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【摘要】
隨著教育環境的不斷發展和變化，高校的檔案管理工作也迎來了新的改革局勢。在信息化時代的大背景下，許多高校開始大力推進檔案管理的信息化建設，這是21世紀信息技術高速發展下檔案管理工作的一個必然發展過程，也是高校檔案管理工作的一項重要任務。當前高校檔案管理信息化建設過程中還存在著許多問題，嚴重阻礙了高校檔案管理信息化建設的正常發展，我們只有認真總結分析其中的緣由，并制定出具有針對性的解決措施，才能從根本上促進高校檔案管理信息化的建設進程。本文首先分析了當前高校檔案信息化建設的必要性以及信息化建設中存在的問題，在此基礎上提出了高校檔案管理信息化建設的策略，希望可以為當前高校檔案管理信息化的建設工作提供參考。
【關鍵詞】
《高等學校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)由教育部和國家檔案局以中華人民共和國教育部第27號令的形式共同簽發公布，已于2008年9月1日正式施行?！掇k法》不僅對高校檔案管理工作進行了規范，而且對高校檔案管理信息化建設做出了明確要求?！掇k法》的施行必將加快高校檔案管理信息化建設，有力推動檔案信息資源建設，促進高校檔案基礎業務建設，對高校檔案事業的健康發展無疑具有重要的現實意義。
一、高校檔案管理信息化建設的必然性
高校檔案管理信息化建設是指在檔案管理工作中利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，把文字、圖紙、聲像、表格等檔案資源信息進行處理、管理、開發等，實現檔案信息資源的有效利用和共享，達到為社會發展提供現代化服務的目的。高校檔案管理信息化建設不改變檔案的根本價值，而對檔案價值的實現具有極大的推動作用。檔案信息利用效益越好，其價值實現程度就越高，檔案越有價值。當前，隨著信息時代的到來，檔案管理信息化是高校檔案工作的必然選擇，高校檔案管理工作的重心必須轉向信息化建設。高校檔案管理信息化建設是數字化校園建設的重要組成部分，也是國家信息化建設的重要組成部分，應納入到國家信息化建設體系內。高校檔案管理信息化建設必須以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息化資源開發利用為目標，加快檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化建設，促進高校檔案事業的發展。
二、高校檔案管理信息化建設進程中出現的問題
1、基礎設施配備不到位
信息化建設所需的硬件設備和專業軟件是檔案管理信息化建設的前提與基礎。高校檔案機構沒有生產和接受電子文件的工具和網絡，也就根本無法實現檔案管理的信息化。硬件設備主要是計算機、掃描儀交換機、網路設備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關軟件和程序等。筆者調查發現，我國多數高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設備，而且也缺乏相應的配套的軟件。很多高校檔案管理人員對檔案信息化存在誤區，認為僅僅是擺設幾臺電腦就算是具備了基本條件，認為這樣就可以算是信息化了。
2、館藏檔案信息數字化進展緩慢
對日常教學、科研和行政管理工作中直接生成的電子文件全文數據庫的接收和管理比較容易，但是如果把高校幾十年形成的全部的紙質檔案進行數字化，建立起一套檔案全文數據庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力。
3、沒有統一的檔案管理信息化標準
要實現高校檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標準，這個標準不是單一某個方面的，而是一個標準體系，既要有高校檔案管理網站信息系統設計和管理軟件的應用標準，也要有紙質檔案的數字化標準，還要有電子文件的接收、管理標準，此外，高校檔案數據庫與地方檔案館數據資源庫互聯的工作標準等也需要統一。目前，國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各高校檔案館各自為政，檔案管理信息化發展存在著很大盲目性。這種狀況如果長期持續下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患，嚴重阻礙檔案管理信息化的進程。
4、嚴重缺乏檔案信息化專業人才
當前，各高校檔案管理人員中普遍缺乏檔案專業和信息技術專業的人才?，F在的檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，導致高校檔案人員普遍缺乏非常系統的檔案和信息技術專業理論知識和基本技能。檔案管理人員隊伍中專業人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一。
三、推進高校檔案管理信息化建設的策略
1、認識到高校檔案管理信息化的重要性
要帶頭學習有關檔案管理的法律法規，學習上級檔案管理部門對檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員開展檔案管理信息化大討論，結合工作實際，進行專題研究，理清發展思路，不斷提高檔案管理人員對檔案管理信息化工作重要性的認識。
2、加強檔案管理硬件建設
《辦法》規定，“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”加快高校檔案管理信息化建設，必須加大資金投入，購置計算機、掃描儀、縮微設備等現代化設備，開通內部局域網，連接外部互聯網。另外，由于電子新產品的開發周期越來越短，要及時進行多媒體設備的更新換代、升級，確保信息化建設的順利進行。
3、完善檔案數據庫管理
數據庫建設是檔案管理信息化建設的重要基礎。要實現檔案管理信息化，必須做好數據庫建設。首先進行文件目錄數據庫建設，再做好檔案的數字化工作，建設高質量的全文信息數據庫，最后建成數字化檔案館。
4、加強防范，確保信息安全性
信息安全性是指檔案管理系統中信息和數據的完整性、可用性、保密性。要保證信息安全，必須采取切實可行的技術措施。
(1)數據加密。數據加密是維護網絡安全的有效措施之一，其過程就是利用某種公式算法將敏感檔案信息進行處理，成為不可讀的系列代碼，通常稱為密文或密碼。用戶只有在輸入相應的密鑰后才能對密文進行解密，使其還原為本來面目。
(2)設置訪問權。限根據用戶層級不同，設置用戶訪問權限，使高校檔案管理系統成為相對安全的有選擇的開放系統。高校不同檔案的保密要求是有差別的，將檔案數據庫中的數據劃分為不同等級，對不同等級的數據設置不同的訪問權限。另外，對訪問檔案數據庫的用戶進行身份驗證，防止無關人員隨意進入。
(3)設置防火墻。防火墻是指在兩個網絡之間加強訪問控制的一道保護墻，是局域網唯一的信息出口。防火墻起到監測、過濾過往信息、防止外來非法訪問及內部信息非法輸出的作用。
(4)做好數據備份。建立容災系統容災系統是指應用信息技術、管理手段及相關資源確保既有的關鍵數據、關鍵數據處理系統和關鍵業務在檔案管理系統發生災難后可以迅速恢復的數據備份系統。影響信息安全性的因素很多，有人為的因素如網絡病毒、網絡黑客，有軟、硬件的缺陷如存儲器損壞，還有自然災害等，而容災系統可以有效防止這些因素對系統造成損害。
(5)提高檔案管理人員的安全意識。檔案信息管理系統的安全隱患大多來自人為的因素。安全管理的內容之一就是要加強對人的管理，最大限度地減少人為的不安全因素。高校檔案管理信息化建設有著豐富的內涵，具有廣闊的發展前景。檔案管理信息化是高校檔案管理工作的發展方向和根本出路，就目前而言仍面臨著許多困難和挑戰，需要全體教職工的共同努力。高等學校應當以《辦法》的施行為契機，秉持與時俱進的檔案管理理念，順勢而為，加快檔案管理信息化建設步伐。
綜上所述，當前高校檔案管理信息化建設還面臨著許多困難和挑戰，我們必須充分認識到高校檔案信息化建設的重要性和意義，通過采取各種措施積極推進高校檔案信息化的建設，為高校的可持續發展打下堅實的基礎。
作者：解詠晉 單位：山西省朔州農業學校
【參考文獻】
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