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摘要：經濟發展水平的提高使得計算機技術信息技術等不斷發展，互聯網在人們的生產生活中發揮了極大作用，推動各行各業不斷發展進步，對于衛生監督機構檔案管理工作同樣于此。在管理過程中將信息化技術充分融入可以幫助實現檔案管理現代化、信息化，提高檔案管理有效性，將其作為檔案管理工作的輔助工具更能夠有效實施檔案的監督與控制。本文從檔案管理概念及意義入手，分析衛生監督機構檔案管理現狀以及信息化檔案管理的內容和優勢，探究信息化背景下如何進行衛生監督機構檔案管理工作。
關鍵詞：信息化；衛生監督機構；檔案管理
對于衛生監督機構而言，檔案資源的利用和管理極為重要，但是社會發展水平的提高使得其中所涉及的檔案資料數量和內容呈幾何倍增長，無論是信息收集、檔案整理和分類工作都極為繁雜，人工操作更是使得工作中錯誤出現的頻率較高，且資源利用率不高。信息技術的發展為各部門檔案管理提供了新的思路和方法，衛生監督機構應當以此為契機，將現代信息技術充分融入至檔案管理工作之中，實現檔案管理信息化，提升檔案管理和使用效率[1]。但是目前而言，衛生監督機構檔案管理還存在諸多問題，信息化水平并不高，相關工作人員必須充分重視這一問題，推動部門檔案管理實現現代化發展。
一、檔案管理概念及意義
（一）檔案管理概念。檔案即記錄，是對于結果的記錄，更是對于歷史的記錄，是個人、組織以及機關在政治、經濟等工作過程中形成的圖表、文檔以及聲像。檔案的存在對于了解個人和單位、發現工作過程中存在的問題有重要意義，通過檔案材料的管理和保存可以滿足單位以及社會發展需要，因此，各部門都應將檔案管理工作充分重視起來。隨著經濟社會的發展，檔案管理的形式不斷更新，其中最重要的是載體的多樣化發展[2]。就當前而言，檔案載體有圖片、音頻、文字、視頻等多種樣式，充分展現了檔案管理的關鍵作用，但與此同時也為檔案高效管理帶來了更大難度。因此，如何在檔案管理工作中有效運用現代化信息技術以提升工作效率成為各部門關注和研究的關鍵課題。
（二）檔案管理信息化意義。1.推進檔案管理現代化。衛生監督機構在進行檔案管理工作中逐漸由人工操作轉向現代化信息操作，從檔案的采集、立檔、管理以及后期的查閱、審核，整個過程都因此，發生巨大變化，這不僅有效提升了檔案資源的利用有效率，促進衛生監督機構不斷發展，還提高了對于社會服務的質量，這是信息化管理的優勢[3]。因此，衛生監督機構必須在檔案管理過程中充分利用網絡技術，通過現代化信息技術的合理利用進行所需檔案信息的收集，同時利用系統平臺對信息進行完整且便捷的整理和分類。這既是對于原始檔案文件的保護，對檔案管理工作人員壓力的減輕，也是對于檔案文件完整性和真實性的確保。2.推進檔案管理工作智能化。衛生監督機構將現代信息技術融入檔案管理進程中就是以信息技術為依托，將其作為做好檔案管理工作的關鍵工具。所謂檔案管理信息化，就是在互聯網信息技術的幫助下完成檔案收集、管理、查閱、審核等一系列檔案管理工作，在技術支持下完成檔案的遠程管理，將檔案資源的服務效能最大化發揮[4]。信息化檔案管理離不開系統平臺的建立和使用，在其中可以實現資源共享，主管人員可以通過信息技術對管理工作進行監督和管理，利用現代技術進行知識獲取[5]。長遠來說，信息化管理可以有效提高管理人員知識水平，不斷完善其知識結構，信息技術水平的提高對于檔案管理智能化的實現有極大推動作用。3.提高管理工作效能。信息技術的加入對于檔案管理工作效能的提高有極強的積極意義，可以落實監督工作并及時處理其中存在的問題，檔案管理人員將所需資料進行整理和提取，由領導人員根據此資料進行科學、合理工作安排和決策。在進行檔案管理時，衛生監督機構可在信息技術的支持下實現紙質檔案的數字化轉化，將檔案資料進行信息化保存[6]。若相關人員需要進行檔案信息的查閱，可通過制定平臺的登錄進行資源獲取。將現代信息技術應用于檔案管理工作既可以實現檔案管理工作效能的提高，還可以有效提高資源服務效能，更好發揮檔案資源作用。4.確保決策科學合理。對于任何部門來說科學、合理、及時的決策的制定都離不開可靠的信息來源，衛生監督機構也不例外，需要通過完整數據資料進行情況的綜合分析，以此保證決策方向的正確。衛生監督機構信息化的實現可以使領導人員在進行決策時完成信息資源的有效、快速、準確獲取，以此為依據對發展現狀進行分析，進而制定出科學決策[7]。信息化檔案管理包括將紙質檔案進行數字轉化，高效保存檔案資源，領導以及相關工作者可在系統平臺中進行資源的數字檢索，這為工作規劃的快速制定，戰略決策的有效落實提供了條件，可進一步推動衛生監督機構高質量發展。
二、衛生監督機構檔案管理工作現狀
（一）缺乏完善管理制度。衛生監督機構若想實現檔案管理的有序進行就離不開規范化管理制度的確立，但是就現實情況而言，衛生監督機構普遍存在檔案管理工作邊緣化的現象，在整個行業內也缺乏有效、統一管理準則的明確，這對于檔案管理的規范化發展造成極大阻礙。
（二）管理方式落后。信息化技術發展日新月異，這在很大程度上推動了檔案管理工作效率的提升，但是在管理形式轉化過程中也面臨諸多難題，其中載體由紙質材料發展為音頻、視頻等為檔案管理帶來了較大挑戰，電子版檔案文件的出現亟需與之相適的管理方式[8]。在此背景下，衛生監督機構有效提升信息化管理水平，將信息技術發展作為輔助工具而不是阻礙極為關鍵。但是，如今部分衛生監督機構仍存在不重視檔案信息管理、缺乏信息化管理意識的現象，因此，在推進檔案信息化管理時態度不端正，對于相關方案也未做到有效落實，更未對檔案管理存在的問題進行深入探析并制定有效檔案信息化管理方案。這一問題直接導致的結果就是管理方式落后，仍主要采取人工管理，這在很大程度上阻礙了工作效率的提升和檔案資源作用的發揮，對信息化建設的實現也起到了阻礙作用。
（三）信息共享度有待進一步提升。當前我國已經實現了統一衛生監督系統的建立，由國家級監督機構進行統一管理，在這一平臺中可以實現各項數據的采集和匯總，這對于衛生監督機構工作的有效實施有積極意義，可以進一步推動衛生監督機構檔案管理工作的信息化發展[9]。但是目前而言，統一平臺基礎依然存在共享度不高諸多問題，相關部門及人員必須加以針對性解決以實現檔案共享度的進一步提高，更好發揮資源價值。
（四）人員綜合素質不高。衛生監督機構檔案管理人員綜合素質不高是突出問題之一，其中主要包括兩方面原因：一是檔案管理準入門檻較低，人員檔案管理專業知識缺乏，且因為重視度不高，因此，工作態度也并不積極，工作質量有待提升；二是人員計算機知識缺乏，對于檔案管理信息化發展缺乏了解，擁有的計算機能力以及管理理念不符合現代化發展需要。
三、信息化檔案管理內容以及優勢
（一）信息化檔案管理內容。1.聲像檔案管理。聲像資料顧名思義即聲音和圖像，圖像既包括視頻也包括圖片等，檔案管理工作中存在的聲像管理資料主要囊括聲像資料和聲像材料兩大部分。2.專業檔案管理。衛生監督機構的檔案管理信息化存在于工作的各個環節，不僅是實現監督檔案的電子化存儲，更是對于全過程、各環節的信息化，其中涉及的專業內容極多，且存在保密信息，因此，信息化管理還必須實現對于檔案內容的加密和保護。3.文書檔案管理文書檔案管理是整個管理工作的基礎性環節，該工作質量的高低直接影響整個檔案管理水平，檔案管理信息化的實現離不開對于文書檔案的登記、立卷以及整理，從而實現標準化管理。
（二）信息化檔案管理優勢。1.儲存方面。傳統檔案管理模式下，檔案儲存和整理的均為紙質檔案，但是人員流動、機構發展等過程形成的檔案資源繁多，紙質檔案儲存成為一大問題，儲存空間、儲存方法、人員工作量、檔案安全性等均是需要重點考慮的問題。信息化檔案管理的實現是解決這一系列問題的有效方法之一，利用信息技術實現紙質檔案的數字化轉化，利用電腦的大容量儲存空間進行電子檔案的儲存和管理，不僅更加高效，且能夠有效避免檔案受潮、丟失以及在翻閱過程中受損等問題。2.建立與保存方面。傳統檔案管理中使用的載體為紙質材料，雖不可否認紙質材料對于檔案管理的無可替代的作用，但是電子版檔案的建立無疑更加高效、便捷。對于紙質檔案來說，紙張材質、油墨成分、保存方案對于文件保存時間有極為關鍵的影響，而電子檔案相較而言需要考慮的因素較少，且保存時間比紙質檔案更長，這是信息化管理的一大突出優勢。3.查閱與取調方面。與傳統人工檔案管理相比，信息化的實現在檔案查閱和調取方面也極具優勢，管理軟件中搜索功能的具備使得索引查找成為可能，只要輸入編號或者關鍵信息就可以進行檔案資源的準確高效查找，操作更加簡單、便捷度更高[10]。但是需要注意的是，雖現階段的信息化發展有效推動了工作效率的提高，在實際運用過程中系統功能單一、對于復雜檔案管理工作難以應付等問題仍然存在，需要進一步推進應用的革新和改進。
四、基于信息化背景下衛生監督機構檔案管理措施
（一）樹立信息化管理意識。衛生監督機構進行檔案管理時，若想實現其信息化轉變就必須重視人員信息化管理意識的樹立，突破傳統工作觀念，增強檔案管理人員自主學習意識，提升人員信息化管理技能。觀念對于行為有指導作用，只有實現管理理念的轉變才能夠做到檔案信息化管理。同時，相關部門還需要制定出與自身發展相契合的有效檔案管理模式，將工作機制、保密機制以及系統使用機制等納入其中，全面提升檔案管理人員信息化安全管理意識。
（二）完善檔案管理制度。檔案管理的有序和規范對于收藏、整理、分類、儲存、查閱等一系列工作的順利完成都有極為重要的意義，若想實現檔案有序管理，完善檔案管理制度是其中重要環節之一。只有健全的管理制度才能夠為后期檔案管理的持續健康發展提供制度依據，使工作有章可循。制定完善檔案管理制度需要首先加強機構內部各環節、各部門人員間的交流合作，充分了解目前檔案管理狀況，在對現狀進行分析的基礎上以法律法規為指導進行有效檔案管理制度的制定[11]。不僅如此，為提升工作質量，衛生監督機構還需重視系統性服務平臺的構建，為社會提供更高質量的檔案服務。
（三）加大資金投入。充足的資金是衛生監督機構實現檔案管理信息化發展的基礎性環節，只有充足資金的加入才能夠為檔案管理工作吸收高素質人才，引進高新現代化技術設備，推動各項工作順利開展。衛生監督機構需加強與當地財政部門間的交流和協商，為自身基礎設施建設爭取充足建設資金，進行掃描儀、管理系統、計算機等各項硬件設備的配置。除基礎設施的加強之外，充足的資金還能夠推動檔案管理系統的不斷優化和升級，為當前信息化管理進一步發展提供內在動力，加強資源共享，進一步發揮檔案資源作用和優勢。
（四）重視人員綜合素質的提升。檔案管理工作說到底是人的工作，若想實現檔案管理現代化發展，就必須提高對于檔案管理人員的要求，保證檔案管理人員高效完成工作。衛生監督機構應將管理人員的培養作為工作重點內容之一，除營造信息化工作環境以提升人員自我學習意識之外還要進行人員的定期培訓，其中既包括檔案管理專業知識的培訓，也包括現代化信息技術能力的提高，全面提升人員綜合素質。
五、結語
信息化發展背景之下，衛生監督機構實施檔案管理的現代化、信息化推進是歷史發展的必然，對于工作效率的提升有關鍵意義。但在實際發展過程中仍存在諸多問題，需要部門相關工作者予以重視并探究解決方法，通過樹立信息化管理意識、完善檔案管理制度、加大資金投入、重視人員綜合素質的提升等措施全面發揮信息化管理優勢，推動衛生監督機構高質量可持續發展。
作者:鄭其武 單位:霞浦縣衛生局衛生監督所
