中存在的問題
設備儀器檔案在形成的過程中，涉及到的單位比較多，管理起來相對要復雜，也會出現一些問題，主要的原因是對檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因為檔案管理工作不能直接產生經濟效益，所以檔案工作也沒有受到應有的重視，下面從幾點總結儀器檔案管理中存在的問題：
2.1缺少實際檔案管理制度與規范
《重大建設項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》是項目檔案管理工作的指導文件，但在實際的工作中，卻缺少執行有力的制度與規范。很多企業的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒有具體可行的檔案管理制度，沒有針對企業本身制定具體的操作手冊和實施細則，以致于檔案管理員在執行過程中出現偏差。
2.2保管方式不合理，沒有成套管理
《重大建設項目檔案驗收辦法》中明確規定，項目檔案需要實行統一管理，即對設備儀器檔案按“成套性”原則進行管理。購置設備的流程是從購置申請的提出到最后入庫使用，其中會產生“計劃”、“開箱”、“安裝”、“維護”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據本單位的職能設置，把應按單臺套管理的設備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購置請示、批復、招、投標書等；一塊是設備儀器的隨機資料、使用說明書等。雖然兩大塊合起來看，收集比較全面，但未能體現設備儀器檔案單臺成套的整理原則，不能全面地反映設備儀器在項目建設過程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。
2.3 檔案整理不規范
設備儀器檔案整理不規范主要有（1）隨機軟（光）盤與紙質文檔混放在一起；（2）外文資料沒有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。
3.企業設備儀器常見問題的解決措施
3.1.建立有效的過程控制管理機制
建立良好的企業設備儀器檔案過程控制管理機制，首先就要了解、掌握企業設備儀器檔案的形成特點與文件材料流轉特點及規律，企業設備儀器檔案形成于設備儀器購進時的開箱驗收，那么開箱驗收階段就是我們加強過程控制管理的切入點，因此，加強檔案人員參加設備開箱驗收機制的實施就是設備儀器檔案過程控制管理的最好手段。在實踐工作中檔案工作人員可通過把握以下幾點來保證制度的實施：（1）做好檔案人員參加設備開箱驗收工作重要性的宣傳工作，可通過部門領導幫助溝通協調、上交提案及下發文本通知等多種形式，力爭做到檔案人員及時參加設備開箱驗收。（2）明確開箱驗收的目的，檔案人員參加設備儀器開箱驗收的目的是保證應歸檔的設備儀器隨機文件能全部及時歸檔保存。（3）明確開箱驗收的范圍，檔案人員參加開箱驗收應該限于有歸檔價值的設備儀器的開箱驗收。（4）驗收過程中做好設備儀器隨機各種文件材料的登記
3.2明確不同階段各部門的職責，確保設備儀器檔案的齊套
設備儀器的購置從立項申請到竣工驗收，一般有四個階段，即計劃階段、采購階段、開箱驗收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關部門分工不同，職責也不同，在項目檔案管理上，也應承擔相應的責任。在立項階段，資產管理部門應負責收集本階段形成的文件材料，如“購買設備儀器的請示、批復”等。
在采購階段，采購部門應負責收集歸檔購買設備儀器的招、投標書，合同，協議等。特別要注意的是，合同、協議一定要歸檔原件，必要時，采購部門應根據實際情況，增加合同簽訂的份數。在開箱驗收階段，設備儀器的兼職檔案員應參加設備儀器的開箱驗收，收集開箱驗收及安裝調試過程中產生的文件材料。在使用管理階段，資產管理部門應協調設備儀器的使用部門，及時歸檔在設備的培訓、使用、維護等過程中形成的文件材料。
3.3設備儀器檔案的整理工作
（ 1） 分類要科學。分類必須符合本單位的生產、工作性質與特點：根據本單位生產規模的大小， 主要生產設備的多少， 以及本企業的體制結構， 靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現成分類方法是不適宜的。
（ 2） 組卷要遵循設備儀器文件材料的形成規律， 保持卷內文件材料的系統聯系， 便于檔案保管利用。與設備儀器關系密切的管理文件材料， 如設備管理工作計劃、總結、指標考核、設備轉讓、固定資產折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應列入設備儀器類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷， 外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。
（ 3） 案卷和案卷內文件材料的排列應有機聯系。設備儀器類案卷可按設備依據材料、外購設備開箱驗收（ 自制設備的設計、制造、驗收） ， 設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內文件材料排列要求文字材料在前、圖祥在后。
采購檔案管理的重要性范文5
關鍵詞：農業檔案；信息化；管理體制
中圖分類號： TP399 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2017.01.043
在農業發展過程中，農業檔案是非常重要的組成部分，此部分管理工作的落實和農業發展有著一定的聯系，鑒于農業檔案的重要性，對其進行管理體制的改革，促使農業檔案能夠與時俱進是非常必要的。
1農業檔案信息化管理的重要性
1.1可以快速的提供農業信息
在我國農業發展過程中，傳統的農業發展模式正逐漸被淘汰，農業發展也隨著科技水平的提高而發生了改變。與此同時，因為我國經濟和世界經濟的聯系日益密切，所以我國農業經濟受到了一定的影響，這種情況下，我國農業發展必須要取得更好的效果，因此對農業檔案管理就提出了更高的要求。農業檔案信息化的實現可以促使檔案管理部門更加快速的獲取信息，然后管理部門可以將這些信息提供給需要的對象，這樣各對象就可以根信息來對自己的農業行為進行調整，進而提高農業經濟收益[1]。
1.2可以對農業市場風險進行有效控制
我國農業在發展過程中，農業市場面臨著很大的風險，而市場風險的出現是因為相關企業的滯后行為，在這樣的情況下，當農業檔案實現信息化之后，相關企業就可以對檔案信息進行充分地利用，這樣企業就可以及時采取有效的措施規避風險。
1.3可以加快農業技術傳播
在現代化科技水平不斷提高的基礎上，傳統的農業技術正在逐漸被淘汰，新型的農業技術應運而生。在這樣的情況下，農業技術的傳播就顯得尤為重要，為了做好農業技術傳播工作，對農業檔案進行信息化建設是非常有必要的。信息化的農業檔案傳播速度更快，可以在最快的時間內將農業技術傳播出去，實現農業技術的價值，推動農業的發展。
2農業檔案信息化管理體制構建的有效措施
2.1對管理體制進一步完善
想要推動農業檔案信息化管理的實現，就應從制度方面入手，進一步完善管理體制，完善的管理體制可以為管理工作的有效開展提供有力的依據，同時還可以對管理工作的實施進行規范，在對管理體制進行完善的過程中，應該將為農民服務的理念貫徹其中，應該以這一服務理念為基礎來開展服務工作，然后對檔案管理體制進行完善。
首先，對管理模式進行創新。在檔案管理中，傳統的管理模式正在逐漸被淘汰，新型的管理模式構建是社會發展的必然趨勢，因此，檔案管理部門應契合社會發展要求來創新管理模式，對管理的職責等進行明確劃分，讓各部門能夠明確自身職責，各部門協同合作，進而促使檔案管理工作能夠有效地開展；應該對檔案管理形式進行創新。在開展檔案管理過程中，以往的形式是其他部門將檔案資料送來，這樣的管理方式就使管理部門處于被動地位，因此，檔案管理部門應該及時轉變管理形式，走出檔案管理部門，深入到其他部門中，對檔案管理的重要性進行宣傳，然后讓其他部門能夠認識到檔案管理的法律、工作規范以及標準等，以此促使檔案管理工作得到更多部門的支持；最后對部門協作機制進行創新。檔案管理是開展管理工作的主體，但為了將管理工作更好地落到實處，還需要其他部門的協同合作，因此，管理部門應對協作機制進行創新，農業檔案管理不僅應該在市館中有效地開展，還應該由縣、區檔案部門及其他部門分級分散負責農業檔案信息化管理工作。
2.2做好農業檔案信息收集工作
在農業檔案管理過程中，檔案信息是基礎部分，若想要對檔案管理進行信息化建設，就必須做好檔案信息收集工作，這樣才能為信息化建設的實現奠定良好的基礎。首先，各區域應該對自身農業發展的實際情況進行深入分析，然后從內容、載體等方面入手對農業檔案信息范圍進行拓展，以此來促使收集到的農業檔案信息更加全面；其次，將檔案信息收集工作提上議事日程。檔案管理信息的收集是一項非常重要的工作，為了將此項工作更好地落實到位，相關部門應該成立一個專門的領導小組，將這一項工作提上議程，然后對信息收集工作的相關內容進行規范，明確信息移交等工作的要求，以此促使信息收集工作取得更好的效果。
2.3促進信息資源共享
在農業檔案管理朝著信息化方向發展的過程中，必須要促進信息資源共享這一目標的實現。首先，完善信息化基礎設施配置。想要實現檔案管理的信息化發展，必須要有相應的基礎設施配置，因此，檔案管理部門必須采購更多的設備，然后對檔案進行電子化構建，以此來為資源共享的實現奠定良好的基礎[2]；其次，加強此方面的人才培養力度。農業檔案管理在朝著信息化方向發展過程中，必須要培養此方面的人才，這樣信息化的檔案管理才能有效地落到實處，因此，相關部門應該加強人才培養力度，對檔案管理人員進行計算機技術、信息開發等方面的培養，促使檔案管理人員能緊跟時展潮流；最后，應該構建農業檔案信息資源數據庫，通過這一數據庫的構建，新媒體的應用來促使農業檔案和社會發展相融合，信息化的農業檔案能更好地發揮其作用，推動我國農業的發展。
3結語
在我國農業發展過程中，農業檔案有著不容忽視的作用，鑒于其重要性，應該在社會不斷發展過程中對農業檔案進行信息化建設，相關部門應該對農業檔案信息化建設工作進行深入分析，并提出具體的建設措施，將農業檔案信息化建設嚴格落在實處，只有這樣農業發展才能更快、更穩，我國農業經濟才能在全球經濟發展中占據一席之地。
參考文獻
[1]舒琦艷.論農業科研單位檔案信息化管理與創新[J].農業科技管理，2013，（06）：52-54.
采購檔案管理的重要性范文6
1 儀器設備建檔的重要性
1.1 儀器設備檔案是疾控機構質量管理體系的重要組成部分
隨著疾病預防控制機構能力建設的加強，儀器設備日趨高級化和復雜化,實驗室檢驗活動依賴儀器設備的程度也日益增大，儀器設備是疾控機構開展疾病檢測、衛生監測、科研等工作的重要手段和保證。儀器設備檔案包括儀器設備購置、驗收、使用、維護與保養、維修、報廢等階段形成的資料，是儀器設備從購置到報廢過程的真實記錄，是各種儀器設備的正常使用、維護，以及技術性能開發的不可缺少的材料。儀器設備檔案是中心的重要技術儲備，是質量管理體系的重要組成部份。如何管好用好該儀器設備，提高儀器設備的有效使用率，保證檢測結果的可溯源性、準確性，儀器設備檔案建立是必要的。
1.2 儀器設備檔案是設備維護和檢修的必要條件
建立較為全面的儀器設備檔案，并輔之科學有效的管理，使檔案在儀器設備的采購、使用、維修等工作中得到充分利用，較好地發揮其社會效益和經濟效益。如在運轉和使用過程中，儀器設備的零件會磨損、腐蝕和松動,將會影響設備的精度、性能和工作效率,必須進行及時的維護和檢修。而儀器設備檔案是必備的條件。通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，判斷檢測結果的可靠性；對儀器設備采取預防性維護和檢修，充分做好維修 的準備以縮短停機時間，減少修理費用；通過查看儀器設備檔案，及時與廠家或經銷商聯系等。管好用好儀器設備檔案，主動、及時、準確地為疾病檢測、衛生監測、科研等工作服務，為領導決策和同類設備的更新換代提供依據,儀器設備檔案的建立顯得尤為重要。
2 儀器設備檔案管理的基本內容
2.1 儀器設備檔案的歸檔范圍
根據質量管理體系文件《儀器設備管理程序》的管理要求，明確了儀器設備檔案歸檔內容由二個部分組成:儀器設備申購過程和運行過程中形成的檔案。
2.1.1 設備申購過程形成的檔案主要包括購置計劃書、購置批準書、采購申請書、供應商的資質、技術論證報告、申購單、裝箱單、出廠合格證、出廠檢定證書、保修卡、售后服務保證，使用說明書、結構原理圖、線路圖、設備的影（音）、光盤、配件、儀器設備安裝調試驗收報告等。
2.1.2 設備運行過程形成的檔案主要包括儀器設備操作規程、使用記錄、維護保養記錄、檢查記錄、期間核查記錄、檢定/校準證書、維修申請單、停用申請單、經濟效益分析等。
2.2 儀器設備檔案資料的收集
每臺儀器設備從申購到報廢都經過購置、安裝、使用、報廢四個階段，儀器設備檔案資料隨著設備的變化而進行跟蹤收集，及時歸檔。申購過程中形成的文件在安裝調試完畢后及時建檔，運行過程中形成的文件按年度歸檔，檔案跟隨儀器設備申購、安裝、使用、維修、報廢全過程，其相應的資料由使用科室做好檔案的收集整理工作，移交中心檔案室。
2.3 儀器設備檔案的管理
建檔后由檔案管理員錄入機構儀器設備總目錄，便于儀器設備的管理和查閱。儀器設備要轉移使用權限時，儀器設備檔案一同移交，填寫交接記錄。報廢的儀器設備盡快處理，在檔案中做好報廢注銷記錄及結檔。檔案借閱需填寫儀器設備檔案借(領)用登記表，在借閱過程中，保證案卷完整、安全，按期歸還，不損壞、不丟失。
3 儀器設備檔案管理的具體措施
3.1 建立完善的儀器設備管理體系
我中心在質量管理體系中建立與本機構相適應的《儀器設備管理程序》等文件，實行中心、科室、操作人員三級管理，廣泛深入地宣傳學習質量管理體系文件，強化和明確各級人員的職責，使儀器設備管理工作從申購、采購、驗收、標識、建檔、使用、維護保養、維修、停用、報廢等過程逐一落實。通過儀器設備管理文件的實施，以文件形式將儀器設備管理的目的、崗位職責、管理要求、工作程序、狀態標識、記錄與檔案管理等明確規定，使各部門各崗位都了解其在儀器設備管理中所負的責任與應盡的義務，從而實現儀器設備檔案的標準化、規范化管理。
3.2 建立健全設備檔案管理崗位責任制
按照疾控機構設備檔案管理的要求，把崗位責任制真正落實到每個人。定期召開有關檔案管理人員會議，明確工作內容、目標及崗位責任制，完善儀器設備檔案管理制度，并將崗位責任制納入目標考核、管理責任制中去。實行獎罰制度，獎罰分明。特別是在使用檔案方面成績突出，發揮較大社會和經濟效益的科室和個人應給予獎勵。對不負責任，管理混亂，散失檔案。造成損失的要給予處罰。
3.3 做好儀器設備的各項記錄的歸檔工作
