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【摘要】內部控制管理信息系統是全面落實高校內部控制的必由之路，內部控制管理信息系統除了具備內部控制體系自身固有的功能，還具有權限固定、標準恒定、數據確定、流程鎖定等特征。高校的內部控制管理信息系統架構一般分為三個層面：單位管理層面、專項業務層面、監督評價層面，每一個層面又涵蓋不同的專項業務控制子系統。構建高校內部控制信息系統必須遵循系統架構的平臺化、數據分析的智能化、預警機制的動態化、系統研發的開放化。
【關鍵詞】內部控制；管理信息系統；架構
一、引言
自《行政事業單位內部控制規范（試行）》實施以來，各高校都在大力推進內部控制建設，目前普遍建立了各自的內部控制體系，有了相應的制度文本和操作手冊。但高校面臨的普遍問題是制度建設易、實際執行難，內部控制的不少制度規定難以落實到具體操作層面，導致部分高校的內部控制制度并沒有全面執行。為了確保內部控制切實發揮應有的功能與作用，讓內部控制的制度建設層面和操作執行層面完全統一，賦予內部控制蓬勃的生命力，行之有效的途徑在于構建高校內部控制的管理信息系統。高校內部控制管理信息系統是指高校為實現內部控制目標，以內部控制規范體系為指導，以現代信息技術為依托，以風險管理為核心，以經濟業務流程為重點，以標準化管理為理念，構建對經濟業務活動全過程全覆蓋的內部控制信息系統平臺，實現內部控制的科學化、標準化、流程化。簡而言之，高校內部控制信息系統就是讓內部控制在線上運行，通過信息系統來規范高校的每一項經濟行為。構建高校內部控制信息系統，一方面，可以輕松解決內部控制落實難的問題，在內部控制信息系統中，所有的經濟業務活動都必須通過這個系統來流轉，這也就使各項經濟業務活動必然受到內部控制的約束，而無法游離在內部控制的管控之外。另一方面，可以全面提升內部控制的有效性。內部控制信息系統的自有特性，能夠讓內部控制完全按照客觀標準和規范流程運轉，減少或消除主觀因素的影響，推動高校實現管理制度化、制度流程化、流程信息化的目標。
二、高校內部控制管理信息系統的特征
內部控制管理信息系統必須具備內部控制體系自身固有的功能，如分事行權、分崗設權、分級授權等，除此之外，內部控制信息系統還具有自身獨特的價值與作用，能夠助推高校內部控制體系的完善和健全。
（一）權限固定。在內部控制信息系統中，每個人都有自己的賬戶，系統將根據每個人的工作職責和職位，分別對每個人的工作權限進行設定，這樣可以確保每個人都在職責范圍內行事，完全避免越級行事、越權行事的現象。高校在進行權限設定時，要根據高校的“三定”方案，統籌考慮學校、部門、個人的工作職責，全面梳理每一個崗位的具體職責，明確各項工作任務的責任主體。高校還要綜合運用權力制衡、不相容崗位相互分離、內部授權審批控制、歸口管理等方法，讓每個崗位的權限都得到科學設定，讓權力在制度的軌道上有效運行。
（二）標準恒定。在內部控制體系的運轉過程中，人的因素影響最大，由于工作經驗及工作能力的原因，每個人對內部控制的標準與流程的理解存在差異，所以在執行內部控制制度方面存在因人而異的情況。同時，每個人的工作作風也會影響內部控制體系的實際執行效果。而在內部控制信息系統中，每一項工作的標準都將由系統予以明確設定，只有符合標準的經濟業務活動，才能在系統中審核通過；對于不符合標準的經濟業務活動，在系統中將無法審核通過。這樣使每一項經濟業務活動都按照統一的標準來衡量，按照客觀的準則來審核，避免了個人的局限性、主觀性、片面性對內部控制體系的影響。
（三）數據確定。數據的準確性是經濟業務活動的關鍵所在，但目前高校財務部門經常要花大量時間搜集、整理、核對相關數據，因為不同的數據分別掌握在不同的部門，各個部門在交換數據時，有可能存在信息傳遞誤差。比如在預算編制時，需要根據學生人數、學生學歷分類、學生學科分類等分別測算公用經費、學費收入、獎助學金等，需要根據教職工人數來測算人員經費、辦公運行經費等，需要根據現有資產設備情況來測算資產設備購買經費等，因此，財務部門在進行預算編制時，非常依賴其他部門提供的數據，任何一個數據的偏差都將影響整個預算編制工作的準確性。在內部控制信息系統中，這一問題將迎刃而解，信息系統能夠存儲大量信息，每一個工作人員都可以根據工作權限查閱、調取相關數據，數據的獲取將非常便捷，能夠從根本上避免數據傳輸的延時和誤差。
（四）流程鎖定。在當前依法治國的大背景下，越來越強調程序規范的重要性，高校的經濟業務活動多且雜，更要關注程序的合規、合法、合理。高校的內部控制體系中，都有相關經濟業務活動的流程圖，對于每一個環節的程序都有明確的規定，但對于各個環節如何銜接、如何制衡則規定較少。而在內部控制信息系統中，每一項經濟業務活動的整體流程非常完整，所有審批環節實行串聯管理，任何一個環節審核沒有通過，將無法進入下一個環節。
三、高校內部控制管理信息系統的架構
高校的內部控制信息系統架構一般分為三個層面：單位管理層面、專項業務層面、監督評價層面，每一個層面又涵蓋若干專項業務控制子系統。高校內部控制信息系統就是要將各個層面的各專項業務活動，通過信息系統來固化流程和標準，讓各專項業務活動共同在一個管理平臺上流暢運行。
（一）單位管理層面信息系統。單位管理層面信息系統，其實質就是單位權力運行的信息系統，既為權力運行提供服務，也是權力運行的載體，還對權力運行進行監督。因此，單位管理層面信息系統大致應包括三個方面的子系統：決策輔助系統、權力運行系統和權力監督系統。決策輔助系統要收錄與高校經濟業務活動相關的所有法律、法規、文件，還要收錄與高校經濟業務活動相關的所有數據，并且要及時更新，以確保決策者和工作人員可以隨時查閱最新的規定，了解最新的情況，確保做出的決策既符合政策的規定，又符合高校當前的實際情況。權力運行系統是在對權力結構進行梳理的基礎上，按照“三重一大”及民主集中制的相關要求，結合本校黨委會、校長辦公會的議事規則，對經濟業務活動的決策流程、執行流程予以明確，形成分工合作、相互協調、相互制約的權力結構，讓決策更加科學、執行更加高效。權力監督系統要授予審計、紀檢監察等部門相應的監督檢查權限，讓這些部門可以定期或不定期查閱相關資料，督查權力行使是否合規，及時發現權力運行過程中存在的問題。權力監督系統還可以采用信息公開的方式，對校內員工公開部分決策過程和決策結果，主動接受群眾監督。
（二）專項業務層面信息系統。專項業務信息系統的種類繁多，每所高校都應當根據本校經濟業務活動的特點，開發適合本校的專項業務控制系統。一般來說，專項業務控制系統至少應該包括預算管理控制系統、收支管理控制系統、采購管理控制系統、建設項目管理控制系統、資產管理控制系統、合同管理控制系統等。預算管理控制系統是高校內部控制信息系統的主線，是各項經濟業務運行的開端。預算管理系統要實現高校各院系、各部門經由信息化平臺進行預算網上申報，學校經過審核及報批程序后，將財政及學校批復的預算在網上分解下達。要完善預算執行的實時跟蹤機制，自動生成各類預算執行情況分析表，及時發現預算執行中的問題，為預算管理的不斷優化提供有效反饋和有力支撐。采購管理控制系統要以預算管理系統為基礎，任何一項采購需求的提出都必須以預算批復為前提，業務部門根據預算批復金額制訂采購計劃和需求，采購主管部門進行審核并實施采購計劃，采購進度的相關信息實時錄入系統，業務部門可以隨時了解采購的進度。招投標工作完成，中標結果公示無異議后，采購管理系統自動將相關材料傳送到合同管理系統。合同管理控制系統是實現合同控制的基礎，目前不少高校專門設立了法務部門，對合同進行歸口審核，但由于法務部門一般只看合同文本，而對整個合同產生的背景及過程都不了解，往往只能對程序性、合規性等常規要求進行審核。通過內部控制信息系統，法務部門可以全面了解整個合同形成的過程，查閱與合同相關的數據，從而對合同條款進行深入的審核。將合同管理系統與預算系統、收支系統、資產系統等其他系統相聯，還可以掌握合同執行的動態，控制合同履行的風險，切實起到合同控制的作用。收支管理控制系統要與財政系統、稅務系統、銀行系統對接，實現相關數據的實時傳遞和共享。在支出管理控制方面，可以在系統中設置預算列支范圍、列支標準、審批權限、審批程序，還可以借助信息化手段實現自助報賬，減少人工錄入可能出現的誤差，強化對支出的審核控制。資產管理控制系統要與預算管理系統及采購管理系統緊密對接，從源頭上保證資產數據的準確性。設備驗收后，要在資產管理系統實現登記入庫、領用、調撥、維修、維護保養、折舊、清查盤點、處置等全過程信息化管理。同時還可以充分借助物聯網技術，了解每一臺設備的使用狀況，自動生成資產設備使用績效分析表，避免資產閑置、重復購置等浪費情況，優化高校資源配置。建設項目管理控制系統包括項目立項、工程設計與概預算、工程招標、工程建設、竣工決算等過程的管理，這些過程的管理與其他專項業務系統的管理模塊互相打通，比如在工程招標完成后，自動進入合同管理系統，完成合同審核流程；在竣工決算完成后，自動進入資產管理系統，按照固定資產管理規定進行管理?？傊鲗ｍ棙I務系統相互貫通、相互支持、相互制衡，共同構成一個完整的內部控制信息系統。
（三）監督評價層面信息系統。對內部控制進行監督評價是內部控制信息系統的優勢所在，因為信息系統的數據具有準確、及時、全面的特點，可以從多個維度對這些數據進行分析研判，從而精準判斷內部控制的實際運行情況。在信息系統中，每一個操作都會自動留痕，一旦出現問題可以很便捷地追溯到癥結所在，避免了大量的調查取證工作，能夠達到責任追究的精準化。內部控制信息系統還要建立自評價系統，可以通過數據比對、調查問卷反饋、座談會研討等形式，分析信息系統的總體運行情況，了解員工對內部控制信息系統的感受，發現信息系統存在的不足及弊端，汲取有益的意見和建議，持續優化改進內部控制信息系統。
四、構建高校內部控制管理信息系統的路徑及要求
構建內部控制管理信息系統，可以在高校原有各業務管理系統的基礎上進行升級整合，也可以重新開發一套新的系統，還可以直接購買現成的內部控制信息系統加以改造。各高校應當根據學校的規模、現有信息化管理水平、內部控制的要求、學校員工的接受度等因素，在綜合考量的基礎上，選擇適合本校的信息系統建設方法。但不論選擇哪種方法，都要遵循信息系統建設的基本原則，采用科學的信息系統建設理念，找到實現信息系統建設目標的有效路徑。構建高校內部控制管理信息系統的思路見圖1。
（一）系統架構的平臺化。內部控制信息系統既要兼容內部各業務管理子系統，又要與外部有關系統進行對接，所以內部控制信息系統的架構必須采用平臺化的思路進行設計。內部控制信息系統不是一個靜態的管理系統，而是一個動態的全流程運行系統，數據要在各子系統間快速傳輸、轉換、儲存，任何一個環節的數據遺失或延時，都會影響到整個內部控制信息系統的運行，因此要做到各子系統間的貫通銜接。目前的難點在于如何與外部系統對接，這些外部系統往往由不同的主管部門負責建設與運維，各系統的設計理念、建設標準、運轉方式、開放程度都存在不同程度的差異，高校內部控制信息系統要做到與這些外部系統完全無縫對接，需要得到相關主管部門的大力支持。
（二）數據分析的智能化。會計工作的要求日益提高，除了要完成財務會計的基本任務之外，目前更加強調管理會計的功能，要求運用一系列科學的方式方法，對各類數據進行分析，并做出預測和提供建議，為決策提供有效的參考。內部控制信息系統要在大數據的基礎上向著智能化的方向不斷邁進，要具備自動進行數據搜集、數據比對、數據分析、數據展示、預算執行分析、收支分析、自動對賬、實時預警、風險預判等多樣化的功能，這樣能夠豐富內部控制的形式，強化內部控制的力度，升華內部控制的價值，使內部控制更加形象化和具體化，為高校管理工作提供科學準確的實時反饋，促進高校管理工作持續臻于完善。
（三）預警機制的動態化。內部控制的目的是對高校經濟業務活動的風險進行防范和管控，但在實際工作中，風險行為經常是在發生以后才被發現，而內部控制信息系統能夠實現對經濟業務活動的全天候監控，一旦出現風險，可即時發出預警，做到防患于未然。在設計內部控制信息系統時，要在分析各專項經濟業務主要風險點的基礎上，按照風險管理的方法，界定風險的不同種類，確定各風險點的觸發機制，如果某項經濟業務活動達到觸發的條件，系統則自動發出警報，及時中止相關經濟業務活動，避免產生經濟損失。
（四）系統研發的開放化。內部控制信息系統建設不是一蹴而就、一勞永逸的，而是一個持續改進與完善的過程。隨著改革進入攻堅期和深水區，財政管理、稅務管理、資產管理等各類改革舉措不斷出臺，這些改革措施會對高校的經濟業務流程、標準、要求等方面產生深刻的影響，高校的內部控制體系也要隨之進行修正。此外，信息技術飛速發展，物聯網、人工智能、區塊鏈、量子計算等技術不斷取得突破性進展，這些都為系統研發提供了新的理念與支撐。所以，在構建內部控制信息系統時，要秉持開放的理念，不斷吸納新的技術，落實新的規定，確保內部控制信息系統始終符合時展的趨勢和學校管理的需求。
作者:萬薈云 單位:上海戲劇學院財務處