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摘要:實現檔案信息資源共享是檔案信息化的必由之路。根據鄭州市水利建筑勘測設計院的工作特點和需求，對新形勢下電子檔案信息資源共享利用管理模式進行研究，并提出一些具體的解決措施，以達到為本單位提供高效、優質的檔案信息服務，實現檔案信息資源的有效共享，發揮檔案使用價值的目的。
關鍵詞:電子檔案;電子文件;信用共享;管理模式
隨著計算機和網絡技術的飛速發展、社會信息化進程的不斷加快，黨政機關、企事業單位等對電子信息的依賴感越來越強，檔案管理信息化也越發顯得重要。當前，對檔案管理的要求遠遠不止于“管好”檔案，而更要“用好”檔案。在這樣的環境下，深層次開發利用檔案信息資源，提供優質高效的檔案信息服務，已然成為檔案管理者亟待解決的重大課題。由于檔案網絡化檢索利用比紙質檔案更方便快捷，并能夠大大降低工作強度、提高工作效率，越來越多的用戶在利用檔案時也更多地把眼光投放在電子檔案上。而在過去的檔案管理模式中，不同業務部門的檔案信息資源都是各自獨立的，就好比信息海洋里的一個個孤島，很難實現部門間的信息集成。設計人員只對自己參與的、或僅限于本部門完成的項目能夠做到了解、熟知，而對本單位其它部門設計的項目，很難知曉或不夠了解，甚至對自己有借鑒作用和參考價值的設計方案也是如此。在這種情況下，就形成了單位內各部門之間信息資源的相對分散、相對封閉，甚至造成不必要的重復計算、重復設計，大大影響了設計人員的工作效率，也對單位頂層的全局化管理和檔案信息的深層次利用形成了一定障礙。筆者根據鄭州市水利建筑勘測設計院業務工作的特點和一線設計人員的需求，對工程設計電子檔案資源的檢索、利用、管理模式進行探討，以期為提高檔案信息資源的利用效率略盡綿薄之力。
一、正確認識電子文件和電子檔案
眾所周知，紙是我們過去文件的主導介質;而隨著計算機技術的進一步發展，電子文件將成為未來社會現行文件的主導形式［1］59。國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB/18894－2002)中將電子文件定義為“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”［2］。電子文件形成于數字設備(如計算機、掃描儀)，并有相關環境(如操作系統、數據庫)支持;以數碼形式(數字、圖形、音頻、視頻)存儲在外存儲器上;閱讀及處理需要設備;借助于網絡傳輸。而電子檔案是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應的軟件、參數和相關數據。電子檔案與電子文件不同的是:(1)電子檔案是已歸檔的電子文件，并且有一定的歸檔要求;(2)電子檔案具有保存價值，主要是指本單位自身的文件，具體包括反映本單位主要職能、主要業務工作、基本歷史面貌、主要財務和產權關系等方面的內容;(3)電子檔案要求集中統一整理且具備一定的整理方法;(4)電子檔案還應包括與之相適應的軟件、參數及相關數據等。正確認識并區分電子文件和電子檔案，有利于科學地管理電子檔案，更好地實現本單位檔案信息資源的共享利用。另外，不是所有的電子文件都要共享，而是只有那些已存檔整理的、具有保存價值的電子檔案才在設計研發的管理平臺上共享。如果不進行標準化管理就不可能實現資源共享。而工程設計單位形成的電子檔案存在很多種存儲格式，主要包括文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件等。要實現共享利用，必須堅持標準化、完整性、真實性、有效性的原則，利用現代信息技術搭建數字化、網絡化的管理平臺，有效積累和儲備檔案信息資源，使本單位多個部門的電子檔案實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享。
二、檔案管理應用系統的科學技術現狀和發展趨勢
信息化已經成為當前社會發展的趨勢。隨著信息化時代的到來，檔案管理模式也在不斷發生變化。推動檔案管理信息化、數字化、系統化是當今檔案事業改革發展的戰略選擇，這不僅符合現代檔案工作的發展方向，同時也攸關檔案事業的發展前途［3］。一方面，社會信息量的激增和新型載體的應用使傳統的檔案管理方法已經不能完全滿足社會需要;另一方面，人們對科技檔案資源的時效性要求逐漸增強，傳統的紙質檔案遠遠跟不上信息社會發展的腳步。這就迫使檔案部門必須改變傳統的管理方法，同時要更新管理理念，創新服務方式，利用現代信息技術搭建數字化、網絡化的信息服務平臺，有效積累和儲備信息資源，實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，以實現檔案信息資源價值最大化［4］。但是，由于受到資金、電子文件以及現行階段檔案信息開放程度的影響，在對檔案信息資源進行開發時往往會有一定的困難，主要表現在信息資源開發程度滯后且共享程度較低。從目前運行的網上檔案館來看，大多是將目錄信息數據庫直接送上網絡，信息量十分有限且信息質量不高。加之部分歷史原因，檔案館的文本數據資源原本就不足，也就很難在短時間內補充信息資源，完善資源共享。另外，我國在電子文件管理標準的制定上相對滯后，管理系統在設計上五花八門，資源無法實現共享，這些問題嚴重影響了檔案信息化建設。電子文件作為國家信息資源的重要組成部分，如果無法實現共享，從長遠來看，受影響的不僅僅是檔案管理水平，還影響到檔案信息服務水平。而適合工程設計類檔案管理系統的軟件，缺乏現成的經驗可循，檔案管理者在選擇適合本單位特點的管理軟件時感到無所適從。檔案信息共享建設是信息社會化的內在要求，是檔案事業適應時代和社會發展的必然趨勢［1］148。建立一體化應用集成平臺級的檔案管理系統是適應網絡化應用發展的必然，互聯網技術的發展為滿足檔案管理業務的需求，提供了技術基礎?；贑/S和B/S兩種體系結構混合應用的檔案管理信息系統及其集成化設計理念，克服了檔案管理信息系統只能在局域網適用的局限性，保證了檔案從歸檔、整理、編目、審核、入庫、管理、存儲、處理及利用等全生命周期管理過程的信息集成和業務流程的一體化縱向管理，同時也保證了企業各部門之間檔案資源的共享，即實現橫向業務的集成。
三、檔案信息資源檢索利用管理的研究內容
電子檔案共享利用管理模式要結合企業自身的工作特點和需求創建，突出個性，要求操作性強，并且能最大限度地滿足本單位使用者對電子檔案的使用需求，工程設計電子檔案共享利用管理需要研究的內容主要包括五個方面。
(一)如何對企業現有的電子檔案資源長期保存、規范化管理、深層次利用
檔案信息資源建設與檔案資源是分不開的，對電子檔案資源進行規范化管理是非常有必要的。就本單位而言，電子檔案多為工程設計檔案，屬于科技檔案，形成的電子文件格式類型眾多(dwg，docx，pdf，jpg，xlsx等)，這就引發了一系列的問題，即如何共享信息資源，如何長期保存電子檔案，如何管理電子檔案以及如何深層次地利用電子檔案資源等，國內對此還沒有特定的標準，因此需要對本單位進行綜合分析，基于用戶需求的基礎上研究一種符合單位自身特點的管理模式，以實現對電子檔案資源的長期保存、規范化管理、深層次利用。
(二)如何對企業現有電子檔案資源信息進行采集、整合，并建立電子檔案數據庫
采集、整合電子檔案信息資源是檔案信息化建設的重要內容，也是實現資源共享的關鍵。由于科技檔案項目眾多且電子文件數量龐大，這些檔案數據資源所形成的海量數據信息若只采用人工采集、入庫的話，操作起來不僅耗時、耗力，而且實現起來也十分困難，很難保證電子檔案信息的真實性、完整性和有效性。因此需要研究一種軟件算法，優化檔案信息采集、整合手段，實現計算機對電子文件的自動采集、整合、入庫，以降低工作強度，提高效率，減少人工提取出錯概率，確保數據轉換過程中檔案的一致性。
(三)如何維護電子檔案信息在檢索利用過程中的真實性
電子檔案在利用中不僅要保證可檢索性，而且更要保證被檢索信息的真實性。電子檔案的真實性在共享利用中往往會受到多方面的干擾，如人為目的對信息進行修改、蓄意破壞造成數據丟失等［5］。為了確保電子檔案的真實性，檔案管理部門必須加強檔案信息安全意識，采取有效措施:第一，檔案管理部門要建立健全電子檔案管理制度，保證各個環節都有嚴格的管理制度和法規，并且要求管理人員要嚴格遵循且實施;第二，加強技術層面的保障，對電子檔案的使用進行全程監控并跟蹤記錄，防止他人蓄意破壞、修改;第三，健全管理隊伍，并對管理人員進行嚴格管理和教育，要不斷提高他們的職業素養，培養他們對電子檔案管理工作的高度責任感，從而促進電子檔案管理工作的順利進行［6］。
(四)檔案檢索利用系統平臺的設計、研發
檔案檢索利用系統平臺對于企業檔案管理工作是必不可少的，要采用先進的計算機技術，汲取各種信息系統的建設經驗，設計、研發一款符合企業自身實際、業務特點和操作習慣的平臺。在這個過程中，應采用網絡版檔案檢索和共享利用平臺，實現紙質檔案的數字化;建立電子檔案資源數據庫，實現網絡化管理與利用;建立科學完整的檔案管理系統，規范檔案信息化建設，積極做好檔案信息資源的開發利用;增強創新意識，要及時對平臺進行更新，使檔案檢索利用系統平臺能夠更好地為企業服務。
(五)檢索利用平臺與單位現有的辦公系統的連接
將檔案信息資源檢索利用平臺與單位現有的辦公系統實現無縫連接，進一步拓寬檔案資源的共享空間，從而實現信息資源的在線查詢、利用，同時要保證檔案管理流程的信息化、自動化和規范化，使得科研人員能夠方便、快捷地獲取科技檔案的數據信息，又在一定程度上可減輕檔案管理人員的工作量。
四、實現檔案信息資源共享利用管理的主要技術指標
在實現檔案信息資源共享的過程中，會涉及多方面的技術和方法，特別是計算機、網絡、系統安全等方面的技術，同時還包括信息管理技術。要解決這方面的問題，僅僅靠檔案部門的力量是不夠的，還需要多方支持與協作，以整體優勢互補來實現檔案信息資源的共享。主要包括五個方面的內容:第一，實現電子檔案目錄及全文信息數字化，更好地解決有效保護檔案原件與充分利用檔案信息之間的矛盾，提高檔案服務的效率。第二，使企業不同部門形成的電子檔案信息資源得到有效共享，滿足各級、各部門業務人員對電子檔案利用的需求。第三，使用者可以在平臺上通過項目編號、項目名稱、項目負責人、文件名稱等多種條件進行模糊檢索，實現電子檔案的在線借閱及各類型工程科技檔案的在線全文瀏覽。確保檔案信息的深層次、高效率利用。第四，根據各種人員的職責、需求、級別、層次等進行使用權限認定，以確保系統安全和進行有效的控制、監督。第五，對使用者的在線檢索、下載利用全過程進行有效的跟蹤、監控、記錄，作為管理員查證的依據，提高管理效率和水平，也起到監督保護檔案信息的作用。
五、開發檔案資源共享利用管理平臺需具備的條件
(一)完善的網絡環境是檔案共享利用管理平臺的基礎
不管是檔案資源加工的數字化、電子文件的管理，還是檔案信息傳輸的網絡化，都是以計算機技術、通信技術以及相關技術為技術基礎，一個穩定、完善的網絡環境是檔案信息資源利用建設的硬件基礎［7］。隨著國家骨干網絡的建設和成熟，檔案網站的發展，網絡信息系統以及檔案信息管理系統的開發，為檔案信息資源的共享利用提供了穩定的硬件支持。我單位具有的完善的計算機網絡體系，具有服務器、存儲設備等高性能的硬件設備，能夠滿足在本單位內部檢索利用檔案信息資源的硬件基礎。
(二)真實、完整、有效的電子檔案信息資源
是檔案共享利用管理平臺的核心電子文件和電子檔案的管理是檔案信息資源共享的核心要素，也是檔案共享利用的主要數據來源。目前，本單位擁有多年形成的電子檔案信息資源。近十多年來，檔案室一直堅持雙套歸檔制，在歸檔紙質文件的同時，由項目負責人歸檔相對應的電子文件，力求在內容及相關描述上保持一致，并定期備份在能脫機保存的移動硬盤上，確保了電子文件的安全性。
(三)信息資源管理標準化是檔案信息資源
利用管理平臺的保證標準化是網絡化與資源共享化的基礎，是信息化資源共享的生命線。一個統一的檔案信息資源利用平臺的運行沒有統一的標準是根本行不通的。信息資源管理標準化是檔案信息資源利用管理平臺的保證，它旨在對信息資源的管理加以約束，使其更為標準，在對管理的質量與效率提升的同時，對信息資源的共享起到一定的促進作用，主要包括包括檔案信息標準化體系的構建和檔案信息標準、規范的一體化。因此，要采用統一的標準對信息資源進行規范的開發、管理和利用，以提高信息資源的的重要性和可維護性。
(四)檔案專業人才是實現檔案共享利用管理平臺的關鍵
檔案信息資源的共享和持續發展離不開各類相關人才的培養和配置，檔案管理人員的專業水平直接影響檔案管理工作的質量。如今，檔案信息化更多的是要求檔案管理人員能夠熟練掌握現代網絡信息技術。因此要實現檔案信息資源的共享利用，就要加強對檔案信息化專門人才的培養，并對管理人員進行定期的培訓。本單位高度重視和支持檔案管理工作，制訂有完善的檔案管理制度，擁有豐富專業知識和工作經驗的檔案管理人員，還有擅于鉆研的專職計算機技術人員。
六、研究過程中可能存在的問題及解決措施
(一)存在的問題
首先，在本單位現有的管理辦法下，電子檔案在檢索查詢和共享利用方面，在不同業務部門之間形成了一定程度的“孤島“，不能實現部門間的信息集成，對上層領導的全局化管理和檔案信息的深層次利用形成了障礙。其次，當前社會上的一些文檔檢索系統，大多只能實現文書檔案的在線預覽，而對于文件格式眾多的科技檔案，還不能完全實現全文預覽，限制了科技檔案的深層次利用，遠遠不能滿足我院科技人員對電子檔案的利用需求。再次，在研究的過程中，由于研究人員認識水平不一致，在遇到問題時，特別是需要有關業務人員配合時，可能會出現不可預知的障礙或時間滯后。最后，檔案信息資源共享是一項投入高的工程，需要大量的資金;而由于本單位資金十分有限，這對于完成檔案信息資源共享利用平臺無疑會造成阻礙。
(二)解決措施
針對以上可能出現的問題，我們會積極宣傳，提前預知，及早謀劃，合理分工，明確責任，遇到問題集體研討，確保本次研究項目順利進行。第一，對單位現存的各處室的檔案信息資源進行規范化整理檢查，對需要歸檔而還未歸檔的電子文件要進行再次收集歸檔，并對真實性、完整性進行檢查確認，進一步完善檢索系統，增設新的檢索功能，使用戶能夠更加方便地實現資源的檢索。第二，檔案信息資源共享利用是一項全面的工作，除了要有計算機、網絡、系統安全等方面的技術支撐外，還要建立綜合的數據庫運行系統，并定期對數據庫進行更新。同時，要加強與外界信息技術部門的合作，汲取有益經驗，為本單位的檔案信息資源共享利用平臺的建設服務。第三，要加強對相關人員的培訓，做好服務指南和服務意見反饋，通過互動交流收集各方意見，同時也要對用戶的需求進行調查分析，并在此基礎上對本次項目進行研究。第四，對項目資金進行合理分配，可對已有的資源進行利用，特別是借鑒在檔案信息資源共享利用方面已取得一定成果的單位，以彌補自身存在的資金缺乏、技術力量不足等方面的問題。同時，要有步驟、分階段地推進檔案信息化建設，保證檔案信息資源共享利用系統管理平臺的順利建成。本次研究構建的電子檔案信息資源檢索和共享利用系統管理平臺，解決的是部門級的數據共享和網絡化應用的問題，適用于本單位全體人員及檔案性質類似的企業科技事業單位。檔案信息資源檢索利用管理平臺的實現，是高效利用檔案資源的重要手段，更是檔案人員日常工作的主要幫手，能大大提高檔案管理人員和一線業務人員的工作效率和質量，節約人力、物力，避免不必要的重復勞動，促進各方面工作協調統一，有效避免在檔案收集、整理過程中的人為錯誤等，在檔案管理上有著不可估量的作用，能產生顯著的經濟效益。同時，通過構建電子檔案信息資源檢索和共享利用系統管理平臺，能夠最大限度地保證科技檔案信息的準確性、完整性，有效解決在傳統的紙質檔案保存和使用過程中出現的破損、丟失等問題，在一定程度上可以降低檔案管理成本。另外，在進行相關產品設計時，由電子文件轉化而成的電子檔案身價倍增，給設計工作帶來極大的方便，提升檔案信息對單位決策層的支持力，使決策層對全院的檔案信息資源全面把握，有利于對單位的業務活動實現全局化管理，使領導決策科學化，更好地引領單位保持持續、快速發展，為推動現代化企業管理插上科學之翼。
參考文獻:
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作者:袁衛平 單位:鄭州市水利建筑勘測設計院
