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檔案室檔案管理范文1
電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。
針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較?。黄涠?，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。
當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認識不足
雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。
3加強檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。
3.2檔案室電子檔案管理的技術措施
3.2.1電子檔案硬件管理及保管
電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內容具有不穩定性，同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設置專門的保管區域，還行配備安全性較高的電腦設備，因此需要結合檔案室的實際情況，對檔案管理軟件進行科學的選擇，既要保證穩定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。
3.2.2做好數據備份恢復工作
數據備份恢復主要是針對電子檔案特點，利用技術手段來保障檔案信息安全的策略。在進行備份時，可以通過雙備份制來同時實現封存與借閱?？紤]到網絡安全問題，需建立數據備份和恢復系統，保障檔案室的各項關鍵信息在出現意外時可以對信息進行恢復。
3.2.3加強檔案室網絡安全管理
首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網絡安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗證用戶信息等手段對網站進行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設置權限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實性和原始性；最后，做好文件的安全監控工作，在推進紙質檔案數字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發揮電子檔案優勢的同時不忽視紙質檔案的作用。
3.3加強檔案管理人才隊伍的建設，提升檔案管理人員的綜合素質
電子檔案的管理與傳統的檔案管理存在很大差異，這是給新時期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實的檔案管理業務能力外，還要對以計算機為代表的信息技術有較為全面的掌握，能夠適應電子檔案管理所帶來的新發展、新變化，除了需要有關單位加強對管理人員的教育培訓，檔案管理人員自身也要積極主動的去學習、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業道德素養和廉潔作風外，還需結合電子檔案管理工作的特點，具備良好的責任意識，網絡安全意識，風險意識，保密意識等；最后，新時期的檔案室電子檔案管理工作發展變化飛快，這種變化一方面提升了對檔案的需求，另一方面也對傳統思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創新精神與創新意識，推動電子檔案管理的創新發展。
檔案室檔案管理范文2
1 原有檔案工作概念不能涵蓋所有的檔案管理活動
隨著時代的發展，社會的分工越來越細化，同樣，檔案工作也在不斷地分化細化。因此，有必要對檔案工作概念進一步細分。根據《現代漢語詞典》的解釋：“事業”是“指人們所從事的，具有一定目標、規模和系統的對社會發展有影響的經?；顒印?。“事務”是指人們“所做的或要做的事情”（指單純而瑣碎的具體工作）?！皹I務”是指“個人或某個機構的專業工作”。“技術”是指“操作方面的技巧”。[3]將檔案事業、檔案事務、檔案業務、檔案技術的概念引入檔案工作概念中有助于對檔案工作的重新認識。
就整體檔案工作而言檔案工作是事業性的，所涵蓋的內容是檔案事業中的各項工作，所以，檔案工作是指檔案事業管理工作（也可稱之為“檔案行政管理工作”）。而具體到一個單位時，檔案工作則是單位機關工作的一部分，它和單位的人事、財務工作一樣都是單位機關內部事務，屬事務性的，檔案工作又是指檔案事務工作。如果對專業檔案機構即檔案館或檔案室而言，檔案工作是其專業工作，檔案工作又是指檔案業務工作。如果檔案工作具體到檔案管理的某一個環節而言（如文件材料的歸檔、檔案的保管等），因每一個具體工作都有一定的技術標準和操作規范，檔案工作又是指檔案技術工作。檔案工作既可以指檔案事業管理工作（檔案行政管理工作），也可指檔案事務工作、檔案業務工作、檔案技術工作。因而，原有的檔案工作概念已不能涵蓋所有的檔案管理活動，如不逐一厘清將無法指導現實工作。
2 檔案管理活動是一個動態的發展過程
“檔案是檔案管理活動的物質對象。”[4]這一物質對象流程一般是從檔案的形成——單位檔案機構——檔案館。依據這個流程，檔案管理活動大致可分為以下幾個階段：一是對檔案形成實施檔案管理活動的階段；二是對單位的檔案實施檔案管理活動的階段；三是對一定區域內的檔案實施檔案管理活動的階段。這個發展過程是動態的、分階段的。每個階段的責任主體、工作對象、工作內容、工作性質是不同的，如果不分工作對象、內容、性質都統稱為“檔案工作”是不現實的，也是不可行的。有必要對每個階段的檔案管理活動根據其責任主體、工作對象、內容、性質賦予相對應的工作名稱和含義。為了不和原有的理論、概念相沖突，保持其連續性，需對原理論中的檔案事業所包含的檔案工作概念和名稱進行重新定位。對未能包含的賦予新的含義和名稱。
3 對相應階段的檔案管理活動的定位
3.1 對檔案形成階段管理活動的定位。關于檔案的形成，主流觀點認為：檔案是由文件有條件轉化來的。文件轉化為檔案是需要歸檔整理的。這表明，檔案在形成的過程中是有要求和規范的，執行這些要求和規范的工作需要一定的操作技巧，屬技術層面的工作。根據《機關檔案工作條例》，這項工作的責任主體是機關內部的文書部門和業務部門，工作對象是文件材料，內容是立卷歸檔，性質是技術性的。檔案形成階段的檔案管理活動定位應是檔案技術工作。
3.2 對單位的檔案實施管理活動的定位。對于單位的檔案實施管理活動，檔案界大都將其整體檔案工作等同于單位的檔案機構（檔案室）工作。但現實的具體情況是，絕大多數單位的檔案機構不是在編的獨立機構，不能獨立行使職權。單位內部檔案機構（檔案室）的工作，就是按規定和要求管理好本單位的全部檔案，為其他各項工作提供利用服務。而其他的檔案工作職能，則需要依靠其所隸屬的機構辦公室或以單位名義去行使。因而，有必要將其劃分為兩項工作：一是內設檔案機構（檔案室）對檔案實施管理的活動；二是機關單位對檔案實施管理的活動。
3.2.1 內設檔案機構（檔案室）對檔案實施管理活動的定位。單位內設的檔案機構（檔案室）具體承擔的是本單位的各種門類和載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等八項工作（雖然，檔案館也有這些工作，但其具體內容不同，下文詳述）。工作對象是單位的全部實體檔案，內容是按門類管理，性質是業務性的。對內設檔案機構（檔案室）對檔案管理活動的定位應該是檔案室業務工作。檔案室業務工作八個環節中的每個環節的具體工作則是檔案技術工作。
3.2.2 機關單位對檔案實施管理活動的定位。機關單位對檔案實施管理的活動，除單位檔案機構（檔案室）承擔的檔案室業務工作外，根據《檔案法》第七條規定，還需要承擔檔案管理方面的建章立制、指導文書業務部門立卷歸檔、監督指導所屬機構檔案工作和為單位開展檔案管理活動提供人財物等方面支持與保障等。這些工作都屬于機關單位的內部事務，其責任主體是本機關單位、工作對象是本單位的所有部門和機構、內容是保障支持、性質是事務性的。機關單位對檔案實施管理活動定位是單位檔案事務工作。
3.3 對一定區域內的檔案實施管理活動的定位。一定區域內的檔案管理活動不僅是檔案館和檔案局的工作，還包括區域內其他涉及檔案管理活動的機構和單位應承擔的工作。
3.3.1 對檔案館實施檔案管理活動的定位。檔案館是一個在一定的區域內對檔案實體按全宗實施統一的集約式集中保存、管理的專門機構。其責任主體是檔案館，它的工作對象雖然仍是檔案實體，但它不是單一的而是多元的，涵蓋的是區域內屬進館范圍的單位所有實體檔案，內容主要是按全宗進行管理，性質是業務性的。對檔案館實施檔案管理活動的定位應該是檔案館業務工作。檔案館業務工作中所涉及的每項具體的工作則是檔案技術工作。
3.3.2 對社會機構為檔案管理提供服務活動的定位。圍繞檔案室和檔案館的業務工作，不僅需要一些社會機構提供硬件方面的支持，如設施、設備、裝具等，還需要提供一些如科學研究、技術咨詢、教育培訓等方面的軟件支持。其責任主體是與檔案事務相關的社會機構，工作對象是與檔案相關的產品（包括有形的和無形的），內容是軟硬件方面的支持，性質是服務性的。對社會機構為檔案管理提供服務活動的定位應該是檔案服務工作。
3.3.3 對檔案局實施檔案管理活動的定位。檔案行政管理部門——檔案局的工作是依法行使檔案行政管理權的工作，責任主體是檔案局，工作對象是本行政區域內的各機關、企事業單位、檔案館、社會服務機構和其他能形成對國家和社會有保存價值的檔案的社會組織、法人單位和個人，內容主要是依法行政，性質是管理性的，對檔案局實施檔案管理活動的定位應該是檔案行政管理工作。
3.3.4 對地方各級政府應承擔的與檔案管理活動相關工作的定位。根據《檔案法》第四條“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃”的規定，各級地方政府承擔著關系當地檔案事業發展的檔案機構、人員編制、工作經費等方面的具體工作，其責任主體是地方政府和政府的相關機構，工作對象是檔案行政管理部門（檔案局）、檔案館，內容是保障支持，性質既是行政管理性的又是政府內部事務性的。對地方各級政府應承擔的與檔案管理活動相關工作的定位應是檔案行政事務工作。另外，檔案行政管理部門（檔案局）承擔的為發展本行政區域內的檔案事業而組織、指導開展的檔案科研、教育、宣傳、培訓和對外交流等工作，也同樣屬于檔案行政事務工作。
4 對檔案工作的新認識
通過以上對不同的責任主體實施檔案管理活動或承擔與檔案管理活動相關工作的定位分析，可以看出，“檔案工作”概念是復合性的概念，具有很大的不確定性。不同的部門和不同的機構承擔的檔案工作因責任主體不同，其工作對象、內容、性質也不相同，目標、任務、工作機制和管理模式更不相同。要做好檔案行政管理工作就必須厘清各項檔案工作的準確含義，不能將檔案工作既等同于檔案行政管理工作又等同于檔案技術工作或檔案室、檔案館業務工作。應當根據檔案工作的責任主體、管理對象、工作性質和內容分別將其明確為檔案技術工作、檔案室業務工作、單位檔案事務工作、檔案館業務工作、檔案服務工作、檔案行政管理工作、檔案行政事務工作。
準確地把握各項檔案工作的含義，可基本明確各級政府、各級檔案行政管理部門、檔案所屬單位、檔案館、檔案室、檔案產品生產企業、中介服務機構等在整個檔案事業中，各自的主要工作職責和任務（不排除某些具體工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分開、政企分開，同時，也希望能對解決一些實際檔案工作中的困惑與問題，指導現實的檔案工作發揮一定的作用。
參考文獻：
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[2]國家檔案局教育處.檔案管理學概要[M].北京：檔案出版社，1987：17.
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檔案室檔案管理范文3
為了加強我校會計檔案的管理，根據財政部、國家檔案局頒發《會計檔案管理辦法》和原國家教委《高等學校財會類檔案工作規范》等法規，結合我校的具體情況，特制訂本制度。
一、會計檔案的立卷及歸檔
（一）會計檔案由會計部門（包括學校獨立核算單位的會計部門）按歸檔范圍及要求，負責整理立卷，裝釘成冊，封面應逐項按規定填寫清楚，標題要簡明，字跡工整、清晰，并編制會計檔案保管清冊。
（二）當年的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會計部門的兼職檔案員編制移交目錄（一式二份）送領導審核簽字后，連同案卷一并移交學校綜合檔案室統一保管。獨立核算單位的會計檔案暫由形成會計檔案的單位保管，以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會同學校財務處進行檢查，指導立卷歸檔工作。
（三）會計檔案移交到綜合檔案室后，原則上應保持原冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會同會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
二、會計檔案保管期限
（一）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類（詳見附表1、2）。
（二）會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
三、會計檔案借閱
會計檔案借閱除執行《檔案材料借閱規定》和《保密規定》外，還須按以下規定執行：
（一）學校財務處工作人員查閱會計檔案，經報告本部門領導后可直接到綜合檔案室查閱。
（二）校內有關部門查閱會計檔案，須經請示會計部門負責人批準，到綜合檔案室辦理有關手續后方可查閱。如需復制或摘抄會計檔案作為旁證材料，須經會計部門和綜合檔案室負責人批準，并在復制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
（三）學校會計部門因特殊需要，需將會計檔案借出，須經會計部門領導和綜合檔案室負責人批準，由會計人員到綜合檔案室辦理登記手續方可借出。其他單位查閱會計檔案，只限于綜合檔案室查閱，一律不準借出。
（四）借閱會計檔案的人員和檔案管理員，在會計檔案借閱時應當面清點憑證序號和張數，并辦理登記手續。歸還時，雙方要當面檢查是否原樣完整無缺，方能在借閱登記簿上注銷。
四、會計檔案鑒定和銷毀
（一）已移交到綜合檔案室的會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，報校主管領導批準并在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（二）對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊上和會計檔案保管清冊中列明。
（三）銷毀會計檔案時，由綜合檔案室和會計部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告主管領導。
附表：
檔案室檔案管理范文4
關鍵詞：檔案；管理；理念
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）21-0153-02
檔案工作是一門科學，有著自身的規律、特點，這就需自覺以科學發展觀為統領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業，是為建設作貢獻、為時歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。
一、抓好檔案管理的基礎工作
（一）抓好基礎制度規范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據管理目標作用于管理客體以實現管理職能的方式、原則、工具和手段。同時,由于信息網絡的發展，企業管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協調員工的整體行動。因此，我們要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。因此，我們要把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業的實際需要及相關檔案管理規定進行收集、整理和歸檔。
（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。
（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經?；膶ｎ}學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經驗。二是召開現場會“評”。結合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發現的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規制度，交流檔案資料收集、整理的經驗，提出加強和改進檔案管理的建議。
二、加快檔案管理信息化建設
（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化，并在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。
（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
（三）檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。要實現檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業、機構合理、業務精良、相對穩定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質至關重要。
檔案室檔案管理范文5
盡管我國醫院檔案管理水平較以往有了很大提高，但仍存在許多問題，如相應的標準體系建設嚴重滯后、檔案信息化管理意識不高等。在本文中，筆者從當前醫院檔案管理的現狀入手，總結醫院檔案信息化建設中存在的問題，并展開深入分析，提出有針對性的解決措施。
關鍵詞：
醫院檔案管理;檔案管理;模式改革
隨著我國經濟水平的提高與醫療衛生事業的發展，醫院的內外環境都發生了巨大變化。為了適應時展的需要，醫院開始重視檔案管理工作。和以往相比，醫院檔案管理水平有了顯著提升，但是仍存在諸多問題，亟待改進。
一、醫院檔案管理現狀
1.醫院檔案分類
在醫院檔案中，不僅涵蓋醫院的發展事件，還有諸多的研究成果記錄，能夠為醫院的各項科研活動提供豐厚的數據。在醫療衛生事業改革工作穩步推進的過程中，構建一套行之有效的檔案管理系統是非常有必要的。當前，我國醫院檔案主要涵蓋文書檔案、病歷檔案、人事檔案這三種。從管理模式上來看，人力資源部門負責人事檔案的管理，檔案室負責文書檔案的管理，而醫務處則負責病歷檔案管理。從管理方式上來看，包括手工操作與人工檢索，十分落手。除了這些檔案之外，隨著醫院的發展，各種醫療活動增多，新增許多新的檔案類別，比方說院校附屬的教學醫院，會增加諸多教學檔案；與防疫部門聯合，會增加新的病歷檔案；和法律部門共同推出醫療法檢活動，會新增案件檔案與訴訟檔案等。這些新的檔案出現，給醫院的檔案管理工作帶來了新的挑戰。醫院必須加快檔案管理工作改革的步伐，以適應發展的需要。
2.醫院檔案信息化建設中的問題分析
（1）標準體系建設較為落后。因為醫院檔案管理中所涉及到的內容非常多，所以醫院檔案信息化建設工作也面臨著很多困難。很多醫院還沒有就信息化建設工作展開統一的規劃，信息化建設缺乏標準化體系。當前，醫院檔案管理軟件與檔案管理信息系統非常多，但是其兼容性普遍較差。在醫院的內部，各個部門往往運用獨立的系統，信息共享程度非常低，各種信息資源的利用度不高。（2）檔案信息化管理意識不強。隨著職能部門分工地不斷細化，各個部門在日常工作中會產生大量的電子文件，電子檔案流失的現象非常嚴重。很多人簡單地認為將檔案資料輸入電腦，能夠被查詢或者利用，檔案管理就實現了信息化，甚至還有人認為傳統檔案被保管好就可以了，沒有必要花費精力著手數字化信息處理工作。這些落后的思想觀念均導致醫院檔案管理發展停滯不前，嚴重影響了檔案管理的工作效率。（3）檔案信息化建設匹配設施與人才配備不夠。很多醫院對于檔案信息化建設方面的投入不夠，電子檔案生成部門的各種設備非常落后，為配置與電子檔案管理相適應的軟件與硬件。這導致電子檔案難以被長期保存，丟失的現象非常嚴重，給醫院帶來了巨大損失。很多部門未配置掃描儀等翻拍設備，導致電子檔案難以與紙質檔案同步。與此同時，相關工作人員的年齡結構不合理，普遍偏大，信息技術操作水平不佳，知識結構未能夠更新。對于醫院來說，既具備檔案管理知識，又擁有計算機操作能力的復合型人才太少，這些都導致醫院檔案管理水平低下。（4）電子檔案歸檔管理模式落后。當前，醫院中涉及到電子檔案管理工作的部門非常多，但是各個部門還沒有就檔案管理出臺統一的標準，未制定出有效的工作程序。各個部門在電子文件歸檔的時候，存在歸檔范圍不清晰的問題，缺乏有效的分類方法及整理規則等。這些有可能導致部分非常重要的電子檔案被破壞或遺失，這不僅影響了醫院的工作效率，還有可能給醫院帶來巨大的損失。電子檔案歸檔管理模式十分落實，必然會影響到醫院檔案信息化建設工作的穩步推進，導致醫院的信息化水平低下，難以適應快速發展的時代。
3.云時代下醫院檔案信息化建設面臨的挑戰
隨著云時代的到來，醫院方面必須加快信息化建設工作。在多種新醫改政策之下，醫院以往信息孤島的情況不再，其必須逐步構建起和社會與群眾密切相關的“醫療云”，以滿足廣大患者及家屬的需要。很多醫院已將將信息化建設納入到戰略發展中，然而醫院信息化建設與“醫療云”建設，不單單進行靠各種數字化的設備，并非是構建業務信息系統那么簡單，必須將醫院內部的各種檔案進行數字化的處理，再和新的電子檔案有效融合，逐步構建起龐大的檔案信息庫，并和其他內外系統有效地對接起來，如鄉村社區衛生信息網、公共衛生信息系統等，使得信息實現共享，醫院的信息資源能夠充分發揮作用，實現經濟價值與社會價值。
二、檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用
綜合上文的有關內容，筆者就醫院檔案管理的現狀展開了研究，汲取當前的實踐經驗，筆者認為可以從如下幾方面入手，提升醫院檔案管理水平。
1.實行資源的整合
對于醫院檔案而言，資源整合是非常有必要的，能夠提升各種信息資源的利用率，使之發揮更大的價值。針對醫院檔案管理的現實狀況，相關部門應積極推出完善的檔案管理制度，使得多個部門的檔案能夠有效匯總，實現統一管理。比方說醫院病歷檔案，其在醫院檔案中占有重要比重，數量龐大，且新增速度非?？臁２v檔案具有一定的法律效力，其對醫患雙方都具有重大價值，其不單單是醫院內部的資料，更是社會各界所共同監督的一種法律文書。在保護患者與醫療機構的合法權益時，病歷檔案發揮著重要作用。在病歷檔案中，醫療診治的過程被詳細記錄，能夠體現出醫務人員的技術水平，也能夠展現出醫院的整體業務水準。在現代社會中，各種保險、傷害認定等對于病歷檔案的利用越來也高。為保障相關當事人的隱私，還要杜絕超范圍使用。針對此，醫院就病歷檔案進行統一管理是非常有必要的，這有助于病歷檔案的完整與安全，能夠保障其憑證價值。
2.對體制進行創新
一是采用統一領導，分級負責的方式。針對醫院的現實狀況，應構建起檔案管理辦公室，全面負責檔案管理工作。檔案管理辦公室對相關部門的檔案管理工作進行監督與考核。針對特殊性的檔案，其能夠集中進行管理。部分與職能部門關系密切的檔案，可以放置于本部門管理，比方說會計檔案等。當技術力量不足的時候，可以將電子檔案置于技術力量強的部門。二是配置兼職或專職的檔案管理人員。檔案管理對于管理人員的專業水平有著極高的要求。針對部分專業性強，或工作量大的部門，應配置專職的檔案管理人員，確保責任到人，從而提升檔案管理的準確度。
3.優化服務
在當前社會下，醫護人員應積極轉變思想，以適應時展的需要，檔案部門也應如此。以往其為被動的提供查閱服務，當前是應積極主動地展開宣傳工作。檔案管理人員應充分發揮檔案資料的教育與引導作用，使得檔案能夠在醫院的文化建設中實現價值。醫院的病歷檔案中蘊含大量的臨床信息，能夠為科研工作提供有利支持。醫院檔案管理部門可以積極與相關院校等科研機構取得聯系，使得這些病歷檔案能夠促進我國醫療衛生事業的發展，為醫學研究做出貢獻。
三、結束語
醫院檔案管理改革工作所涉及到的內容非常多，醫院方面應發揮探索精神，積極總結經驗，調整改革措施。針對醫院檔案管理工作的需要，醫院可以組織人員參加外部的各種檔案管理交流會，汲取有價值的部分，并與自身的實際狀況結合起來，摸索出新的管理方法。隨著現代信息技術水平的不斷提高，電子化檔案管理蘊含著巨大的價值。人們可以借助手機與互聯網等多種路徑來實現數據訪問，醫院檔案信息管理統一化的優勢將日益凸顯。
參考文獻
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檔案室檔案管理范文6
第二條本辦法所稱城建檔案，是指在城市規劃、建設及其管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子數據等各種載體的文件材料。
第三條本辦法適用于本市行政區域內城建檔案的形成、移交、管理和利用。
第四條城建檔案工作是城市規劃、建設和管理工作的重要組成部分，各級人民政府和各級建設行政主管部門應切實加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業列入當地城市建設事業的年度計劃和長遠規劃，與城市建設同步管理，健全和穩定城建檔案管理機構。城市各有關單位（包括駐市的部、省所屬單位）都應從城市建設的全局出發，把城市建設文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入有關規章制度和各有關人員的職責范圍。
第五條全市城建檔案工作實行統一領導、統一制度、統一標準、多套分存、集中管理與分級管理相結合的管理原則。建立以市建設檔案館為中心，以各縣（市、區）城建檔案管理機構，建設系統檔案室及各建設單位檔案室為基礎的城建檔案管理網絡，保證城建檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。
第六條全市城建檔案工作由市建設行政主管部門統一管理，業務上受市檔案行政管理部門的監督和指導。各縣（市、區）城建檔案工作由各縣（市、區）建設行政主管部門負責管理，業務上受同級檔案行政管理部門的監督、檢查和指導。
第七條市建設檔案館隸屬市建設局領導，是管理全市城建檔案工作的專門機構，是全市城建檔案管理、城建科研、城建信息的中心，其主要職責是：
（一）依法對全市城建檔案工作實施宏觀管理，負責擬定城建檔案工作的有關規范性文件及規定；
（二）接收征集本市重要的需永久和長期保管的城建檔案資料；
（三）對接收進館的檔案資料進行科學整理和管理，同時積極開展利用工作，為城市建設各項工作服務；
（四）根據城市規劃、建設、管理和科研工作需要，開展編研工作；
（五）對各縣（市、區）建設檔案館（室）和市區城市建設單位的城建檔案工作進行指導、檢查，負責建設工程檔案專項驗收；
（六）根據城市建設工作的需要，做好有關資料的收集、整理、保管、利用工作，使建設檔案館逐步成為城建檔案資料的儲存、利用、咨詢、交流、服務中心、城建科研中心、城建信息中心。
各縣（市、區）建設檔案館（室）負責當地城建檔案的收集、保管、開發利用和建設工程檔案專項驗收工作。并按規定向市建設檔案館移交城市規劃檔案及重要工程檔案。
第八條各部門和單位（包括機關、團體、企業、事業、部隊等）對本部門、本單位形成的城建檔案應加強管理。根據工程建設及設施維護管理需要，收集和保管其竣工檔案，并隨時接受市建設檔案館的檢查和指導。凡屬永久和長期保存的城建檔案，都必須無條件地將檔案的原件報送市建設檔案館統一保管。
第九條城市行政區范圍內下列檔案資料，應整理送交建設檔案館：
（一）城市規劃和城市建設管理方面的檔案資料，包括城市總體規劃、詳細規劃、分區規劃和城市規劃管理、市政公用事業管理、房地產開發管理、建筑工程及市場管理、城建計劃統計管理等檔案資料；
（二）城市勘測設計方面的檔案資料，包括城市水文地質、工程地質和城市測繪等檔案資料；
（三）城市土地管理的有關檔案資料，主要指市區土地規劃、土地普查成果等檔案資料；
（四）城市土地管理的有關檔案資料，主要指市區土地規劃、土地普查成果等檔案資料；
（五）市區地名檔案資料，包括街名、道路命名匯編及更名通報等檔案資料；
（六）城市環境保護的有關檔案資料，包括環境普查、監測、治理等檔案資料；
（七）市政工程檔案資料，包括城市道路（含廣場）、橋梁（含地下人行道）、涵洞、隧道、排水、路燈等工程檔案資料；
（八）公用設施工程檔案資料，包括供水、供氣、熱力、公共交通、供電、電信等檔案資料；
（九）交通運輸工程檔案資料，包括市轄范圍內的公路、鐵路、機場等工程檔案資料；
（十）工業建筑工程檔案資料，包括礦業、電力、輕工、紡織化工、電子儀表、機械、冶金、建材、醫藥、食品、儲庫等建（構）筑物工程檔案資料；
（十一）民用建筑工程檔案資料，包括住宅、辦公用房以及影劇院、展覽館、圖書館、博物館、檔案館、賓館、會堂、書店、學校、醫院、療養院、體育館（場）等檔案資料；
（十二）城市水資源管理和主要水利工程檔案資料，包括水資料調查統計、規范性文件、城市上游水庫、引水渠道及泵站，市區河道整治等資料；
（十三）人防、防災工程檔案資料，包括人防工程的通道、地道、地下室、消防、防震、防洪等工程檔案資料；
（十四）環境衛生工程檔案資料；
（十五）名勝古跡、園林綠化工程檔案資料，包括公園、綠地、苗圃、名木古樹、紀念性建筑、名人故居、城市雕塑、古建筑、風景區等方面的工程檔案資料；
（十六）城市建設科研檔案資料；
（十七）軍事工程檔案資料，包括穿越市區的地下管線和隱蔽工程等檔案資料；
（十八）各類開發區建設工程檔案資料，包括勘測資料、竣工總平面圖、管網綜合圖、工業建筑和公共建筑的工程竣工檔案及住宅工程檔案等；
（十九）涉外工程檔案資料；
（二十）村鎮建設檔案資料，主要指市區周邊村鎮規劃，典型建筑的圖紙等檔案資料；
（二十一）列入要收集和征集的城市基礎資料，包括城市歷史沿革、歷史經濟、人口、科學文化、教育、資源、氣象、水文、地震以及有關城市建設的方針政策、法律、法規制度匯編、專題調研和科技成果、技術手冊、城市面貌等有關檔案資料（包括聲像資料）。
第十條建設工程檔案的具體內容包括：工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖及工程建設過程中形成的聲像檔案和電子檔案。
第十一條需報送市建設檔案館的城建檔案資料由產生單位收集齊全，按要求移交，任何單位或個人不得據為己有或拒絕歸檔。各類建設工程檔案應于竣工驗收后九十日內移交；城市基礎資料、規劃管理、土地管理、房地產開發管理、環保管理、園林綠化、人防、工程設計、科研等檔案資料應自形成之日起，在產生單位保管三至五年后移交。
第十二條在城市規劃區內建設建筑物、構筑物和其他設施的建設單位在領取建設工程規劃許可證前，應當與當地的城建檔案管理機構簽訂城建檔案移交責任書。
第十三條建設單位在進行工程發包招標與承包單位簽訂合同協議時，應包括編制工程竣工檔案的內容、質量要求、套數、提交時間及編制竣工圖費用等，明確其義務和責任。
第十四條凡在城市轄區內建設的各類工程，在其竣工時，應當同步整理完成工程檔案資料。在編制工程竣工圖紙時，應當符合以下要求：
（一）編制竣工總平面圖和管線工程竣工圖，須采用城市統一坐標系統和高程系統的實測數據；
（二）圖形與文字數據要反映建設工程的真實情況，即圖物相符；
（三）利用施工圖紙改繪竣工圖，必須是圖面清晰的新藍圖；
（四）地下管線工程必須按要求重新繪制竣工圖；
（五）大型、重要的工程項目，隱蔽工程須附有工程照片或實況視頻等聲像檔案資料；
（六）編制竣工圖必須堅持在施工過程中按照工程的實際進度同步編制，不得事后編制和偽造。
第十五條工程建設單位在組織竣工驗收前，應當提請市建設檔案館對工程檔案進行專項驗收。
建設單位在辦理工程竣工備案時，應當同時提交市建設檔案館出具的建設工程檔案認可文件。
第十六條向建設檔案管理機構移交的城建檔案必須是原件，并符合國家規定的城建檔案案卷質量標準。建設檔案館可以接受委托，代為整理、編制建設工程檔案，并實行有償服務。
第十七條凡因擴建、改建、大修，使建筑物、構筑物和各種管線發生變化的，建設單位必須對其原工程竣工檔案進行修改補充，并及時報送建設檔案館。
第十八條城建檔案實行多套分存、集中管理的原則。建設檔案館和產生城建檔案的有關建設單位，必須建立健全檔案管理制度，嚴格按照《檔案法》的規定，科學管理城建檔案，積極利用城建檔案，開發城建檔案信息，為城市建設服務。
第十九條建設檔案館應做好檔案材料的鑒定和保管工作，逐步實現檔案管理的規范化，確保城建檔案的安全和完整。
第二十條建設檔案館對城建檔案的保存價值應定期組織人員進行鑒定。對需要銷毀的檔案必須編目造冊，經單位領導審查，并與產生單位協商同意，報上級行政主管部門和業務主管部門批準后，指定專人監銷。
第二十一條凡需要利用城建檔案的機關、團體、企事業單位和個人，應持單位介紹信和個人身份證，到建設檔案館按規定查閱。單位或個人在查閱城建檔案時，應遵守有關規定，不得涂改、污損城建檔案或拆卷、抽頁。
第二十二條建設檔案館應根據查閱檔案的需要，編制必要的檢索工具，提供良好的咨詢服務，做好利用統計、信息反饋的工作，分析研究城建檔案開發利用的新動向，不斷提高管理和服務水平。
第二十三條建設行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應當給予表彰和獎勵。
第二十四條違反本辦法規定，建設單位未按照規定期限和范圍向建設檔案館報送建設工程檔案的，由建設行政主管部門責令改正，并處以一萬元以上十萬元以下的罰款。
第二十五條違反本規定有下列行為之一的，由建設行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任，并按《省檔案工作條例》給予處罰：
（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）無故延期或者不按照規定歸檔、報送的；
（五）擅自出賣或者轉讓檔案的；
（六）檔案工作人員，造成檔案損失的。
