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摘要：隨著計算機技術和網路技術的發展，我國已經進入了信息化時代。學校是培養國家建設人才的基地，它除了要做好教學工作之外，還要管理好學生的學籍信息和檔案信息，為將來的升學和就業做好準備。表面看來，學籍和檔案管理是一件簡單的事情，但實際上要做好這項工作并非易事。在信息化時代，我們要充分運用網絡信息技術，提升學籍檔案管理的效率和質量。
關鍵詞：信息技術；學籍管理；檔案管理；應用
隨著我國計算機技術和網絡技術的不斷發展，網絡信息技術不斷深入到我們的生活中，給我們的工作和生活帶來了很大便利。將信息技術運用于學校的學籍、檔案管理工作之中，將大大提升保管、查閱及查詢的效率，進一步規范檔案管理工作。學籍檔案是學生的重要資產，影響著學生的未來發展，因此，學校要高度重視學生學籍檔案管理的信息化建設。
一、學生學籍檔案信息化建設的優勢
（一）提升了工作人員管理學籍檔案的工作效率
學籍檔案管理信息化建設改變了傳統的手工管理模式，實現了將分散的學籍信息統一管理，并實現了分類、規范的管理信息資源。學籍檔案管理的信息化建設可以利用計算機的搜索功能，快捷、便利的查找到學籍檔案位置，同時還能在檔案中設置超文本和超鏈接，這種管理方式使得冗繁復雜的學生學籍檔案管理工作變得簡單、輕松了[1]。在學籍檔案的信息化建設中，查找學生的學籍信息變得簡便、高效、準確了。
（二）可以實現學籍檔案的異地資源共享
一般情況下，學生的學籍檔案都保管在學校的檔案館內，以前要查閱學生的學籍檔案只能親自到檔案館里進行查閱，效率較低。而現如今，在信息技術和網絡技術的協助下，可以便捷的實現異地的資源共享，方便的進行查詢，節省了大量的時間、人力和財力。將信息技術融入學生的學籍檔案管理之中，不僅可以通過電腦和手機獲得學習資料，還能將學籍檔案資料轉換成電子文檔的形式進行遠程傳輸，既節省了時間和文件損耗，又提升了工作的效率。
（三）進一步增強了學籍檔案管理的效率
學生學籍檔案的信息化管理，進一步提升了學籍檔案的管理水平和效率。電子版的學籍檔案信息更便于管理和保存，另外，在現代數據庫技術和云存儲技術的充分運用下，可以極大的提升學習檔案管理的安全性，杜絕了學生檔案信息泄露的潛在風險的發生，保證了學生檔案管理工作的順利開展。
（四）有效提升了學籍檔案信息資源的利用效率
在學生學籍檔案管理中充分融合現代的信息化技術，可以對學生的學籍檔案信息進行規范的、統一的管理，也可以通過計算機技術對學生的相關信息進行重新整理和細化整理，不斷完善學生的學籍檔案信息。工作人員可以充分的利用檔案資源，有效的提升信息查找的效率和準確率。學校或者是用人單位要想了解一個學生的信息，只需要通過互聯網就可以便捷的了解相關學生的學籍檔案信息，包括基本的個人信息、學習情況、在校表現等情況，加強相關單位對學生的了解，提升了考核效率[2]。
二、將信息技術融合于學生學籍檔案管理工作的有效策略
學校的檔案管理人員要加強學習，掌握先進的資源管理技術，不斷改進學籍檔案管理方式，使得學籍檔案管理工作更具規范性、科學性及安全性。
（一）充分運用現代的管理軟件
伴隨著我國社會的不斷發展，信息技術也在快速的進步，智能化和現代化的檔案管理軟件也如雨后春筍般的出現在大眾的視野當中。因此，學校要順應時代的發展變化，注重先進檔案管理技術的學習，并將之充分運用于本校的檔案管理之中，逐步形成具有本校特色的檔案管理模式。另外，學校要邀請專業的技術人員對本校的學籍檔案管理工作進行具體開發，注重適用本校的檔案管理工作才是最好的，有助于提升學校的學籍檔案管理工作的效率和效果[3]。
（二）建立完備的資源信息數據庫
資源信息數據庫可以自動收集和處理學生的學籍檔案信息，并通過管理軟件，實現信息資源的自動分類和存儲，極大的提升了信息資源的管理效率。因此，檔案管理工作人員要保證錄入計算機的學生信息的準確性和完整性，再此前提下，可以有效提升學生檔案管理工作的規范性和效率。
（三）對學生的學籍檔案格式要統一和規范
在對學生的學籍檔案信息進行電子版的轉換時，學校要制定相關的工作標準，將學籍檔案格式和編制方式進行統一和規范，保障學生學籍檔案信息輸入的正確性和標準性。學生的學籍檔案信息必須包含學生的個人基本信息、學習成績等，在信息錄入以前，審查人員要嚴格對學籍檔案信息進行審查，確認信息準確無誤后才能將檔案信息錄入數據庫當中。工作人員在學生的相關信息發生變動的時候，要及時的更新學生的信息數據庫，保證數據庫中的學生學籍檔案信息的準確性和全面性。
（四）加強對學生的畢業管理
一般情況下，學校的學籍檔案信息同國家的教育系統是互聯互通的，這就使得教育部門能夠輕松的查閱學生的檔案資料，了解相關的學生信息。學校只有保證錄入數據庫的學生信息是準確的、全面的、規范的，才能完成對學生畢業審查，促進學生的順利畢業。
三、結語
綜上所述，將信息技術和學校的學籍檔案管理有效的融合，不僅可以方便廣大師生查閱相關的學籍檔案信息，還可以有效提升檔案管理的水平和效率。因此，學校要順應時代的發展變化，不斷提升和完善本校的學籍檔案管理技術，改善管理方式和方法，進一步提升檔案管理質量和效率。
參考文獻：
[1]翟鑫.信息技術在學籍檔案管理中的應用分析[J].才智,2019（15）.
[2]羅韜.計算機技術在學校學籍管理中的實踐與思考[J].信息與電腦（理論版）,2019（01）.
[3]王雅喆.計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程,2019（07）.
[4]任敏.現代信息技術在醫院檔案管理中的應用[J].管理觀察,2019（10）
作者:孫麗 單位:石家莊信息工程職業學院
