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電子檔案方案范文1
一、現代的檔案管理工作的轉變
（一）檔案載體的轉變
在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
（二）企業檔案的分類變化
舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。
（三）檔案接收和保管上也有所改變
在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。
無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。
二、電子檔案工作面臨的問題
（一）電子檔案原件的真實性問題
電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發現和確定。
（二）電子檔案內容的保密性問題
用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
（三）電子檔案保笛的長久性問題
隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
（四）檔案管理軟件的統一性問題
計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。
三、建議采取的對策
（一）盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才
培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件。
（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范
隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。
（四）研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件
建議由國家檔案局牽頭，研制開發適應電子檔案管理現代化的軟件，并在全國檔集系統統一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。
電子檔案方案范文2
系統建設的質量治理框架
檔案機構開展信息化工作的質量目標是高效率、低成本地建設一個能夠支持現代檔案管理業務開展的應用系統。而電子檔案管理系統建設能否按照預期計劃高質量建成，與參建人員綜合能力、基礎設施環境、現行法規制度，以及建設過程的規范性和科學性有很大關系，所以從系統建設之初就要明確影響質量的關鍵要素和質量控制框架。電子檔案管理系統建設過程中所依賴的法規政策標準、系統建設需求、建設過程監管、軟硬件設施支撐環境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統建設質量的關鍵要素，如圖所示。從圖中可見，電子檔案管理系統建設質量不僅要從最終輸出的檔案管理系統角度進行衡量，還需要追溯到建設過程中支撐、控制、輸入和監管等環節的質量。這是因為電子檔案管理系統建設并非一次性的成品輸出，而是一個滾動建設和持續完善的過程。此外，多個立檔單位與檔案保管單位之間的業務協同和數據共享等特點，決定了電子檔案管理系統建設的復雜性和特殊性。由此，需要從系統建設的支撐環境、需求輸入、制度控制、過程監督、功能實現、系統運行和建設成效等方面進行全過程管理，最終形成一個滿足檔案機構實際需求的高質量電子檔案管理系統。1.環境建設質量治理軟硬件基礎設施及其網絡環境、建設項目資金等，是電子檔案管理系統建設的基礎支撐和電子檔案管理系統賴以生存的生態環境，決定了電子檔案管理系統建設成果能否得以使用。網絡與軟硬件設施，及其運行管理機制，直接影響了電子檔案管理系統的功能使用、數據訪問和業務開展。當前，網絡技術、中間件、存儲設施、服務器等基礎設施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎設施的更新換代需要保障檔案系統的功能穩定、安全可用和業務的連續性，環境基礎設施的質量治理能力亟待改進。2.需求分析質量治理檔案機構及其人員是電子檔案管理系統建設的主體，決定了系統建設的方向和目標。檔案部門人員根據實際業務需要，提出信息化環境下開展檔案服務工作的目標，最終形成系統建設需求，而需求的準確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統的設計和實施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關重要。通常，需求分析由檔案管理業務人員和系統建設的專業技術人員協同完成，而雙方在系統建設過程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統建設的重難點，由此各方人員在分析系統需求時，不僅應充分理解現有業務活動流程、范圍和要求，還應具有前瞻性思維，以發展的眼光來開展需求調研和分析設計，確保系統建設需求能夠在較長的一段時期內保持有效。3.制度嵌入質量治理法規政策遵從性是電子檔案管理系統建設區別于其他類型信息系統建設的重要特點之一。檔案管理機構在開展各類活動時，需要在外部制度的基礎上，提煉出本單位應遵循的條款和工作實施的具體要求。而后在電子檔案管理系統建設過程中，將具體化的制度要求嵌入到系統中，盡可能實現系統自動化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執行各項法規、政策、規范和標準。這就要求電子檔案管理系統建設的相關人員熟悉并深刻理解各個層級制度中約定的各項要求，研究其應用場景及其間的關聯關系，制定切合本部門業務活動的各項制度。同時還應借助監管手段和各種技術方法加強制度執行的質量，督促和檢查制度執行過程中的漏洞與風險，并持續改進。4.過程監管質量治理電子檔案管理系統建設是一項復雜的信息化系統工程，對其建設過程的監督和管理是保障質量的重要措施。檔案信息化建設工作通常會采取政府招投標和政府采購等方式來選擇供應商，并委托第三方機構（承建方）來完成電子檔案管理系統建設的具體任務。承建方負責方案設計、系統開發、環境部署與集成調試；建設方負責全局規劃、整體設計、資金籌措、明確需求等重要工作。對于電子檔案管理系統建設的可行性研究、方案論證、系統設計、設備采購、軟件開發、數據處理和系統測試等各個階段，承建方和建設方均應采取過程質量控制方法，檢驗各自承擔的任務，同時監督對方的工作。必要時還可引入第三方監理公司來協助建設方對電子檔案管理系統建設的進度、成本、目標、任務、范圍，以及合規性和有效性等進行檢查。由此監理方的質量檢查、風險控制、發現問題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統建設質量的重要因素。5.功能實現質量治理電子檔案管理系統建設的一個重要的顯性成果就是將檔案業務融入信息系統的電子檔案應用軟件系統，作為檔案部門及其人員開展業務活動的網絡化工作平臺，其功能的完整性、流程的合理性、數據的規范性是助力檔案人員開展各項業務工作的重要保障。與一般的應用軟件系統相比，電子檔案管理系統的質量除了實現基礎的系統管理功能以外，還具有檔案業務的法規、政策和相關標準強執行性等特點，需要有標準符合性的質量檢查。因此，電子檔案管理系統的設計與開發需要深入了解檔案業務事項、辦理流程及其政策、規范要求，才能保證系統功能完整、流程合理且數據規范。6.運行維護質量治理以往的煙囪式、自給自足的建設模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統基礎設施部署的共性特點。許多省級綜合檔案館統一建成了區域性的數字檔案館基礎設施運行服務平臺，采取了海量存儲、云計算的虛擬服務模式。云計算的IT集約化服務模式在統一規劃、資源租賃、平臺支撐和應用共享等方面具有較高的統籌性、規范性和專業性，但對各檔案管理機構而言幾乎是個“黑盒子”，即檔案人員只需規范地按照操作規程使用，無需關注其背后復雜的技術方案和實現原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業務、提升檔案信息服務；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術知識，對外包服務的監管和控制將成為提升電子檔案管理系統質量的一項重要任務。7.應用成效質量治理按時完成建設工作，并順利通過項目驗收、保障檔案人員能夠基于應用系統開展檔案工作，是電子檔案管理系統建設的標志性成果。系統建設不僅要保障建設方獲得一個高質量的電子檔案管理系統，而且還需要承建方能夠在建設成本范圍內取得良好的信譽，積累經驗和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統建設質量，需要從建設工作成效多方面進行檢查評估。近年來，“以評促建，以建促用”的電子檔案管理系統治理理念和方法已經在我國各級各類檔案管理機構得到很好的推廣和應用，使建設方、承建方、監理方均能各盡其責、獲得最大的收益和顧客滿意度。
結語
電子檔案方案范文3
計算機檔案管理系統是一個包括檔案管理員、計算機檔案管理信息系統、系統的開發者、系統的使用者的管理系統。計算機檔案管理系統安全問題有可能發生在這個系統的任何環節。所以為了避免檔案管理出現安全性問題，首先要對計算機檔案管理系統的每個環節進行了解，這樣才會從實質上消除計算機檔案管理系統的安全性問題。
2. 計算機檔案網絡系統的安全性
2.1入網訪問控制
系統訪問者進入計算機檔案管理系統的第一層安全控制環節就是入網訪問的控制，這層網絡控制的主要作用就是要核查系統訪問者身份，并對身份進行驗證，如果系統訪問者已經注冊，那么就允許其進入系統，查找他們所需要的資料。入網訪問控制環節可以分為三個步驟，包括登陸用戶名、用戶密碼以及用戶賬號限制的識別驗證。當系統訪問者要進入計算機檔案系統進行入網訪問控制時，以上三個步驟中有一個步驟驗證不正確，則該訪問者就不能進入計算機檔案管理系統進行操作。
2.2網絡的權限控制
因為在網絡中經常會有訪問者進行非法操作，所以我們引入了一種計算機檔案管理安全保護措施即網絡權限控制。有了這個安全控制措施，我們可給對用戶的計算機檔案系統操作權限進行限制。這個權限主要是指訪問者可以訪問計算機檔案系統的資源種類，包含目錄、子目錄以及文件等資源，也能向用戶賦予操作權限，讓訪問者可以對一些目錄或子目錄進行增加、刪除、查找等操作。由此可見，根據訪問者訪問權限的不同，我們將其分為不同的級別，主要包含系統管理員、審計用戶以及一般用戶等。
2.3目錄級安全控制
計算機檔案系統可以對訪問用戶賦予一定的操作權限，使用戶可以使用檔案管理系統中的目錄和文件。決定用戶對檔案系統中的文件和目錄進行操作的權限主要是以下三種因素：即受托者指派的用戶、所在組中受托者所指派的用戶以及繼承權限屏蔽取消后的用戶權限。每個計算機檔案管理系統會有系統管理員，系統管理員要為每個用戶賦予一定的訪問權限，用戶通過自己的訪問權限可以在系統服務器上進行相應的操作。各個的用戶訪問的權限會組成一個用戶訪問權限集合，其不僅可以使用戶輕松地對檔案管理系統進行訪問和操作，而且還可以控制用戶訪問的資源，從而也能確保計算機檔案管理系統的安全性。
2.4防火墻控制
這幾年來，計算機網絡防火墻技術發展迅速，這也確保了計算機檔案管理的安全性。防火墻控制的主要作用是為計算機系統設置一道屏障，防止網絡黑客的入侵，另外也可以對網絡數據進出通信的門檻進行控制和阻擋。防火墻控制主要在計算機網絡邊界建立對應的網絡通信監控系統，隔斷網絡內部和網絡外部進行通訊，這樣就可以避免網絡黑客入侵系統。
2.5屬性安全控制
文件、目錄和網絡設備在使用的過程中，網絡系統管理員需要對這些文件、目錄和網絡設備指定訪問屬性。屬性安全控制可以將其屬性與網絡服務器的文件、目錄和網絡設備進行連接，對這些目錄和文件進行保護，這樣可以避免訪問者對目錄和文件進行錯誤的刪除、修改、顯示等。屬性安全控制在用戶權限安全的基礎上保證其安全性。
3. 計算機數據防泄密設計措施
3.1數據拷貝
計算機系統的數據拷貝方式包括硬磁盤、磁帶和光盤保存法。其實現方式就是將計算機數據庫中的相關文件部分或是全部的拷貝到其他硬盤、磁盤或是光盤等外部存儲設備中，將拷貝的數據和計算機系統所處的環境隔離開。這種安全保護方法具有簡單易行和技術方面等優點，是中小型檔案管理部門優先選擇的方法。但是這種方法對于那些大中型的檔案管理部門不太適用，因為這種安全保護方法有很明顯的漏洞。這些外部存儲設備所能容納的信息量很小，無法滿足大中型檔案部門對檔案信息保存容量的要求。因此很多大中型檔案管理部門都采用雙機異地熱備份的方式對計算機數據進行拷貝和備份。此種方式利用網絡對不同的計算機數據進行拷貝和備份，這樣就突破了傳統備份的局限性。因此這種方式可以充分發揮了對計算機檔案系統的投資效益。
3.2重視系統內部的泄密問題，加強內部管制的建設
檔案信息和互聯網相互連接以后，迅速的被其他的電子類產品進行攻擊，處于這種攻擊和人為的影響中，網絡黑客攻擊漸漸的無孔不久。安全專家對以前發生的電子入侵案例進行分析，發現黑客的入侵手段非常的一般，而且驚人的相似，他們能成功的主要因素歸于內部管理的松懈。不管網絡黑客多么的厲害，要想實施攻擊，必須對現有的信息系統找到突破口。而實際的突破口往往來自內部人員的失誤以及管理上的疏忽所致。例如，系統管理員疏忽一些系統漏洞，忘記—些很重要的帳號密碼，任意的丟棄記載系統信息的重要文檔和主要的介質，還經常不及時清除過期的帳號，對計算機病毒的擴散不采取一定的控制措施等等。對于很多一般水平的電腦黑客來說，如果他們沒有一定的落腳點，是不可能對一個系統進行入侵的。很多檔案管理部門已提到上網就只想購買相應的系統安全產品，例如防火墻，安全等等，但是本來的管理體系總是很不完善的話，再先進的安全設備也是形同虛設的。
3.3關注計算機病毒的新變化
由于互相網的信息共享性使得當檔案信息擴展到互聯網后就出現了中毒情況，計算機的中毒成為一個最大的危害，而且很多新型病毒帶著網絡時代特有的特征。例如，通過網絡途徑對病毒進行傳播，病毒入侵開始與計算機有密切關系，當下的windows操作系統的網絡功能是最為常見的攻擊點。因此檔案工作應當順應時代的變化，對管理制度進行完善，技術上進行監督，開啟保護系統，應急措施等等綜合的防范措施。
3.4加強網絡訪問的權限管理，完善服務器審計制度
信息系統在不但為用戶提供信息服務，而且重視各種應用的時間，內容，使用者等相應的摘要記錄，也就是我們所謂的日志。日志能夠最為直接的反應檔案信息系統的管理服務所做出的相應操作，各種越權行為以及黑客行為等都會在將全部的記錄留在日記中。為了刪去日記中的記錄有些高明的黑客一般會在攻擊成功后擅自刪掉系統日志，銷毀罪惡證據。因此要想加強安全管理，檔案管理人員本身即使不一定是計算機安全方面的專家，但他在權限管理上必須是—個合格的系統，而且要特別要重視對應用服務器的日志審計。眾多事實證明，在一個網絡化信息系統條件下，要想完全的避免越權行為是一件很困難的事情，但如果能夠做好審計工作，將會很容易的發現錯誤并做出相應的補救措施。
電子檔案方案范文4
［關鍵詞］單位；檔案管理；現代化；電子化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。
1檔案管理現代化和電子化發展的必要性
檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。
2我國單位檔案管理中的弊端
我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。
3單位檔案管理現代化和電子化發展策略
信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。
3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養
檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。
3.2通過計算機管理檔案資料庫房
在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。
3.3實現檔案保存和查詢的電子化和現代化
在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。
3.4構建檔案管理網絡系統
在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。
4結語
單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。
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電子檔案方案范文5
關鍵詞：醫院檔案管理；電子檔案；安全；有效方法
隨著信息技術、互聯網技術、掃描技術的發展和進步，醫院檔案管理面臨新機遇，檔案管理的數字化趨勢越來越明顯，電子檔案的應用也越來越廣泛。同時，為促進電子檔案作用的有效發揮，提升醫院檔案管理水平，采取措施確保醫院電子檔案的安全是必須的。但在新形勢下，由于一些制度沒有嚴格落實，一些管理人員的綜合技能偏低，制約電子檔案安全水平提升，需要采取措施改進和完善。
1 醫院電子檔案安全的意義
新時期，隨著信息技術和計算機技術在醫院檔案管理中得到利用，檔案管理也面臨新的機遇和變革，有利于提升檔案管理工作水平。同時，為促進檔案管理工作有效開展下去，采取措施保證電子檔案安全是必要的，主要作用體現在以下方面。
1.1 防止資料丟失
在信息技術不斷被應用到醫院檔案管理的背景下，通過掃描技術和計算機技術的應用，對檔案資料進行數字化處理，進而形成電子檔案。同時構建數據庫，加強資料存儲，利用硬盤對檔案資源做好備份工作。不僅方便對檔案信息資源的使用，還有利于防止檔案資料丟失。
1.2 確保數據安全
醫院電子檔案管理和應用中，采取措施_保數據安全是不可忽視的內容。作為醫院檔案管理人員和相關領導，應該重視安全管理工作。具體的管理活動中，要注重構建數據庫，設立檔案信息查詢目錄。并重視軟件和數據庫的病毒查殺和更新，防止數據被篡改，避免病毒侵襲或黑客攻擊，進而有效保證醫院電子檔案數據安全，滿足人們使用需要。
1.3 提高管理效率
電子檔案的出現，是傳統紙質檔案管理的變革和創新。對更好滿足人們使用檔案信息資源需要，提高檔案管理效率具有積極作用。通過完善檔案管理制度，加強日常巡視和病毒查殺，更新和升級管理軟件，有利于促進醫院電子檔案管理效率提升，為檔案信息資源使用創造便利。
2 醫院電子檔案安全的不足
醫院電子檔案管理中，采取措施確保檔案安全是不可忽視的內容。但由于相關制度沒有嚴格落實，一些工作人員的職責沒有認真履行，制約醫院電子檔案管理水平提升，存在的問題表現在以下方面。
2.1 制度不完善
一些醫院的領導和檔案管理人員，對電子檔案管理缺乏足夠的重視，沒有建立健全完善的管理制度，制約電子檔案安全管理工作制度化和規范化，難以有效提升電子檔案管理水平。此外，相關人員的職責不明確，忽視建立并嚴格落實電子檔案管理責任制，對出現的問題難以有效規范和處理，不利于提高電子檔案的安全管理水平。
2.2 人員素質低
醫院檔案管理隊伍年齡較大，忽視更新知識結構，自身學習主動性不足，未能有效掌握電子檔案安全管理的技巧。例如，對計算機技術、掃描技術、數據庫技術的應用不當，操作技能缺乏。再加上醫院忽視電子檔案安全管理人員的培訓和管理，新的技術人員引進不足，難以有效提升電子檔案管理水平，制約檔案安全性能提升。
2.3 備份不到位
不注重對電子檔案的備份，一旦電子檔案遭到黑客攻擊或破壞之后，資料丟失，難以滿足使用者需要。因此，今后在電子檔案安全管理中，應該重視備份工作，促進安全管理水平提高。
2.4 技術較落后
忽視應用先進的管理技術，在數據庫、網絡安全維護、紙質檔案掃描等方面，沒有利用最先進的技術措施。進而影響電子檔案的安全管理水平提升，有必要在今后的工作中改進和完善。
3 醫院電子檔案安全的有效方法
為有效預防醫院電子檔案出現安全隱患，提高安全管理水平。根據存在的不足，結合醫院電子檔案安全管理工作需要，以促進檔案管理水平提高，方便人們使用電子檔案為目的，可以采取以下有效方法。
3.1 完善安全管理的制度
制定健全完善的電子檔案安全管理制度，推動各項工作制度化和規范化，更好規范和約束安全管理的各項活動。要明確電子檔案安全管理的目的和流程，實現對各項制度的有效規范和約束。明確相關人員職責，落實安全管理責任制，讓他們嚴格遵循規范要求開展安全管理工作，防止電子檔案受到不必要攻擊和破壞，提高管理工作效率。
3.2 電子與紙質檔案并存
要將電子檔案和紙質檔案同時使用起來，重視兩種檔案的有效利用。電子檔案的管理技術、管理方式、管理設備、通訊設備等方面仍然存在不足，紙質檔案具有自身重要作用。因此，不能忽視紙質檔案的作用，要將電子檔案和紙質檔案有機結合起來，做好紙質檔案的防潮、防水和防鼠害工作，提高安全管理水平，有利于檔案作用的充分發揮。
3.3 提高管理人員的素質
醫院要注重引進檔案管理理論知識豐富、安全管理技能強、現代信息技術應用水平高、責任心強的工作人員，加強電子檔案安全管理隊伍建設，有效適應管理工作需要。重視管理人員的培訓和教育，提高他們的安全管理意識，熟練掌握法律法規、互聯網技術的應用策略、信息技術使用手段、電子檔案應用方面等綜合技能，有效提升電子檔案安全管理水平，確保各種資料安全。
3.4 重視電子檔案的備份
重視電子檔案備份工作，利用硬盤等各種設備，將電子檔案及時備份起來。并做好保管工作，防止資料丟失，這樣即使電子檔案受到不法侵害或者攻擊時，備份的電子檔案可以將其調出來使用。進而有效提升電子檔案安全管理水平，確保資料完整可靠。
3.5重視技術措施的應用
根據電子檔案安全管理工作的需要，綜合利用現代技術措施。主要包括加密技術、訪問控制技術、密鑰技術、病毒查殺技術等。同時還要重視軟件更新和升級，做好病毒查殺工作，及時安裝各種安全補丁程序，對數據進行病毒查殺。進而避免惡意程序、黑客攻擊影響電子檔案的安全，為電子檔案安全管理水平提升，促進其作用有效發揮提供保障。
3.6 注重安全問題的防范
提高管理人員綜合素質，加大資金投入，重視軟件更新和升級，及時防范可能出現的安全隱患。落實安全管理措施，增強安全管理責任意識。電子檔案使用的計算機與外網隔離，禁止安裝盜版軟件，也不得安裝娛樂、游戲軟件等，為系統安全運營創造條件。盡量避免使用U盤傳遞電子檔案，對陌生文件高度警惕，促進電子檔案管理水平提升。
4 結束語
總之，在數字化時代，為加強醫院檔案管理工作，促進管理水平提高，采取相應措施確保檔案安全是必要的。因此，整個管理過程中，應該認識確保醫院電子檔案安全的重要作用，明確存在的不足，然后有針對性的采取防范措施。進而實現對安全隱患的及時預防，有效保障電子檔案的安全，實現提升醫院檔案管理水平的目的。
參考文獻
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電子檔案方案范文6
隨著現代科學技術的不斷發展，對人們的生產和生活帶來了較大的影響。計算機的普及改變了傳統辦公方式，檔案信息化提升了企業管理效率，但同時也產生了一定的問題。文章主要針對電子信息檔案管理的保密及其防范工作展開分析。
關鍵詞：
電子信息檔案；保密工作；檔案安全
0引言
隨著現代計算機技術、信息技術的蓬勃發展，在促進我國經濟增長的同時，推動了現代檔案電子化的建設，從而適應現代社會發展的需求。信息檔案的建設是以現有檔案為依據，在保證檔案內容不變的基礎上，對檔案進行信息化轉變，從而實現檔案資料的共享。如何在有效使用檔案的同時保障檔案的安全性，是文章討論的重點。
1電子檔案泄露的途徑
隨著現代信息技術的不斷發展，越來越多的企業通過電子文檔進行檔案儲存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯網環境中，存在著泄密的隱患，這主要是由于互聯網的開發性造成的。如何避免電子檔案的泄露，是現階段電子檔案管理有待解決的問題。在互聯網環境中，電子文件在使用、傳輸和管理過程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風險。常見的泄露渠道有：①通過計算機各種端口進行復制，例如USB、藍牙等；②通過網絡傳輸進行復制；③電腦病毒能夠完成對文檔的復制和破壞，例如生活中常見的木馬病毒。電子檔案的泄露對企業和單位的發展造成了嚴重影響，因此要做好電子檔案的保護工作。
2電子信息檔案管理的保密和防范工作
2．1提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認識
提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認識能夠讓其在利用檔案的時候自覺遵循檔案使用相關規定，同時了解自身的法律責任，從而自動對自身行為進行約束。因此，需要加強電子檔案使用保密措施的宣傳力度，讓檔案使用者了解哪些行為是不可取的，通過對電子檔案使用規范的學習，能夠提升使用者的保密意識。此外，還可以通過增加法律知識宣傳，提升使用者的法制觀念，有效降低檔案泄露發生率。每個檔案使用者都需要了解檔案處理和使用的程序，了解電子檔案的防護和保密措施。加強企業職員的學習力度，組織各職員進行《檔案法》《保密法》的學習。充分利用檔案管理部門人員的專業知識，開展電子檔案使用方法教學，提高職員對電子檔案保密措施的認知，有助于減少錯誤操作造成的信息泄露。
2．2提升檔案管理者的保密意識
電子檔案管理人員承擔著檔案資料管理的工作，同時又擔負著檔案資料保密和監督的工作，在檔案保密工作中具有重要的地位，其對檔案的安全具有直接影響。因此要重視提升檔案管理者的保密意識，要持續開展檔案保密培訓，時刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的專業水平，對檔案保密工作認真負責，并將其貫徹到自身的行為和工作中，同時也要加強對自身的管理，避免腦海中的秘密泄露，將保障檔案安全作為自己應盡的職責與義務。檔案管理部門更是要有效利用互聯網，加強對電子檔案的保密，通過創新管理制度和方法提升電子檔案管理效率和質量。檔案管理部門要對電子檔案進行妥善保管，定期檢查檔案有無缺損或誤差，嚴格遵循保密法的相關標準和要求，不得對外泄露檔案內容。此外，企業要落實管理責任制，負責人要對信息泄露問題負全責，有助于提升管理人員對檔案保密工作的主動性和積極性，同時結合相關法律制度制定《電子檔案使用、借閱相關知識手冊》《電子檔案保密制度》分發給企業員工，將保密工作貫穿于企業運營的全過程，做好檔案保管工作，確保電子檔案的安全性。
2．3加強電子檔案的軟硬件建設
電子檔案主要是通過服務器、軟件和網絡實現儲存、查詢和共享的，因此需要加強電子當納的軟、硬件設施的建設。傳統檔案管理方式不能適應現代電子檔案管理的需求，這主要是由于現代檔案用計算機進行管理，而計算機是由軟件和硬件構成的，每個環節都存在風險，例如錄入錯誤、分級錯誤、誤刪操作、管理人員的計算機操作水平較低、硬件設施過于陳舊、軟件運行錯誤導致資料丟失、突然斷電以及機房建設不完善等因素都會導致電子檔案泄露。此外，電腦病毒、黑客攻擊等因素會通過各種方式破壞計算機的軟件和硬件防護網絡，導致電子文檔的丟失或系統的癱瘓。因此要加強殺毒軟件的更新，關注防黑客技術的發展，避免造成企業出現較大的損失。
2．4有效運用現代先進防范技術
（1）備份技術。電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。
（2）防火墻技術。當今社會中的防火墻技術正朝著病毒預防、避免黑客入侵等方面努力。在電子檔案管理系統和機房安裝防火墻產品。從而控制訪問的安全，避免黑客的入侵。
3結語
與傳統紙質檔案相比，電子檔案在保持、搜索、修改和查詢等方面具有較好的應用效果；并且能夠通過網絡實現資源共享，提升了檔案的利用率，有助于降低生產成本。但是電子檔案的保密工作一直是現代企業關注的重點。
參考文獻：
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［2］馮惠玲．論電子文件的風險管理［J］．檔案學通訊，2005（3）：8-11.
