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電子檔案范文1
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。
1、文書電子檔案整理
一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
3會計電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
B．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1、軟磁盤的保護
A、統一軟盤的規格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。
C、規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。
F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2、光盤的保護
A．規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
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【論文關鍵詞】電子檔案 電子檔案管理 電子檔案利用
【論文摘要】當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
1、加強電子檔案管理，有利于節省人力物力
在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。 轉貼于
3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
2、規范檔案利用方式，避免不可挽回損失
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
四、小結
現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
【參考文獻】
[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關學院學報·社會科學， 2009，30(7).
電子檔案范文3
【關鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養
一、電子文件的特性
電子文件是人們在社會活動中形成,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中,它對計算機有很強的依賴性。在當今電子文件的環境中,文件的形式特征和內容特征均發生了變化,電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要,利用辦公自動化系統對電子文件進行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強化人們對電子文件歸檔管理的意識,各級領導應把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機構為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節點的檔案管理網絡體系,真正做到職責明確、上下聯動、保障有力。電子文件與紙質文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質文件具有同等作用。不僅要加強對這方面專業知識的學習,應積極與相關技術人員和形成電子文件的部門加強聯系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業務指導和協調,協助制定有關制度,保證電子文件的歸檔質量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業務管理部門的承辦人,還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時,還要布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎,電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質檔案。當正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時,則應對起輔助作用或正式作用的草稿文件進行收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件應該制定嚴格的措施,必要時應在收集整理過程中制作成紙質拷貝件或制成縮微品,避免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規定》,從資料收集開始就落實到責任人,確保了電子文檔的真實性、完整性、系統性。
三、電子文件的利用
在檔案網絡化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內容的手段發生了根本變化。檔案工作人員要運用信息技術手段和新的管理辦法來實現有效的服務,按照檔案管理現代化的要求,實現文書檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發揮計算機的管理優勢,提高工作效率。加強檔案信息化建設,為方便快捷服務創造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統一管理,建立電子檔案管理制度,實現電子檔案標準化,以便使各類文件管理系統都能和檔案管理系統通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進入檔案部門后實現數據共享,逐步實現檔案信息網絡化,達到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設的重要內容,檔案信息化可為各行業、單位提供日常工作所需的共享數據,逐步形成決策咨詢系統,對實現管理的科學化、規范化、高效化將起到重要的推動作用。
四、電子文件的保存問題
電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時間短,缺乏實際保存的驗證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復制一次并按原來編號保存。
五、電子檔案管理人員的培養
首先,重視吸納專業型的人才充實到檔案管理隊伍中來。其次,加大現有培訓力度,采取走出去和引進來的雙向方式,開展電子計算機知識、數字信息技術的強化培訓,盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現狀。最后,適時組織人員到兄弟單位參觀學習,取長補短,切實提高檔案人員的業務水平。
參考文獻
電子檔案范文4
【關鍵詞】電子檔案 安全管理 防范措施
隨著信息技術的快速發展，電子文件的數量與日俱增，與之相伴隨的電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，電子檔案的安全管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。
一 電子檔案的概念及特征
電子檔案是指經過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。電子檔案是由電子文件轉化而來，其信息是以數字化形態表達的。它的出現，改變了傳統檔案管理的工作方式和管理模式。
電子檔案具備了許多紙質檔案不具備的特征：
第一，信息與載體之間的可分離性。電子文件不像傳統紙質文件，信息與載體不可分離，成為一個不可分離的“實體”，具有明顯的原始性特征。而電子文件則是以非實體形式存在，存放的位置不是固定的，它可以根據人們的需要，通過網絡在不同計算機之間相互傳遞，也可以在不同載體之間相互復制，信息內容形態卻不發生改變。這種可分離性造成了電子檔案的易于更改，且更改后不留痕跡；易于復制，且分不出原件和復制件。信息與載體之間的這種分離性給電子檔案的安全管理提出了前所未有的挑戰。
第二，信息的非人工識讀性。電子檔案是以數字編碼將內容記錄在載體上，要獲取它所存儲的內容信息必須借助計算機等設備。記錄的信息無法直觀看到。此外，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以，即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容。
第三，電子檔案易于存儲和管理。電子檔案的保存，本質上是對檔案內容信息的保存，這些信息是電子化、數據化的，存儲在磁盤等載體上，一張磁盤就能存儲大量的檔案信息，儲存單位成本低，占地小，利用計算機系統進行檢索和維護更為簡便，大大減少了檔案分類、編目和檢索的人員需求。電子檔案的這一特點也是傳統紙質檔案電子化蓬勃開展的重要原因。
第四，電子檔案的脆弱性。電子檔案的特殊性，決定了電子檔案容易受外部環境（高溫、高濕、光線，空氣污染、磁場等）的影響，無論哪個方面超過標準，都有可能導致信息的損失。
第五，信息存儲的高密度性。電子檔案無論是以磁盤、磁帶還是光盤進行存儲，其密度都大大高于傳統的各種信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，一張容量可達600MB-4000MB的光盤，刻寫激光斑點的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。存儲的高密度性一方面為我們節約了館藏空間，另一方面也對載體的保護提出了更高的要求，因為任何一條輕微的劃痕都有可能導致數以千計的檔案信息遭到破壞。
第六，對軟硬件系統的依賴性。不同類別、不同存儲格式的電子文件的形成、傳輸、閱讀，必須由相應的軟、硬件環境支持，離開了這些支持，電子檔案就無法生存。
二 電子檔案安全管理防范措施
第一，電子檔案的安全管理，要從制度上、技術上、人員素質上保證電子檔案的安全。
健全電子檔案安全管理制度，規范電子檔案管理。根據電子檔案的特性，制定科學、合理、統一的電子檔案管理標準，確保電子檔案的安全。
第二，提高人員素質。在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的。因此，需要提高從業人員的專業素質和責任心，定期安排保密教育和計算機應用能力培訓，從思想和技術上提高安全防范意識。
第三，提高網絡信息安全技術保障。網絡環境下電子檔案安全防范的主要措施有以下幾方面：一是訪問控制。訪問控制的主要任務是保證電子文檔中的信息不被非法訪問和非法使用。二是加密簽署。加密簽署技術主要有三種：私鑰對稱加密，即收、發文雙方使用相同的密鑰；公鑰非對稱加密，即收、發文雙方使用的密鑰互不相同，而且不可能從加密之鑰推導出解密之鑰，主要用于正常密鑰交換非常困難的地方。如互聯網。三是防火墻技術。所謂防火墻（Fier Wwall）是一種將內部網和公眾網分開的方法，它實際是一種隔離控制技術。防火墻是阻止網絡黑客訪問某個網絡的屏障。通過在網絡邊界上建立的相應的網絡通信監控系統，達到網絡安全的目的。四是漏洞掃描技術。漏洞掃描技術就是自動檢測遠端或本地主機安全脆弱點的技術，通過對計算機系統進行檢查，發現其中可被黑客利用的漏洞。漏洞掃描技術分為被動式和主動式兩種策略，被動式策略是基于主機的檢測，對系統中不合適的設置，脆弱的口令以及其它同安全規則相抵觸的對象進行檢查；而主動式策略是基于網絡的檢測，通過執行一些腳本文件，對系統進行攻擊，并記錄它的反應，從而發現其中的漏洞。五是入侵檢測技術。入侵檢測技術（IDS）是對防火墻的補充，一旦防火墻失靈，入侵檢測就會就會發揮作用。它可以幫助系統對付網絡攻擊，拓展系統管理員的安全管理能力，提高信息安全基礎結構的完整性。
第四，選用優質載體和適宜的存儲環境。由于電子檔案對于計算機有較強的依賴性，所以磁帶、磁盤、光盤的質量直接影響其使用和存儲壽命，要選用質量和性能俱佳的信息載體來存儲檔案信息，并且對于儲存的載體要挑選適宜的環境，控制好環境的溫濕度，以保證電子檔案信息載體的存儲壽命，
總之，加強電子檔案安全管理工作，要根據電子檔案自身的特點，建立健全管理制度，提高管理人員的素質，通過專業技術手段，準確、快速地向社會提供信息資源，更好的為社會發展服務。
參考文獻
[1]王萍.宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].清華大學出版社，2006
電子檔案范文5
1.電子檔案載體的保護
傳統紙質檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對載體的保護有很大區別。對電子檔案載體的保護最重要的是要提供符合磁、光介質的保存環境，電子檔案所需的環境溫度為17℃-20℃，相對濕度為35%-45%，而紙質檔案保存所需的環境溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%；要避免陽光直射，以免電子檔案載體材料發生氧化反應，造成信息丟失；遠離磁場，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發生消磁或磁化現象；要避免機械震動，以免破壞數據信息的完整性；存放電子檔案的庫房內還應配有防腐蝕性有害氣體的設施和設備，定時進行機械通風，保證環境通風良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設備，遠離釋放有害氣體的工廠，要定時進行室內通風，保證檔案室內擁有良好的空氣質量。紙質檔案的耐久性可以持續幾十年甚至上百年，與紙質檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應每5年進行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現象；邏輯檢查，即用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，以便進行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質文件，需要借助現代化的辦公設備才能讀取，其中計算機是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計算機上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識讀，要注意對計算機及其軟硬件加強維護和更新。硬件包括計算機、掃描儀、打印機、復印機等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計算機技術和數據參數，如音頻設備文件等。在電子檔案歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件，用視頻設備獲得的動態圖像文件還應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.電子檔案真實性的維護
由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時間周期內歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過程中準確無誤，防止信息失真，電子文件在形成過程中要隨時進行簽名、信息驗證和身份驗證。由于電子檔案是由一套特定的數字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對其進行修改，為防止非法訪問或隨意改動電子檔案，對電子檔案的修改、存儲、傳輸等操作要進行實時登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實性。對于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補單純的手跡簽名的不足。有時為了保證電子文件不被非正常改動，應采取更嚴格的安全措施，如開發專門的安全保護軟件或者編寫安全程序；同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對重要的電子文件制作紙質文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設置為“只讀”狀態，也能夠保證從計算機上讀取到信息而不做任何的改動。每一份電子檔案都有自己的相關背景，不僅是業務方面的，也包括相關的政治、經濟背景。在保存電子檔案時需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內容，也有助于證明該電子檔案的真實性。
3.電子檔案完整性的維護
在保存電子檔案的過程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關系、相對位置等元數據一并保存，相關的應用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關電子圖像。隨著電子檔案數量的不斷增加，其所占用的存儲空間和時間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應的備份工作。首先要對所有電子檔案進行完整的復制，在以后每次復制時，只需針對上一次完全復制后新增加的數據或修改的數據進行備份復制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數據信息而造成的存儲空間和保存時間的浪費，保證電子檔案在保存和恢復時的完整性。由于電子檔案依賴于計算機和計算機網絡而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬無一失，即將同一電子檔案保存于兩臺以上的電腦中，以防止一臺計算機出現故障造成電子檔案不完整；同時需將同一電子檔案保存于兩種以上的網絡中，防止某一網絡被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因為電子檔案在載體保護、真實性維護和完整性維護方面存在諸多要求，且比較依賴相關成熟的技術，而紙質檔案則可以真實、直觀地再現文件的原貌。因此，在一定時期內電子檔案不會完全取代紙質檔案，兩者形成并存發展、相輔相成的依賴關系。同時在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發揮電子檔案的效用。
4.加強電子檔案安全性的防護
網絡的普及極大地促進了電子檔案管理工作，因此加強網絡安全不容忽視。加強電子檔案安全防護主要有兩點：一是用法律保護電子檔案的信息安全，增加法律意識；二是要創建檔案安全管理系統，確立基于角色的訪問控制模式，充分利用現代信息安全技術，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實，電子檔案數據庫安全建設，電子檔案管理系統安全運行和與相關信息安全技術結合運用的基礎上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。
5.加強電子檔案管理人員的培養
電子檔案范文6
隨著信息化的快速發展，檔案的載體經歷了從紙質檔案到電子檔案的演變過程，電子檔案逐漸成為了檔案管理重要形式。與此同時，電子檔案就紙質檔案而言，在原始性、真實性、完整性、安全性等方面發生了新的變化。
1.原始性問題
電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅通過其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2.真實性問題
電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案，最重要的是電子檔案可被復制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。
3.完整性問題
電子文件編輯時，如果保存不及時，經常會因為斷電等原因導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4.安全性問題
電子數據的易修改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務器的攻擊以及部分用戶根據利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。
5.存儲性問題
電子檔案的存儲載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下生成。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，磁場和電場，機械應力等條件下極易損壞。
6.長期可讀性問題
電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著技術的進步，計算機軟硬件不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。
二、加強電子檔案科學管理的有效措施
1.建立電子檔案統一接收的數據格式，推廣相關的電子檔案整理著錄軟件，由檔案管理部門建立統一的電子檔案模板，并發放到各檔案形成科室。定期舉辦培訓班，對兼職檔案員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。定期派專業技術人員進行指導，形成統一數據格式，以方便電子檔案的接收和管理。
2.采用有針對性的技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。
（2）簽署技術。在電子文件上進行簽署技術主要是利用光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產生信息失真等問題。
（3）密碼認證。電子文件的使用者最關心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。
（4）防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出，保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡安全。
（5）防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
3.建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全
（1）調節庫內溫濕度。采用去濕機、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
（2）防光。改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；定期凈化空氣。
（3）防灰塵。電子檔案要密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
（4）防治有害生物。①通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；②采用防霉劑進行化學預防；③采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒；化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰-苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。
（5）避開磁場和電場。①電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設備；②可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。
（6）防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
（7）定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，定期檢測和拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施。
（8）電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。
4.在保存電子檔案時，應將電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為的是使現在的電子檔案能夠更好地被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，并且應把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成的電子檔案無法閱讀和正常使用。
