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采購檔案管理辦法范文1
目的:醫學裝備檔案管理工作是醫學裝備管理部門的基礎工作，而且有衛生部制定的管理辦法作為向導，我們以此辦法為依據探討檔案管理工作的重要性及如何做好這部分工作。方法:結合醫院實際情況，并以作者在醫院十多年的工作經驗，通過統計2007年之前至今收集到的檔案資料，并結合衛生部2011年下發的《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》，進行針對性分析和探討。結果:2007年之前購置的大部分設備的檔案資料缺失，如今的管理工作困難，無論是維修還是后期管理，例如報廢等均存在問題。2010年之前由于我院檔案管理工作沒有進行專業化管理，沒有發揮出醫學裝備檔案應有的效果。結論:醫學裝備管理部門要對醫學裝備進行全生命周期管理，對檔案資料統一管理，分級負責、權責一致，不僅能提高本部門的管理效能，還能提高設備使用率。
關鍵詞:
檔案管理；管理辦法；重要性；重點內容；檔案登記表；固定資產；臺賬
1前言
檔案管理從宏觀上說，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。在醫學裝備管理中，檔案管理是醫學裝備管理的重要內容，它是醫學裝備購入時的原始資料以及在使用過程中的所有情況進行登記備案的資料，也是醫院管理工作中最基本的組成部分。
2檔案管理工作的基本組成
2．1檔案的作用概述
醫學裝備管理工作大體分為計劃采購、維修、經濟效益分析和其他一些日常管理工作，例如質量管理、器械不良事件管理、計量管理和報廢管理等。要做好這些工作，前提是必須對每臺設備的全生命周期有著充分的認知度，我們可以從每臺設備的檔案里，了解每一次維修和工藝結構上的改造，了解設備的使用情況，了解生產廠家和維修工程師的最新動向，了解設備更新換代的情況等。這樣，才能更好地將這臺設備充分利用，為醫院獲得最大的社會和經濟效益，也為下一次采購同類設備做好準備。
2．2檔案管理工作的結構組成
檔案管理工作在硬件設施上，包括檔案室、現代化信息設備(例如電腦、打印機等)，如果有條件，可以加入檔案管理軟件;在人員配置上，需要專職或兼職的檔案管理員;在內容形式上，是根據衛生部最新下發的《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中規定的醫學裝備(是指醫療衛生機構中用于醫療、教學、科研、預防、保健等工作，具有衛生專業技術特征的儀器設備、器械、耗材和醫學信息系統等的總稱)，及其他裝備的完整資料，即設備全生命周期的完整資料。
3實例展示
為了使檔案管理工作的重要性闡述的更清楚明白，我抽取4個科室，每個科室抽取5份檔案資料進行統計，并結合我院實際情況，以2007年和2010年作為兩個醫學裝備購進時間結點，因為2007年前后是檔案資料收集全面與否的轉折點。而2010年則是我們醫院的檔案管理工作正式開始的起點。具體統計如表1。
4討論
4．1從表
1中可以看出以下幾個問題，并就這些問題進行分析討論(1)2007年之前購進的醫學裝備檔案基本缺失，這部分設備管理維護困難，因為購進年代較久，卻仍在使用，檔案里沒有廠家聯系電話，也無法核實當時的供貨商是誰，導致有些設備就此閑置或報廢。(2)2007年后購進的醫學裝備的使用說明書基本齊全，但是由于沒有專業化統一管理，一些資料，例如論證報告、批復文件等沒有收集齊全，那么查此部分設備的購進渠道和購進原由時就無法查清，導致有些設備后期管理過程中出現問題，比如某臺設備到報廢年限時，最初是由哪個科室提出論證申請購買的，購進后有無調撥，目前存放地點在哪里等都不明確，進而無法進行正常的報廢流程。(3)自2010年以來，通過學習衛生部下發的《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》，其中依據第四章，第三十條至第三十二條，我們制定并逐步完善本院的醫學裝備檔案管理制度，明確全院醫學裝備的檔案管理的內容，之后批復文件、論證報告、技術協議和合同之類的原始資料基本保存完整。
4．2總結
通過這些年對檔案管理工作的逐步細化、加深，我院的設備使用率大大提高，一臺設備的使用人員由于退休或其它原因，離開本院，下一位使用人員通過調取該設備檔案，查看說明書、咨詢廠家等方式獲得了該設備的使用方法和耗材成本等一系列信息，重新將此臺設備利用起來，沒有出現無人會用、機器閑置等現象，而是繼續為患者治療，為科室提高效益。而且后續的設備維修效果良好，經濟效益分析準確，質量控制評估合理?？梢?，檔案管理工作在醫學裝備管理的重點工作中占有一席之位。
5檔案管理工作的重點內容
5．1根據醫院的實際情況，編制檔案管理制度，制定固定資產臺賬
在制度的約束下，收集設備資料，做好統計，放入檔案盒存檔。所有醫學裝備，要按照《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中規定的，依據《全國衛生行業醫療器械、儀器設備(商品、物資)分類與代碼》對每臺設備進行編碼，建立全院固定資產總臺帳。固定資產臺賬是動態的，實時更新的，檔案管理工作也要隨著臺賬的變化而變化。我院的固定資產總臺賬是每年年底更新一次，由專人建立，截止日期是每年的12月31日，分戶臺賬則是發給全院各科室分級管理。臺賬的編制要與時俱進，越來越完善。圖1和圖2是我們醫院2008年和2013年以后的兩個固定資產臺帳表的對比。從圖1和圖2可以看出，改良后的表較之前的表多了很多規范化的內容:(1)增加了醫院資產代碼。醫院資產代碼是根據《全國衛生行業醫療器械、儀器設備(商品、物資)分類與代碼》查找編制的，符合《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中的相關規定。(2)能看出我院對固定資產管理基本形成了分級管理。保管科室是使用科室，管理科室是設備科，科室主任是科室第一負責人，每一臺設備都有專門的設備管理責任人負責，最終由設備主管院長簽字認可，做到了醫院，醫學裝備管理部門，使用科室三級管理。(3)去掉了存放地點和金額，增加了備注欄。存放地點或其他需要備注的信息，如果需要填寫，可以由使用科室增加到備注欄里，提高了表格的靈活性。去掉設備的原值，是為了讓使用科室有問題直接聯系醫院設備管理部門，例如設備科，由專業管理人員告知目前此設備最準確的現狀分析，比如折舊費、折舊年限和資產凈值等，而不是武斷地得出錯誤的結果。
5．2做好檔案登記表
在一份設備檔案里，檔案登記表好比這份檔案的臉面，它被設計得好，會讓翻閱的人一目了然，目的明確的快速找到相關信息。在檔案登記表的設計當中，需要注意以下幾點:(1)檔案登記表里的表單種類不能過多，內容不要重復，盡量在一張表上完成所有的基礎信息，內容上要完整、緊湊。(2)其他資料，例如設備驗收報告可以設備廠家出具的驗收報告單為主，將客戶聯或復印件留存，一一按順序插在檔案登記表的后面。(3)相關人員簽字的區域要劃分清晰，分欄設計，并注明需要誰簽字，否則容易混淆簽錯。如圖3所示。
5．3編制檔案目錄
并按照檔案目錄，依次收集整理所有資料，例如論證報告、技術協議、投標文件、中標合同、安裝驗收單等。資料必須真實、可靠。在時間上要有可追溯性。第四，繼續提高檔案管理人員的素質水平，增強檔案管理意識。檔案管理人員在平時工作中要認真負責，懂得并遵循保密原則，并提高檔案管理權限。經常參加類似檔案管理、固定資產管理等的培訓。
6結論
綜上所述，檔案管理工作是基礎，是重點，要在實際工作中總結經驗教訓并有所改善。
6．1檔案管理制度還需再完善，工作內容還需再細化
檔案管理制度不是一經制定，永不改變的，而是隨著工作成熟程度的加深在逐步完善，在其他制度的襯托和有效執行下，檔案資料管理制度才有它的實際意義。所以，檔案管理工作不僅是在醫學裝備安裝驗收完成之后進行，還要在設備未進入醫院之前開展，比如將調研資料、論證會議紀要、各種簽字留檔的文件等都要保存妥當，除此之外，還有申請某些大型醫療設備的配置和一些投資金額較大的項目都會有批復文件，也要保存好。設備使用中期，維修資料，使用過程中的借調、改造、再培訓等資料都要在日常工作中收集完整并存檔。
6．2檔案要分類存放
在用設備和報廢設備的資料要分開存放，報廢設備的資料要根據實際情況，經過院里討論后，決定是繼續保存還是廢止;醫院正常采購的固定資產檔案和非正常渠道進入醫院(例如租借、外單位調撥等)的醫學裝備檔案要分開存放，便于后期管理。
6．3檔案調取的制度和流程要更規范
檔案調取要經過檔案管理員確定后方可執行。如果要外借，需要在使用科室主任認可后，簽署借條，限定歸還時間后借取，并將借條存檔并登記，確保檔案安全、妥當的運用。
6．4定期對檔案室的資料進行整理
檔案管理員定期對檔案室的資料進行檢查，重復或者作廢的資料要及時取出銷毀，新入的資料要按時間順序插入檔案，有問題的資料要及時匯報上級主管領導，及時解決并記錄，要時刻保持檔案的真實性和新鮮性。
6．5繼續提高檔案管理人員的素質水平，增強檔案管理意識
醫院首先要明白檔案管理工作的重要性，加大宣傳力度，讓檔案管理人員參加各類培訓，不斷提升檔案管理工作的能力，不斷改進檔案管理工作的方法，使檔案管理工作更加規范。檔案管理工作是一項常態化工作，時間久了，會產生疲乏感，要不時地在工作中加入創新理念，提高員工積極性，讓檔案管理工作持續、創新的進行下去。
參考文獻:
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采購檔案管理辦法范文2
前端控制是建設項目檔案質量控制的首要環節
建設項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件的完整性和正確性，必須加強前端控制，也就是從各類項目文件形成的源頭進行控制，梳理歸檔流程、加強協同管理、超前培訓指導等均為控制源頭的有效措施。
1.梳理歸檔流程，確保建設單位內部歸檔環節暢通
項目文件是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設單位內部有關項目投資、設計、工程、設備采購等管理部門以及生產運營部門，又有外部參加項目建設的設計、施工、監理等單位；既有國內設計、設備制造單位提交的技術資料，又有引進設備、合作制造廠商提供的設備資料。而追溯源頭，梳理流程，明確責任，超前控制，則是保證建設項目檔案質量之根本。因此，建設單位檔案管理部門首當其沖的任務應是根據國家、地方有關建設項目檔案管理辦法，結合本單位實際，逐項理順建設單位內部項目文件的歸檔渠道、制定管理制度、固化業務流程、明確管理職責，確保各類項目文件歸檔環節暢通。其中，對外部參建單位的歸檔責任必須落實到與其簽訂合同的建設單位內部相關職能部門，由相關職能部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，并跟蹤、考核。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》和《建設項目檔案管理辦法》就是兩個從源頭控制建設項目檔案質量的公司管理制度，該制度明確了項目文件的歸檔范圍、管理流程以及歸檔責任，為確保建設項目檔案的完整性奠定了基礎。
2.加強協同管理，確保外部參建單位資料交付受控
寶鋼建設項目管理體系由投資管理、設計管理、工程管理、設備采購、檔案管理、財務管理、審計管理、安全管理、環保管理、消防管理以及生產運營等眾多部門組成。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內有關建設項目檔案管理方面的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設計、施工、監理等參建單位和國內外設備供應商等）有關建設項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協同管理、納入合同來制約。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》中明確要求相關職能部門在簽訂設計、設備等合同時須將檔案管理部門擬定的公司專業管理標準《國外合同技術資料交付要求》、《國內工廠設計技術資料交付要求》、《國內設備技術資料交付要求》和《技術資料電子文件提供要求》等納入相應的合同或協議之中，若在合同簽訂過程中對資料交付要求（尤其是電子文件交付要求）不理解的，可邀請檔案管理部門參與技術資料交付要求的對外談判，以確保技術資料（包括電子文件）的交付質量。同時，明確相關職能部門負有對合同執行情況的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理，使外部單位的資料交付處于受控狀態，建設項目檔案的質量也就有了一定的保障。
3.超前培訓指導，提高項目文件歸檔人員質量意識
建設項目檔案的主要組成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和準確性對日后技術改造和設備維護有著舉足輕重的作用，而竣工文件的主要編制單位是施工單位。因此，寶鋼檔案管理部門始終將對施工單位的超前培訓指導視作控制源頭的其中一項重要工作來抓。在每一個重大項目建設初期即開展對所有參建單位竣工文件編制的大規模培訓指導工作，將竣工文件的編制規范、審核及歸檔流程等印刷成小冊子分發到施工、監理單位，并制作成PPT材料，以講座的形式進行全面的培訓和講解，使竣工文件的編制和審核人員不僅能正確理解建設單位對竣工文件編制、審核和歸檔的具體要求，而且能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的必要性。歸檔人員質量意識的提高為建設項目檔案完整性和準確性的提高打下了基礎。
可見，建設項目檔案質量控制必須從源頭著手，加強前端控制，強化協同管理，超前培訓指導，方能達到事半功倍的效果。
過程控制是建設項目檔案質量控制的重要環節
1.資料檔案一體化管理為過程監控創造了條件
大部分企業建設項目的資料管理與檔案管理分屬兩個機構，資料管理包括國內外各類技術資料的接收、翻譯、復制、分發等建設階段的管理工作，一般隸屬于建設系統；而檔案管理則是對歸檔的項目文件進行分類、整理、編目、保管、統計和提供利用等，一般隸屬于生產系統。寶鋼自20世紀九十年代起將履行資料管理職能的寶鋼指揮部工程資料處和履行檔案管理的寶鋼總廠檔案處合二為一，實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式。這一模式可以說是將檔案管理的職能向前延伸到資料管理，檔案管理部門在對項目所有技術資料接收、分發的同時，留存一套作為日后核對竣工圖完整性的依據，項目建設過程中設計圖紙發生多少變更、升過多少版次，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領導主持的設計、工程等例會，一方面能及時掌握設計、施工等動態信息，根據建設進度、節點，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質量關；另一方面，也將過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。資料檔案的一體化管理模式為實施過程監控創造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得以很大的改觀。
2.竣工文件編制過程的檢查為檔案內在質量消除隱患
寶鋼檔案管理部門設立專門小組負責對竣工文件的編制單位進行培訓指導，對編制質量進行過程檢查，對歸檔文件進行審核簽證。其中，對竣工文件編制質量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓指導工作的拾遺補缺，也是為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。過程檢查的形式可以是多種多樣的，檔案管理人員可直接對口施工單位編制人員進行質量檢查和答疑；也可對口施工單位項目部，對某一個單項的竣工文件編制質量進行檢查，隨后將該單項作為樣板在該項目部推廣；此外，檔案管理部門還可同工程管理部門一起進行每季度一次的協同檢查，作為工程質量大檢查的內容之一，納入季度考核。過程檢查中發現的問題也是多種多樣的，除與檔案有關的復印件、漏簽字以及卷內文件排列原則等常見問題外，還有與工程管理有關的表式問題、各類變更文件的完整性、準確性以及閉環問題等。通過過程檢查，將這些問題消除在萌芽狀態，盡量將歸檔審核時發現問題再費時費力地整改現象降到最低程度，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設項目檔案內在質量這一關。
2007年，寶鋼建設管理系統一期工程全面投入運行，也為檔案資料的過程控制提供了便利。建設項目的立項審批、設計管理、工程管理、設備采購、資料交付、竣工驗收計劃、節點等信息全部通過系統流轉，檔案管理部門作為其用戶，可以及時地從中獲取眾多信息為檔案資料過程控制所用，并跟蹤管理。如：單位工程、設備設施的劃分等信息，為檔案組卷提供了依據；立項審批、設計、設備采購合同等信息為完整地收集前期文件提供了便利。該系統二期工程將開發與檔案管理系統的接口，屆時將實現內部管理性文件的電子歸檔，進一步提高管理效能。
3.以終版圖編制竣工圖不失為過程控制的又一創舉
寶鋼從“十五”規劃項目開始提出了采用設計終版圖編制竣工圖的設想并積極付諸實踐。設計終版圖編制竣工圖是指設計單位在項目實物交接后一定期限內，將所有施工過程中發生的設計變更進行匯總后出設計終版圖，其目的在于毫無遺漏地將設計變更反映在最終的一張設計圖紙上，施工單位在此基礎上編制竣工圖，將大大減少對施工圖的修改工作量，同時也大大提高竣工圖的內在質量。這一創舉的推出光靠檔案管理部門的努力是萬萬不夠的，必須有設計、工程等管理部門的大力支持，共同研究實施方案，最后聯合發文、合力推進才得以有效實施。
近兩年，寶鋼在實踐的基礎上又將這一舉措進行了完善，即以升版圖的形式提供設計圖紙，最后一版升版圖即為設計終版圖。這一舉措的推出，主要目的在于縮短編制設計終版圖的時間，將實物交接后最終編制終版圖改為過程編制升版圖，每出一次設計變更即升一次圖紙版次。同時，在升版的圖紙上標注歷次修改記錄，并在修改處標上云線。
這一改革創新之舉為竣工圖質量的過程控制提供了又一條路徑，設計變更通知單、圖紙上標注的歷次修改記錄和云線等均為過程控制檔案質量的依據。此外，要求設計單位最終提供一套電子版的設計終版圖，為檔案資料的數字化提供了很大便利，檔案管理部門只需將電子文件信息和圖像導入檔案信息管理系統，就能為用戶提供實時利用，無須再對紙質圖紙經掃描后再提供利用，在節省人力、物力的同時，更重要的是提高了圖像的清晰度和檔案的內在質量。
后期控制是建設項目檔案質量控制的必要環節
1.歸檔審核簽證給予了檔案管理部門一票否決權
對施工單位實行交工驗收簽證是寶鋼建設項目管理流程中一個必不可少的環節。施工單位必須在實物交接后的規定時間內將編制的施工文件和竣工圖提交監理審核，并提交生產運營單位復核，然后向檔案管理部門歸檔，經檔案管理部門檢查合格后按單位工程辦理交工驗收證書。該交工驗收證書上必須有施工、監理、生產運營單位、檔案管理部門、工程管理部門等簽字、蓋章。施工單位在辦理完所有單位工程的交工驗收證書后該建設項目方能進行財務決算，也就是說檔案管理部門具有影響建設項目財務結算的一票否決權。
這一票賦予了檔案管理部門的權力，同時也給予了檔案管理部門更重的責任。在把這一質量關時，檔案管理部門注重的是竣工文件的完整性和準確性，從起初僅僅是對有關檔案管理范疇內的內容進行檢查，到目前已深入到對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖的核對等，遠遠超出了檔案管理部門的職責，但當一些漏網問題在這一關卡被截住時，其必要性也同時得到了各方面的認同，有人稱檔案管理人員是監理的監理。檔案管理人員在實踐中提高了自身的業務能力，同時也把好了建設項目檔案質量后期控制的第一關。
2.檔案自檢工作進一步強化了各參建單位的責任
建設項目檔案自檢是建設項目檔案專項驗收的前奏曲，這一關的責任主要落在監理單位和建設單位各職能管理部門身上，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能管理部門負責對項目前期文件、竣工驗收文件的完整性、準確性以及整個項目系統性的檢查，設計單位等配合檢查，由此將檔案自檢工作的責任落實到位。
建設項目檔案自檢工作的形式與檔案專項驗收基本相同，只是角色的不同。在檔案專項驗收中接受檢查的單位或部門的有關人員，在檔案自檢工作中均是檢查組成員。這些成員集多年參與檔案專項驗收的經驗，對國家有關檔案管理和驗收的要求具有一定的認知度，為此，在檔案自檢工作中均能較好地發揮作用。檔案自檢工作要求，對發現的問題必須舉一反三，全面整改，若在檔案專項驗收中再次發現類似問題，則對檢查組成員單位進行考核。由于分工明確、條理清晰，建設單位各職能部門和監理單位共同把好了建設項目檔案質量后期控制的第二關。
3.檔案專項驗收給予了檔案工作在項目管理中的一席地位
寶鋼建設項目按投資額分為A類項目和B類項目，除由國家、地方檔案行政部門或有關部委檔案管理部門組織的檔案專項驗收項目外，其他A類項目均由公司檔案管理部門組織檔案專項驗收，B類項目則由各單位檔案管理部門自行組織檔案專項驗收。
采購檔案管理辦法范文3
保證人：×××
××××年××月××日
文書要點
企業員工保證書是員工向企業作出的愿意遵守企業規章制度的書面文件。有的企業要求錄用員工填寫保證書，也有的企業在勞動合同中專門列出一章規定員工的義務，其中就包括遵守企業的規章制度的內容。
采購檔案管理辦法范文4
1.在進行檔案管理現代化中出現的問題
1.1基層檔案管理人員對檔案管理現代化的認識不到位
大多數基層檔案管理人員在以往的工作過程中是使用傳統的方法來進行檔案的管理的，在他們的工作過程中由于對工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經在日常的工作過程中積累了一定的經驗，取得了較大的進步，因此這些檔案管理人員認為傳統的檔案管理方法已經十分先進，因此從內心地處檔案管理現代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現代化，但是對檔案管理現代化的認識會出現問題，他們認為檔案管理現代化就是買入一些先進的檔案管理設備，例如計算機，光盤，微縮機等設備。但是在實際的使用過程中，大多數檔案管理人員會因為缺乏檔案管理現代化的培訓而不會使用這些設備，因此在日常的檔案管理工作中也就會將這些設備閑置下來，造成較大的損失。而且對于檔案管理單位而言，也沒有重視對于基層檔案管理人員的培訓工作，大多數基層檔案管理人員就算已經了解到了檔案管理現代化的一些知識，希望使用檔案管理現代化來讓工作更加有效率，但是由于工作經驗以及專業知識的原因也無法很好地應用這些設備來進行檔案管理現代化的工作。
1.2檔案管理現代化的準備不充分
目前雖然一些檔案管理部門已經開始進行檔案管理現代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經開始使用采購的計算機等檔案管理現代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現代化的過程中必須有著高質量的數據輸入才能很好地實現，因此在這樣的情況下，檔案管理現代化工作人員在短期內無法進行很好的計算機數據輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現代化工作所輸入的數據量十分巨大，而且大多數是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現代化的工作顯然效果不好。
1.3檔案管理現代化的標準不統一以及發展不平衡
在進行檔案管理現代化的過程中，每個單位進行計算機的采購過程往往是不同的。一些單位采購的計算機價格實惠，但是性能較低，而且型號較老。另一些單位由于經濟較為寬裕等原因采購的計算機都是新型的高性能計算機。在這樣的情況下，由于計算機的型號性能等因素都不相同，因此在使用的過程中的通用性也就不好，大多數的數據由于這些原因無法共享，也就會缺乏一個全國性統一的標準檔案管理系統。而且對于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現代化設備的發展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經采購了高性能計算機，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計算機用于檔案管理現代化。這也是導致我國的檔案館在進行檔案管理的過程中無法較好進行的一種主要原因。
2.如何解決檔案管理現代化中的問題
2.1對基層檔案管理人員進行定期培訓
為了保障在進行設備采購后的檔案管理現代化的質量，首先應該對基層檔案管理人員進行培訓。通過一系列的培訓能夠讓檔案管理人員名學應該如何使用計算機來進行檔案管理的方法，同時也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現代化的內涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業技術得到較好的提升。同時在進行實際的培訓過程中也需要讓基層檔案管理人員進行一定的實踐活動，通過這些實踐活動能夠讓檔案管理人員明確在實際的檔案管理過程中應該如何進行，并且對在使用計算機進行檔案管理過程中的各種問題進行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實際的工作中較好的使用檔案管理現代化設備來進行工作。并且對于一些不愿意使用檔案管理現代化的基層檔案管理人員要進行開導，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現代化對于檔案管理工作的意義。而且通過定期培訓的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實際的工作過程中應該如何進行高效率的工作，對于一些在實際工作過程中容易出現的問題也需要提前對基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過程中可能會遇到的各種問題，因此在工作中就能夠將這些問題著重的注意，避免問題的發生。同時對基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。
2.2加強檔案管理現代化的準備工作
在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現代化的專業知識。在這這之后就需要做好檔案管理現代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現代化的過程中必不可少的一個環節。雖然在進行檔案管理現代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現檔案管理現代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現代化準備的工作中，當地政府可以為檔案館準備一些現代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。
2.3進行檔案管理現代化統一管理
由于標準的不統一，在進行檔案管理現代化的過程中會出現各種問題，例如文中提到的檔案管理單位中的計算機采購往往型號和質量參差不齊。因此為了更好地實現檔案管理現代化，進行統一的管理是必不可少的。在進行檔案管理現代化工作之前，應該對各個檔案管理單位進行統一的采購工作，并且在進行采購工作完成后將操作系統以及數據進行相應的統一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設備進行檔案管理工作。不僅需要采購相同的操作系統并且進行統一，另一項相當重要的工作是需要將各種數據進行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過程中及時的了解到一手信息。但是在進行數據共享和統一的過程中，需要注意的是檔案館數據的安全，避免在進行共享和統一的過程中出現不法分子竊取檔案館信息等情況的發生。同時為了更好的保證檔案管理現代化能夠實現，在操作人員上也需要注意，盡量選用計算機使用經驗較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應該如何使用相關的設備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現代化的檔案管理設備以及相關的操作系統。
采購檔案管理辦法范文5
關鍵詞 ：財務檔案管理；意義；問題；建議
隨著改革開放的不斷深入，我國事業單位的規模、特點與所處環境都已經發生了不同程度的變化，傳統的財務檔案管理模式已難以適應現階段事業單位管理與發展的需要，新的工作內容對財務檔案管理工作提出新的要求和挑戰。因此，事業單位財務檔案管理工作要在樹立財務檔案管理意識的基礎上，提升財務檔案管理素質，健全財務檔案管理機制，轉變財務檔案管理方式，成為財務工作的關鍵著力點，進而提高財政資金的使用效率，促進事業單位各項工作和活動的順利開展。
一、加強事業單位財務檔案管理的意義
1.提升依法治檔水平
在實際工作中，事業單位時常面臨一些新情況、新問題，而財務檔案管理工作作為事業單位整體工作的重要組成部分，是其有效開展各項活動的基礎。加強事業單位財務檔案管理，依法對財務檔案管理工作進行調整與規范，對于貫徹執行《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規、健全完善財務運轉機制、提升財務檔案管理依法治檔水平具有積極作用。
2.推進審計工作開展
事業單位的財務檔案可以為主管部門開展財務管理與審核工作提供必要依據。加強事業單位財務檔案管理，建立健全財務監督監控體系，確保財務檔案資料的真實性、準確性與完整性，讓審計人員可以通過調閱財務檔案，了解單位的以往財務信息，進而防止審計工作斷章取義，及時發現經費挪用、亂用等違紀行為，有效推進審計工作扎實開展。
3.提供科學決策依據
財務檔案真實記錄事業單位在各種社會活動中的收入與開支，是事業單位日常社會活動的客觀反映。目前，各事業單位正在朝著建立現代化管理模式、提高管理水平的方向邁進，加強事業單位財務檔案管理，如實記錄、分類歸檔財政檔案資料，可為今后編制預算、制定計劃、研究問題等提供第一手資料，為單位領導做出科學決策提供依據。
二、財務檔案管理工作存在的主要問題
1.重視程度有待提高
檔案工作的目標是為了保存歷史，服務現在，維護單位的正常運轉，但部分檔案管理人員法律意識較為薄弱，對檔案工作的重要性和責任性認識不足，有的甚至抱著無所謂的態度，或多或少的導致財務檔案管理流于形式，檔案資料的收集、整理往往被忽視，造成不少重要的財務檔案信息流失或失真。此外，有些事業單位的有關領導對財務檔案管理工作的重視程度不夠，在人員配備及財力方面沒有給予足夠的支持。在他們看來，單位的財務信息是屬于機密文件，需采取相關保密措施進行管理，認為僅要將票據和賬簿封存，有的甚至把財務的賬單捆成一堆，然后隨意地堆放，既沒有建立相關檔案，也沒有進行管理。
2.管理人員不夠專業
財務檔案管理工作應當依據法律規定的工作規范進行實施全面歸檔，確保能夠對財務信息進行全面具體的管理，然而有些單位的領導認為財務檔案管理工作無足輕重，對檔案管理崗位未給予足夠重視，把一些無法勝任其他崗位工作需要的老弱病殘或者是需要照顧的關系戶安排到檔案管理工作崗位。這些管理人員法律意識淡薄，應用計算機和網絡技術能力較弱，既沒有專業的檔案知識，也沒有必須具備的財務知識，無法適應新時期下的財務檔案管理工作，容易在檔案管理工作中出現錯誤，造成單位的財務信息混亂，嚴重時還會導致機密資料外泄，直接影響單位的經濟活動。
3.缺少系統管理制度
國家立法部門制定的《會計法》、《會計檔案管理辦法》和《檔案法》對財務檔案管理工作做了宏觀上的規定，已頒布實施多年。然而許多單位的財務檔案管理人員乃至領導對上述法規的認識和遵守的自覺性還比較差，造成法律執行流于形式，且許多單位沒有制定系統的財務檔案管理制度，造成單位內部日常性的財務檔案管理工作無章可循，僅僅依靠經驗辦事，導致財務檔案管理工作滯后。有些單位雖已制定財務檔案管理制度，但與法律法規有很大的沖突，造成部分經濟項目執行混亂，給財務管理、會計核算等實際工作造成極大不便，進而影響財務檔案管理工作的順利開展。
4.管理方式尚需完善
當今科技發展日新月異，各行各業在建設和管理中逐漸運用一些現代化的管理工具及手段，極大地解放了生產力，提高了工作效率。但在當前許多事業單位的財務檔案管理工作尚不能與現代化接軌，未能全面實現財務檔案管理的數字化和網絡化。有的管理人員仍然采用手工記賬，有的配有微機但缺乏輸出設備，有的雖設備先進，但人員老化。此外，有些單位的財務檔案電算化管理不規范，容易出現財務信息遺漏、丟失或泄密，甚至出現隨意操作客觀數據、篡改數據，或將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅。這些行為都表明事業單位仍需完善財務檔案管理方式，逐步實現財務檔案管理工作的規范化。
三、提升財務檔案管理工作水平的建議
1.提高認識，樹立管理意識
要做好事業單位財務檔案管理工作，需要從提高認識入手，逐漸樹立財務檔案管理工作意識。財務檔案管理人員要認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強自身管理意識，在做好財務檔案管理工作的同時，還要成為財務檔案的監督者，形成主人翁意識，盡職盡責為單位的財務檔案管理工作服務，嚴格細致的審核、鑒定財務檔案，發揮財務檔案部門的監督和協調能力。同時，要引起領導的重視，讓領導層認清財務檔案管理工作對于整個單位持續健康發展的關鍵作用，深刻體會財務檔案管理工作對提高科學決策的積極影響，充分了解財務檔案對單位經濟活動和生產經營的重要意義，進而提高全體人員的檔案管理意識，為財務檔案管理工作奠定一個良好的環境基礎，確保單位財務檔案管理工作的順利開展。
2.合理配置，提升管理素質
隨著社會的發展和科技的進步，許多單位的財務檔案管理工作實現了電算化，越來越多的財務檔案將以電子形式存在，財務檔案管理工作正逐步向網絡化、信息化發展，進而實現資源共享。因此，事業單位要根據工作實際，對崗位的設置、人數、人員要求等做出合理的規劃，確保人力資源的合理配置。同時，要把好財務檔案管理人員素質關。一方面要選用那些原則性強、可信度高，嚴謹求實，不畏權勢，甘于寂寞、不圖浮華的管理人員。另一方面要選用具備財務人員從業資格和檔案人員從業資格雙重標準的管理人員。在此基礎上，加強與財政部門或檔案部門合作，定期組織財務檔案管理人員參加相關業務培訓和學習新技術，注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務能力，掌握和提高應用計算機及運用網絡技術的能力，注重在學習過程中把理論與實踐有機結合起來，有效提升單位財務檔案管理人員素質。
3.抓好落實，健全管理制度
為切實提升事業單位財務檔案管理工作水平，各單位要動員財務檔案管理人員及有關領導深入學習《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規，認真抓好法律法規的貫徹落實工作。在此基礎下，結合單位實際，建立健全各項財務檔案管理制度。首先，要制定《財務檔案歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案移交制度》、《財務檔案安全保密制度》、《財務檔案期滿銷毀制度》、《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等管理制度，規范財務檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用等環節，確保財務檔案不丟失、不損壞、不泄密，讓財務檔案管理工作有法可依，有章可循。其次，要建立健全財務監督監控體系。讓監督監控貫穿于經濟活動的事前、事中和事后，要消除財務監督的“死角”，包括預算編制、物資采購、資金結算、財產管理等諸多方面，促進單位各項工作和活動的順利開展。
4.改善硬件，轉變管理方式
為提高財務檔案管理工作者的工作效率，改善財務檔案利用的便利性，事業單位的財務檔案管理方式應由傳統管理轉變為現代化管理，實現財務檔案管理的數字化與網絡化。一方面，要改善財務檔案管理的硬件基礎。配備專門的計算機及軟件，讓財務人員真正從手工記賬中脫離出來。同時加大庫房建設的資金投入，實現辦公、閱檔、庫房分離。另一方面，要加強財務檔案信息化建設。及時采集和整理各種財務數據，將財務會計文檔、表格、報告等數據直接輸入或轉換進入檔案數據庫，確保財務檔案信息的完整性、同步性、實用性。同時，建立固定資產管理、預決算管理、債務管理等子數據庫，并及時更新各類數據庫信息，有效提高財務檔案材料的利用率，促進經濟活動有序開展，實現單位財務檔案管理工作的再提升。
采購檔案管理辦法范文6
[關鍵詞]設備檔案；檔案管理；設備管理
[中圖分類號]G647
[文獻標識碼]A
[文章編號]2095-3712（2015）21-0085-02
[作者簡介]朱小青（1989―），男，江蘇泰州人，碩士，天津農學院國有資產管理處，研究實習員，研究方向：設備管理。
《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》規定：設備檔案管理主要包括設備工作管理和設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各環節中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設備的檔案管理貫穿了設備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的維修報廢全過程，能夠有效地串聯起設備管理的各個環節。因此，建立完善的設備檔案管理制度對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和設備的管理工作有著重要意義。
一、設備檔案管理的現狀和存在的問題
目前大部分高等院校的設備檔案管理采用的是設備管理部門和設備使用部門共同管理的方式。國有資產管理處是管理學校固定資產的職能部門，負責設備從制訂采購計劃、招標、到貨的驗收安裝及后期的維護與保養，他們方便收集設備的采購、驗收、管理檔案材料并保證其完整性。設備使用部門主要負責設備購進以后的安裝和操作等檔案管理。因為設備購進初期，操作人員更熟悉設備的操作方法和設備性能，安裝時也需與使用人員進行溝通協商。因此，各種隨機文件及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，直接后果就是大量的技術資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發生“扯皮”的問題，可能會導致很多有價值的技術資料散失或殘缺不全，有些設備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設備的日常維護和使用開發。設備資料的收集是設備檔案管理的基礎，沒有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環節。
在后期設備的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型設備進行管理。當設備轉交他人管理時，資料往往不能隨機辦理交接手續，容易丟失。而且在設備定期維護保養時，如果沒有按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄，可能導致資料不全，在設備后期的維修和報廢環節中，容易出現各種問題。
二、設備檔案的收集和建立
（一）設備檔案的橫向收集
對設備檔案進行管理，首先要將設備進行分類。分類的依據一般是以金額為標準來區分普通設備和大型設備，具體金額各高校有不同規定。個人認為結合目前實際情況以十萬元為標準比較適宜，少于或等于十萬元的為普通設備，大于十萬元的為大型設備。一般來說，普通設備只需要訂購合同、驗收報告和維修記錄等資料即可。同時，使用單位應根據學校相關規定及時建立固定資產賬目、粘貼設備標簽，并將相關信息錄入資產管理系統。
大型設備的檔案采集相對復雜，需要設備采購各個階段的原始資料，對其進行縱向的管理，這也是由大型設備的使用價值和其產生的經濟效益決定的。大型設備的檔案管理，應該分別進行，即每件設備單獨設卡管理，建立完整的技術資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續，但一定要妥善保管相關資料，當設備轉交他人使用或管理時，資料要隨機辦理交接手續。對大型設備進行定期維護保養時，要按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄。大型設備借出和收回時都應立賬立據，嚴格執行交接、驗收規定。
（二）設備檔案的縱向收集
設備的管理過程可分為設備申購、驗收、使用和報廢四個階段，各個階段需要的資料一般有：設備申購報告、計劃、論證報告，定購合同；開箱記錄及裝箱單，安裝調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗收報告；設備說明及全套隨機文件，使用和維修記錄；報廢申請書，設備報廢鑒定與審批材料等。如果是進口設備，還需相應的技術商務文件，如外貿合同等。
每件設備都應從這兩方面進行相關資料的收集，為之后的分類和管理打下堅實的基礎，這只是設備檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術文件，就無法對日后設備的使用、維護和報廢進行有效的管理，就無法了解到所購置設備的使用機時及其產生的教學、科研效益，更無法對今后的設備采購工作有指導和借鑒意義。
三、設備檔案的管理
（一）從思想上提高認識
在平時的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認識不夠，沒有將之擺到正確的位置。因此，從學校層面就必須重視設備檔案管理工作，加強平時的教育與宣傳，采取有效的措施，把設備檔案管理提高到一個新水平，以適應改革發展的需要。要制訂翔實的管理辦法，結合不同類型設備的特點，進行合理的管理。
（二）建立完善的檔案管理制度
建立健全設備的檔案管理制度是做好設備儀器檔案管理工作的關鍵。設備檔案管理要從設備申購、到貨驗收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規章制度。各個設備的檔案資料都應由國有資產管理處負責收集整理并統一保存，從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料是否齊全等工作做起。如果實際安裝或使用過程中，操作人員需要相關技術文件，可復印原版文件，以保證原始資料的完整性。設備如果需要維修或報廢，應由使用部門向管理部門提出申請并同意后，方可進行維修或報廢。維修或報廢過程中產生的記錄、文件、票據要及時送交管理部門規定。同時要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。
同時，不能只注重設備采購過程中的檔案管理，還要注意設備使用過程中的檔案管理。針對不同類型的設備應采取不同的方法。普通設備可以采取單位日常管理為主，設備主管部門監督抽查為輔。每個學期對這些設備的使用記錄、運轉情況以及維修記錄進行一次檢查考核，考核結果通報各使用單位。大型設備的管理不光要做到以上幾點，還要注意在新形勢下各高校強調大型設備開放共享的情況。大型設備開放共享需要對上一年度設備的使用效益進行考核，這就要做好使用記錄、運轉情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產生很多的文件，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗收報告和貴重儀器開放基金實施情況總結等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因為這不僅關系到大型設備的使用與維護，更關系到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠為大型貴重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅實的基礎。
而對于待報廢的設備，一般都會由設備所在單位負責人組織有關專業人員做好技術鑒定。進行檔案管理時要注意保存好技術鑒定、申請報廢表、主管領導的批示等原始文件，以備存檔查詢。
（三）加強設備管理部門師資隊伍建設
設備管理工作需要有一支工作認真負責的人才隊伍，而檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，對管理人員的素質和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實的理論功底，還要求他們有豐富的實踐經驗。要充分利用高校優勢，采用各種培訓方法，如在職培訓、崗位輪換、交流學習等，對管理人員進行培訓，從而加強管理隊伍的建設，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。檔案管理人員在平時工作中也要加強自身的學習，了解國家和高校對于檔案管理的一些相關法律和規定，從而規范自己的日常工作。
高等院校設備儀器的科學化管理對提高本科教育教學質量和推進實驗室體制改革都有重要的意義。采用科學合理的機制實現設備儀器的檔案管理成為實驗室建設的重大課題。檔案管理工作貫穿了設備采購、使用、開放共享、報廢等各個環節，做好這項工作不僅對日常設備的管理極為重要，同時還能夠為以后采購新設備提供寶貴的經驗。
參考文獻：
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