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［摘要］檔案信息化是企業信息化建設的重要組成部分，對于提升工作效率，提高企業經營管理能力和風險防范能力，促進企業可持續發展，具有重要的基礎保障作用。為了實現檔案管理的信息化、標準化和規范化，進一步提高檔案的利用和共享水平，降低管理成本，加強整體管控，為創建具有國際競爭力的世界一流鋼鐵綜合型企業提供檔案信息資源的保障，檔案系統的建設具有極其重要的意義。
［關鍵詞］檔案管理；信息系統；項目實施
0引言
企業檔案是指和企業發展活動相關的所有文字以及任何媒體形式的資料，承載了企業發展和文化建設的成果。從發展的角度看，檔案形成一段時間后，通過對價值的資料整理歸檔，科學規范地管理，在企業合法權益的有力保障、為企業經營決策提供有力依據、企業文化建設等方面發揮至關重要的作用。尤其信息時代中，檔案工作已經滲透到社會的各個角落，檔案數量的逐年遞增，在數以萬計的傳統檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案已如大海撈針，檔案數字化的建設已成為全社會的共識。
1建設情況概述
1．1建設背景
隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，中鋼集團正在闊步走向國際參與激烈的市場競爭，傳統的手工管理檔案方式，已不能適應新形勢下對檔案信息化管理的新要求。集團成立至今已經積累了大量的檔案資料，檔案的妥善保管和有效利用等各種問題也隨公司發展逐漸凸顯出來，隨著集團電子公文管理系統的運轉，為推進文檔一體化管理實現檔案信息化提供了良好契機。中鋼集團擬通過開展檔案信息化建設，實現檔案工作的明顯提升和質的突破，建立一套目前技術先進、適應集團發展需要的檔案管理系統，全面提升檔案管理工作水平。
1．2建設目標與原則
參照國內最佳實踐成果，結合公司實際，采用先進的技術架構和技術手段，逐步實現集團檔案資源數字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化。遵循“統一規劃、分級管理、分步實施、資源共享、確保安全”的原則上，立足基礎設施先行，數據準備優先的建設思路，依托集團局域網進行中鋼集團數字檔案館的統一規劃建設，最終建成以集團公司為核心統一利用的中鋼集團檔案管理系統和檔案資源數據中心，進一步提高檔案管理和服務水平，挖掘和有效利用檔案資源。
2系統方案設計
2．1系統技術架構設計
系統采用Browser／Application／Server的體系結構。使用面向對象的軟件開發技術，并采用三層架構的體系結構，充分考慮系統今后縱向和橫向的平滑擴張能力。其中核心管理系統為基于當前最新的內容管理平臺檔案資源管理中心，可實現海量檔案數據的集中存儲管理，包括實現檔案資源的共享利用，打造資源管理一體化的綜合檔案平臺及門戶系統。
2．2系統邏輯架構設計
在系統邏輯架構設計上，自上而下劃分四個邏輯層面，即：展現層、應用服務層、應用支撐層與核心數據層。展現層：主要是對檔案管理系統提供統一的應用展現服務。展現服務包括瀏覽器方式的系統應用、客戶端工具的功能調用、統一的檔案門戶頁面及界面服務方式。門戶頁面采用動態技術實現圖文并茂及影像資料播放于一體的綜合性頁面。應用服務層：建立包括檔案資源管理、檔案業務應用、統計分析及接口及應用四方面的應用領域。檔案資源管理實現檔案資源的一體化管理，包括資源采集、資源管理、文件管理、庫房管理、全宗卷管理等具體功能；檔案業務管理則實現包括檔案借閱管理、移交管理、征集管理、銷毀管理、日常業務管理、管理及利用管理等業務應用；統計應用是針對檔案資源與業務信息的統計分析模塊及檔案應用管理，通過各類統計分析可實現檔案管理與業務發展的業務決策提供參考依據；接口及應用則主要通過內容的方法及集成化的應用實現檔案信息及資源的綜合性應用。應用支撐層：作為整個系統的服務總線，為整體系統提供面向服務架構的開發框架，是業務應用及封裝的基礎。所有業務構件都將在此層進行構建和研發，一是管理系統組織人員、權限分配、參數管理、功能模塊注冊及應用集成的配置；二是面向資源庫構建、模塊定制與管理、字典與代碼管理、業務流程等業務開發及數據管理的基礎支撐；三是實現結合當前檔案資源內容可進行編研或在編輯的基礎上與其他信息內容的綜合性展現及。核心數據層：主要是用來存儲核心數據、檔案目錄信息、共享數據、元數據、檔案原文及其他信息資源等存儲支撐層，包括能夠存儲于數據庫管理系統中的結構化數據信息，同時還包含檔案原文、圖像文件、文檔等多種非結構化數據。
2．3系統應用架構
系統總體應用架構為集中應用架構模型，服務器、存儲系統采用集中部署方式，對于下屬各單位應用系統部署在集中的服務器中，并實現集中統一存儲。各單位的業務應用通過檔案管理平臺實現，形成統一、集中的檔案信息資源庫。
3業務功能設計
系統業務功能設計遵循“規范、先進、實用”的原則，以適應企業檔案信息化發展為基本要求，實現對集團電子檔案信息和實體檔案有效管理，提高檔案管理的規范化、標準化水平，確保檔案數據的安全和有效利用。以檔案的全生命周期管理為主線，實現對集團文書、基建、合同、實物、聲像等各類檔案的統一管理，滿足對歸檔文件生命周期中各個過程的管控及利用，從前期數據的采集開始一直到形成檔案之后的管理和利用進行可持續的管理，確保能夠針對檔案的收、管、存、用的各個過程進行有效的監控和利用。電子檔案引入OCR識別技術，實現了對檔案的快速全文檢索，實現了OA系統的電子公文與檔案系統的無縫對接，實現了文檔一體化管理。中鋼集團檔案管理系統業務方案（功能）設計主要包括OA接口管理、文件管理、檔案管理、檔案利用、庫房管理五個部分。OA接口管理主要實現文檔一體化系統之間的數據銜接和數據交換，接口系統設計既獨立于OA系統和檔案系統，又滿足雙向適配的需要，降低了系統的耦合度，易于維護及問題的追溯，滿足客戶文檔一體化的需求；文件管理主要管理從接口接收的文件數據以及作為文件資料由檔案管理員錄入的數據的審核，并對數據信息的進行補充，包括添加、刪除、查詢、還原、打印、批量導入和導出等功能；檔案管理主要實現檔案的立卷、歸檔、鑒定、銷毀以及統計分析等功能，實現了對檔案全生命周期的有效管理；檔案利用通過全文檢索內嵌OCR技術，滿足業務用戶的全方位檢索需求，引入工作流管理模式實現對檔案的借閱在線管理；檔案庫房管理是檔案館業務管理的重要內容，融合流行的3D效果，立體的展現檔案庫房、檔案柜、檔案盒、卷，通過信息化手段實現檔案庫房的綜合管理。
4結語
通過檔案系統的建設，將檔案按卷整理轉變為按件管理，提高了檔案整理及歸檔的工作效率及實效性；健全了在線檔案移交流程，使檔案管理工作更加透明化，提高檔案管理的效率；健全了在線檔案借閱流程，減少實體檔案的翻動次數，更利于實體檔案的保管，更方便的統計檔案的利用率等檔案的利用情況；建立了檔案的全文檢索庫，能夠按照全文內容進行檢索，便于檔案的查詢與利用。實現了對檔案的收、管、存、用的全過程有效的監控和利用的信息化解決方案，進一步提升檔案管理的標準化、規范化、信息化水平，有效滿足了企業在新時代下對檔案管理的新需求。
主要參考文獻
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［3］王萍，宋雪雁．電子檔案管理基礎［M］．北京：清華大學出版社，2006.
作者:劉澎 單位:中國中鋼集團有限公司
