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電子檔案歸檔管理辦法范文1
一，當前國庫會計檔案管理現狀
（一）紙質檔案名目規格各異，整理、分類、歸檔難度較大
國庫會計檔案因不同時期經辦的業務種類不一，如鄉（鎮）金庫設立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規格各異，數量龐大，加之國庫經辦人員的新老更替，現有檔案管理人員對歷史業務的陌生等因素影響，給國庫紙質檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經更替，持續性、完整性不高
根據中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機構應按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(2005) 309號文件印發的《中國人民銀行會計檔案管理規定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數次變更，部分檔案已依據原有的管理辦法進行銷毀，致使現有國庫會計檔案的持續性、完整性不高。
（三）部分紙質檔案時間久遠，字跡模糊，修復難度大，不易長期保管
國庫會計檔案從人民銀行履行經理國庫職能時就已產生，至今已有二三十年，時間久遠，受當時手工編制、紙張質量、打印和復印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機構及時修復保管期內有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴重，修復、保管難度大。
（四）紙質檔案成本高，不符合低碳、環保、綠色的科學發展理念
國庫會計紙質檔案收集了每個工作日及決算時打印的預算收支日報、月報，原始憑證、機打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經濟和社會發展倡導的構建資源節約的生產方式、消費模式的低碳、環保、綠色的科學發展理念。
（一）新檔案管理辦法對加強電子會計檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設定會計應用系統中電子會計檔案的保管期限，根據會計應用系統的實際情況制定補充規定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應的會計資料。這為國庫會計實現電子檔案管理提供了制度依據。
（二）國庫信息化系統建設發展為會計檔案實現電子化奠定了基礎
2000年《國家金庫會計核算系統》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統建設進程，2006年國庫信息處理系統(TIPS)試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統數據集中的序幕，隨后國庫會計數據集中系統(TCBS)、國庫信息管理系統(TIMS)相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業務數據由全國數據處理中心集中存儲，國庫會計業務紙質憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進，為會計檔案實現電子化奠定了基礎。
（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術的發展，電子檔案以大容量的數據存儲、精確的數據保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數據的存儲、傳遞、利用等優勢使電子檔案替代紙質檔案成為必然。
三、推動紙質檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學的電子檔案管理系統
國庫核算數據的高度集中，為各類國庫核算數據的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應根據新辦法要求，積極開發和建立科學的電子檔案管理系統，建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系，使各級國庫能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。
（二）設立電子簽名審簽程序實現電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環境影響、意外事故、自然災害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設定經辦、復核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質失效、自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調閱、傳遞等環節的管理流程，由計算機等電子設備形成、傳輸的數據和信息整理完成后應按照制度規定刻錄光盤、備份，分類進行存放，管理人員應根據介質特性定期檢查復制、維護，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴格的管理制度，如法律、法規授權的外部單位查閱國庫會計檔案時，應持有效證件和文件，經國庫核算部門、檔案保管部門負責人審核并報單位負責人或其授權人批準后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴格執行電子簽名審簽制度，規范管理電子檔案。
電子檔案歸檔管理辦法范文2
1 對城建檔案管理法規和規章特征的分析
1.1 立法時間分析。通過對華東地區9個較大的市以及上海市（直轄市）等10個城市（以下簡稱華東地區10個城市）的調查，共獲得地方性行政法規2部，地方性行政規章10部。12部規范性法文件展示了近30年10個城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區10個城市城建檔案管理現行法規和規章及其生效時間，見表1。
表1 華東地區10個城市城建檔案管理現行法規規章及其生效時間[2] ～ [13]
調查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個城市先后頒布了相關法規和規章，開始依法管理城建檔案工作的進程。為適應經濟、社會發展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區10個城市相繼出臺了新的地方性法規和規章用于規范和指導本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺了新的規范性法文件對原有規定進行更新，2011年又出臺新的規章對2004年的規定進一步進行了補充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規章之一，在體現地域特色和時間特色方面具有代表性。
1.2 立法地域分析。統計數據顯示，各地城建檔案管理立法規模不一，法規規章頒布與修改時間差異較大，非發達城市和內陸城市立法步伐更快，這與各個城市經濟、社會的發展水平和城市規模并非完全一致，它更多體現的是區域差異，尤其是當地政府、人大重視程度的不同所帶來的影響。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設檔案管理辦法》和《合肥市城市建設檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設檔案管理實施辦法》、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》，進一步提高了規章的可操作性。
1.3 立法技術分析
1.3.1 整體架構分析。華東地區10個城市的12部城建檔案管理法規和規章，其整體框架主要有兩種：分章節論述和按條款列舉。其中，7部為分章節論述，5部為按條款列舉。分章節進行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責任等模塊?？梢?，各個城市城建檔案管理立法的重點主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責任等幾個方面。
1.3.2 立法目的、立法依據分析。12部地方性法規和規章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強對城建檔案的管理，規范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發揮城建檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實施細則》”。
各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》及省級城建檔案管理辦法為依據，制定市級城建檔案管理法規和規章，踐行了統一領導、分級管理的原則，體現了一定的地方特色。
1.3.3 立法內容分析。（1） 共性。第一，各市法規和規章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應地區市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規劃或建設行政主管部門，業務上受同級檔案行政管理部門指導。第三，對建設工程的竣工圖都有極為嚴格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據相關規定由相應部門補繪并歸檔。第四，文件的實施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區域內形成、管理、利用城建檔案的單位和個人”或“本市行政區域內城市建設檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動”。（2）特色。特色之一，實行兩套制歸檔?！赌暇┦谐鞘薪ㄔO檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》等法律條文中均涉及“建設工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設單位各保存一套”，該規定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設檔案管理辦法》第七條規定“城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現信息化管理”，第三十二條規定“城建檔案館應定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的城建檔案”，體現出文件制定者先進的服務思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網絡?！逗戏适谐鞘薪ㄔO檔案管理辦法》第四條規定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎的城建檔案管理網絡”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據相關規定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發生。特色之四，城建檔案業務工作與行政管理活動緊密結合?！缎熘菔谐鞘薪ㄔO檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規定檔案業務機構隸屬于規劃（建設）行政主管部門，詳細闡述了城建檔案工作者參加城市建設工程的竣工驗收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設竣工檔案等內容。
2 對城建檔案管理法規和規章中存在問題的分析
2.1 罰款數額差異大，裁量階次少。有些法規和規章對于法律責任和獎懲的內容存在表述含糊、標準不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規定1萬至10萬元，有的規定2000元，還有的規定執法部門可以采取自主裁量。法規和規章確定的罰款數額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權限的授予，無疑增加了執法的隨意性，當國有單位、國有組織和國有企業以及黨政機關出現問題時，懲罰措施往往不易落到實處。
2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設發展的步伐。具體體現在：一是地方性法規規章多，全國統一的法規規章少。隨著《行政許可法》的出臺和完善，地方性法規和規章的規范力度變得越來越弱。二是地方性規章多，由人大通過的地方性法規少。從選樣調查的對象看，地方性法規有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規和規章的修改周期過長，修法工作進展緩慢。從10個城市的現行法規規章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規規章與建設主管行業法規規章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協調機制，影響了城建檔案工作的順利開展。
2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區的10個城市中，只有徐州市在2011年出臺的《徐州市城市建設檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設工程項目應當同時報送紙質和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T20328―2001）和《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規和規章對此均無相關的規定和要求。
2.4 法規和規章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規和規章，普遍存在結構相似、內容相近甚至雷同的現象，未能突出體現各個城市的地方特色。縱觀華東地區10個城市，有的以交通建設為主，有的以歷史建筑出名，各地產業結構各不相同，城市建設規模不一，經濟、社會發展水平具有一定的差別，立法內容至少應當在部分條款中用于展示自己獨特的風貌和建設實際。
3 完善城建檔案管理法規和規章的建議
城建檔案管理立法工作要實事求是，以城市建設的基本需要和社會發展的最新需求為出發點，加快相關法規和規章的廢、改、立進程，確立城建檔案法規規章與建設主管行業法規規章之間的協調機制，及時化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中，應當充分調動相關領域專業人員和專家學者的積極性，充分汲取他們的建設性意見和建議，以彌補現有法規和規章中存在的不足，從而更好地發揮地方性法規和規章應有的作用。
電子檔案歸檔管理辦法范文3
1、配合《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的全面實施，舉辦機關和企事業檔案業務規范化培訓班1期。培訓內容為《歸檔文件整理規則》、《企業檔案管理規定》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》及國家、省檔案局近年來頒發的有關檔案業務建設規范。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的專兼職檔案人員。時間安排在4月份。
2、舉辦會計檔案管理培訓班1期。培訓內容為《會計檔案管理辦法》及相關專業知識。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的會計檔案管理人員。時間安排在5月份。
3、認真貫徹實施省檔案局、省人事廳《省檔案人員持證上崗管理辦法》，全面推行檔案人員持證上崗制度。舉辦檔案人員職業資格證書培訓班1期。培訓采用省檔案人員培訓材，主要內容為檔案基礎理論和專業知識。培訓對象為全市尚未取得檔案職業資格證書的專兼職檔案人員。時間安排在6月份。
4、舉辦檔案行政執法人員培訓班1期。培訓內容為檔案法律法規基礎知識，執法工作的程序、規范和具體要求。培訓對象為市、縣（區）檔案局檔案行政執法人員。時間安排在6月份。
5、舉辦檔案通訊員培訓班1期。培訓內容為檔案通訊、信息報道寫作知識。培訓對象為新聘任的全市檔案通訊員。時間安排在3月份。
6、舉辦電子文件歸檔與管理，檔案數字化業務培訓班。培訓內容為電子文件歸檔與管理，檔案數字化基礎業務知識及操作技能。培訓對象為全市檔案管理人員。時間安排在4月份。
7、與市建設局、規劃局聯合舉辦重點工程檔案管理培訓班1期。培訓內容為重點建設工程項目檔案管理知識。培訓對象為全市重點建設項目主管和承建單位專兼職檔案人員。時間安排在8月份。
8、舉辦“市檔案管理系統”業務培訓班1—2期。培訓內容為檔案管理系統軟件的操作技能和《省電子文件歸檔與管理辦法》。培訓對象為全市有權使用“檔案管理系統”單位具體操作管理人員和檔案人員。時間安排在4月底。
二、培訓要求
1、教育培訓是提高檔案工作者業務素質和創新能力的有效途徑，希望各單位領導高度重視，積極為檔案人員參加教育培訓創造條件，認真組織本地區、本系統的專兼職檔案人員參加培訓。
2、舉辦培訓部門要端正指導思想，嚴格遵守報批程序，精心組織，統籌規劃，堅持按需施教的原則，采取切實有效措施組織好教育培訓工作，確保培訓質量。
電子檔案歸檔管理辦法范文4
[關鍵詞]檢務 檔案 管理
檔案管理，是對文件從產生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標是要將組織中的文件數量保持到一個適當的數量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現行效用后得到適當的處置，并通過經濟地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質量和效率。
一、電子管理模式的特點和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質或電子）送至國家指定或授權的機構、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構對其職能范圍內的歸檔單位的檔案工作進行領導、指導和監督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構中產生的文件（紙質或電子）不統一移交給特定部門，而將其留存于本機構內部（庫房或信息系統），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學方案”。
二、檢驗檢疫業務檔案的介紹
1.檢驗檢疫業務檔案（以下簡稱檢務檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯等紙質資料、電子數據或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環節，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業務計算機管理系統（以下簡稱CIQ2000系統）報檢的檢驗檢疫業務，根據報檢類別和歸檔規則在CIQ2000系統中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數據歸檔，并將報檢單等紙質資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統自動將歸檔號與報檢號一一對應，通過報檢號即可根據歸檔號所在的卷宗來快速調閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數檢務部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質檢務檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構內部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認檢驗檢疫證單的更改/重發/核查計收費情況、檢查工作質量，以及出境貨物理賠案件的調查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調查舉證、國內外有關部門的來函查詢等發揮了一定的參考憑據作用。但是，隨著檢驗檢疫業務量的成倍增長，檢務檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗檢疫部門檢務檔案管理的做法
1.參照企業分類管理方式，對企業進行分類建檔。結合電子監管工作，對信譽好、進出口量較大且質量穩定的企業進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統中電子數據歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務部門對這類報檢單在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質檔案只需按企業名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業雙方既節省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發揮了企業分類管理與電子監管有機結合的優勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉單換證憑條到口岸換發通關單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數據批量歸檔，其換證憑條可隨通關單存檔聯一并存檔，需要時可根據報檢號查找通關單流水號及對應的換證憑條。而對涉及安全、衛生、環保的進出口敏感貨物，實施衛生注冊登記、質量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設備，根據需要可較詳細地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限?！冻鋈刖硻z驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規定“檢務檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現一類有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存?！痹趯嶋H工作中，我們發現檔案室90%以上的檢務檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務檔案電子管理模式的可行性分析
1.據粗略統計，調閱紙質檔案的主要用途在于辦理更改手續、工作質量檢查、業務部門查閱資料和有關執法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務檔案管理原則和不影響檢務檔案利用的前提下，及時修訂檢務檔案管理規章制度，適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗檢疫流程都經過CIQ2000系統進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存外，普通紙質檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統的批量歸檔功能及修訂現行的檢務檔案管理規章制度等措施，或許是加強檢務檔案的規范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統，為檔案現代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統可以自成系統，提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設計過程管理，形成更加完善的現代化信息管理網絡。如果CIQ2000系統可以搭載《電子檔案管理系統》，建立具有系統設置、權限管理、數據載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標準光盤、統計報表、數據轉換等十大模塊的檢務檔案管理系統。并對檔案數據庫進行備份，設定檔案密級，按部門按專業按用戶級別設定訪問權限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統中持續管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質檔案管理有機結合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
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【關鍵詞】 高校 會計檔案 管理
引言
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。高校會計檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。本文就高校會計檔案的管理工作談幾點粗淺認識。
1. 高校會計檔案管理工作中存在的問題
1.1檔案保管不規范
按《會計檔案管理辦法》規定，各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但是，在實際工作中，許多高校的財務部門，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財務部門人員不足，沒有專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財務部門為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。
1.2管理程序不合理
會計檔案管理程序不合理，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要是檔案交接前沒有充分的準備工作；移交點收不規范；沒有專人監督，或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責；交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批；檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。
1.3檔案資料不齊全
會計檔案包括會計憑證類、會計帳薄類、財務報告類和其他類。許多高校在收集會計資料時，往往將財務報表類中的上級有關文件、財務制度財務活動分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統軟件、數據結構等磁介質重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。高校普及會計電算化已有十年的歷史，對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有制定相應的管理辦法，未將其納入會計檔案的管理范疇。不少學校只存放紙介質會計檔案，對會計電算化后的電子文件、程序文件、數據等沒有及時備份、拷貝和歸檔。由此導致了電算會計檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業對會計檔案的正常使用，例如，進行軟件的變更或升級時，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，將導致舊系統中形成文件在新系統中不能讀取。
1.4管理制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的會計檔案管理細則。這使得高校會計檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等會計檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。
2. 提升高校會計檔案管理工作的有效策略
2.1明確會計檔案歸檔范圍
對會計文件資料內容進行分析，屬于歸檔范圍的會計資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級核算單位的會計資料屬于會計檔案歸檔范圍，二級核算單位的會計資料、設備管理部門和房產管理部門建立的固定資產卡片，也屬于會計檔案歸檔范圍，應收集、整理、立卷，并按規定移交檔案管理部門歸檔保管。實行會計電算化的高校，從會計檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發，不僅要將打印紙質的會計憑證會計賬簿、財務報告等立卷歸案，也應將電算會計產生的會計信息電子數據、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進行備份，用光盤存儲保管，與紙質的會計檔案資料一并歸檔。
2.2嚴格執行管理程序
按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行；檔案交接前做好充分的準備工作；移交時認真點收；專人監督，監督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行；造冊登記；未了事項另行立卷；檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷；銷毀徹底，防止泄密等。
2.3完善檔案管理制度
建立健全高校會計檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校會計檔案規范化，必須制定高校會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會計檔案保管制度》、《高校會計檔案保密制度》、《高校會計檔案移交與銷毀制度》、《高校會計檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。
參考文獻：
[1] 金桂英.淺談當前財務檔案管理凸現的問題及對策.經濟技術協作信息[J].2008.20.
電子檔案歸檔管理辦法范文6
[關鍵詞]電子文件；立法；法規建設
伴隨計算機網絡的使用和信息的普及，電子文件應運而生并普遍發展起來。一方面，電子文件的廣泛應用使我們的生活變得便捷和高效，另一方面，電子文件在管理和利用中的問題越來越凸現，進而引發的法律糾紛也在不斷增多。因此，電子文件需要相應的法律、制度和標準予以規范，以確保電子文件的完整、準確、安全及管理的高效和科學。
一、電子文件法規建設情況
上個世紀90年代初，伴隨著計算機和網絡技術的出現和普及，我國電子文件管理和研究工作開始起步。1999年6月，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》正式頒布，該辦法細致地規定了電子文件的收集、整理、歸檔、檢驗、利用等諸多流程，因而被譽為我國第一部檔案信息規章。2000年12月，“全國檔案事業發展‘十五’計劃”把電子文件管理作為檔案信息化建設的重點，并選擇北京、上海等地的檔案館開展試點。在國家政策的推動下，各地方檔案部門也積極制定適合本地區實際情況的電子文件歸檔與管理規范。自此，我國從中央到地方電子文件的立法工作逐步開展起來。2003年8月出臺的《電子文件歸檔與管理規范》是對我國電子文件立法工作的進一步延伸。2005年4月1日《電子簽名法≯正式實施，確立了電子文件的法律地位，是日后電子文件法律效力予以認可的最重要的法律依據。2006年，國家檔案局將“建立一批電子文件中心和數字檔案館，實現檔案信息資源社會共享”列為“全國‘十一五’時期檔案事業發展規劃”的總體目標之一，并將“規范電子文件歸檔、管理與接收工作，建立健全電子檔案接收機制和相關規章制度”作為下一步發展的總體任務之一。這一系列的舉措適應了我國信息時代電子文件快速發展的需求，為日后電子文件的立法工作奠定了基石。
二、電子文件立法可行性
（一）技術保障提供了立法支撐。國家檔案局、中央檔案館館長楊冬權“在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話”把“認真管好電子文件，確保電子文件安全”作為我國未來檔案安全體系建設的主要任務之一。較好的技術保障，已成為電子文件立法的最關鍵因素。目前，我國可采用的技術主要有元數據披術、系統防火墻檢測技術、長期可存取技術、信息數據加密、信息認證技術、對電子文件的追蹤技術等等。這些技術能確保電子文件真實有效和完整可讀，實現對電子文件生命周期全過程的有效控制，有效防范和降低電子文件管理的風險，解決電子文件管理中存在的問題。
（二）《電子簽名法》提供了立法基礎。在《電子簽名法》出臺之前，法律對于身份的確認一般只是要求當事人簽名或蓋章。然而對于電子商務活動中出現電子化形式的文本，是無法采取手寫簽名的，必須依靠信息技術來代替。2000年以后，在世界電予商務大發展的環境背景下，我國電子商務發展迅猛。但是，電子商務的立法卻遠遠滯后，最突出的便是已在實踐中為交易各方普遍認同和接受的電子簽名嚴重缺乏法律規范。2005年4月1日正式實施的《電子簽名法》可謂是我國首部真正意義上的信息化法律，文中明確規定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，這是我國首次賦予了電子簽名的法律效力，是信息領域的一次創舉?！峨娮雍灻ā愤€規定了電子簽名認證體系，明確了電子簽名者和電子認證服務提供者的權力與責任，確認了認證機構的認證程序及法律地位，設置了認證機構市場準人和行政許可的條件，并授權信息產業部制定與之配套實施的《電子認證服務管理辦法》。這一系列措施為電子文件認證體系的建立和運行以及檔案部門參與和開展電子文件認證服務奠定了基礎，對于制定、增補相關檔案法律法規也具有重要的參考意義。
（三）我國基本法對電子文件的認同?！缎姓V訟法》、《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》都規定了視聽資料為證據種類的一種，并將計算機產生和存儲的數據和文件歸入此類證據中?！逗贤ā芬幎ǎ骸皶嫘问街负贤瑫⑿偶蛿祿娢牡瓤梢杂行蔚乇憩F所載內容的形式”?？梢?，我國多部基本法中都已涉及并認可電子文件存在的價值。
三、《檔案法》支持電子文件法規建設
（一）《檔案法》中的電子文件的基本概念應與相關標準和規范保持一致。各種標準規范以及國內外專家學者對電子文件下的定義多至幾十種，雖然大體相同或相似，但是細小的差別都容易造成在法律慨念上的混淆和認定的困難。因此，《檔案法》中電子文件的基本概念應與相關標準和規范保持一致，《電子文件歸檔與管理規范》對電子文件的定義等概念界定得精準規范，不失為有益參照。
（二）電子文件管理納入《檔案法》須參照《電子簽名法》。迄今為止，《電子簽名法》是實現電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力最基本的依據和最重要的法律保障。它為現行《檔案法》的修訂，添加電子文件部分提供了基礎，在一定程度上保證了電子文件的法律證據性。
（三）賦予電子文件具有同紙質檔案相同的法律效力?！稒n案法》只有在法律上認可那些根據紙質檔案原件掃描、與紙質文件原件內容相同的雙套保存的電子文件和真實可靠的電子文件歸檔轉換而形成的電子檔案具有與紙質原件同等的法律效力，才能全面認可電子文件的法律效力。
參考文獻：
[1]吳江華；論我國檔案法規體系的建設[J]；檔案學通訊；2002年02期
