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摘要：在互聯網時代下，大數據和云計算等技術發展迅速，高職院校通過檔案信息化建設，能夠更好地整合、開發和管理檔案信息資源。本文闡述了互聯網時代高職院校檔案信息化管理的優勢，并結合檔案管理工作現狀提出了具體可行的信息化管理策略。
關鍵詞：互聯網時代；高職院校檔案；信息化管理
高職院校檔案信息化管理就是運用先進的信息技術、計算機與網絡，以檔案中的文字、圖像和錄音等資源為對象，讓檔案存儲形式、管理方法和傳遞途徑等轉變為更易于保存、管理與傳遞的形式。但是當前高職院校檔案信息化管理中尚有很多問題，需要引起足夠重視，增加資金與人力的投入，不斷提升檔案管理工作水平。
一、互聯網時代高職院校檔案信息化管理的優勢
第一，在高職院校檔案信息化管理中，主要借助電子計算機技術處理原始檔案資料，并存儲于光盤、硬盤等介質中，這樣能夠大幅度提升檔案存儲數量，也能夠實現對檔案的快速處理，有利于檔案長時間保存，為今后查閱與利用創造便利。而傳統紙質檔案則無法達到這些效果?；ヂ摼W時代高職院校檔案信息化管理后，能夠讓文檔得到一體化建設，紙質檔案和電子文件能夠并存，有利于檔案的快速查詢、閱讀和使用，提升了檔案服務工作質量。第二，高職院校檔案管理水平提升后，信息系統也不斷優化，對檔案管理人員素質與能力有了更高的要求。雖然有的檔案管理人員知識結構不合理，未掌握新的檔案知識，但大部分檔案管理人員專業水平較高，在檔案信息化管理中能夠體現自身優勢，在互聯網時代也能發揮出自身應有的作用。高職院校在檔案信息化建設中，需要領導提高重視程度，上下級一起努力，才能不斷提升檔案管理信息化水平。第三，高職院校在檔案信息化建設中，將結合實際情況建立局域網和電子文件數據管理中心，優勢非常明顯。高職院校完成檔案網站建設后，可以讓政府部門、教育管理部門和社會各界享受到優質便捷的檔案服務，同時提供有限制性或非保密的電子文件查詢與使用服務，從而更好地共享優質教育資源[1]。高職院校檔案管理信息化水平提升后，也能夠公開學校工作的管理情況，利用網絡征集社會各界人員對學校發展的想法和建議，將群眾監督作用發揮出來，更好地推進學校檔案管理工作的開展，達到不斷優化與完善的目的。
二、互聯網時代高職院校檔案信息化管理的現狀
高職院校信息化建設與發展，能夠讓各部門都充分利用各自辦公信息系統，如學校教務處的學籍管理系統、成績管理系統、科研管理部門的科研管理系統等，不同系統形成的數據能夠直接轉化為數字檔案，由檔案管理系統接受。然而，現階段很多高職院校因為在規劃上不夠統一，應用的軟件也無法保持一致，這就缺少統一的信息資源管理平臺，讓其他系統與檔案信息系統對接變得困難，也很難有效共享資源信息，增加了檢索的成本與難度。在高職院校檔案信息化建設過程中，應該注重基礎設施的完善，培養足夠多的檔案管理人才，才能更好地適宜互聯網時代的發展[1]。在檔案信息化建設中需要有各項先進設備，如計算機、掃描儀、校園局域網、信息處理軟件和系統、數據庫等硬件設施，同時檔案管理人員也應該熟練操作計算機、數據庫和各種應用軟件，成為技術型人才。然而，現階段大多數高職院校設施配置不合理，僅僅有數臺計算機，也缺乏信息化專業人才，無法有效利用各種現代化設備，出現了資源浪費的現象。
三、互聯網時代高職院校檔案信息化管理的策略
（一）注重基礎設施建設
高職院校在推進檔案信息化建設過程中，應注重軟硬件設施的投入，提供足夠的資金，將掃描設備、存儲器、數據庫服務器等配置齊全。高職院校要及時對各項設備進行更新換代，確保達到軟硬件操作平臺與操作系統運行的要求，避免對正常檔案管理工作帶來不利影響?，F在很多高職院校僅僅是進行了校園網絡的對接，在軟硬件投入上嚴重不足，造成檔案信息化管理效率不高。因此，必須不斷增加經費投入，提升檔案管理的規范化和科學化水平。此外，高職院校也要在檔案收集、歸檔、整理和應用等方面實現自動化，提供一定的技術支持，讓校園網、校際網和檔案系統管理網等能夠實現檔案信息自由存儲與交換。
（二）規范標準，實現技術對接
互聯網時代高職院校要想加快檔案信息化管理，應對信息化資源系統建設、信息化管理和信息化成果利用等標準進行規范，這樣能夠更加及時和有效地傳遞檔案資源信息，真正共享檔案信息資源。高職院校在檔案信息化管理中要做到規范與統一，并將建設責任具體落實到個人，以防出現職責混亂的情況。此外，高職院校要注重辦公自動化與檔案管理系統的技術對接，這樣有利于更好地整合檔案信息資源，達到文檔一體化的目的。從紙質文字與檔案工作全局考慮，對紙質文件的制發到歸檔進行全程管理，同一管理系統中實行不同工作制度、方法與程序，讓現行文檔的產生、歸檔的過程收入到一個管理系統中，并非是把文件管理和檔案管理界限分明的劃開，形成獨立管理系統[2]。通過這種方式可以防止出現重復勞動的情況，也保證文檔管理效率實現提升，讓各系統有效對接，推動高職院校檔案資源信息化建設的快速進行。
（三）培養風險意識，規避網絡風險
因為高職院校檔案信息化管理工作主要在網絡環境下開展，所以檔案信息數據在線傳輸與存儲容易出現各種安全隱患。隨著高職院校檔案信息化管理的進行，必須提升管理系統的穩定性與安全性，讓檔案管理平臺更加規范化[3]。校園檔案管理平臺要和校園網進行連接，與互聯網實現物理隔離，對在私密性上有一定要求的檔案來說，需運用保密性強的設備進行存儲。檔案管理人員應定期審核平臺信息是否安全，運用先進網絡防范技術，避免出現網絡風險，讓檔案管理始終處于安全狀態。
（四）培養檔案管理專業人才
第一，高職院校要注重對信息化人才的培養，遵循德才兼備的原則。檔案管理人員必須保持堅定政治立場，形成良好職業道德，既要掌握豐富檔案管理業務經驗，也應該具備較高業務技能，能夠熟練應用數字化技術。第二，互聯網時代高職院校要加強檔案教育培訓工作，打造一支高素質的檔案干部隊伍，為其提供技術培訓與檔案管理業務知識培訓的機會，內容以軟硬件應用知識為主，促使檔案管理人員計算機應用能力實現提升，讓檔案管理方法與信息技術應用充分結合起來[4]。第三，高職院校要為信息化人才發展提供發展空間與提升平臺，提高相應的薪酬、待遇和福利，增強對人才的吸引力。同時，設置專門的檔案管理部門，實行完善的員工分配機制與激勵機制，讓檔案管理人員能夠安心工作。總之，高職院校要充分認識到檔案信息化管理的意義，不斷轉變管理方式方法，在檔案信息化建設中投入更多物力、人力和資金，建立完善的檔案制度，這樣才能適宜互聯網的發展。檔案管理人員也應不斷增強自身網絡風險防范意識，既要掌握豐富的檔案管理理論知識，也要加強計算機操作知識的學習，為高職院校檔案信息化管理作出新的貢獻。
參考文獻：
[1]李欣.“互聯網+”思維下高校檔案信息化建設研究[J].蘭臺內外,2019(25):11-12.
[2]王秀梅.關于高校學生檔案管理信息化建設的思考[J].城建檔案,2019(7):40-41.
[3]夏立紅.“互聯網+”時代檔案信息化建設體系建設[J].辦公室業務,2019(14):78.
[4]吳紅梅.互聯網+背景下檔案信息化建設研究[J].內蒙古科技與經濟,2019(12):67-68.
作者:張巖 單位:朝陽師范高等?？茖W校
