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摘要:檔案信息資源服務是衡量整個社會文化建設、精神文明程度、社會可持續發展能力的標尺。信息時代日新月異，檔案事業也發生了前所未有的變化，檔案信息資源服務對檔案事業發展的影響是檔案行業必須思考的問題。
關鍵詞:檔案資源;信息服務;檔案事業
檔案是一類特殊的信息資源，在知識體系中屬于前系統知識，具備憑證價值、信息價值和文化價值等三重價值，它記錄歷史、傳承文明、服務社會。檔案信息資源必須服務社會，讓人們充分對檔案信息得到充分而便捷的利用，檔案信息才能實現其價值，檔案工作的價值才能體現，從而促進檔案事業可持續發展。
1檔案信息資源的共享性
檔案是記錄知識的載體，檔案信息是記錄在載體上的知識(信息)。共享性是檔案信息的基本特性，各檔案機構都可以檔案資源社會共享為目的，以服務社會為宗旨，利用現代信息技術，把檔案轉化為檔案信息，讓封閉的檔案館藏“活”起來，從而滿足用戶多樣化、便捷性的檔案信息需求。開展檔案信息資源服務，就是挖掘檔案文化的內涵，是檔案記錄、體現社會文明成果以及文化形式的一種表現。它可以滿足人們傳承中華民族的歷史文化，獲取歷史文化知識，開展科學研究，提高自身素質及文化休閑的各種需求。
1．1檔案信息資源服務要遵循資源共享原則
由于檔案的特殊性，檔案的開放與服務具有差異化，應區別對待。但檔案信息資源經過開放鑒定，成為可共享的檔案信息資源后，向社會開放與提供服務時要做到兩點。首先，兼顧公平與效率。社會公民具有平等獲得檔案信息資源的權力，檔案信息資源的利用要滿足各階層人士的需求，難免會出現資源配置不均衡的情況。若要保證公民利用檔案信息資源的機會平等，就要滿足各用戶群體的多元化需求，提高檔案利用效率，保持利用平衡。所以在目前市場環境下檔案信息資源共享中，要體現主體和客體之間的互惠互利及社會整體資源配置的有效，才能合理開展服務利用的功能。其次，加強需求與配置。檔案信息資源服務是為社會需求服務的，公共服務占主導地位，可以說需求檔案事業發展的巨大動力。實質上就是要達到最大限度讓檔案用戶滿意的原則，就市場化商業化檔案信息服務機構而言，它們的宗旨就是把資源配備、資源服務發揮最大效益來滿足社會的需要。
1．2檔案信息資源服務遵循社會效益原則
在多元化配置過程中，要求檔案機構與非檔案部門(如圖書館、博物館、校友會)等進行宏觀調配，也要求涉及檔案信息資源供給的機構對相關人力、物力、資金、技術、設備等進行集中配置，業務層面上要求檔案管理業務與文件管理活動、檔案管理系統與單位的網絡中心、電子文件管理系統即OA系統等多方面協調。檔案信息和文化的重要形式之一，對其配置實質上是信息和知識如何擴散和流動的問題，例如:“如何處理國有的與非國有的、機構保有的和民間散存的、保存在國內和流失在海外等檔案信息資源的歸屬與流向，是以核心信息資源－－檔案為基礎進行國家知識創新的重要前提”，也是以檔案作為國家文化遺產如何進行文化傳承和文化創新的問題。有學者指出檔案是社會文化的物質存在和記憶工具，而且憑借檔案的歷史本質及其屬性，應該占據文化“主產品”的社會地位。因此，檔案資源服務多元化配置非常重要，隨著市場經濟體制的不斷改革，深入配置成熟的信息資源市場，才能吸引更多的檔案信息服務機構參與到資源的供給中來，促進社會時代的進步，促進檔案事業的發展。
2檔案信息資源服務的重要性
檔案工作的最終目標是開發利用，若不重視開發利用，檔案就會失去“生命的活力”，就不能為社會的發展提供有價值、有特色的服務。比如，長沙學院綜合檔案室編制了方便實用的全校學生人名目錄、干部職務職稱目錄等專題索引，并根據學校發展的特色，編制《檔案大事記編研》等等，給檔案服務工作帶來很大的便利。目前高校提供檔案服務的領域面不斷擴大，對高質量的檔案資源需求不斷增加。在學校各種活動中，需要不斷利用檔案信息資源，在校園文化建設、校園信息建設等方面也得到體現。
2．1檔案信息資源在服務過程中得到增值
檔案信息資源在本單位中占有主導地位。比如:教學檔案－－通過查閱學校檔案，為歷屆畢業生出具學歷證明、成績證明等。編研的全校學生人名目錄索引中，能夠快捷地為學生找工作、征兵、比賽等等提供所需原始檔案材料。檔案信息資料的完整，使得用戶得心應手，不自覺地擴大了信息面。不斷豐富檔案信息資源的結構，建立健全檔案信息資源保障體系，改進檔案利用服務的技術和方法，建立和完善各類數據庫，實現檔案資源的數字化管理。也不斷提高了檔案人員的敬業精神，在服務中樹立“用戶至上”的思想，主動提供信息資源，滿足用戶的需求。充分利用現有館藏，以開放的、平民化的服務心態創新提供利用服務的方式，綜合開發與傳播館藏檔案信息資源，利用有價值的檔案資料的收藏力度，來滿足信息時代社會對檔案資源的需求量，以此來帶動檔案事業的向前發展。
2．2檔案信息資源服務對檔案事業發展起到宣傳作用
檔案資源的利用率高，則在各社會領域中都會產生較大的影響，能及時地為領導提供參考，為社會各界準確地提供原始檔案資料，給用戶提供便利，給行政執行者提供依據。反之，若檔案信息資源不能很好整合利用，保守封閉，檔案與檔案工作的價值就要大打折扣。信息資源服務就是流動的社會財富，能提高公共政策決策水平。不斷利用這些信息資源，加強檔案數字化建設，根據各自檔案管理的現狀，探索形式多樣的檔案信息資源整合，規范有序地搭建檔案信息資源共享與互聯互通平臺，實現信息資源共享的目標。從實際出發，把過渡分散的資源管理，爭取行政部門的大力支持，不斷創新體制、強化服務，合并機構，理順檔案行政部門與主管部門在檔案工作中的關系，建立完備的機構，有序推進檔案信息化建設，構建檔案信息資源互聯互通的平臺，科學整合并合理開發檔案信息資源。檔案信息資源也是檔案工作的宣傳途徑，通過檔案信息資源服務，讓人們了解檔案及檔案工作。
3檔案信息資源服務對檔案事業發展的影響分析
檔案信息資源服務是檔案事業發展的基礎，加強檔案信息資源服務不僅能促進經濟建設和社會發展，而且可以更好地強化檔案在社會生活中的地位，從而更有效促進檔案事業的全面可持續發展。
3．1建立檔案資源服務體系，有利于促進檔案資源的收集
檔案具有數量多、范圍廣、增長速度快、結構繁雜等特點，再加上檔案工作涉及的環節多、部門廣、時間長、檔案意識薄弱，檔案收集工作中出現重復收集、收集重點不正確、檔案收集不全面等情形。因而建立檔案資源服務體系就勢在必行，因為檔案資源服務體系的建立有助于檔案管理機構明確自身定位，根據當代社會政治、經濟發展的需要，收集符合自身發展需求的相關檔案。更重要的是，檔案資源服務可以促進人們檔案意識的提高，促進檔案的收集。
3．2建全檔案資源服務體系，有利于提高檔案工作的社會地位
長期以來，在檔案和檔案工作中都存在著領導不重視、社會不認可的尷尬局面，其原因是多方面的，一是因為人們的檔案意識淡薄、不清楚檔案的價值和作用;二是因為檔案工作是一項耗時較長的工作，檔案是否能發揮、什么時候能發揮出其自身的價值存在著很多的不確定因素，會根據國情、政策等的改變而發生變化;最重要的原因是隨著社會的發展，計算機技術滲透于各個領域中，但在檔案領域中缺乏專業的計算機檔案人才，因此檔案資源服務體系并不完善，無法實現滿足人們多方面的檔案需求這個基本目標，更談不上開展‘宣傳檔案的作用’等提高檔案知名度及社會地位的工作了。完善的檔案資源服務體系，可以為宣傳檔案提供資料，除了通過網絡、電視屏幕、報刊廣告等傳統形式對檔案進行宣傳，加深人們對檔案的了解外，還可以利用微信、微博等新媒體平臺，結合國家政策、新聞時事熱點等檔案相關信息，使人們能夠通過身邊事聯系到檔案本身，從而不斷提升檔案在生活中的知名度。同時，檔案資源通過利用微信、微博等新媒體平臺的傳播與共享，可以真正實現人們隨時隨地查檔案的目標。
3．3完善檔案資源服務體系，有利于促進檔案事業的可持續發展
檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物，是人類社會發展過程中所創造的物質財富和精神財富的總和。它不僅是企事業單位查考的依據，也是科學研究的基礎和條件、生產建設的資料。完善檔案資源服務體系，不僅可以使得上述工作更好更快完成，同時也能讓檔案在以下幾個方面的服務中發揮作用。第一，可以為決策提供參考功能:檔案以其原始記錄性，能使工作人員根據以往的情況判斷未來工作的發展趨勢，為各類單位、黨委和政府提供資政決策服務，發揮其信息服務作用;第二，可以成為社會教育的題材:檔案館作為國家機關之一，不僅應該是檔案的保存者，更應該是檔案文化的傳播者與教育者。檔案館通過建立檔案資源服務體系，在更便捷、快速地傳承優秀歷史文化的同時也能提高公民的文化素質，成為社會大眾接受素質教育的“第二課堂”;第三，可以起到信息傳遞的作用，通過對檔案館中豐富的館藏和館外檔案資源的整理，建立完善的檔案資源服務體系，使紛繁雜亂的檔案變得井然有序，使人們快速查閱到需要的檔案信息。另外，也方便檔案工作者利用相關信息開展檔案展覽、專題講座等活動，通過這樣多角度展示檔案的方式，可以在一定程度上吸引社會群體對檔案的關注，加深他們對檔案的了解，從而提高檔案的知名度以及被重視度。這樣就會吸引更多的人加入研究檔案與檔案工作，產生更多的研究成果，使得檔案事業的發展呈現一個良性循環，有利于其可持續發展;第四，發揮市場服務功能，檔案館可以通過利用檔案資源，建立檔案文化產品，在公益事業與商業性文化產業方面雙管齊下，不斷加深檔案對人們生活的影響力，提高檔案在社會中的地位?？傊?，檔案資源服務，于檔案機構而言，可以更好更快地滿足單位其他各部門及社會的檔案需求，也能在單位的發展中起到積極作用;于檔案事業而言，檔案資源服務促進其自身發展的同時，也有利于為其增添新的生機和活動，引進更多優秀人才，使得檔案各方面的價值得到更好的傳承和傳播。
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作者:趙菁菁 單位:長沙學院綜合檔案室
