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摘要：重大建設項目管理過程中會形成項目檔案，是項目建設中的重要無形資產，能夠為建設項目投入使用后的管理、維護、合同糾紛、改建與擴建等提供準確的參考依據。重大建設項目檔案覆蓋面廣、形成時間長、涉及內容多，且科技含量較高，具備技術化、專業化等特征，極大程度上增加了檔案管理工作的難度，這也就對檔案管理人員提出了更高要求，要求其擁有專業技能、良好知識素養，將檔案管理工作貫徹在重大建設項目建設過程中，充分發揮檔案管理人員監督、檢查等作用，從而保障重大建設項目檔案管理工作的質量與效率。
關鍵詞：檔案管理；重大建設項目；工作人員；重要作用
近年來，我國城市化建設步伐不斷加快，重大建設項目逐漸增多，直接突出了檔案管理工作的重要性，完整、真實、準確的檔案可有效反映工程建設情況，因此，必須加大對檔案管理工作的重視程度，相關檔案管理人員應積極承擔自身職責，堅持“嚴謹規范”、“高效科學”的檔案管理原則，利用現代化管理技術，提升檔案管理的有效性。但受到多種內外部因素的影響，當前重大建設項目檔案管理工作中仍存在多種問題，基于此，本研究重點從做好項目前期工作探究做好檔案管理工作的途徑。
一、重大建設項目檔案工作概述
重大建設項目涉及領域廣，利益主體多，為科學防范重大建設項目過程的質量等問題，必須加大對項目檔案管理工作的重視程度，重大建設項目檔案主要為真實、準確記錄項目建設過程的管理活動，是進行項目施工、竣工驗收、監督、審計工作的參考依據。重大項目檔案管理始終貫徹在項目建設過程中，其具備多個特征：（1）中大建設項目施工周期長、投資量大、涉及利益主體多[1]，在施工過程中會產生大量文件材料，也會相應增長檔案的歸檔周期，同時檔案文件資料的收集難度較大，其內外部門之間的協作較為復雜、形成環節較多，整個檔案管理工作任務量大，如果沒有高素質檔案管理人員支持，很有可能出現檔案文件整理不規范等多種問題；（2）重大建設項目檔案管理工作是工程施工過程的主要組成模塊，其目的在于記錄項目建設施工過程、結果[2]，其能夠用于解決項目糾紛、管理項目事宜、維護項目工程，特別是竣工后的維護、改造過程，檔案都發揮著不可替代的作用；（3）重大建設項目檔案管理工作覆蓋在工程立項、設計、管理等多個環節，其記錄形式包括視頻、圖表、聲像等，可有效為重大項目的施工、運行提供參考依據，能夠科學指導工作，從而降低工程整體投入、避免浪費[3]，具備良好的經濟效益、社會效益。同時，項目檔案還直接記錄著施工環節，反映出工程資產變化情況，因此良好的項目檔案有利于保護好項目權益；（4）重大建設項目檔案的驗收環節是項目竣工后的重要環節，如果項目檔案工作驗收不合格，將會直接影響項目驗收環節的進行，在這個過程中，檔案人員的素質顯得尤為重要。
二、重大建設項目中發揮檔案管理人員重要作用的有效對策
重大建設項目中檔案管理工作占據著重要地位，為提升檔案管理工作的質量與效率，必須培養高素質、復合型檔案管理工作人員，堅持規范、科學的工作理念，合理運用檔案管理信息化技術，避免檔案管理工作常見問題。
（一）積極主動，做好項目前期工作
重大建設項目領導人員應根據項目建設需求，在項目前期建立健全檔案管理機構，聘請專業的檔案管理人員，其機構分為專門檔案室、檔案管理領導小組、檔案管理三級網絡機構，具體如表1所示： 同時，檔案管理人員也應積極主動地承擔自身責任，樹立項目大局意識，突出集體利益的重要性，在申報重大建設項目前就主動開展檔案管理工作，積極跟進項目方案設計情況、不同工作的審批結果，結合重大建設項目的內容，推測可能出現的檔案材料，與相關負責人進行溝通交流，根據施工方案、施工計劃科學指導檔案管理工作，防止資料收集不完整等問題。在實際檔案管理過程中，首先，檔案管理工作人員應堅持《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的基本要求，結合項目情況，分析形成檔案材料的條件、參建單位業務狀況，科學明確業主單位、設計單位、監理單位、勘察單位等不同主體的檔案職責[5]，規范項目文件材料的整理范圍，工作人員應將檔案管理分為資料整理、分析、驗收等環節，確定文件資料歸檔范圍，根據項目需求確定檔案的保管期限，引入分階段、分期的檔案收集方式，堅持關鍵項目階段、重點環節檢查、監督相協調的原則，建立健全重要文件資料的流向網絡，動態跟蹤文件檔案的變化情況，即使項目施工人員、負責人員、技術人員改變，也能夠保障檔案的完整性、真實性。檔案管理人員應充分發揮自身主觀能動性，了解檔案形成流向，找準檔案產生規律，簡化項目檔案收集環節。同時，項目負責人員與檔案管理人員應不斷完善項目檔案的相關管理規章制度，將檔案管理工作覆蓋在每一項目建設環節，促使統一領導、制度格局的形成，為項目檔案管理工作奠定堅實基礎。加強不同部門之間的團結協作，充分發揮部門本身行政職能功能，引入合同制管理方式，提升檔案管理的有效性。
（二）明確和強化責任，實現全程跟蹤
在重大建設項目中檔案管理工作人員應強化責任意識，掌握檔案管理主動權，充分發揮自身承上啟下的作用。首先，檔案管理人員也應不斷拓寬自身知識面，主動地學習相關檔案管理工作知識與理念，了解重大建設項目相關的技術、設計、管理知識，掌握與檔案產生有關的規律，防止在收集檔案資料的過程中出現人為失誤，多利用自身豐富的經驗，堅持規范、嚴謹的工作態度，積極適應網絡時代的發展要求，利用現代化科學技術提升檔案管理工作的效率，實現真正意義上的全程跟蹤；其次，檔案管理人員應實時了解項目施工進度，加大對隱蔽工程的重視程度，如土建施工過程的水泥標號、地基深度等，檔案管理人員都應將申請文件、批復文件等收集起來，避免日后爭議時無參考依據。
（三）實現管理水平的提升，注重開發利用重點項目檔案
重大建設項目檔案管理部門應堅持現代化管理模式，合理協調好工程事前介入、施工控制、審核、驗收等環節之間的管理，提升檔案管理工作人員本身管理水平。進行項目檔案分類等工作時，可按照組織體系結構，遵循成套性的管理規律，根據檔案管理的統一標準，收集、形成完整的檔案材料，全面還原項目建設情況，特別關注工程中重點項目檔案，提升檔案管理的質量與效率。
三、結束語：
綜上所述，隨著我國重大建設項目數量的不斷增多，對項目檔案管理工作提出了更高、更多層次的要求，檔案管理人員必須清楚意識到自身的責任，其應不斷更新自身檔案管理理念，提高對于檔案管理工作的認識，充分發揮自身在重大建設項目檔案管理中的檢查、指導作用，通過引進現代化科學技術，科學提升檔案管理工作的效率與質量，確保重大建設項目檔案的真實性、完整性、準確性，從而為工程竣工后的相關事宜提供專業參考依據。
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作者:李杜鋒 單位:福建省清流縣重大項目前期辦公室
