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【摘要】
隨著社會的發展，自動化辦公和電子政務的廣泛應用。檔案管理工作逐漸從以往的傳統模式改變為信息化管理模式。對此，也帶來了相應的信息安全性問題，檔案工作者就應當充分發揮信息技術的特點，同時利用新方法、新技術有效的改善信息化檔案在管理過程中所出現的問題，使得檔案管理工作發揮更大的作用。
【關鍵詞】
檔案管理；信息化管理；安全
檔案是人們信息化資源的重要組成部分，同時也是日常生活當中必不可少的信息。隨著我國科學技術的不斷進步，社會運行方式出現了較大的改變，常規的檔案管理工作已經無法滿足當前人們的各方面需求。所以，如何有效的提升檔案管理工作的管理質量，并且有效的解決所面臨的一切問題，最大程度的服務于社會，已經成為檔案信息化管理者的核心問題之一。
1.檔案信息化管理模式的優勢
1.1加快搜索速度、提高搜索準確性。
傳統的檔案管理模式，在搜索檔案時需要相關工作人員在案卷或目錄中進行手動的查找，其查找效率非常低，也極容易出現錯誤[1]。在實行信息化檔案管理之后，不但可以極大程度的提升檔案信息的查找效率，還能夠極大程度的降低出現差錯的可能性。
1.2提升檔案信息利用率。
伴隨科技的發展，環保理念也開始普及。無紙化的辦公受到越來越多的關注，并在各個部門當中普及。辦公自動化程度越來越高，使得紙質檔案信息和辦公數字化辦公之間有較大的矛盾沖突。在使用信息化檔案之后，檔案的信息可以以數字化、信息化的形式展現，從而直接在辦公數字化系統當中應用，不但有效的解決了傳統紙質檔案和辦公數字化的沖突，還為檔案使用者提供了極大的便利。
1.3方便信息遠程傳輸和共享。
傳統的紙質檔案模式，使用者需要通過相關檔案管理部門進行查找或者通過郵寄、傳真，但這些都給使用者帶來極大的不便利[2]。但是信息化檔案管理能夠借助信息網絡，及時的將檔案信息傳輸于檔案使用者手中，如此在很大程度上節省了人力和財力。
2.檔案信息化管理中的安全問題
2.1電子檔案的真實性和合法性問題。
傳統的紙質檔案的管理中，需要相關領導人或者單位進行相應的簽字或者蓋章，其較為容易識別檔案的合法性和真實性。
2.2傳輸過程中的安全性問題。
檔案信息化管理模式下，檔案信息能夠借助網絡實現傳輸，這也埋下安全隱患伏筆。在傳輸過程中，極有可能出現篡改、竊取和偽造的可能，尤其是高度保密的檔案信息，這一問題更是嚴重。
2.3管理過程中的安全性問題。
長時間保管電子檔案信息會因為一系列的因素而受到影響和制約，例如計算機軟件或硬件的使用壽命、平臺和電子檔案信息之間的一致性等。這些都需要管理人員改善管理模式，加強管理質量，如果管理模式、管理質量出現問題，則極有可能造成電子檔案信息受到損壞。
3.檔案信息化管理中問題所對應的策略
3.1改善電子檔案的合法性和真實性。
對于電子檔案的真實性和合法性問題，加密技術能夠有效地預防。當前所使用的加密技術可以分為兩個大類，主要分為對稱類和非對稱類。對稱類加密便是指解密和加密的秘鑰相同，目前一種加密技術的應用較為廣泛；非對稱類的加密主要是指加密和解密用的是兩種秘鑰，簡單說就是加密的秘鑰可以公開，但是另一個用于解密的秘鑰不得公開，需要由特定的人進行掌管，這樣的加密方式也是當前檔案信息化管理中應用效果較好的方式。非對稱加密方式中，可以將加密秘鑰公開給所有需要管理電子檔案部門，使他們自主的對自己的檔案進行加密保護，這樣就能夠最大程度的對電子檔案進行存放管理。
3.2引進全新的管理技術和管理理念。
隨著我國社會信息化時代的高速發展，各個行業都有一定程度的融入高科技技術。對于檔案信息化管理工作來說，也必須要跟隨著時代步伐，將落后、傳統的管理模式進行合理、科學的改善和創新，重新設計符合社會要求的檔案信息化管理模式，增加各方面的投入情況，例如人力、物力的投入，從根本上改善檔案信息化管理工作。其中，最為重要的管理內容便是權限問題和監控技術問題。需要加強對訪問檔案的用戶進行身份的驗證，杜絕無關用戶隨意查看重要檔案。權限問題的常用方式為給每一位用戶分配特殊的符號、字母或者數字，用戶需要輸入正對這些信息之后才可進入。在檔案信息化管理當中，防火墻的建立能夠有效地保障數據系統的進、出兩個方向的互動能夠得到有效的監控和鑒別，杜絕對檔案信息的非法訪問，從而對電子檔案的安全性、隱蔽性受到保護。
3.3建立完善的安全管理制度。
電子文件的形成、處理、管理、利用等多個環節中，都有著信息丟失或更改的可能性，并且這些丟失或更改并不會及時且容易的發現。對此，檔案管理部門就需要建立一套科學、嚴密、合理的管理制度，對每一份電子檔案的生命周期實行全程的管理，保證每一個環節中電子檔案的完整性。電子檔案制作人員需要對所制作的文件負責，相關部門需要設立統一的管理制度，在需要對檔案進行利用時，只能夠以只讀的形式進行查閱，以免在閱讀過程中對檔案造成破壞。除此之外，機關辦公活動當中所形成的公文行電子文件只要簽發之后便不得更改，如果需要更改，則必須要經過批準手續才可。
總結
綜上所述，隨著信息化社會的快速發展，其各個行業的電子檔案也會隨之增多。與此同時，檔案管理的安全性也面臨著前所未有的挑戰。發展檔案管理和國家建設當中的核心任務便是真正全面實現檔案信息化管理，這對于相關工作人員而言，需要正確的認識到檔案信息化管理的客觀存在的問題和優勢，并且積極主動的使用行之有效的改善措施，使檔案信息化管理建設工作順利開展。
作者：徐曉華 單位：邢臺醫學高等?？茖W校
參考文獻：
[1]李榮.葉全勝,黃紅萬.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].云南檔案,2014,10(5):10-12.
[2]陳璐.信息社會與檔案信息化管理[J].綿陽師范學院學報,2013,1(4):1-2.
