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[摘要]主要結合山東藝術學院人事檔案工作的具體實際，通過工作中遇到的各種情況以及檔案管理工作的具體事項，闡述檔案管理工作中的心得，探討檔案工作的流程，實現信息化的路徑以及做好檔案工作的重大意義。
做好干部人事檔案基礎材料的歸檔整理、加快檔案信息化管理、為檔案利用者提供方便快捷的服務是高校干部人事檔案的基本工作。在人事檔案管理工作中，本文主要通過在高校人事檔案管理工作中實際遇到的各種情況以及檔案管理工作的具體事項，闡述檔案管理工作中的心得，探討檔案工作的流程，實現信息化的路徑，闡明做好檔案工作的重大意義。
1我院人事檔案工作的概況
1.1山東藝術學院人事檔案概況簡介
山東藝術學院共管理教職工檔案近兩千卷冊，現有專用庫房1處。由專職人員負責人事檔案的日常管理與服務工作。
1.2我院人事檔案工作現狀
人事檔案是高校干部建設、人才培養的重要資源，做好人事檔案的收集歸檔整理工作，才能全面了解學校教職工的主要信息，及時準確地對檔案要求的各項指標更新完善，從而更好地提高檔案的服務水準，應對和滿足對檔案利用的各種需求。根據2009年中共中央組織部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》和2012年中共中央組織部下發的《中共中央組織部關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》，我校已對全部在職教職工人事檔案進行改版。由于年度考核材料、工資材料、科研和藝術實踐材料等每年都會更新，收集歸檔整理工作一直處于進行狀態。隨著我校辦學規模的不斷拓展，人員增減和變動也隨之相應做出很多調整，針對我校人事檔案工作的實際情況，出現以下需要改進之處：首先，在人事檔案整合過程當中，發現有些檔案需要重新分類，修訂整理。其次，自建校以來，我校多年一直沿用傳統的檔案管理方法，軟件配套基礎設施應用不久，人事檔案的信息化仍處于進行狀態，還沒有對所有人事檔案進行全覆蓋的信息化管理，所以從某種程度上來講，仍然不能快速全面地對所有人事檔案信息進行匯總分析。所以，在我校今后的人事檔案管理工作中，逐步實現全面信息化管理是發展的方向。最后，傳統的檔案管理工作片面地強調保密性，降低了使用率。一直以來傳統的檔案工作者把檔案材料作為一項神秘的工作，自我封閉，缺乏透明度和親民度，沒有更好地宣傳檔案的管理制度和模式，使檔案管理處于相對隔絕的狀態，因此其作用也相對單一，不能真正發揮出檔案本身的作用，更好地服務于個人、黨和國家。
2檔案管理工作的流程
通常情況下，檔案管理先從收集、歸檔開始。檔案原始材料是最基礎的憑證，是檔案管理工作的基礎，所以務必要在源頭上把好質量關，建立健全工作機制，總結出一套切實可行的檔案材料收集制度，把對檔案材料的日常收集歸檔工作做細，做規范。具體說來，干部人事檔案材料的收集歸檔要達到以下四點具體要求：一是完整。干部人事檔案是一個干部德、能、勤、績、廉各方面的綜合反映。一卷材料完整、內容翔實的檔案，才能綜合、準確、全面地反映干部的基本面貌。針對我校情況，目前需要把科研成果、藝術實踐所獲獎勵甚至發明專利等信息增加到檔案中去，不斷充實檔案信息，讓上級管理部門能夠一目了然發現人才，提拔和重用符合條件的后備干部。二是真實。檔案原始材料必須保持真實。這里的“真實”指的是檔案材料必須經由合法渠道形成，呈現內容清楚明晰，原汁原味，充分尊重事實，實事求是地反映干部客觀實際情況。不能出現模棱兩可、含糊不清的語言，更絕對不能有涂改甚至造假信息。如有經過組織鑒別確認為不真實的材料或者未經組織查證核實的材料，要及時清理出檔案。三是及時。及時是指檔案收集要注重實效性，在具體各項工作進展過程當中，要注意隨時收集符合要求可以歸檔的相關材料，切實做到“四個隨時”，即隨時辦理、隨時收取、隨時審核、隨時歸檔。四是規范。“規范”是指檔案材料的收集歸檔必須符合規定。首先，收集歸檔最為極力避免的狀況就是錯將檔案歸入他人檔案。第二是歸檔的材料必須是正式材料，且不可超出規定歸檔范圍。不在歸檔范圍內的材料，有必要清理出本人檔案。對于有必要保留的材料，可交由相關部門保存；沒有保留意義的可退還給本人。第三，歸檔手續要完備。這里要注意的一點是，凡規定由組織審查蓋章的歸檔材料，必須有組織印章。入檔的其他材料也需要材料出具單位蓋章。諸如處分意見等材料應與本人見面且由本人簽字。若本人未簽，組織要給予注明。第四，通常情況下歸檔材料要使用原件。使用復印件通常有以下幾種：一是諸如各階段畢業證、學位證、獲獎證書等，二是全國統考成績單，三是形成時間較早的材料。但是復印件必須注明復印人與復印時間并加蓋材料出具單位印章，以此來確保復印材料的真實性與有效性。目前通用的干部人事檔案材料的載體是國際標準A4型的公文用紙，材料左邊需留有裝訂邊，通常20-25毫米。干部人事檔案的整理，是指按照特定的規定與要求，將收集歸檔的材料，以干部個人為單位，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工，裝訂成系統化、條理化的專門案卷，并且在此基礎上，還要后續的補充完善。整理的第一個環節，也是必不可少的一個環節，就是鑒別，即對擬歸檔材料進行審查，甄別其真偽，判斷其保存價值，確定是否屬于歸檔范圍、符合歸檔要求。鑒別完畢，要按照《干部檔案工作條例》進行分類、排序、編目、技術加工和裝訂。干部人事檔案管理工作還包括檔案的保管與保護、提供利用、轉遞等工作，其中，干部人事檔案的提供利用是檔案工作的中心環節，也是檔案工作的最終目的。干部人事檔案的效能最終體現在為黨和國家、個人提供有效信息的服務上。在提供利用時，要明確提供利用范圍和利用方式，嚴格按照規定辦事，注意遵循以下四個原則：嚴管理、重保密、手續全、便利用。在堅持原則的基礎上為需求者做好服務，這是每一個檔案管理工作者應盡的職責。
3加快檔案管理信息化的建設
在進行人事檔案管理過程中，將實體的傳統紙質文件轉換成數字化的微機管理，并進一步實現檔案管理的動態化，從而使人事檔案管理工作變得準確、快捷、高效，這是高校人事檔案管理工作發展的必然要求，也是我校開展干部人事檔案管理工作中的重點。因此，根據高校實際發展需求開創一條符合自身工作需要的網絡數字通道，就顯得尤為重要。
3.1干部人事檔案實現信息化管理的必要性
人事檔案實現信息化管理的必要性主要歸納為以下幾點：一是有利于傳統檔案的保存，使檔案查閱更加嚴謹有序。由于紙質檔案本身存在著缺陷，容易受到各種自然因素的影響，如溫度，濕度，光照等等，即使保存再好也會隨著時間的推移和查閱次數的增加而發生破損，不能充分保障檔案的安全性、完整性。而檔案信息化以后，查閱檔案內容避免了自然環境的影響，減少了紙質檔案的翻閱磨損，又能利用信息化高效管理檔案信息，對一些重要的檔案資料可以做相應的長期保存處理。另外，由于專業軟件系統的使用，還可以有效地避免心存僥幸之人對檔案材料意欲篡改的行為，從而大幅提升檔案的安全性。二是有利于收集查閱檔案資料。在日常檔案信息管理時，傳統的檔案管理工作是要對每一份檔案都要做紙質的收集歸檔，繁冗而瑣碎，效率不高，也容易出現錯誤。如果是集中完成某項檔案材料的篩選工作，不僅費時費力，還極易出現漏檔的現象。這些缺點在實施干部檔案信息化管理后就可以大為改善，不僅避免了查閱時間的耗費，還能節約紙張的復印費用，更能針對單獨查閱檔案資料做出專項甄別挑選。三是有利于檔案工作信息暢通。傳統的檔案管理工作，會存在內容信息更新緩慢，或者所提供信息不完整等情況，在與其他部門進行溝通和交接時，不能及時、充分保障檔案信息的完整性和準確性，而且費時費力，如果實施干部檔案信息化管理，檔案信息在網絡平臺上可以實現資源共享，統一的信息管理模式可以把檔案的各種要素進行分類展示，不會由于人為的差錯而導致工作交接的失誤，讓檔案管理工作更加快捷通順。四是在干部人事檔案信息化管理下，可以更全面、真實地記錄每個人員的綜合信息，從而及時更新、不斷完善干部人事檔案信息，實現全面、系統、有效的動態管理，在進行人力資源開發或者干部選拔篩選時，通過智能檢索就可以得到想要的信息，還能以圖表的形式直觀反映出所需數據，有利于上級管理部門對人員進行考核以及對高校人才的任用。
3.2人事檔案信息化的實現路徑
只有建立完善的信息化檔案體系，才能使檔案的使用率得到大幅提高，更加有效地為檔案使用者提供服務。當前我校借助檔案信息化平臺推進的契機，采取了多種方法完善加強檔案的信息化進程，人事檔案正在往信息化過渡，教職工的基本信息都已經進行信息化處理。首先，我校領導以及組織人事部門對檔案的信息化建設非常重視，為了保障動態化管理的實施，校領導加大了人力物力以及財力的支持，使信息化建設得以順利進行。首先，從思想深處對檔案信息化的建設給予高度重視，順應時代的發展，最大化地把檔案工作發揮出應有的價值，只有這樣才能身體力行的發揮主觀能動性，積極參與到干部人事檔案信息化的建設中去，更好地利用檔案信息化管理，為各種高校工作提供切實有效的服務，從而實現干部人事檔案工作的最終目的。另一方面，進行干部人事檔案信息化建設離不開經濟投入，建成一整套檔案信息化系統需要資金和技術的投入。檔案信息的安全保障是一個核心問題，只有加強基礎設施建設才能更好地為檔案信息化工作提供保障。檔案管理部門不僅要配置電腦、打印機、復印機等硬件設備，還要配置相應安防措施，嚴格甄選軟件，防止黑客漏洞入侵。為了更進一步提高效率，參與檔案信息化管理的工作人員必須加強業務知識水平，提高政治素質，并且擁有過硬的計算機技能和網絡操作技能，這需要檔案管理者不斷加強學習，進行業務培訓，使自己成為一個復合型人才，更好地融入到檔案信息化的工作中去。檔案管理本身就是一個特殊的行業，在注重業務技能的同時還要加強思想道德教育，特別是干部人事檔案涉及到機密和個人隱私，每個檔案管理者務必嚴格遵守檔案保密制度，不得私自泄露或故意傳播干部私人信息，給個人和單位帶來不必要的損失。其次，向兄弟院校中信息化起步較早的人事部門吸取經驗，學習他們成熟的操作技能和行之有效的檔案管理辦法，進行卓有成效的交流，互通有無，結合本校人事檔案的實際情況，探索出一條符合自身工作需要的信息化數字通道。
4認清干部人事檔案存在的意義
干部人事檔案是干部人事管理的重要工作，不僅僅是對人事檔案的收集整理，在組織人事等上級部門進行干部培養和選拔上，干部人事檔案會作為一個重要的依據來參考。檔案記載中的個人求學及工作經歷、政治面貌、思想鑒定、科研成就、工資待遇等等信息，都是使用者要審核的重要內容，是干部選拔、人才任用的重要依據。我們從兩個方面解讀人事檔案重要意義：
4.1人事檔案與個人利益息息相關
人事檔案本身所具備的特點決定了人事檔案對個人有著舉足輕重的作用。一份詳實、完整、充實的干部人事檔案可以記錄個人成長的經歷和取得的各種成就。因此干部人事檔案管理水平的高低直接影響著人才的選拔和任用，更影響著社會的發展和進步。所以人事檔案管理者肩負著重要的責任。一方面，單位在新人入職時就是首先通過人事檔案對其主要履歷、業務素質水平、品德作風、各種榮譽等等進行大概了解的，這些信息也是決定一個人適應什么崗位、擔任什么職務的重要依據。另一方面，人事檔案是記錄個人信息的備忘錄，也是組織上全面歷史的考察了解干部，公正選拔能人賢士的信息來源。干部的考核、監督、培養、調用、任免等都需要參考人事檔案，它是干部選拔重用的基礎依據，所以保證干部人事檔案的完整性、客觀性、準確性是干部人事檔案管理工作的重中之重。第三方面，人事檔案是和個人的社會生活緊密相連的，會牽扯到就業、戶口、養老保險、退休審批、相關的社會福利等等，因此做好人事檔案管理工作至關重要。
4.2人事檔案管理工作對社會的影響
在社會主義不斷開拓進取，經濟飛速發展的今天，人才已經是社會的重要資源。利用好檔案信息創造出更多的社會財富，這是檔案管理人員和人事部門需要做好的一項重要任務，也是人事檔案管理工作者不可推卸的歷史責任。人事檔案管理工作的傳統思維方式必須轉變，辦公形式也要轉變，把過去那種手工式操作轉變到數字信息模式，使檔案的利用信息化，從而達到更加準確和便捷的管理使用，減少人為失誤，提高工作效率，實現干部人事檔案管理質的飛躍。
5結語
干部人事檔案管理工作不僅關乎個人的前程發展，還肩負著社會主義建設的大任。我們每一個人事檔案管理人員都要對自己的工作兢兢業業，一絲不茍，不斷提高自身的業務知識水平和業務技能，在干部人事檔案管理這項重要的工作中實現自己的人生價值。
【參考文獻】
[1]郭婭靜.信息時代高校人事檔案管理探析[J].工作探討，2015（06）.
[2]方德生.干部人事檔案工作理論與實踐[M].北京：光明日報出版社，2015.
作者:徐曼 單位:山東藝術學院