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摘要：信息技術條件下，銷售系統的職能沒有改變，就是為客戶與最終用戶提供產品及服務，從而實現企業的資金轉換并獲取利潤，為企業提供生存與發展的動力源泉，并由此實現企業的社會價值。但是由于在信息技術條件下處理數據，在內部控制中其控制點與傳統的銷售工作有區別。本文就信息技術對企業銷售管理過程內部控制的影響作出分析，并提出控制措施。
關鍵詞：信息技術；內部控制；銷售管理
在傳統銷售業務過程中，使用紙張來采集存儲業務數據，向信息用戶提供信息，同時紙張記錄還作為過程的審計線索。有關銷售過程的數據由管理該過程各部分的各個業務職能部門采集和維護，因此，過程數據分散在各部(如銷售定貨部門、裝運部門、開票部門、倉儲部門等)。這樣每個部門都不能得到對銷售過程的完整信息，從而各部門重復存放數據。
一、計算機環境下處理的銷售與應收賬款的內容
1.所有銷售發票、收款憑證等輸入并存儲在記賬前的臨時憑證文件中。對第一次輸入的客戶，同時在客戶文件中開設相應的記錄，并輸入客戶固定信息。2.輸入調查研究獲得的市場資料、競爭對手資料、國家和行業有關銷售的法令規章資料等。3.對記賬前憑證文件中的記錄進行審核確認，確認為正確后進行簽章。4.用臨時憑證文件中經過審核簽章后的憑證記賬，更新產品銷售主文件、客戶文件、未核銷應收賬款庫、存貨管理子系統中的存貨主文件中的有關數據。記過賬的憑證記錄從臨時憑證文件中轉入正式的憑證文件中，然后從臨時憑證文件中刪除。5.從存貨管理子系統取出單位成本，計算銷售產品的銷售成本，并利用銷售收入、銷售成本、銷售費用和計算出銷售利潤。6.根據記賬后的憑證文件、客戶文件、銷售主文件和未核銷應收賬款文件等，生成各種形式的賬表，供查詢、統計和打印輸出等。
二、信息技術條件下銷售與應收賬款管理的控制措施
審查客戶信用情況才開銷貨單。由于客戶訂單或訂單合同輸入后，在開出銷售單之前，計算機自動檢查客戶文件中該客戶的核定信用限額、信用級別、償債能力級別、未核銷應收賬款文件中該客戶是否可以繼續進行賒銷、賒銷多少、銷期多長等，從而可以確保存貨資源安全，確保應收賬款的及時收回，確保所開出的銷貨單是符合本單位的有關規定。因此，在這一環節的控制點應著重在制定嚴格科學的制度明確對客戶的信用限額，并且確保在輸入口數據的正確。1.定期核對銷售價格、運雜費的折扣標準等。因為這些標準常會因行就市而改變，故應及時或定期(如每月、每季、每年)核對修改，以避免收入損失。2.輸入銷售數據由計算機自動打印發票或開單后及時輸入計算機。這一措施可以避免應該輸入計算機的銷售單的丟失(如風吹走等自然丟失，或被人拿走等)導致收入的數據不完整或不能及時處理發貨、收款等有關業務。另外，開單后及時輸入計算機可以防止有人插進一些未經授權批準作弊的銷售單，避免資產的損失。3.提貨時倉庫依提貨單輸入出庫數據，計算機再與機內發票數據自動核對。此措施可以保證存貨的安全，也間接地保證了銷售發票輸入的有效性、完整性和準確性。因為提貨單有的數據，若發票憑證文件沒有或不相同，則說明收入時可能有錯漏，應檢查核對后更正。這種不一致也可能是提貨單被人篡改過，通過追查就可以發現其中的問題。4.貨物出庫時與出庫單核對。這是確保存貨安全的傳統措施之一。5.核對提貨單、裝箱單和發運單三者后才發運。6.發票輸入經審核后才能過賬。7.定期確定客戶的余額，向客戶發送對賬單和詢證表。由此可以通過客戶返回的信息來檢查發票是否有效、輸入和更新的數據是否準確和完整。8.通過程序嚴格控制不能對記過賬的憑證和相關數據庫進行直接的修改。對于出現錯誤的經濟業務又已記了賬的錯誤，再進行修改時不能直接對已經過賬的憑證和相關的數據進行修改，必須通過程序留下痕跡的修改，以確保對產品銷售文件、客戶文件和未核銷應收賬款庫更新的完整性和準確性。9.職責分離的變化。由計算機來代替傳統的職責分離概念發生化，自動控制處理代替了相應環節的人的責任。如在POS零售系統中，當銷售人員掃描購買商品時計算機自動讀取商品價格，總計商品數量。每筆交易后，計算機自動更新公司的現金余額和存款余額。如果存款余額低于最低數量，計算機會自動向供貨商訂貨。這樣，一個銷售人員就可以完成授權(向供貨商再定貨)，記錄(記錄現金收據及存貨增減)和保管資產(收現金)的工作。這相當于傳統中至少需要三個人的工作：銷售人員協助顧客開發票，輸入單價；收款員檢查價格和發票金額是否準確，通常也由他收取現金；第三個人隨時檢查存貨數量，以便在需要時訂貨。
三、結語
在信息技術條件下，企業的銷售管理系統流程已經發生變化，很多原有的內部控制方法已經失效，因此，內部控制措施也應該順應新的條件變化，作出相應改變，以適應新的環境要求。
作者:陳冰冰 單位:深圳信息職業技術學院
