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［摘要］
隨著現代信息技術的發展及人力資源管理信息化平臺的建立，加快人力檔案信息化、數字化，逐漸成為企業的重要工作之一。人事檔案管理信息化的實現，可以提高人力資源的利用率，積極吸收人才，讓其為社會和企業服務。本文以人力資源管理信息化平臺為切入點，討論如何實現人事檔案信息化管理。
［關鍵詞］
人力資源；人事檔案；信息化
各企業通過實現人事檔案信息化管理，可以有效提高人力資源的管理水平，建立電子檔案，實時更新。因此，企業要建立完善的人事資源管理制度，規范管理流程，進而推動企業快速發展。但各個企業在信息化平臺構建人事檔案時，會受多種因素影響，存在很多不足之處。
1基于人力資源管理信息化平臺實現人事檔案管理信息化的原因
1.1加強集團企業人事管理的需要
很多集團企業都是由多個小企業組成，其中包括多個機構和管理層，每個管理層和部門都擁有自己的人事管理模式，為集團企業的人事管理增加了難度，集團管理的跨度較大，不易調節各管理層與機構的關系。這一特點，造成企業信息溝通較少，管理政策不統一等問題。因此，建立信息化的人事檔案，是規范集團企業人事管理的有效方式。
1.2人事檔案管理和人力資源管理緊密相關
企業建立人事檔案的管理機制，可以實時讀取人力資源的信息，運用管理、開發及激勵等方式，形成人事檔案材料，及時更新。并且人事檔案管理也可以體現出人力資源信息，企業管理者通過檔案，了解員工入職前后的基本情況，及入職后職務的變化和獎懲情況，如果有職務罷免的情況，也應記錄在檔。人事檔案除了可以體現員工的日常信息外，還可以提高企業的人力資管管理水平，促進企業發展。為此，企業要根據人力資源管理信息化平臺，實現檔案的信息化管理。
2基于人力資源管理信息化平臺制定人事檔案管理信息化的目標和設計方案
2.1制定人事檔案管理信息化的目標
企業在人力資源管理信息化平臺上，建立內部的檔案管理系統和數據庫，讓人力檔案與資源管理相統一，使其變成一個供企業各部門查閱和參考的信息源，進而使人力資源管理部門的工作規范化、數字化。這樣可以為企業發展提供支持，發揮其應有的作用。
2.2制訂人事檔案管理信息化的設計方案
企業要根據自身的實際情況，在人力資源管理平臺上，加入企業各部門的業務，填寫部門業務信息，建立管理體系。在這一體系中，員工的基本信息及工作崗位的調動，都是檔案管理的基本組成部分。這就要求人事檔案管理部門明確自己的工作，搜集各部門的人員材料，并對收集的材料分析、鑒別，從中找到有價值的信息進行整合，以紙質或數字的形式保管，并在信息化的系統中增設檔案利用的服務，轉遞檔案、統計信息。同時，還要根據業務，在系統中設計數個模塊，為企業提供服務。
2.2.1檔案信息管理
收錄到檔案中的信息包括員工的基本信息，及相應的檔案內容。其中，基本信息包括員工的姓名、性別，在企業中設立的檔案標號，擔任的職務及名稱等。而檔案部門的工作人員收錄這些信息后，管理人員要及時根據員工信息的變化，加入新的信息，及時改正錯誤的信息，定期查看，排除積存的檔案，確保檔案的完整。
2.2.2收集材料歸檔
檔案管理部門要在系統中加入數個子菜單，其中包括材料送交、鑒別、歸檔等，為了解決材料送交出現的錯誤，還要設立一個材料送交還原功能。
2.2.3檔案轉遞
由于企業人事調動或是員工職務發生改變，其檔案會隨著人員的變動，轉移到另一個管理機構，改變其所屬的部門，這就要求檔案管理部門使用檔案轉遞業務，實現檔案的轉移。但檔案傳遞菜單的功能不可以單一，而要根據不同的轉遞情況給出不同的業務。如新員工加入公司或企業內部的人事調動、崗位調整等情況，可以設置檔案轉出、辦理轉遞兩個子菜單，把檔案變成轉入檔案，歸到轉入檔案的子菜單中，最后進行接收、查詢。但如果是員工離職，或不屬于集團的組織要求，只需三個子菜單即可完成，包括調檔申請、轉遞、查詢。
2.2.4查借閱
查借閱是檔案主要利用方式之一，檔案管理部門要設置查閱與借閱的子菜單，為社會和企業提供數據服務。因為大部分檔案已經做了數字化處理，可以讓借閱人員在任何時間、任何地點借閱，支持在線遠程業務。查閱包括兩個子菜單，即申請和查詢，而借閱則是三個子菜單，分別是借閱、歸還與查詢。
2.2.5查詢統計
檔案管理人員在查詢統計的模塊，對各項檔案業務進行統計，比如信息綜合查詢、是否缺檔等。
3結語
人事檔案向數字化轉變，并通過信息化的方式管理，是企業人力資源管理的創新。讓檔案信息與人力資源緊密結合，使集團企業的各個管理層互相配合，促進人力檔案信息的管理更加規范，企業降低了風險，提高了檔案管理水平。
作者：時華維 劉建紅 單位：威海市文登區人力資源和社會保障局 威海市文登區畜牧局
主要參考文獻
［1］盧艷.基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構建［J］.現代商業,2011(29)
第二篇：教師人事檔案管理信息化建設
在很多人眼中，一個學校中最重要的是學生的檔案的管理。如果保存不妥當，就會影響到學生的發展，但是，他們對于教師的檔案并不看重，甚至不知道教師需要有檔案這回事。也正是由于大部分人的無知，導致了我國對于教師的檔案管理存在著諸多的不足之處。其實教師的檔案管理和學生的檔案管理并沒有什么區別，一個學校中管理檔案的手段和方式都是相同的，對教師的檔案管理效率低下，對學生的檔案管理自然也好不到哪里去。教師的人事檔案包括教師的履歷和他們的發展，如何高效地保存教師的檔案是學校的一件很重要的事。有很多學校都已經把教師檔案的管理和信息技術結合起來，也有很多學校仍然固守以往的人工整理保存的方式?？傊處熑耸聶n案管理的信息化還不健全，尚在探索之中，要想做好這一點，就必須了解到目前管理中的不足，之后提出措施來補救。
一、目前我國對于教師人事檔案管理的不足
（一）固守傳統管理方式
雖然目前有部分學校已經開始對教師的人事檔案進行信息化管理，但是很多學校，尤其是教學理念比較落后的學校，對于教師的人事檔案管理仍然停留在傳統的管理方式上，這種傳統的管理方式，不僅需要管理人員花費大量的時間和精力來整理教師的檔案，還增加了很多工作量，教師在校任職期間可能會有一些別的改變，傳統的管理方式也不能及時把這些信息收集到老師的檔案中，對于教師和學校有很大的影響，更新速度慢，而且查找起來也十分不方便，最重要的是這些學校都還沒有對于這種現狀進行改變的想法，他們認為這種辦法雖然比較古板，但是不會出現很大的問題，認為信息化會導致檔案丟失或者被竊取，這些顧慮都可以理解，但是，相比信息化管理人事檔案的好處來說，就顯得微不足道了。所以最不足的不是學校固守傳統的管理方式，而是他們的思想太過傳統，沒有接受新技術的想法。
（二）信息化管理技術不成熟
對于少部分采取信息化管理人事檔案的學校來說，由于普及力度小，學校對于這些也不夠關注，所以相關的管理人員技術要求也不高，他們在對學校的教師檔案進行信息化管理時，由于不了解一些操作過程中出現的錯誤，對這些錯誤不能夠對癥下藥，在管理和錄入時就會顯得十分困難，而且也會造成檔案的錯誤和遺漏，這都是由于管理人員技術不過關，不夠專業所造成的，這也是信息化管理技術不夠成熟的表現。不管是小學、初中還是各大高校，對于這個技術都沒有太多的了解，所以還需要有一定的重視，并且在技術方面進行指導。
二、教師人事檔案管理的信息化措施
我國對于教師人事檔案管理方面的不足需要有多方面的措施來進行解決，對于管理方式的不足，需要學校改變自己的觀念，把傳統的管理方式轉變為信息化管理，而對于信息化管理技術不夠成熟這方面，要求學校加強技術指導，對管理人員的培訓多多加強，所以在教師人事檔案管理這方面，最重要的解決措施有以下兩點：
（一）普及信息化管理
普及信息化管理不僅是要給學校普及這一技術，還要給社會的各階層人士普及，讓他們了解到這一技術的存在和發展，很多學校不了解這一技術，認為只要動動手指甚至不用太多人，只需要簡單掃描就可以把一切資料都錄入到學校的管理系統中是天方夜譚，尤其是很多學校的領導都是年紀比較大的，對于這種新的技術不接受，有的甚至到了排斥的地步，不放心機器的操作，更愿意用可操控性比較強的人來進行管理，普及信息化管理就是要讓他們了解到信息化管理不僅速度快、效率高而且出錯率很小，通過信息化管理教師的人事檔案，可以節省大量的人力資源，也能提高工作效率，很多公司和企業對于人員檔案的管理早已經施行了無紙化，學校作為培養人才的搖籃，必須跟得上時代的發展進步，信息化管理能夠減輕管理人員的工作壓力，同時能減少這個崗位的人員。在社會普及信息化管理能夠讓全民了解到這一技術的優點，在全社會有積極的響應，相當于對信息化管理的一個宣傳，能夠讓學校對這一技術重視起來，就能夠有效解決他們固守傳統的管理方式的不足。
（二）加強對于管理人員的專業培訓
在進行信息化管理教師人事檔案的過程中，還有一點需要重視的就是管理人員的專業素養，作為學校的檔案的管理人員，不僅需要有對信息化管理的技術的熟練，還要有保密意識以及耐心、細心等品質，如果不重視管理人員的這些特點，那么學校的教師人事檔案的管理就會出現很多問題，所以學校在開展這項工作時需要把這一個因素考慮在內，對管理人員進行專業的技術指導，在培訓完成后對他們進行測試，看他們是否真的能夠自己獨立操作系統，對于系統的故障能否冷靜應對，讓他們對技術有了掌握之后，學校還要分配幾個人進行二次審核，在錄入和管理檔案時有人互相監督，避免資料的泄露，同時也能在出故障時互相幫助。讓管理人員掌握技能，對他們的職業道德進行嚴格的要求，這兩個因素缺一不可，必須互相牽制和補充，職業道德和技術水平對信息化管理是不可或缺的，這能夠有效保證對于教師人事檔案的管理和保存，也能夠及時更新一些信息，提高了效率更有利于學校和教師的發展。
（三）大力加強檔案數據的安全性
信息化下的高校檔案雖然有很多優勢，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和數據丟失的高風險性，加強檔案工作的檔案數據安全性顯得尤為重要。信息化時代大量的數據可以通過一個小小的內存卡進行保存，有氣便利的優勢，但存在數據丟失的風險，諸如電腦病毒、內存卡損壞等。因此，信息化背景下的高老師檔案工作要重視其保存的安全性。
總結：
教師人事檔案的信息化管理技術其實早已成熟，但是由于人們對這一技術并不了解，導致在學校中信息化管理還沒有步入正軌，學校采用了這一方法之后，希望他們能夠注意到這一方法的優點的同時盡量避免技術的缺點，讓學校的信息化管理逐步走向成熟。
作者：吳雪梅 單位：孝義市教育局人事科
第三篇：人事檔案管理服務民生探討
【摘要】
人事檔案形成于國家機構以及社會組織的人事管理活動，是一種個人為單位進行集中保存的歷史記錄。服務民生是構建和諧社會的必然要求，從這個要求出發來看當前我國的人事檔案管理機制，很明顯還存在著一些問題，比如管理觀念、方式的落后等，文章針對這些問題提出了在人事檔案管理中的幾個優化發展方向，來促進我國人事檔案管理工作的進步，使其更好地服務民生。
【關鍵詞】
民生；人事檔案；管理
民生問題涉及到社會的方方面面，黨和政府對民生問題越來越加以重視。與此同時，檔案學界也相應地在民生檔案相關問題的方面展開了研究。民生檔案的內容廣泛，與民生息息相關。其中，人事檔案是其中的重要組成部分，是黨和政府各部門、各單位在保障和改善民生工作中形成的真實記錄，是維護人民群眾各項權益的原始憑證，直接關系到每個人的切身利益和權益。包括福利待遇、職務職稱、學習培訓以及家庭背景等與民生密切相關的材料，它記錄了一個人一生的主要經歷，并反映了個人的發展歷史和進步。隨著社會環境的變化，人事檔案管理工作也提出了新的要求與問題。
一、人事檔案管理在服務民生上的問題
（一）管理觀念相對落后
檔案管理的任務是要對各類檔案資源進行整合、分類，以更好地服務于人民的需求。但我國歷史上長期的計劃經濟體制控制下形成的集中管理的模式，造成了人事檔案工作中不平衡的觀念，這主要體現為重事輕人、重物輕人、重組織輕個人、重典型人物輕普通人物。人事檔案管理工作的性質主要是政治性和服務性，除了要對人事檔案實體和信息、進行管理之外，還要對人事檔案管理人員進行管理。但是這種不平衡的管理觀念大大忽視了公民的基本權利，對公民查檔核實求證造成了很大不便，可以說，公民的某些權利根本上是沒有得到應有的保障的。再加上對人事檔案管理工作發展歷程的規律缺乏清晰的認識和把握，要想實現人事檔案管理在觀念上的更新以及檔案管理制度的創新相對來說比較困難，其管理服務能力的自覺性也就相應地難以得到提高。
（二）管理機制不夠集中
我國人事檔案管理工作的體制要求是集中統一，然而市場經濟的發展以及人才競爭的激烈加劇，使得一部分地區、一部分單位從利益角度出發，不顧檔案管理工作的服務性質，擅自建立一些管理機構來進行對人事檔案的管理工作，這便造成了分散管理的混亂現象。主要體現在兩個方面：一是人事檔案的保管分散，有些人事檔案是保存在其當前的工作單位的，但也有一部分人因為對人事檔案的重視程度不夠，從一個單位遷移到另一個單位后，就任其留在原來的單位里，更有甚者，把自己的人事檔案交給私人保管，這就使得人事檔案的管理比較混亂；另一方面是人事檔案管理機構的隸屬混亂?，F有的保管人事檔案的部門分別是組織部門、勞動部門和人事部門，但現在出現一種情況，就是一些無權保管人事檔案的科室、單位也對人事檔案進行保管，出現“多頭”管理的狀態，且各部門之間往往是權責不明、相互推諉。
（三）管理方式不夠先進
現代科技水平的發達，使得人事檔案的管理在科學化、規范化等方面都取得了一定進步。但是由于對服務民生宗旨的忽視，目前的人事檔案管理工作不可避免地也存在著落后甚至僵化的方面。有些單位領導缺乏對民生檔案建設的正確認識，認為是可有可無的，這致使人事檔案的管理條件相對落后。如柜架配備不合格、人事檔案裝具不到位，庫房條件簡陋，溫濕度控制設備缺少并難以及時更新等，這給人事檔案的保管工作帶來了很大的安全隱患。除此之外，在人事檔案的管理手段上也存在著不夠先進的現象。傳統的手工式管理使管理人員的工作集中于一些收發、取放、裝訂等細碎繁瑣的事務中；微縮技術的應用不普遍使人事檔案進行計算機信息讀取難以實現。這些都加大了人事檔案保管工作的難度。
二、人事檔案管理服務民生的改進策略
（一）樹立以人為本的管理理念
人事檔案在一定程度來說，是國家信息資源的重要構成部分，對于我國“人才興國”戰略的實施具有重大意義，檔案管理工作要實現服務民生的宗旨，必須樹立起以人為本的管理理念。一是要變傳統的重事輕人、重典型人物輕普通人物等落后觀念為重視所有涉及人事檔案的人、事、物，建立服務全體人民群眾的檔案資源體系，對于人事檔案保管工作中出現的問題要及時發現并解決，對于人民群眾的建議和意見要虛心聽取以改進工作質量，保障人民的基本權利，滿足人們對公共信息需求量的不斷增長。
（二）管理機構改革和職責優化
基于目前互聯網應用技術的發展，人事檔案的管理工作可以建立全國行業聯網的社會化、信息化管理機構，以方便對人事檔案信息進行整合與傳遞。在當前市場經濟的狀況下，這些社會化的管理機構可以采用自主經營、自負盈虧的現代企業運轉方式，樹立起自己的品牌、服務等意識，依靠先進的管理手段，周全仔細的服務質量，并結合社會需要開展業務，這樣政企分開的方式可以使人事檔案的管理更為科學。在人事檔案管理工作職責優化方面應該加強窗口建設，減少辦事環節；拓展服務內容，如為存檔人員提供辦理退休申報、勞動能力鑒定申報等社會保障事務；創新服務方式，實現人事檔案保管工作由管理型轉向服務型。
（三）人事檔案管理的現代化建設
解決人事檔案管理方式不夠先進的問題，應該加強對其進行的現代化建設步伐。一是人事檔案管理的電子化，這是實現人事檔案管理現代化的前提。把紙質檔案轉換成電子檔案，建立個人信息體系，并通過辦公自動化網絡系統錄入數據庫，方便查找。二是人事檔案信息標準化，這就要求各個機構對計算機等人事檔案管理設備進行統一，以此實現人事檔案信息從形成到儲存、交換的標準化管理。三是人事檔案信息網絡化。利用網絡的優勢，結合人事檔案的保密性，對具有人事檔案保管權利的部門實現權限開放，以使得人事檔案信息資源的異地共享模式。
（四）推動人事檔案公共服務化
人事檔案做為民生檔案的重要組成部分，在人們的生產生活中發揮著重要作用，人事檔案部門要積極探索人事檔案服務民生、人事檔案促進民生的新模式、新機制和新方法。重點推動人事檔案公共服務化，積極探索“就近查檔、跨館出證”等遠程協同服務方式，方便檔案利用者查閱檔案資源。即利用現代化技術手段，搭建網絡平臺，使人事檔案的利用者，可以通過網絡來獲取自己所需要的檔案內容。從而提升新形勢下人事檔案工作服務保障的能力，使人事檔案能更好的為人民服務，特別是提高流動人員人事檔案基本公共服務能力。
三、結語
人事檔案的管理完善工作可謂是任重而道遠，既需要進行宏觀上的政策調控，也需要各個檔案管理機構和人員的具體執行和實踐。人民是國家之本，我國又是人口大國，人事檔案管理工作復雜而繁重，但不論有多困哪，在人事檔案的管理工作中都時刻要秉持為人民服務的宗旨和原則。通過一系列切實有效的改進措施，深化對人事檔案管理工作的認識，不斷進行創新，提高我國人事檔案管理工作的質量和服務水平，為構建和諧社會而貢獻力量。
作者：白蘭 單位：黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯區人力資源和社會保障局
【參考文獻】
[1]陳潭.單位身份的松動——中國人事檔案制度改革研究[M].南京大學出版，2007:66.
[2]張東梅.談以人為本做好人事檔案工作.蘭臺世界[J].2006(3):9-10.
[3]陶麗霞.對新時期人事檔案管理改革的思考.蘭臺世界[J].2006(7):9-10.
