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電子檔案制度范文1
醫院電子信息檔案建設是一項惠及大眾的措施，我國醫院現代化建設將側重點放在醫療設備和醫療技術上，社會各界對與醫院檔案管理工作的重視程度遠遠不夠，醫院檔案管理工作缺少必要的監督，無法進行有效科學的管理。醫院對于本院的檔案管理工作的管理意識薄弱，得不到重視的結果必然是缺少支持，這直接導致了在我國醫院現代化建設中，電子信息檔案管理工作的進展緩慢、鮮有成效。
2基礎設施落后
在我國用于醫院電子信息檔案管理的設備較為落后，不能滿足信息化檔案管理的需要，電子信息技術的應用需要良好的硬件和軟件設施作為支撐，醫院中聚集了醫療方面的專業人才，但是對于先進檔案管理設施沒有概念，基礎設施建設的不健全，也使得醫院電子信息檔案管理的發展緩慢。醫院缺少對世界先進電子信息檔案管理工作發展的關注，不能及時更新設備來為醫院電子信息檔案建設創造良好的條件。
3如何加強醫院電子信息檔案建設
3.1加強培訓
針對目前我國醫院現代化建設中檔案管理人員素質較低和專業人才缺乏的問題，加強相關培訓無疑是最有效的方法，通過加強各部門人員的計算機知識培訓,來為提高醫院電子信息檔案管理水平的創造條件。對于檔案管理人員來說，加強業務學習,在自覺學習掌握專業的檔案管理理論基礎上，時刻關注國內外先進的電子信息類檔案工作發展動態,從而實現通過計算機檔案管理軟件對電子信息檔案進行科學規范的管理。
3.2提高重視程度
醫院的重視是醫院電子信息檔案建設的關鍵，醫院的現代化建設不能只著眼于硬件，醫院電子信息檔案的建設工作關系到全局，醫院相關負責人需要樹立全局意識，對于醫院電子信息檔案管理工作給予充分的理解和足夠的重視，硬件是醫院醫療水平提高的基礎，軟件則是硬件的重要輔助，兩者互相補充、互相促進。醫院電子信息檔案建設惠及廣大民眾，同時也需要社會各界的大力支持，醫院的支持和社會的支持構成醫院電子信息檔案建設的發展動力，我們需要為其提供便利的資源和技術，在醫院現代化建設中為電子信息檔案建設創造更多條件。
3.3制定相關制度
針對相關制度缺失的問題，我們需要建立科學規范、高效合理的電子信息檔案管理制度，只有通過嚴格的制度化管理才能保障醫院檔案管理的現代化和信息化發展。依據國家相關法律法規建立嚴格的檔案查閱制度，在此同時，逐步建立起嚴格的采集制度、傳送制度、保存制度、歸檔制度、鑒定制度和清理制度等。嚴格的管理制度需要明確相關管理人員的職責，對電子信息檔案管理中出現的各類問題要進行詳細的規定和解釋，確保問題發生后采取的處理方法有著科學合理的依據。制度制定后必須嚴格遵守，對應著檔案管理制度可以出臺相應的獎懲措施，這樣的方式能夠充分調動管理人員積極性，對推進醫院電子信息檔案建設也有著很好的推動作用。
3.4加強軟硬件建設
在醫院的現代化建設中，軟硬件設施的建設是基礎性的工作，我們在醫院的電子信息檔案建設中，需要加強基礎的設施的建設，醫院電子信息檔案建設需要先進色軟硬件設備作為保障，只有在保障先進設備和軟件的基礎上才能實現電子信息檔案管理工作的高效和準確，電子信息管理系統的應用能夠有效提高醫院電子信息檔案的管理效率。保持與世界接軌，關注世界電子信息技術發展動態，及時進行設備和軟件更新，只有時刻保持與世界先進水平相一致，才能使得我國醫院信息化水平得到不斷提高。醫院要將電子信息檔案建設作為重點工作認真對待，為其發展創造條件。
4結束語
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【關鍵詞】醫院;電子檔案;問題;對策
隨著電子信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1、醫院電子檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
1.2醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
1.4檔案管理人員素質有待提高
由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5需要大量資金投入
醫院電子檔案的建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。
2、提高醫院電子檔案管理的對策
2.1建立完善醫院的檔案管理網絡
醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。
2.2制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
2.3加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4加大檔案管理的投入
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關鍵詞:檔案管理;涉密檔案;電子信息技術;保密
一、傳統涉密類檔案保密工作特點
1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統紙質性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中?！吨腥A人民共和國檔案法》規定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。
2.注重對于檔案管理人員的職業教育?！稒n案法》中嚴格規定，機關、團體和企事業單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區已經制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業務知識和技能培訓，加強職業道德教育。管理人員的專業化保證了檔案管理保密工作的順利進行。
3.較為合理地依據檔案保密程度對涉密類檔案進行分級管理。按照有關規定，傳統檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了涉密檔案的秘密性。
隨著社會信息化技術的不斷發展，目前我國的檔案管理模式已由傳統的紙質型檔案發展為利用電子信息技術為主的電子信息檔案系統。與傳統型涉密類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統檔案管理工作模式已經無法適應信息化要求。近一個階段，我國出現數起利用電子信息技術進行泄密的惡性案件，給我國社會主義現代化建設帶來巨大影響。如何在電子信息技術條件下做好涉密類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。
二、利用電子信息技術進行涉密檔案管理的優勢和不足
1.利用電子信息技術管理涉密類檔案的優勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數碼技術進行壓縮，存儲介質占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務社會的能力。
2.利用電子信息技術管理涉密類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術管理涉密類檔案的不足和優勢一樣顯而易見。由于電子信息技術自身特點，涉密類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。
三、如何做好電子信息涉密檔案保密工作
筆者認為，做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術的優勢，結合傳統檔案管理工作的經驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應注意以下幾方面。
1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發點都是為經濟社會發展提供資料。利用電子信息技術進行涉密性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務。因此說，服務意識是檔案管理工作必須樹立的指導思想。
2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安全。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。
(1)要根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行。要在傳統管理制度的基礎上，結合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保證涉密電子檔案儲存介質的安全。電子信息檔案儲存介質一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應備份，防止電子儲存介質發生故障后重要資料丟失。
3.進一步提高檔案管理人員的職業素質和業務素質。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業技術培訓以外，更為重要的是要加強職業意識教育。要培養他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。
當然，利用電子信息技術進行涉密檔案管理是一個十分復雜的系統性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻：
[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.
[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.
電子檔案制度范文4
電子檔案在提高工作效率的同時實現資源共享，借閱和使用都具有比紙質檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務。電子檔案突破時間和空間的限制，實現檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對計算機和網絡設備存在高度依賴性，而計算機和網絡容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對檔案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校電子檔案管理的內容
高校電子檔案管理的內容包括學校制度性的電子文件、高校主頁網站信息及重大活動中所形成的照片或視頻資料、學校內部局域網平臺的數據庫及數據庫管理系統的信息資料、學生的學籍及成績等，按照類別大致可以分為:學生檔案、教學檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財務檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實上，高校為應對種類繁多、任務繁雜的檔案管理，基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理，作者所在的高校即是科研檔案歸科研處管理、財務檔案由財務處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學及科研檔案因為有評估和考核的需要，相對較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。
(二)高校電子檔案管理的問題
目前發現多數研究者在分析電子檔案本身存在的安全性和真實性較低的問題上，指出高校電子檔案管理存在諸如缺乏制度規范、專業人員技術需提高等問題。
1．電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規范，沒有統一標準。
一方面電子檔案的存儲制度和標準不完善，歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規范化的標準執行。而且電子文檔要經過不同部門才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉移和接收的工作過程中，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術性與特殊性，各部門各自為政，電子檔案存儲設備選擇、數據格式分類不統一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導致電子文檔的歸檔要么重復儲存，要么就會出現缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒有備份資料留存，一旦數據丟失或者被篡改，難以復原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。
2．電子檔案管理人員的專業意識和專業技能需加強。
高校紙質制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設的檔案科專人管理，其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理，各部門領導對電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質量參差不齊。檔案電子化管理過程對管理人員的業務知識和計算機技能提出更高要求，各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關培訓，難免會降低檔案收集的質量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。
3．對檔案電子化過程中投入的資金不足。
部分高校對電子檔案管理的規范性重視不夠，有關規范性要求落實不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設備能省則省，觀念上的疏忽嚴重阻礙了電子檔案信息管理系統的建設，制約了電子檔案的發展。
二、加強高校電子檔案管理的措施
(一)強化管理人員專業意識，培養專業技能
要充分認識到檔案管理電子化的必然趨勢。從電子檔案的收集整理開始，建立規范化的電子檔案管理流程機制及監督管理機制，出臺相應的績效考評辦法，考評專、兼職檔案管理人員的工作量。提高高校電子檔案管理人員的業務能力、工作效率和業務水平，滿足電子檔案收集、整理歸檔的需要，從兩方面對從事檔案管理的專、兼職人員進行培訓，一方面是檔案管理專業業務知識，另一方面是計算機應用技能及網絡應用技能。電子檔案的收集、積累等基礎工作不同于紙質檔案的收集和整理，電子檔案材料的范圍、方法和要求均不同于紙質檔案，整理歸類、建檔上傳、查找查詢等等工作都要求檔案管理人員有較為專業的計算機技能，尤其是其中一些電子文檔、圖像聲音文件的修復處理、保管保密對管理人員的能力提出更高要求。因此，要加強對各個職能部門的兼職檔案收集人員的培訓力度，提供多種教育培訓交流的機會，提高檔案管理人員業務能力和電子檔案的管理水平。
(二)開發電子檔案管理系統，加大資金投入
部分高校已開發了電子檔案存儲的系統平臺，建成了按檔案公開級別和訪問人員類別的網絡查詢、查閱系統。這一系統包括硬件系統(輸入設備、輸出設備、儲存設備、網絡服務器和計算機)和軟件系統(管理端軟件和查詢端軟件)兩部分。高分辨率的掃描設備、照相錄制、錄制設備、輸入輸出設備、存儲設備等這些硬件設備需要直接購買投入使用，管理及查詢端的軟件需要設計投入。因此，這些設施的配置需要高校領導加強對電子檔案管理的重視，提供一定的資金支持。
(三)提高安全管理意識，保證文檔真實有效
電子檔案制度范文5
一、影響電子檔案信息安全的因素
（一）病毒和黑客的威脅
計算機網絡受到來自黑客和病毒的攻擊和威脅，對原始數據進行數據破壞、竊取和截獲，以便于獲取機密性的信息，導致信息數據泄漏。
（二）硬件故障
電子檔案需要借助于計算機和網絡來發揮其作用。在這個過程中，需要由物理設備來確保網絡運行系統的正常性，一旦主機部件、路由交換設備及硬件設備等發生故障或是受到損壞，都會導致網絡系統無法正常運行或是癱瘓，影響電子檔案信息的安全。
（三）應用管理因素
電子檔案信息運行安全的保障，需要確保檔案管理信息系統實際應用操作的安全，但在當前電子檔案信息安全管理工作中，卻存在著管理混亂、責任不明及缺乏健全的安全管理制度問題，部分安全管理制度制定時沒有與實際情況有效的結合，從而導致其執行時缺乏可操作性，從而導致管理安全風險的發生，影響電子檔案信息的安全。
（四）突發性因素
在對電子檔案安全管理工作中，由于設備故障、突發性災害等發生時，由于安全技術防護措施缺失，在這種情況下，往往檔案信息會丟失、破壞、毀損等，從而會給電子檔案帶來不可估量的損失。
二、電子檔案信息安全保障體系的建設
（一）組建信息安全管理機構
機構級可以在本單位現有的頂層如信息安全與保密委員會下設電子檔案工作小組，在建立了機構時必須同時制定職責、運作機制等相關制度，使保密機構真正起到決策、監督作用。
（二）電子檔案信息安全體系建設
（1）建立安全管理制度
管理制度是保證電子信息安全的重要措施。維護電子信息的安全除了技術手段外，更重要的是要加強對信息的管理，制定合理而嚴密的管理措施和規范，才能真正保護電子信息的真實、可靠和完整。
（2）建立網絡管理制度
計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。原因很多，主要有設備老化，安全技術方法逐漸泄露，管理日漸松懈，攻擊者經驗的積累等。與此相反，電子文件和電子檔案的價值卻隨著時間積累而增加，對系統安全的要求越來越高。因此，為長時間保證安全，必須結合本單位的實際，建立配套的、切實可行的網絡管理制度。
（3）建立全過程的電子文件管理制度
電子文件從形成到電子檔案的開發利用，中間要經過很多環節，哪一個環節出了問題都會影響電子文件的真實可靠性。因此建立全過程的管理制度，明確各環節的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態下發生信息丟失;電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關文件是否收集齊全，負責就會給將來利用帶來困難和麻煩;遷移時，要認真檢查是否發生信息丟失。任何環節的疏忽，都對電子信息的真實性與可靠性造成危害。
（4）建立電子文件管理記錄系統
為加強對電子文件的管理，保證電子文件的法律證據性。則需要對于收集積累階段在網絡系統上傳輸的電子文件，可通過網絡系統自動記錄有關信息;記錄文件在現行期的重要處理環節和文件在半現行期和非現行期的管理、利用等;對于按存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。另外還要做好文件存儲位置的改變、數據轉換的記錄。
（三）電子檔案信息安全與保密日常監督與檢查
在電子檔案安全管理工作中，檢查人員需要具有較強的安全防護意識，通過對各項規章制度的執行情況、機器設備和網絡的運行情況及網絡數據的流動情況等進行全面、系統的檢查。同時還要制定安全與保密制度，對檢查的時間、周期、檢查項目和方法進行明確規定，及時發現電子檔案信息安全問題，及時進行跟蹤處理，確保電子檔案信息的安全。
（四）提高檔案管理人員的綜合素質
電子檔案的安全管理工作中，不可能僅僅依據制度來實現，需要制定切實可行的培訓機制來強化對檔案管理人員的業務學習和技術培訓，努力提高檔案管理人員的專業技術和技術技能，做好電子文件的歸檔工作。同時還要加強檔案管理人才隊伍建設工作，以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點，從而組建一支具有高素質及高技能的專業化檔案管理隊伍，確保電子檔案的順利運行需要。
電子檔案制度范文6
一、注重電子檔案制作與管理人員的管理
電子檔案依靠的是信息化技術，但是卻不是自動生成，其需要人工制作，無論是存儲，還是傳輸都是由人來完成，正是如此，電子檔案制作與管理人員的素質對電子檔案的原始性關系重大。相關電子檔案部門在聘請相關人員時，就應該設高門檻，工作態度不認真，業務素質不強的人員都不能從事電子檔案的制作工作，同時有關部門還應該加強內部人員的培訓工作，要求從事該項工作的人員必須經過培訓合格之后，才能上崗。另外，檔案管理部門需要構建一整套審查制度，每一個環節都要做好把關工作，從而源頭上徹底消除影響電子檔案真實性的因素，確保其原始性。人是感性與理性并存的生物，當外界環境發生變化時，非常容易受到影響，如不不加強管理，很有可能就會背離初衷，所以一定要加強人員管理，以免工作人員出現懈怠。但是對于電子文件制作人員來說，只是單純的依靠審查制度，并不能達到預期效果，因此在制定制度之后，還需要對具體措施進行明確的規定，每個工作人員的責任都必須要落實，以此確保每項政策都能夠正確的實施下去。除此之外，有關管理者對電子檔案制作人員還需要進行教育，一定要其了解到電子檔案原始性的重要性，同時培養制作人員認真工作的態度，整個制作團隊都要養成優良的工作作風，高超的制作水平，只有如此，才能真正的從源頭上杜絕電子檔案信息虛假。
二、公平合理的分配電子檔案制作任務
每一位參與電子檔案制作的人員都有義務確保檔案真實性，同時也對此也應該富有一定的責任，以此保證在整個電子檔案制作過程中不會產生任何的失誤。公平合理的分配任務之后，制作人員就很少會出現相互抱怨以及扯皮的情況，以此保證制作工作能夠順利完成。公平合理的分配任務的前提就是管理者對每位人員都工作能力都有清楚的了解，尤其是各個員工擅長的領域，這樣在分配任務時，才能讓每個人都滿意，從而認真的工作。尤其電子檔案的制作規模比較龐大，需要多個人共同合作完成，此時責任劃分更顯重要，責任劃分之后，每個人只能負責其專門的領域，不得管理其他領域，干涉其他員工的工作，否則就需要給予相應的處罰。如果有工作需要，工作人員可以將電子檔案轉變為只讀模式，便于員工進行調閱，這樣可以有效的避免誤操作或者故意增加會刪改，這也是確保電子檔案原始性的一個有效的措施。
三、建立電子檔案全過程管理的制度
電子檔案從形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能造成對電子檔案的原始性、真實性的危害。因此，及早地建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子檔案形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態下發生信息丟失。電子檔案的收集、積累比紙質文件要復雜得多，稍有不慎，就可能造成無法挽回的損失。因此，一開始就要明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和要求。嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性、完整性的重要措施。電子檔案的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別，要明確無誤地作出規定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處置措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子檔案的原始性、真實性、完整性造成極大危害。
四、建立電子檔案管理的記錄系統
紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子檔案形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子檔案的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子檔案建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子檔案的管理和使用情況。用電子檔案形成、處理、保管過程中，都有真實記錄可供查詢，來證實電子檔案的原始性、真實性。
