前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的檔案信息化管理簡析(4篇)，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：對于電力企業的檔案資料，比如生產、經營、擴建活動等技術活動形成的檔案資料會隨著企業的經營時間越長，其內容越多，并且成為電子企業資源的重要組成部分，提供獨特的價值。而隨著時代的進步，電力企業檔案信息化、數字化的水平也愈來愈高，使用信息化檔案的意義也越來越突出，所以，下文筆者將探討電力企業檔案信息化的問題與實踐研究。
關鍵詞：電力企業管理；檔案信息化；檔案管理
一、電力企業檔案信息化管理的重要性
電氣的企業的工作重點完全可以圍繞檔案的信息化管理展開。首先，檔案是屬于企業的一個信息庫，其信息量非常龐大，并且其主要是將各種信息資源儲存、存放在單堆資料之中，這正是將一些原生信息資源進行一系列重要的整合，從而實現自身的價值，或者擴大其自身的價值。這樣的作用在電力企業的工作中成為重點是毫無疑問的，并且為企業的經濟效益產生發揮著助推器的作用，所以，如果可以將檔案信息化管理充分運用，發揮其長處，就可能成為整個電力企業長遠發展的奠基。作為檔案集成管理的基礎，檔案信息化的管理重要性不言而喻，檔案信息化管理在知識平臺的基礎上將相關文字與管理中的圖像、文字與聲音、時間等各種信息集成起來，讓各個類別的信息與其信息各位資源得到整理于配對匯總，這樣的管理工作可以使不同的部門與環節的功能得到綜合，使其克服時間與空間、環境等障礙，實現企業信息資源的自由流通。
二、檔案信息化管理存在的問題
（一）檔案管理人員素質問題
在當前的檔案信息化程度來看，檔案信息化部門最為需求自然是能夠熟練使用檔案信息化技術的人員，缺少這類人員限制了整個電力企業的檔案管理的發展，并且對電力企業的經濟、技術發展產生了很大的障礙，這不僅是檔案管理的問題，更對整個行業的發展產生了限制，所以，筆者認為在進行檔案信息化管理的過程中必須要求相關的檔案管理人員擁有更高、更好的信息化檔案管理知識層次，掌握先進的信息化檔案管理技術與技能，從而為檔案的信息化管理作出良好的基礎與后續發展的保障，反之，如果沒有擁有相關技術、知識的信息化管理人才，就算企業擁有再好的信息化檔案管理裝備、工具，也只是起到表面作用，對企業的進步推動非常微小。
（二）不能保證自身的特定性
對于檔案的信息化管理，雖然對于紙質檔案管理，其節省了大量的工作時間，大大提高了工作的效率，但是其同樣存在的不能保證自身特定性這樣的嚴重問題。這樣的問題主要來自于電子檔案自身的特點，因為電子檔案修改過于容易，并且很容易達成修改后不留痕跡，也不具備特定的字跡，所以文檔的特定性、獨特性、憑證性都無法得到保證。
（三）無法系統性的管理檔案
檔案管理的系統性可是說是檔案信息管理電子化的前提，所以如果無法系統性的管理檔案，那么信息化的檔案管理也就是無稽之談，正是因為這樣的問題，在目前的檔案管理進程中，會因為企業中各種各樣的原因導致檔案管理、文獻管理存在著標準不統一，管理規范性很差的現象，這樣事情的出現使檔案管理的系統性大打折扣，制約了檔案信息化管理的統一性，所以，檔案信息化管理的標準化與這個工作的規范性必須得到企業上下的重視，從而提高檔案管理的系統性。
（四）檔案管理的技術標準不達標
對于檔案管理的工作程序以及檔案管理信息化的技術標準在制定時候，并沒有討論到現金信息化發展如此快速的因素，計算機信息處理技術的特點與發展情況都大大超出人們的想象，所以，對于檔案文獻管理的載體，比如磁盤、軟盤、光盤、硬盤等，都無法從行管的檔案管理規定中找到相應的技術標準進行規劃。
三、電力企業檔案信息化管理的對策研究
（一）提高檔案信息化管理人員的素質
對于這個信息化技術快速發展，知識經濟不斷發展的時代，像電力企業這樣的傳統事業如果想要拓展企業事業、持續創新，那么提高相關部門人員的素質是必不可少。而對于檔案信息化管理來說，也必須提高其相關管理人員的素質，這里所提到的素質，是對于檔案管理人員自身精通本職的專業知識以及專業技能，還必須具備相應的現代科技手段，對檔案的信息化進行科技的管理，而為了讓相關管理人員能夠擁有這樣的能力，電力企業的高層人員可以通過進行宣講、學習、或者布置員工在閑暇或者工作比較輕松的時候通過媒體介質進行學習，并且鼓勵、獎勵員工不斷更新、擴大自身的管理知識、素質與專業知識，這樣可以發展成檔案管理工作整個部門的工作效率與工作意識提高，增強自身的責任心、
（二）提高檔案的系統化水平
為了使檔案信息化管理工作能夠更加順利的進行，檔案的標準化與規范化化是其必須進行的工作，并且，檔案的規范化與標準化的提高，可以使檔案的信息化整理水平得到提高，也就是提高了系統的整體水平，從而可以更加有規范的發揮出整體的優點，而為了達到提高檔案信息化管理的系統化水平，所必要的是進行檔案業務的規范化，以及檔案標準的健全，并且將這些切實的布置下去，監督其實施，就可以使檔案的信息化建設得到整個系統的整體水平的提高。
（三）保證網絡信息的安全
網絡的信息的安全問題直接影響了檔案信息化管理的安全問題，所以必須得到相關人員與企業高層的重視，比如電子檔案的載體傳輸安全保管體制與網絡傳遞、介質傳遞的電子文件歸檔等問題，都要對其安全性加以保證與檢查，一旦安全環節出現問題，很可能出現信息保密性被破壞，知識產權被侵犯等等問題，而這些問題都是對檔案的信息化管理建設造成極大阻礙的問題，所以，檔案信息的機密性與安全保證都要依托于網絡信息與計算機系統的運行安全，因此，設置訪問權限與身份識別等措施是必須的，這樣才能保證檔案信息化的順利進行。
四、總結
對于企業的一些重要檔案，進行數字化、信息化建設是國家檔案局與國家電網公司檔案信息化工作的要求，檔案信息化建設更是國家電網一強三優的現代單位基本要求，所以，檔案管理適應現代信息技術發展，是今后檔案發展的必然選擇，在這方面的管理人員，必須拓寬管理思路，改進工作方法，對于工作要加緊、加精，提高工作效率，使電力企業更能夠在企業檔案的改進中得到整個企業的經濟效益的增加。
參考文獻
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作者:任國珍 單位:國網青海省電力公司海南供電公司
第二篇:城建檔案電子信息化管理
摘要：隨著現代經濟的不斷發展與城市化進程的加快，城市建設成為現代社會建設的重要組成部分。城建檔案實際就是城市建設相關活動的真實記錄，在發展中，需要對檔案進行分析與核實，從而確保其發展方向的正確性。然而，目前很多市政府都沒有認識到城建檔案管理的重要性，只是單純的將其作為資料保存檔案館，而且多數檔案保存都基本等于封存。在城市的發展與建設過程中，基本上不會對這部分檔案進行利用，這就使得檔案信息無用化嚴重。同在我國傳統的城建檔案管理上，其管理理念與方式落后，有效信息不能及時提取與整合，自然也就無法對之進行利用。在當前社會發展下，人們開始認識到檔案利用的重要性。且檔案管理理念與方式也趨于現代化，電子信息化管理在城建檔案的保存中運用相對普及。文章針對城建檔案的內涵與特點進行概述，并就城建檔案的作用加以明確，從側面烘托出城建檔案電子信息化管理的重要性，就其實現過程中存在的不足加以明確，提出解決措施，希望能夠為我國城市建設的檔案保存與利用作出一定的貢獻，從而促進城市建設的現代化發展。
關鍵詞：城建檔案；電子信息化管理；現狀；策略
城建檔案是城市在建設中所形成的檔案資料，其中既包含記錄性文件也包含一系列合同與規章。對城建檔案的管理能有效地提高其城市建設中的資料參考，從而確保其在發展中的一些決策符合城市現狀。而現代社會科學技術的不斷發展，使得檔案管理也趨于現代化，城建檔案電子信息化管理模式逐漸引起社會各界的關注。受到傳統檔案管理的限制，城建檔案電子信息化管理的實現在多個方面均存在問題。使得其管理的秩序與安全有所缺損。為進一步實現城建檔案的保存與利用，必須就其電子信息化管理的實現進行研究，對其中不足加以彌補，從而促進檔案管理質量提升，更好的為社會服務。
1城建檔案的內涵解析
城建檔案與一般的檔案內涵基本一致，只是在主體上會存在差異。文章將城建檔案定義為城市建設中的一系列活動的記錄文件與相關資料的整合。在傳統的城市建設中，其僅包含建筑內容，而當前的城建已逐漸上升到城市各個方面的建設。其中既包含建筑，也有經濟、政治等內容。目前的城建檔案其包含的范圍更廣，內容更全面。同時城建檔案的管理難度也會相對提高。城建檔案屬于檔案的范疇，與傳統的檔案特點基本一致。主要包含、動態性、內容多、類型多、檔案利用價值較高以及人員較多。
2城建檔案電子信息化管理的必然性
城建檔案對于一個城市的發展具有十分重要的作用，而城建檔案的特點決定了其管理工作的開展難度大，且內容復雜多樣化。因為傳統的管理形式很容易出現偏差。隨著現代化科學技術的發展，人們逐漸意識到信息化管理技術在檔案管理中的優勢，從而開始在城建檔案管理中引入電子信息化管理，希望能夠實現其管理的高效性與資源利用的最大化，為城市建設提供積極作用。
3城建檔案電子信息化管理的應用特點
所謂城建檔案的電子信息化管理，就是利用當前的一些新型的電子信息化技術對城建檔案進行現代化管理與信息的提取，從而實現城建檔案價值的最大化。就這點而言，城建檔案電子信息化管理的應用特點，可表現為如下幾點：
3.1存儲形式的多元化
在城市建設的過程中，其存在著多種合同或者文件，城市的穩定發展與相關部門的運行都具有十分重要的作用。而在傳統的檔案管理中，多是對實體資料進行收集，并且以文件夾等形式，將其進行保存。這種儲存形式相對單一，且受到破壞的可能性較高。同時，實體化的資料一旦保存的時間過長，就很容易被侵蝕，從而存在檔案丟失的可能。而電子信息化管理技術，其打破了這種單一的存儲形式。利用云計算、計算機技術、信息化技術等，優化城建檔案的存儲，使得其保存方式多樣化。在整個檔案的存儲過程中，其不僅具有實體還有數據庫。就算數據庫或者實體檔案丟失，其整體檔案依舊存在。
3.2信息處理的準確性與及時性
檔案不是單純的信息收存，而是發展記錄。其中包含了城市發展中的一些規章制度與發展方案。也就是說，城建的檔案其中不乏一些可用的信息。然而，城建檔案本身的信息具有內容多、種類豐富等特點，如果使用者要從整個檔案中去尋找可用信息，其尋找的難度較大，且獲取的信息可使用性較小，且浪費時間。電子信息化管理其本身是以一個系統存在，在檔案錄入后，其系統中的數據處理模塊就會對城建檔案中的信息進行歸類，并對其中的一些有用信息進行自我歸檔。在城建檔案運用的過程中，使用者只需要進行對應的搜索，便可以獲得有用的檔案資源。這就打破了傳統檔案利用的費時費力現象，從而實現了檔案利用的高效性。
3.3檔案信息的共享性
在我國當前存在的城建檔案管理，多是以實體管理為主，也就是這種管理模式的信息支撐范圍有限。而一般來說，城建檔案信息也多是對本城市的發展有用。然而，在城市化進程不斷加快的背景下，越來越多的城市在建設中借鑒其他城市的發展經驗，以期望能夠實現其發展最佳化。因此，其需要對城建檔案中的信息進行了解。但是，實體化的城建檔案管理模式，其無法實現信息共享，自然在檔案的傳播與利用上，就會有一定的主體限制。城建檔案電子信息化管理的提出，有效地打破了城建檔案的地域限制，其會創建對應的網絡系統，從而使得信息具有共享平臺。
4城建檔案電子信息化管理不足與對策
4.1城建檔案管理重視度
目前，我國多數城市在建設的過程中，都沒能正確的認識城建檔案電子信息化管理的重要性，使得其在相關工作的安排上，缺乏對這部分的人員配置與工作設定。這就使得城建檔案管理在落實上存在明顯的不足。針對該種問題，城建相關部門必須要正確的認識到其在城建工作中形成的檔案與資料對于后續工作實施的重要性，端正相關部門對城建檔案的認知，從而方能確保其在各項資源的配置上，符合城建檔案電子信息化管理的基本要求。
4.2城建檔案管理理念
城建所涉及的部門較多，這就使得城建檔案管理的復雜性較強。而在當前的城建檔案管理中，其仍舊沿用最為傳統的一些管理理念，也就是沒有明確的將城建檔案與傳統檔案區分開來。自然，在相關制度的制定與落實上，也缺乏對應的適用性。尤其是電子信息化管理策略提出以后，傳統管理理念基本上無法使用。針對該種現象，必須要對城建檔案管理理念進行更新。在電子信息化檔案管理的推進過程中，對應的檔案管理人員需要充分認識到檔案管理的價值，并且將檔案管理的環境與以往環境進行對比，以保證其管理理念的更新。
4.3城建檔案管理人員素質
電子信息化檔案管理對于管理者的素質要求相對較高，無論是在檔案管理人員的管理知識上，還是在相應設備的操作上，傳統的檔案管理人員基本上都無法適用。這就使得電子信息化城建檔案管理的實現存在一定的缺失。對此，市政部門可以創設對應的培訓機構，針對所有城建部門的檔案管理人員進行電子信息化檔案管理知識與技能的培訓。涉及城建檔案管理理念的更新問題，也必須要以人員為基礎，從而使得管理人員素質得到根本性提升，在整個管理過程中無論是操作能力還是管理意識都有所加強。
4.4城建檔案管理設備
城建部門較多，城建檔案分布也相對較散，而不同的城建部門，其基礎條件不同。對于其城建檔案的管理要求與管理配置也存在一定的差異。城建檔案電子信息化的提出，于很多城建單位而言，基本上沒有對應的硬件設備作為保障，在實現上也存在一定的缺失。針對該種現象，可以適當的針對各個城建部門的檔案管理設備進行了解，并且適當的對其進行資源的統籌，使得城建檔案管理設備相對而言能夠區域平均化，保證城建檔案管理水平提升。
4.5城建信息查詢系統
目前，多數城建部門的城建檔案都只是對內開放，而相關單位需要對其信息進行使用時，基本上無法查詢，這就會使得越來越多的部門無法認識到城建檔案管理的有效性。在城建檔案電子信息化管理實現的背景下，可以創設對應的城建信息查詢系統，使得區域內的城建信息都能夠在該平臺上查詢，為城建檔案管理的作用進行證明，使得城市建設中的各個部分都能夠及時的獲取信息并將其作為參考，從而促進城建質量，推動現代化城市建設的進程。
5結束語
城建是一個綜合性的名詞，其中包含的內容相對較多，城建單位也相對廣泛，且類型多樣化，這些因素使得城建檔案管理難度較大，管理內容較多。而傳統的城建檔案管理忽略了其檔案性質與特點，在管理時，沒有對其后期的利用價值加以重視，使得其管理存在較強的片面性。城建檔案電子信息化管理是檔案管理發展到一定程度的必然趨勢，因此，必須要就城建檔案電子信息化管理的實現進行研究。希望能夠有效地利用電子信息化技術，使得我國檔案管理人員素質提升，檔案利用效率提高，為城建部門管理工作提供更為有利的參考。
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作者:陰子芬 單位:晉中市城鄉建設檔案館
第三篇:檔案信息化管理安全防范重要性
摘要：實現檔案信息化管理是檔案管理工作發展的必然趨勢之一。通過實現檔案信息化管理能夠大幅度提升檔案管理工作質量及效率，讓檔案管理工作達到新的層次。但在檔案信息化管理過程中，也會受到潛在風險因素影響，會對檔案信息安全產生威脅，可能會造成電子檔案信息損壞或丟失?；诖吮疚膶n案信息化管理中心信息安全問題進行了分析，并提出了相關防范策略。
關鍵詞：檔案信息化;信息安全;風險防范;預判能力
1檔案信息管理安全防范的重要性
對于檔案信息化管理中心而言，檔案信息管理安全防范是基礎性工作之一，是電子檔案信息安全的基本保障。電子檔案管理與傳統紙質檔案管理存在明顯差異。電子檔案占用空間遠小于紙質檔案，消耗人力較少。在節約人力、物力資源的同時，也能夠大幅度提升檔案管理效率。但在電子檔案管理過程中，也容易受到其他因素影響如網絡病毒、木馬、黑客攻擊、非法訪問等。這些網絡風險因素會對電子檔案信息的安全產生嚴重威脅[1]。一旦電子檔案受到惡意攻擊而出現信息資料遺失、泄露或損壞等，所帶來的后果將不堪設想。因此，檔案信息化管理中心要加強電子檔案信息安全防范，通過針對性措施來保障電子檔案信息資料不受外界非法攻擊影響。同時，檔案信息化管理中心內部要加強相關工作人員安全意識培養，創建一個良好的電子檔案安全管理氛圍，促使電子檔案信息管理工作順利開展。
2檔案信息化管理中心信息安全問題
盡管電子檔案信息安全管理一直都備受檔案信息化管理中心所重視，但具體實施過程中，還是表現出了一定問題[2]。
2.1風險預判能力有待提升
部分檔案信息化管理中心，在電子檔案安全風險防范時風險預判能力較弱，無法提前對潛在性安全風險因素做出預判。一旦出現突發性事件，實際解決問題的能力相對薄弱，容易出現電子檔案遺漏、損壞、丟失等情況，會對電子檔案信息安全產生嚴重威脅。同時，檔案信息化管理中心風險評估體系尚不健全，未能對風險漏洞進行合理分級，缺乏針對性的防控措施。
2.2相關管理制度有待完善
檔案信息管理中心由于相關管理制度不健全，導致部分工作缺乏有效導引，無法按照標準化、規范化的流程執行，往往會出現差錯、遺漏。同時，制度缺乏可操作性，導致制度執行力較弱，使得制度流于形式，無法充分發揮作用。
2.3電子檔案信息安全存儲格式之一
一些檔案信息化管理中心在儲存電子檔案信息時格式不夠統一。由于檔案信息來源范圍較廣，由不同軟件所生成的電子檔案格式不盡相同，在數據轉換時往往存在一定阻礙，這也在一定程度上增加了電子檔案的安全風險。還有一些電子檔案需要通過專門的設備或軟件才能讀取，一旦出現設備故障或軟件故障，相關信息可能無法及時讀取。臨時轉換電子檔案格式則需要耗費大量時間。
3完善檔案信息化管理中心信息安全
3.1加強信息安全風險預判
檔案信息化管理中心在電子檔案信息安全建設過程中，必須加強信息安全風險預判。通過有效地風險預判，提前發現風險因素或風險漏洞，做出有效防范，更大程度保護電子檔案信息安全。檔案信息化管理中心需要充分利用先進的保護技術，對存儲介質、基礎設施等進行全面性地保護，構建出一個完整的電子檔案信息安全屏障，防止電子檔案系統受到非法入侵、網絡攻擊等[3]。通過加強風險預警、完善應急預案制定等，進一步增強風險預防能力。同時，檔案信息化管理中心要不斷加強相關員工業務能力及專業素質培養，使其能夠在第一時間對風險因素做出反應，提升其風險分析及預判能力。通過一系列舉措，將電子檔案風險控制由以往“事后補漏”的形式轉變為“預防為主，防治結合”的形式，做到事先預防，事后管控，進一步提升安全風險管理效能，讓安全風險因素“無所遁形”。
3.2規范信息安全標準體系
檔案信息化管理中心通過構建一個規范化的信息安全標準體系，讓電子檔案管理工作能夠以標準化的流程執行，進一步消除安全漏洞。在信息安全標準體系制定過程中，可參考國家及行業相關標準如《計算機信息系統安全保護等級劃分準則》《信息安全應急響應計劃規范》《基于互聯網電子政務信息安全實施指南》《電子文件歸檔與管理規范》《終端計算機系統安全等級技術要求》《終端計算機系統安全等級評估準則》等[4]，進一步明確管理細則。當然，在信息安全標準體系構建過程中，也不能盲目性地應用國家標準或行業標準。檔案信息化管理中心需要結合實際情況，做出一定調整，保證安全標準體系與自身發展目標的契合度。通過推進信息安全認證，完善檔案基礎設施安全保密，保證電子檔案信息從采集、整理，到加工、應用都具備安全保障。檔案信息化管理中心信息安全標準體系構建除了要適應形勢需求外，還要表現出對技術的前瞻性與主動性，為新技術應用提供預留空間，讓新技術能夠無縫應用到電子檔案信息管理當中，讓電子檔案信息安全抗性不斷提升，進一步提升管理工作效率及質量。
3.3不斷增強電子檔案信息安全防范意識
增強電子檔案洗洗安全防范意識，意味著檔案管理工作者能夠從思想源頭認識到電子檔案信息安全保護的重要性，這對于電子檔案信息安全保障體系建設具有重要的意義。檔案信息化管理中心內部通過安全風險評估教育培訓，不斷增強檔案工作人員信息安全防范意識，使其能夠對電子檔案信息安全風險隱患保持較高的警惕[5]。同時，要加強相關法律知識培訓，不斷增強檔案工作人員相關法制觀念，督促其主動約束自身行為。另外，檔案信息化管理中心還可聘請行業專家開展行業知識講座，進一步豐富檔案工作人員視野，使其能夠接觸到行業前沿，促使其更新知識積累，進一步提升自身業務能力及綜合素養，為電子檔案信息安全防范提供可靠的人才保障。
3.4保證信息存儲長期有效
電子檔案文件的生成會經歷一個完整的生命周期，包括電子信息形成、收集、整理、歸檔等，這是一個連續的過程。在這個過程當中，必須保證電子檔案信息的真實性、完整性及有效性，才能保證電子檔案信息的原始性，才能充分體現出電子檔案信息的價值。在電子檔案信息存儲過程中，由于信息文件內容與載體具有可分離性，這也就導致了一份完整的信息文件可能由若干份不同物理地址或不同格式的文件組成。信息文件對存儲軟、硬件環境具有較高的依賴性。脫離了原有的環境，可能會出現無法讀取，甚至可能出現文件丟失的情況。因此，在電子檔案文件存儲過程中，要統一軟、硬件系統以及對應的數據端口，保證信息文件的兼容性，盡力避免信息孤島，讓信息存儲長期有效。歸檔時，先進行邏輯歸檔，將信息文件的管理權限由產生部門轉移到檔案部門，再經過后續處理，最終將電子文件歸檔轉變成物理歸檔。同時，要制定相應的電子檔案信息備份制度，要求定期備份存儲電子檔案，為電子檔案安全存儲提供另一層保障。
3.5加強電子檔案信息安全評估
通過對電子檔案信息進行有效的安全評估，能都對電子檔案管理過程中存在的潛在性風險因素進行提前預防。常見的安全評估方法包括以下幾種[6]：第一，FAT分析法。該方法主要是利用圖形化的故障樹來對潛在風險隱患進行直接、清晰地分析。該方法應用過程中，會結合各事件之間的相互聯系逐級建樹。根據某一個初始事件便能夠預知到另一個與之存在聯系的故障事件。也就是說，能夠根據基本事件情況反映出頂級事件狀態，從而對事件成功及失敗的可能性進行連續分析，直到獲取最終結果。第二，EventTreeAnalysis法。該方法是結合風險事故產生過程進行分析的方法。由事件原因至結果順序出發，構建相應的樹形模型圖。首先，確認起始事件，并對風險事故進行合理預測，初步獲得潛在隱患因素，對可能產生的不良后果進行評估。同時，提出相應的風險預防、管控措施。其次，進行事件樹編制，借助事件樹來深入分析風險事故原因，對風險因素進行細化。再者，對造成風險事故的順序進行描述，確認事故最小割集，編制相應的分析結果。第三，Dephi法。該方法是最為常見的安全風險評估方法。主要是利用互不干擾的調查方法來收集相關專家預測意見，通過反復詢問，讓所有專家預測意見趨于一致，獲得電子檔案信息安全威脅的最終預測結果。在檔案信息化管理中心相關業務開展過程中，根據實際情況，選擇合適的安全評估方法，找出潛在性的風險要素，并給予針對性措施管控，更大程度消除潛在性安全風險，為電子檔案管理“保駕護航”。
4結束語
檔案信息化管理中心信息安全建設過程中，通過完善相關制度、加強安全意識培養、規范信息安全標準體系、加強電子檔案信息安全評估等舉措，逐漸構建出一個健全的電子檔案信息安全保障體系，較大程度防止電子檔案遺失、損壞，為電子檔案安全存儲提供保障。
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作者:李迎芝 單位:公主嶺國家農業科技園區政務服務中心
第四篇:檔案信息化管理創新研究
【摘要】信息化時代，我們應加強檔案管理的創新研究，從管理機制入手，更新服務理念，并不斷提升工作人員的專業素養、信息技術能力，引進現進、科學的管理系統，為學校的發展，為教科研工作的更有序、高效進行貢獻力量
【關鍵詞】檔案管理；信息化；管理模式
如今是信息化時代，“信息化”是各項工作轉型趨勢，學校檔案管理也離不開信息化手段，可目前在學校檔案管理的信息化進程當中還存在許多問題，特別是教科研檔案管理方面，還有許多不完善的地方，需要不斷探索更新穎、更合理的管理模式，讓信息化與檔案管理工作有機融合，提升工作效率。檔案管理雖然是學校管理工作中一個最簡單、基礎的方面，但也是需要規范和與時俱進的，而且在某種程度上來講檔案管理工作的優質優效的程度，反映了學校整體管理能力的高低。目前很多學校對檔案信息都采用了信息化的方式進行管理。
一、教科研檔案管理的現狀
1.信息化管理推進勢在必行。近幾年，由于各級主管部門增加教育投入，各個學校的教育科研工作獲得了前所未有的發展機會，各級各類教學工程和改革項目都得到了落實，精品課程、教學示范課、教學新成果等遍地開花，多種類、多級別的教學工程和改革項目，假如按照傳統的人工管理方式來進行檔案管理，不僅工作量巨大，而且不利于查詢、歸類，在這種條件下，信息化檔案管理勢在必行。教研檔案信息化管理能讓教研檔案的歸納和整理規范化、高效化，讓教科研檔案各級各類項目條分縷析，且形成教學成果的強大的數據中心，并成為管理溝通的平臺，將學校的教學成果信息全面、準確、及時地匯總，展示學校教研活動成果，為學校領導監管、決策提供便利，同時也讓教師們能夠通過管理平臺實現教學成果登記、查詢網絡化，避免了手工填寫各種表格的麻煩，有效地節省了時間，提高效率。2.信息化檔案管理存在諸多不足。首先，缺乏信息風險意識。教科研檔案是學校和教師工作研究成果的整合，進行教科研檔案的信息化管理，一方面要注意資料的完整性，另一方面也要注意資料的保密性，以保證研究成果的版權不被侵犯。信息化管理讓信息查詢更高效、便捷，但并不是信息的無門檻“分享”，這是在信息化管理過程中尤其要注意的。其次，工作人員素質有待提高。檔案的信息化管理過程中，計算機的應用能力是一項基本的要求，如果工作人員不具備專業的計算機理論知識和實際操作技能，就無法實現檔案信息管理的智能化、科學化和自動化?，F在學校中許多負責檔案管理的人員大都是從別的崗位借調過來的，遇到技術要求比較高的管理工作時，往往不夠熟練、有序，影響了工作的效率和質量。再次，管理模式不夠健全。許多學校的檔案管理工作部門都是行政部門兼管，并不具備獨立的組織管理的能力，制度體系也不完整，崗位責任劃分不夠清晰，讓檔案信息化的改革進程受到影響。
二、加強檔案管理的創新實踐
鑒于學校檔案信息化管理和教科研檔案管理中存在的問題，我們有必要加強、創新檔案信息化管理的方式、路徑，讓檔案管理與信息化時代接軌，形成科學有效的運行機制，充分發揮作用。1.從管理機制入手，實現信息化。完善的管理機制是讓檔案管理工作有效步入信息化的保障。具體來說，就是在檔案管理的信息化系統中，對于不同的管理方面，比如，政策性檔案和教科研檔案應該建立不同的規范和標準，對于材料的積累、分類、歸檔等過程，都要有明確的流程和標準，對于硬件設備和電子文件都有合理的存儲空間，讓管理有序可循。2.建立信息化服務理念，確立正確觀念。無論是學校普通檔案管理還是教科研檔案管理，都是為使用者服務，想要實現檔案管理整體的信息化，也必須實現服務理念的信息化。即優先從信息化的角度為使用者提供信息，讓使用者能夠通過“信息化”模式更快、更高效地獲得自己需要的信息，體現在教科研檔案領域，就是對不同專業、不同類別的教科研文件合理地歸類，讓使用者便于檢索，更快地查詢到自己需要的信息。此外，還要讓信息化服務更有“個性”，滿足不同使用者的個性化需要，比如，主管領導需要的是數據的整合、匯總，以及對教學成果創新點的整體把握，而專業教師查詢、檢索的可能是自己可以借鑒、學習的觀點或者更多有用的具體數據等。3.提升工作人員專業能力、信息技術能力，提升工作效率。檔案管理人員的信息技術能力，對于整理管理工作的信息化程度有著很大的影響，如果工作人員缺乏專業性，對檔案的歸類、分類不準確，或者計算機操作技術不過關，就會讓整個管理工作難以有序、高效進行。而在教科研檔案管理方面，如果工作人員對于教科研的文獻缺乏基礎知識的了解，在歸類和分類方面可能就不夠準確、合理。因此，推進信息化檔案管理工作，極有必要提升工作人員的專業能力、信息技術能力，通過學習交流、教育培訓、學術研究等方式，能夠有效地優化工作人員的知識結構，讓他們對信息的歸納、整理、加密等工作有全新的認識并增強信息技術的實際操作技能和熟練程度，提升整體的職業素質和業務水平，讓整個管理體系更趨于信息化，滿足信息化檔案管理的工作需求。4.引進先進的信息化管理系統。先進、完善的信息化管理系統有著成熟的管理機制和運行機制，能讓教科研文獻在系統的規范下有序分類、歸檔，并能在系統內獲得更廣闊的展示平臺，促進科研成果的借鑒與交流。目前國內已有多個系統可供選擇，各個學?？筛鶕嶋H工作需要進行選擇。
三、結語
信息化是時代的趨勢和要求，信息化檔案管理能夠讓繁雜的、大量的各項檔案更集中、合理地得以整合，在教科研檔案的管理方面更是有著傳統手工存檔方式無法比擬的優勢，教師、教學管理人員和主管部門可以隨時登錄，查詢時時更新的教研成果，讓科研成果的交流和規范管理都更便捷、高效。因而在信息化時代，我們應加強檔案管理的創新研究，從管理機制入手，更新服務理念，并不斷提升工作人員的專業素養、信息技術能力，引進現進、科學的管理系統，為學校的發展，為教科研工作的更有序、高效進行貢獻力量。
參考文獻：
[1]鄭博熙,程達王.信息化時代下檔案管理的創新與發展[J].管理觀察,2016(11).
作者:張曉莉 單位:吉林省四平市教育科學研究所
