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【摘要】
信息技術的快速發展，使得其在各個行業和領域中得到了日益廣泛的應用，信息化時代逐漸到來。在這樣的大背景下，人事檔案管理工作面臨著新的發展形勢，需要引起足夠的重視，運用現代化信息技術，推動人事檔案的信息化管理。本文結合人事檔案信息化管理的意義，對其有效策略進行了具體闡述。
【關鍵詞】
人事檔案；信息化管理；策略
前言：在當前新的時代背景下，信息技術在檔案行業中的應用，顛覆了傳統的檔案管理理念，也在很大程度上推動了人事檔案管理的變革，促進了人事檔案的信息化管理。對于檔案管理相關部門而言，應該立足自身實際，加快人事檔案管理的信息化建設，實現檔案管理的信息化和現代化，是一個亟待解決的問題，應該得到足夠的重視。
1人事檔案信息化管理的意義
1.1提高工作效率
在傳統人事檔案管理中，采用的是人工管理的方式，以紙質檔案為主，從數據信息的收集、整理到檔案的歸檔和利用，都是依靠手工操作完成，工作強度大且工作效率低，對于管理人員的專業素質要求較高。而通過在人事檔案管理中引入信息化技術，實現管理的信息化，可以以計算機代替人工勞動，實現對于信息的分類、提取和整理加工，工作效率大大提高。
1.2實現資源共享
在當前的信息化時代，信息資源是一種非常重要的戰略資源，也是社會經濟發展中一個不可或缺的組成部分。因此，通過人事檔案的信息化管理，可以利用現代通信技術，實現信息的高度共享，從而直接或者間接推動我國經濟的發展和社會的進步[1]。
1.3方便信息查閱
與傳統人事檔案管理方式相比，信息化管理的對象并非紙質文檔，而是數字化、信息化的檔案資料，通過專業的檔案管理系統，可以實現對檔案信息的數字化存儲，方便對檔案信息進行查詢，從而確保其價值的充分發揮。
1.4保證檔案安全
傳統人事檔案管理采用的是紙質文檔，在存儲和使用過程中，不可避免地會出現損壞或者丟失的情況，影響檔案信息的完整性和安全性。而在信息化管理中，可以引入先進的安全防護技術，對信息進行加密，以滿足信息保密需求，從而避免信息的泄露，同時也可以減少檔案在存儲過程中出現變質或者損壞的情況，確保人事檔案的安全。
2人事檔案信息化管理的有效策略
2.1更新檔案管理意識
一直以來，人事檔案管理工作都存在一定的封閉性，而在當前信息化技術的沖擊下，檔案管理人員應該及時更新觀念，轉變認識，加快人事檔案信息化建設，實現管理的信息化和現代化。利用計算機和專業軟件，檔案管理人員能夠對人事檔案的相關信息進行歸類和整理，提高檔案建設的效率和質量。
2.2配備先進技術設備
人事檔案的信息化管理必須建立在專業的技術設備基礎上，這也是實現信息化管理的物質基礎。因此，在當前新的形式下，相關部門應該加大人事檔案管理的資金投入，配備先進的技術設備，實現設備的快速更新，建立起一套相對完善健全的的網絡信息管理系統，逐步實現人事檔案的信息化管理，促進工作效率的提高。
2.3實現檔案信息數據化
現階段，在人事檔案管理中，同時存在著紙質檔案和電子文檔兩種形式，需要檔案管理部門從實際情況出發，對兩者進行共同管理，將人事檔案管理的中心放在信息的存儲以及二次開發方面，建立起相對統一的管理標準以及完善的信息化系統，逐漸實現原始檔案信息的數據化，最終建立起一個能夠覆蓋全國范圍的人事檔案信息數據庫，方便信息的共享和查詢[2]。
2.4增強安全保護工作
信息技術的應用，為人事檔案管理工作效率的提高提供了良好的方法和手段，也給檔案管理工作帶來了一些安全問題，黑客、木馬、病毒等時刻威脅著人事檔案信息安全。對此，應該合理運用信息加密技術，根據對應的使用權限，實現數據庫的加密處理，減少人事檔案數據信息的泄露。應該定期對電子文檔進行備份，避免突發性故障對于檔案管理工作的影響。應該對系統防火墻和病毒庫進行及時更新，確保其能夠有效攔截可疑文件，保證個人信息的真實性和完整性。
2.5重視管理人才培養
人事檔案的信息化管理對于檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求，需要加強對于檔案管理信息化人才的培養，提升業務能力，拓展知識面，確保檔案管理人員能夠熟練操作專業的檔案管理軟件。檔案管理部門可以定期舉辦各類培訓班，邀請一些專家和學者進行座談，使得檔案管理人員能夠及時把握相關領域的最新發展動態，及時對自身的知識結構進行更新，提升工作能力。同時，應該引導檔案管理人員樹立責任意識和服務意識，提升其對于工作的積極性和主動性，通過科學的理念和方法，對人事檔案進行有效管理，提升服務質量和工作效率。
2.6健全檔案管理制度
針對當前人事檔案信息化管理的現狀，一個健全完善的檔案管理制度，是提升信息化管理水平，取得最佳工作效益的關鍵所在。首先，檔案管理部門應該設置專家小組，由信息化專家、人事部門負責人以及人事檔案管理人員共同協商和討論，立足國家相關規范以及單位的經營特點，制定出具備良好可行性和可靠性的管理制度；其次，應該對人事檔案信息化管理的權責進行明確，一旦發現檔案信息失真或者泄露，應該追究相關負責人的責任，確保規章制度的有效落實；然后，應該將人事檔案管理工作融入到人力資源管理中，確保人事檔案管理工作能夠符合人事變化的具體情況。
3結語
總而言之，在當前信息化時代，實現人事檔案管理的信息化，是時展的客觀要求，有利于實現檔案信息的共享，提高其利用效率。因此，相關檔案管理部門應該合理引入信息技術，逐步實現人事檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率。
作者：呂丹 單位：吉林市人力資源和社會保障信息中心
參考文獻
[1]郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務,2012,（15）:142-143.
[2]李丹娜.淺談人事檔案信息化管理[J].科技資訊,2014,（5）:211-212.
[3]張金金.淺析人事檔案信息化管理的策略[J].黑龍江史志,2015,（14）:56.