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【摘要】檔案管理是政府采購工作的重點。政府采購工作內容較為繁雜，需要大量的人力，在檔案管理方面常存在不足。本文分析了政府采購管理工作的意義及存在的問題，并提出了解決對策，以供業界同人參考。
【關鍵詞】政府采購；檔案管理
政府采購亦稱公共采購，通常指各級政府部門及所屬的機構，為順利開展工作，在政府財政部門與社會公眾監督的背景下，以國家法定的程序、方法和方式采購貨物、工程和服務的過程。政府采購檔案是采購工作期間的書面見證、記錄，能直接展現出政府機構采購工作的過程，記錄采購過程的決策行為，為后續政府開展其他工作提供一定的依據與參考。然而，當前政府采購檔案管理工作仍存在不足之處，需要政府部門加強對采購檔案管理的重視，制定針對性的解決措施，不斷提高檔案管理成效。
政府采購檔案管理的意義
詳細記錄采購活動
政府采購工作遵循公正、公開、公平原則，通常以招標方式組織實施，發揮其促進廉政建設、維護社會與國家公共利益、保護采購人員合法權益等作用。政府采購檔案的真實性、完整性以及系統性會在一定程度上影響政府采購工作的施行，也直接反映政府采購水平的高低。從宏觀視角看，政府采購檔案管理不僅能給委托單位保存、提供采購的數據資料，還能為政府相關部門提供更加便捷的參考材料，以作出更科學的決策，推進經濟建設；從微觀視角看，政府采購檔案管理能為政府職員提供幫助，是政府職員提高自身職業素質的重要途徑。
有效降低采購風險
高效、完善的政府采購檔案管理工作能規范采購工作流程，有效降低采購期間的風險，減少與防范法律責任問題。在政府采購活動中，可能出現質疑、投訴等問題。通過開展政府采購檔案管理工作，不僅能為采購問題提供完整、具體的資料信息，還能當作問題解決的主要證據，厘清法律責任，在一定程度上降低了司法成本。
政府采購檔案管理工作中存在的問題
缺少專業人員，管理意識薄弱
目前，政府采購檔案管理因缺少專業人員、管理意識薄弱等，很難保證檔案管理的有效性。一方面，許多采購人未認識到采購工作檔案管理的價值，沒有配備高素質的專業檔案管理人員，使得檔案管理效果不佳。雖然部分單位設立了采購檔案管理職位，但真正任職的人員往往缺少充足的采購檔案管理經驗，無法滿足采購檔案管理的實際需求。另一方面，部分采購人沒有設置專門的檔案櫥柜、庫房，導致采購檔案難以得到及時的裝訂和整理，易出現損壞、丟失等情況。另外，對于采購檔案的歸納，檔案管理人員的工作不細致，如未一并收集開評標的質疑投訴資料、音像資料等，影響了政府采購監督工作的有序開展。
管理手段落后，忽略信息化建設
信息化時代的到來，對政府采購工作提出了新的需求和更高要求。若要保證采購工作的順利實行，需要采取現代化的檔案管理手段。然而，就目前政府采購檔案管理而言，部分采購人仍采取傳統管理模式，影響了采購工作的效率，浪費了大量財力、物力和人力，不利于政府采購檔案管理工作的高效開展。財政部出臺的《政府采購代理機構管理暫行辦法》中提出，采購文件可通過電子檔案的形式存儲，在一些地區，該項要求尚未得到有效落實。實際生活中，我國政府采購檔案在信息化建設中仍存在一定不足，較為滯后，難以實現采購檔案信息共享的目的。
管理保密性不強，收集時間長
政府采購檔案是機密類文檔，若檔案信息出現泄密，會導致諸多問題。目前，政府采購檔案管理最為明顯的問題便是保密性不強。實際工作中，采購代理機構在評標時因泄密而被起訴的現象屢見不鮮，在社會中引發了較大議論，影響了采購檔案管理的成效。同時，部分采購人由于缺少相關的制度規范，采購文件資料收集時間過長，存在采購檔案缺失、檔案資料不完整等問題，不利于提升采購檔案管理質量。
政府采購檔案管理工作的對策
組建專業隊伍，增強管理意識
為提高政府采購檔案管理工作的成效，采購人需要組建專業的采購檔案管理隊伍，不斷提高人員的綜合素質，增強采購檔案管理意識。首先，需重視優秀人才的培養與招聘，通過面向社會公開招聘或與高校合作交流等形式，遴選更多的優秀人才，滿足采購檔案管理的實際需求。做好對采購人員和采購檔案管理人員的培訓工作，利用外出進修和在職學習等，幫助人員掌握現代化的采購檔案管理技術與管理理念，積累更多的檔案管理工作經驗。同時，還要加強采購檔案管理人員的職業道德教育，培養其愛崗敬業的精神與責任感，從而保障采購檔案管理工作的順利實行。其次，對于采購領導人員缺少檔案采購檔案管理意識的問題，需加大采購檔案管理工作重要性的宣傳力度，使領導人員將采購檔案管理工作納入主要議事的日程中，并在財力資源、物力資源和人力資源等方面投入一定的資金，促進檔案管理工作的全面展開。最后，著重監督采購檔案管理人員學習管理技術，掌握與了解《政府采購法》《檔案法》的相關內容，樹立正確、科學的法治觀念，確保采購檔案管理工作的法治化、科學化發展。
更新管理手段，加強信息化建設
當前社會已步入互聯網時代，加強政府采購檔案管理的信息化建設是時代發展的必然趨勢。目前，信息技術被廣泛應用到各個行業領域，推進了行業的進步與發展。在政府采購檔案管理工作中，引進信息技術，打造信息化的采購檔案管理體系，不僅能實現采購管理的網絡化、數字化與智能化發展，還能彌補傳統采購檔案管理的不足。為此，采購人應基于現有的檔案管理體系，靈活運用信息技術和新型檔案管理理念，改革原有的采購檔案管理結構，積極開發檔案信息資源，最大限度地發揮采購檔案信息的作用，實現采購檔案信息的統一集中管理，進一步提升采購檔案管理的質量與效率。另外，政府采購檔案工作的開展還需注重軟件與硬件的建設，通過建立專門的檔案室，購置裝訂機、打印機、計算機、打碼機、檔案數字化管理軟件等，突出采購檔案管理信息化的優勢作用，有效共享檔案信息資源，保證采購檔案管理的成效。在此期間，采購檔案室的建立要滿足防火、防高溫、防塵、防蟲、防光、防潮、防盜等要求，確保采購檔案信息的安全性。
注重保密管理，節約收集時間
在政府采購檔案管理中，需要加強采購文件與采購資料的保密工作，通過分類立卷儲存的形式，節約采購文件的收集與整理時間，保證文件資料收集的完整性。首先，檔案管理人員要按照規定的管理制度存儲文檔，重視采購檔案信息的安全性與保密性，避免因檔案改動、損壞等因素影響檔案的真實性。在招投標文件管理中，由于此類文件內容相對特殊，所以在儲存時，若未得到有關人員的認可，檔案管理人員不可私自開封文件或公開文件。其次，政府采購活動是較為復雜的活動，在采購檔案管理工作中，通常會產生大量的原始資料，若檔案管理人員未及時整理與分類，可能會影響政府工作的順利進行。我國法律明確規定了采購文件是由采購預算、招投標文件、采購過程相關記錄等內容組成，因而在開展采購檔案管理工作時，要根據采購文件的類型進行儲存，按照采購文件的先后順序進行整理，確保文件的完整性與連貫性。
完善管理制度，重視檢查監督
在政府采購檔案管理工作中，需及時制定健全的管理制度，加強對采購文件管理的檢查監督，保證采購檔案管理的有效性與安全性。管理制度是檔案管理工作順利開展的前提。采購人要從以下3個方面完善管理制度：一是制定采購檔案的借閱制度。對于已整理歸納好的采購檔案文件，若沒有相關領導的允許與批準，不得私自查閱或借閱。若是由于自身工作原因，需借閱、查詢采購檔案信息，那么借閱者需通過填申請表、寫申請書等形式詳細說明自己所借檔案信息的日期、數量、名稱以及檔案的保管方法和具體原因，上交至領導審核，通過后才能前往檔案室借閱文件。在此期間，商業類的機密投標文件不可隨意借閱，避免泄露政府的機密文件。二是要以完整的規章制度規范采購檔案信息，明確規定資料的收集、保存、分類、歸檔、利用等流程，根據具體的采購方式制定采購檔案管理的模板，統一歸檔相關信息內容，達到借閱有規定、歸檔有范圍的目的，從細節處確保檔案工作的規范性與制度化。三是采購人應將采購檔案管理納入內部考核中，每月對比采購項目情況和具體標準清點、驗收項目檔案裝訂的歸檔信息，做到季度通報、每月考核，強化對管理工作的監督，使有關人員能明確采購檔案管理的重要性，避免出現歸檔不及時、不完整的情況。
規范檔案信息，健全管理體系
政府采購檔案管理人員在建檔時，需要確保書寫字跡的清晰、可辨識，要注意對不規范文檔進行及時處理，確保采購檔案的完整性。資料歸檔后，不允許隨意修改或變更。在采購檔案借用期間，不能在檔案資料上進行折頁、劃線、圈點等標記，保證檔案信息的有效性與全面性。在采購檔案管理工作期間，采購人還要選擇專門的工作人員，詳細記錄采購檔案管理的過程及政府的采購決策、采購活動內容，并將收集好的政府采購檔案，按照檔案的特征或時間順序進行合理編排、分類及管理，避免不良因素破壞采購檔案信息，提升采購檔案信息的使用年限與利用效率。此外，政府采購活動各環節的負責人員在完成工作后，也應主動將項目資料信息交接給檔案管理人員，由專人負責資料建檔。
結語
綜上所述，政府采購檔案管理工作不僅能降低政府采購風險，還能提升采購工作效率。目前，政府采購檔案管理尚存在缺少專業人員、管理手段滯后、管理保密性不強等問題，影響了采購檔案管理成效。對此，采購人需高度重視采購檔案管理工作，及時組建高素質的檔案管理團隊，提高人員素養；更新檔案管理手段，注重信息化建設；制定完善的管理制度，節約檔案收集時間，保證檔案信息的保密性、完整性，使政府檔案采購管理真正發揮應有的作用。
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作者:王巖 單位:德惠市財政局采購中心
