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摘要：傳統的以人工為主對信息進行分析處理的管理模式已日趨落后，信息管理凌亂且效率低下。在這種情況下，采用計算機網絡技術、數據庫技術及有效的軟件工程方法，建立產品的信息管理系統十分必要。文章以本公司某產品為例，開發信息管理系統，詳細闡述了信息管理系統的主要邏輯和流程，并介紹相關功能設計情況，最終實現系統的設計與開發，達到實用的目的。
關鍵詞：管理信息系統；客戶管理；協同分工
引言
在傳統企業內部，受歷史原因影響，信息管理模式相對落后，基本以人工管理為主。此種管理模式，不僅效率低下，而且無法形成對產品從采購到生產直至銷售的全生命周期的宏觀把控，進而影響企業對產品內部管理流程的實施和優化。在這種情況下，應用新的信息技術，開發全新的信息管理系統，改變原有落后管理模式的需求十分迫切，它是改善企業內部管理及提高企業現代化管理水平的重要手段。本文以公司重要產品的信息管理為例，從改善公司內部管理，提升內部管理效率的角度出發，詳細闡述系統的需求分析和系統結構設計，特別是通過各部門分工合作管理等模塊來說明系統的設計思路和實現。
1需求分析
由于產品一開始處于研發階段，對其信息進行有效管理的要求并不迫切。隨著產品銷量的逐漸增加，對其生產和銷售過程中產生的信息進行有效管理顯得越來越重要，如何及時有效地管理產品信息成為減少內部消耗，占有市場的關鍵。傳統的管理方式，無法適應數據量的增加，暴露出種種問題。（1）信息錯誤率高，造成管理麻煩；（2）信息更新速度慢；（3）無法形成部門間信息共享。目前國內外大部分公司都在搭建符合自己產品特性的信息管理系統，實現對產品信息的實時管理。本文基于這點認識，著力設計和開發在各部門協同分工的基礎實現聯網實時信息管理的系統，最終實現對信息的有效及時管理。
2系統管理流程設計
信息管理系統的設計，需要考慮系統內在邏輯與產品管理流程的匹配，保證管理流程能夠通暢地在系統上得到執行。在這過程中，勢必需要對現有管理流程做全面的，系統的規劃，刪除某些不重要的流程，增加新的必需的流程，使得整個管理流程簡單，高效，能夠及時響應各部門的要求。市場部在接到客戶訂單信息后，通過系統生成一份購銷合同，合同簽訂和預付款到位后，市場部先通過系統查詢庫存情況，如庫存能夠滿足發貨要求，就向保障部遞交發貨通知單，要求保障部按時給客戶發貨，同時向生產部發出補充庫存的指令；如庫存無法滿足發貨要求，市場部直接向生產部下達生產指令，告知生產數量、型號和交貨期限，生產部接到指令后，通過系統查詢部件數量，數量不足時及時采購。完成生產后，生產部還需對產品進行出廠檢測，產品檢測過程中出現問題，生產部需提交相關檢測內容和問題總結給技術部，技術部第一時間對問題進行分析，并給生產部提供參考意見，保證產品正常生產。產品檢測如能達到出廠標準，就給產品編訂編號，裝箱，交保障部入庫，同時給市場部生產完畢的提示及給技術部提交測試數據，市場部在接到生產部的提示后，及時與客戶溝通，確定發貨時間和地點，給保障部遞交發貨通知單，保障部在收到發貨通知單后，再次檢查配件，包括說明書，合格證和其他物件是否配備齊全，如無問題，封箱發貨，并給市場部發出產品已發貨的提示。市場部接到提示后，估計到貨時間，與客戶再次進行溝通，確保貨物準時安全到達。貨物達到安全到達客戶手中，產品的生產過程完成。
3協同分工原則運用
協同分工是提高管理的專業化程度和工作效率的要求，把組織的任務、目標分成各個層次，各個部門以及各個人的任務和目標，明確各個層次，各個部門乃至各個人應該做的工作以及完成工作的手段、方式和方法。有效運用協同分工原則，不僅能夠提高管理的專業化程度和工作效率，同時能夠明確各部門之間的職責，有利于部門間配合。利用信息管理系統，理順管理流程，確定協同分工原則，各部門必須在相應的時間節點完成規定的工作，保證下一步工作的正常進行。本文利用實現系統的機會，明確系統流程中確定各部門權限和登錄限制，以便在整個管理流程中確立協同分工的原則。各部門的主要職責上文已經詳細闡述，這里不再贅述。這一部分著重分析各部分工作的節點，確保節點的順利完成，才能確保整個過程的順利進行。節點，是各部門工作的分界點，各部門工作通過節點，就移交給下一個部門操作。通過節點的劃分，也就區分了各部門的工作職責和主要內容。各部門在節點區分的基礎上，實現協同分工的原則。
4系統設計
4.1體系架構設計
信息管理系統采用熟知的C/S結構，C/S結構的基本原則是將計算機應用任務分解成多個子任務，由多臺計算機分工完成，較好地適應了部門協同分工的原則。由于系統的復雜性，為了使系統整個邏輯清晰，本系統采用三層架構的模式今夕設計，分別為表示層，業務邏輯層及數據層。
4.2數據庫設計
數據庫是長期存儲在計算機內的、有組織的、可共享的數據集合。在數據庫中，我們按照不同部門的需求，建立相應的數據表。在部門用戶管理模塊，包括用戶登錄信息和權限表；產品信息管理模塊，主要是建立完整的產品信息表；合同信息管理模塊有合同廠家，交貨期限，產品型號等；合同交底單信息模塊，主要是需交貨產品的信息表。各種表單的詳細信息見表1。
5系統實現
系統實現是系統真正實際運用的關鍵步驟，在前文架構設計和數據庫設計的基礎上采用Java開發語言，機遇。NET的Fram-work平臺進行開發，數據庫使用Mysql。各部門用戶通過身份認證進入系統，根據用戶的權限和在產品生產過程的角色，系統會呈現不同的界面，如圖1所示，為市場部員工使用界面。在該界面，市場部員工不僅可以錄入合同信息，下發交底單，安排發貨，還可以實時看到哥哥合同的詳情，保障部備貨情況，具體的客戶信息和每個合同執行的時效進展。界面上方為數據錄入按鈕，界面下方對產品、合同、備貨及時效的一個表單展示，可以讓客戶更直觀的查看數據。
6結束語
本文從以下幾個部分取得了實際成果：（1）本文按照用戶需求，嚴格區分用戶，實現基于協同分工的信息管理模式，既保證了信息高效，準確的傳送，同時也減少了用戶的信息檢索時間，降低了信息的冗余度，使得用戶能夠更順暢地使用信息管理系統。（2）從公司產品生產實際情況出發，優化升級，實現了數據統計，數據查詢，單據生成，時效控制等功能，極大地提高了工作效率。
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作者:沈銀杰 蘇楓 單位:北京航天試驗技術研究所
