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企業文件檔案管理范文1
關鍵詞：檔案管理；面向對象；UML；網絡
1 引言
在文件管理過程中，不允許有疏忽差錯，任何小小的疏忽都可能對企業的安全造成重大損失。而基于計算機技術的計算機輔助管理檔案的應用，通過借助網絡化、微機化，很大程度的促進了檔案資料的數字化存儲和網絡化服務方面的發展。計算機技術的普遍應用，是檔案管理系統的里程碑式發展。而企業Web文件檔案管理信息系統軟件的應用，則進一步提高了企業對于檔案管理的效率與服務水平，也是使企業經營管理更加趨于科學化、正規化的重要條件。
2 文件檔案管理信息系統
檔案管理信息系統是一個典型的管理信息系統。管理信息系統簡單來講是一種人機系統。該系統在人的控制下，通過計算機硬軟件等辦公設備對所需要的信息進行采集，信息采集后，再通過后期諸如傳輸、加工等措施對所需的信息進行加工處理。而且通過該系統，可以實現企業的集中化式管理。在檔案管理過程中，可很大程度上提高企業的管理水平。
2.1 文件檔案管理
為了達到系統、規范的管理企業，同時又能確保高效的對企業文件檔案資料進行管理，提出了文件檔案管理。文件檔案管理是對文書工作和檔案工作的整個過程進行統籌規劃與科學管理，在滿足企業需求的前提下，以計算機網絡技術為輔助，以文件生命周期理論為指導，將系統的性能發揮到最佳狀態。
2.2 文件檔案管理的發展
計算機技術的不斷發展，使得以電子文件為主的檔案管理信息系統成為各個企業檔案管理的主要形式。此外，檔案管理的形式和設計方法與管理信息系統接近。目前大部分的電子文件、電子檔案與管理信息系統的研究有關。最初的檔案管理是手工工作，既耗人力又耗財力，工作時間也長。而基于計算機技術的管理系統，加速了檔案管理工作發展，同時也使管理檔案得到了很大的創新。計算機技術加速了檔案管理的進程。計算機技術在檔案管理中的運用，有效的保障了企業的檔案管理工作。
2.3 網絡技術與文件檔案管理
隨著 Internet 和 Intranet/Extranet 的快速增長，Web 已經對我們的工作和生活產生了深遠的影響。Web能提供支持所有類型內容連接的信息，用戶存取方便。Web服務技術在文件檔案管理系統中的運用，使數據以分布式存儲且使資源實現共享。在檔案處，用戶可以對所需要的檔案資料進行方便地查詢。此外，通過企業的檔案檢索系統，就可以檢索不同部門的檔案目錄，實現資源共享目的的同時也使檔案資料進行同步更新，極大地方便了檔案的管理。
3 Web文件檔案管理信息系統
以前企業的檔案信息分布于各個部門中，每個部門都有自己的檔案管理規程、系統，但缺乏一個統一的管理，沒有一個有效的信息連接渠道，對企業的檔案有整體全面的管理。因而在管理過程中容易出現工作的重復，也大大增加了出錯的幾率。而如今市場上的檔案管理系統軟件價格較高且不利于維護?；赪eb的檔案管理信息系統，使企業信息共享化的同時也促進了管理水平的提高。對紙質檔案與電子文件的管理也更加合理有效。
3.1 軟件工程
軟件工程是以科學為基礎，在軟件的設計過程、測試評估、運行維護的過程中探索出來的一種方法，可以有效地滿足當前發展需要。軟件工程的原理包括：用分階段的生命周期計劃嚴格管理；堅持進行階段評審；實行嚴格的產品控制；采用現代程序設計技術；結果應能清楚地審查；開發小組的人員應該少而精；承認不斷改進軟件工程實踐的必要性。而面向對象設計的方法，正是根據軟件的特點而提出的。通過了解可知，企業Web文件檔案管理系統是由交互式系統來管理的，因而可以采用 MVC模式。
3.2 統一建模語言UML
上世紀末，UML 成為國際對象管理組織認可的標準建模語言。UML在發展過程中，將OMT等設計方法結合起來，在吸收方法學思想的基礎上，為有公共的、穩定的、表達能力強的特點而著稱的面向對象開發方法提供了便利。UML的強勢發展以及特有的巨大優勢，在未來將是面向對象技術領域內普及率最高的標準建模語言且將長期內占據主導地位。不可否認的是，UML可以大幅度提升系統軟件的開發效率并保持軟件的可持續發展。
對統一建模語言理解需要做到以下三點：統一、建模和語言。“統一”是 UML 的核心，它能夠提升研發效率，節省研發支出，降低研發風險；“建?！笔荱ML的使用價值的體現。它通過建模對系統進行控制，使系統變得更容易理解；“語言”是 UML 普遍價值的表現。它是普遍使用的、有特殊規則的一套符號系統。
4 Web文件檔案管理信息系統軟件的開發與研究
在Web文件檔案管理信息系統軟件的開發與研究過程中，為了體現出軟件工程的思想，因此采用先進的軟件開發方法、高效的開發工具。經過查閱了解以及結合國內外的先進檔案管理系統開發使用情況和使用經驗，并根據用戶提出的需求，逐步對所要求的性能進行細化分解，以確保能夠滿足客戶所需。經過研究分析，最終對系統的設計方案提出了以下要求：對企業所有檔案、文件的管理；對檔案、文件的借閱進行管理；系統能夠進行數據交換；在軟件環境發生變化時，系統數據的獨立性要能確保數據的完整性與安全性；數據項設置應符合《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）；記錄并監控系統的操作；系統的界面應友好，便于使用和維護。
為了能夠滿足客戶需求，保證設計目標的順利實現，對基于Web的企業文件檔案管理系統軟件設計，要求遵循以下的基本設計原則：實用性原則；信息集成原則；開放性原則；利用面向對象技術原則；高可靠性原則；易操作性原則；安全性原則。
4.1 文件檔案管理系統采用的設計模式
設計模式，簡單地理解，就是一些設計面向對象的軟件開發的經驗總結，同時也是面向對象的一種設計方案。企業的檔案管理，采用模式設計可以滿足企業對于檔案管理的要求，并建立出企業所需的操作管理界面。交互界面的結構組織模式MVC，可以在滿足企業管理界面要求的同時，使管理界面單獨存在，并不與軟件混淆。文件檔案管理系統采用的是交互系統，而MVC 模式正好可以滿足條件，所以在建立企業檔案管理系統時，可以采用MVC模式。
4.2 程序系統設計
管理系統設計是采用目前最先進的基于WEB的多層B/S結構，同時利用以下開發工具：動態交互式網頁采用 ASP 技術；靜態網頁采用 HTML 4.0 作為程序設計的主要語言；后臺數據庫用SQL SERVER 2000開發網絡級信息庫管理系統。
對系統要求進行分析后，便進入系統設計階段。通過綜合考慮設計過程中所有的技術限制，依照客戶德爾要求進行擴展和細化分析階段。在明確系統設計后，便確定出系統的工作方案，并且該方案是可以轉化成代碼的。根據以上要求，就可以概括出設計過程的步驟：登錄設計；檔案利用設計；檔案續借設計；檔案管理設計；檔案查詢設計；借閱管理設計；檔案統計設計；打印報表設計；檔案銷毀設計；系統管理設計以及修改口令設計。在設計中，就可以按照以上步驟設計出客戶所需的軟件。
5 總結
本論文通過對企業文件檔案管理信息系統的開發與研究，詳細論述了檔案管理信息系統的整個設計過程。將計算機網絡技術應用于檔案資料的管理，使企業有效地掌握、共享檔案資源。設計過程中，嚴格參照國家公文和檔案管理規范標準的要求，運用面向對象的軟件工程設計方法，并結合企業自身的發展要求，開發出了企業文件檔案信息管理系統軟件。該軟件具有實用性強、人機界面友好和操作簡便輕松的特點，對提高企業的檔案工作效率和自動化辦公程度有很大的幫助。
參考文獻
企業文件檔案管理范文2
關鍵詞：企業管理 文書檔案管理 信息化
隨著網絡信息技術的快速發展，計算機已經被廣泛應用于社會生活的諸多領域，其功能的強大已經被人們所認識到，可以說現代人的生活已經無法離開計算機。在這樣一個時代背景下，傳統的文書檔案處理方式顯然已經無法適應企業快速發展的需要，而出現了種種弊端。因此，企業文書檔案管理人員，必須要認清這一形勢，將計算機技術引入到企業文書檔案管理工作中，積極推進企業文書檔案管理的信息化進程，如此才能夠為企業的快速發展打下堅實基礎。
一、企業推進文書檔案管理信息化的意義
（一）可以實現信息共享
對紙質文書檔案進行電子化處理之后，文書檔案的儲存方式發生了根本性的改變，再加上網絡技術的廣泛應用，我們就可以對文書檔案進行隨時、隨地的檢查，而且查準率非常高，這些優勢都是傳統管理方式無法企及的。傳統的文書檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費。而且對于紙質文書檔案的查找工作，也非常困難。實現文書檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來的案卷級上升到文件級，管理途徑也由原來的單途徑上升為多途徑，進而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發。
（二）提高工作效率
企業實現文書檔案管理信息化之后，計算機將被應用于文書檔案管理工作的每一個環節，使文書檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來。比如傳統的文書檔案管理工作，是將紙質的文書檔案裝訂在一起，如果想要對某一份檔案進行修改，必須要對整個檔案進行拆卷重做，這勢必會增加檔案管理人員的工作量，使大量時間與精力浪費。但企業實現文書檔案管理信息化之后，這種情況就不會出現。我們只需要利用計算機將需要修改的檔案找到，使用鍵盤操作就能夠完成對檔案的修改，既省時，又省力。而且對于文書檔案工作的收集、整理、儲存、統計以及借閱等工作，我們都可以借助計算機來完成，使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息傳輸的速度
傳統文書檔案的長距離傳遞主要依靠的是郵政系統，傳送的時間也無法確定，而且傳遞的過程中，一旦發生了丟失的情況懷，將會為企業帶來無法彌補的損失。實現文書檔案信息化管理之后，文書檔案就可以以電子文件的方式進行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時也保證了文書檔案的安全。
（四）電子檔案的儲存更加穩定
電子檔案與紙質檔案相比，不但質量輕、壽命長，而且更容易保存。比如紙質檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產生水解或者是氧化反應，這勢必會給企業帶來不必要，也無可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計算機網絡技術的快速發展，我們可以根據不同的實際需要，而選擇不同的載體，比如移動硬盤、光盤以及U盤等等，及大的方便查閱與攜帶。
二、實現企業文書檔案管理信息化的建議
（一）打造文書資料的“收集網絡”
通常情況下，很多企業都有年底收集、整理文書檔案的習慣，年底的時候，企業各部門都比較忙碌，這一時間進行文書檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業需要將年度收集轉變為平常收集。企業必須要建立獨立的文書檔案管理部門，部門工作者可以是從其他部門抽調出來的，也可以是企業招聘來的，同時在企業的每一個科室再安排一名兼職文書檔案管理人員，從而組成一個文書資料“收集網絡”。文書檔案管理部門負責整個企業的文書檔案收集工作，而各科室的文書檔案管理人員則負責科室的文書檔案收集工作，將每日收集到的文書資料以周、月、季度統一上交到文書檔案管理部門進行保管。文書檔案資料在收集的過程中，必須嚴格登記，這樣才能夠做到有據可查，相關責任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書的字跡、紙張是符合相關規定的。文書檔案管理部門收到科室上交的文書檔案之后，要進行妥善管理，可以根據實際需要，預備出不同的檔案盒，將上交的文書檔案分類別的進行存放。
（二）將信息系統的內、外網進行隔離
為了保證電子文書檔案的安全性，有必要在信息系統的內網與外網之間，構建出一條物理隔離帶，以保證內網所儲存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對路由器進行安全設置，從而過濾掉補屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進入內部網絡系統。第二層隔離帶依靠的是防火墻。現階段，大部分防火墻都具有認證機制，只要設置防火墻之后，我們就可以對進與出的網絡數據進行實時監控；阻止一些禁止操作；對通過防火墻的一些信息、內容以及活動進行詳細的記錄；對用戶的訪問行為進行實時監控；對攻擊網絡的行為進行檢測，并發出警報。
（三）加強文書檔案管理人員的素質建設
網絡技術的進步對于文書檔案管理的信息化建設有著重要影響，但是人員仍舊是文書檔案管理的信息化建設的關鍵所在。因此，想要推進企業文書檔案管理的信息化建設，首先要完成管理人員的“信息化”建設。企業可以采用培訓的方式，培訓的內容要包括計算機網絡技術、檔案學以及相關軟件操作等等，同時還要鼓勵文書檔案管理人員進行自學，幫助他們樹立終身學習的意識，如此才能夠使檔案管理人員的意識與技能共同進步，以適應計算機網絡技術的快速發展。除此以外，還需要加大對檔案室的硬件設施的投入，這樣文書檔案管理人員所學到的知識才能夠有用武之地，文書檔案資料的價值才能夠更深入的挖掘，從而為企業發展而服務。
綜上所述，隨著現代科學技術的快速發展，傳統的文書檔案管理方式已經無法適應現代企業快速發展的需求，迫切需要我們運用計算機網絡技術，實現文書檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書資料的“收集網絡”； 將信息系統的內、外網進行隔離；加強文書檔案管理人員的素質建設等三個方面入手，推進企業文書檔案管理信息化，從而使文書檔案發揮出其應有的價值。
參考文獻：
企業文件檔案管理范文3
關鍵詞：檔案；創新；管理；對策
一、前言
近年來，城市建設迅猛發展，建筑施工企業施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經驗，進一步提升企業核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業高效發展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問題
1.基建檔案歸檔不及時
按照制度規定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規定期限內實現。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續撤離了施工現場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態。
2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數不夠，在滿付業主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業經濟利益的維護。
3.歸檔文件質量有待提高
移交的工程檔案質量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現象，導致資料歸檔后失去了利用價值。
三、出現上述問題的原因
1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發現工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經濟利益，人員配備不足。有些企業連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業只是辦事員兼職或代管；個別企業領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂
現行的工程檔案規范與制度較多側重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業檔案管理人員對現場資料員缺少必要的業務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。
3.缺少復合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業的知識，但缺乏檔案管理業務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業重視檔案管理工作
目前建筑市場競爭激烈，提高經濟效益為企業的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業里得不到重視?，F階段，工程實體的質量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業要長期發展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業的重要資產的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協調作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業經濟利益。
2.建立健全制度建設
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規范，提高檔案管理人員工作規范性，企業應根據國家對現場施工檔案的具體法規要求，結合企業自身特點，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，實現制度管檔。
3.創新檔案管理模式
在傳統的檔案管理中，企業相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業發展角度上看，必須要發揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規模、進展，資料員變動等，經常與項目上兼職檔案員溝通聯系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現檔案缺失現象。（3）后期監督檢查監督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環節，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產生效應遠遠大于管理本身，企業可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或實行單位內部的歸檔保證金制度，可以充分調動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業務能力、高責任心的職業素養。施工現場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業知識，有豐富現場項目資料收集經驗，又了解檔案管理的復合型人才。
五、結束語
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業檔案人員轉變思路，勇于創新管理模式，深入基層強化管理，還需要現場資料員提升檔案整編職業素質并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司
參考文獻:
企業文件檔案管理范文4
關鍵詞：煤炭企業；檔案管理；建設工程
中圖分類號：F239 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）31-0147-02
建設工程項目檔案是建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。是工程建設過程的直接記錄，是建設工程的技術成果。它承載著建設者的智慧與結晶，是歷史的真實見證。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，工程檔案管理作為工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益，如何管理好、使用好建設工程項目檔案，發揮建設工程項目檔案對企業的作用尤為重要。
下面結合唐口煤業公司近幾年的建設工程案管理過程中出現的問題以及實踐情況對煤炭企業的工程項目檔案管理工作談自己的四點認識。
1 唐口煤業公司基本情況簡介
唐口煤業公司于2001年10月開工建設，2006年1月投入生產，核定年生產能力500萬噸，井田面積約77平方公里，是淄礦集團目前生產能力最大的礦井，也是唯一一座在同一工業廣場內布置主、副、風三個超千米立井的礦井。
唐口煤業公司建設工程基本情況：自開工建設至投產四年多的時間，整個礦井建設分為土建工程、安裝工程、礦建工程，工程總投資約15億元，礦井投產后，相應的土建、安裝、礦建工程雖然沒有基本建設時期那樣集中、投資大，但是維持簡單再生產的工程項目依然發生，每年工程投資大約在2億元左右，相應的工程資料也種類繁多。
2 煤炭企業建設工程檔案的特點
一是地面建設工程的單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。二是井下礦建、安裝工程的專業性、復雜性，井下工程不像地面工程那樣直觀可見，可以說礦井的開拓和發展離不開檔案資料。三是工程項目檔案資料的真實性，它是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求得工程質量標準，是工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。
3 建設工程資料在使用、保管過程中存在的問題分析
因礦井建設期長，工程施工單位多，建設單位管理人員變動，造成工程歸檔資料不完整，有的資料只有工程主體資料，沒有相關配套資料。
施工單位工程資料管理人員專業素質較差，更多的人員有工程施工相關專業知識，但缺乏檔案管理專業知識，造成工程資料不規范，不全面。
負責工程資料的科室對存檔工作重視程度不夠，因工程一般建設時間長，不注重過程資料整理，存在工程竣工時的突擊現象。
工程資料在使用過程中，保護意識差，造成資料頁面不整潔，污漬、油漬現象時有發生，資料頁面隨意涂改，亂寫亂畫，給檔案歸檔質量帶來很大影響。
4 建設工程檔案管理探索與實踐
加強領導，建立健全檔案管理制度，是做好工程檔案管理工作的基礎。俗話說：“沒有規矩不成方圓”，制訂相關管理制度，從基層管理抓起，責任落實到人，加強對工程資料的有序管理，規范資料移交簽收制度，注重過程控制，最終保證歸檔資料及圖紙的齊全、規范。為此，公司專門印發了《唐口煤業管理制度匯編》、下發了《唐口煤礦科技檔案管理暫行辦法》，轉發了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等，規范檔案管理行為，建立長效運行機制。
以人為本，充分發揮人的主觀能動性，是做好工程項目檔案管理的有力保證。人作為檔案管理中最主要的因素，公司根據自身的特點，努力培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，讓他們成為既懂工程專業技術知識，又懂檔案管理的綜合素質管理人員，經常組織有關科室負責人及兼職檔案人員學習有關檔案管理的法律、法規及有關規定，培養他們的工作責任心，充分認識工程檔案管理的重要性。
檔案管理人員要深入工程現場，做好對工程檔案資料的跟蹤服務工作。唐口煤業公司地面土建工程既有新建項目，又有改擴建項目、維修項目，涉及的施工單位也較多，由此產生的工程資料也項目繁多。井下礦建工程、安裝工程也隨著礦井的開拓延伸不斷變化，這就要求工程檔案管理人員要經常深入現場，結合工程實際，理好思路，做到資料分類合理、項目明確，一目了然。
根據環節，按照原則，加強建設工程資料在歸檔前的收集、積累工作。針對建設單位管理人員變動，造成工程歸檔資料不完整、只有工程主體資料，沒有相關配套資料的問題，專職檔案管理人員與兼職檔案人員要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、設計、施工、監理、單位工程、單項工程、竣工、試生產、科研、竣工資料等環節收集積累，保證建設工程檔案的規范性、完整性、系統性。
加強業務學習，借鑒兄弟單位的先進經驗和做法。因煤炭企業工程建設有其獨特的方面，隨著生產的不斷變化，相應的工程檔案資料的管理的合理性、合法性也不斷考驗著檔案管理人員的能力和水平，檔案管理人員要不斷加強檔案方面的法律法規、規章制度的學習，豐富相關專業知識，同時積極走出去，引進來，借鑒兄弟單位的先進管理經驗，取人之長，補己之短，才能更好地發揮工程檔案資料的作用，為企業的發展提供有力支持。
企業文件檔案管理范文5
關鍵詞:檔案;管理;企業文化
企業文化是企業的強大軟實力,是企業管理的最高境界。鄭煤集團公司將今年定位企業文化建設年,力爭在近幾年內打造全國煤炭系統企業文化建設示范基地。告成礦作為鄭煤集團公司的主力礦井,確立了今年成功創建河南省煤炭系統企業文化建設示范礦,明年成功創建全煤行業企業文化示范礦的目標。推進企業文化建設作為企業的檔案管理人員也有義不容辭的責任。
一、加強企業人事檔案工作,實現以人為本的人力資源管理文化
人力資源管理的目的在于在企業內部最優化地配置八人才,做到"人盡其才、才盡其用",提高企業的核心競爭力。煤炭企業,特別是生產礦井各類專業技術人員比較缺乏,建立完善的人員檔案,對于穩定專業技術人員隊伍至關重要。人事檔案是職工學習、工作等綜合表現的全部記載,較為全面地反映了個人的學習能力、業務能力、職業道德和文化素質等基本內容。完整的人事檔案,有助于企業更有效地挖掘員工的潛能,更加合理地安排人力資源,最大化地發揮每個職工的才能,積極推進科技興企戰略。
完善健全人事檔案內容制度,適應現代企業人力資源管理和時展的要求?，F代企業人力資源管理要求人事檔案記載的內容能全面地反映個人的成長經歷和社會活動,因此,必須摒棄傳統的內容單一重復、政治性強、不具有修改化和記載內容與時展要求脫節、不能被社會所利用的人事檔案內容制度。切實從企業人力資源管理和利用的角度出發,把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、、職業培訓等方面的記錄納入人事檔案的內容中去,適當采用定量指標考核作為對個人工作業績和態度的記錄,突出個人能力的發展,提高人事檔案信息的利用價值。
結合企業檔案工作規范化管理體系,對人事檔案工作進行評估,形成切合企業實際的人才評價體系。只有收藏和管理、沒有良好的監督和考核的人事檔案管理是不健全、不科學的。結合企業檔案工作規范化管理體系,探索市場化的企業人力資源評估體系和人事檔案評估體系,形成公平、公正、公開的人才競爭機制,為企業人力資源的開發帶來直接效益。人事檔案評估體系,以人事檔案的利用和對人力資源最大化的開發為評價宗旨,以個人的業務能力考核、職業道德評價等和定性指標為評價標準,作為對個人的崗位、薪酬的評判依據,進而形成企業員工完整的人事檔案管理和人才評價體系,帶動企業人力資源的開發工作?？梢酝菩兄鞴懿块T定期考核制度或中介機構測評制度,加強監督力度。
開放式的企業從事檔案管理模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式,與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關,所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式是面向社會化、公開化的方向發展,有利于對企業人事檔案進行歸檔齊全完整,有得于實行規范化管理,我國的私營企業規模不斷發展壯大,管理體制比較靈活,人才流動大,對人才的管理已經不能夠再利用管理干部那一套體制來進行社會化開放模式在這種背景中應運面生,這種模式對促進人才合理流動、推動技術創新、完善企業管理制度等諸多方面有極為重要的創新意義。
二、建立企業信用檔案,弘揚企業誠信精神文化
企業誠信文化,作為企業文化建設的有面組成部分,是企業文化經營哲學的重要內容,是企業文化精神層面的直接體現,是企業文化建設的重要內容。
企業信用檔案是企業誠信文化的載體,企業誠信文化則是企業信用檔案的表現形式,二者相互依存,構成了企業文化建設的重要組成部分。企業誠信文化的建立離不開對企業信用的管理與監督,而對企業信用原則實施過程的監督與管理是建立在掌握企業真實、準確、可靠以及系統全面的信用數據基礎之上的,即對企業信用的監督與管理是建立在對企業信用檔案的規范化管理基礎之上的。從企業檔案工作的基本屬性來看,系統、全面地收集并管理企業的信用數據,保證企業信用數據的真實可靠性,保證企業信用數據的原始憑證性,正是企業信用檔案管理的基本原則。因此,建立一套規范的企業信用檔案,是構建企業信用監督與管理機制必不可少的重要環節,即企業信用檔案的建立是企業誠信文化建設的重要內容和根本保證。
三、加強企業檔案管理,樹立企業良好的形象
企業檔案與企業形象宣傳,是企業管理文化的不同層面,它們都對企業管理起到了積極的促進作用,是企業管理體系中不可缺少的一部分。良好的企業形象,不僅能推動企業內部的生產經營管理活動,還能在企業外部產生巨大的形象推動力,給企業帶來不可估量的經濟效益和社會效益。企業檔案中記載的企業在成長、發展歷程中所榮獲的各種獎項和成果,都是樹立企業形象的典型素材。
企業文件檔案管理范文6
1 化工行業檔案的特點
1.1 形成周期長，變動大
化工產品的研發過程往往需要經歷很長的時間，并且從立項開始，在到產品的各項研發階段，都需要根據項目的要求完成整個研發。同時在完成研發過程后也往往需要根據市場的要求，進行修改產品的設計及研發思路，整個過程涉及較長的周期。
1.2 專業面廣、種類多
化工企業的產品涉及諸多具體的專業，涵蓋的專業面較廣，并且根據具體的產品種類還可以細分更多的領域。這就誕生了諸多的化學產品信息，并且包括各種行業的檔案信息，要求檔案管理中需要處理各類的化工專業信息。
1.3 技術儲備功能和繼承性
在化工專業的發展過程中，需要根據化工實驗發展確定相應的化工學科發展，最主要一個特點就是實驗中積累發展經驗，并且通過不斷地實驗獲得最終滿足市場的技術和產品。其中，化工檔案作用就是記錄技術發展的中重要信息，能夠提升產品技術的積累特性，能夠發揮技術傳承的作用?；n案能夠總結過去的研究經驗，并且根據前人的研究為未來產品發展提供支持，從而能夠保證化工技術發展的延續性。此外，化工技術發展中，檔案管理工作能夠通過搜集技術經驗，形成相應的技術知識群，也就可以促進設計研究的發展，從而體現了化工技術的發展潛力。
2 化工行業檔案管理工作的優化
2.1 檔案的收集
第一，檔案收集工作的基礎是專業人員的工作知識，而領導干部的意識和重視程度直接決定了該工作的質量。在收集化工檔案的工作過程中，若工作人員不具備專業素質，就不能在工作中實現信息的全面把控，從而導致檔案收集工作出現混亂。若工作過程中領導干部的意識不到位，獨一收集檔案工作不重視，必然導致該項工作開展困難。第二，在檔案收集工作中，需要建立符合自身發展的制度，能夠建立全員的法律知識體系。在檔案工作中，需要根據制度執行相應的工作，按照要求落實相應的責任。同時，檔案收集工作人員能夠熟練掌握各類專業法律知識，從而形成全面的法律知識體系，從而能夠加強檔案收集工作的客觀性和科學性。
2.2 檔案的整理
在檔案整理工作中，直接決定檔案管理整體水平，也是化工企業管理的關鍵工作。化工檔案整理需要通過分析各類檔案信息，進行相應整理和分類，從而形成完善檔案體系。在具體工作過程中，必須重視提升工作技巧，具體包括：第一，能夠及時追蹤已存檔的檔案信息，根據檔案要求進行分析相應的工作內容，在檔案整理中能夠按照企業的化工信息實施分類，及時地制定相應的檔案整理規范，能夠與相關部門進行及時的信息交流，實現檔案信息的共享。第二，在檔案整理中，還應該行業的發展，制定相應的解密和降密工作制度。根據相應的技術知識保密性，調整企業內部的共享范圍和加密等級，做到與行業保持知識產權的與時俱進，從而能夠全面提升檔案管理工作規范性。
2.3 檔案的利用
檔案管理工作的根本還在于應用檔案，具體檔案的利用中技巧包括：第一，提升服務質量，轉變服務模式。在傳統的檔案管理工作中，受到工作人員工作態度和專業素質的影響，諸多人員不能夠提供主動服務，這就要求工作人員必須提升服務質量，通過服務質量管理全面提升工作人員的服務態度，并且按照行業的發展要求提供更加專業的檔案服務。第二，在檔案管理中應充分的使用信息化的工具，采用計算機和互聯網來提升檔案管理工作效率，全面提升檔案管理電子工作的質量，從而形成全面化的檔案管理模式。此外，應積極與專業信息化服務公司合作，挖掘檔案管理工作的信息化能力。
2.4 加強宣傳，提高積極性
檔案管理宣傳是提升全企業員工參與檔案相關工作重要方式，在進行檔案管理宣傳中，需要整合企業內部的資源，強化內部員工的意識，能夠在內部形成良好的工作氛圍，并且將檔案管理工作中的管理價值發揮出來，從而形成企業檔案管理文化機制，能夠提升檔案管理工作水平。同時，通過宣傳檔案管理工作的相關要求、制度和規范，就能夠全面強化員工的主動意識，將檔案管理工作作為企業發展的重要內容，形成良好的發展循環，全面提升檔案管理能力。
