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摘要：高職院校人事檔案經過多年的發展和實踐，人事檔案安全風險管理逐漸受到重視。本文以高職院校人事檔案風險為研究對象，運用全面風險管理理論，從目標維度、組織層級和風險管理要素維度等三個維度分析、研究高職院校人事檔案安全風險管理，提出人事檔案風險管控措施，發揮人事檔案在教學中的地位與作用。
關鍵詞：人事檔案風險；高職院校；全面風險管理
在校企合作、產教融合和“互聯網+”檔案背景下，高職院校人事檔案經過多年的發展和實踐，逐漸意識到人事檔案安全管理不能僅僅從人事檔案管理部門的角度進行考慮，而應該從全校、從部門與部門之間的聯系進行全面、全方位的把控。并且，不同的風險組合在一起會有不一樣的結果。因此，對高職院校人事檔案進行全面風險管理，將有助于分析、建立人事檔案安全管理體系，提出風險管控措施，發揮人事檔案在組織、人事及教學等工作中的作用與地位。
一、高職院校人事檔案安全管理存在的主要風險
近年來，國家對人事檔案安全管理問題給予了高度重視，并強化了對人事檔案管理機構的檔案安全管理要求。高職院校人事檔案蘊藏著豐富的信息資源，要使人事檔案信息得以充分發揮，就必須保障人事檔案及人事檔案信息的安全。目前，高職院校人事檔案安全管理主要存在以下三個方面的風險：
1.人事檔案風險管理體系不夠完善
2018年底，《檔案館安全風險評估指標體系》的出臺，為我國檔案事業的安全風險管理指明了方向，并進一步促進了人事檔案安全管理工作的開展。但是由于檔案概念的范圍較廣，而人事檔案屬于涉密性質，因此在涉密信息管理方面的內容，如人事檔案信息的共享、遠程閱檔、異地出具檔案證明等方面還需進一步深入研究、探討和細化。此外，國家關于檔案風險管理方面的法律法規還不夠全面，仍需進一步地優化，使高職院校人事檔案風險管理有法可依、有路徑可查，使人事檔案安全管理更科學化、更深入人心。
2.人事檔案安全風險管理意識較為薄弱
人事檔案管理人員的安全風險管理意識，對人事檔案的安全管理工作的開展起著關鍵性的作用。人事檔案數字化作為一個新興事物，其建設到完成需要一個過程。因此，高職院校在開展人事檔案整理及人事數字檔案建設的過程中，部分人事檔案安全風險點可能是人事檔案管理人員沒有遇見過或沒有意識到的，這無形中就給人事檔案帶來風險隱患。特別是如果這個風險屬于重大風險源，便會給高職院校的人事檔案安全造成極大的威脅，甚至會導致不可挽回的人事檔案損失，并會在社會上造成不良的影響。因此，在信息化時代對人事檔案管理人員提出了更高的人事檔案安全風險要求，既要做好人事檔案日常管理工作，同時也需要具備豐富的人事檔案安全風險管理知識，并能為高職院校人事檔案安全風險控制的決策提供必要的方案建議。
3.人事檔案風險管理工作的科學性有待加強
高職院校人事檔案安全風險管理工作，涉及風險管理制度建設、技術支持、系統管理、紙質檔案管理等方方面面。由于國家尚未出臺統一的人事檔案風險評價標準，因此各地、各單位在開展人事檔案安全風險管理過程中，制定的制度、風險控制的策略都會帶有一定的地方色彩，評估的標準無法統一，對同一風險源的判斷也各有不同。因此，各人事檔案風險管理單位在開展檔案風險評估工作時就容易出現意見不統一的情況，實施的科學性有待進一步研究和加強。
二、高職院校人事檔案全面風險管理策略
全面風險管理理論為我們打開了全方位、立體評估人事檔案安全風險的窗口。要提高高職院校人事檔案安全管理水平，需從目標維度、組織層級和風險管理要素維度三個方面提升和改進高職院校的人事檔案風險管理，從而更好地為人事檔案的開發和利用保駕護航。
1.目標維度
（1）提高站位，統籌全局
高職院校人事檔案，為學校發展建設、組織人事及教職工職稱評定等工作發揮了重要的基礎信息作用。而人事檔案安全問題，是人事檔案工作的底線。它不僅包含紙質人事檔案安全、人事檔案信息安全，還包括設備安全和庫房安全等方面。而高職院校人事檔案風險管理水平，很大程度上取決于管理層的風險偏好和風險處理的態度和方法。因此，管理層要提高站位，高度重視人事檔案安全管理工作，并具備系統的風險管理知識，統籌全局，構建高職院校人事檔案風險管理體系。同時，對人事檔案管理人員要提出風險管理要求，加強人事檔案安全風險管理，推動風險管理工作的有序開展。
（2）保障人事檔案風險管理科學化、合理化
從目標的角度出發，就要確保高職院校整個風險管理的科學化、規范化和合理化。因此，高職院校人事檔案管理部門要從風險組合、風險容忍度、風險偏好等方面進行綜合的研究和分析，廣泛征集人事檔案管理相關部門、教職工的意見和建議，并提出合理性解決方案；由高職院校人事檔案管理部門從總體上把握和提出風險評估的要求和方法，并建立風險評估指標體系，嚴格按照章程評估風險并尋求解決策略，更好地規避風險或化解風險。此外，根據人事檔案風險管理的特點，對人事檔案風險實行監控，及時辨識重大風險源和一般風險源，并呈報領導小組研究風險控制策略，確保人事檔案安全工作有效、有序、科學和合理開展。
（3）定期報告人事檔案風險管理情況
高職院校人事檔案風險管理涉及方方面面，參與部門涵蓋組織部、校辦公室、財務、后勤、紀檢等多個部門。因此，人事檔案管理部門在開展年度風險管理時，要定期向相關部門人事檔案風險排查要求，同時定期向分管領導報告風險管理情況，及時發現問題并做好應對的準備。對于重大風險源，要做好動態管理和監控工作；對于突發風險情況，要根據風險應對步驟及時做出應對策略，及時、有效地控制好人事檔案風險，并做好風險應對記錄和報告工作。必要時，及時向教職工公布人事檔案風險應對情況，增強教職工人事檔案安全意識，營造全員護檔的工作環境和工作氛圍。
2.組織層級
從學校的層面，構建高職院校人事檔案風險管理組織機構，這是各項風險管理政策得以有效施行、風險問題得以高效解決的重要保障。人事檔案風險管理領導小組作為風險管理的最高決策者，負責統籌人事檔案風險管理工作，指導和監督相關職能部門開展人事檔案風險管理工作。領導小組下設人事檔案風險管理工作組，組員為相關職能部門，負責研究和制定學校人事檔案管理的相關政策，對風險點提出解決策略，并及時向領導小組匯報風險管理工作進展情況。相關職能部門管理層負責執行人事檔案風險管理工作，并督促工作人員做好日常人事檔案材料移交工作，有效規避人事檔案風險點并做好應對工作。
3.風險管理要素維度
（1）及時掌握高職院校內部風險管理環境
高職院校人事檔案風險，不僅源于紙質人事檔案、庫房建筑及設備、檔案信息、人事數字檔案的存儲、查借閱檔案等人事檔案管理部門內部，還與人事檔案材料形成部門、財務處、基建處、后勤處等部門息息相關，與信息時代的發展、風險管理相關法律等聯系密切。因此，要及時地掌握內部風險管理環境，就必須經常性地、廣泛性地收集與人事檔案相關的風險信息，加強風險預見性，為后期的人事檔案風險評估工作做好準備工作。通過制定人事檔案風險管理制度，從制度層面加強風險管理要求，督促有關部門對所負責的人事檔案風險管理區域進行排查和監控；每月填好人事檔案風險排查記錄表，每半年開展一次人事檔案總體風險評估工作；細化監控工作要求等。通過制度制約和工作監管，及時掌握高職院校內部的風險管理環境，為風險辨識和應對奠定良好的基礎。
（2）制定人事檔案風險管理工作目標
對人事檔案進行全面風險管理，核心目標就是要確保紙質人事檔案及人事檔案信息的安全。人事檔案全面風險管理是一個動態的過程，從領導層的決策到人事檔案材料的收集、整理、入庫、掃描等，每一項工作都有可能存在風險，并且不斷地發生變化。因此，高職院校風險管理領導小組在制定人事檔案風險管理工作目標時，要充分權衡高職院校的風險偏好及人事檔案管理目標導向，將人事檔案安全風險控制在確保人事檔案及檔案信息安全的范圍之內。此外，人事檔案風險管理工作目標的制定，要將不可控風險納入其中，因為有些風險是不可抗的，并且造成的危害是極大的，如地震的發生所造成的惡劣影響。涉及這類風險源，在制定風險目標時，需綜合考慮風險應急預案，及人事檔案信息的異質異地備份等工作，最大限度地保障人事檔案及信息安全。
（3）開展人事檔案風險評估
全面風險管理的風險評估工作，包括風險識別、風險分析和風險評價三個方面的內容。高職院校由人事檔案管理部門負責牽頭，聯合人事檔案管理所涉及的相關部門，結合人事檔案風險管理問卷調查、評估小組會議討論、人事檔案風險情景分析等方法，全方位地系統排查，準確識別人事檔案風險點，并對風險隱患以及風險源之間的關系進行全面分析，評估其對人事檔案安全的影響程度，以及該風險存在的隱患和利用價值，明確各類人事檔案風險源的輕重程度，并根據各自的風險特點制定人事檔案風險的控制順序。針對潛伏的重大風險源要認真進行風險辨識，并組織評估小組對其進行深入地風險分析和風險估測，制定一般風險源、重大風險源的區分及判定標準。對總體風險評估達到高度風險以上的人事檔案風險點，高職院校應特別關注并適時開展人事檔案專項風險評估，同時安排有關部門對重大風險源進行重點監測，隨時掌握該風險的動態及變化的趨勢。
（4）對人事檔案風險進行有效控制
人事檔案風險管理工作組根據風險評估的結果，按照人事檔案風險源等級，圍繞人事檔案及信息安全總目標，運用人事檔案風險規避、風險轉移或轉換、風險控制等方法，制定人事檔案風險管理應對策略并上報學校人事檔案風險管理領導小組。領導小組結合學校人事檔案管理的風險偏好、風險承受度等，確定人事檔案風險管理應對策略并布置實施。由于風險管理是一個動態的過程，因此，風險管理層要定期召開研討會，及時收集、討論新的風險源并制定合理的應對措施，對風險應對效果不好的策略要進行及時的修訂，確保人事檔案風險得到有效的控制。在風險控制的過程中，通過運用PDCA循環法，及時檢驗人事檔案風險控制方式的正確性及控制的效果，及時總結工作規律，不斷提升高職院校人事檔案風險應對的能力。
（5）加強與部門、教職工的信息交流與溝通
人事檔案管理風險不是靜止不變的，它是動態變化的。因此，高職院校人事檔案管理部門需加強與其他部門、全體教職工的信息交流與溝通工作，及時、敏銳地感知人事檔案風險，最大范圍地了解和掌握人事檔案風險動態以便及時做好應對策略，促進檔案安全風險管理目標的實現。高職院校人事檔案管理部門作為牽頭部門，要做好人事檔案風險管理的統籌和協調工作，定期開展人事檔案安全管理工作布置會，明確相關責任部門人事檔案風險管理的重點防控點和防控對象，形成相關部門、相關責任人通力配合、各司其職、共促發展的良好氛圍。同時，要加大對人事檔案安全風險宣傳工作，通過微信公眾號、QQ群、校園網公告欄、校園外網等及時推送人事檔案安全管理知識，增強廣大教職工的風險管理意識并內化于教職工的行動和習慣，塑造高職院校校園人事檔案風險管理文化，共筑高職院校人事檔案安全保管壁壘，將高職院校人事檔案風險降至最低。
（6）建立人事檔案風險監督和責任追究制
高職院校人事檔案全面風險管理的規范、科學運轉，離不開相關職能部門的有效監督和管理。高職院校需建立健全人事檔案安全監督和責任追究制，強化人事檔案安全風險監督和指導工作，壓實人事檔案安全風險管理責任，將工作細化管理、細化分工，全面、綜合考慮存在的人事檔案安全風險。特別是要加強對人事檔案重大風險源、重大安全隱患、重大決策管理和實施過程的監督；同時，要督促人事檔案管理部門運用PDCA循環法制定自查自糾制度、監督反饋制度等，通過不斷地在工作中計劃、執行、檢查和處理，不斷總結、改進并提升人事檔案風險管理的質量，使每一次的循環都得到新的突破與提高，整個人事檔案風險監督與責任追究制得到不斷地完善，運作更為成熟、科學，從而保障人事檔案安全。
三、結束語
全面風險管理理論，為高職院校人事檔案風險管理拓寬了工作思路，構建了人事檔案風險管理新格局。目標維度明確了人事檔案風險管理工作定位、目標指向；組織層級理順了分工和職責，層層夯實責任；風險管理要素維度細化了高職院校人事檔案風險管理的各項要素，使實施過程全面化并合理、合規。人事檔案全面風險管理體系的建立，不僅確保了高職院校人事檔案和檔案信息的安全，并且為發揮人事檔案在教學中的地位與作用提供了保障。
參考文獻：
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[3]張美華.人事檔案安全風險管理研究[J].科技經濟導刊，2017
[4]陳純艷.數字化干部人事檔案管理的安全風險與對策[J].檔案天地，2019
作者:何宗哲 黃曉云 趙群 黃春蓓 單位:廣西交通職業技術學院
