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城市建設檔案管理規范范文1
關鍵詞：城建；電子歸檔；關鍵節點；信息導入
城市建設檔案主要指的是在城市建設中直接形成且具有保存價值的信息。電子檔案與城市建設檔案歸檔的有效結合，可以節省檔案管理空間合并人力，對提高歸檔管理質量具有重要意義，城市建設電子歸檔也要求關鍵節點控制和信息導入，只有這樣才能充分發揮電子檔案的重要意義。因此，山東省煙臺市城市建設電子歸檔必須加強關鍵節點控制和信息導入，為山東省煙臺市的城市建設奠定堅實的基礎。
一、城市建設電子歸檔的關鍵節點分析
（一）確認城市建設工程項目的啟動，簽訂城市
建設檔案合同并及時呈交責任書城市建設工程項目啟動意味著電子檔案歸檔工作的開始，簽訂項目責任書，使檔案管理處可以及時、全面掌握城市建設工程項目的建設情況，并樹立準確的城市建設電子檔案管理目標。
（二）對檔案工作人員進行培訓
電子檔案管理人員的專業技術水平和綜合素質與歸檔工作質量有直接關系，定期組織專業知識培訓，既可以增強建設單位對歸檔工作的重視，及時提供相關資料信息；也可以提高電子歸檔工作人員的專業技術水平和綜合素質，使電子歸檔工作人員能夠充分掌握計算機操作技能，為檔案資料收集和資料歸檔工作質量提供保障。
（三）城市建設工程項目驗收
城市建設工程項目驗收主要是對其質量進行驗收，對城市建設電子檔案歸檔質量有直接影響作用，極大程度決定城市建設電子歸檔的真實性、完整性和有效性。
（四）城市建設電子檔案驗收
在進行城市建設電子檔案驗收之前會進行預驗收，在預驗收過程中及時解決電子歸檔存在的問題，然后再進行驗收以保證城市建設電子歸檔的質量。城市建設電子歸檔的關鍵節點控制流程如圖1所示。
二、電子歸檔關鍵節點的信息錄入
（一）簽訂城市建設工程項目責任書
信息：城市建設工程規劃許可證信息。作用：在簽訂城市建設工程項目歸檔責任書之前，可以發揮催促相關單位的作用，在簽訂責任書的過程中，可以適當減輕工作負擔，對提高歸檔質量有重要作用。導入方式：從煙臺市規劃局導入。
（二）對檔案工作人員進行培訓
信息：已經簽訂責任書的信息，歸檔人員的基本信息。作用：通過責任書的有關信息，可以督促相關單位及時開展歸檔工作人員的專業知識培訓，保證檔案資料收集的質量，歸檔人員的基本信息，則是明確責任范圍以及培訓人員，為專業知識培訓課程的安排提供依據。導入方式：將簽訂的責任書進行信息匯總并轉到相關城市建設電子檔案管理館，通過在線培訓系統導入歸檔人員和檔案管理人員的基本信息。
（三）城市建設工程項目驗收
信息：城市建設工程檔案的電子目錄。作用：通過電子目錄，可以提高檔案查閱的效率，對檔案歸檔的質量具有重要影響作用，電子目錄質量合格后才能進行電子檔案驗收，可以有效降低成本。導入方式：通過網絡實現電子報送，在電子檔案中導出城市建設電子歸檔內容。
（四）城市建設電子檔案驗收
信息：城市建設工程項目驗收合格信息。作用:表明城市建設電子歸檔工作完成，及時報送城市建設工程電子檔案。導入方式：從工程管理檔案管理系統中導入。
三、城建電子歸檔存在的問題
（一）管理模式落后
現階段，城市建設電子歸檔管理模式依然采用的是傳統管理模式，這種管理模式已經無法適應電子歸檔管理的需求，缺乏完整、適用的電子歸檔管理模式，城市建設的電子檔案未能得到有效的開發和利用。
（二）意識比較薄弱
電子歸檔應用于城市建設檔案管理的時間比較晚，歸檔人員習慣運用傳統的歸檔方法，沒有對電子歸檔形成正確的認識，沒有認識到電子歸檔的重要性，歸檔人員的專業技術水平比較弱，無法正確進行電子歸檔工作，工作效率無法得到提高。城市建設電子檔案管理處缺乏電子歸檔專業型技術人才，無法及時發現電子檔案存在的問題，不利于電子歸檔工作的順利展開。
（三）缺乏完善的制度規范
目前，城市建設電子歸檔工作缺乏嚴格的制度規范，無法準確對工作水平進行綜合評價，無法為電子歸檔提供保障?；蛘呶磳⑾鄳闹贫取藴事鋵嵉匠鞘薪ㄔO電子歸檔工作中，電子歸檔在城市建設歸檔工作中的重要作用未能充分發揮出來。
四、加強城建電子歸檔管理的有效措施
（一）創新管理模式
結合先進技術手段及時創新電子歸檔管理模式，創建完整、適用的檔案管理模式，最大限度發揮出電子歸檔在城市建設檔案歸檔中的重要作用。
（二）增強電子歸檔意識
在城市建設歸檔工作中采用電子歸檔的方式，應該使歸檔工作人員充分認識到電子歸檔的重要性，通過相關專業知識培訓，進一步提高歸檔工作人員應用電子歸檔的操作能力和專業技術知識，在城市建設歸檔工作中積極采用電子歸檔的方式。對電子歸檔系統進行維護，及時解決電子歸檔中存在的問題，提高電子歸檔的重要作用，為城市建設提供準確的參考依據，保證城市建設歸檔工作順利開展。
（三）完善相關制度規范
目前，我國已經針對城市建設檔案管理出臺了一些標準和制度規范，如《建設電子文件和電子檔案管理規范》，這就要求我們在進行城市建設歸檔工作的時候，必須嚴格執行行業標準，按照標準進行工作，為電子歸檔工作質量提供充分的保障。綜上所述，關鍵節點信息控制和信息導入的準確性對電子歸檔的質量具有重要的影響作用，城市建設電子歸檔中必須充分掌握關鍵節點，注重關鍵節點所需信息的導入，保證電子歸檔的準確性，為城市建設提供準確的參考，有效避免電子歸檔出現信息盲點，保證電子歸檔信息的全面性和準確性，對城市建設電子歸檔進行有效管理。
參考文獻：
[1]楊艷新.淺談對電子文件歸檔的幾點認識[J].城市建設理論研究（電子版），2012(26).
[2]許文輝.談建設電子文件歸檔的幾個難題[J].浙江檔案,2009,(5):48-49.
城市建設檔案管理規范范文2
關鍵詞：城建檔案；文明和諧；制度化
前言
同志在十七大報告中強調，要保障社會公平正義，不斷促進社會和諧。公平正義既是人類衡量美好社會的一個標準，也是人們評價社會政治文明的一桿標尺。就當代中國而言，公平正義在構建和諧社會的進程中處于非常關鍵的基礎地位。換句話說，公平正義是構建和諧社會的靈魂，也是構建文明和諧單位的關鍵。這一基本認識，對加強新時期城建檔案文明和諧建設具有極其重要的指導意義。這些年來，定陶縣城建檔案緊密結合定陶縣城市規劃、建設、管理發展的實際，以強化城建檔案管理職能、激發城建檔案工作活力為目標，克服重重阻力，堅持不懈地進行制度化建設，逐步營造了公平正義的環境，充分調動了廣大職工的積極性，為單位注入了快速發展的動力，混亂落后的局面徹底改變，出現了全面持續快速發展、構建文明和諧的新局面。
一、城建檔案工作主要內容
城建檔案是指在城市規劃、建設及管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規劃、建設和管理的重要基礎資料,是建設各主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監管和執法監督的重要依據,是抗震防災、應對突發事件的重要信息,也是工程建設、維修養護、改建擴建、審計稽查、維護權益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設開展的一系列檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管保護、鑒定、統計、開發利用等,是城鄉建設事業的重要組成部分。按照國務院《科技檔案工作條例》(國發[1980]302號第二十八條,大中小城市都應建立專門的城建檔案管理機構,特別是大中型城市必須建立城建檔案館,收集和保管本城市應當長期和永久保存的基本建設檔案。小城市和縣鎮按照要求,也要建立城建檔案館或設立城建檔案室,并配備專職檔案管理人員。
二、城建檔案的作用
城建檔案的在城市建設各項活動過程中的作用，主要表現在以下幾個方面：
1、城建檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段。城建檔案是城市建設活動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑產品，一是城建檔案。城建檔案是城建生產活動的直接記錄和實際反映，它真實地記述了城建生產活動的過程和成果，記載了人們的城建思想、城建技術、城建經驗。
2、城建檔案是城市建設和管理工作的重要依據。在城市規劃、建設工作中形成了大量的城建檔案，真實地反映了城市從無到有、從大到小、從落后到先進的活動過程和發展規律，是人們建設城市、管理城市的智慧結晶。只有以城建檔案為依據，才能進行科學的城市規劃、建設和管理，克服盲目性，避免浪費和損失，合理地利用城建檔案，才能促進城市建設順利有序地健康發展。
3、城建檔案是城市維修、改建、擴建的依據。城建檔案是城市發展過程的真實記錄，是城市建筑物、構筑物改建、擴建和維護工作不可缺少的重要依據。沒有城建檔案，城市建設就會造成混亂，維修、改建、擴建就難以進行。隨著城市的飛速發展，城市的現代化建設突飛猛進、日新月異。如今的城市，地上高樓林立；鐵路、道橋縱橫交錯；地下給排水、煤氣、通訊、人防等工程管線密集如織。要對這些城市基本設施實施有效的管理與維護，就必須有完整、準確、系統的城建檔案做依據。
4、城建檔案是城市防災、抗災、減災和戰爭破壞后恢復重建的重要依據。一旦發生戰爭，城市是敵人首先攻擊的目標。城建檔案是戰后恢復重建工作的依據。把一個城市中重要的、具有全局意義的城建檔案集中到城建檔案保存，當發生戰爭或出現意外的重大災害時，將發揮其不可代替的作用。
5、城建檔案是征用土地、房地產權產籍的法律性依據。土地征用、各種審批文件、建筑執照、產權所有證等房地產檔案，是城市房地產管理的歷史憑證，是解決產權糾紛的法律證據。
三、建檔案工作現狀
目前,全國80%的縣級建設行政主管部門設立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負責收集、保管和提供利用本地區形成的城建檔案,相當一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導監督本地區城鄉建設檔案工作,形成了“一個機構、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設單位,將建設項目檔案工作作為工程建設的重要內容,納入項目建設管理計劃和工作程序、崗位責任制,逐步走上良性發展的軌道。各建設行政主管部門將工程檔案管理納入規劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設工程檔案報送責任書》,工程竣工驗收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗收合格證》),工程檔案接收率達90%以上。城建檔案館(室)檔案數量快速增長,各館配備了相應的硬件設備,如密集架、計算機、掃描儀、溫濕度自動監控設備等,按照國家標準《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔管理規范》和建設部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級劃分》等一系列技術規范整理檔案,檔案規范化、現代化、信息化程度大大提高,村鎮建設檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。
城市建設檔案管理規范范文3
關鍵詞： 檔案管理； 軟件； 硬件；配置
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
隨著我國經濟社會的發展， 城市化進程的加快， 城建檔案管理工作也面臨著新的形勢， 承擔著新的任務?？陀^環境要求城建檔案管理工作必須發揮自身積極性、 主動性， 由封閉型向開放型發展， 變被動服務為主動服務。突出服務意識， 既是城建檔案管理工作其服務部門性質決定， 更是其自身的發展要求所決定。服務意識的體現，關鍵是落實， 需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個方面著手。
1、 提高檔案管理工作的軟件配置， 就是抓檔案管理工作的管理機制建設、 人員隊伍建設。隨著我國經濟社會不斷進步， 城市建設不斷發展， 新事物、新情況不斷涌現，我們的城建檔案管理所處的社會背景大環境，以及社會的服務要求也發生了較大變化。要想在變化發展中充分發揮城建檔案管理工作服務社會發展的功能，承擔推動社會發展的歷史重任， 城建檔案管理工作自身就需要與時俱進， 跟上時展的步伐，使自身提供的服務始終符合發展變化中的社會需求。
1.1 檔案管理工作管理機制建設。
首先，城建檔案管理部門要不斷加強自身體制建設。體制順， 好比脈絡通。體制建設， 對于部門理順內部關系，發揮對外服務職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據新時期檔案管理工作變化發展的新情況，適時調整管理部門的科室和人員配置， 消減不符合客觀現實需要的科室， 科學合理的增設具有新職能的新科室，實現現有的機構編制和人員編制更好的服務當前經濟社會發展。
其次， 要不斷加強城建檔案部門規范化、 標準化建設。完善制度， 結合本地實際， 對本地區的城建檔案地方性規章及時進行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規體系， 確保城建檔案管理工作有法可依， 健康發展。嚴格管理， 有法必依， 有章必循， 這是確保檔案管理規范化、 標準化建設的根本前提。城建檔案管理工作的各個環節， 都要嚴格按照相關規章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯。同時， 相應簡化檔案使用的相關手續， 提高城建檔案的利用率， 增強城建檔案的社會服務功能。
1.2 案管理工作人員隊伍建設。
人員隊伍建設，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質和業務素質。任何工作的開展都離不開人， 能否做好城建檔案管理工作， 城建檔案管理工作能否為城市建設保好駕、護好航，很重要的一個方面取決于是否擁有一支高素質的人員隊伍。
首先要提高工作人員的思想政治素質。就是要不斷學習黨在新時期的理論思想和路線方針政策，深刻領會新時期社會發展 “以人為本” 理念的內涵， 牢固樹立以人為本的服務理念。
其次要提高工作人員的業務素質。就是要求城建檔案管理人員不斷學習業務知識， 鉆研業務技能， 在熟練掌握自身工作所需要基本知識技能之外，還要掌握檔案管理新知識、新技
術， 借鑒發達國家城建檔案管理工作好的經驗。
總之， 城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風， 強業務素質， 圍繞當前城市建設工作的中心， 緊貼社會、 服務大局，激發干事創業的工作熱情，為我國經濟社會發展提供全面、 及時、 高效的服務。
2、 提高城建檔案管理工作硬件配置， 就是指加強檔案管理部門的場館配置和設備配置，當代城建檔案管理逐步向業務規范化、標準化，技術現代化、 信息化， 服務社會化、 多元化方向發展。城建檔案管理工作今后必然也要強化其對社會服務的功能，提高社會服務的服務水平， 拓寬社會服務的服務層面。對比我國城建檔案管理工作的現狀， 要實現上述目標， 需要做的工作還有很多。
2.1 加強檔案管理部門的場館配置。
檔案管理部門的場館配置，包括檔案保存場館和對外服務場館。我國城建檔案保存場館基本滿足我國的城市建設發展要求， 但是要真正做到城建案服務的社會化、 多元化， 僅僅做到這一點是遠遠不夠的。在具備了檔案保存場館條件的同時，我們還必須具有齊備的服務場館。齊備的服務場館，可以使城建案管理部門的行使對外服務職能時，挖掘服務資源，拓展服務層面。我們可以建設像城市發展展示館等類似社會公益場館，利用展館向社會展示城市發展各個時期的資料以及遠景規劃資料， 讓市民詳實了解城市的發展歷程， 歷史文化、 人文風情以及美好的發展前景。同時， 通過展示展館的建設， 還可以起到對外展示城市良好形象的作用。
2.2 加強檔案管理工作的設備的配置。
當前， 我國城市建設發展已經駛入快車道， 城建檔案資料日益繁雜， 資料應用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強，真正保存好、 管理好、利用好這些檔案， 做到對歷史負責，為現實服務， 加強檔案管理業務的規范化、 標準化， 服務的社會化、 多元化是必不可少的， 但是這一切離不開技術的現代化、 信息化， 更離不開現代化的管理設備。城建檔案管理部門應緊跟檔案管理發展潮流， 增加檔案管理的技術含量， 引入當前檔案管理的新技術、 新設備、 加快檔案信息化建設。信息化已經成為當前檔案管理工作的發展潮流， 它的建立， 必然使城建檔案管理更科學、 對外服務更便捷、 更高效。我國城建檔案管理部門舊有的管理、 辦公設備大部分已經不具備這些新功能，更新設備已經成為城建檔案工作發展的當務之急。
嚴謹而科學的管理機制，作風與技術同樣過硬的人員隊伍，現代化的硬件設施，必將更好的發揮城建檔案管理部門的服務職能，更好的為我國城市建設及經濟社會各項事業發展保駕護航。同時，我們也堅信， 城建檔案管理部門只要時刻突出服務意識， 圍繞服務社會這個主題開展工作，也必將推動自身各方面的發展， 開創城建案管理事業發展的美好未來。
參考文獻
[1] 《重視城建檔案的開發利用增強城建檔案的服務意識》 張小東， 《東科技》 1999 年第 9 期；
城市建設檔案管理規范范文4
本文主要介紹了全面建設規劃業務檔案信息化管理的重要意義，并結合筆者工作經驗提出了實現規劃業務檔案高效利用的建設思路，以期改善城鄉規劃局檔案管理工作效能，為推動檔案管理事業持續發展提供有益參考。
【關鍵詞】
規劃業務；檔案管理；信息化；思路
一、全面建設規劃業務檔案信息化管理的重要意義
規劃局作為政府職能部門之一，不僅承擔著地區城市規劃檔案資料的管理、規劃測量、規劃設計及相關檔案管理的職能，也是政府城市規劃的信息中心、決策參謀中心，是社會各方面利用城市規范建設的史料中心。時下，信息化已然成為社會發展的必然趨勢，規劃檔案管理工作也應朝著這一方向變革，這不僅是檔案管理人員與時俱進、順應時代潮流的有效途徑，也是提高檔案利用率的最佳選擇。具體地說，信息時代規劃業務檔案管理在原有紙質化、人工操作模式的基礎上，引入數字化、電子化等歸檔和操作模式，不僅有效解決了規劃業務檔案存儲空間日益匱乏的問題，還從根本上優化了紙質檔案的查詢、借閱模式，使得規劃業務檔案的查詢、借閱更加方便快捷。例如，通過互聯網操作平臺，不僅能夠讓檔案的檢索、查閱工作在系統指令發出后立即實現，還突破了以往空間和時間上的約束，且一份檔案可以同時提供給多人借閱，整體上提高了規劃檔案的服務性能和利用率。此外，業務檔案的查詢結果也較以往人工處理時更加準確、方便、快捷，信息更加全面、高效。一言以蔽之，全面加強規劃業務檔案信息化管理，不僅有益于規劃業務檔案管理效率的整體提高，同時，這種分門別類、高速檢索的處理模式還能促使規劃業務檔案利用效率大幅提升。
二、提高規劃業務檔案利用效率的建設路徑
（一）統籌管理規劃業務建檔、使用，促進檔案管理規范化。規劃業務檔案管理信息化建設是檔案管理智能化的直接體現，其以城鄉建設檔案資料為管理對象，運用計算機軟件、硬件及網絡技術和計算機通信技術，實現對規劃業務數據的輸入、存儲、查詢、檢索、處理、分析、顯示和更新，以便于檔案管理人員及相關檔案查借閱人員通過系統方便、快速地進行資料錄入、管理、查詢和分析等工作，成功地將檔案工作人員從過去煩瑣的工作中解放出來。而要全面推進信息化建設，首要建立規劃業務檔案管理工作長效機制，明確管理重點內容、工作分工和追責處理，并依照不同的職能成立專項工作小組，完善規劃業務檔案工作網絡，以保障工作有條不紊地開展和落實。其次，要進一步優化規劃業務檔案信息化管理體系，建立涵蓋業務審批流程、檔案交接、資料規格、存檔方式、查閱使用等各環節的操作系統，確保規劃業務檔案真正實現智能化管理。
（二）健全業務檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱效率。規劃業務檔案系統數據來源非常廣泛，推行跨系統查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，可結合單位實際，建立綜合業務檔案數據庫，以實現規劃業務檔案的動態、實時更新與維護。比如，可將各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善規劃業務檔案規范管理，提高城鄉規劃局行政服務效能。
（三）重視數字檔案安全備份管理，嚴控業務檔案保密工作。現代科學技術發展帶來的信息化處理，雖然實現了海量檔案資料的便捷存儲與高速處理，但也存在一定范圍的缺漏，因而必須重視互聯網與信息化共同作用下的安全隱患，重視規劃業務檔案信息安全問題。這就要求檔案管理人員不僅要重視數據庫本身的安全，還要對機讀目錄進行保密，嚴格按照我國現行網絡信息保密法律法規，加強檔案信息庫特別是未開放信息數據的保密工作。其次，要健全規劃業務檔案數據庫，做好數據安全備份，定期進行數據在線、脫機模式下的雙重檢驗。此外，還要注意在檔案數據備份至云端時，及時設置防火墻、數字驗證碼、密碼校驗，做好防入侵檢測，為檔案存儲提供多重安全保障。
三、結語
全面實現信息化管理已成為新時期我國行政事業單位檔案管理實現自動化、高效化目標的有力手段和有效工具。城鄉規劃局作為行政事業單位的重要組成部門，其規劃業務檔案管理是城鄉規劃、建設和管理的基礎，也是城市建設行政主管部門依法實施行政管理及工程建設等工作的重要依據。因此，在信息化、數字化的發展形勢下，規劃檔案管理也應加強信息化建設力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應大規模城市建設需要，助力城市經濟蓬勃發展。
作者：黎穎珊 單位：中山市城鄉規劃局火炬開發區分局
【參考文獻】
[1]韓世華.城市規劃業務檔案規范管理的探索與實踐[J].卷宗,2015(11).
城市建設檔案管理規范范文5
關鍵詞：城建檔案；監管；創新；涵義；措施
城建檔案工作是城市建設工作的重要組成部分，涉及了城市建設發展的方方面面，涵蓋了城市建設的每一個環節和領域，整體反映了城市建設發展的水平，作為一種歷史記憶依據和憑證，是其它社會服務和其它社會產品無可替代的，它是一項科技文化事業。隨著新型城鎮化進程加快，城建檔案事業面臨一些新情況、新問題。如部分單位城建檔案意識淡薄，依法處罰力度不夠等。因此，城建檔案行政管理部門應從營造執法氛圍入手，創新發揮城建檔案行政監管職能，從而提高城建檔案管理水平，服務城鄉建設和經濟發展。
一、城建檔案行政管理職能及其涵義
首先，我們知道檔案行政管理職能是檔案行政主體作為國家行政管理的執行機關，依法對國家檔案事務進行管理時應承擔的職責和所具有的功能作用。它反映著國家檔案行政管理活動的內容與基本方向，是檔案行政行為本質的具體表現。而城建檔案館作為城建檔案的行為主體，其職責是“負責擬定并組織實施全市城鄉建設檔案事業發展規劃，負責對列入城建檔案館的接收范圍的工程檔案進行預驗收并出具預驗收認可，負責全市規化管理業務檔案，建設工程檔案、地下管線檔案等城鄉建設檔案的統一接收、保管、利用及城鄉建設檔案信息資源的開發利用，負責對全市城鄉建設檔案工作的指導、監督、檢查和有關人員的業務培訓工作，負責對建設單位在建設工程竣工驗收后，逾期未向城市建設檔案管理機構報送建設工程檔案的行為進行處罰”，由此可見，城建檔案作為專業的檔案館，接收范圍廣，管理工作難度大，如果沒有法律法規作保證，不依靠行政執法的手段來開展工作，城建檔案規范、接收、監督指導等業務工作難以完成的，一些有法不依，執法不嚴、違法不究等嚴重背離依法行政的現象就會愈演愈烈。因此只有加強城建檔案法制建設，堅持以法治檔，努力提高依法行政能力，才能解決檔案管理中的難題，才能保證城建檔案工作的順利開展。
二、城建檔案管理部門履行行政管理職能中遇到的問題
規劃、建設行政主管部門是城建檔案管理的執法主體，城建檔案館是受規劃、建設行政主管部門委托的執法部門。近年來，城建檔案管理部門認真貫徹落實全面落實依法治國基本方略，依據《檔案法》、《城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律、法規，通過強化行政管理職能和加大執法力度，不斷提升城建檔案服務水平。但部分單位和個人城建檔案法制意識淡薄，嚴重制約檔案依法行政的進展。主要表現為：一是對依法治檔仍缺乏根本認識。認為城建檔案部門不是重點部門，檔案工作不是單位工作的中心工作，往往得不到單位和領導的重視和支持，說起來重要，做起來次要；檔案工作就是收收、借借，簡單地把資料收集、整理和保管好，用起來找得到就行，沒有意識到城建檔案管理工作好壞是城市建設工作的一部分，是社會穩定、經濟發展的重要依據，依法治檔是保證檔案管理可持續發展的重要保障。二是抓落實的措施不力。在城建檔案工作安排上，強調得多，具體落實的少；業務上指令多、指導得少；基礎建設上，資金投入得少；管理手段上，提出問題多，解決措施少。三是違法行為經常發生。如有的不向城建檔案館報送工程竣工檔案，認為到城建檔案館歸檔與在本單位歸檔一個樣。四是城建檔案執法體制還不完善。機構的設置和運作、人員的落實管理、執法的標準和操作都有待進一步探索和完善[1]。
三、打造城建檔案創新履行行政職能的良好氛圍
(一)健全管理機制是創新履行檔案行政管理職能的基礎
首先是要積極推行目標管理模式，將城建檔案納入考核項目，要求所有負責工程建設的單位都必須要認真對待與配合城建檔案工作，并且要規范化的推進相關工作。其次要堅持實施管理員持證上崗制度，要求所有工作人員的素質能力達標，規范化的推進城建檔案管理。最后是要嚴格預驗收管理，未取得預驗收合格意見的，不得組織工程竣工驗收，未取得工程項目檔案驗收認可文件的，不得辦理竣工備案。
(二)部門聯動協同管理，是履行檔案行政管理職能的重要措施
城建檔案工作離不開和各個行政部門的合作，比如與質監部門之間的檔案移交、與房產部門之間的協作以及和各部門之間對于備案工作的合作。城建檔案館與建設單位在項目建設前期簽訂責任書的同時，歸檔工作就與各相關部門接口，如果城建檔案館未對施工資料驗收認可，規劃部門不得進行規劃核實；城建檔案未通過預驗收不得進行竣工驗收；如果該項目城建檔案合格證，房產部門不得發放房產證。通過部門與部門之間的相互印證和相互制約的手段能夠更好地促進檔案歸檔的完善和監管[2]。
(三)轉變觀念，主動加強業務指導，是創新履行檔案行政管理職能的保障
城建檔案工作者應轉變思想觀念，摒棄“等、靠、要”的老觀念，改變城建檔案管理被動局面，開拓創新，主動服務于城市建設發展需要，服務建設項目，服務政府決策。如建筑行業一般由施工人員兼職資料管理人員，檔案管理專業知識缺乏，如果檔案業務的指導工作又跟不上，檔案管理部門服務不到位，指導不及時，其工程施工資料勢必達不到歸檔標準，檔案形成質量和制作質量都存在問題，原始資料缺失、不準確、遺漏甚至丟失的現象就有可能發生，這是通過執政執法手段也無法挽回的損失。因此，檔案人員要高度認識到城建檔案及時歸檔的重要性，轉變服務方式，積極作為，改變單一、被動的檔案接收方式，走出辦公室主動到基層單位，到建設工地，為基層為項目提供優質服務，開展業務指導和培訓，通過網絡平臺，短信平臺、電話等多種形式服務，做好業務指導工作[3]。這樣，才能進一步提高基層單位、工程建設項目和廣大群眾對城建檔案重要性的認識，了解城建法律法規，了解城建檔案收集、移交、歸檔職責和要求，提高城建檔案質量。
四、開拓創新，探索城建檔案履行行政職能新途徑
1.不斷完善法規體系，提供可行之據
城建檔案法規體系由六個層次組成，不同層次效用不同，除《檔案法》、《城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》等外，城建檔案管理執法還需要部門規章和地方性法規和規章相輔佐才行。所以將現行檔案法律和行政法規條款，結合工作需要，進行細化和具體化，將有關責任部門和責任人的職責和罰責明確化，制定出具有針對性、前瞻性、具可操作性的城建法規很有必要。如依據《建設工程文件歸檔整理規范》和《城建檔案業務管理規范》等推薦性標準，出臺更具實際操作性和依據性的《城鄉建設檔案管理規定》、《城市建設分類大綱》《城市管線工程管理辦法》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《關于加強災后重建工程項目檔案管理工作的通知》等規章制度和行業標準。有的城建檔案管理機構通過將有關推薦性標準納入到《建設工程檔案移交責任書》的范疇，成為簽訂后共同約定遵守的技術依據，具有法律效力[4]。
2.繼續加強法制宣傳、增強檔案意識
目前，人們檔案意識和法制意識還很薄弱，這為檔案執法工作帶來了一定難度。有的部門長期沒有明確專人負責檔案的收集、整理的工作，檔案館人員提出來后，仍我行我素，無動一衷；有的房地產公司老總，態度生硬、蠻不講理，推諉扯皮；有些單位對城建檔案和城建檔案管理工作還缺乏進一步的認識，只顧眼前利益，視為自己資產，不愿移交檔案。有些單位不是不愿移交或不愿配合，而是觀念上沒引起重視，或壓根不知道法規要求，單純依靠行政執法手段，效果有限。城建檔案執法工作人員，針對有些單位人員流動大，業務能力不高，技術水平有限、法律法規了解不透的情況，開展業務培訓、現場指導、疑點、難點答疑等活動，加大對城建檔案的政策、法規和城建檔案重要性的宣傳，耐心細致講解城建檔案執法知識，幫助其盡快提高檔案法制水平。不僅要利用會議、重大活動宣傳，同時還可借助電視、網絡、報刊、雜志等多媒體手段進行宣傳，通過開展“城建檔案法制講座“、”城建檔案法制知識競賽“、”城建檔案違法案例分析“等活動，進行了城建檔案法制宣傳，增強了法制觀念和檔案意識，認識到如果行政不作為，就是失職，是違法行為，會受到罰處。
3.突出執法重點、明確工作職責
城建檔案作為一種不可再生的寶貴資源，通過檔案形成、收集、整理、歸檔等檔案管理措施是其安全、完整性的重要保障。在行政執法檢查中，城建檔案館檔案移交工作作為執法檢查的一個重點內容，依據有關條例和法規，對城建檔案違法行為及時依法進行了查處。讓這些單位或人員深刻認識到，檔案移交工作不僅是檔案管理人員的責任，作為單位檔案管理的重要環節，也是各級領導和行政管理部門的重要職責，要把檔案移交作為一項重要工作來抓。
4.尋求多種措施，尋求執法效果
城建檔案館依據檔案法、規范法等法規和制度，結合建設項目工程專業要求，不斷分析和總結積累經驗，采取多種措施措施，積極尋求執法效果。一是采用簽訂《城建檔案移交責任書》，用合同約定加以約束，采用行政執法手段，提前規范建設單位報送檔案的歸檔責任、歸檔范圍和歸檔期限。二是強化政府職能，結合城市建設法律法規，加強執法隊伍，定期組織城建檔案人員的上崗培訓，實行城建檔案人員取證上崗等行政規定；三是把城建檔案管理和行政執法列為城建檔案館議事日程，明確責任領導和責任人職責，同時精心組織，周密部署，把執法檢查和城建檔案管理、開發城建檔案信息資源等有機融合，把城建檔案行政執法作為新形勢加強城建檔案管理的重要舉措來抓。四是強化監督檢查。通過聯合執法檢查、常規性的城建檔案執法檢查以及綜合檢查與專項檢查相結合的辦法，不定期的開展城建檔案行政執法檢查，及時糾正違章違規行為，確保檔案真實、完整及時收集到位。五是嚴格執法。如我們對市城區災后恢復重建在建工程項目檔案進行執法檢查，重點檢查建設工程資料編制是否與工程建設進度同步，建設工程資料的收集整理歸檔情況，建設工程資料的形成是否真實、符合規范要求，監理單位對工程檔案資料編制指導監督是否到位，還專門給市教育局、市衛生局發函，就教育、衛生系統災后重建工程檔案歸檔移交工作提出要求。檢查結果表明，各單位普遍重視災后恢復重建工程項目檔案工作，做到了集中統一管理，制度健全，規范有序，保管安全[5]。
5.利用信息化平臺，高質有效提升城建檔案依法行政的重要手段
以城建檔案信息化為目標，檔案信息化規劃應從頂層設計，從創新管理、制訂標準、開發系統、建設數據庫等方面著手，形成內外協同，資源共享的管理機制，完成了數字檔案館的硬、軟件建設，利用檔案管理系統軟件系統，開展了案卷級著錄和計算機檢索功能，逐步完成館藏檔案數字化工作。圍繞城市規劃和建設工程內容，出臺相關文件規定，創建全市建設工程電子文件在線歸檔的管理機制，全面開展原生電子文件歸檔接收，進行建設工程紙質檔案和電子檔案同步預驗收，并要求建設單位向城建檔案館移交紙質檔案時，同時移交工程電子檔案。搭建檔案管理網絡，建設工程電子檔案管理專題培訓，為規范建設工程電子檔案奠定基礎。搭建規范檔案管理業務檔案網絡，協同主管部門各平行機構創新規范管理業務電子文件在線歸檔管理機制；加強與相關部門的協同配合和資源整合，提升行政行為的技術含量和城建檔案信息數據的利用價值。依法治國是我國的基本國策和治國方略，依法行政是依法治國基本方略的重要內容。在此新形勢下，進一步加強城建檔案依法行政可以說是大勢所趨，任重道遠。城建檔案管理工作者必須緊緊依靠《檔案法》、《城鄉規劃法》等法律武器，拓寬行政執法途徑，才能使城建檔案管理真正走上法制管理的道路。
參考文獻：
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[2]李紅霞.基于知識管理視閾下的城建檔案管理問題研究[J].辦公室業務,2015,12:58.
[3]彭明.開發區城建檔案信息資源整合與利用——以蘇州工業園區城建檔案館為例[J].辦公自動化,2015,15:44-47.
城市建設檔案管理規范范文6
關鍵詞：基層城建檔案工作；問題；對策；案例分析
中圖分類號：G271
文獻標識碼：B
文章編號：1008-0422(2011)08-0112-02
1 引言
城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是城市建設的技術成果和歷史依據。隨著我國城市化的高速發展和現代科學技術，特別是計算機技術、信息處理技術和網絡技術的迅猛發展和普及應用，城建檔案工作在取得巨大成就的同時，也經歷著深刻的變革。相對大中城市城建檔案工作來說，區縣(市)城建檔案工作屬于基層城建檔案工作，基礎要薄弱一些，發展步子要緩慢一些，還存在著一系列的新情況和老問題，對這一些問題的研究、思考和處理，對促進我國城建檔案工作整體均衡發展有著特別重要的意義。
2 當前基層城建檔案工作存在的主要問題
2.1歸檔意識不強
一般情況下，城建檔案需要經過十幾年或更長時間之后才能體現它的價值，而我國各區縣(市)城建檔案工作都起步比較晚，城建檔案在建設、規劃、管理中的作用體現還不突出。因此，相當多的人認為城建檔案不重要，沒有多大作用，以致違法行為頻繁發生。
有一部分建設單位其從事基建工作的管理、技術類人員，甚至包括一些領導，重建設、輕檔案的思想突出，只注重工程的投資、規模、工藝、質量等問題，對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠，有的甚至沒有把檔案管理提到正常的工作范圍，更沒有建立一套規范的管理機制，來保障建設檔案管理的完整和齊全。因此當檔案接收進城建檔案館后，不是檔案資料被損毀、遺失或移交不齊全，就是檔案資料存在部分復印件等情況。
2.2城建檔案管理工作人員專業水平不高
近年來，雖然已經基本形成以城建檔案館為主體，以城建檔案室、建設系統基層檔案室和建設單位基建部門為基礎的城建檔案工作網絡。但在整個建筑行業中，許多資料員都是由施工員兼職，相對于專業的檔案員、資料員，這些兼職人員對城建檔案的收集、整理的能力較低。而且根據新的國標，許多人對工程檔案歸檔標準、歸檔要求等諸多問題把握能力有限，使工程檔案的形成落后于建設工程建設進度，導致許多工程檔案在收集整理失真、遺漏，接收時不全、零散、丟失等現象時有發生。有些建設部門是第一次搞建設，對城建檔案歸檔的要求更是一頭霧水。如果城建檔案管理部門不重視主動服務，就容易造成許多資料由于保管不力而丟失的嚴重后果。
9.3城建檔案法律法規建設不健全，依法治檔落后于形勢需要
近幾年，建設部先后頒布了《城市建設分類大綱》、《城建檔案主題詞表》、《城市建設檔案案卷質量規定》、
《城市建設檔案館目標管理考評辦法》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市建設檔案管理規定》、
《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《城建檔案管理規范》等法規或業務規范。這些法律法規，對促進城建檔案工作規范化、科學化管理意義重大。但就依法治檔整體形勢而言，城建檔案法規建設遠遠不能適應新形勢、新任務需要。一是無全國性專業條例法律支撐，只有法規或規章，依法治檔的權威性不夠。二是全國絕大部分省、自治區、直轄市未出臺城建檔案條例，只有政府規章，地方開展城建檔案工作缺乏剛性法律支撐，彈性較大。面對城建檔案隊伍提出的“參公”要求，整體進展不夠理想，職工工作積極性受到嚴重影響。三是城建檔案法規體系尚未形成。中央、地方已形成的域建檔案法規不配套，很多地方還沒有把城建檔案事業的發展列入國民經濟和社會發展計劃之中，工作上仍然存在有法難依、有章不循的現象，影響和制約著城建檔案工作的開展。四是城建檔案法規與建設行業以及文書檔案相關法規的銜接與配套方面存在一定的矛盾。
2.4有關部門對城建檔案工作重視不夠，不能提供嚴謹的職能管理作用
城建檔案的收集、保管工作需要建設行政管理部門的大力支持，需要規劃、管理等有關單位的協作配合，光靠城建檔案部門努力顯得力不從心。比如，有關部門對城建檔案的產生、收集等環節不重視、不銜接，就有可能導致工程備案和檔案進館的脫節，造成檔案收集工作的散、漏。盡管國家有相關法規明確規定，建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集整理建設項目各環節的文件資料，并按照程序，在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門移交建設工程項目檔案。但在具體實施過程中，除了一般的建設工程由于要工程備案而必須取得建設工程檔案合格證這要件把關較嚴外，其他的檔案門類，由于跨系統、跨部門行政管轄，特別是與城市安全息息相關的電力、通信、地下管線等重要工程項目檔案不能及時接收進館。
3 促進基層城建檔案工作創新發展的對策和思路
推進區縣(市)建設事業發展是統籌城鄉建設、促進區域共同和諧發展的重大舉措，而促進基層城建檔案工作創新發展將為區縣(市)建設事業可持續發展提供支持和保障。針對上述制約基層城建檔案工作發展的主要問題，應注意抓好以下幾項工作：
3.1加強宣傳，提高意識
城建檔案管理部門應積極行動起來，加強對城建檔案的宣傳，增強全社會的城建檔案意識。采取多種形式，廣泛宣傳城建檔案的價值、作用，擴大城建檔案的社會影響，形成城建檔案是城市建設的重要內容，是城市變遷的真實歷史記錄，它既有政治價值、更有經濟、科技價值和安全價值的共識。并進一步加強城建檔案管理工作，以出色的工作業績，引起全社會對城建檔案工作的高度重視和高度關注，確保城建檔案工作健康有序開展。
3.2不斷提高檔案管理人員素質能力
城建檔案工作不僅需要精通業務的“專家”，更需要思想活躍、應變能力強的“通才”。應采取各種有效措施，加強人才隊伍建設，努力提高素質能力。一要加強政治思想和職業道德建設，增強奉獻精神。二要不斷更新知識、吸收新“營養”，采取“走出去，請進來”的辦法，不斷更新城建檔案專業理論知識和實際技能，建立起一支政治業務素質強、結構合理、相對穩定、充滿活力，既具備檔案專業知識，又具備相當的計算機及外語水平，以及通曉城市建設行業知識和法律知識的復合型城建檔案人才隊伍。三要努力創造一個城建檔案工作人員能夠充分發揮潛能的良好工作環境，為人才隊伍的成長創造良好的環境和條件，以適應新時期城建檔案工作的發展需要。
3.3加強與相關部門的溝通協調
努力爭取建設行政相關職能部門的支持，
為建設工程檔案提供相應的監督和制約保障。比如，通過與質監部門合作，在建設單位移交檔案時，嚴格按手續辦事，做到責任明確。實行建設工程檔案驗收合格制度，并請審批中心協作，使建設單位在工程立項審批時就簽訂責任書等手段，加強與有關職能部門的溝通，爭取他們的支持和配合，加強與各部門之間的信息交流，特別是請規劃、建管等部門共同參與管理和監督城建檔案的收集工作。
3.4加大行政執法力度
依法治檔、健全制度，是城建檔案事業能夠健康有序發展的保障。城建檔案部門，一是要加強現有法律規章及規范性文件的清理修訂工作，根據新情況開展立法工作，確立城建檔案管理工作的行政執法主體的地位，以便加大行政執法力度。二是要加強執法力度的宣傳，提高社會對城建檔案的認識，制定相應的域建檔案管理制度，使檔案管理工作做到有章可循，有法可依。三是對檔案接收過程中個別建設單位存在的不愿移交、拖延移交檔案等問題，檔案管理部門在做好宣傳解釋工作的同時，應嚴格依法辦事，理直氣壯地接收檔案，從而保存了城市建設真實的歷史記錄，為今后城市建設的管理和維護收集了原始性、依據性材料。為了保證工程檔案與工程建設同步進行，保證工程檔案的真實性、及時性、完整性，在行業主管部門的帶領下，還應對在建工程項目檔案進行執法檢查。對不按規定收集檔案的建設單位，在工程竣工驗收后，在規定時間內不移交檔案，或檔案遺失、偽造等現象及時提出口頭和書面的整改意見，對拒不移交檔案的單位，在上報建設行政主管部門后，依照相關法規進行處罰。真正做到有法必依、違法必究、做到依法治檔，使城建檔案工作步入法制化建設的軌道。
4 案例分析：大足縣城建檔案室的實踐與體會
最近幾年，大足縣城建檔案室克服各種困難，采取一系列行之有效的舉措，推動了城鄉建設檔案工作快速發展。2010年，大足縣城建檔案室共接收工程檔案1160卷，涉及工程項目452個，庫存檔案達到13629卷，照片1362張，工程檔案進館率達100％；同時該室還接待檔案查詢利用340人次，提供檔案資料580卷次，最大限度地發揮了城建檔案在城市建設工作中的應有作用。其主要措施有：
4.1加強檔案“專業化”業務指導
針對城建檔案的產生單位，采取主動“請進來”、“走出去”等多種形式，加強業務指導工作。主要從四個過程未強化業務指導：
4.1.1工程開工在辦理建設工程《施工許可》之前我室與建設單位簽訂《建設工程檔案報送責任書》告知相關單位實施城市建設檔案管理的工作程序及步驟，提交資料目錄，講解具體內容與要求，及收集資料中應注意的事項、收集的連貫性和完整性。
4.1.2施工過程中，派專人對該項工程進行跟蹤服務。指導、抽查工程資料的形成是否與工程進度同步、是否真實準確，主要以督促檢查為主。
4.1.3工程完成后的專項驗收時的業務指導，在檔案專項驗收工作中，建設單位形成的資料主要是看前期及各項驗收手續的辦理是否齊備；施工文件主要針對文件內容的“三性”要求即“完整性、準確性、真實性”未審核，對不完善部分一次性告知并及時提出整改意見，工程檔案預驗收合格后方可同意組織工程竣工驗。
4.1.4建設工程檔案接收時的審核，對即將接受進館的檔案主要對其整理上的審核是否達到“兩化”即規范化，標準化。
4.2強化檔案“信息化”管理
4.2.1逐步推進館藏檔案電子著錄
檔案電子著錄是我們實現檔案的信息化管理的第一步，目的在于編制統一的檢索工具，便于檔案信息資源的開發利用。城建檔案的著錄分為：項目級、案卷級、文件級三級。為確保著錄數據的統一與規范，嚴格按照市城建檔案館制定的檔案電子著錄系統進行項目級著錄。
4.2.2積極推行城建檔案數字化
按照《重慶市檔案信息化建設規劃綱要實施意見》，積極推行數字化檔案，督促建設單位填報電子表格，對前期文件、竣工圖紙按相關標準進行掃描，收集和整理聲像檔案。并對形成的數字化檔案嚴把質量關，確保數字化檔案信息資源的質量，為檔案利用環節創造條件。
4.3加大檔案“系統化”開發利用
4.3.1優化館藏檔案，提供齊全可靠信息
一是嚴格控制進館檔案的質量。對接收進館檔案質量嚴格把關，一旦發現不符合歸檔要求的檔案，責令其整改合格后方可接受進館，以確保館藏檔案的質量。二是定期進行檔案鑒定，剔除無保存價值的檔案和到期檔案。
4.3.2加大檔案開發力度，確保檔案信息安全
要建立健全解密制度，把握好開放與保密的關系，嚴格執行制度，加強管理，把檔案信息安全保障體系建設落到實處，嚴把檔案利用審查關。
4.3.3強化服務職能，提高服務質量
為全面開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務，一是在服務程序上，變繁瑣為簡便，方便利用者。二是在服務措施上，改變以往“守株待兔”式的被動服務措施，使過去基本處于封閉狀態的城建檔案，向全社會開放采取上門服務、電話服務、電腦服務、現場服務等靈活多樣的措施拓寬檔案利用渠道。為利用者提供多方位的優質服務。
