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摘要：檔案管理工作隨著科技的不斷發展也在進步，信息技術的發展帶給了許多行業新的生命力，檔案管理也在逐漸將信息技術融入其中，為了使檔案管理能夠完成現代化轉型，檔案管理的工作者也在對檔案信息化不斷地進行研究，檔案信息化能夠有效地解決檔案管理中的常見問題，但是我國當前的檔案信息化還存在缺陷，本文通過檔案信息化的研究經驗對管理信息資源中存在的問題進行分析。
關鍵詞：檔案信息化；信息資源管理；檔案管理
為了使檔案管理中的信息資源能夠快速向具有利用價值的社會資源轉化，檔案管理的工作人員將信息化技術加入到檔案管理工作中，提升檔案資源的共享性以及開放性。檔案信息化建設主要是通過通信網絡、計算機等具有現代化的科技技術來實現，使處理信息以及保護檔案的相關工作的效果更好，效率更高，本文通過分析在建設檔案信息化的系統過程中的問題，闡述如何更好地進行檔案的信息化建設。
1建設檔案信息化系統工作中的問題
為了改善檔案管理信息化的現狀，首先要明確我國檔案建設信息化檔案管理工作當前存在的問題，我國檔案管理這項工作的信息化還處于一個不成熟的階段，其問題主要是在檔案信息以及數據的處理手段上，傳統的檔案管理模式下的檔案數據存在分散性，檔案資源的這一特點導致檔案信息比較龐雜，檔案管理人員難以將主題相同的信息歸納到一起，檔案信息難以形成一個比較科學的體系。另外檔案資源還具有重復性，重復性的信息導致檔案資源的利用率嚴重下降，導致檔案管理人員必須重復篩選信息這項工作；檔案管理的滯后性導致檔案信息失去了時效性，難以滿足公眾對于檔案信息的需求。
2改變檔案信息化建設的方法
在明確檔案管理信息化建設的工作中存在的問題后，管理人員可以通過以下方法，來完善檔案管理信息化進程。
2.1確立檔案信息的中心地位
我國過去在檔案管理工作中采取的傳統的檔案管理模式是一種封閉性較強的管理模式，但是在現代社會，人們更加注重信息的開放性以及共享性，因此如果想要建設具有信息化性質的檔案管理工作，就必須轉變檔案管理人員落后的管理觀念，使其逐漸具有服務性意識。檔案管理的新模式可以參考“一站式”的整體性服務，將檔案管理與檔案的其他相關工作相結合，提升檔案管理工作的工作效率，將檔案管理的分散式工作逐漸轉化為集約型的工作，使檔案管理工作的呈現方式更加具有多樣化，使檔案管理工作被逐漸規范化，檔案管理的業務更加標準化。
2.2完善檔案管理的網絡系統
信息化建設中的一個重要方面就是充分發揮互聯網的作用，將內部服務網站與公眾性的服務網站相結合，通過兩種網站來實現宣傳檔案管理工作以及開展信息服務工作，局域網需要逐漸擴大其范圍，實現區域內聯網、行業之間聯網以及全國范圍內來往，為了使社會公眾查詢公開性檔案資源的過程更加便捷，檔案管理人員可以通過網絡上傳檔案目錄，如果條件允許，還可以上傳檔案的全文信息以供公眾自主選擇。在有軟技術的支持的情況下，硬件設備也要跟隨檔案管理的工作的改變而更新，技術人員應當建設先進的數字化檔案管理平臺，將各種類別的檔案通過網絡信息系統實現銜接，使檔案信息的網絡建設更加完善，為公眾提供更加優質的檔案查詢服務。加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平，根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效，研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理方法。針對我國目前的檔案資源結構單一的現象，必須要加快促進檔案部門的信息化管理系統，以信息化技術手段對檔案結構進行調整，擴展信息資源數據化進程，建立與完善檔案數據庫，對檔案信息資源進行整合，構建多層次與規范化的檔案數據庫。
2.3提升檔案管理人員的整體素質
現在，檔案信息資源的管理還是要靠人工來完成，這就要求檔案工作人員必須具備相應的素質來完成這項重任。其中包括檔案管理知識、信息化數字技術、網絡計算機應用以及現代管理技術等。同時，檔案部門應加強對檔案工作人員的培訓，使他們掌握一些新型的技術、設備和方法等，造就一批新型的綜合型檔案管理工作者。檔案管理動作人員在現代化技術應用的檔案管理模式下的工作不僅僅是單純對紙質檔案資料進行登記整理，更需要工作人員逐步促進自身信息化與和字化理念的提升與提高信息技術的應用能力，適應數字化檔案數據庫的發展，促進工作素質的提升以滿足檔案信息化建設的需求。在學習與了解方面，檔案管理工作人員需要掌握基礎的檔案管理工作的流程，并且具備對數據化網絡信息資源進行合理的采集、儲存、加工、提供利用等工作技能，既要了解傳統的檔案管理的相關知識，同時又要為建設信息化檔案管理工作提升自身的數字化信息技術處理能力。
2.4挖掘有價值的檔案信息
現代化的檔案館除了向用戶提供深層次的信息服務之外，對館藏的文獻以及相關信息也要進行深層次的研究工作。同時，向用戶提供信息也是現代化館藏資源共享的一個重要途徑。在向用戶提供服務信息的同時，還要進一步加強現有館藏數據庫的升級，為館藏資源的數字化提供支持。而且，館藏數據庫的升級還可以增加用戶的易檢索性，使用戶更快更方便地找到資源并實現資源的共享。我們要圍繞社會的各種需求來升級館藏數據庫，與此同時，還要服務社會，關注民生，運用科學的依據、大量的社會調研和編輯工作，并將這些資源進行有效的分類，建立相應的專題，如房產信息、城市規劃建設、再次就業、計劃生育、退伍找工作等，把眾多零散的信息加以篩選整合，將其中對用戶有用且重要的信息提供給用戶，這樣才能發揮館藏數據庫的最大用途，使其真正做到更好地為人民服務。高效率的館藏信息服務還可以解決社會矛盾，成為用戶和政府之間的一座橋梁，在現代化社會構建中國特色社會主義和諧社會的過程中具有重大的現實意義。
3結論
如今經濟發展，人力資源的變化更加頻繁，檔案管理在人力資源的管理過程中發揮了關鍵的作用，為了做好檔案管理這項工作，信息化建設應當被不斷完善，檔案管理人員應當不斷提升對自己的要求，不斷提升自身的素質，不但要適應檔案管理的新情況，還要提升自己的信息技術水平，使檔案管理的信息化過程更加順利。
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作者:文麗華 單位:黑龍江省肉類食品產業發展中心
