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檔案全流程管理范文1
【關鍵詞】企業檔案；管理體系；建設措施
企業檔案對于企業自身的發展有著極其重要的作用，為此做好企業檔案的管理，加強企業檔案管理體系的建設就顯得非常必要，如何加強企業檔案管理體系的建設，成為了相關工作者急于探討解決的問題?；诖?，本文就加強企業檔案管理體系建設的措施進行了探討，給出了一系列相應的措施，相信對有關方面的需要能有一定的幫助。
1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰
檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術負責人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機制，注重檔案管理網絡功能的發揮與網絡結構的包容性，無論部門與人員如何調整都不會削弱網絡功能，強調責任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎與人力保證。由于現代企業經營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應按照檔案各自的形成規律和管理標準進行科學管理。結合企業實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標準。并注重檔案信息的管理，用科學的方法和現代化的管理手段借助計算機技術，對檔案信息進行綜合管理，建立數字化全文數據庫，實現科學、方便、快捷的檔案管理和利用。
在制度體系中，首先要對國家、地區與行業的規范作全面深入的總結與梳理，在尊重國家規范的前提下，從行業的角度，結合企業自身的特點進行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務”“簡化整理”“注重服務功能”，強調規范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規范體系，制訂側重于企業信息化、檔案數字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產物――數碼照片、視頻文件的管理，結合實踐，進行科學創新，制訂《照片與視頻檔案管理規范》。制度體系建設是一項長期的工作，要不斷去探索、發現、改進、優化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰。
2.創建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面
在傳統檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協調，細節上缺乏具體的操作方法，存在責任不明、有令不行、執行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細則去指導實踐。流程就是執行力，是規范的具體落實，而規范又是流程管理的執法依據，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標進行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環節緊密聯系，有嚴格的先后順序，讓處于流程環節中的所有人都懂得，檔案的事務分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標準就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責清楚、責任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執行不力的痼疾，徹底消除原有工作環節之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發展， 要吧電子管理工程建設起來， 把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。
3.定期下達《歸檔任務書》，打破制度的框框，解決檔案收集難
收集是檔案的第一要務，是傳統檔案工作中的難點?！稓w檔任務書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細，將責任落實到崗位與人?！稓w檔任務書》打破了規范的條條框框，尤其在業務操作上缺乏靈活性以及其內容與形式在辦法、規范中所不能表達的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規范的重要補充，是流程管理的進一步細化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責任落實全到位”“歸檔資料全明細”，每年根據企業發展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達，可以徹底解決檔案收集難的問題。
《歸檔任務書》主要包括收集范圍明細表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細清單，讓部門人員有針對性地去收集。
4.實現規范化操作，規范檔案管理操作流程
（1）要對檔案管理的流程有明確的認識，結合企業的內外因素，全面掌握企業的業務進行情況，對企業業務的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業務活動的方方面面，對企業的業務活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。
（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業務過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據，要切實重視起來，避免出現問題。
（3）就要按照一系列流程完成企業檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細心、認真，發現錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。
房地產企業要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業的生死存亡往往就決定于一個企業的管理水平的高低，企業要樹立正確的認識，將管理貫徹企業生產經營的始終，對于房地產企業來說，檔案管理應當引起足夠的重視，作為企業管理活動中的重要一環，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發大的危機，所以對企業來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現企業利潤的最大化服務。
5.全面整合檔案資源，構建檔案信息網絡化與共享
服務整合檔案資源，實現網絡共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統軟件為橋梁，通過電子數據的導入、與企業主要業務系統之間的接口鏈接開發等手段，實現檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現檔案資源的共享服務。房地產企業檔案管理的過程， 需要尋求多個企業的合作， 行業的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發展空間。各企業在合作的過程之中， 可以互相學習， 吸收各自的發展經驗和優勢， 提高自身的競爭力。
在信息化的現代企業，要配置適合信息量大、傳播速度快、網絡化的檔案管理的軟硬件設施設備，開發檔案管理系統與企業主要業務系統的關聯接口，通過創建數字化檔案室與檔案登記備份，實現傳統檔案、企業各業務系統，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網絡共享服務，構建檔案信息的網絡化收集、管理、存儲、服務等各環節的管理體系。
6.結語
綜上所述，加強企業檔案管理體系的建設對企業自身的發展有著極大的促進作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設，從而在一定程度上促進企業的發展。 [科]
【參考文獻】
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關鍵詞：用電 自動化 共享 無筆化
中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）08-0211-01
客戶服務中心直接面向用電客戶，是供電企業面向社會、用電客戶的窗口，用電營業主管著電量電費的抄、核、收工作，是供電企業實現經濟效益的財力來源點。因此，用電營業的管理水平就直接體現了一個企業的管理水平，影響著供電企業的經濟和社會效益。因而建立一個面向公司領導決策層、科室管理層、基層操作層等三個層次的大型用電管理信息網絡。實現全公司用電管理科學化、信息代碼化、報表統一化、文檔規范化，改善和提高全公司用電管理現代化水平已勢在必行。
1 用電MIS系統的基本功能及規劃設計和特點
1.1 用電MIS系統的規劃設計
首先要根據供電企業自身的管理和科技實際，有計劃按照分步設計的原則，實現用電管理“一口對外”、“業務一條龍”、“無筆化作業”，使用電管理系統化、制度化、規范化、自動化，以提高工作效率、管理質量、服務質量及自動化水平，逐步滿足供電企業用電管理信息系統的技術功能及業務需求，分階段進行。
達到以先進、實用、可靠、高效為系統目標；以界面友好，操作方便，科學合理，高效安全為客戶目標；以結構合理，開放靈活，全面共享，穩定可靠為技術目標。但必須堅持“五統一原則”，即統一規劃和設計、統一開發和運行環境、統一硬件和軟件配置、統一使用系統軟件和應用軟件、統一數據采集標準。
我公司已運行用電營業管理信息系統多年，系統目前包括營業管理、計量管理、計費管理、收費管理、市場管理、用檢管理、決策管理、系統管理等8個子系統和電話語音查詢系統、觸摸屏查詢系統等2個輔助子系統，還在此基礎上開發了銀電聯網和卡表預付費收費系統，達到了預期目標，實現了客戶就近銀行繳費和購電。這幾個子系統基本上包攬了供電企業主要用電營業業務，實現了用電營業無筆化。
1.2 用電信息系統規劃設計的指導思想及依據
用電管理信息是反映供電企業經營活動并對企業管理產生影響的用電業務、電費數據、計量裝置及其他客戶用電資料的統稱。它淋漓展現了經濟運動的客觀性和反映經濟變化的真實性，并從中可以反映全供電區域用電量的發展趨勢，為正確的經營決策提供科學依據。
根據國家電網公司信息化工作規劃和山東電力信息化工作規劃要求，本著“統一領導、統一規劃、統一標準”開展用電管理信息系統的規劃設計與建設工作。信息系統的設計以‘實用、先進、可靠、高效’為原則。
開發用電信息管理系統的最終目的是以經濟、合理的投資在較短時間和較少消耗的前提下，獲得一個強功能、高質量、高效、實用、可靠、易維護的系統，達到數據高度共享和唯一、準確，并能夠實現與其它子系統的集成，實現圖文數據傳輸。
1.3 開發用電信息管理系統，系統應具備的特點
（1）多檔歸一：系統應為供電企業建立一整套客戶用電基礎檔案，使得用電營業、電能計量、電費管理、用電檢查及電力市場管理、客戶服務等業務的用戶檔案實現規范化、唯一化管理，實現數據高度共享，提高工作效率和效益。（2）全過程流程管理：系統應提供流程管理、崗位管理功能，使供電企業的業務流程規范化。（3）系統維護參數化：系統管理應提供全面的系統參數設置，使得崗位、業務流程、電費計算參數、考核時限等均可通過參數設置，方便系統維護，增強系統的靈活性。（4）編碼標準化：系統應基于科學性、系統性、可擴展性、綜合實用性、規范性的原則設計系統編碼，保證系統信息的規范化。（5）嚴格的業務管理：由于用電業務的特殊要求，在業務流程中，系統應提供各級領導、專工審批、審核功能，使管理更加嚴格化、規范化。（6）多層次輔助決策：應通過各負責人對用電營業的全部信息按專業進行定期的統計匯總，根據網絡上保存的歷史數據，利用各種數學方法，分析有關經濟技術指標的變化趨勢，能為中、上層管理提供多層次輔助決策信息。（7）嚴格的安全設計：應用系統除應在操作系統、數據庫管理系統實行安全控制之外，還應通過管理系統的操作員來限定各操作員的使用權限，對數據庫采取雙重登錄、雙重加密方式，提高系統的安全性。
2 系統的功能及拓展功能
系統的所有功能應能夠覆蓋供電公司用電管理部門的主要業務過程，并對用電部門的各個業務流程、環節、處理過程、工程施工進行統一的數據管理，將用電管理部門從業擴報裝受理-->報裝流程管理-->電能計量-->電量電費及數據統計分析、報表打印等業務形成一個有機的整體，提高用電管理部門的綜合管理能力；可以與銀行聯網，實現電費自動劃撥，縮短電費回收周期；采用多媒體電話語音、瀏覽器（WEB）等新技術，提高全方位的客戶服務功能；公司領導和各級領導可通過系統了解全部用電業務運行情況，可得到可靠的分析數據，為領導提供輔決策；提高用電部門的工作效率和服務質量。
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關鍵詞：工程檔案管理模式 企業集團 信息化
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）012-286-02
隨著信息化的迅猛發展，國內企業集團為提高競爭力，逐步加強對企業人、財、物的集約化管理，優化各項業務流程，減少機構設置，實現集團管控，提高工作效率，對于以工程項目建設為主營業務的企業集團來講，加強企業集團工程檔案的集中統一管理是增強企業競爭力，創建“百年老店”奠定基礎。
1 企業集團體制改革下建立科學的工程檔案管理模式的必要性與緊迫性
1.1 企業集團專業化、集約化發展對工程檔案管理的影響
企業集團在追求高效發展過程中會產生機構的新設、撤銷、業務范圍的擴大或縮小、合并重組等多種情況，給工程檔案管理帶來重大影響，涉及工程檔案的歸檔、移交、權限設置等問題。新設、撤銷單位的檔案處理問題相對簡單，檔案歸屬問題比較單一。而機構合并重組相對復雜，以兩個機構（A和B）的合并重組為例，主要產生情況如圖1所示。
如圖1所示，I圖顯示一個機構全部并入另一個機構；II圖顯示兩個機構中部分業務重新組建成一個新機構，或一個機構的部分業務并入另一個機構；III圖顯示兩個機構同時并入另一個機構，成為該機構的兩個相對獨立的部門；IV圖顯示兩個機構在發生II圖所顯示的變化后，并入另一個機構。C機構代表原有機構、新設機構或是經過業務變化后的機構。
通過圖1分析，機構合并重組現象雖然復雜，但給工程檔案管理工作產生的本質影響突出表現在數據遷移、檔案權限的變更。
1.2 有待于進一步加強工程檔案數字化、信息化工作
由于人員缺乏，工作效率亟需提高，對信息資源的利用要求也越來越高，因此，必須加強工程檔案數字化、信息化建設。在某些企業集團，工程檔案的部分前期文件產生于集團總部，作為文書檔案進入檔案數據庫，致使很多工程檔案的前期文件數字化問題成為歷史遺留問題，工程電子檔案失去成套性這一本質特點。為避免對某些文件，如工程檔案前期文件重復進行數字化加工，加強各項業務管理系統與檔案管理系統的集成、檔案數字化、信息化工作成為完成工程檔案管理工作的內在要求。
1.3 電子檔案管理成為時展趨勢
2011年11月28日，美國總統奧巴馬簽署了總統備忘錄，要求國家檔案和文件管理署（NARA）、管理與預算辦公室（OMB）和司法部（DOJ）盡快制定并頒布《檔案管理指令》，推動聯邦政府進行“以推進電子檔案發展為核心”的檔案管理改革。2012年8月24日，奧巴馬又簽署了《電子文件管理方案》，強調美國政府自2019年，必須建立數字檔案館。其中，自2013年，各機關、單位應將現在所有的紙質檔案數字化，所有的電子文件納入電子文件的接收系統；自2017年，聯邦政府不再接收任何紙質檔案。總之，從整個國際發展趨勢看，未來的社會，美國、加拿大等國家從2017年開始，將實現無紙化辦公。可見加強電子檔案的管理將成為時展的必然選擇。
2 工程檔案管理模式現狀分析
工程檔案主要包括工程前期文件（招投標文件、設計文件），施工檔案、竣工檔案（竣工圖）、監理檔案、運行維修檔案等等，建設單位應將工程檔案向企業集團檔案館移交的同時移交電子檔案。但目前，工程檔案存在的問題主要有：
（1）檔案管理存在薄弱環節，如工程前期文件中，存在缺少缺少文件附件，文件丟失；缺乏對工程檔案的前端控制，造成檔案不完整，存保管分散等情況。
（2）工程檔案管理人員與檔案形成人員缺乏必要的溝通，造成無法按照工程進度實現檔案及時歸檔。
（3）工程前期文件數字化問題難以解決，究其原因在于未加強對工程檔案的科學管理，實現各系統間的集成。
3 建立科學的工程檔案管理模式的措施
3.1 基本原則
（1）將工程檔案管理納入企業集團管理體系，堅持依法治檔。將工程檔案管理工作納入基層單位主要負責人年度業績考核指標，增強領導對檔案工作的重視，明確工程檔案管理職責和檔案歸檔范圍，確保工程檔案的齊全、安全。
（2）電子檔案由企業集團數字檔案館統一集中管理。按照信息化要求，建設集團數字檔案館，所有應歸檔的工程電子檔案統一由數字檔案館集中管理，統一部署、規劃。充分利用網絡化、數字化技術，實現檔案資源共享，保證集團各單位對工程檔案資源方便、快捷利用，提高工作效率。
3.2 轉變觀念，樹立思維集團化的理念
理念是行動的先導，企業集團的發展需要檔案信息資源的堅強支撐。工程檔案信息資源的建設應緊緊圍繞集團工程建設業務，為集團的發展提供服務。因此，檔案工作者必須樹立思維集團化思想。思維集團化要求工程檔案工作以企業集團大局為重，以集團各單位為考慮對象，統一工程檔案管理工作的標準。只有這樣，才能使集團自上而下形成一致的工程檔案工作標準，促進整個集團工程檔案工作的發展。工程檔案是企業集團工程建設的真實記錄，是工程創優、企業申請資質的重要憑證，是企業創建“百年老店”的基石，因此，工程檔案形成后，應由企業集團檔案館統一保管。
3.3 建立健全機構，理順關系
建立“企業集團檔案館――二級單位檔案館（中心）――基層檔案部門（兼職檔案人員）――全員參與”的工程檔案管理模式，各級檔案館的主要職責：
（1）充分發揮企業集團檔案館的示范引領作用。隨著企業集團集約化管理建設的深入，工程檔案管理工作難度不斷加強。在二級單位檔案業務專業人才不足的情況下，為更有效的加強工程檔案管理，踐行檔案服務理念，充分發揮企業集團檔案館人才技術優勢，在其指導下成立工程檔案服務中心，定期開展檔案培訓、業務指導，培養工程檔案專業人才。
（2）二級單位建立檔案館（中心）進行檔案集約化管理，根據各單位負責的工程項目，制定工程檔案的歸檔范圍等相關制度，做好與工程項目參建單位的溝通與協調，加強對工程檔案工作的業務指導，負責工程檔案的收集保管、查詢利用，而非具體的檔案整理工作。
（3）根據工程項目建設的需要，從實際出發，設立基層檔案管理部門（兼職檔案員）。基層檔案管理部門（兼職檔案員）應切實履行工程檔案管理職責，認真負責工程檔案的管理。
（4）通過對工程檔案價值的宣傳，培養全員的檔案意識，確保工程檔案的齊全、完整。
3.4 實現工程檔案業務專業化、標準化
制定檔案分類體系與歸檔范圍，形成制度。如在檔案分類體系中，明確不同種類檔案間參見號，使檔案工作者明確不同檔案種類間的關系，不僅適應了工程前期文件作為文書檔案歸檔管理，將復印件歸入工程檔案中的問題，也便于查找工程檔案原件。
成立檔案業務標準研究組，對企業集團各單位工程檔案業務標準情況進行調研，制定工程檔案業務標準，形成制度，為實現企業集團工程檔案業務統一管理、信息化建設奠定基礎。無論實體檔案還是電子檔案，亟需解決以下問題：
檔號的編制最為關鍵、重要。為實現對工程電子檔案的集中統一管理，應按一定規則制定新的檔號編制規則，如根據企業集團各單位的排列順序，為每個單位編制全宗號，以避免造成檔號重復現象；隨著企業集團專業化、集約化發展，機構設置走向扁平化，因此，應重新審定工程項目檔案的歸檔范圍、來源單位及檔案最終歸屬等要素。
3.5 加強工程檔案業務流程控制
加強對工程檔案管理業務流程控制，將工程檔案工作納入到整個工程項目管理工作，實現同步部署、同步歸檔，相互制約，相互促進。
工程檔案管理應與工程項目建設同步，根據工程建設的進度收集、整理歸檔工程檔案。制定工程檔案的歸檔范圍、保管期限、來源單位，是企業重視檔案管理、依法治檔的表現，是重大工程檔案管理的切入點，是確保重大工程檔案收集的完整性、系統性和準確性的有效辦法，這就要求加強對工程檔案的前端控制。例如，一項工程項目醞釀之初，工程檔案管理人員就應該介入其中，對各階段應形成的工程文件（特別要注意那些復雜多樣、頭緒眾多的文件）的數量、質量、工程文件的收集、歸檔等工作的負責人作出明確規定，寫入合同，堅持依法治檔。
業務流程管理強調將工程檔案管理的整個過程看成是一項復雜的流程，即將收集、整理等檔案管理的六大環節看成一個系統。從而運用業務流程管理的原理、方法實現對工程檔案的科學管理。如根據工程進度、進度控制方法設計工程檔案管理方案。同時，工程檔案產生于工程項目建設的各相關領域，加強對工程檔案的管理則有助于推動工程項目的進度控制、質量控制、全程控制，為工程項目的順利完成提供參考、資料，達到以工程項目建設業務為中心，利用工程檔案來控制業務流程及業務的規范性，滿足業務需求，在強化業務管理的同時加強檔案管理。
3.6 實現工程檔案管理系統與各項業務系統的集成
檔案全流程管理范文4
首先，要提高認識，真正把班組建設工作擺上重要位置。班組創建是一切工作的落腳點，班組建設是企業最基本的建設，為此，深入調查研究，真正把班組建設工作擺在日常重要議事日程，專題研究和部署，促進班組建設工作整體推進和提高。同時，進一步加強班組建設工作的組織領導，健全黨政工團齊抓共管、各職能主管通力協作、各司其職的班組建設工作體系。
二、加強管理，注重創新，努力提高班組建設管理水平
班組建設中，要大膽創新，注重把企業文化、準軍事化、精細化、親情化、民主化管理融入班組日常全流程管理的整個過程中，突出安全質量標準化工作在班組建設中的地位。
首先，以公司和區隊各項標準化考核為依據，突出自身特色，開展好班組創建活動，促進班組建設工作扎實開展。如：突出流程管理。各班組在建設活動中，突出日常閉環式全程流程管理。即從進礦、班前會、入井、進入工作場所、現場交接班、升井、班后匯報及培訓到休息到下一次進礦。并對全過程中的各個小流程提出具體的管理要求，且嚴格執行和督促落實。打造企業文化和準軍事化班組。其次，以企業文化為切入點，結合自身實際開展有針對性的思想教育提素活動。三是以準軍事化形式為依托，注入員工上崗前、工作中、收工后安全確認等管理方法，形成人、機、物、工序之間的安全閉合體系。
其次，創新模式，增強班組建設活力。第一，構建“三位一體”模式，發揮三個作用。就是班組、黨小組、工會小組的同體共建，把黨小組的“細胞”工程、工會小組的“小家”建設統一納入到班組建設這個共同體，三個建設一手抓，三個成果一起要，三個作用齊發揮，共同致力于提升班組隊伍的凝聚力、戰斗力和執行力。第二，育人鑄魂，加強班組文化建設。要致力于以企業發展戰略、企業理念系統為統領，精細化、準軍事化管理為基礎，安全文化為重點，環境建設、企業視聽覺識別系統為支持的企業文化建設總體框架的構建，力求真正把企業文化建設落實到班組。如：井下更新更換了與員工工作生活更貼近的宣傳標語讓員工更為容易產生共鳴。
第三，親情管理進班組。首先，堅持以人為本、融入親情。改變過去“三違”重罰代教的方法，讓其親人參與說服教育工作。班組管理融入愛心。對試崗人員及安全不放心人員簽定“安保合同”；對錯誤的操作方式，現場指出、正規示范、熱情糾正；之后再跟蹤觀察、檢查，培養正確的操作習慣。其次，厚待兵頭。每月對成績突出的班長在晉級、轉正、入黨、評選先進等政治待遇上優先考慮。
三、抓學習、強素質、樹標桿，提高班隊長工作能力和管理水平
提高班組整體戰斗力就必須提高兵頭將尾---班組長的綜合素質、能力和水平。一是加強教育培訓。利用班前會、安全會等時間，采取多種有效形式，堅持每周不少于兩次組織班組長學習政治業務理論、安全生產法律、法規、管理知識、企業文化手冊及相關規章制度。積極開展多形式、多渠道的學習培訓。按照規范、實用、科學的要求，采取走出去，請進來的方式，逐步把班組長培養、錘煉成一線的基石。其次，定期對班組長進行崗位技能、安全規程、操作工序等培訓。經常組織安全生產業務知識學習、技術練兵和技術比武等活動，注意專業技能與經驗教訓的傳授，不斷提高班組長技術業務素質，培養班組長后備人才，壯大一專多能復合型技術骨干隊伍。二是強化班組長責任意識。確定班組安全建設目標，讓班組長首先牢固樹立安全文化理念、安全行為理念；建立了班組“三違”員工檔案，將安全預防措施落實到位；確立身邊無事故、崗位無“三違”、班組無傷亡的班組安全建設目標。在“安全承諾”上簽名、積極參與學習企業安全文化知識學習、宣傳和競賽活動，真正把責任意識牢記在心中，落實在行動。三是注重親情管理。改變班組長以前的粗放管理方式，班組長要以說服教育、幫扶教育和用真本事服眾的教育方式，要對所在班組每名員工的基本情況都要熟悉掌握，及時幫助和解決他們生活、工作中的各種困難，真正用法理和親情來管理班組，促進班組的戰斗力和凝聚力。
四、完善機制，強化考核，確保班組創建工作有效運行
班組的規范化、科學化建設是保證企業健康發展的基礎。堅持每月、季、年為周期深入開展“星級班組”晉級競賽活動，進一步建立健全班組安全生產、民主評議、班務公開、安全培訓和思想政治工作等多項規章制度和班組長選拔、任免、使用、培養、約束、激勵辦法，嚴格落實公司工會的各項表彰機制，規范考核標準、程序，實現班組建設的制度化、規范化和標準化。
深化班組民主管理。健全班組民主管理，正常開展活動，形成制度。班組重大問題民主討論、集體決策。工資、獎金分配公開、透明。班組矛盾得到及時化解，促進班組穩定和諧。
安全質量標準化管理。健全安全質量標準化班組管理制度，從工程質量、材料使用、料場碼放，回收利廢等環節入手，加強全過程質量管理、質量達標，杜絕了質量事故的發生。
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1）橋梁檔案多以紙質形式存檔，隨著時間推移，造成梁檔案資料使用不便、保管困難；
2）依靠人工巡檢，人工記錄和紙質文件保存巡檢數據，同樣存在使用不便和容易丟失；
3）橋梁技術評定多以人工為主，難以按照規范建立自動評定系統；
4）養護管理計劃安排與流程管理，沒有形成網絡辦公自動化，缺乏實時性和透明性，不易形成有效的執行、檢查與監督機制，造成巡檢和檢測難以按時、按質、按量進行；
5）橋梁各類數據沒有有效規劃，造成數據分散和缺失，沒有沿時間軸形成橋梁全壽命期的延續數據，導致后期病害致因分析困難；
6）缺少預測與報警機制，造成重修輕養的現狀。近年來，各地紛紛建立城市橋梁養護管理系統或信息系統，對解決上述現狀和問題起到了一定的作用，在解決管理問題的基礎上，還需提高橋梁結構狀態信息的有效性和可靠性。
2系統需求分析
隨著監測技術、識別技術、數據分析技術、網絡技術的發展，傳統的橋梁管理模式已很難滿足橋梁養護管理需求。需要建立基于橋梁結構技術、傳感技術、病害機理、檢測技術、數據采集技術、地理信息系統(Web-GIS)等技術的城市橋梁監測與信息管理系統，運用計算機系統所提供的數據處理功能、評估決策方法和管理學理論，實現對現有橋梁進行檔案管理、狀況登記、評估分析、狀態預測等。建立橋梁綜合信息管理系統，能夠全面地收集、存儲和處理橋梁的各類數據資源，通過該系統逐步實現管養工作規范化、制度化、現代化，提高橋梁養護管理水平；能夠直觀的了解每座橋梁的過去、現在和未來若干年內的運營狀況；能夠整合監測與評估、養護管理與綜合信息服務等功能，實現了橋梁養護管理電子化、自動化、數字化和信息化。城市橋梁養護管理涉及縱向管理單位分級多、橫向分布面域廣、時間跨度長，系統需求分析如下：
2.1系統使用用戶
城市橋梁管理涉及到的主要單位有城市橋梁主管（監督）部門、城市橋梁管理單位、具體橋梁養護單位以及日常養護作業單位，系統須實現分層管理與分角色定位管理。
2.2系統功能需求
1）城市橋梁管理單位
城市橋梁管理單位是行業主管部門，主要是掌握全市橋梁概況信息、技術狀況、計劃管理等。其功能需求主要有：①統一管理、獲取或掌握全市橋梁基本信息；②宏觀了解或掌握全市橋梁技術狀況（含交通狀況）；③了解或掌握城市橋梁管理工作概況；④全市橋梁養護計劃管理；⑤全市橋梁運營狀況管理；⑥養護業務指導與管理；⑦資產運營管理。
2）具體橋梁養護單位
具體橋梁管理單位是具體負責一座或多座城市橋梁養護管理的業務單位，其功能需求主要有：①橋梁基礎數據與技術檔案歸檔與管理；②橋梁養護日常辦公與管理；③橋梁巡檢與養護管理；④橋梁監測與報警管理；⑤橋梁技術狀況評定；⑥分析與統計報表；⑦養護設施管理；⑧信息。3）巡檢與養護作業單位巡檢與養護作業單位具體負責橋梁巡檢及養護工作，其功能需求主要有：①橋梁基礎數據錄入；②電子化日常巡檢及巡檢數據處理；③巡檢人員作業計劃安排與管理；④橋梁病害跟蹤分析與病害信息查詢；⑤編制各類計劃、報告并上報；⑥巡檢與養護人員作業監督與審查。
2.3系統應用需求
城市橋梁綜合信息管理系統管理多元數據與綜合信息，支持多類、多座橋梁養護管理，根據用戶單位的組織結構自行設定橋梁分級管理，分區域管理，形成多級管理與監督機制；通過基礎、空間數據與時間、地理信息集成，方便城市橋梁基礎數據綜合管理與利用；規范化、電子化橋梁巡檢與養護工作，定位管理巡檢人員；系統不僅是養護部門內部人員的辦公平臺，還是面向公眾的信息平臺，向社會公眾提供路況信息、施工信息、交通狀況、維修情況等信息。
3系統目標
城市橋梁綜合信息管理系統基于時間和空間維度，從橋梁全壽命期管理的角度出發，建立涵蓋城市各類橋梁數據和信息的系統，實現橋梁檢測、監測、評定、養護、維修管理等于一體的適用于城市橋梁多級管理與多個部門協同辦公的橋梁綜合信息管理系統平臺。城市橋梁綜合信息管理系統貫徹“預防性養護、前瞻性管理”理念，實現“一橋一檔”的電子化戶籍式管理。建立涵蓋橋梁靜態數據和動態數據的綜合數據系統，建立自動化、智能化的城市橋梁經常性檢測、定期檢測功能及預警功能，為橋梁檢測和安全運行提供技術保障。建立網絡化辦公平臺，提高橋梁養護單位的管理水平和管理效率，降低管理成本。同時建立標準化橋梁數據體系，可實現數據的實時共享和交換一體化，以適應市、區城市橋梁管理單位以及技術服務單位根據職能權限對橋梁進行綜合性分級管理與技術支持服務，實現對城市橋梁養護管理的有效監管，確保城市橋梁安全受控運行。
4系統架構與組成
城市橋梁信息管理系統應基于多網絡技術平臺，系統采用B/S架構（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式），集成GIS模塊，用戶可以在任何時間、任何地點利用互聯網在計算機上進行操作而不用安裝任何專門的軟件。B/S架構軟件具有以下特點：
（1）具有分布性特點，可以隨時隨地進行查詢、瀏覽等業務處理。
（2）業務擴展簡單方便，通過增加網頁即可增加服務器功能。
（3）維護簡單方便，只需要升級服務軟件，即可實現所有用戶的同步更新。
（4）開發簡單，共享性強。橋梁養護管理系統能夠同時管理橋梁巡檢養護信息、橋梁資料，并且結合電子化人工巡檢系統，為橋梁管理單位提供一個能夠遠程使用的養護管理系統，該系統主要由基礎數據管理子系統、橋梁巡檢管理子系統、橋梁監測管理子系統、橋梁養護管理子系統、橋梁技術評定子系統，協同辦公子系統等六個子系統組成。六個子系統實現數據共享和交換。
5子系統功能
5.1基礎數據管理子系統
基礎數據管理子系統主要是建立橋梁數據的采集和編碼體系，實現橋梁屬性和空間數據的錄入、維護、查詢、統計等管理工作。它是其他各子系統的支撐系統?；A數據管理子系統包括橋梁基本信息、橋梁結構信息、橋梁巡檢數據、檢測數據、橋梁監測數據、橋梁病害信息、橋梁養護管理信息、橋梁維修信息及其變化狀況等。實現城市橋梁信息管理功能，為橋梁養護管理、技術評價、信息交互提供完整的數據信息和基礎支撐。
5.2橋梁巡檢管理子系統
橋梁巡檢在橋梁養護管理日常工作中占有較大的工作比重，是獲取橋梁結構靜態數據和動態信息的重要技術手段。橋梁巡檢管理子系統包括巡檢內容制定、巡檢計劃制定、巡檢流程管理、巡檢數據管理，并將上述內容數字化、自動化和智能化。
5.3橋梁監測管理子系統
橋梁監測管理子系統是實現橋梁結構、交通、環境在線監測的自動化系統，也是獲取橋梁靜態和動態數據的重要技術手段。橋梁監測管理子系統包括各類監測模塊、數據分析模塊、統計查詢模塊、結構報獎與預警模塊等。
5.4橋梁養護管理子系統
養護管理子系統是建立在橋梁信息數據庫的基礎上，對橋梁管理工作內容、管理計劃和流程等工作進行設計和規劃，實現橋梁養護管理電子化和信息化，實現養護工作規范化、制度化、現代化，提高橋梁養護管理水平。該子系統主要包括橋梁養護活動相關工程管理、合同管理、費用管理、橋上事件管理，對養護工程進行任務管理和流程管理，預算管理，養護工作考核、統計分析，輔助決策管理等。
5.5橋梁技術評定子系統
橋梁技術評定子系統根據橋梁巡檢信息、監測數據、巡檢養護信息和數據分析、結構損傷識別結果，對橋梁結構狀態進行評估和技術狀況評定，并據此給出養護建議。系統包括建立評估指標體系、橋梁現狀評估、橋梁現狀調查、橋梁狀況分析、橋梁狀況評定、橋梁狀況預測、橋梁狀況報告、橋梁養護決策等模塊，實現橋梁結構狀態評估與使用狀況評定功能，生成各類分析評估報告，并對結構變化發展進行趨勢預測，給出合理化養護建議，實現橋梁預防性養護。
5.6協同辦公子系統
協同辦公子系統提供橋梁橋梁養護辦公及信息傳遞、橋梁綜合信息的對外、綜合查詢和技術支持及專題分析等功能。系統包括橋梁信息門戶、基礎信息管理、橋梁檢查信息管理、橋梁維修信息管理、綜合信息查詢、技術狀況查詢等模塊。實現橋梁養護管理信息歸檔、查詢、等管理功能。
6結語
檔案全流程管理范文6
【關鍵詞】高校；設備；信息化；管理
【Abstract】With the development of higher education， the informatization management of instruments and equipments is the inevitable trend of the development of colleges and universities. In this paper， the main problems in the development of equipments’ informatization management are analyzed， the constructions and the management methods of the informatization management system are discussed.
【Key words】Colleges and universities； Equipments； Informatization； Management
0 引言
高等院校儀器設備固定資產是支持高校順利開展教學、科研及管理等各項日常工作的物質基礎。近年來，隨著我國對教育事業投入的增加，高校儀器設備總量迅速增長，不斷擴大的設備總量在強有力地保障我國高等教育事業穩步發展的同時，也為高校的管理工作帶來新的問題和挑戰。如何使儀器設備的管理工作信息化、規范化與標準化，優化資源配置，提高辦學效益，防止資產流失成為目前高校亟待解決的問題之一。將信息化技術應用于儀器設備的管理是高校發展的必然要求[1-2]。
1 高校儀器設備信息化管理進程中存在的主要問題
為了加強儀器設備的管理工作，國內一些地區和學校進行了深入研究，開發了一系列固定資產管理軟件，這使得高校儀器設備的管理效率在一定程度上得到了提高。但隨著時代的進步和科技的發展，這些固定資產管理軟件的弊端逐漸顯現了出來。他們大部分是對脫離了實物的賬務進行細化管理，雖然在資產查詢、數據統計等方面發揮了一定作用，但卻未能從全局上對設備進行管控，設備信息依然處于分割、封閉的狀態，并沒有從根本上改變高校設備管理滯后和被動的局面[3]。
1.1 設備信息無法實現共用共享[4-6]
首先，設備管理部門內部信息流不通暢。目前，應用于儀器設備管理的軟件過于偏重對資產賬務的管理，缺少對儀器設備購置論證、招標競價、合同簽訂、進口免稅、實物驗收、使用跟蹤和報廢處置等儀器設備全生命周期的管理，使得設備管理部門內部信息無法共享，不能對儀器設備的生命進程和運行狀態實現有效監督。
其次，設備管理部門與設備使用單位的縱向信息流銜接不暢。儀器設備生命進程和運行狀態的變動，只能在設備管理部門獨立運行和操作，其他單位及個人只能靠人工數據傳輸了解設備管理信息，信息滯后，十分被動。
第三，學校各職能部門間的橫向信息流閉塞。由于建設初期缺乏統一組織和系統規劃，使得高校財務、人事、資產等業務聯系密切的職能部門無法整合已有的信息資源，相互之間無法實現信息共享和交互，形成眾多的“信息孤島”。
1.2 儀器設備檔案信息不全面[7]
目前高校的管理軟件采集的儀器設備固定資產相關信息，依然停留在設備名稱、型號、生產廠商、領用人、經手人等方面，缺少購置發票、設備圖片及相關技術參數等信息，同時，設備的購置論證報告、招標競價資料、合同資料、驗收資料和隨機資料等也基本使用紙質資料歸檔，定期送檔案館封存，費時費力且無法隨時查閱，這對設備使用單位及教學科研人員在購置及選用設備時起不到參考作用，大大降低了設備檔案的利用價值。
1.3 缺乏對儀器設備的動態跟蹤管理
對儀器設備使用情況進行動態監控，包括對儀器設備的使用、維修、維保、年檢、故障以及事故情況進行跟蹤，目前大部分高校都沒有這樣細致的實物管理，管理部門無法掌握設備真實的使用和管理情況，無法真實有效的統計大型儀器設備的使用機時情況，缺乏對輻射設備和特種設備等特殊設備安全操作的有效監控，同時也無法為新設備的購置論證，舊設備的報廢鑒定提供有效的參考和依據。
2 高校儀器設備信息化管理體系的構建
高校儀器設備的管理要經過購置論證、招標競價、合同簽訂、進口免稅、實物驗收、賬務報增、使用跟蹤以及報廢處置步驟，根據各步驟的需求和特點分析，集成儀器設備全生命周期管理各環節的信息化管理體系應包含三個部分（圖1）。
2.1 業務流程體系[8]
設備的業務流程管理是設備管理的基礎工作和日常工作。從圖1可以看出，集成儀器設備各業務環節的管理體系應由購置管理系統、賬務管理系統和使用管理系統3個部分組成。其中，儀器設備購置管理系統應包含購置可行性論證、招標競價、合同簽訂、進口設備免稅以及到貨實物驗收5個模塊；賬務管理系統應包含報增、報廢、報損、校內調劑、校外調撥、資產清查等模塊；使用管理系統應包含維修維護、大型儀器設備共享平臺、儀器設備動態監控平臺以及特種、輻射設備安全使用管理等模塊。通過該體系，可自動集成有關1臺設備的采購、安裝、運行、變動、維護保養、報廢等全程管理的數據記錄，形成包含動態數據在內的完整的設備管理技術檔案，既有助于部門工作的合理規范、公開透明和交流傳承，亦有助于決策層宏觀把握儀器設備存量與增量、全方位了解儀器設備運行參數與使用效益、合理分配人力、物力和財力資源。
2.2 數據管理體系
數據信息的管理是高校儀器設備管理系統的主體和基礎，是設備管理工作的重點。從圖1可以看出，與各業務環節相關聯的數據管理體系應包含設備信息、專家信息、經費信息和電子檔案等。
2.2.1 設備信息
包括儀器卡片基本信息以及歷史信息變動記錄等數據，它是數據統計、分析、對賬、清查等工作的基礎，需各級管理人員進行時時更新維護。
2.2.2 專家信息
是指在購置論證、到貨驗收和報廢鑒定等需要專家鑒定的環節可邀請的校內外專家人員信息，它應包括人員身份信息、研究方向、鑒定記錄及報酬發放情況等記錄。加強對專家信息的維護、管理和共享，既可以在很大程度上提高專家鑒定環節的前期準備效率，亦可以提升專家鑒定的效果，避免流于形式。
2.2.3 經費信息
包括用于部門內部工作的管理成本、分配給使用單位的設備購置及維護經費、索賠及設備處置殘值等收入3個部分。加強經費管理體系建設，完善預算申請審核、經費分配及使用情況等方面的信息，將對設備更新、維護、改造升級等決策行為提供有力支持，使經費使用分配更加科學合理。
2.2.4 電子檔案
包括設備的購置發票、設備圖片、隨機資料、購置論證報告、合同資料、招標競價資料和驗收資料等，它們是儀器設備維修服務、更新改造、報損報廢的重要依據，對設備檔案實行信息化管理便于調閱查詢和歸類整理，并且不容易丟失，檔案的安全性和完整性都能得到極大地改善。
2.3 信息交互體系
高校儀器設備管理是高校建設工作的重心之一，它對教學、科研工作的正常開展有著重要意義，因此設備管理工作與高校各職能部門間的業務既獨立又相互聯系。比如，設備各級管理人員的基本信息以及管理人員的績效考核等工作，與人事部門的工作密切相關；設備經費的劃撥和使用情況、設備的財務賬與實物賬對應情況以及財務報表填報等工作則需與財務部門密切溝通；每年提供給省市及國家各級管理部門的固定資產報表與資產管理部門密切相關。由此可見，設備管理工作與高校財務、人事、資產等部門的工作密不可分，因此在系統中需按不同的需求給予相關部門不同的權限設定，進而建立順暢而又有序的信息流通渠道。
3 高校儀器設備信息化管理體系的管理[9-10]
3.1 制訂針對系統使用的管理制度
儀器設備信息化管理的最終目標是將圍繞設備管理的各個環節高度集成到一個信息化系統中，這個系統將是設備管理的核心工具，系統的全面推行將對當前的工作方法帶來極大的改變。因此，為了保證工作的順利進行，對它的管理和使用必須形成制度，制度需對系統的使用、備份、維護和保密規則做出詳細說明，明確各崗位的職責權限，并對可能發生的故障提出應急措施等。
3.2 對各級管理人員進行培訓
在網絡環境下，高校的儀器設備管理者既要有固定資產管理方面的知識，又要具備網絡軟件操作的能力。目前，高校的行政人員年齡差距較大，接受能力不同，計算機水平良莠不齊，因此必須持續廣泛展開全方位、多層次、針對性的培訓，避免因誤操作而帶來不必要的麻煩，使他們能夠盡快的適應網絡環境下高校儀器設備管理的要求。
3.3 加大后續的經費投入
建設信息化管理系統不是一勞永逸的，它不僅需要巨大的前期建設資金，使用中仍需不斷投入管理成本，包括人員培訓、軟硬件運行維護和升級等，缺少這部分投入，系統功能就得不到良好的發揮，并且會逐漸落后，無法適應不斷改進的管理方法。因此，建立一定額度的、持續不斷的經費投入機制，是信息化基礎設施與管理系統能夠正常運轉的基礎，是用戶能夠真正依賴信息化管理系統開展工作的保障。
4 結束語
在飛速發展的信息化社會，只有對儀器設備的整個管理周期實行多維、動態、實時的監管，才能解決設備管理中存在的弊病與問題，實現資源共享，提高工作效率，因此，將儀器設備管理中的各個環節整合成信息化管理體系，是高校發展的必然趨勢，它必將隨著社會的發展和科技的進步而最終得以實現。
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