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摘要：
當今社會，我們已經迎來了知識信息時代。在社會經濟、知識信息快速發展過程中，知識管理已經成為新穎的管理意識，其作用在社會管理中也逐漸被人們所認知。在檔案管理中，相關管理人員和機構也已認識到檔案管理和知識管理間的聯系，并通過對它們的理解，逐步實現這兩種管理方式的有機結合，以促進檔案管理的日漸完善。本文即對此二者的關系展開探討，以期對相關企業或機構的檔案管理工作提供一定的參考。
關鍵詞：
檔案管理；知識管理；關系
在當前，知識管理還未被正式定義。但是在社會經濟快速發展、現代管理知識不斷更新過程中，知識管理已經被當成一種創新的管理意識，并逐步在社會管理中發揮著重要作用。檔案管理工作，主要是對文獻資料、數據、影響信息進行收集和管理，并讓這些信息資源能夠具備價值[1]。知識管理在管理目標、管理流程方面和檔案管理類似，但二者也有存在差異之處。只有充分認識二者的關系，才能促進這兩種管理方式的共同發展，才能將它們在社會管理中的作用充分發揮出來，更好地為社會服務。
一、檔案管理和知識管理的相通之處
從某種角度而言，檔案管理和知識管理在某些方面存在相通之處，主要表現在以下三點：
（一）管理對象的重疊性。
檔案管理是對一些重要的文件、檔案進行管理，而知識管理的對象，是知識。知識包含的內容比較廣泛，一些研究者將知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以來源于一些文件、檔案，隱性知識包括圖書、數據庫、期刊等。由此可知，文件、檔案屬于知識管理的范疇，知識管理和檔案管理在管理對象方面，具有重疊性。
（二）管理目標的相近性。
檔案管理的管理目標，主要是為社會政治、經濟、文化發展等方面服務的，通過為各類社會組織提供檔案服務，是管理的基本目標，也是檔案管理的最終管理目的。知識管理的管理目標是，讓知識能夠產生價值，為企業服務，提高企業的競爭力。由此可知，檔案管理和知識管理都是為用戶提供知識服務的，實現知識的價值，是二者的最終目的。
（三）管理流程的類似性。
通常情況下，人們將檔案管理的工作過程，分為保管、統計、利用、接受、收集以及鑒定這六個步驟[2]，檔案管理在進行文件管理或檔案管理時，需要實施這些步驟，才能實現檔案管理的目的。而知識管理的管理過程，幾乎和檔案管理的過程類似，都是需要按照一定的步驟，才能完成管理工作，讓知識信息發揮一定的價值。
二、檔案管理和知識管理的差異性
檔案管理和知識管理具有管理對象、管理目標、管理流程上的相近之處，但它們在管理中，還有一定的差異性，具體表現在以下幾個方面：
（一）管理層面。
檔案管理是一項專業的管理活動，同時還包括著相關管理技術，而知識管理不僅是一項管理活動，具備一定的管理技術，還包括更高層面的管理體系和管理理論。
（二）管理深度。
檔案管理是對檔案、文件的實體進行管理，而知識管理不更側重對文件、檔案包含的知識進行管理。
（三）管理范圍。
檔案管理主要局限于檔案、文件的管理，而知識管理不僅包含著這些內容，同時還要對管理圖書的外部信息、外部知識進行管理。
（四）管理重點。
檔案管理主要著重確保文件的真實性、可靠性，確保檔案、文件能夠長遠保存，確保檔案、文件的憑證價值；而知識管理，更加注重保管檔案、文件及相關知識能夠具有使用價值，更加注重文件的情報性價值等。
（五）管理特征。
檔案管理更加注重對文件、檔案進行程序化、規范化管理，知識管理更加注重，要營建一個具備創造性、寬松性特點的管理體系。
三、檔案管理和知識管理的互相作用
從上述文段中不難看出，檔案管理和知識管理不僅具有相近性，還有差異性，但是二者之間，可以互相促進，這是毋庸置疑的。
（一）知識管理可以提升檔案管理
1.知識管理可以拓寬檔案管理范圍。
傳統的企業檔案管理，將檔案、文件和圖書情報嚴格區分開來，大大限制了檔案管理的范圍。同時，傳統的企業檔案管理，比較拘泥于對歷史記錄的保管，忽視了對企業提供現實作用，這也限制了檔案管理發揮作用的領域。而知識管理強調，將企業的各類生產、經營活動中出現的知識容納在一起，形成一個新型的知識資源體系，并服務于企業的各項創造活動。因此，檔案管理就被融進了一個更廣闊的空間內，能夠和企業的各項業務直接結合，在企業活動中，發揮其應有的作用，這便大大提升了檔案管理的管理范圍。
2.知識管理能夠提升檔案管理的價值。
傳統的企業檔案管理，比較重視保管，而忽視利用，只是通過借閱、復印等手段，為企業提供檔案服務，這種模式，不能滿足職工對各種信息的需求，也無法使檔案管理為企業的生產經營活動提供服務。而知識管理強調運用數字化、現代化管理手段，為用戶提供深層次的信息資源，發揮知識的價值，進而提高企業的競爭力。知識管理對知識創造性職能的關注，能夠大大提高檔案管理的價值。
（二）檔案管理能夠促進知識管理
1.檔案管理有利于知識的沉淀和積累
企業知識資源中，隱性知識所占的比重較大，且發揮著重要作用。然而，隱性知識存在于職工的大腦中，難于管理。據相關研究得知，對隱性知識可以運用兩種方式進行管理：第一是將隱性知識“社會化”，第二是將隱性知識“外部化”。隱性知識“社會化”后，依然是“隱性知識”，例如，職工流動量較大時，組織的隱性知識資源也容易流失。于是，將隱性知識“外部化”是較為常用的管理方式。所謂的“外部化”，指的是通過記錄將隱性知識物化在檔案中。檔案管理，側重企業在開展各項生產經營活動中將職工的工作情況真實地記錄下來，成為企業的知識資源。而通過將職工的工作情況，利用文件、檔案的形式記錄下來，就是將隱性知識物化在了文件中，通過這一系列的過程，就實現了組織知識的積累和沉淀。
2.檔案管理能夠促進知識的傳播
知識的傳播，主要依靠語言和書面兩種形式。語言交流，比如口頭說話、會議交流、電話交流等；書面交流，主要是利用文件形式進行交流。語言交流，有著簡單、隨意的優點，通過對相關問題進行探討，就能促進知識的創新。然而語言交流，由于受到時空的限制，容易失真，不利于組織知識的積累和沉淀；書面交流也有著過于正式、不便于及時對相關問題進行討論的弊端。但是利用現代技術進行書面交流，一方面，可以不受時空局限，能夠快速傳播，另一方面，有著避免信息失真、傳播范圍廣的優勢。由此可見，文件管理，有利于促進知識的傳播和交流。
3.檔案管理有利于知識的挖掘
檔案管理要遵循的最高原則，是“來源原則”[3]。在當前的信息時代，來源指的是，文件的形成者、形成過程、形成活動等，通俗來講，就是文件由誰、在什么背景下、為了怎樣的目的、利用了什么結構形式，才形成了文件。這些來源，能夠將文檔記錄在組織內部，同時還蘊含著更深的背景，這些內容和背景，能幫助人們更好地理解知識，也能幫助人們探尋相關的知識線索。由此可知，檔案管理有利于挖掘知識。檔案管理和知識管理之間，有著共通之處，也有著差異性，同時二者之間是相輔相成的。了解檔案管理和知識管理間的關系，能夠促進二者的有效結合，促進這兩種管理理念的共同發展，對于更好地讓題目發揮自身在組織中的作用，也具有重要意義。
作者：張虹玲 單位：吉林省第二地質調查所
參考文獻：
[1]于元元.知識管理對檔案工作的啟示[J].檔案學研究,2015,(2):3-5.
[2]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案,2014,(1):17-19.
[3]毛麗萍.知識管理對檔案工作的啟示[J].檔案學研究,2011,(4):37-40.
