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【摘要】近年來，在數字化技術快速發展的過程中，基層單位檔案管理工作的傳統方式已經無法滿足當前的時展需求，難以確?；鶎訂挝粰n案管理工作效果。這就需要在基層單位檔案管理工作中，全面分析當前的數字化需求，采取有效措施，提升基層單位的檔案管理工作效果，為其后續的發展夯實基礎。
【關鍵詞】基層單位；檔案管理工作；數字化需求；實現策略
基層單位在檔案管理的過程中，數字化的需求較高，只有促使相關檔案管理工作數字化發展，才能確保檔案信息的數字化，實現檔案管理的微小化，便于開展各方面的檔案管理工作，提升基層單位的檔案管理工作數字化水平，達到預期的目的。
一、基層單位檔案管理工作數字化需求
（一）檔案信息的數字化需求。近年來，在我國技術快速發展的過程中，檔案信息的數字化，可提升檔案管理工作的便捷性，便于有效開展各方面的管理工作，不會受到時間與空間的限制。檔案信息的數字化存儲，不僅可以節約資源，還能降低存儲的空間，減少人力成本、檢索工作時間，加快工作速度，促使檔案管理工作高效實施?；鶎訂挝坏臋n案管理工作中先進的數字化技術，可改善當前的檔案管理工作現狀，打破傳統工作的局限性，提升檔案信息的數字化水平，便于有效管理相關的檔案內容，全面挖掘利用檔案資源，提升基層單位的檔案管理工作效果。
（二）檔案管理的微小化需求。基層單位的檔案數字化管理工作中，可以通過計算機中壓縮打包技術方式，將傳統紙質檔案中的圖片、文字等轉變成為電子文檔，通過網絡信息技術，分類處理檔案內容，分享相關的信息，實現異地查找的目的。在基層單位的檔案管理過程中采用數字化技術措施，可利用微小化的形式處理檔案，方便管理和使用，提升基層單位檔案管理水平。
（三）檔案管理的現代化需求。在實際的檔案管理工作中，傳統的紙質管理方式已經無法滿足當前的時展需求，耗費很多人力資源與物力資源，不能確保檔案信息的有效管理，難以滿足當前的時展需求。而在檔案的數字化管理過程中，可以有效提升各方面工作的現代化水平，改善當前基層單位檔案管理現狀，不斷增強各方面工作效果。
二、目前基層單位檔案管理問題分析
當前基層單位檔案管理工作存在很多問題，不能確保檔案管理的數字化與信息化，難以確保有效開展各方面的檔案管理工作。具體的問題表現為：
（一）缺乏先進的技術。當前一些基層單位在自身的檔案管理過程中，尚未合理采用數字化技術與網絡信息技術，仍然采用傳統的紙質管理方式，雖然檔案管理人員可以按照傳統工作習慣執行任務，但是，紙質管理方式不僅浪費資源，還會出現管理不便利問題，難以有效檢索、共享，無法滿足當前的時展需要。一些單位雖然已經開始采用網絡信息技術，但是存在很多局限性，未能按照檔案管理工作的需要設置數字化的工作模式，無法通過先進技術提升檔案管理的信息化與數字化水平。
（二）缺乏良好的檔案管理系統。近年來，我國基層單位在日常檔案管理工作中，尚未采用網絡信息技術與數字化技術創建完善的檔案管理系統，不能確保各方面的檔案管理工作質量，難以有效提升各方面管理工作的現代化水平，對基層單位的發展會造成不利影響。部分基層單位在工作中尚未結合數字化的建設需求，積極創建相關的數字化系統，不能確保檔案管理工作質量和水平，難以有效提升檔案管理的數字化成效，如果不能有效完成各方面的數字化管理工作任務，將會誘發很多嚴重問題。
（三）缺乏高素質人才隊伍。部分基層單位在檔案管理工作方面，雖然已經采用了網絡信息技術，嘗試創建數字化的管理系統，但是由于缺乏高素質的人才隊伍，不能確保各方面的檔案管理工作質量。部分工作人員未能掌握先進的網絡信息技術，沒有在自身工作中積極采用先進的數字化技術方式，不能采用先進技術措施有效完成檔案管理任務，嚴重影響基層單位檔案管理工作的數字化發展。
三、基層單位檔案管理工作數字化實現策略
基層單位在檔案管理工作中應該積極采用數字化技術，遵循科學化的技術原則，全面提升基層單位檔案管理水平。具體措施為：
（一）建設數據庫系統。當前的基層單位檔案管理工作中，雖然已經開始采用信息自動化系統，但是從整體來講，還處于從文件處理向著信息管理系統發展的階段，要想實現數字化，應該積極建設數據庫系統，將數據庫定位為核心部位，以先進網絡信息技術作為基礎，有效開展檔案信息管理工作。在創建數據庫系統的過程中，應該確保靈活性，提升數據庫在基層檔案管理數字化建設中的應用效率，建議在數據庫中設置相關的檔案目錄，利用網絡信息技術設置分布式的數據庫，從根本上提升各方面檔案管理工作的自動化水平，滿足當前的工作需求。一方面，在采用數據庫系統的過程中，應該建立單機版的電子檔案數據庫，利用電腦歸檔處理，轉變成為電子格式，存儲到數據庫系統中；另一方面，應制定關于數據庫系統的應用計劃方案，分類進行普通檔案、珍貴檔案的存儲和管理，確保各方面的檔案管理效果。
（二）積極采用電子存儲技術。為促使基層單位檔案管理工作數字化發展，應該積極采用電子存儲技術，利用先進技術措施將檔案內容存儲到數據庫系統中，然后采用授權管理的方式，為相關檔案管理人員提供便利。在此期間，還需注意原始的紙質檔案與實物檔案的保存，通過電子掃描技術將信息掃描到數據庫系統中，便于開展數字化的管理工作，將電子存儲技術的積極作用全面發揮出來，達到預期的數字化管理目的。與此同時，在使用電子存儲技術的過程中，應該結合基層單位的檔案管理工作特點與實際情況，要求檔案管理人員創建相關的電子存儲技術系統，在合理采用電子存儲技術的情況下，保證有效存儲各種檔案數字化信息，滿足當前的數字化管理需求。
（三）構建網絡化管理體系。近年來，在網絡信息技術快速發展的過程中，基層單位的檔案管理工作已經開始呈現網絡化的發展態勢，要想更好地實現檔案數字化管理目的，就應該積極采用先進的網絡信息技術，構建網絡化的管理體系。首先，利用網絡信息技術設置數字化的檔案目錄，通過相關的檢索軟件實現對檔案資料的自動化歸類和統計處理，提升檢索工作的效率，這樣不僅能夠降低檢索的工作量，還可以確保工作的準確性。其次，在采用網絡信息技術的過程中，應該設置關于檔案管理方面的局域網絡，強化各種信息資源的共享，在系統之內，基層單位之間可以共享檔案資源，提升共享的效率，確保檔案的利用率。最后，在采用網絡信息技術的過程中，應該創建關于基層單位的檔案管理網站平臺，采用網絡平臺整合各種檔案信息，確保各方面檔案管理工作的效果。
（四）創建數字化的管理系統?；鶎訂挝辉谌粘５臋n案管理工作中，應該積極創建數字化的管理系統，提升相關的檔案管理工作水平，保證各方面工作效果。首先，應該完善相關的數字化管理工作制度，從電子檔案的制作環節、收集環節、歸檔環節、分類整理與其他工作環節，都需要制定制度，規范人員的行為，確保有效開展檔案管理工作。為避免在實際工作中出現問題，在制定制度的過程中，還需明確各項工作的細節規范，精細化開展相關的基層單位檔案管理活動，提升整體檔案管理工作質量和水平。其次，應完善數字化管理系統的設計方案，在最初設計的過程中就應該全面考慮到數字化檔案的安全性，做好數據備份工作與數據安全管理工作。在使用網絡信息技術的過程中，應強化基礎建設力度，實現系統的升級管理，明確系統中的權限，在有效開展安全管理工作的情況下，確保數字化檔案內容的真實性、完整性與安全性。最后，應該創建數字化檔案共享平臺，利用網絡信息技術分享檔案目錄，明確檔案共享管理的工作要求，在保證檔案信息不泄露的情況下，實現共享目的。
（五）建設高素質人才隊伍。為確保相關檔案管理工作的數字化發展，應該建設高素質的人才隊伍，確保檔案管理人員的專業素質，提升各方面的數字化水平。首先，基層單位應該聘用專業素質較高的優秀人才，要求工作人員有豐富的檔案網絡化與數字化管理經驗，可以在工作中有效應用數字化技術，提升各方面的檔案管理質量。其次，應該對相關的檔案工作人員進行專業知識和先進技能的教育培訓，使得每位人員都可以掌握先進的數字化技術，在日常的檔案管理工作中，掌握電子檔案管理技術、數字化管理技術，有效收集與分類處理檔案數字化信息，提升各方面的工作質量和效果。最后，制定完善的責任制度，明確檔案管理人員的工作職責，一旦發現有數字化管理的問題，就要嚴格懲罰負責人，提升檔案管理工作人員的積極性，改善當前的工作現狀。
四、結語
綜上所述，在基層單位檔案管理的過程中，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當前時展需求，迫切需要數字化建設與改革，在此情況下，基層單位的檔案管理工作中應該樹立正確觀念意識，遵循科學化的原則，建設相關的數據庫系統、網絡管理系統，打造優質人才隊伍，不斷提升基層單位的檔案管理工作質量和水平，在采用數字化技術的同時，改善當前的工作現狀，滿足檔案管理的數字化發展需求。
作者:蔣志雁 單位:昆明市盤龍區金辰街道辦事處