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[摘要]本文以對住房和城鄉建設部數字化檔案管理系統的調研為研究基礎，通過了解住房和城鄉建設部檔案管理工作實現跨越式發展的過程，從中得到借鑒與啟發。
[關鍵詞]檔案管理；檔案信息化；信息共享
檔案信息化是以各行業信息整合為目的，其中包括經濟、文化、建筑行業等多方面信息。將這些信息進行采集和歸整，實現信息共享。伴隨信息資料的豐富，檔案呈現出多樣性。檔案的信息化工作，為信息檢索者提供便捷信息查詢。住房和城鄉建設部辦公廳從2016年按中央檔案館要求，申請經費后，自2017年起對檔案進行整理、數字化，2019年完成機關檔案1982-1997年120萬頁，700G數字化工作，向中央檔案館移交數據，并獲得優秀，也是當時在國家各部委中檔案最先移交的單位。集中完成部分檔案數字化后，住房和城鄉建設部每年持續做好檔案數字化工作，逐步實現文書檔案管理信息化，其它檔案（如：基建檔案等）數字化工作逐步啟動，今后要實現全部檔案電子化，把死檔案變成活檔案，數字化是必須的。實現檔案數字化工作后，在編寫《住房和城鄉建設部簡史》工作中發揮了非常重要的作用。
1狠抓制度建設，做好制度保障
住房和城鄉建設部檔案處對于檔案資料的管理，采取有效措施進行規范化。建立健全檔案管理制度，是檔案管理工作的基礎和重要保障[1]。檔案資料查閱范圍清晰，依據本單位的工作特性，按照檔案管理的需要，實行保密制度，不隨意泄露單位的任何機密和文件，嚴格控制查閱范圍[2]。住房和城鄉建設部檔案處完善相關法規制度，對工作行為加以規范。制定住房和城鄉建設部機關檔案管理工作文件匯編。按照《檔案法》《機關檔案工作條例》等有關規定，制定印發了《住房和城鄉建設部機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《住房和城鄉建設部機關檔案工作規則》和《住房城鄉建設部照片和音像檔案管理辦法》。
2檔案系統開發，信息化跨越式發展
住房和城鄉建設部檔案系統在2017年招標的同時進行采購，由于檔案數字化剛剛起步，首先完成一部分檔案數字化加工。2018年底進行軟件系統開發工作，配合國家安可工程的開展，進行國產化適配并逐步與住房和城鄉建設部OA系統對接，檔案管理并行走雙套制模式（紙質、電子文檔同時歸檔）。住房和城鄉建設部檔案系統在機關內網運行，使用人數為機關內上百名工作人員，基于安全可靠環境下，結合檔案管理實際業務需求，建成檔案信息資源庫。以實體檔案的收、管、存、用為參考進行開發設計，支持檔案管理全過程的信息化處理。更好地維護國家檔案信息資源安全，主要模塊功能如下：（1）檔案收集。通過預歸檔管理、歸檔管理兩種方式的收集將不同來源的電子公文資料進行匯總，整理、移交歸檔、審核最終成為檔案的過程。在檔案收集方面，住建部嚴格涉密檔案管理，對檔案進行數字化加工后，涉密檔案按密級分別管理，密級高的檔案全部獨立存放。檔案系統中可以查閱不涉密檔案。查詢涉密時在系統中提交申請，到住建部檔案處進行現場查閱。（2）檔案管理。檔案管理是對已經整理歸檔后的檔案數據的管理，能夠通過檔案編目、檔案統計、鑒定統計、檔基三表管理、庫房管理，給用戶帶來更方便的利用效果的過程。（3）檔案存儲。檔案存儲的體現主要包括電子原文信息的存儲設置，以及檔案管理中，檔案分類方式的管理。（4）檔案利用。檔案管理是進行檔案利用的前提，是檔案工作成果的重要體現，檔案的利用工作可以分為實體檔案、電子檔案在本單位借閱、查閱利用過程以及檔案專題編研利用。（5）基礎功能。用戶及權限管理、基礎信息維護、內容管理日志、消息提醒等[3]。
3信息化處理，拯救歷史檔案
住房和城鄉建設部信息化掃描采用外包服務的方式，掃描工作間安放10個工作臺，10臺電腦同時作業，各司其職。包括：出庫→公司進行整理（對檔案壞損修復、剔除重復件、排序、組卷、編頁、錄入、校對）→掃描300dpi→質檢→生成文件目錄→封皮→歸庫。在住房和城鄉建設部檔案處電子化掃描工作間，工作人員可以對上世紀50年代的文件進行整理及數字化處理。一張張宣紙，一排排整齊的毛筆字，部領導的工作批示和建筑工程部的長方形公章，都非常珍貴，再現了當年工作的真實感，感受到認真和嚴謹的工作態度和工作作風。住房和城鄉建設部檔案處將珍貴的檔案完好無損的保存下來，加以數字化形式的保存和利用是非常重要的工作。所以，檔案數字化是一項重要且有意義的工作。
4展望未來，檔案信息化工作核心與要點
通過學習和研究，檔案信息化管理的核心內容是資源建設，所有的業務工作也都需要圍繞這一核心開展[3]。一是要逐步推進檔案數字化建設進程，遵循合理的原則編制，并強化監督檢查，確保檔案數字化工作順利進行。二是應在滿足使用者需求上，搭建起完整的檔案數字化目錄，并加大人力、財物等方面的投入，進而形成各部門協同發展。三是要做好各系統接口整合工作，使檔案系統快速從各系統中提取數據。四是在檔案系統建立后實行紙質與電子文件雙歸檔制度，并對規定范圍內的文本與圖形文件實行關聯并存制度，借此來實現檔案全文檢索。五是要逐步完善檔案信息資源共享，根據國家新出臺的相關標準，建立檔案信息管理系統，使檔案管理系統與OA系統整合，實現信息生成、整理與歸檔全過程的網上操作。
5結語
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。檔案管理部門正在積極推動檔案信息化管理，使檔案工作適應社會發展步伐。檔案部門應以檔案信息化工作為契機，進一步加強基礎性研究，完善檔案工作管理體制，切實把檔案信息化建設落在實處，為實現檔案信息化管理打下堅實的基礎。
參考文獻
[1]陳江年.淺談事業單位檔案管理的制度建設研究[J].辦公室業務，2012（1）.
[2]吳鳳群.企事業單位檔案資料管理的主要方式解析[J].城市建設理論研究，2011（13）.
[3]魏若愚.如何優化企事業單位的檔案資料管理[J].科學與財富，2011（9）.
作者：王蓮君 董寧 單位：住房和城鄉建設部執業資格注冊中心