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隨著社會改革和人們管理意識的不斷增強，檔案管理工作發揮著越來越重要的作用。檔案管理工作的有效實施，不僅促進了各單位部門間的信息交流，提高辦公效率，更在日后長遠發展中提供重要的指導和參考作用。21世紀，社會進入信息化時代，信息技術在社會各行業中的應用已十分普遍，傳統檔案管理工作逐漸向信息化管理模式轉化，紙質檔案逐漸被電子文檔所取代，新技術的開發和應用，不僅完善了檔案管理體系，也促進了檔案管理的快速發展。信息技術的應用，使檔案的快速檢索、便攜移動成為可能。因此，強化檔案信息化管理意識、提高檔案信息化技術水平、加強檔案專業人才培養已成為21世紀檔案信息化管理工作的重要內容。
一、檔案信息化管理工作的內容
檔案信息化是指應用技術生成、管理、開發利用檔案的過程。信息時代，計算機技術應用的普及度逐漸提高，傳統檔案管理模式由于信息化技術的應用而發生了巨大變化，紙制檔案被電子文檔所取代，檔案管理人員按要求對檔案文件進行簡單操作后，由計算機存儲器進行統一存儲、保管。對檔案進行查閱的人員，可利用網絡實時查閱所需檔案資料，提高了檔案資料的利用率，實現了檔案資料的共享化。檔案信息化管理工作的主要內容包括檔案信息化規范化、標準化建設、信息資源建設、網絡體系建設、設備設施建設、專業人才管理等等。
二、檔案信息化管理的優勢
相比傳統檔案管理方式，信息化管理具有明顯優勢，傳統管理方式以紙質檔案管理為主，操作方法多為手工操作，管理方式陳
、舊，耗費的人力、物力成本較大。傳統紙質檔案管理難度大，易受到外界環境影響，在日常管理中需要避免類似潮濕、蟲害、日曬等對檔案造成的損害，紙質檔案難以進行有效備份，查閱起來難度較大，不能做到時需時用。交流與共享，受到很大限制。檔案管理的信息化有效解決了以上問題，檔案形式由傳統紙質檔案向多元化方向發展，包括文字、圖片、音頻、視頻等多種表現形式，檔案文件能夠通過存儲器進行有效備份和保護，配合先進的檢索工具，提高了檢索速度，滿足多元檢索需求，快速查找所需資料，實現了資源共享。計算機成為檔案提供利用的主要工具，網絡服務成為查閱檔案信息的主要方式，包括文件下載、網上數據庫查閱、網頁瀏覽等服務，下載、打印逐步取代手工復印檔案，不僅減少了人力、物力成本，而且大大提高了工作效率，實現了利用服務自動化。
三、加強檔案信息化管理工作的有效途徑
（一）加強檔案信息化基礎設施建設。
現階段，大部分企單位檔案管理部門管理條件差、檔案管理設施落后，檔案信息的安全性差、檔案信息利用效率低。在檔案信息化建設中，要加強資金、人力的投入，對陳舊的檔案管理設備進行更新、替換，及時采購先進的檔案信息化管理設備，并做好檔案管理設備的日常維護、升級工作。
（二）加大檔案信息資源的開發、利用力度。
只有不斷加強、拓展檔案信息資源的有效獲取途徑，充分利用先進的互聯網技術，才能有效保障檔案信息化建設工程的順利進行。特別需要指出的是，在進行檔案信息資源開發利用時，不能盲目收集檔案信息資料，要對檔案信息資料的來源、種類、準確性進行科學合理的判斷與選擇，將分散的檔案信息資源高度集成化、系統化，并采用較為統一的檔案信息資源管理模式，減少不同種類檔案信息資源的分散程度，以實現檔案信息資源的充分利用。
（三）增強檔案信息化安全管理意識。
檔案信息化安全管理是檔案信息化建設中重要的核心內容，安全管理意識差，不僅會造成重要的檔案信息泄漏、丟失、破壞，更對相關企業、單位、甚至給國家造成難以估量的后果。因此，在日常檔案信息化管理工作中，要具有檔案信息化安全管理意識，要加強檔案信息化管理硬件、軟件的措施建設，做好防火墻、計算機病毒防護軟件、網絡服務平臺的日常檢查、維護。
（四）提高檔案信息化管理人員的素質。
檔案信息化管理方式相比傳統檔案管理方式差別較大，對檔案管理人員專業素質、技能水平要求較高，許多檔案管理人員并沒有接受過相關的檔案信息化技能培訓，檔案管理水平還停留在傳統的手工檔案管理上。為了更好地適應檔案信息化管理要求，順利開展檔案信息化管理工作，檔案管理人員應加強自身的檔案信息化管理知識的積累與技能的掌握，相關檔案部門領導要重視檔案管理人員的日常培訓和學習工作，以保證檔案信息化管理工作正常開展。
作者：李申鳳 單位：黑龍江省林業科學院
參考文獻
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第二篇：高速公路項目檔案信息化管理探析
【摘要】
近些年來，隨著我國經濟水平的快速提高，我國的交通也越來越發達，目前我國的高速公路已經基本上覆蓋了全國各個地區。并且隨著修建道路的技術不斷提高，很多地區開始對建設的高速公路提出了更高的要求。這些年來，我國對高速公路建設的投資力度非常大，同時對高速公路項目的檔案管理要求也越來越高。面對浩大的高速公路建設工程，傳統的高速公路檔案管理方式已經無法滿足需求了，因此高速公路建設檔案信息化的管理就成為了必然的發展趨勢。本文重點對高速公路項目檔案信息化管理進行了探討，希望能夠改進目前我國高速公路項目檔案管理的現狀。
【關鍵詞】
高速公路 檔案管理 信息化
1引言
隨著我國社會經濟的不斷發展，我國的交通運輸行業也隨之蒸蒸日上，這些年來取得了一定的成就和突破，同時交通行業的蓬勃發展也促進了我國國民經濟的增長，受到人們的廣泛關注。在這種狀況下，我國一直致力于改善國內的交通狀況，加強對交通運輸的管理，以保障交通運輸工作的可持續發展。眾所周知，高速公路已經成為一個國家或地區經濟發展水平高低的重要象征，在高速公路建設過程中隨之產生的檔案資料變得愈來愈多而且復雜，傳統的檔案管理方式顯然已經難以支撐現代公路建設過程中的檔案管理。檔案的信息化管理就是利用現代通信技術、網絡技術、計算機技術等手段來代替傳統的檔案管理手段來解決信息的采集、處理、利用等問題，提高檔案信息管理的水平和效率，從而推動高速公路建設事業的發展。
2高速公路項目檔案信息化管理的意義
2.1有助于提高檔案管理人員的工作效率
傳統的高速公路項目主要采用人力方式來收集檔案，這使得工作人員的工作量非常大并且工作效率比較低。在高速公路項目引進信息化管理以后，檔案管理人員可以通過使用計算機信息化手段來實現檔案管理的網絡化和自動化，這能在很大程度上減少人員檔案信息的重復錄入，并且還可以方便快捷的實現數據信息的搜索與共享。
2.2有助于提高高速公路建設過程中各參建部門的工作效率
高速公路項目也會使得相關部門增加大量的檔案信息，其內容還涉及到工程合同、工程設計圖紙等重要信息。這些工程信息可以使工程項目實施更加順利，同時也可以為日后相關的工程研究提供重要的參考依據。使高速公路項目檔案信息化管理，不僅可以實現信息共享，還可以使得各部門的合作更加緊密，從而避免出現檔案丟失、損壞等問題。運用信息化檔案管理建成的大型網絡電子檔案資源中心，不僅可以方便相關人員的科研探索，還可以為我國高速公路項目建設提供大量可以參考的資料。
3目前我國高速公路項目檔案管理中存在的問題
一般情況下，高速公路項目建設過程中將會有大量的檔案文件，使得公司不得不投入大量人力和物力來管理檔案信息。雖然大量的綜合文件、竣工圖等文件利用率比較高，但是施工文件利用率確比較低。從而使得制作電子文件范圍很寬，因此建議在高速公路項目建設過程中，在保證檔案信息完整的情況下可以適當縮小電子文件的制作范圍，來達到減少人力投入的目的。另一方面信息化高速公路建設檔案管理處于 探索階段，還沒形成統一的標準和規定。這個階段容易造成資源的浪費和重復研究。所以相關部門應切實做好經驗教訓的總結以及制定相關標準，是各項工作穩步進行。
3.1對外信息平臺建設范圍較窄
目前，在高速公路檔案管理系統中應用的信息化平臺，主要作用是實現內部信息共享，但是，對外的信息或共享的應用程度比較淺。因此，使得目前應用的信息管理系統的使用效率低和涉及的信息內容比較少，難以滿足社會和群眾對于高速公路相關信息的需求。
3.2檔案資料在填寫環節缺乏真實性
在高速公路項目工程建設環節，大部分企業將工程項目的主要精力放在工程項目的實體建設方面，覺得檔案管理屬于附屬項目，只是應付上級檢查的工具，因此在檢查環節通常會臨時填寫各項資料，以至于測量資料、土方填筑資料、實驗數據以及開工報告等資源出現錯填或者漏填等情況。
3.3項目建設檔案和工程項目之間缺乏協調性
一般情況下，檔案管理工作的內容將會涉及到資料的收集和資料的整理以及歸納資料等步驟，然而當一個階段的工程完工之后，經常會出現工程紙質資料無法與之同步。其原因主要是因為一些施工人員在記錄各項資料時，并不是采用填表的形式進行，而是直接記錄在施工日志上，然后再采用表格形式進行整理，并對測量放樣數據、試驗檢測數據等進行補充，使得某個環節一旦出現問題，就會對資料歸檔造成不良影響。
3.4高速公路項目建設檔案管理在執行力度方面缺乏有效性
在高速公路項目建設的環節上，通常需要施工企業內部建立起各項管理機制，并詳細規定各項獎懲措施方案。但是在實際項目施工過程當中，這些管理機制與獎懲措施很難得到有效的落實并始終流于形式，在保質量以及趕進度等借口的直接影響下，使高速公路項目建設檔案管理活動的實施難度被無限加大。
4采用高速公路項目檔案信息化管理的措施
4.1制定科學規劃，整合信息資源
對于高速公路管理相關信息資源給予有效的整合，并且針對高速公路現代化信息建設制定科學的規劃，是目前改進高速公路信息化建設和管理水平的關鍵。首先，應該根據已經確定的高速公路信息化管理目標，制定科學的方案；其次，應該努力打破目前各業務各自為營的管理狀態，建立統一的信息化共享平臺。在提高信息使用效率的同時，降低管理成本，提高管理水平和服務質量。
4.2統一規范標準，加強應用開發
提高高速公路信息化管理平臺的使用效率，首先就是要制定統一的管理規范和標準。只有管理標準統一，才能保證信息質量、信息使用等方面的管理統一。另外就是要加強目前信息管理平臺的應用范圍和相關應用的開發。通過增加應用項目的開發和信息平臺的使用范圍，可以有效的提高高速公路信息化平臺的統一性和實用性。
4.3提高高速公路檔案管理人員的工作能力
現階段，大多數高速公路檔案歸檔及管理工作的開展都是由一些其他崗位的人員來兼職實施，并未有專職的檔案歸檔和管理工作人員。為了提升高速公路檔案歸檔及管理工作水平，則必須設立專門的檔案管理人員，成立專門的檔案管理部門，以保障高速公路檔案管理工作的質量。就目前而言，科學技術日新月異，社會對高速公路檔案管理工作的要求也越來越高，其在管理的時候應當采用現代的管理措施，實現高速公路檔案管理的信息化，大力推廣和應用計算機網絡信息技術，以保障檔案管理的有效性。專業的檔案管理人員具備專業的知識，其業務水平比較高，而且從時間和精力上來說要比不是專職人員更為豐富，在工作方面能夠應對的問題更多，具有專業性。另外，要制定完善的高速公路檔案歸檔及管理制度，以規范高速公路檔案管理工作，嚴格貫徹落實相關政策，以為高速公路檔案歸檔及管理工作提供重要的制度保障。高速公路信息化體系的建設、維護和使用都需要具有專業技能的人才，因此只有加強高速公路系統掌握信息化技能的人才的建設，才能保障高速公路信息化建設的穩中求進。另外，注重為目前高速公路管理團隊提供對外交流的機會，培養高速公路管理系統團隊的信息化技術的掌握水平，不但有利于培養復合型人才，對于提高團隊整體的綜合素質也十分有益。
4.4進行定期檢查檔案編制
在一個高速公路項目建設正式施工之前，需要對檔案編制程序進行全過程及動態的管理，并對各企業內部電子文件整理編制信息及資料整理狀況等開展不定期的檢查，同時也要對已經竣工的文件收集情況及編制情況等進行及時檢查，并盡量保證這些資料信息的完整及真實。對高速公路項目建設檔案管理來說，還需要將其納入至建設管理機制內，將檔案編制水平與移交時限和計量直接掛鉤，有助于提升工程整體質量，防止后期檔案移交程序出現拖延等問題。而當工程正式交工之后，各個參建企業還需要配合完成檔案匯編、檔案完善等工作。此外，對檔案管理的培訓實踐程序應當包括以下階段：在項目施工初期，開展檔案業務培訓活動；在項目施工階段，開展檔案預立卷的培訓活動；在項目施工后期，要開展案卷裝訂、案卷編碼以及案卷匯編等培訓活動。
5結束語
由本文對高速公路項目敘述可知，高速公路建設檔案信息化管理是一項十分艱巨、復雜的工作，并逐漸成為我國信息化建設的一部分。通過對檔案進行信息化的管理，不僅可以提高高速公路行業的檔案管理水平，而且還可以實現檔案信息的資源共享，從而能夠更好地發展高速公路，達到促進我國經濟和社會發展的目的。
作者：陳陽 單位：四川川西高速公路有限責任公司
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第三篇：疾控檔案信息化管理思考
摘要:
信息化時代的疾控檔案有資料價值、數據價值和社會經濟價值。當前妨礙疾控檔案價值發揮的因素有觀念障礙、技術障礙和法律障礙。建議加強思想保障，革新觀念;加強技術保障，儲備人才;加強制度保障，規范運行。
關鍵詞:
疾控檔案 信息化 大數據
信息化是檔案管理的前景。信息化時代疾控檔案價值的充分發揮，亦有賴于檔案的信息化建設與管理，由此可以充分發揮其價值，滿足疾控事業的發展之需。疾控檔案對于疾控事業的發展具有至關重要的作用，尤其是在“大數據”背景下，能否發揮疾控檔案的價值直接關系到疾控事業的發展。本文將提出一些措施和方案，提出疾控檔案應信息化管理、滿足“大數據”背景下信息化要求的相關觀點，希望能夠起到一些積極意義。
一、信息化時代疾控檔案的價值
疾控檔案是疾控工作成果的組成部分，包含著國家在疾控管理中所獲取的一些重要信息。信息化時代疾控檔案的價值包含如下幾個方面:一是疾控檔案的資料價值。疾控檔案的資料價值是疾控檔案最基本的價值，能夠使疾控工作實現溯源、存檔、留證、管理;二是數據價值。疾控檔案的數據價值是疾控檔案信息化以后的一項重要價值，通過現代化的數據管理如數據挖掘、數據清洗等，將使控檔案中的有效價值得以充分發揮，滿足疾控事業的需要;三是社會和經濟價值。疾控檔案數據通過挖掘和清洗，剔除隱私信息和其他敏感信息后，能夠形成數據信息產品，對社會醫療衛生事業和國民經濟產生重要的作用，甚至能夠在數據交易市場上掛牌交易，以實現疾控數據信息的“物盡其用”。當然，疾控檔案上述價值的發揮，很大程度上取決于疾控檔案能否實現信息化管理。在大數據時代，只有通過信息化的管理方法和手段，才能充分發揮疾控檔案的各項價值。
二、發揮疾控檔案信息價值的障礙
信息化是發揮疾控檔案價值的重要途徑。當前發揮疾控檔案信息價值的障礙主要有如下一些因素:一是觀念障礙。疾控檔案信息化的必要性特別是大數據時代的數據管理模式，還沒有得到疾控檔案管理者的充分重視。人們還停留在傳統的檔案管理模式中，缺乏大數據思維，或者僅僅認為信息化管理就是電子存檔，而忽略了數據挖掘、數據清洗以及大數據的流通價值。二是技術障礙。疾控檔案信息化管理必然要求以大數據的方法和手段充分發揮檔案價值，但是數據的收集、挖掘、清洗和流通還需要大數據技術的不斷進步以及大數據流通基礎設施的構建。當前“大數據”一詞雖然已經成為熱門話語，但是大數據產業如何發展，則依然眾說紛紜。更何況，疾控檔案的信息化特別是大數據管理，還需要一大批精通數據挖掘、數據清洗的人才作為智力保障。疾控檔案數據化的軟硬件架設也需要花費大量的成本。這些都將成為信息化時代疾控檔案價值發揮的障礙。三是法律障礙。疾控檔案中必然包含一些個人隱私信息和其他敏感信息，我國法律對個人隱私信息的保護有所規定，因此疾控檔案信息化需要注重個人隱私信息的保護。疾控檔案數據化后流通價值的發揮也存在一些法律障礙，包括如何定義疾控檔案數據的產權屬性和經濟價值以及產權流通中的權益歸屬，都有賴于法律制度作出回應。
三、疾控檔案信息化管理的舉措
當前疾控信息檔案化管理工作應著重做好如下幾個方面:一是加強思想保障，革新觀念。疾控檔案管理人員應在思想上充分重視信息化建設，同時還應前瞻性地對大數據產業有所了解，能夠就疾控檔案的“大數據化”提出自己的觀點和見解，善于吸收大數據研究的新觀點、新成果。疾控檔案管理人員還應注重疾控檔案信息化管理工作的一些合規要求，加強對個人隱私信息及其他敏感信息的保護，嚴格遵守法律法規和技術操作規程。當然，疾控檔案管理人員還需要在觀念上拋棄陳舊的檔案管理模式，自覺學習信息化管理的知識和方法，善于鉆研信息化技術。二是加強技術保障，儲備人才。信息化時代疾控檔案的管理不能停留于靜態化的管理模式，而是需要通過檔案的信息化管理，充分發掘疾控檔案的各項價值，甚至要通過動態化的管理使疾控檔案在信息流通中發揮更多的附加值。這就要求疾控部門能夠加強技術保障，抓緊培養和儲備人才。結合大數據產業的發展需求，當前應加強對大數據技術和產業發展趨勢的研究，培養數據挖掘、數據清洗的專業人才。三是加強制度保障，規范運行。疾控檔案的信息化管理要求規范化、標準化、責任化，必須通過嚴格的制度實現疾控檔案的信息化管理。規范化是指疾控檔案信息化必須做到有章可循，用嚴格的制度確保疾控檔案信息化管理符合規范要求;標準化是指疾控檔案信息化管理必須遵循一定的標準尤其是技術標準，這樣才能為信息流通消除障礙，實現更大范圍內的信息流通與管理;責任化是指疾控檔案信息化管理必須責任到人，管理人員不但要以高度的責任感做好疾控檔案信息管理工作，還要通過責任機制保障責任的落實。疾控檔案信息化管理的實現有賴于通過嚴苛、完善的制度，推動規范化、標準化、責任化的實現。
四、總結
總之，建議疾控檔案管理人員革新觀念，把握大數據時代的檔案管理趨勢，自覺運用信息化手段提高檔案管理工作的成效，充分發揮檔案價值。
作者：潘青 單位：湖州市疾病預防控制中心
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第四篇：企業檔案信息化管理分析
隨著檔案信息化建設工作的不斷推進，當前電子檔案已經逐步成為主流檔案形式之一，與傳統紙質檔案呈分庭抗禮的局面。雖然電子檔案具有節約空間、存放方便、調用快捷等諸多優點，但由于計算機和互聯網的參與，其面臨的安全管理難度相比傳統紙質文檔也更大。因此，對電子檔案的管理進行相關研究是非常必要的。
一、電子檔案的重要特征
（一）電子檔案的優點
為了有效提高檔案信息的保存以及查找效率，與時俱進將計算機技術等現代化技術手段運用到檔案管理工作當中可以說是一個必然趨勢。相比傳統紙質檔案，通過計算機來保存的電子檔案具有非常多的優勢：首先，電子檔案不僅有效節約了保存檔案所需的空間，而且還能實現長久儲存；此外，在需要調取檔案時，通過計算機保存的檔案信息更容易檢索，查找更加方便。所以，隨著科學技術的進步，檔案管理已經在不斷采取更加先進的技術和設備來實現檔案信息的實時性高效管理，比如許多檔案管理者都開始通過光盤等媒介來存儲檔案信息，并且也有了專門的檔案管理軟件，比如亞馬遜開發的筑業水利水電工程資料管理軟件等。
（二）電子檔案安全管理特征
1.電子檔案存放位置的不確定性
電子檔案作為電子文件中的一種，它具有與載體之間的可分離性，即電子檔案的存放位置并不是固定的，可以對其進行拷貝和轉移。
2.信息的數字化形態
電子檔案與紙質檔案之間根本的差別就是電子檔案的形態屬于數字化形態，所以電子檔案的信息無論是在計算機中保存還是調用，都是通過數字編碼的方式進行的，而且這樣的檔案文件對計算機系統具有非常大的依賴性?？梢哉f，目前如果離開了計算機系統的運用，電子檔案將很難進行讀取，而對其信息進行完善也會十分困難。
3.電子檔案信息的可變性
由于電子檔案屬于計算機中電子文件中的一種，和其他許多計算機電子文件類似，它在計算機管理后臺中仍然可以進行電子檔案信息的增減、更改甚至替換。所以，與紙質檔案相比，電子檔案信息的更改更加容易，而且更改之后幾乎找不到任何改動痕跡，這點與紙質檔案相比有十分大的差別。而正是因為電子檔案信息的這種可變性，所以其安全管理工作也就更加困難②。
4.電子文件的可共享性
跟其他許多電子文件一樣，電子檔案具有可共享性。隨著現代硬件設備與網絡技術的不斷進步，電子檔案如果不加以限制，已經能夠非常方便地被共享到任何一個計算機設備以及網絡空間當中。這種電子檔案的可共享性也使得其安全管理工作變得更加困難。
二、檔案信息化管理應對措施
（一）信息安全管理
以計算機信息的角度來看，電子檔案可以看作電子信息中的一種，是一類具有特定用途的計算機信息。因此，電子檔案風險的應對，首先可以從計算機信息安全的角度來考慮。隨著相關從業者對計算機信息風險的認知程度日益提升，信息安全被重視的程度也越來越高，信息安全的相關服務體系也在逐步完善。據調查，我國近年來信息安全市場的平均增長率都保持在30%左右。因此，電子檔案的管理首先應該依賴的就是當前計算機信息安全管理技術的進步。當前應對計算機信息安全的相關技術是非常豐富的，其中主要包括文件加密技術、防火墻技術、數字證書技術以及身份識別技術等。這些信息安全技術的主要目的都是為了通過確保計算機系統的安全來保證其中存放的文件信息安全。所以說，信息安全技術的運用是檔案信息化管理的一道基礎，只有首先確保了存放電子檔案的計算機系統的安全，才能夠有效地開展后續的檔案信息化管理工作。當然，信息安全管理也并非純粹地對相關技術進行依賴，而是也對人為管理有較大的需求。
（二）文件管理
電子檔案具有三個十分鮮明的特性，即“保密性、完整性、可用性”。也正是因為這三個主要特性，使得電子檔案與一般的信息文件有所不同。作為一種特殊的電子文件，電子檔案的文件管理所面臨的主要困難有以下三點：首先，對文件信息歷史記錄的保護較困難。電子檔案作為一種電子文件信息，如果不采取特定的相關技術，那么即使對這些信息進行較大的改動，也很難從現有的信息中找到改動的痕跡。也就是說電子檔案由于歷史記錄保存的困難性，那么即使其信息沒有遭到惡意破壞，而只是有需求地進行了變動、完善，也無法通過歷史記錄來完整地記錄整個業務活動的過程。因此，對電子檔案風險進行文件管理工作時，首先應該做好歷史記錄工作；其次，做好相關電子檔案之間的聯系。對于某一信息的記錄，相關的電子檔案進行簡單地堆積并不能對該信息進行完整的說明，而是還要加入這些檔案之間有組織、有結構的聯系。只有這樣，這些單獨的相關電子檔案才能構成一套可用的電子檔案集合；最后，對電子檔案文件的篩選和定期維護工作。隨著檔案信息化建設工作的不斷推進，電子檔案的密度也越來越大，一味地對電子檔案進行保存已經無法滿足當前檔案使用者的需要。所以，在對電子檔案文件進行管理之前，首先應該對該檔案的存毀進行判斷，并定期對保存下來的電子檔案進行維護。只有通過開展這樣的篩選和定期維護工作，才能讓電子檔案文件的結構變得更加明了，并增加電子檔案的實用性，規避由于信息過于冗雜而帶來的管理難度。
（三）業務管理
不同領域的電子檔案，其參與的業務是各不相同的，此外管理機構以及管理人員的配置上也存在較大的差別。因此在進行電子檔案的管理工作時，除了需要當前信息安全管理技術以及文件管理工作的參與，還需要不同業務領域的檔案管理機構和檔案管理人員的參與。因為對于不同的業務，其電子檔案在進行“是否存在風險”、“風險的嚴重程度如何”、“如何應對風險”這三方面的評估是各不相同的。比如對于服務型政府機構來說，相關的電子檔案進行了公開并不是風險；而對于管制型政府機構來說，其電子檔案往往是需要保密的，所以如果被公開，那么必然屬于風險范疇。所以，在針對不同業務領域對電子檔案進行管理時，可以主要從以下兩個方面來進行：
1.使管理機構更加科學合理
為了使電子檔案管理工作更加標準規范，從而有效地規避風險，其管理機構的設置也應該更科學合理。管理機構應該對每位檔案管理人員各自的職責進行明確的劃分，使他們做到各司其職。此外，在檔案管理人員上崗之前，也應該對其進行一定的培訓，并嚴格要求他們在檔案法的規定之下來開展電子管理工作。此外，在資源的配置上面，管理機構應該做到科學合理，不能過于冗雜，這樣既浪費了資源，又對電子檔案管理工作效率產生了負面影響。
2.提高檔案管理人員的知識水平和專業素質
檔案管理人員在電子檔案管理中扮演了重要角色，檔案管理工作能否有效地進行管理在很大程度上依賴于管理人員自身的水平高低。因此，為了使電子檔案管理更加科學高效，必須進一步提高檔案管理人員的知識水平以及專業素質。首先，在聘用檔案管理員時，應該做好面試工作，篩選出技術能力過硬的人才進行錄取；其次，應該對現有的檔案管理員進行定期的相關培訓。
三、總結
當前，檔案信息化可以說是檔案形態發展的一個主要趨勢，電子檔案因其存儲方便、調用快捷等優點，必然會得到越來越廣泛的運用。而正是因為電子檔案具有電子文件的基本特點，所以也面臨著不少安全風險。只有不斷完善當前的檔案信息化管理工作，才能更大程度地確保電子檔案為檔案使用者提供更加優質的信息。
作者：劉輝 單位：山西省漳澤水庫管理局
第五篇：網絡技術檔案信息化管理運用價值探究
【摘要】
行政事業單位的檔案信息化管理過程中對網絡技術的運用，不僅有助于實現單位各部門之間數字檔案資源的共享，而且有益于在單位內部搭建起統一的數字檔案管理平臺。文章重點分析了檔案信息化管理工作中的限制因素，以及網絡技術的運用對檔案信息化管理的重要價值。
【關鍵詞】
網絡技術 檔案信息化管理 運用價值
2015年12信息工作辦公室業務期理論研究文/山東省棗莊市婦幼保健院商棗河；山東省棗莊市愛國衛生運動辦公室袁曉紅淺析網絡技術在檔案信息化管理中的運用價值
一、檔案信息化管理工作中的限制因素
（一）單位檔案信息資源的利用存在嚴重的“孤島效應”。
行政事業單位的檔案信息安全與整個單位的健康、正常運營息息相關。但是由于技術和經濟條件的限制，傳統數據庫之間的連通性非常不理想，檔案信息的使用不得不受到地區和部門的限制，導致單位各部門之間的數據交換根本無法實現。同時，檔案部門也不具備充足的條件去將單位的信息資源進行有效的整合。這些因素無一不會對單位檔案信息的安全產生嚴重的威脅，而且也直接造成了單位資源的不必要浪費。
（二）海量數字檔案信息的處理耗時又增加單位經營成本。
按照傳統的檔案管理方法，要想對單位內部大量的數字信息資源進行收集和處理，必須需要購買大批量的計算機設備，這樣無疑會極大地增加單位的經營成本。而隨著我國經濟的攀升以及網絡技術的發達，行政事業單位需要處理的檔案信息資源量必然會越來越龐大。因此，加強檔案管理工作中對網絡技術的運用，是實現單位檔案信息化管理的必然途徑。如果采用傳統的錄入模式或對前期檔案全部錄入系統，這方面的工作量也是非常大的。
（三）單位的檔案管理參考標準不規范。
為了讓單位的檔案管理工作能夠按照一定的秩序進行，必然要規范好檔案管理工作的參考標準。但是，由于檔案信息系統的差異和網絡形式的不同，單位的檔案管理工作在實踐中往往很難實現規范化和標準化的操作。同時，也讓行政事業單位檔案管理的資源共享需求化為泡影。而且，由于單位不同年限和部門的檔案著錄標準與細節規范也存在很大的差異，因此不同部門之間使用的檔案管理系統軟件也很難實現共享。
二、網絡技術在檔案信息化管理中的運用價值
（一）檔案信息化管理中應用網絡技術，有助于實現單位數
字檔案信息的資源共享。網絡技術的發展給單位檔案的信息化管理帶來了意想不到的福音。在單位檔案的信息化管理過程中，通過對網絡技術的運用能夠全面、快速地實現數字檔案信息的資源共享，讓數字檔案信息能夠實現跨地區、跨部門和跨網的共享與利用，真正意義上消除單位不同部門之間信息資源利用的“孤島效應”。與此同時，通過實現數字檔案信息資源的共享，還促進了行政事業單位檔案的現代化管理。此外，網絡技術的運用還能夠讓數字檔案信息實現跨設備的共享，更有益于單位檔案的傳遞和存儲；并且能夠通過對虛擬網絡技術的利用，對數字檔案進行虛擬的存儲，從而在很大程度上節省了檔案的存儲空間。
（二）檔案信息化管理中應用網絡技術，有利于快速實現海量數字信息的處理。
單位檔案信息化管理過程中，通過對網路技術的利用能夠同時控制不同地區的計算機，一方面將信息數據處理的任務分攤到各個分區的計算機上，另一方面又能夠將各個分區計算機中的數據處理結果及時進行匯總和統計。這樣不僅加快了單位檔案信息的處理速度，快速的實現了對海量數字信息的處理；而且網絡技術的運用還在很大程度上提升了計算機的運算精確度，為單位檔案的信息化管理增添了助力。此外，利用網絡技術還能夠讓用戶通過“一站式的檢索”方式，輕松地從不同的數據庫中搜索到自己需要的檔案數據資源。在規模較大的單位，可以考慮通過因特網進行集中分布式的網絡管理模式，使查詢、整理檔案都更加方便快捷。
（三）檔案信息化管理中應用網絡技術，促進檔案管理系統的規范與安全保障。
對于一個單位而言，檔案管理部門是用于管理社會信息資源的重要服務性部門。所以必須要充分利用網絡技術，開發出具有部門特色的數據庫和檔案管理系統，確保單位的檔案工作正常、有序的開展。從而真正意義上滿足單位各個部門之間的不同遠程查詢需求以及利用意向。另一方面，網絡技術的利用還為單位檔案信息的數字資源提供了非常安全的保障。網絡技術不僅能對用戶的訪問進行控制，嚴格的限制用戶對檔案信息的訪問，盡可能地杜絕了對檔案信息的非授權使用；而且網絡通信安全協議還有效的確保了檔案信息書庫的完整性和保密性，有效的杜絕了檔案信息被肆意竊取或者泄露現象的發生。此外，通過對用戶訪問權限和防火墻的設置，也能夠有效的防止黑客對網絡道德攻擊，為單位檔案信息的安全保駕護航。
三、結論
現今，隨著我國經濟的快速發展，計算機網絡技術在各行各業中的運用也越來越普遍。特別是隨著網絡技術的不斷發展，給行政事業單位的檔案信息化管理帶來了極大的便利。網絡技術的運用不僅有助于實現單位各部門之間數字檔案資源的共享，而且有益于在單位內部搭建起統一的數字檔案管理平臺。同時也大大簡化了檔案的管理流程，讓事業單位的檔案管理取得更為顯著的成效。
作者：袁曉紅 單位：山東省棗莊市婦幼保健院 山東省棗莊市愛國衛生運動辦公室
第六篇：檔案信息化管理問題與對策
在當今的檔案工作中，信息化管理水平越來越高，但是從整體上看還是存在著不少的問題，而這些問題的存在直接影響到了檔案管理水平的提升，必須要采取有效的措施來提高檔案信息化管理的質量，促進檔案信息化管理的順利進行。
一、檔案信息化管理中存在的問題
（一）思想觀念滯后。
多數檔案工作者更加適應傳統的檔案管理方式，而對檔案信息化管理的重要程度沒有正確地認識，甚至還有一些人認為檔案信息化真正實現還需要很長的時間。而且當前的檔案管理工作中信息化的應用水平還處于相對較低的水平，使用計算機進行檔案管理需要諸多的投入，而實際的效果并不是很明顯。
（二）資金投入較少。
檔案信息化管理的實現需要大量的資金作為支撐，但是目前檔案信息化管理中資金投入的力度明顯不足，根本無法滿足業務發展的實際需要，所以從長遠的角度上去看并不是十分有利于檔案信息化管理的發展和完善，因此在實際的工作中處理好短期利益和長期利益的關系也就成了十分關鍵的一個問題，這一問題也會對檔案信息化管理的發展起到非常重要的作用。
（三）存在安全隱患。
檔案數字化要對檔案原件進行掃描、錄音或攝錄，需要將原件拆卷、加工或進行其他必要的處理。由于檔案較為珍貴，許多陳年檔案載體比較脆弱，因而，拆卷、加工，尤其是快速掃描對檔案原件存在很大的安全威脅。目前，檔案部門的紙質檔案數字化工作大部分委托外部信息公司來承擔。然而，這些外部公司的安全意識相對薄弱，為提高加工速度而損傷了檔案原件的事件屢見不鮮。此外，數字化過程的參與人員比較雜亂，由于管理制度不嚴而導致涉密檔案內容泄密的事件時有發生。
（四）人員素質參差不齊。
在檔案信息化管理中，對工作人員的素質有著非常高的要求，無論是專業技能還是職業素養方面都要達到較高的水準，而在實際的工作中因為工作人員在職業技能和個人素質方面存在著一定的差異，如計算機能力有待提高，信息技術的相關知識也需要不斷的補充，這些都將影響工作的深入開展。
二、加強檔案信息化管理的對策
（一）轉變管理觀念。
在檔案管理工作中，要讓工作人員對檔案信息化管理能夠有一個相對比較客觀和準確的認知，這樣才能給檔案信息化管理提供一個良好的輿論氛圍，不斷地去掌握新的知識和新的技能，在這個過程中尤其要重視計算機和網絡技術的學習，拓寬業務范圍，使得檔案工作者不斷地提高自己的工作能力和工作水平。
（二）加大資金投入。
強化資金的投入可以有效地保證基礎設施的建設，這對檔案信息化管理的早日實現有著十分重要的作用。近年來，檔案工作中雖然在計算機系統上花了不少的心思，但是很多人對數據環境這一問題不是很清楚，即使有人懂也不會去更加深層次地研究，這也導致檔案信息化管理水平始終在初級階段徘徊，在應用的過程中也都是在數據的應用環境中踱步，因此，檔案系統的計算機應用在功能上和技術水平上并沒有十分明顯的差別。在今后的檔案工作中，一個重要的任務就是將以往比較混亂的低水平的數據環境及時地轉變成主題數據庫或者是信息檢索系統這種高水平的數據環境。
（三）增強權益意識和安全意識。
在檔案數字化過程中，可能涉及到著作權益問題，因此，檔案信息資源開發過程中要提高對著作權、公布權、發表權、網絡傳播權、公民隱私權等權利的維權意識，加強對著作權的保護，厘清數字化檔案的著作權狀態，合理有效地獲得相關檔案資源開發、利用的著作權益。首先，要重視檔案內容、載體的安全，對于重要歷史檔案和具有保密性的檔案，在數字化處理時要嚴格控制操作人員的資格和操作權限，規范操作程序，記錄操作過程；其次，要保障操作系統和數據庫系統的安全，使用安全級別較高的操作系統，并對檔案數據庫進行定期備份或異地備份，維護數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份鑒別、訪問控制等安全措施，避免由于系統故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失或失真；最后，要不斷進行信息的保密、安全教育，制定切實可行的保密制度和管理制度，提高檔案人員的檔案保密意識與安全意識。
（四）培養復合型人才。
要想更加迅速地實現檔案信息化管理，就必須要集中力量去培養一批既能夠掌握檔案知識，同時又能熟練操作計算機的人才。在實際的工作中，首先是要對計算機專業人才進行一些檔案業務知識的講解和培訓，檔案信息化管理畢竟最終還是檔案工作的一個重要的部分，而計算機專業的技術人員在檔案業務方面是需要不斷提高的，在這樣的情況下，就需要對其進行檔案業務和知識的培訓。因為其對檔案業務的熟悉程度也直接影響到了檔案軟件的使用程度。其次是采取有效措施提高計算機和信息技術使用者個人的素質修養水平。在工作中，應該將培訓和考核有機地結合起來，不斷提高個人素質和管理水平，這樣才能保證檔案信息化管理的良好發展。
作者：譚新 單位：四川省內江醫科學校
參考文獻
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2.何申紅.劉敏娟.和煒.談檔案信息化管理[J].山西地震，2012.3
