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摘要：
做好大中專畢業生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業生檔案資源的利用效率，意義重大。本文結合筆者多年的工作經驗，深入探討了做好大中專學生檔案管理工作的措施，其中包括：加強日常檔案管理工作；多樣化措施助力檔案服務創新發展；創建微信平臺，為快速傳播大中專學生檔案信息服務；加強大中專學生檔案管理信息化建設等，具有一定的參考價值。
關鍵詞：
大中專院校;學生;檔案管理
一、前言
大中專學生檔案是廣大學生在大中專院校階段各種社會實踐、學習、政治表現、日常生活的真實歷史記錄，既是個人經歷的全部記錄，又是人才信息的重要載體，還是用人單位對新員工進行入職審查、政治思想審核、工齡審核的主要依據。做好大中專畢業生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業生檔案資源的利用效率，意義重大。本文就做好大中專學生檔案管理工作提出一些自己的思考。
二、加強日常檔案管理工作
1.及時整理檢查，促進管理規范
由人才交流中心專職檔案管理人員負責督促各大中專院校將畢業生檔案文件資料進行統一收集、分類整理、一一登記、分類歸檔；嚴格執行檔案查閱、復印以及借閱制度，規范檔案使用流程，確?，F存檔案不丟失、不損壞。
2.加強組織領導，強化責任意識
人才交流中心領導班子務必要對大中專學生檔案管理工作予以足夠的重視，要將其作為主要工作之一來開展，并且還要為大中專學生檔案管理工作的完整性、真實性、執行情況擔負領導責任。人才交流中心領導班子應該要定期組織檔案管理人員來開展工作匯報，對大中專學生檔案管理工作中所存在的問題和難點予以協調解決、統籌處理。人才交流中心所開展的一切與大中專學生檔案管理有關的重大事項之前，要應該要對檔案人員的意見予以充分聽取，在人才交流中心領導班子集體研究決定通過之后，才可具體予以實施，并形成文字紀要。
3.健全各項管理制度
人才交流中心應該結合自身實際情況來健全大中專學生檔案整理、歸檔、保管、銷毀、統計、利用、交接、離崗清點等制度，并上墻公布，使大中專學生檔案管理有章可循，有規可依。并且還要建立起嚴格的大中專學生檔案資料查（借）閱制度，做到檔案借閱有登記，送還有注銷，用完的檔案及時入庫。嚴格落實《大中專學生檔案數字化信息安全管理制度》，加強對涉密檔案的管理，嚴格審核檔案掃描內容，一律采用局域網傳輸檔案，不得攜帶使用磁盤、U盤、光盤、移動硬盤等存儲介質。
4.加強檔案利用
人才交流中心可建立大中專學生檔案利用效果登記簿，定期編印檔案利用效果實例匯編，將大中專學生檔案資料的登記和信用信息公示到位、利用共享到位、保存保護到位，降低交易成本，維護公共安全。
三、多樣化措施助力檔案服務創新發展
隨著人才交流中心改革進程的逐步深入，人才交流中心所面臨的工作任務明顯加大，大中專學生檔案服務創新迫在眉睫，人才交流中心應該積極引進高層次的檔案人才，采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的優秀專業檔案管理人員為大中專學生檔案工作服務，改善大中專學生檔案管理人員結構性短缺問題。與此同時，政府專業的檔案管理部門應該要主動深入到人才交流中心，采取多樣化檔案服務培訓助力大中專學生檔案管理工作能夠取得創新發展。例如成都市檔案局近日開展了各區縣人才交流中心大中專學生檔案服務創新應用培訓會，來自成都市80名人才交流中心專兼職檔案管理人員參加了培訓。培訓會上，成都市檔案局專業技術人員結合《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的制作及報送工作，利用實際案例講解了大中專學生檔案歸檔范圍和檔案保管期限分類，現場宣講了新頒布的《檔案管理辦法》和重大事件檔案著錄規則，并針對與檔案管理人員關注的國家基本專業檔案類別及管理要求進行了詳細解讀。
四、創建微信平臺，為快速傳播大中專學生檔案信息服務
為了提供更加方便、快捷的信息服務，適應移動服務的迅猛發展，人才交流中心應該對檔案服務平臺的使用方式進行了調整與升級，申請微信公眾服務號，開發“大中專學生檔案快車”之類的移動APP。微信公眾服務號主要從資源檢索、特色服務以及中心動態等幾個方面為用戶提供檔案信息資源的檢索、信息推送、專題跟蹤、決策參考等信息服務，活動通知、在線咨詢以及中心工作簡報等，通過微信公眾服務號加大對平臺的宣傳與推廣。“大中專學生檔案快車”之類的移動APP是以移動無線通訊網絡為支撐，以集成管理系統平臺和基于元數據的信息資源整合為基礎，以適應移動終端一站式信息搜索應用為核心，以云共享服務為保障，通過手機、iPad等手持移動終端設備，幫助用戶建立隨時隨地獲得全面信息服務的檔案信息移動服務平臺。
五、加強大中專學生檔案管理信息化建設
1.加大投入，夯實基礎
人才交流中心應該綜合統籌原有的學生檔案資源，進一步增加對學生檔案信息化基礎設施建設的投入。人才交流中心可在原有的基礎上投入專項資金來改變數字檔案信息的儲存模式，強化全文掃描的軟硬件建設，購買數字檔案管理所需的計算機、打印機、復印機、照相機、掃描儀等管理設備，努力改善全系統的信息化條件，促進學生檔案信息化工作的發展。例如，四川某市人才交流中心投入專項資金用于大中專學生檔案管理信息化建設，2016年完成館藏紙質檔案全文數字化8537卷、51788件、303935張。達到館藏檔案的30%。與目錄掛接共3198卷、15306件、95337張、合成PDF格式15306個。達到館藏檔案的20%。完成機檢目錄52493條。實現了館藏全部學生檔案目錄數字化檢索及查詢，全部完成館藏照片檔案數字化，并實現了3636張照片與目錄掛接。
2.加強領導，提高認識
為進一步加強大中專學生檔案管理信息化建設的領導，人才交流中心可專門成立大中專學生檔案信息化建設領導小組，將大中專學生檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務質量。同時積極與當地檔案局及相關部門溝通，加強協作，及時將檔案信息化工作納入全市信息化建設總體規劃之中，統籌、協調、規劃大中專學生檔案信息化建設工作。與此同時，大中專學生檔案信息化建設領導小組務必要將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關人員的崗位職責。將數字化檔案信息化作為一項重要的日常工作來抓，從電子文件產生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真，確保數字化檔案的完整性和準確度。此外，人才交流中心內部也應該多次舉辦檔案管理員信息化專題培訓，經常開展業務交流，就大中專學生檔案管理規范化工作標準進行學習討論和詳細解讀。總之，大中專學生檔案管理工作要不斷創新，緊跟時展，不斷夯實人才交流中心檔案基礎業務工作，推動檔案工作整體水平的持續提升，努力提供高質量、便捷的檔案服務，為提高人才交流中心的工作效率做出應有的貢獻。
參考文獻
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作者:李彥 單位:涼山州鹽源縣人力資源和社會保障局人才交流中心