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摘要
隨著科學技術的發展和信息化時代的到來，高校檔案信息化建設勢在必行。本文闡述了高校檔案管理信息化的重要性，并對高校檔案信息化管理發展進程中出現的一系列問題進行了論述。最后，本文結合自己的工作實踐針對高校檔案信息化管理中存在的問題提出了解決之策。
關鍵詞
高校；檔案管理；信息管理；對策
1高校檔案管理信息化的重要性
現階段，伴隨著信息化技術的高速發展，高校想要提高自身的核心競爭力，也為了更好地適應時展的要求，就要不斷加強信息化管理?，F階段，很多高校開展信息化管理已經取得了較大的成效，有利于高校教學和科研工作的進行。高效的信息管理系統主要是通過信息技術來對各職能部門的業務進行統一和協調。高校管理信息化的重要性主要體現在以下3個方面：第一，高校信息管理可以為其自身發展以及高等教育的深化改革提供強有力的支持；第二，高校信息管理是現有條件下提高我國高校整體管理水平的一個非常重要的途徑和手段；第三，高校信息化管理可以大大提高教育資源的使用效率，避免資源浪費。通過信息系統，可以有效地實現檔案資源的優化配置，建立起穩定、有序、高效的檔案信息服務。
2高校檔案信息管理工作的現狀分析
1）信息化管理系統分割過多，時常出現一些管理盲區。目前，我國高校的信息化管理平臺主要包括網絡信息化平臺、學校信息平臺、多媒體教室、課件資源建設以及遠程衛星信息平臺等。但是，這些信息廣利平臺在管理體制方面卻存在多元管理的現狀。各部分之間根據自己的權限范圍在不同的平臺上傳閱自己的相關文件，缺乏統一的數據管理系統將文檔進行分類處理。因此，導致高校信息化管理水平以及工作效率相對比較低下，有些管理部門之間甚至會出現相互推諉的現象。
2）高校檔案信息管理建設缺乏統一的規劃與標準。高校在建立信息化管理平臺之后，相關信息資源的應用，特別是教育資源的應用就成了高校信息管理的關鍵內容。然而，通過調查發現，很多高校把信息化建設的重心放在信息化平臺的搭建上，認為信息化建設就是信息化管理平臺的搭建，忽略了之后信息資源的處理和應用，從而導致很多高校的信息化管理平臺沒有得到充分的利用，只能滿足瀏覽信息、收發電子郵件及聊天這些最基本的功能，導致許多教育信息資源被嚴重浪費，從而不能滿足日常教學中對信息資源使用的需求。
3）信息化管理的不足，檔案管理隊伍建設的不完善。目前，大多數高校檔案管理理念較為陳舊，大多按照檔案管理者的經驗來開展檔案管理工作，信息資源共享的意識較弱，而在軟件系統上也沒有形成自動化的信息檢索系統。除此之外，很多高校的檔案管理人員的專業知識和技能不足，并且缺乏對信息技術方面的認識，檔案管理隊伍建設并不完善。
3新形勢下高校檔案信息管理應采取的措施
1）建設并完善“校園一卡通系統”，有效整合信息資源。隨著高校信息化建設的速度加快，“校園一卡通系統”的建設和完善必然會成為高校信息化管理的重要內容。同時，這也是高?，F代化管理的重要內容。“校園一卡通系統”的建設和完善，可以很大程度上提高高校的信息管理效率，使學校的整體管理水平達到一個新的高度。該系統可以使傳統管理體系各職能部門各行其是，條塊分割的狀況得到極大的改善，從而有利于信息資源的優化配置，避免信息管理平臺的重復建設，實現高效管理業務的重組和統一，減少各個管理部門之間的“信息孤島”效應的產生，進而使高校的管理信息資源能夠在全校范圍內實現縱向和橫向上的通常流暢，使不同管理部門的信息能夠得到很好的共享。
2）加強檔案信息化建設的投入。高校要認識到檔案信息化建設的意義和價值，極大對其人、財、物方面的投入和支持。首先，要加強對專業人才的招聘和培養。檔案信息化建設需要即懂檔案管理，又熟悉信息技術的專業人才，因此高校要一方面積極吸納符合條件的復合型人才，另一方面要加強內部人才的培訓，打造出綜合素質較高的專業人才隊伍。其次，要加強對軟硬件方面的投入。高校要積極引進國內外先進的軟、硬件設備，為信息化建設打下堅實的基石。最后，要加強檔案的數字化工作，在高校檔案網站中設置檔案網頁。
3）不斷深化檔案信息化管理進程，提高信息化技術和管理水平。高校必須不斷提高各級管理人員的能力，使他們具備一定的研究、建設、運行以及管理能力，能夠最大程度滿足大部分教師和學生以及高層管理者的信息化需求。在信息管理方面，一方面要滿足教學科研的信息管理支持；另一方面可以提供必需的管理決策、質量保障、評估考核等方面的全面信息服務。要積極對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的專業素養。高校檔案信息化安全是一項系統工程，要注重信息資源的安全性，在安全性的基礎上充分利用和共享信息資源。此外，應當利用查檔的機會，加深查檔人對檔案工作的了解，增強檔案意識。同時，高校的信息管理工作還要注意逐步將工作重心從管理調控轉向用戶服務，這是信息社會發展的必然要求。
4）進一步完善檔案信息化管理的評價體系。高校在制定、和實施信息化管理時需要按照相應的規范，并能夠采取相應的評價指標體系進行管理，使高校各個分支管理部門在信息化管理當中能夠遵循這些規范，達到協同發展、共同促進的管理目的。制定實施相關的高校信息管理的評價指標主要目的就是對信息管理工作能夠實現有效的監督和控制。因為，只有實現了教育信息化管理的規范發展，才能真正提升高校的整體教育管理水平，使教育服務質量得到實質性的發展。通常情況下，高?？梢圆捎脟H認可的質量保證體系，這能夠很好的體現對管理全過程的控制，具有很強的普適性。
5）完善檔案信息化管理的組織形式。高校信息化管理是一項涉及面廣、內容較為繁復的工作，涉及高校的各個職能部門和不同崗位的人群，是一項重大的變革，時間周期較長，而在初期很少能見到成效，并且很多職能部門的負責人不能了解到信息化建設的價值。因此，若沒有一個完善的組織體系，沒有校級領導的積極支持和親自參與，沒有校級領導的決心、正確的決策、規劃和強有力的措施，沒有一個職能部門負責協調、一抓到底，學校檔案管理信息系統的建設必將步履維艱、難以取得成績。所以學校在這項工作上組織形式是否科學、合理是整個系統成功的關鍵。
作者：劉萍 單位：南陽醫學高等?？茖W校
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第二篇：檔案信息管理系統業務規則探析
摘要：
近些年來，檔案信息管理工作越來越受關注。在檔案信息管理中應用業務規則管理，有助于提高檔案信息管理效果。本文結合業務規則管理的相關內容，重點就檔案信息管理系統中業務規則管理的應用展開了分析。
關鍵詞：
檔案信息管理系統；業務規則管理；應用
作為一個由業務網絡所構成的檔案業務管理系統，檔案信息管理系統需要運用多學科知識及專業的配合，通過各部門的傾力協作，實現配套運行的系統。當前，多數檔案信息管理系統的業務處理邏輯，都被寫成了各種程序段，并隱含于代碼數據庫、觸發器等之中，一旦需求變化，勢必需要對程序代碼加以修改，因而導致系統的維護成本大幅提升，也很難實現升級與更新。結合此類問題，我們采用業務規則管理，通過規范檔案信息管理系統的業務規則，實現了業務規則存儲、集中管理、維護等的靈活設置與有效執行，且實現了檔案信息管理系統業務中不確定性業務流程、策略的獨立，保障了業務規則能夠輕松、靈活、便利地進行管理和修改。
一、業務規則與業務規則管理概述
業務規則的興起為檔案信息管理系統的優化、升級提供了契機，業務規則管理對于構建一個完善、可靠的輔助決策、需求變化響應、有效擴展、生命周期較長的檔案信息管理系統而言，無疑提供了十分重要的理論與技術支持。
（一）業務規則
對于業務規則而言，其內涵十分豐富，不僅包括明文所規定的同業務有關的法律、法規、規章制度、操作規范、章程、標準等等，還涵蓋了長期業務指導與實踐經驗、從業者所積累的知識經驗與總結、日常操作所積淀的專業知識與技能等等。就信息管理系統視角而言，業務規則被視為約束、定義檔案業務活動的語句，負責對業務結構、控制及業務行為影響因素進行描述。就信息系統視角而言，檔案業務規則（ABR）即對檔案業務中某類定義、限制性的描述，負責對檔案業務結構加以維持、控制，就檔案業務行為加以影響的一類具有業務定義的術語、事實陳述、約束、推理等描述。ABR多源自于明文所規定的同檔案業務有關的法律、法規、規范、規章制度、章程、標準，還包括檔案業務工作者需求調研、舊檔案信息管理文檔等內容。
（二）業務規則管理
所謂的“業務規則管理”，簡稱BRM，其通過將系統所處理業務邏輯由程序的代碼中加以抽取，使其轉變為簡單的業務規則，并采用結構化業務規則數據，對規則引擎加以驅動，以更好地執行業務行為的過程。BRM參考的是數據庫管理思想，較傳統業務規則層的引入相比，實現了業務規則與數據程序的分離，并單獨存儲于規則庫中，將業務規則數據信息視為十分重要的資產用以科學管理。業務規則管理采用結構化業務規則加以描述，并對業務行為加以組織，借助于有效的管理平臺，業務工作者可借助于類自然語言進行規則編寫，并創建業務規則，將修改、維護之權交還給業務人員，業務規則的邏輯關系則由引擎加以處理，實現了業務系統組織真正意義上的面向業務人員。
二、檔案信息管理系統中業務規則管理的應用
結合業務規則管理的內涵，其在檔案信息管理系統中的應用主要體現在如下方面：
（一）獲取檔案業務規則
首先，對檔案業務規則加以分類，尤其是對檔案管理部門所制定的檔案管理期限表、歸檔范圍等。重點就文件材料的歸檔范圍、位數檔案的保管期限加以描述、規范，并對歸檔文件的規則加以整理。同時，對檔案著錄、文件歸檔整理規范、文件材料是否歸檔及其范圍加以規范。對于各種不同的檔案門類也進行相應的規定，例如會計、信貸、科研等檔案。結合檔案管理經驗、專業知識等對各種類型的檔案進行分門別類的分析、處理。其次，獲取檔案業務規則。就檔案信息管理而言，其業務規則多源自于檔案管理業務有關法規、制度，經驗積累等，結合業務規則的來源可能存在大量重復、無關內容和信息，此時必須進行挖掘、篩選、整理，獲取有用規則，并對業務規則加以區別、分類，明確業務規則的主體，并對其進行判斷、推理、計算、約束，最后將所整理規則進行完整性分析、冗余分析。
（二）面向業務規則管理的檔案信息管理系統的開發
對于面向業務規則管理的檔案信息管理系統的開發而言，其主要包括如下內容：檔案業務規則的集成與開發環境；檔案業務面向對象的模型構建；檔案業務規則語言；檔案業務規則數據庫；檔案規則引擎；數據、指令接口；組件化結構。由于篇幅限制，下文重點就其中幾大重要部分展開介紹：
1.檔案業務規則的集成與開發環境。對于面向檔案業務規則管理的集成與開發環境而言，主要需要就規則編輯器、編譯工具加以集成，以便就檔案業務規則加以科學管理、部署。結合圖形界面，在進行業務對象模型構建過程中，能夠為用戶提供更為便利的操作支持。對于編譯工具而言，可對業務規則語句加以轉換，將其變為不同的規則代碼，這樣有助于科學地執行規則引擎。
2.檔案業務面向對象的模型構建。對于檔案業務所面向對象而言，該模型的構建必須建立在檔案管理工作科學描述的基礎之上，并就檔案業務所面向對象的名稱、各種不同的約束條件等內容加以記錄。對于業務對象模型而言，應當為業務規則語言提供所需的詞匯，以便系統分析人員加以開發、設計，而系統開發人員則負責展開相應的執行工作。
3.檔案業務規則語言模型。對于面向業務規則管理的檔案信息管理系統而言，其所采用的語言模型也為業務工作者、相關技術人員提供了必要的語言，借助于系統的轉換，形成相應的程序代碼，并通過規則引擎加以執行。但應注意的是，在具體執行過程中，要求業務工作者、分析員掌握足夠的計算機編程知識，但事實上，很多工作人員對此了解并不多。為解決該問題，可以將受限的中文業務規則語言，視為相應的表述語言，以便業務工作者相應地采用。而對于技術人員而言，可采用類Java語言法。
4.檔案規則數據庫。對于檔案規則數據庫而言，主要提供了數據存儲等作用，當用戶將規則成功輸入系統后，通過編譯將其存儲在規則數據庫中，由規則引擎加以調用、執行。如今，很多公司對檔案規則數據庫進行了劃分，包括存儲法律法規等制度文件的外部規則數據庫、存儲常用文件的內部規則數據庫以及存儲經驗、技術性知識的非正式內部規則數據庫等。
5.檔案規則引擎。就檔案規則引擎而言，使用過程中必須先進行對象創建，再就規則集加以加載、更換，將數據集合提交成功，發出相應的執行命令，實現結果的輸出。一言以概之，面向業務規則管理的檔案信息管理系統能夠極大地提升系統效率，優化系統性能，提高其交互性、可維護性，為檔案管理系統用戶提供個性化的服務。未來業務規則管理的應用，還需要進一步挖掘業務規則，完善系統業務規則，面向業務規則的全面使用，促進各子系統業務規則之間的有效融合。
作者：周芳 單位：貴州省遵義縣烏江電廠機電安裝檢修工程公司
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第三篇：檔案信息管理系統三庫分離技術研究
［摘要］
三庫分離技術是在檔案信息管理系統數據庫設計實踐中提出的一種實用的數字檔案長期保存技術，它將數據庫在物理設計上劃分為核心庫、管理庫、利用庫。文章分析了三庫分離技術的應用背景、定義及相應的數據庫設計方法，并提出了其在長期保存、提高數據庫效率和保證數據安全性方面的優點和應用原則。
［關鍵詞］
三庫分離技術；檔案信息管理系統；長期保存技術；核心庫；管理庫；利用庫
21世紀以來信息化發展迅猛，電子文件及電子檔案大量涌現，我國全面進入檔案信息化發展階段。隨著檔案信息化建設的開展和逐步深入，數字檔案館建設成了檔案信息化的重點工程。檔案數據庫建設是數字檔案館建設的核心內容之一，它是提高檔案管理效率和服務水平的根本途徑。數據庫技術是建立數據庫及其應用系統的技術，是信息系統開發和建設中的核心技術，具體來說，數據庫設計是指對于一個給定的應用環境，構造最優的數據庫模式，建立數據庫及其應用系統，使之能夠有效地存儲數據，滿足各種用戶的信息要求和處理要求，它的設計直接關系到系統執行的效率和系統的安全性及穩定性［1］。
1三庫分離技術的提出
1.1現實背景
大數據時代，電子數據指數式增長，電子檔案的存儲和訪問成了數據庫設計的瓶頸問題。隨著電子檔案數量的快速增長以及系統用戶訪問量的不斷擴大，檔案信息管理系統出現運行效率降低、用戶長時間等待等甚至已經影響到用戶正常操作的現象，造成了系統整體性能低下。另外，電子檔案還存在著自然災害和人為破壞的風險，以及系統安全、載體安全、電子檔案遷移風險及電子檔案真實性等幾個方面的問題。針對以上諸多問題，優化數據庫設計顯得尤其重要。本文要探討的三庫分離技術是在總結檔案信息管理系統數據庫設計實踐基礎上提出的一種實用的數字檔案長期保存技術，此項技術的應用有助于提高系統的整體性能，保障數字檔案的安全性。
1.2OAIS參考模型
OAIS（OpenArchivalInformat-ionSystem，開放檔案信息系統）參考模型是空間數據系統咨詢委員會（CCSDS）制定的標準，并于2003年作為ISO的標準（ISO14721:2003）頒發。其主要目的是為具有數據長期保存和利用責任的檔案機構以及非檔案機構提供數字信息長期保存和利用的基本概念、術語、基本信息模型、功能模型和指南。OAIS參考模型提出了數字檔案館等對數字信息長期保存和利用負有責任的機構應該履行的六項基本功能：（1）檔案收集：從信息生產者那里接收提交信息包（SIP），并且對內容進行準備，以便所提交信息能夠在檔案系統中存儲和管理。（2）數據管理：對檔案信息包的描述信息進行管理，幫助用戶查找和檢索信息。（3）歸檔存儲：存儲檔案信息包，為其選擇恰當的存儲媒體，判斷存儲級別，按照不同級別采取不同的安全保管措施，并執行錯誤檢測以及災難恢復。（4）檔案利用：將歸檔信息包加工成分發信息包，并提供給用戶利用。（5）行政管理：與信息生產者簽訂“移交協議”，對數據移交的格式、移交的內容、程序和方式進行規范，把握信息長期保存的源頭。（6）保存規劃：對技術的變化以及用戶群的服務需求變化進行監控，并根據變化制定詳細的保存策略和遷移計劃［2］。
1.3三庫分離技術的提出
OAIS規定了資源存取和長期保存的概念和參考框架。本文以OAIS六個功能模塊為基礎，按照電子文件從檔案生產者傳遞到檔案利用者的過程分析設計出收集管理模塊、保存模塊、利用模塊三大系統功能模型。在對系統功能模型進行分析的基礎上，可以利用三庫分離技術進一步優化數據庫模型，即在數據庫物理設計中將數據庫分為核心庫、管理庫和利用庫。檔案信息管理系統中的管理庫、核心庫、利用庫主要功能如下：（1）管理庫：該庫主要供檔案業務人員進行新增修改刪除等操作，實現電子檔案數據的收集整理、編目著錄、鑒定銷毀等日常管理。（2）核心庫：該庫主要實現電子檔案數據的長期保存。（3）利用庫：該庫主要供利用者借閱利用，實現電子檔案數據的檢索統計、編研利用、數據分析及數據挖掘。
2基于三庫分離技術的數據庫設計
2.1三庫分離的數據庫架構
在概念結構上，因在三庫概念結構設計時三庫中檔案對象具有相同的ER圖，因此三庫的邏輯結構一致。在物理結構上，三庫分離技術實質上是數據庫物理結構設計時的一種優化措施。在三庫分離數據庫架構中，服務器和存儲之間使用存儲區域網絡（StorageAreaNetwork，簡稱SAN）連接。SAN實際是一種專門為存儲建立的獨立于TCP/IP網絡之外的采用高速數據連接通道（光纖通道FC）的專用網絡，目前一般的SAN提供2Gb/S到4Gb/S的傳輸數率，存取速度很快。由于SAN的基礎是一個專用網絡，所有的服務器與存儲設備均采用中心化管理，因此擴展性很強，不管是在一個SAN系統中增加一定的存儲空間還是增加幾臺使用存儲空間的服務器都非常方便，并且可以通過集群方式達到高可用性［3］。
2.2三庫的具體設計
管理庫是檔案信息系統正常運行的核心組件，它提供對檔案數據的編輯、修改和刪除等操作，支持各類管理流程順利實現。管理庫的核心數據采用按檔案類型建表的架構。為保證管理庫的災難恢復和高可用性，我們在三庫設計中使用了數據庫雙機熱備技術。將管理庫安裝成為互為備份的兩臺服務器，當運行著的服務器出現故障無法啟動時，另一臺服務器自動啟動以減少損失；當原運行著的服務器被修復后，又可以作為新的備用服務器。核心庫即檔案的長期保存庫，該數據庫結構遵照相關的元數據標準，采用以全宗建表的架構，基于XML（可擴展標記語言，ExtensibleMarkupLanguage）技術對電子檔案元數據進行封裝。利用標準的、與軟硬件無關的XML語言將電子檔案與其元數據按照規范結構封裝在一個數據包中，可以維護電子檔案與其元數據的完整性，并保障兩者之間的可靠聯系，實現電子檔案的自描述、自包含、自證明［4］。在封裝的同時，引入CA技術對封裝包做數字簽名操作，形成數字簽名和鎖定簽名，確保電子檔案的真實性。具體設計是將基礎結構元數據作為一個全宗表的通用字段，將各檔案類型中非通用字段整合為XML文件保存在名為擴展字段的大字段中，將封裝新增的元數據在電子文件封裝表中保存。在電子檔案進入核心庫時，應當對其元數據的完整性和封裝包的合法性進行全面檢測，嚴防不合格的電子檔案數據進入核心庫。利用庫主要用于檢索統計、編研利用、數據分析等數據挖掘應用。為便于高效地查詢利用，利用庫的核心數據采用按檔案類型建表的架構。
2.3三庫同步設計
三庫間數據通過數據庫同步保持一致。核心庫數據由管理庫數據同步而來，利用庫中數據由核心庫數據同步而來。在同步過程中，首先使用數據庫連接方法連接需要進行同步的兩個數據庫，然后建立能實現同步的存儲過程，最后在計劃任務中運行存儲過程完成同步。使用計劃任務可設置三庫之間的同步工作在每天業務空閑時間段進行，以避免與客戶端爭搶資源。
3三庫分離技術的優點和應用原則
3.1三庫分離技術的優點
首先，三庫分離技術實現了電子檔案的長期保存。電子檔案與傳統檔案相比，有著檢索便捷、傳輸快速、高度開放、信息共享等優點。然而電子檔案在長期保存方面卻存在著一系列問題，成為電子檔案建設和發展的瓶頸。三庫分離技術將長期保存數據存放在核心庫中，只對核心庫進行同步操作，而不進行添加刪除更新等操作，有利于實現電子檔案的長期保存。其次，三庫分離技術提高了數據庫的效率。在數據庫設計中采用三庫分離技術，可使長期保存數據、工作數據、利用數據不再存放于同一個數據庫，三庫中數據也不會隨著業務數據量的累積而急劇增加。在進行三庫分離后，系統管理員對電子檔案數據進行添加刪除更新等操作只在管理庫中進行，用戶查閱利用數字檔案只在利用庫中進行，此舉可以優化數據庫性能，有效提升數據庫使用效率。最后，三庫分離技術保證了電子檔案數據的安全性。管理庫中包含許多業務中間過程的臨時數據，其有效性需要在審核后才能確認。如果直接在核心庫中進行操作，一旦數據庫系統的事務遭到破壞，數據的正確性就得不到保障。而在三庫分離的情況下，進行添加刪除更新等操作時，首先將臨時數據進行逐級上報審批，審批通過后保存到管理庫中成為正式數據，最后對核心庫和利用庫中的數據進行同步更新；如果審批未通過，則不需要將數據保存到管理庫中。
3.2三庫分離技術的應用原則
三庫分離技術在數據庫設計中具有明顯的優越性，但不可否認的是此項技術也增加了系統程序的復雜性。在數據庫實際設計中，設計者要根據檔案信息管理系統業務子系統的實際情況，對技術有選擇地加以應用。三庫分離技術的應用可遵循以下原則：（1）核心庫與管理庫、核心庫與利用庫必須分離，以此保證核心庫的安全，實現電子檔案數據的長期保存。（2）管理庫和利用庫分離與否視業務數據量大小而決定。在業務數據量較大的情況下，為提高數據庫使用效率，管理庫和利用庫可以分離。在業務數據量不大的情況下，管理庫和利用庫可以不分離。
4結論
三庫分離技術是在檔案信息管理系統數據庫設計實踐中提出的一種實用的數字檔案長期保存技術，它提高了電子檔案數據的訪問效率，保障了電子檔案數據的安全性，對大數據時代檔案信息系統的數據庫設計具有一定的實際應用價值以及理論研究意義。
作者：魏紅霞 單位：江蘇省檔案館
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