前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的環保檔案數字化管理探討，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
（一）我國環保事業發展與環境問題的研究越來越深入
大量環境資料隨之增加，具有類型復雜和多樣化載體的特點，實現數字化管理提供寶貴的環保信息資源的同時，也給查閱與使用帶來很大的困難，大量數據的積累卻沒有得到及時的歸檔與處理，使文獻不能正確流到渠道內使用。
（二）我國環保工作起步較晚
很多環境保護機構都會受到資金和場地等客觀條件的影響，再加上缺乏有效的管理制度和對檔案管理工作重要性的認識，導致日常工作中不能做到檔案的及時收集與整理。
（三）我國的環保檔案缺乏統一的管理系統
而且對檔案數據的處理缺乏有效性，不能系統地完成檔案的收集與使用，更加缺少嚴格和規范的管理，導致檔案管理人員漠視檔案材料形成和積累，不能及時完成檔案的整理與歸檔。很多報告歸檔卻沒有將原稿及相關附屬材料附上，再加上層層上報，導致信息的大量分散，不能形成配套的系統，也無法建立起有效的分析方法，不能實現信息資源的共享，使檔案效益不能得到順利地發揮。
二、研究環保檔案數字化管理
（一）思想上重視檔案的數字化管理
重視環保檔案的數字化管理，要從領導開始，只有領導認識到環保檔案數字化管理的重要性，才能為管理好環保檔案提供更好的條件，要加大微機等管理設備和配置資金的投入，使檔案數字化管理順利開展，還要提高所有檔案工作人員思想認識，努力擺脫傳統環保檔案工作的束縛，確定環保檔案數字化信心。
（二）數字化管理歸檔基礎工作
對檔案歸納與收集中的問題，需要一步步來解決，例如：可以建立起電子文件相關的收集與歸納制度，確定責任制與會簽制、移交制等，要使收集工作得到有效的執行。同時，要做好電子文件的保存和識讀，做好相關的技術鑒定，還要處理好和建庫成本間關系，把不合格、不應該歸納的電子信息進行剔除，而重要的文件要及時歸檔，還要做出相應的標記。最后，還要注意著錄的工作，著錄指從電子信息文檔由產生到最后結束全程的控制工作，只有實現著錄才能做到文件的歸檔和檢索，在實踐工作中才能夠得到更好地統計與應用。在文件歸檔過程中要做好數據的保護，避免數據的丟失，還要做好數據的保密工作，在信息傳輸過程中，一定要做好相應的加密，尤其要避免檔案信息在傳輸過程中被竊聽或者破壞。隨著我國《電子簽名法》的頒布與實施，電子檔案可以作為原始憑證，所以收集時一定要做好簽署技術與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復制區別開來，實現原始電子檔案的安全。例如：要加強數字化信息的檔案管理，可以加強保密工作，提高保密水平，成立保密小組，確定主管人與負責人，切實做到檔案工作與保密同步，避免保密工作出現以說為主、以干為輔，忙碌時就忽略保密的情況發生，保證文件不會被橫傳與抽走，涉密的環保檔案要控制好專卷入檔和保存，派專人進行管理。
（三）以數據庫的建設為核心
數據庫的建設包括檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數據庫。一般檔案管理單位只重視對檔案目錄方面的工作，對全文及多媒體等數據庫缺少深入的研究。例如：全文數據庫，既包括數字化電子文件，也包括紙質檔案，所以，必須要確定數字化范圍，優先確定重要程度建立數據庫。而全文數據庫的建設也不能將工作重點放在全文的錄入和掃描上，一定要注意以環保工作作為中心點。近年來自上而下開展的“污染源普查”等全國性的環保工作中產生了大量數據，都要認真做好數據采集，采用數字化管理，確保實際的參考價值和利用價值。以數據導入與原文掃描等方法來實現，所以建庫要利用好已有數據的導入，防止出現重復性的勞動。做好備份工作，按照不同情況來選擇備份的方案，對備份過程也要進行嚴格的記錄，并且定期對備份數據進行檢驗，防止系統癱瘓或硬件損壞造成數據庫被損毀。要注意標準化的建設，保持數據格式的兼容性，而且數據庫建設要符合國家與行業的標準及網絡協議標準。
三、以軟件平臺保證數字化管理
環境污染具有范圍廣、影響周期長、潛伏期限長等特點。所以，環保檔案工作有著特殊性的要求。隨著環保電子信息的出現，急需一個良好電子軟件平臺來管理環境監測數據、原始調查材料等檔案資料，才能使環境信息真正實現橫向與縱向資源共享。據統計，我國環保檔案選擇軟件平臺時，大多選擇具有代表性的，例如：可以和軟件公司來共同開發，也可以選擇國家環保局或地方檔案局所推薦的軟件。從理論上來說，普遍應用的是國家統一通用軟件和系統，可以防止重復性的開發與建議，可以使國家資源得到更好地利用，實現標準化與自動化的網絡建設，更好地克服兼容性，使系統聯網與信息資源更好地共享。選擇系統時一定要重視軟件平臺通用性的考慮，軟件平臺要具有標準化和安全性，能夠實現網絡環境的支持和技術的支持，具有成本效益的觀念。同時，還要正確處理投入和產出間關系，充分考慮到效率的問題，按照自身發展的特點，進行準確的定位，以綠色理念打造環保檔案信息管理平臺，制定環保檔案信息目錄，建立健全制度。
四、數字化管理對人員的要求
環保檔案數字化管理人員要了解環保檔案管理的相關業務，掌握計算機和網絡方面的專業技術，可以解決各種相關的技術問題，還要有良好職業道德、保密意識與責任感。數字化管理人員要以全新的思維來了解管理職責與任務。可以說，環保檔案數字化管理人員既是管理者，也是分析者和傳播者，更重要的是實現檔案信息的重要導航。由此可見，加強對數字化管理人才的培養是保證環保檔案數字化管理基礎，需要復合型管理人才，尤其是計算機與檔案都精通的復合型管理人才。缺少人才會使檔案工作的數字化無法順利開展，所以，檔案管理人員一定要了解數字化的管理方法。檔案管理單位可以通過培訓的方式，提高檔案管理人員業務、政治等方面的素質，確立考試的制度，實現檔案工作的標準化與數字化。
五、標準化與計算機化的管理基礎
實現環保檔案工作的標準化與計算機化，可以使檔案管理工作發生重大改變，規定檔案管理內容與范圍，實現信息的合理分類與聯系，以便于計算機的管理。通過計算機來實現環保檔案的管理，既能提高環保檔案的查閱，還能對數據進行分析和總結，對陳舊文獻資料及時限制與取消。綜上所述，環保檔案數字化管理工作有著極強政策性和服務性，對管理人員要求高，所以，環保檔案管理人員一定要努力提高個人素質，更新檔案管理的理念，提高知識與技能水平，更好地實現環保檔案數字化管理，使環保檔案信息得到真正地有效利用。
作者：陳靜 單位：福建省寧德市古田縣環保局
