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關鍵詞：信用檔案管理
隨著信息時代的發展，檔案部門將現代信用檔案的科學管理提到了議事日程加以研究，積極指導機關、企事業單位建立信用檔案，并協助有關部門在國家綜合檔案館建立起信用信息遠程利用平臺。
一 、綜合管理信用檔案可以滿足新形勢下社會對信用檔案的遠程利用
檔案部門通過綜合管理信用檔案可以滿足新形勢下社會對信用檔案的遠程利用，這是檔案部門綜合管理的優勢。一般法人單位的客戶信用記錄 ，是在業務活動中產生的，由于同一信用主體的信用檔案往往形成并保存在不同的單位與部門，如銀行、稅務、保險、海關、技術監督、工商行政管理部門、民政部門、法院、檢察院、公安局等，從這些單位采集與遠程利用信用信息十分困難，一方面有了解他人信用狀況的需求，另一方面卻無從獲取本單位以外的這些信息，一份調查表明，將本單位信用記錄對社會提供查詢利用的僅占百分之二十，因各類信息最終均得保存在檔案部門，要實現信用檔案信息的跨部門、跨行業、跨單位、跨地區的遠程利用，檔案部門較之有優勢，我們可以利用平時已建立的工作網來收集分散在各部門的“信用檔案”信息，然后進行綜合整理、開發、利用，通過公開網、公共網為社會需求提供服務。檔案部門要發揮信用檔案管理優勢，一方面應充分開發館藏有關信用檔案信息資源，對已有館藏檔案信息的挖掘，將日積月累的大量材料，經過篩選使其精華保存，形成比較完善的“信用檔案 ”，為做好信用檔案工作提供歷史經驗，另一方面是對尚未入館的檔案信息的開發利用，當然，這還需要各級政府的適度干涉打破和消除單位與單位，部門與部門，行業與行業，地區與地區之間的壁壘，促進信用檔案信息遠程利用。信用檔案信息作為一種特殊的專門檔案，有著自身的規律，對其產生與形成的規律、產生范圍、保管及真實狀況的鑒定，信用共享的研究，探索這類檔案運行的內在規律，不但在理論上有所創新，從工作實踐中摸索和歸納出一整套科學有效、具有可操作性的管理方法，可以豐富我國檔案學的內容，更重要的是有利于社會信用體系的建立，在全面建成小康社會中發揮強力作用。
二、根據形勢發展和需要，擴大職責范圍，明確具體管理內容
由于社會的不斷發展，信用檔案是新形勢下檔案工作新的工作對象，信用檔案在內容構成、收集渠道、管理方法等方面與傳統檔案有所不同，但也有許多共性，目前部分國家商業銀行建立的客戶檔案、信貸檔案等已涉及到信用檔案范疇，檔案部門要增強工作的主動性和積極性，將信用檔案工作納入自身的工作視野，對這些檔案進一步加強研究，界定收集范圍，規范管理方式，改進管理手段，明確利用途徑，積極探索信用檔案管理的最佳方式和有效途徑，最終使每個企業和個人的信用狀況從無形走向有形，從難把握到有“記錄在案”的質的飛躍，這是檔案部門實施職責的體現，優勢的體現。
信用檔案主要指相關機構根據業務需要，搜集、整理和保管的反映個人企業信用狀況的信息材料，由于內容涉及一些非公開信息，一般以戶為單位進行管理，形式上類似人事檔案，故泛稱為信用檔案，其形成比較廣，涵蓋諸多行業領域、企業（包括個體私營企業）、社會中介組織的登記注冊、法人執照、產品質量認證、評估材料、經營銷售行為、納稅、合同履約、部門規則、行業的主管部門對行為規范誠實守信者認定的文件、證書、牌匾等不同形式的原始記錄、對有違規違法行為者，監督部門執法部門形成處罰的文件材料等，還有與企業中介機構和個人誠信操守相關的大量檔案材料。
按照國際慣例，個人信用檔案資料分為良性記錄和不良性記錄，前者將保留十年，后者保留三年，其信用檔案按照檔案法規均得在一定時期內上交檔案部門，因而綜合管理信用檔案的職責終歸落在檔案部門指導和幫助有關部門及時建立企業和個人信用檔案，采集和整理信用檔案信息，建立一種信用檔案體系，進行綜合管理，保存企業的信用狀況，進行科學、合理的評估，使企業或個人便捷的查找利用信息檔案，在市場經濟中發揮出對信用狀況的獎懲作用，承擔此項功能，應是檔案部門責無旁貸的任務。
三、緊跟新形勢，抓好建檔基礎，實行實體和信息分別管理
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【關鍵詞】檔案管理；創新；可持續性
檔案管理的創新是檔案事業可持續性發展的核心,只有不斷地創新,才能適應經濟社會發展的需要。檔案管理事業應該適應和服務于社會各項事業，只有與時俱進的創新才能使檔案工作充滿生機和活力,促進檔案事業可持續發展,從而跟上當今和未來世界發展的步伐。
一、思想觀念創新
（一）思想觀念創新是檔案管理工作的發展目標。檔案管理工作是一項基礎性的工作，它具有科學性、管理性和服務性的一項綜合性的工作。新時期的檔案內容廣泛、形式多樣，是經濟發展的重要信息資源。在信息化高速發展的科技時代，檔案工作者更應該強化責任意識，充分認識到新時代檔案管理工作的重要性。對檔案管理要有創新精神，在思想觀念上有所轉變，對檔案資源進行深入挖掘提煉，將檔案精品提供給利用者，讓檔案資源得到最大化地利用。
（二）思想觀念創新是檔案管理工作可持續發展的動。要明確檔案管理方式與理念創新的必要性，信息和網絡高速發展的時代，檔案管理工作必須做到與社會經濟發展同步，這就要求新時期的檔案管理要在思想觀念上最大化地適應信息化時代的經濟和社會發展，達到為社會經濟建設服務的目的。
（三）思想觀念創新是檔案資源利用最大化的保證。檔案的利用是所有實踐的最終目標，由于對檔案利用工作重視不夠，現階段人們的檔案利用率非常低，導致檔案資源不能給經濟發展和社會進步帶來最大化的價值，而長時間單一、枯燥乏味的工作方式、落后的方法,又一直束縛和制約著檔案工作者的思想,事實證明，如果檔案管理工作還是單純的依照傳統思想和傳統方式來進行管理，是不能滿足社會發展需要的，所以一定要努力培養檔案管理工作者的創新意識,以實現檔案資源利用的最大化。
二、管理創新
（一）管理理論創新。1.檔案管理要調動廣泛的社會參與。隨著社會的發展和信息化程度的提高，檔案信息量越來越大，涉及的面越來越廣，僅靠檔案管理部門是不可能全面、準確地收集所有有價值信息的，這就要求我們在管理上有所創新，要充分調動和發揮各個行業、各個部門包括社會大眾參與到檔案管理工作中來共同管理，在搜集、篩選、整理、共享等一系列過程中做到資源的最優整合。2.檔案管理要重視人才管理。檔案管理工作需要大量敬業、認真、嚴謹、業務素質高、業務能力強的專業性人才，檔案管理中首先要重視人才的重視和培養，要建立適當的管理機制，提高檔案管理工作人員的素質和水平。
（二）技術理論創新。第一臺打印機的出現開啟了文字從傳統的手寫到鉛字的大門，從此檔案信息也進入了新的時代。計算機的廣泛運用使得檔案又從紙質進化到電子檔案的概念上，新型電子檔案以其快捷、無誤的特點，在文件的歸檔、整理、鑒定、統計等各個環節效率突出，新的技術為檔案管理工作者提供了新的平臺，從根本上改變了檔案的管理與利用方式，實現了信息的共享化。
（三）管理方式創新。一些檔案館等檔案管理部門雖然收藏有大量豐富的信息資源，但是管理方式的落后以及對人們提出的種種限制性條約導致了利用率的低下，所以，必須對現有的資源進行優化、整合，能夠確保及時、準確、高效地為用戶提供服務。隨著現代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須與時俱進，電子信息技術讓檔案資源有了更廣闊的空間，這要求管理者要建立一套優質的檢索程序，讓檔案利用者能夠不受時間和空間的限制在最短的時間內得到最有效的資源，所以新的社會形式，新的經濟條件下一定要有與之相適應的管理方式，要建立與社會發展相適應的管理方式，滿足社會發展的需要。
三、服務方式創新
從我國目前的檔案管理工作的現狀來看，檔案管理工作中的服務還不夠完善，要適合社會的發展，在服務方式上就要有所改變，要對檔案信息進行深層次開發，增加檔案信息利用的積極性。在新形勢下，檔案工作者面對需要滿足的各方面日益增長的服務需求，要在實踐中不斷發現新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。所以，檔案工作者必須對形勢的變化有所認識，轉變觀念，不斷創新，勇于實踐，加快檔案事業的發展，更好地服務于全社會。創新是檔案事業發展的動力，只有不斷創新，才是檔案事業未來發展的根本出路，才能使檔案事業適應和服務于社會各項事業。檔案管理工作必須進行不斷地創新，檔案工作者面臨的重要使命就是開發和利用檔案信息資源,不斷創新檔案服務機制,創新是檔案事業發展的必然要求。
【參考文獻】
[1]趙惠清.創新檔案管理服務企業建設[J].中國科技信息,2010(15).
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【關鍵詞】檔案信息化；建設；檔案管理現代化；促進
1.加強檔案信息化建設是社會發展與進步的重要表現
（1）隨著時間的前進，社會發展到了一定的程度，對于信息資源的需求和利用也越來越渴求，加上科技的發展，信息化時代的到來，給信息化檔案建設提供了機會，現在對信息資源的掌控程度是決定成敗的關鍵，有超過自然資源的勢頭，因此在信息革命的大潮中如何讓我們的國家和社會能夠處于強勁的前進勢頭，就需要我們加強檔案信息化建設工作，把這條道路走到底。
（2）檔案信息化是我國經濟發展寶貴資源。檔案是信息社會經濟和社會發展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀檔案事業發展的必然趨勢，是事關檔案事業全局發展的重大戰略。檔案信息化是進一步提高檔案管理和服務水平，實現檔案事業跨越式發展的重要一環。由于我國城市的發展和社會的進步使檔案工作面臨著嚴峻的挑戰，要實現檔案事業的新跨越，獲取檔案工作的新突破只有緊緊依托人才和科技加快發展檔案信息化。檔案工作只有緊跟形勢才能服務大局。作為檔案部門要在理論創新、制度創新、科技創新和服務創新上有所作為，一個重大的舉措和最為關鍵的突破口就是實現檔案信息化管理。檔案部門只有早日實現信息化，跟上信息社會發展潮流，與時俱進，才能充分實踐“三個代表”重要思想，才能從根本上使檔案事業和整個有中國特色的社會主義事業一起實現跨越式發展。從這個意義上講，沒有檔案信息化，就沒有檔案工作的未來。檔案信息化是事關檔案事業發展的重要關鍵性問題，它使檔案工作面臨著挑戰卻又充滿了希望。
（3）檔案信息化建設即使順應社會的發展同時也是我國科學發展觀的體現。以現實為發展方向，以時展潮流為前進方向，充分利用現代技術來提升檔案管理工作，從觀念到工作模式進行改革和創新，促進檔案事業的長遠發展，以檔案管理為基礎，以服務為核心，從廣大人民的需要為出發點來進行檔案管理工作信息化建設的開展。響應國家科學發展、和諧發展的科學發展觀，用實踐來完成檔案信息化建設的基礎工作。
（4）檔案信息化建設是檔案管理現代化的重要標志。信息化發展水平現在是世界各國評判其發展水平的一個標準，也是一個國家或地區的實力象征，因此深化檔案管理工作改革，加強檔案信息化建設，將檔案信息建設放在檔案工作改革的首要地位，認清現實，讓檔案信息化進程可以和社會、城市的發展同步，以更好的完成輔助社會和城市發展的任務。
（5）檔案信息化建設是檔案工作者不可推卸的歷史責任。信息技術給我們的生活帶來了很大的變化，尤其是在便利性上，借助計算機、網絡、通信技術等等信息化技術，將我們的工作變得更加的快捷便利，省去了繁瑣的流程，可以將更多的精力放在如何提升服務質量上。檔案信息化建設具有歷史意義，是我們的社會發展的烙印。現代社會以科技為核心力量，充分體現了知識經濟時代的特點，這對社會產業結構都起了很大的變化，人們獲取信息資源的方式更多，渠道更廣，覆蓋面積更大，這些改變對于檔案管理工作來說要求也更多了。因此需要進行檔案信息化建設，以滿足不斷膨脹的信息增長需要，這是我們檔案工作者在這個時代的歷史使命。
2.準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化
（1）加快數據準備推進檔案現代化管理進程。在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（2）用法律來規范檔案工作，用科技來發展檔案事業。首先，黨和政府作為檔案事業的監督管理者，要以檔案法制化來進行檔案工作的管理，并且以檔案管理服務工作為中心開展工作，引入現代先進設備和技術來進行檔案工作的輔助任務。其次，檔案部門要完善現有的服務內容，并且不斷的去開發新的服務項目，提高服務水平和服務范圍，為檔案事業的發展提供有利條件，以服務為基礎，做好檔案事業發展的基礎工作。第三，擴大檔案信息資源收集范圍，與其他檔案部門和，實現信息資源的共享，以擴大檔案信息類型和內容的覆蓋。這些基礎工作都是為檔案事業的發展夯實基礎，通過幾年幾十年的努力來為檔案事業的將來提供條件和資本，伴隨社會和人民經濟的發展，人們對信息資源的需要程度越來越高，我們必須及早的為將來做好準備，以滿足日益增加的信息需要。
（3）提高檔案法制建設。首先，進一步完善檔案法律法規體系。以國家檔案法規為支撐，研究制定和完善適應我國經濟和社會發展的地方檔案規章體系。制訂《檔案利用安全與保密辦法》等適應檔案事業發展的政府規章或規范性文件。其次，全面推進檔案依法行政工作。在全國建立權責明確、行為規范、監督有效、保障有力的行政執法體系，市級檔案行政管理部門要建立健全檔案行政執法機構，縣級檔案行政管理部門配備專職檔案行政執法人員。檔案行政執法應做到合法行政、合理行政，程序規范。全面推行檔案行政執法責任制，完善檔案行政執法監督網絡體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責任追究制，對檔案執法人員依法行政情況進行考核。在檔案行政執法檢查，查處檔案違法案件方面要加大力度，擴大檔案行政執法影響。i第三，加強檔案法律法規的學習宣傳。把檔案法規教育納入各級普法教育之中，增強檔案普法宣傳效果，提高檔案社會意識。做到“五五”普法工作，不斷提高社會的檔案意識和檔案法制觀念，鞏固依法治檔的社會基礎，營造適合檔案事業發展的良好社會環境。
（4）加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設。首先，建立和完善檔案館局域網，并提高各機關企事業單位檔案室計算機普及率和應用水平。其次，初步建成全國檔案信息網絡，市及部分縣級檔案網絡依托政務網實現館際相互聯。第三，逐步規范和統一檔案管理軟件，確保檔案數字信息“數據規范、標準統一、長期可用”。
（5）加強檔案隊伍建設。檔案管理工作需要一直優秀的檔案隊伍才能對其發展有所保證，因此，各單位各部門需要加強檔案隊伍的建設工作，通過員工再培訓、招聘吸納優秀檔案管理工作者、為檔案員工開展講座提供交流的平臺，讓檔案工作者的自身素質得到提升，通過獎懲機制來激勵員工的工作積極性和上進心，保持檔案事業發展的活力。
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【關鍵詞】檔案管理；創新；
一、檔案管理工作創新的必要性
在信息時代下，檔案管理工作的創新，實現了電子文件的自動上傳與收集，突破了傳統的管理模式，實現了現代化的服務模式，運用現代化的服務手段，結合相關的網頁和計算機程序，建立能夠自動上傳統電子文件的工作程序，計算機系統實現電子文件的自動歸檔，從而有效地保證工作人員及其檔案利用人員能夠在第一時間得到相關的檔案信息。
另外，檔案管理工作創新發展全面順應了信息時代的發展需要，如在線服務的開展，滿足信息化社會發展下人們的學習、工作以及生活對信息環境的需要，突出了信息的時效性，與此同時，與現代網絡技術和信息系統結合，滿足人們及時準確地獲取豐富的知識信息的需要，實現了檔案信息的網上查詢、閱讀，獲得信息的途徑更加方便快捷，手段更加科學，這種創新性的服務形勢不僅工作效率高，而且程序新穎，突破了傳統的手工式、被動式的檔案提供利用方式，建立起相應的數字檔案室，將相關的數據或者文件進行整理，將其匯編成專題，利用數據庫查詢、電子信箱服務等服務方式，實現網上快速通訊，強化信息交流，尤其是隨著檔案室查詢資料的人員不斷增多，更好地維護公民自身合法利益，讓社會公民對現資興業有一個更加全面的了解，適應了新形勢的發展需要。
二、傳統檔案管理中的不足
檔案管理工作是一項復雜性和系統性的工作，在對檔案進行全面搜集的基礎上，進行詳細的整理，工作人員針對整理以后的檔案應當進行專業的鑒定，將具有價值和應用意義的檔案進行妥善的保管，接下來是對大量的檔案進行編目和檢索處理，在充分的統計基礎上，針對檔案不同的用途對其進行編輯，最后提供給相關部門和工作人員進行利用。收集到的全部檔案是檔案管理工作開展的主體，而利用檔案展開工作的人員是檔案管理的服務對象。[3]
然而，在傳統的檔案管理工作中，存在很多的不足：首先，運輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質，這導致檔案在運輸過程中，如果產生碰撞等現象將造成其發生嚴重的損傷。因此，傳統的檔案管理方法對運輸提出了較高的要求。其次，保存困難。針對傳統的檔案管理工作來講，對信息資源的保持常應用紙質檔案的方式，少數檔案在保存的過程中，需要對影響、照片、絲織品等方式進行利用，這些材質對存放環境的要求較高，如果將其長期存放于潮濕或者陽光過于充足的地點，將造成其發生氧化和腐爛現象，從而導致信息資源的缺失。與此同時，在應用這種方式進行檔案管理的過程中，工作人員需要定期的對其進行護理，而護理的過程也是非常復雜的，需要耗費大量的人力和物力。最后，利用難度高。檔案管理過程中，需要面對較多的信息資源，工作人員對其進行整理以及編輯的過程中，雖然耗費了大量的時間，然而也不可能將其完全進行分類，因此使用者在對其進行利用的過程中，通常也需要花費大量的時間進行查找。[4]同時，還有很多檔案在保存過程中是孤本，只有在謄寫以后才能夠進行利用等，這一過程中耗費了大量的時間，同時檔案資源的利用率嚴重降低。
三、檔案管理創新的幾點認識
1、創新管理模式和管理手段
在新形勢下，社會競爭日益激烈，信息技術飛速發展，傳統的檔案管理模式和檔案管理手段已經不能適應新的發展需要。所以，企事業單位的檔案管理部門應該加強管理模式和管理手段的創新。加強管理模式的創新就應該健全目標管理機制，制定檔案管理目標，定期進行檢查，并引進激勵機制，將其與人事聘用和干部任免相聯系，激活檔案管理工作，開創新局面。加強管理手段的創新，就應該采用現代化的科學的管理手段，以網絡技術和計算機技術作為工作平臺，建立數字檔案和電子文件系統，并實現資源共享，將其納入企事業單位的整個信息管理系統之中。
2、創新檔案人員的管理水平
各事業單位要通過定期宣傳，組織學習，提高對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作放到顯著的位置上來。這要求單位首先要建立一支過硬的領導班子，定期對檔案管理工作進行檢查和指導；其次要建立起一套適合本單位的達標考核機制，對檔案工作進行定期考核，通過級別升降實行動態管理；最后要求各單位研究制定適合本單位檔案管理工作的質量評價標準，并積極執行實施，推動檔案管理工作朝著規范化和科學化方向邁進。
3、創新檔案管理工作的信息化建設
隨著現代科學技術的飛速發展，計算機技術得到了廣泛的應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。合理開發利用檔案資源，盡可能延長檔案使用壽命以及提高工作效率，這些也是當代檔案管理改革創新的主要目的和任務。目前看來把先進的科學技術手段應用于檔案管理中以滿足新時期下檔案管理工作的要求，已經刻不容緩。首先，各級事業單位的檔案部門要準確、及時地傳遞信息，切實保證檔案信息的時效性；其次，檔案管理部門要利用計算機、掃描儀等現代設備，將檔案資料準確的輸入計算機，再通過相應的技術處理，將文字、圖片資料轉變成數據資料，從而實現紙質檔案和數據檔案的并存；最后要充分利用網絡技術進行檔案管理創新，通過網絡向社會提供高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享，這樣一來既方便了廣大民眾，也提高了檔案的使用效率，同時也提高了檔案管理工作的質量。
結束語：檔案管理作為日常工作管理的重要內容，越來越發揮出不可忽視的作用，而在如今的網絡時代，檔案管理則面臨著新的機遇與挑戰。在網絡時代下，檔案部門必須從解放思想、更新觀念人手，勇于改革，善于創新，進一步強化檔案信息開發與利用的地位。更多地關注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發與利用，使其創造更大的經濟效益；同時，還要注重檔案信息的宣傳，為檔案信息的有效利用營造良好的環境，更好地為檔案信息開發與利用服務。
參考文獻：
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一、信息化對醫院檔案管理的意義
（一）醫院檔案管理信息化有利于保護原始檔案資料。醫院原始檔案資料在被計算機進行掃描之后，通過電子文檔的形式進行存儲。一方面，工作人員能夠快速的進行調閱并使用；另一方面，傳統檔案管理模式下，檔案原件因過多被借閱而可能出現的損壞或丟失的情況能夠完全避免，從而能夠有效的保護原始檔案資料。
（二）能夠使檔案文件的歸檔方式得以有效改善。一旦建立了醫院檔案管理的信息化，檔案資料的著錄、分類整理與調整，都可以通過計算機軟件來實現，從而可以大大減少檔案管理人員的勞動強度與難度，提高工作效率，從而使檔案的歸檔方式得以有效改善。
（三）能夠使信息資源得以有效整合與共享。信息化的建立，借助計算機軟件，能夠使檔案信息的錄入、檢索與提取更加方便，醫院各部門能快速的找到所需資料，從而使檔案信息的應用程度與適用范圍大大增強，使檔案資料信息管理的有效性與共享性得以實現。
（四）能夠使檔案信息資源的使用更加快捷?；谥悄芑瘷z索功能的實現，使用者借助電子檔案信息查詢系統，可以快捷高效的找到電子目錄與具體檔案文件，大大提高了工作效率。
（五）能夠使檔案管理模式進一步得以完善。醫院檔案管理信息化的建立，有助于進一步完善檔案管理模式，彌補傳統檔案管理模式下一些缺陷，諸如大量存儲空間的節省、檢索查閱時間的大大縮短等，實現了資源的優化配置，使檔案資料的利用率和檔案原件的安全性得到了極大的提高。
二、醫院檔案管理信息化的現狀
（一）對信息化的建設意識較為薄弱。傳統的醫院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠，這就導致了很多醫院領導層滿足于現狀，并不重視檔案管理的信息化建設，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設重要性的認識，未能提出相關建設性的意見和建議，這些都對醫院檔案管理信息化的進程產生了一定程度的阻礙。
（二）信息化的建設缺乏相應的制度支持。資源共享是信息化的一個顯著特點，許多醫院內部管理體制的問題導致了檔案信息無法實現共享，部門之間溝通不暢，各自為政，無法實現工作的正常連接，各科室的檔案資料各自管理，沒有統一的管理模式與制度標準，無法有效的共享和利用檔案信息資源，極大的阻礙了檔案管理信息化的建設工作。
（三）檔案管理人員的素質不足。醫院檔案管理信息化的建設，離不開高素質專業型的人才隊伍，一方面，檔案管理人員要具備一定的檔案管理的專業知識與技能，對檔案管理工作的規律要熟練掌握；另一方面，檔案管理人員還熟練掌握現代信息技術。但是，很多醫院的檔案管理人員并不具備這些專業素質，同時，醫院也并沒有系統的培訓體系，以致醫院檔案管理的信息化建設不夠科學與規范。
（四）檔案管理信息化存在安全隱患。醫院檔案管理部門和外界暢通的聯系，是檔案信息資源實現共享的前提，是醫院管理工作與病人獲得良好服務的需要。因此，工作人員和病人都能自由的使用檔案管理系統進行查詢，并進行相關信息的獲取。這樣一來，檔案就存在一定的安全隱患，有可能會受到電腦黑客與計算機病毒的入侵，從而導致檔案信息甚至系統被破壞。
三、醫院檔案管理信息化的對策
（一）全員檔案意識需加強。要想做好檔案管理工作，首先要加強領導，使全員檔案意識得以提升。一方面，要在醫院發展的總體規劃中納入檔案管理工作，切實落實人員編制、工資待遇以及發展經費等。另一方面，組織學習相關檔案法律法規，是全員認識到檔案管理的重要性。
（二）促進檔案人員素質的提升。醫院應將檔案人員培訓系統化，努力促進檔案人員專業素質與計算機專業技能的提升。另外，檔案管理人員的業務素質也要不斷提升，檔案管理人員要積極參加繼續教育，努力學習檔案管理的新知識和新技術，并對醫院各科室對檔案信息的需求調研并進行總結。
（三）促進檔案管理制度的建立完善。以本單位檔案管理工作的實際情況為依據，與相關法律法規相結合，促進檔案管理制度的建立與完善，使檔案管理工作進一步得到規范。另外，相應的考核細則也應一并制定，納入考核機制，并一一進行量化，使每一位員工都能重視檔案管理工作。
（四）促進檔案管理基礎設施的改善。以自身實際情況為依據，檔案管理工作的投入適當提升，促進檔案保護設備與現代技術配備的增加，改善檔案管理的基礎設施。另外，加大計算機管理的引進，將醫院的所有檔案儲存到計算機中，提高查詢使用效率。
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關鍵詞：信息時代；新聞檔案；管理方法
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）13-0171-02
現在我國的新聞事業正在飛速的發展，并進入到一個新的時期，筆和紙等傳統的新聞必備品正在逐步地退出新聞的領域。在新聞發展的過程中，新聞工作中所積累的新聞資料也變得越來越多，那么新聞檔案管理也就成為了新聞行業的一個重要的內容。要想讓新聞檔案發揮更多的作用，就必須把這些珍貴的資料保存下來，這便是檔案管理人員的重要職責。但是由于現代科技的進步，傳統的檔案保存方法在現代暴露出很多問題，已經跟不上時代的腳步，所以必須采用新的技術和手段來管理新聞檔案。新聞單位必須為新聞檔案管理建立起自己的獨特的辦公管理模式，并且應用現代科學技術，以電子信息為主體，紙質檔案為輔助，建立健全檔案類別存儲機制，進而使得新聞檔案發揮出最大的作用。
一、當前新聞檔案管理的弊端
新聞檔案管理涉及很多部分，重點在于新聞資料的收集以及資料的保管，正是這兩個部分環節最容易出現問題。檔案管理常常用事件發生的時間、地點、人物、過程以及記錄該事件的文件、物品和書報等作為管理對象，并用紙質記錄保存下來，并且按照類別存放在檔案室。這時候由于技術手段的落后，導致很難在新聞的“收集”、“管理”、“保存”、“借閱”等問題上不出任何差錯，很容易使得檔案保存出現丟失現象。下面具體說一下傳統新聞檔案管理的弊端。
第一，傳統檔案是實體紙質的檔案，如果要借閱的話就必須去檔案室，在大量的文檔中選出自己所需要的那一個檔案，如果檔案編號不健全，或者忘記在哪一個類別里面存著，找這一個檔案可能花費大量的時間，甚至有時找不到。
第二，傳統檔案存儲空間必須很大，并且還要有預留空間。因為大量的紙質需要很多空間，并且，隨著時間的推移，檔案的數量也會不斷地增加，當檔案增加到備用空間也占滿時，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運行。
第三，由于紙質的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時間過長，保存不當等原因導致新聞檔案受損，如果發生火災那么損失將更加嚴重，這是檔案室不可逆的損失。
這便是傳統的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進一步改進。
二、信息時代新聞檔案管理的必要性
隨著信息時代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計算機技術與因特網技術的不斷發展與廣泛應用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術條件不斷改善的同時，新型的管理思想也在信息化發展的同時，逐漸涌現出來。當然，這樣的情況并不意味著傳統的新聞檔案管理思想沒有存在的價值，在實際的新聞檔案管理工作中，保持紙質信息與電子信息同時應用還是非常有必要的。
我們都知道，一個文件生效的標志就是印章與簽署，就目前的形勢而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質保存。由于電子文件載體具有一定的不穩定性，而且信息技術也不穩定，同時電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數據安全的途徑之一。當前，將紙質文件與電子文件進行轉化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質與磁盤、光盤等介質一起進行有效歸檔，進而形成內容一致的檔案，雙重保險。在進行新聞信息的歸檔時，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關部門不僅要在每一卷紙質檔案上進行備考表的設置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對應的編碼注明，為日后對檔案信息的利用提供方便。
當前，磁介質與光介質的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長一段時間內與紙質檔案并存。從長遠的眼光來看，等電子檔案的存儲介質實現了進一步的技術改進之后，對于一些具有在參考與情報方面有重要價值的文件檔案采用光介質與磁介質歸檔方式為主、紙質介質歸檔方式為輔的歸檔方式進行新聞檔案的歸檔。而對于一些在憑證方面具有重要價值的新聞檔案，要采用以紙質介質歸檔為主、光介質與磁介質歸檔為輔的方式進行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優化，而且能夠使得檔案庫房緊張的現狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進行綜合利用，不僅要謹慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進行歸檔，最好能夠保存簡報、報道等信息的實質性內容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關工作的重要依據。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠為檔案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對電子檔案的利用，還能夠實現快捷查詢。在對新聞檔案進行日常的使用時，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時省力，但是一旦電子檔案出現了問題，就體現出紙質檔案的重要性了。因此，新聞單位對新聞檔案進行雙套制歸檔是非常有必要的。
三、信息時代新聞檔案的管理方法
新聞單位的檔案管理工作與其他行業的檔案管理工作有著很大的區別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進行中，應重點進行以下幾個方面的管理。
（一）加強新聞信息的儲備管理
新聞信息量非常大，必須要經過全面、科學的組織管理之后，才能夠成為具有一定價值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實現信息資源的有效整理，就必須要加強新聞信息的儲備管理，將開發價值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統渠道的重視，擴寬新聞檔案收集的非主渠道，主動收集、監控新聞檔案的相關信息。與此同時，要對原始的新聞信息進行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價值性充分地體現出來，進而在更高的層次上實現信息儲備與信息需求的統一。
（二）加強信息技術的應用
新聞檔案在很大程度上可以說是當地歷史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強先進的信息技術的廣泛應用?，F代信息技術主要表現在光盤技術、計算機技術，以及縮微技術等方面，這些技術在進行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網絡管理化水平仍然比較低，在以后的發展中，我們必須要在當前新聞檔案信息化管理的基礎上，不斷引用現代信息技術，進而促進新聞信息資源的共享與價值。
（三）加強新聞檔案的人文管理
從新聞檔案的內容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對人民群眾呼聲的反映，因此，加強新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時代的進步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認，信息技術畢竟只是一種管理技術，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產生者，而且是新聞信息的組織人員，同時還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的?，F代信息技術只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進的信息技術是不行的，還必須要有人的有效參與。
（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質
新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術水平高，與此同時，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業素質。當前，在計算機技術日益成熟的同時，新聞單位對新聞檔案管理人員的素質要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經不能夠僅僅局限在傳統的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計算機的應用，能夠獨立有效地使用檔案管理軟件，同時還必須要具備一定的管理創新意識，緊跟時展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強新聞管理的新技術與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務于社會的發展。
四、總結
新聞檔案管理工作逐漸成為新聞單位的主要工作之一。新聞檔案管理工作人員不僅要對新聞檔案信息資源的開發與利用，而且要不斷加強新聞檔案服務機制的創新，在進行新聞信息的分類、加工，以及處理工作時，要積極應用新技術手段，提高新聞檔案的信息化管理，進而通過計算機網絡系統為廣大用戶提供更為優質的服務，實現新聞檔案的全面管理，提高檔案資料檢索的效率，最終實現新聞檔案管理的現代化發展，促進新聞事業的發展邁上一個新臺階！
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