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摘要：
對于執法單位來說，文書檔案的管理是十分重要的，也是整個執法單位的管理體系中不可或缺的一部分。對執法單位的文書檔案進行有效的管理，并且加強管理的效率可以幫助執法單位更好的進行發展，并對執法單位在發展的效果中有重要的意義，因而加強執法單位的文書檔案管理，對其進行有效的規范化處理不僅僅能夠滿足整個執法單位對于整體運行的實際需求，還能夠幫助執法單位更好的完善管理體系。本文主要根據目前執法單位在對文書檔案管理的過程中所出現的問題進行討論，并且提出意見，幫助執法單位可以更加有效的進行文書檔案的管理。
關鍵詞：
執法單位；文書檔案；管理效率
引言
對于執法單位來說，其在進行文書檔案的保存工作上，主要保存的是本單位中有關單位的黨務、單位的行政執法、以及單位在進行行政管理的過程中的活動的檔案等等。在大多數情況之下，存檔案、大小會議的會議記錄、發文的原件等等相關的文件資料是由辦公室這一部門來進行保管的。而所謂的文書檔案，則主要指的是在檔案進行處理完好以后，其自身還具有保存價值的文件。在執法單位中，辦公室這一部門是其在進行管理過程中的關鍵組成部分，其主要負責的任務有：處理執法單位的日常業務、傳達執法單位所要下發和收集的消息、對上下級進行協調和溝通，而這些任務涉及到了執法單位管理水平的高低。由此可見，只有提高執法單位的文書檔案管理水平，才能夠有效的提高其管理的效率，才能夠真正的確保單位的正常運轉，促進單位的穩定發展。
1.在執法單位的文書檔案管理過程中所存在的問題
新的時代帶給我們的不僅僅是新的商機、新的機遇，更是新的挑戰和新的要求、新的標準。在新時代的發展中，我們可以明顯的看到執法單位在進行文書檔案管理的過程中出現了有待解決的問題，這些問題對于執法單位的文書管理造成了明顯的影響，并且對于執法單位的發展造成了一定的阻礙，因而我們必須對這些問題加以分析，發現問題的所在并且將問題進行有效的改進，這樣才能更好的幫助執法單位進行發展。
1.1執法單位對于文書檔案管理的重視程度不夠
執法單位發展的主要的目的，不僅僅是為了幫助單位的人員可以獲得其所應得的酬勞，更是為了更好的服務于社會。文書檔案的管理工作記錄了執法單位的各項活動和相關的業務，不能夠幫助執法單位產生直接的經濟效應，這就直接導致了很多的管理人員對于這份工作的不重視。并且在執法單位的管理過程中，對于文書檔案的管理理念也相對于薄弱，重視程度不夠強，很多管理人員認為，文書檔案管理這項工作沒有實際操作的價值，并且不含有任何的技術含量，在他們看來這項沒有任何意義的工作可有可無。
1.2管理的制度不夠完善
隨著經濟的不斷發展，很多執法單位在管理系統上都開始進行不斷的改革，在管理制度和服務水平上都有著一定的提高，但是由于執法單位自身的不重視，在文書檔案的管理上一直沒有一個準確切完善的管理制度，這一制度的缺失就直接導致了管理的不善，很多管理人員因為沒有制度的管理所以玩忽職守。不僅如此，文書檔案管理的管理理念也一直沒有更新和確定，很多執法單位對于文書檔案在管理的過程中沒有一套對應的流程。因此，在進行管理的過程中沒有辦法進行統一的收集和整理，這就讓文書管理缺乏明確性，對于文書檔案的利用率低，使得文書檔案逐漸失去了自己的作用。
1.3執法單位的管理人員素質偏低
很多執法單位都認為文書檔案管理工作沒有實際的意義和價值，因而在執法單位選擇人才的過程中，往往都只重視法律等相關人員的培養，而忽視了對于文書檔案人才管理。這就直接導致了，很多文書檔案的管理人員素質都普遍偏低，這種素質的偏低不僅僅是思想觀念上的，更是業務管理水平和管理能力上的，這些都不在符合現代執法單位的發展要求，更嚴重的是，很多執法單位在文書檔案管理這一職位上所應用的員工都不是專業人員，其自身并不具有文書檔案管理的專業知識和專業技能，這些問題都直接造成了執法單位在文書檔案管理方面的不規范化。
2.如何提高執法單位在文書管理上的效率
2.1提高執法單位中文書檔案管理人員的素質
無論什么單位，其自身的規章制度都是有員工所定制出來的，對于文書檔案管理來說也是一樣的，整個管理的過程都是由員工來進行的，所以想要從根本上提高文書檔案管理的效率，就需要有效去提高文書檔案管理人員自身的素養。這種素養主要可以分為兩個方面，第一個方面指的是文書檔案管理人員的思想認識，也就是專業素養，并且強化他們自身的服務意識；第二個方面則主要指的就是文書檔案管理人員自身的責任心，以及其自身是否具有一定的學習能力，這些都是培養一個文書檔案管理人員的重要方面。除了以下兩個方面，作為執法單位的管理人員還需要對于文書檔案的管理人員進行定期的考核，經常檢測管理人員的專業素養，只有這樣才能保證這些管理人員能夠有效的去適應文書檔案的管理工作。除此之外，對于執法單位中的文書管理人員，執法單位需要適當的去提高他們的地位，并且幫助其解決在生活和工作中所遇到的問題。
2.2優化文書檔案在整理過程中的工作環節
對于執法單位來說，在進行單位文書檔案收集整理的過程中，不僅僅是要依靠執法單位人員的實干、苦干就可以取得一定成績的。如果執法單位的工作人員僅僅是依靠所謂的認真做事來進行工作，那么執法單位的發展就會被逐漸的限制住，而且其工作效率也不會得到一個有效的提高。所以想要真正的解決這一問題，就需要執法單位的文書檔案管理工作人員熟悉整個工作流程，并且對于整個工作過程進行有效的了解，梳理一個整理的流程。然而在文書檔案管理人員工作的過程中，不僅僅是依靠這些就可以取得成功的，還需要結合各個不同的部門，和各部門之間處理好關系，讓各部門在上交文書的時候就進行整理，方便文書檔案的整理人員更好的進行收集和整理。作為文書檔案的管理人員，需要告知各部門如何對部門中的文書檔案進行整理和收納，需要告訴部門成員他們需要什么，不需要什么，而不是讓各部門成員一味的進行整理而忽視了整理的內容，這樣不僅僅讓整理人員的工作量加大，也給文書檔案的管理人員自身帶來了一定的麻煩。
2.3加強對于執法單位文書檔案的集中管理
由于當前很多的執法單位對于單位中的文書管理工作管理的過于松散，這就直接導致了管理工作的工作效率低下，管理人員玩忽職守，對于需要進行整理的檔案整理的不夠及時。根據這一問題，需要執法單位在單位的內部建立起專門的檔案室來進行檔案的管理，并且對所需要管理的文書檔案進行定期的整理和歸納，盡可能的保證文書檔案在進行尋找的過程中方便快捷，并且要求文書檔案管理人員，針對不同用途的文書檔案進行分類整理，把重要的資料單獨存放。在執法單位中，除了一些特殊的崗位和部門，其他的部門則需要把文書檔案全部送到檔案室進行保管，這樣可以在一定程度上杜絕了一些人在檔案上進行二次修改，改變事實，并且絕對不允許管理人員把檔案進行自行保存。除了需要對于紙質文件的保存，還需要對各部門開會所用的音頻、視頻以及電子文檔等資料進行分類保存，這樣才能讓文書檔案的管理工作變得更加規范，同時也在一定程度上提高了文書檔案管理的效果和工作效率。
2.4應用現代化的設施進行保管
由于現代科技發展的越來越迅速，為了更好的保存文書檔案，可以應用電子設備。如：不同的部門使用不同的二維碼，在進行文書檔案的上交時進行二維碼的掃描，這樣可以直接確認不同部門的上交情況。不僅如此，應用電子設備也可以幫助文書檔案的管理人員在尋找相關的文件時候提高尋找速度。
總結
根據以上分析和討論可以知道，想要真正的提高執法單位的文書檔案管理的工作效率，首先需要改善的就是執法單位自身對于文書檔案管理的態度，不能一味的不重視、不采用，并且有效的去提高文書檔案管理人員的管理素質和專業素養。并且根據自身單位的實際情況進行分析，進一步的推進文書檔案管理的信息現代化的進程，提高文書檔案管理的效率。
作者：王明 單位：長春市食品藥品監督管理局經開監管所
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