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電子檔案的管理范文1
【論文摘要】當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
1、加強電子檔案管理，有利于節省人力物力
在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。 轉貼于
3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
2、規范檔案利用方式，避免不可挽回損失
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
四、小結
現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
【參考文獻】
[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關學院學報·社會科學， 2009，30(7).
電子檔案的管理范文2
電子文件是能被計算機系統識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被政府機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。
一、電子檔案的整理
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。
1．科技電子文件歸檔?？萍茧娮游募n案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
(2)設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
2．文書電子檔案整理。一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一，按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二，將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1．軟磁盤的保護
(1)目前市場上存在各種各樣的產品，所以在選購軟磁盤時要根據內容的特點選相應的種類。
(2)把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據。
(3)規范保管條件。要求軟磁盤存放在無塵、無腐蝕氣體無強磁場干擾、無震動和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％~50％，溫度控制在14℃~24℃。
(4)加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。
(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
(6)在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2．光盤的保護
(1)規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
(2)保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃~24℃，相對濕度40％~65％。
(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。
電子檔案的管理范文3
關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；優劣；綜合
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01
在網絡技術和信息技術飛速發展的大環境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質檔案來補充，將兩者有機結合，使之優勢互補，對檔案管理具有重要的現實意義。
一、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的優勢
1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續性越強，其質量和價值就越大。反之則其價值就會降低。傳統紙質檔案信息的保存、交流和傳遞實際是通過其載體的保存、交流和傳遞實現的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統一管理帶來很大障礙，檔案連續性、完整性和積聚性的效應就無法實現，使得紙質檔案易分散，不便集中統一管理。[1]電子檔案信息的承載介質發生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機系統內，而且信息可以遷移，使生產和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優勢大大改善了紙質檔案不便于集中統一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質檔案收集好，并在全國各地的范圍內進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網上查閱到，完全省去了檔案運輸、分發的繁瑣環節，極大地提高了管理效率。
2.存儲空間的壓縮。紙質檔案雖然穩定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統、科學、及時地服務于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當于一個中等規模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當當。
3.資源共享的實現。傳統紙質檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數字化形態存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們為了查閱某項資料，只有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現，實現了眾多用戶可借助互聯網同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數可以實現到無限多。
二、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的劣勢
電子檔案與紙質檔案都是人類在社會實踐活動中用來指導現實工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。
1.載體壽命有待驗證。紙張是紙質檔案的主要載體，人類對保護紙張壽命的技術已很成熟。紙質檔案的壽命可以達到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質和光盤。磁性物質材料易出現退磁、消磁等現象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。
2.環境的要求嚴格電子檔案與紙質檔案載體都會受到自然環境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現霉菌、色斑或紙張老化，但科學的防范措施能減輕水解和氧化反應的危害程度。[2]相對于紙質檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發生氧化反應而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質、磁粉脫落導致電子檔案載體上紀錄的信息無法被計算機系統讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。
3.安全保護困難。紙質檔案的安全保護實際上就是對紙張的保護。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復擴散字跡、進行一些必要的縮微復制等工作，紙質檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環境因素、系統本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯機狀態時，上網的載體沒有處于嚴密的保護狀態下，很容易受到網上黑客的攻擊。
4.原始性保存不易。紙質檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內容有所變化。比如，文本檔案經過不同的格式復制轉換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。
三、電子檔案與紙質檔案的綜合管理
從電子檔案與紙質檔案的優劣比較中，不難得出結論：電子檔案與紙質檔案必然會長期并存協同發展。面對這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質檔案管理相結合，進行集中統一管理。對于管理人員，電子檔案和紙質檔案管理和控制要有專業人員；管理流程上，電子文件、紙質文件必須在統一的管理流程當中；信息資源的開發利用上，電子文件和傳統文件信息資源必需綜合開發利用。
由于電子檔案與紙質檔案管理上存在著顯著的差異，要設計一套能同時管理這兩種類型檔案的管理系統并非易事，需要我們檔案工作者以及相關技術人員的共同努力。
參考文獻：
[1]陳招娣.電子文件管理的幾點思考[J].蘭臺世界，20011（9）：15.
電子檔案的管理范文4
一、電子文件管理
電子文件是由電子計算機生成和處理的一種文件，在電子文件管理的過程中，要注意電子文件的檢索和歸檔工作。電子文件檢索工作主要是為了從龐大的檔案資料數據中查找到自己需要的信息或資料，因此，電子文件的檢索工作要盡量的方便和快捷，要以最有效的方式為用戶提供最佳服務，以滿足用戶全方位的檢索要求，所以在檔案分類時要合理的匹配相關的檔案資料，正確的分析檔案資料中所包含的內容，既要保證電子文件檢索工作的準確性，還要提高檢索的速度。電子文件在經過分類和整理后，要進行文件的歸檔工作。需要歸檔的文件可以分為內部文件和外部文件兩種。內部文件是指檔案管理機構存儲的檔案資料，一般多為長期儲存的資料，所以在進行檔案管理時要注意電子文件存儲載體的保護工作。外部文件是通過對電子文件掃描等處理進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作，外部文件存儲的時間是依據文件的重要性來確定保密程度和保管期限。電子文件的歸檔方式有邏輯歸檔和物理歸檔兩種：邏輯歸檔是指在計算機網絡上聯機實現的電子文件信息的歸檔；物理歸檔是指把計算機及其網絡中符合歸檔要求的電子文件集中存儲，并拷貝至可脫機保存的載體上。
二、電子檔案與傳統檔案的區別
電子檔案與傳統檔案有著本質的區別，電子檔案必須要進行復雜的編輯過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，可以進行長期的保存，利用者只要獲得允許就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息，而傳統檔案是紙質的檔案材料和數據，對存儲的環境有很多的要求，檔案保存的時間較短，在進行檔案資料的傳遞和共享工作時也有很大的局限性。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，而傳統檔案資料需要經過經過分類、整理、分析等一系列工作，才能進行歸檔工作。在進行檔案保管時，兩者也有著一定的差異，電子檔案是存儲在載體中，因此，載體所處的環境，往往會影響電子檔案的保存時間，尤其是潮濕、高溫、強電磁的環境會加速載體的變形和老化。而傳統檔案多為紙質材料，在進行檔案資料保存時，要避免潮濕的環境，而且工作人員在進行檔案保存時，要確保檔案資料的完整性，不要使檔案發生損壞或者是丟失。
三、電子檔案的保護
電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理并可以在通信網絡上傳遞的文件。因此，電子檔案的保護工作可以分為兩個部分：一個是電子檔案存儲，一個是電子檔案傳輸和共享。
（一）電子檔案存儲
電子檔案的存儲保護工作主要是對檔案存儲載體進行保護，檔案存儲的載體有軟盤、光盤、磁帶等，由于這些載體自身比較脆弱，對儲存環境的要求較高，所以檔案管理人員要特別的注意。首先在進行歸類和擺放時要按照一定的次序，不能堆疊在一起，使存儲載體發生損壞；其次，存放軟盤、光盤等的房間要防磁、防潮、防高溫和光照，電磁會對計算機等電子設備造成影響，易使電子檔案資料發生損壞或者是丟失，而潮濕、高溫、強光照的環境會使軟盤、光盤等載體發生霉變，或者是加速載體的老化，從而縮短了軟盤、光盤的使用壽命；再次，要定期對檔案存儲載體進行檢查，一旦發現載體發生損壞，要及時的進行轉移，或者是更換；最后，要做好電子檔案數據備份恢復工作。備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復。
（二）電子檔案傳輸和共享
由于電子檔案是依靠計算機設備實現檔案資料的瀏覽、存儲、傳遞和共享，因此，保護檔案傳輸和共享工作是十分必要的。在當今社會，計算機網絡技術高度發達，計算機的普及不僅減輕了人們的工作強度，還提高了工作效率和工作質量，但隨著各行各業網絡化、信息化進程的加快，計算機網絡攻擊、病毒、漏洞等網絡安全隱患，也在時刻影響著人們的生活，因此，必須采取有效的措施來保障電子檔案傳輸和共享的安全。首先，要建立完善的檔案資料傳輸和共享工作管理制度，檔案管理工作是一項非常嚴謹的工作，檔案管理人員一定要嚴格遵守相關規章制度，杜絕工作中的散漫行為。檔案管理機構要真正的將檔案管理制度落實到位，加強對職工的教育；其次，要提高檔案管理人員的專業技術能力和安全管理意識，要定期對工作人員進行培訓，使其能夠熟練的應用檔案管理軟件和病毒查殺軟件；再次，要提高計算機設備的安全等級，在進行設備選擇時，要選擇正規的廠家，盡量選用配置相對較高的設備，對于有特殊要求的設備，可以進行專門的設計。在計算機上要安裝可以聯網并自動更新病毒庫的殺毒軟件，保障計算機設備的安全；最后，要對用戶實行實名制管理，由于一些檔案資料是要提供給廣大用戶進行查閱和共享的，而我國的網民數量又很龐大，網絡管理存在著許多安全隱患，所以對檔案查閱用戶實行實名制管理是十分必要的，這不僅可以規范檔案查閱的秩序，還可以減少網絡攻擊行為，保障檔案管理機構和用戶的上網安全。
四、結束語
電子檔案的管理范文5
一、紙質檔案管理和電子檔案管理的優缺點
1、紙質檔案管理
紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。
2、電子檔案管理
電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。
3、電子檔案與紙質檔案相比的優勢
對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。
4、紙質檔案與電子檔案相比的優勢
一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。
二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合
隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。
1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統
由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用，即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。
2、實行檔案部門集中管理電子檔案
電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.
3、建立一套科學合理的管理制度
由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.
4、提高檔案管理人員的綜合素質
電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發展。
電子檔案的管理范文6
1 檔案管理電子化的重要性
（一）有利于提高檔案管理工作效率
時代的發展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠為管理決策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發展和單位所開展的業務都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優中選優，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務
計算機技術和網絡技術的快速發展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點及優點
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業務發展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用，在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統檔案管理方式的優勢。
檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備中，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設備上抽調出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數據，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產之前就采取控制措施，能有效的預防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現狀及主要問題
（一）對檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規范，沒有統一的管理制度作為制約，這就導致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導致一些檔案數據出現錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發展。
（二）缺乏專業的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經驗及相關素質，還要具備一定的電子技術能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質的檔案管理人員還相對缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉變思想觀念，樹立電子化管理意識
新的檔案載體呈現出的特點，要求檔案管理者轉變傳統管理理念，在實體檔案管理方法的基礎上加以創新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習慣使用電子設備處理龐大的檔案數據。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統的檔案保管理念，做好備份、維護數據庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。
（二）強化電子化硬件建設，確保電子化管理的實現
實現檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設備和工具。隨著計算機技術和網絡的發展，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，保證電子設備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數據應用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。
（三）培養檔案管理電子化的創新型人才
檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應用，因此建立復合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質，也是檔案管理電子化的重要環節。從管理單位角度，應有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網絡、檔案軟件等方面信息化技能培訓，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，以適應檔案事業的發展。
（四）增強電子檔案信息和數據的安全性
電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數據、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設備的安全性，處理檔案的電腦不得連網，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。
5結語
綜上，在當今網絡技術和社會經濟不斷發展的時代，檔案管理以社會信息化為基礎，應用先進的現代信息技術，使檔案管理工作與時俱進、開拓創新，實現真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會提供更好的服務，也讓檔案管理工作順利健康的持續發展。
