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摘要：
人事檔案的使命是紀錄人員籍貫、年紀、性別、學歷、工作情況、獎懲情況等等的原始記錄。而人事檔案管理則是將一個個的人員檔案歸集起來，做出一個系統的整理。隨著市場經濟的快速成長，職員的信息變動情況相較之前成倍增長，這就大大增加了人事檔案管理的難度。將人力資源信息系統運用到人事檔案管理中成為社會成長的一大趨向。
關鍵詞：
人事檔案;人力資源;信息系統
人事檔案能夠幫助企業認識人才的詳細信息，基于不一樣的個人能力與特點進行合理配置，實現崗位安排。人力資源信息系統的運用對于人事檔案管理非常重要，人類正在進入信息爆炸的時代，各種各樣的信息層出不窮。傳統的人事檔案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找緩慢等缺陷，已經完全無法滿足當今人事檔案管理的需求。越來越多的企業和事業型單位將人力資源信息系統引入到本單位的人事檔案管理中，而這項系統的引用也極大地便利了人事檔案的管理。本文將會對在人事檔案管理中人力資源信息系統的應用所體現出來的優點和缺點進行一個對比，以此挖掘信息系統的便利和將來發展的方向。
一、人力資源信息系統在人事檔案管理應用中的優點
1.有助于簡化檔案整理程序，提高效率
隨著市場經濟的飛速發展，各種公司層出不窮的同時，保障制度也在不斷完善，這些情況的發生導致對人事檔案管理的要求越來越高，越來越嚴密。因此人事檔案需要記錄的內容越來越多。乃至退休之后的情況也要有人事檔案進行整頓、歸檔。人力資源信息系統可以通過預設的流程路徑和接口，讓使用者和管理人員只需利用瀏覽器和互聯網絡即可完成數據的填寫、傳送、追蹤、分析等各項自動化的任務。人力資源信息系統有益于簡化整理程序，促進人事檔案人員的工作效率的提高。
2.有助于便利快捷的查詢人事檔案信息
現在的人事檔案信息比之從前更加豐富繁雜，如果用傳統的紙質檔案進行查閱，工作量太大，效率太低。應用人力資源信息系統可以將傳統的紙質人事檔案信息輸入計算機，方便記錄的同時，也方便工作人員的查閱，更好的發揮人事檔案的作用。
3.有助于檔案信息資源的共享
當今時代是信息爆炸的時代，各種信息資源不斷涌現，信息資源作為重要的戰略資源，對推動社會和經濟的發展有其重要意義。在此背景下信息共享已經成為一種趨勢，原先的人事檔案管理模式完全無法滿足信息共享的目的，而人力資源信息系統依托于互聯網的快速成長則可以迅速方便的實現信息共享，從而為市場經濟的成長起到了一個促進作用。
4.有助于檔案信息的保存
傳統的人事檔案信息管理通過紙質資料進行保存，不斷的翻閱和搬運甚至存放都會有可能導致資料的缺失、遺漏。而人力資源信息系統的應用則將心理存放到網絡和硬盤等存儲工具中，極大地減少了外力破壞的可能性，有益于人事檔案信息的保存。
二、人力資源信息系統在人事檔案管理中呈現的問題
1.資金缺乏，設施配備不完善
人力資源信息系統的應用必須依托計算機、掃描儀等基礎電子設施設備，如果缺少基礎設施則無法完成系統的構建。這些基礎設備都需要一定資金的支持，而我國目前仍然存在于社會主義發展的初級階段，雖然經濟發展迅速，但是仍然有很多的落后地區，各地區發展不均衡，財富差劇較大，因此有些地區無法拿出足夠的資金購置計算機等基礎設施，進而無法滿足構建人力資源信息系統的目的。
2.人事檔案管理人員水平參差不齊
配備人力資源信息系統之后，可以盡可能的解放人力，但是錄入信息仍然要靠人力來完成，因此，“人”在人事檔案管理中擔任著重要的角色，可是“人”又是最難管理最難考核的。人事檔案管理人員的水平有高有低，而我國目前又十分缺乏高水平的人事檔案管理人員，紀錄缺失或者錯誤就無法避免。而某些人事檔案管理人員有意或故意造成的失誤，也會嚴重影響人事檔案的真實性。種種因素導致有些檔案材料的手續不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力。
3.檔案信息化缺少統一的規范
雖然社會在快速的成長，但是人事檔案信息化并沒有一個統一的標準或者規范來指導各企業事業單位的檔案設立。各個企業和事業單位都是從自身利益出發，在摸索中一點點的找尋適合自己所在機構的人事檔案管理方式。但是這樣的模式導致各自的系統千差萬別，無法統一，也就無法實現人事檔案信息資源的共享，從而大大削減了信息化的益處。綜上所述，社會在不斷的發展，互聯網技術日新月異，波及世界的各個角落，人事檔案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事檔案管理模式受到波及，已經跟不上信息化時代的步伐，可能會逐步的被人力資源信息系統逐步的替代。但是目前為止，人力資源信息系統仍然存在著資金不足而導致基礎設施無法配備、人事檔案管理人員素質不達標、領導不夠重視、系統沒有統一的規范等各種各樣的問題。因此，我們要盡快的完善這些不足，使之跟上時代的步伐，能夠有效的為這個社會服務。
參考文獻
[1]任南竹.大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].勞動保障世界,2017
[2]牛新羽.信息技術在檔案管理中的應用[J].科技展望,2017
作者:孫曉斌 單位:交城縣人力資源和社會保障局
