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會議紀要的格式要求范文1
會議紀要是一種用于記載會議主要精神和議定事項的公務類公文文種。主要是用來反映黨政機關、人民團體、企事業單位的領導機關開會研究問題、部署工作以及通過對涉及有關工作的重要方針、政策和理論原則問題的交流、討論情況的紀實，為機關單位開展工作提供指導和依據。企業會議紀要作為企業管理活動中的一種公文文種，為企業正確貫徹國家經濟發展方針、政策，及時傳達各級政府會議精神，安排部署和督辦檢查工作發揮著十分重要的作用，
一、正確掌握企業會議紀要的概念、特征及其類別
按照國家行政機關公文處理實施辦法對會議紀要的概述，結合企業實際，我們可以說企業會議紀要就是指根據企業工作需要，記載會議基本情況和傳達會議主要精神，對議定事項作出具體安排，提出明確要求的一種規定性文種。
企業會議紀要有以下特征：
（1）紀實性。
企業會議紀要與政府機關的會議紀要一樣，都是根據會議的宗旨、會議的發言記錄、會議研究決定的問題（事項）等會議實況來寫，如實傳達與會者的共識和共同議定的事項，具有鮮明的紀實性。
（2）指導性。
企業會議紀要是對議定事項作出決定安排，提出明確要求，會議最終形成意見對企業內部相關部門（單位）或個人工作具有很強的指
導作用和約束力。同時，也是督辦部門督辦檢查的主要依據。
（3）時效性。
企業會議主要是為解決企業實際存在的問題，會議形成的意見對一定時間、地點、對象、事項都有著明確的約定和要求，屬于現實的、動態的實然范疇，具有明顯的時限和效果特點。
根據企業會議紀要的不同特點可分為以下多種類型：
（1）辦公性質會議紀要。
主要是指經營管理層圍繞企業發展目標和各項具體工作任務，對所涉及的生產經營、安全管理、行政黨務等事項，進行安排部署召開會議形成的紀要，多傾向于事務性會議。
（2）決議性質會議紀要。
是指經營管理層研究決定企業發展規劃、政策制定、人事任免、體制機制建設、利益分配、獎懲等涉及公司管理重大事項召開會議形成的紀要。
（3）專項性質會議紀要。
是指企業內部各業務部門（單位）舉辦的各類技術評審、交流、座談、研討等專題性會議所形成的紀要。
二、客觀認識企業會議紀要整理過程中存在的問題
在企業會議紀要整理中往往存在著以下問題：一是文秘工作人員對會議召開的背景，議定事項的意義、作用等會議精神認識不深，領會不準，對會議議定事項要點掌握不透徹，對主要領導的意圖、意見表述不到位；或是認為會議紀要多是關系企業內部事項的文種，沒有
請示、報告等上行文重要，對會議紀要重視不夠等。二是文秘工作人員在整理會議紀要時，對會議記錄與會議紀要的區別界定不清，這里的界定不是文體和具體標準上，而是在整理紀要時經常依照會議記錄照搬抄寫，對會議形成的意見缺乏分析歸納、總結提煉，致使會議紀要在簽發過程中要反復修改，不能過關。三是語言和文風存在一些問題。主要表現為：結構布局、格式欠規范嚴謹，表述邏輯不夠嚴密、條理不夠清晰、層次不夠分明，語言冗長，修飾語多，長句、復句多，文字不夠凝練簡潔。
三、寫好企業會議紀要要注意的幾個問題
1.加強會議紀要管理，強化文秘人員專業知識的學習、業務技能的培訓和綜合素質的提升。
根據對企業公文實際應用統計，會議紀要多涉及企業內部管理，應用廣泛，作用突出，更具有“企業內法（條例）”色彩，注重議定事項落實結果，是一項企業管理過程中很重要的管理措施和方法。寫好企業會議紀要需要做到以下幾點:一是要重視起來，結合企業實際，對企業會議類別作出明確劃分，梳理制定并形成一套可參考實用性強的會議紀要標準規范和明晰格式。同時，文秘人員要做有心人，養成“本不離身，筆不離手，多聽多寫，多看多集”的良好工作習慣。平日注重收集積累與企業生產經營、行業管理、專業技術等相關的國家、區域宏觀政策、法規等動態信息和企業內各部門（單位）生產、銷售、安全、技術、管理等微觀要素信息，對企業形成立體式了解和全方位認識，寫起東西就會得心應手。二是強化文秘人員知識學習和素質提
升。一方面要對文秘崗位人員加強專業知識學習培訓，鼓勵其參加專業培訓班，系統學習應用寫作知識，提升應用文寫作水平。另一方面要鼓勵倡導文秘人員“學工結合，相互促進”。在工作同時，自覺地涉獵如語言學、文字學、邏輯學、歷史學、哲學等領域的知識，增強文化底蘊，提升綜合素質。
2.充分了解會議召開的背景信息，全面掌握會議有關材料，完整表達會議思想和要求。
負責會議紀要工作的文秘人員，一是要樹立走進事內、站在事外的工作思想和工作方法。所謂走進事內是指在會議召開前，對收集的上會議題要通讀，掌握會議材料，對重點事項要心中有數；在會議召開整個過程中，要認真傾聽，詳細記錄，確保會議記錄完整性和客觀性；會后要趁熱打鐵，盡快整理紀要。站在事外是指要站在局外人的角度，讓那些沒有參加會議甚至是不了解情況的人一看紀要就明白要干什么，怎么干，確保紀要指導性和可操作性。二是要充分了解會議召開的背景、意義、作用，掌握具體要求、標準、規范。不同的背景下召開的會議，其意義、作用、要求、標準、規范不同，相應的寫法也有區別。三是要統籌考慮，兼顧各方。有時會議議定的一些涉及企業多個部門（單位）比較復雜的事項，就需要我們統籌考慮，兼顧各方，確保信息表述的一致，責任主次分明，否則影響紀要的執行效果，事倍功半。
3.要準確記錄會議信息，分類、分層、分序地分析歸納、總結提煉，確保會議紀要的紀實性和指導性。
文秘人員要嚴格按會議的實際進程，詳細記錄開會的情況和每位發言人的發言，保證會議記錄的完整客觀。同時要在記錄會議信息上下工夫，提高書寫速度、準確度，或是借助現代錄音設施，會后整理記錄，確保會議原始材料完整、客觀、全面、準確。這是整理好紀要的首要條件。二是在會議記錄基礎上，圍繞會議議定事項，逐一分類、分層、分序地加以分析歸納，總結提煉。所謂分類就是按照企業生產要素不同，對會議議定事項分出相應的類別，按照此類別的規范、標準、要求來描述；分層是指對同一事項描述要分清輕重、主次、大小關系；分序是指對不同但具有一定聯系的事項要分清先后，對同類但有明確次序關系的事項要按次序描述。分析歸納，總結提煉是指對紀要初稿做修訂時，要遵循“理解領導意圖，把握領導風格”和“來源于記錄但高于記錄，服從但不完全聽從主要領導發言意見”的指導思想來做最后的升華。有些意見盡管是會議上定的，但要從整個會議的主題、議定事項的內涵、事情的變化和紀要產生的影響的角度來綜合分析認識，適當調整，總結提升。
4.語言要精確洗練，簡明扼要，敘述要條理清楚，層次分明，格式要統一規范。
會議紀要的格式要求范文2
一、會議紀要的性質及其制作中存在的問題
什么是會議紀要？會議紀要具有何種特點？它應當具備何種形式和實質要件？應當記錄何種內容？它的程序和范圍及其法律后果如何？我國有關法律法規對這些問題都沒有涉及。實踐中對這些問題的界定一直處于不完全確定的狀態。筆者認為，會議紀要是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范格式的文書，用于記載和傳達行政機關有關會議情況和議定事項，是行政機關公務活動的重要載體和工具，與行政機關制發的“決定”、“命令”等具有相同的法律效力。
然而實踐中出現的一些不規范的公文紀要帶有越來越多的非“公文”特征，它不是相對原則和抽象的，僅僅提供處理問題的原則和方法，而是對所謂的“具體問題和專項事宜”作出最終規定或實體決定，越權代替下級機關直接作出決定。如某縣政府的會議紀要直接決定對城區某一道路進行改造，為保證改造工程按期完成，會議紀要還規定了具體的拆遷期限和補償標準。這種情況下的會議紀要完全背離了其“公文”特征，演變成一種典型的具體行政行為。這些會議紀要由于侵犯了有關的行政管理相對人的合法權益，行政管理相對人會通過適當的程序、在適當的場合表達他們的意愿。于是，針對會議紀要的糾紛產生了，由于缺乏足夠的思想準備，許多行政機關往往在突如其來的“ 糾紛”面前手足無措，無所適從。
二、會議紀要的可訴性問題
實踐中，有些行政管理相對人將會議紀要作為一項獨立存在的具體行政行為，就其合法性和合理性問題提出行政復議申請或行政訴訟。這就涉及到會議紀要的可訴性問題。對此應當如何處理，辦案法官認識不一。筆者認為，會議紀要本身的“記載”功能顯然不是也不能是對會議內容的簡單復制，“記載”的過程應當是一個濃縮、提煉和加工的過程，它所記載的應當是處理某一具體問題的原則和辦法，只對下級行政機關處理具體事務提供指導性意見，沒有代替某一特定行政機關的具體行政行為，不是解決該具體問題的最終決定。它是一種抽象行為，是行政機關的決策行為，其本身并不當然具有可訴性。以某縣政府的會議制度為例，根據有關規定，需要制作會議紀要的縣政府會議大體有四類，分別是縣政府全體會議、縣政府常務會議、縣長辦公會議和縣政府專題會議。其中，縣政府全體會議、縣政府常務會議和縣長辦公會議有一個共同的事項是對縣政府工作或日常工作中的重大事項進行討論和作出決定，這一討論和決定的過程，是制定政策的過程，是純粹意義上的行政決策行為，不具有可訴性。因此，規范的會議紀要不具有可訴性。
會議紀要的格式要求范文3
公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎，懂得工作中許多微妙的關節，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、 確切、簡練的標準，三要根據具體的語言環境， 為避免上下文重復而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規范。
課程目標：
? 了解公文寫作的重要性
? 掌握基本的公文寫作要點及規范
? 熟練掌握常用企業公文寫作方法
課程形式：講授、討論、演練等
課程對象：基層員工、中層管理人員
課程時間： 6小時
課程內容：
第一部分：概述
? 公文寫作的概念與作用
? 公文寫作的種類和特點
? 公文寫作的基本原理
? 行政公文與一般事務性公文的理解及誤區
第一部分：公文寫作過程
? 公文寫作的一般步驟
? 公文寫作的主題與材料
? 公文寫作的結構和語言
? 學習行政公文寫作的意義與方法
第三部分：請示、報告以及批復
? 什么情況下用請示？報告？批復？（講授）
? 如何寫請示、報告、批示（練習，改錯）
? 請示、報告的分類（講授）
? 寫作規范模式（見三類模式表格）
第四部分：計劃和總結
? 了解計劃的多種“變體”和時間限定（講授）
? 熟悉計劃和總結的寫法（練習，改錯）
第五部分：通報、通告及通知
? 辨析這幾類常見公文，結合受訓單位性質確定講授重點。（講授）? 熟悉通知的幾種類型和寫法（練習，改錯）
第六部分：會議紀要
? 學會在會議記錄的基礎上寫作會議紀要。（講授）
? 了解會議紀要的成文格式。
第七部分：命令、決定、意見、公告、函
? 學會熟悉以上公文寫作規范
第八部分：公文處理
? 基本程序：收文和發文
會議紀要的格式要求范文4
培訓時間：2天
培訓形式：
講授、討論、演練、糾錯等
培訓目的：
1、了解企業公文寫作的重要性；
3、掌握基本的公文寫作要點及規范；
4、掌握商務公文的寫作流程與技巧；
5、了解和避免公文寫作的常見問題；
6、提升、拔高企業員工的公文寫作能力。
培訓對象：
力資源部。
培訓背景：
在科學技術迅猛發展、企業競爭日趨激烈和信息時代高速發展的今天，商務文書已成重要的作用，公文寫作的好壞直接影響企業對外的品牌形象，對內的信息傳達；商務文書是記錄企業運營的信息載體，是企業溝通力、執行力的重要保障因素；高效規范嚴謹的商務文書，已經成為現代企業管理水平的標志，同時也是衡量評價員工任職能力的重要尺度之一，是管理者不可忽視的基本功；因此，公文寫作值得企業及職業者的高度重視。
面對領導的要求——
往往不知如何下筆？
是用通知還是用函？
是用請示還是用報告？
辦公桌上的公文——
格式準確嗎？
行文規范嗎？
用語得體嗎？
書本是怎么寫的？
經驗是怎么說的？
企業內部又有什么特殊的規定？
例剖析,結合講師自身的行政管理經驗，顛覆純理論的傳統授課方式，增加課程的趣味性和互動性，扭轉學員對公文寫作“枯燥無用”的錯誤觀念，掌握簡單易行的公文寫作技巧，使公文寫作變得“快樂而簡單”。
培訓大綱：
第一部分：公文寫作規范篇
一、公文寫作課程導入
1、公文是美而有趣的！
2、“言而無文，行之不遠”
4、譚小芳老師獨家：透過公務說公文
分享：杜拉拉如何寫公文？
二、公文寫作概述
3、公文寫作的基本原理
4、行政公文與一般公文的理解及誤區
三、公文寫作步驟與意義
1、行政公文寫作的一般步驟
3、行政公文寫作的結構和語言
4、學習行政公文寫作的意義與方法
四、請示、報告與批復
1、什么情況下用請示？
3、什么情況下用批復？
4、如何寫請示？
5、如何寫報告？
6、如何寫批示？
7、請示、報告的分類
（見三類模式表格）
五、計劃和總結培訓篇
1、了解計劃的多種“變體”
2、了解計劃的時間限定
（練習、改錯）
六、通報、通告及通知篇
1、結合單位性質，辨析幾類常見公文
（練習、改錯）
七、社交禮儀文書寫作
1、社交禮儀文書目的
2、社交禮儀文書要求
3、社交禮儀文書種類
、情感信函
5、請柬請帖
6、信紙信封
八、商務信函寫作培訓篇
1、寫作要求“6個C”
、寫作格式
3、常用標注
4、商務信函樣例
5、商務傳真寫法
九、經濟（法律）文書寫作
、經濟文書特點
2、經濟文書要求
3、意向書
4、合同
5、標書
1、會議記錄
2、會議紀要
3、了解會議紀要的成文格式
（練習、改錯）
1、電子公文概述
2、電子公文的特性
3、電子公文的制作
4、電子公文的歸檔
1、發文處理
2、收文處理
3、公文管理流程
4、范圍設限規則
5、歸口管理規則
第二部分：公文寫作技能提升篇
一、掌握公文寫作的規律
1、公文閱讀者的思維
2、公文的四個構成要素
4、主動寫作與被動寫作的區別
5、通過公文表達主旨的五種方法
案例+練習：總經理的通知
二、公文高效寫作五步法
、收集材料
2、構思大綱
3、起草初稿
4、修改潤色
5、定稿發出
1、周知公務信息
2、溝通上下左右
3、建立規矩方圓
4、包容大事小情
5、處事張馳有度
、求財滴水不漏
7、輕松不忘辦事
8、互通內外有無
四、握住生花之“妙筆”
1、強化公文的規范性
3、用語與文種統一和諧
4、公文寫作要正確使用名稱
5、公文寫作嚴謹的標點符號
6、公文寫作的數字使用規則
7、公文寫作計量單位的使用
9、提高商務公文的情感指數
10、公文運用事例和引用的竅門
11、5W2H方法在公文寫作中的作用
互動：公文范例分析與常見弊病改錯
1、精：公文的發文主旨
2、氣：公文的正式程度
3、神：公文的核心思想
4、韻：公文的線條結構
會議紀要的格式要求范文5
本章教學目的：
1·了解各類公文的特點及其對寫作活動的影響。 2·了解各類公文寫作的特殊規律性，掌握撰寫的方法。
學時分配：10小時
教學環節：講授習題習題講評文例討論
主要內容：
第一節陳述呈請性文件
一、陳述呈請性文件的特點
陳述呈請性公文的一般特點是：公文的強制執行效用僅表現為對受文者閱處公文的行為有強制性影響，但不能強制對方執行公文的內容；行文需滿足諸多條件限制；語言平和。
二、請示
陳述呈請性文件的一種，用于向上級機關請求指示或批準。其正文一般由這樣幾部分組成：行文的依據、原因；待解決的問題及初步方案，不只一個方案時的傾向性意見及理由；行文要求，即請上級復文的要求，常用“當否，請示?！薄爱敺?，請批復?！薄罢垖徍伺鷱汀！薄巴追?，請鑒核批示?！钡葢T用的結尾詞語表達。
撰擬請示時應注意的事項。
三、工作報告
陳述呈請性文件的一種，用于在日常工作中，根據需要或要求，向上級機關匯報工作，反映情況，答復詢問，提出建議。其正文主要包括：行文的根據（應要求還是有了情況主動匯報）或概要點明公文所要涉及的情況或問題；陳述具體情況和問題（時間、地點、人物、背景、經過、結果等）并對其性質進行概要分析；建議（要求誰，何時，做什么，怎樣做，方法、措施、期限、考核指標等），如沒有建議則對有關工作或問題作概括總結，分析存在問題的原因，表明努力方向；結語，有建議的報告提出批轉建議：“以上意見，如無不當，請批轉（單位）執行?！闭埳霞壷赋鰡栴}的報告則為：“如有不當，請指正（示）”。其他報告則以“特此報告”“此報告”等結尾詞強調行文目的。
撰擬工作報告時應注意的事項。
四、調查報告
調查報告用于向上級機關反映調查研究的結果。其特點是針對性強；講求新意；重對“研究”結果的反映等。
調查報告由標題、正文、作者、日期組成。
正文由導語、主體、結尾三部分構成。導語的具體形式有概述式、主旨直述式、結論式、設問式等幾種。主體的結構形式有縱式、橫式、交錯式三種。
寫好調查報告應注意的事項。
五、總結報告
總結報告用于在某項工作、某階段工作結束后按照報告制度的規定或上級要求，匯報情況，對成績、缺點、經驗教訓及有關工作規律作檢討分析，匯報下一步工作計劃安排。
總結報告的正文主要包括：工作情況，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績，存在哪些問題和不足；主要的經驗體會，即對取得成績的原因進行分析，獲得對工作規律性的認識；檢討失敗或失誤的教訓，總結其原因和規律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；下一步工作的初步規劃、設想。
在撰擬總結報告時應注意的事項。
第二節會議文件
一、會議文件的特點
會議文件專門形成或使用于各類會議；信息傳遞交流過程中存在一個將文字形態的信息變換成聲音形態信息的過程；同一文種的內容性質也會因會議性質、內容或作者身份的不同而有很大差異；同一文件的上下文部分的內容性質有時也將發生較明顯的改變；……。
二、會議記錄
在會議進行中完成的對會議組織狀況和會議內容的原始記錄，經履行必要的程序手續（整理、發言人或有關領導審閱簽字、記錄者簽字等）后，會議記錄可用于查證事實或指導工作。
會議記錄有兩個組成部分，一是會議的組織狀況（會名、會址、時間、出席情況、主持人、記錄人等）；二是會議內容（議題、發言情況、決議決定的內容、表決結果等）。根據內容詳略程度的不同，會議記錄可分為兩種：摘要性記錄與詳細性記錄。摘要性記錄，只錄發言要點和議題、結論、決定決議、表決結果等，常用于一般性會議。詳細性記錄是有言必錄，不僅記下原意還需要記下原話，只有在重要會議上才采用。作會議記錄是一項耳、眼、腦、手同時并用的艱苦勞動，要求記錄者有較深厚的基本功，做到：快、準、全、清。
三、會議紀要
會議紀要用于記載和傳達會議的情況與議定事項。
議決性會議紀要的正文主要要包括：導語，概述會議基本情況，如目的、會名、會址、會期、與會者、主持人、主要發言人、報告人、主要議程、會議總體效果等（例行性會議可省略其中的某些內容）；議決的事項，即與會各方共同確認的在完成一個共同目標過程中各方承擔和享受的責任、義務、權利、利益，或就某個問題形成的一致認識等；提出號召、要求，或提出執行議定事項的措施或要求。
消息性會議紀要的正文主要包括：導語；就會議議題與會各方發表的認識、意見；提出號召、希望、展望，或提出一個新問題，有時則以向有關方面致謝，或對下次會議作出原則性安排作結。
撰擬會議紀要時應注意的事項。
四、會議報告
會議報告用于由領導者代表本機關依法定的程序或慣例向權力機關（大都為會議形式）或有關代表會議作工作匯報，經會議討論通過后，文件的性質由陳述性轉為領導指導性，文件中的有關部分將成為指導有關方面工作的綱領。
會議報告的標題除使用一般公文的標題外，還有幾種特殊形式。受文者一般直稱“各位代表：”“同志們：”等。
會議報告的正文由這樣幾部分構成：一是開頭，簡要說明代表誰、報告什么問題，提出審議要求即可，必要時則要交代一下根據什么來作報告。二是主體部分，具體有四個組成部分：首先是對工作情況、形勢的說明與分析，對經驗教訓的總結，要求分清工作中的成績與缺點、主流與支流 ；其次是指出今后所面臨的任務；再其次是闡述完成新任務應采取的方針、原則與方法措施；最后是向下級機關或人民群眾等提出要求或號召。三是結尾，通常主要為對未來前景的展望或對文件內容再作一個概括性總結。
在撰寫會議報告時應注意的事項。
五、開幕詞
開幕詞是在大型隆重會議的開始由有關領導者所作的致辭。開幕詞的主要內容包括：宣布會議開幕；概要說明會議背景、狀況（人數、對象范圍等）；介紹會議的組織過程、會議目的、中心議題、議程；向與會者提出希望要求；最后，以預祝會議成功的祝愿辭結束。從一定意義上說，開幕詞就是會議的簡要綱領。因此，在撰寫時應注意文字的高度簡潔明確，字句要鏗鏘上口，講究一點聲調的和諧配合。同時，應注意使文件有一定的說服力、鼓動性，以充分調動與會者開好會議的積極性。
六閉幕、
閉幕詞詞是會議的結束語，一般均很簡短。其主要內容為：宣布會議閉幕；概述會議任務的完成情況、會議成果及其意義；肯定與會者的積極努力；向為會議做出貢獻的單位或個人表示謝意；提綱挈領地提出新的工作任務；提出希望、號召和要求等。對閉幕詞的要求，主要是簡潔流暢，富于鼓動性和號召力。
第三節函、合同、計劃
一、函
函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準。函有多種。
發函的正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協商討論有關問題或提出請求批準的事項；需要詢問、商議或批準的具體問題和事項，向對方介紹自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關理由、依據和背景材料；提出希望或要求，如“請復文”“請予批準”“望予合作”等。有時以“此致”“特此函告”等結尾詞作結。向對方請求批準的發函的正文與請示的組成情況相近。
復函的正文主要包括：指明所針對的來函（標題、文號、時間等）；答復詢問，表明態度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關理由、情況；提出希望要求，致謝。有時以“特此函復”等結尾詞作結，答復對方請求批準事項的復函，其正文組成與批復相近。
撰擬函時應注意的事項。
二、合同（協議）
合同是一種證明性文件，是由當事雙方（或兩方以上）為共同達到一定目的，明確相互責任、權利、利益關系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個部分構成：標題、編號、當事各方的名稱（包括簡稱）、正文、作者簽署、用印、鑒證機關用印、簽約日期、附件、其他（電話、銀行帳號、聯系人等）。
正文主要包括如下幾方面內容：訂約目的；標的（各方所共同要求實現的結果）；各方的權利、利益、義務、責任；違約方面應負的責任及對其的制裁措施；文件有效執行期限；履約的地點及方式；文件份數與保管方法；對有關附件的說明（名稱、效力）；仲裁機關；不同文本的效力等。
撰寫合同文件時，應注意遵循特有的要求。
三、工作計劃
工作計劃用于對將要進行的工作活動提出目標并安排好實施步驟、措施和方法。對實際工作進程具有指導作用，同時也是總結衡量任務完成情況和效果的重要依據。其主要內容包括：提出目標、任務的依據；對完成任務的主客觀條件的分析；工作任務及要求、指標；主要步驟、方法和措施；分工及完成任務的時限及其他有關注意事項。工作計劃既可用文字敘述形式（文章），又可用表格形式，也可兩種形式兼而用之。為使文件切實發揮效用，應注意充分調查研究有關情況和問題；積極穩妥地規定任務和指標；步驟、方法和措施務求具體而明確、便于檢查和執行；文字表達過程中，一般不作議論，以說明為主。
第四節表格文件的設計與填制
一、表格的分類
文件的分類表格文件就是以線框與文字相結合方式記錄信息的文件，它以線框表明字詞的具體含義和組配關系，可以更加簡明、直觀、具體地表達信息。
根據不同的標準，可對表格文件進行多種劃分。
二、表格文件的結構格式
表格文件一般由標題（表名）、正表、說明組成。
三、表格設計
表格設計的內容包括：明確使用目的、要求與條件限制和具體處理方式；選擇用紙，確定幅面規格；確定文件的圖文區與白邊區尺寸；確定文件數據構成；確定數據項目的名稱；確定各項數據的位置與相互次序；確定各欄目的尺寸；選定字體字號，選定線條的型制；作出有關數據的定義或說明，形成填報說明書、術語表、計算公式等。
表格設計規則是：實用、標準、通用、簡便。
四、表格的填制方法
填寫表格文件時應注意：按規定的項目和內容填寫，不得隨意增減項目；用語要高度精確，保證語意單一明確；字跡須工整、清晰。
思考題：
1·撰寫陳述呈請性公文、會議公文的一般規律是什么？
會議紀要的格式要求范文6
Abstract: The project management industry is intelligence-intensive service industry, and it will create a informationization management system of construction project management. Learning and using information tools, enhancing the efficiency of project management is the new general requirements of project management staff.
關鍵詞:工程管理;數碼相機;筆記本電腦;工具軟件;錄音U盤;網絡 OCR
Key words: project management;digital camera;notebook computers;tool software;recording U disk;network OCR
中圖分類號:TU7文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)28-0049-02
0引言
電子數碼信息產品技術創建發展日新月異,性能不斷提高,價錢不斷下降,小巧玲瓏攜帶方便,現不僅在千家萬戶百姓家普遍使用,也成為工程管理的一種有效工具。管理服務的建筑產品千變萬化,工地分散流動性高,隱蔽工程多。工程管理不僅要熟練的使用電腦,還很需要使用各種數碼信息工具配套使用,記錄和交流工程的各種信息,以提高管理工作效率。根據目前使用信息產品的水平參差不齊,對各種信息產品在工程管理的創建學習應用作簡單討論。
1電腦工具
臺式電腦早已普及,大量的工程文件已經由臺式電腦處理。由于工作的流動性,現場管理人員十分需要能方便攜帶的電腦,能做到在各個工地現場方便使用,及時查閱資料規范,計算,上網信息傳送。10~15家壕顯示屏的筆記本電腦是最適用于各級工程管理人員,它體積較小,一般重量2~3公斤。筆記本電腦的各種功能非常齊全,即能處理文字,又能處理圖形,特別適用工作流動性大的現場管理工程師使用?，F場工程管理人員把臺式電腦的工作,逐步轉移到可以方便流動的筆記本電腦上。筆記本電腦使總監有了更大的靈活性,可以方便地將電腦系統從一個工地帶到另一個工地,從公司帶到家里,再從家里帶回公司,甚至在汽車上飛機上也能工作?？偙O可以借助電腦隨時查閱各種圖形文件:各種規劃設計總圖,建筑施工設計圖,結構施工設計圖,水電施工設計圖,設備施工設計圖,市政施工設計圖,綠化施工設計圖。文字類文件:工程預算書,招投標文件,合同文件,施工合同,施工組織設計,會議紀要,監理文件,各種建筑工程法規。有些已是電子表格文件,例如工程預算書,施工組織設計,會議紀要等。有些不是電子表格,也可以通過掃描儀錄入計算機,形成電子文件檔案文件存入電腦,工地需要時隨時可以查閱。電腦是信息工具的主體,創建與管理管理項目相適應的電腦系統,首先學習提高各級管理人員的電腦技術水平,其次用好各種配套的信息工具。
2拍照工具
數碼相機應是最常用的拍照工具,功能很強,數碼相機一般有光學變焦,閃光燈,在各種環境的場合,光線不足或拍攝點距離較遠時,仍然可以取得較好清晰的現場照片。數碼相機體積越做越小,也很方便工地攜帶。數碼相機不需要沖膠卷,工地一趟可以照回幾十張,上百張數碼相片,放入電腦進行篩選。拍照手機是最新發展的拍照工具,它體積小攜帶方便,與流動電話一體化,即是聯絡工具,還可以作為相機使用。一般的拍照手機的像素在130萬~200萬之間,內存插卡在256M~1G之間,價位在600~2000元,拍照手機雖然相片效果差一些,但非常方便攜帶,在工地拍照要求也不高,近距離也能及時地記錄現場的較清晰畫面。攝像監控設備目前多用于工地現場施工實況大面積進行安全性監控。將攝像監控探頭系統接入網絡控制系統,很容易實現工地現場遠程監控,特別是工地的作業環境較差時,就可以用遠程攝像監控設備進行現場觀測,再把圖像傳回電腦屏幕,讓設計、監理、甲方、施工的專家共同研究。例如,人工挖孔樁樁底施工質量檢查,管道焊縫檢查等。
3軟件工具
當信息工具硬件配齊后,相應的管理工具軟件,才能發揮信息工具的作用。常用的工程管理軟件有以下幾種:①Word是字處理軟件,日常辦公文字處理,提供了多種字樣和表格,同時,還能將文字、圖片、聲音和視頻等信息混合編排,真正實現了 “圖文并茂”。可以這么說,項目管理的文字編輯和處理相關的工作,管理人員利用Word都能出色地完成。②Exce1是目前最流行的電子表格軟件之一。具有強大的計算和分析能力,能夠勝任從簡單的家庭理財到各種復雜的財務分析、數學分析和科學計算等各種工作。工程招標文件,工程量清單,投標綜合報價單,都采用Exce1電子表格處理。③Project是管理軟件,各企業目前多用于工程進度計劃編制與管理。Project還有很強大的管理功能,它可以把項目工作任務能夠同文件夾信息的一樣用新建、分類、打開、保存和關閉,組織項目結構和多項目管理。提供了多種進度計劃管理的方法,自動生成關鍵路徑。④AUTOCAD是最用的繪圖軟件,絕大部分工程圖紙是AUTOCAD圖形文件,工程預算也利用AUTOCAD編制三維工程量計算,工程管理人員可以利用三維工程量計算模型,改造為工程施工虛擬模型。
各個軟件專業公司也為工程管理的電腦使用,編寫了大量的工程專業軟件,例如項目網絡計劃管理軟件,四維工程量計算軟件,三維鋼筋計算軟件,預算造價軟件,資料管理軟件,施工安全管理軟件,標書制作軟件,合同管理軟件,材料管理軟件,工程管理軟件,等專業技術性較強的軟件,經過多年的不斷改進和提高,也在工程管理中發揮作巨大的作用。
4錄音工具
工程管理過程中有各種會議召開,參加會議的各方都提出各種問題,要求,匯報各種數據。各方對會議提出的問題,或各種會議決定,都要寫成會議紀要,有時會議紀要需要作為工程合同的補充文件。會議紀要通過會議參加者快速的筆記,記錄會議的內容,由于筆記的速度有限,把會議各方面內容全部記錄很不容易。用數碼錄音筆或手機錄音作為一種會議的錄音工具。普通的錄音一般能連續錄4小時以上,能把整個會議的講話內容全部錄下,會議后可以把聲音重放,整理出的會議紀要不會出現錯漏,負責會議記錄的工作壓力減輕。
5網絡工具
網絡是一種信息工具交流的巨大渠道,將網線接入各個現場工地,實現現場辦公網絡化,可用大大提高現場工地辦公效率。辦公文件的大量來往,傳送無比迅速,通過網絡可實現信息資源共享,建筑工程的法律、法規、規范、標準等信息特別多,應由企業聯網實現網絡資源共享。各級企業領導也可通過網絡監測各工程的基本情況,各工程的進度,成本,質量,安全等重要信息,政令暢通,減少了人員,簡化了手續,大大節約工作時間,提高工作效率。只有當現場工程管理人員配備數碼相機,筆記本電腦可以連上網絡,或接上無線網卡,將不受時間、區域的限制,實現全方位數字化交流。有網絡電子文件的傳遞往來已經是普遍使用。有網絡可以上網查詢各種工程問題,難題,查看各種技術資料,論文,標準圖。有網絡可以把有用的文件,圖集,資料中下載。有網絡QQ可以用遠程控制功能,讓另一臺電腦遠程控制你電腦,電腦對電腦教你用電腦。有網絡使用抓圖軟件,可以打印不能下載圖片。
6存儲工具
信息處理的一個重要特點是信息資源特別多,信息數據相互交流特別大。能隨身攜帶的存儲工具也是十分必要,隨時都有各種資料要保存或發送。U盤是一種體積小,存儲量大的存儲工具,幾乎每個電腦工作者都有一個或一個以上。由于U盤的目前容量最大為16G。我們把它作為大容量的存儲工具,應發揮它更大的作用?，F場管理人員應把必要的電子版規范(防火規范、施工規范、設計規劃規范等),計算工具,小型軟件,字處理系統整理,存入U盤。通常攜帶筆記本電腦不方便地方,可以利用他人電腦,把U盤的資料、工具、規范、小型軟件調出使用。光盤刻錄機價格最便宜,一張CD光盤能刻760MB數據文件,一張DVD光盤能刻4.7GB數據文件。Combo光驅,DVD±RW,DVD刻錄機。筆記本電腦大多配Combo光驅。工程管理信息資料很多,施工組織設計方案用一個光盤,項目工程預算、工程決算也是一個光盤,工程例會,會議紀要,報建資料,竣工資料,所有的電子文檔資料,工程竣工后應匯總在一起刻成一個光盤,作為一個項目管理資料登記成冊保管,而這個資料將可以做成具有文字,圖紙,圖片,有聲有色的攝像記錄的項目工程歷史資料,將厚厚的文字資料,制成簿簿的光盤,使檔案管理工作在信息化內容更加豐富。移動硬盤是一種很好的存儲工具。為了防止主機硬盤的內容意外丟失,經常性把主機硬盤工作數據容存入移動硬盤進行備份,可以避免意外丟失的重要數據資料。CD、DVD光盤也因盤片的質量不同,保存的時間有限,一、二年左右。也應把前面所提到的各種文字資料,照片資料,音像資料存入移動硬盤保存。
7掃描儀與OCR文字識別技術
早期的掃描儀只用于簡單的圖形掃描,隨著掃描儀價格的降低和OCR識別軟件技術的發展,管理工程師也能使用掃描儀進行圖像處理和文字處理。文字文件、資料、規范需用把它們轉成電子文檔,在這里介紹用掃描儀將文字圖像轉成可處理的Word文字文件兩種方法。
7.1 掃描儀可以掃描圖像,還有一些掃描儀可以直接掃描文檔文字,市場常見的HP,CANON,Epons,紫光等一體機,安裝好掃描儀的驅動程序,按指定的按鍵,或按電腦的有關提示操作,就輕松地把文字圖片轉成Word電子文件。
7.2 使用Office2003中有OCR識別漢字工具,可處理圖片文字處理為Word可編輯的電子文件。
做法是:①重新安裝Office2003時出現“典型安裝、完全安裝、自定義安裝”時,選擇“完全安裝”。②由“開始”“程序”“Microsft office 2003”從 “Microsft offce 2003工具、Excel,Word,Access,Infopath,Outlook,PowerPoint,Publisher,OneNote”列表中選出“Microsft office 2003工具”“Microsft office Document Imaging”。③用“Document Imaging”可控制掃描儀掃描圖片,或打開電腦的圖像,從“工具”中選擇“使用0CR識別文本”,再選擇“文本發送到Word”,已經把圖片文字轉換Word文檔。當然轉換的文字是還有些錯字出現,你還得對文本進行重新排版和校準的。④如果沒有掃描儀,或者書太厚不方便掃描,也可以用數碼相機微距拍照,將數碼相機輸出的圖片轉為TIF格式,用以上方法處理同樣可以得到Word可編輯文件。⑤掃描得到的Word文件正確率大約為90%,需要人工局部處理。同時可以用掃描儀自帶的轉換Word程序處理,與Document Imaging軟件處理的結果對比,也可以用黑白掃描,灰度掃描,彩色掃描所得結果進行對比。
