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摘要：
以企業文書檔案管理工作為題展開論述，首先分析了當前企業在文書檔案管理中存在的問題，然后在此基礎上結合實際的工作經驗，提出了解決的具體辦法和措施，希望可以使企業檔案文書管理更加正規化、合理化、科學化，進而提高檔案文書管理的質量和水平，最終保證企業的健康、穩定、快速和可持續發展。
關鍵詞：
文書檔案；管理工作；公文管理；電子技術
隨著社會經濟的快速發展，我國企業的規模不斷擴大，并且取得了顯著的成績。與此同時，企業在檔案文書方面也投入了更多的精力，以此來保證企業決策的正確性。在新的發展形勢下，企業文書檔案管理工作越來越重要，已經與企業未來的發展不可分割。然而，由于各種因素的影響，當前企業在文書檔案管理中還存在很多問題，導致文書檔案管理水平低下，甚至給企業的發展帶來了阻礙。因此，對文書檔案管理工作進行探討非常有必要。那么，企業文書檔案管理工作存在哪些問題呢？下面進行詳細論述。
1當前企業文書檔案管理中存在的問題
1.1對文書檔案管理工作不重視
當前的市場經濟環境給企業帶了更多的機遇和挑戰。與此同時，也加劇了企業之間的競爭力。為了應對激烈的競爭，企業往往更重視產生的直接經濟效益。久而久之，日益忽略了文書檔案管理的重要性。除此之外，在新的發展形勢下，企業紛紛建立了現代管理制度，以此來提高內部管理的水平。此時，企業職工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的沖擊，進而忽略了提供歷史經驗的文書檔案管理工作。
1.2傳統文書檔案與電子版公文制作管理脫節
在傳統的文書檔案管理工作中，以紙質的公文為主，其內容龐雜，管理難度大，工作任務繁重。同時，給管理人員帶了很大壓力。近年來，網絡信息技術的發展不斷促進了電子檔案的發展。電子檔案實現了無紙化辦公，與傳統的手工作業相比，具有很大優勢。然而，由于目前傳統的文書制作還處于向電子檔案轉變的過程，在各方面還很不成熟。比如，企業檔案部在管理這些電子文書、資料時，往往缺乏設備，無法有效的保存電子檔案。其次，制作文書的部門不承擔檔案管理的職責。在這種情況下，很可能導致大量電子文書、檔案的丟失，最終給企業帶來很大損失。
1.3公文管理與檔案工作失衡
當前，企業為了獲得更多的收益，往往采用精簡效能的辦法，不斷精簡辦公室文員的崗位。部分企業在文書檔案管理工作中，甚至沒有專門的負責人，而是臨時由其他部門的人員來兼顧。在這種情況下，必然導致文書檔案工作的不規范、不合理化。除此之外，檔案管理工作屬于二線崗位，與一線崗位的薪資相比，明顯比較低。所以，這些人的綜合素質也就比較低，缺乏責任感。同時，在專業知識、技能學習中，往往缺乏動力。工作人員在日常工作中，不能嚴格按照要求執行國家相關的歸檔文件制度。表現為：檔案管理不達標，電子、音像檔案缺失等。
1.4文書檔案管理設備的滯后性
在現代企業文書檔案管理中，要求傳統的紙質文書、電力文書并存，數字與音像并存。為了滿足上面的要求，企業必須建立內部網絡，實現文書、檔案的電子檢索、保管等。然而，從實際情況來看，企業在配制設備的過程中，往往只重視一線自動操作系統，而將二線崗位需要的設備放在從屬地位。在這種情況下，由于網絡傳輸系統缺乏設備，導致文書檔案無法實現快速檢索、儲存、傳遞等。所以，與現代化的文書檔案管理要求存在很大差異，應該引起重視。
2加強企業文書檔案管理中的措施
可以看出，當前企業在文書檔案管理中還存在很多弊端。因此，企業必須引起重視。本文在分析上述問題的基礎上，結合實際的工作經驗，提出解決的具體辦法和措施。包括以下幾個方面。
2.1提高對文書檔案管理工作的重視度
企業領導層應該從長遠的發展角度出發，改變以往片面追求經濟利益的觀念，本著溪流長流的原則，提高對文書檔案管理工作的重視度，以此推動企業的可持續發展。具體來講，可以從這幾個方面著受手：①加大資金的投入，補充足夠的工作人員，不斷完善管理設備。同時，制訂有效的考核機制，對文書檔案管理人員進行嚴格的考核，充分發揮文書檔案管理工作在企業中的價值。②整理企業在生存、發展、改革中形成的系列文件，在此基礎上，總結經驗與教訓，然后將其運用到今后的工作當中，以此提高工作效率。③借鑒以往經驗，對企業未來的發展作出詳細的規劃，根據其發展的實際情況，對當前的經濟結構作出合理的調整，促進企業的深化改革。在此基礎上，為企業的發展增加更多的動力支持。只有這樣，才能充分發揮文書、檔案在企業發展中的重要作用和價值。
2.2建立健全制度
無規矩不成方圓。在文書檔案管理工作中，企業需要建立完善的制度，規定各項工作的流程，明確人員的職責。只有這樣，才能促使文書制作、檔案歸檔、保管、調閱的規范化、標準化。一般而言，基于工作的需求，應該建立多種制度，包括文書制作制度、檔案歸檔制度、檔案保密制度、檔案借閱制度以及對管理人員的制度。除此之外，在企業日常管理中有效地納入文書檔案考核機制，定期對管理人員的工作能力、績效、態度進行評價。根據評價的結果，落實獎懲制度。針對表現優異、工作績效突出的人員，應該給予物質或者精神上的獎勵；對于工作業績差、應付差事的人員，要給予嚴厲的批評或扣除獎金。在必要的情況下，直接辭退。在此基礎上，提高員工的積極性。
2.3利用電子技術實現文書檔案管理現代化
首先，在企業內部建立電子網絡系統，將各個部門辦公系統連接起來，便于進行文件、資料的傳遞、收集、借閱等。其次，依賴于計算機硬件系統加快電子檔案的建設，將傳統的紙質資料錄入到其中。再次，借助電子辦公系統快速地查閱、檢索文書與檔案。最后，安裝多樣化的電子監控設備，對室內的溫度、濕度進行控制，實現檔案管理的自動化。
3提高檔案管理人員的綜合素質
當前，在文書檔案管理工作中，工作人員的素質普遍不高。因此，提高檔案管理人員的綜合素質，建立一支專業的檔案管理隊伍已經成為當務之急。只有這樣，才能保證文書檔案管理工作的順利開展，并落實各項工作。要積極引入專業能力強、工作經驗豐富的管理人員，充實到檔案管理部門當中，為該項工作的發展注入新鮮血液。除此之外，定期對文書檔案管理人員進行知識、技能的培訓，提高他們的思想政治素質和業務能能力，比如計算機網絡知識、文書檔案保管方法、電子檔案的制作等。
4結束語
本文首先分析了當前企業在文書檔案管理中存在的問題，然后提出了提高對文書檔案管理工作的重視度，建立健全制度，促進文書檔案管理的規范化、標準化，提高檔案管理人員的綜合素質，利用現在電子技術增強文書檔案管理的現代化等一系列加強企業文書檔案管理的辦法和措施，希望可以起到參考的作用。
作者：馮倩 單位：山西省煤炭地質水文勘查研究院
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第二篇：企業檔案管理系統建設經驗
摘要：
檔案管理系統是指用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的計算機應用軟件系統，如何建立企業檔案管理系統，該文結合本單位檔案管理系統建設過程中的體會進行經驗總結。
關鍵詞：
企業檔案；理系統建設；實施
本課題以研究航天晨光公司檔案管理信息化建設為例，淺談企業檔案管理系統建設經驗?；谠摴灸壳俺尸F規模集團化、地域分布廣泛化、產品多元化等特點，公司已建立了以檔案館為一級管理機構，檔案室為二級管理機構的檔案管理模式，其中檔案館負責對本公司各類重要檔案集中統一管理，各檔案資料室負責對本單位的各類檔案集中統一管理。
一、企業檔案管理系統建設背景簡介
1.1 公司信息系統廣泛應用。近幾年，公司信息化建設突飛猛進，公司辦公自動化系統（OA）廣泛應用，致使電子文檔的數量急劇增加；PDM系統的應用，使得科技檔案也逐趨電子化。這些應用系統的普及既為公司提供了大量的信息資源，也給電子檔案管理模式提出了全新的要求。置身于公司信息集成系統中，檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌控企業信息的核心部分甚至收集不到有價值的檔案，故而檔案工作者不能坐等檔案的最后形成與歸檔，要適時主動出擊。
1.2 檔案管理方式存在缺陷。僅依靠EXCEL手工操作來實現對公司檔案的管理只是公司檔案館建館之初的權宜之計[1]。由于缺乏檔案管理應用系統，越來越多的檔案數據在錄入、整理編目和分類統計等方面存在困難，容易出錯，工作效率低下；業務流程的規范度不高，雖然制訂了詳細的檔案管理制度、流程和表格，但在執行中，隨意性大，規范管理不夠。
1.3 檔案利用受制約。檔案信息資源的開發利用已受到明顯制約。起初檔案館提供檔案利用的服務方式一般是采取來館借閱、傳真、發郵件、電話咨詢等方式，由于公司各園區比較分散，相對于通過網絡提供查詢和檢索檔案信息的服務平臺，檔案利用服務的覆蓋面和便捷程度存在較大的差距。
1.4 檔案信息資源共享困難。因公司檔案管理模式為以檔案館為一級管理機構，檔案室為二級管理機構的檔案管理模式，各檔案室負責對本單位的各類檔案進行集中統一管理，所以公司各檔案資料室尤其是控股子公司檔案資料室還保管著數量龐大的傳統檔案，其檔案自成一體，猶如一個個資源孤島，相對封閉，無形中造成了公司檔案信息資源整合、共享的信息壁壘。
二、企業檔案管理系統建設過程
2.1 準備階段
2.1.1 廣泛收集企業檔案管理系統建設相關信息，選定3-5家檔案軟件開發公司多方面進行比較，聯系到試用版檔案軟件進行一段時間試用，然后對試用結果比較滿意的檔案軟件開發公司及其使用單位進行實地考察走訪，摸清檔案管理系統的發展動態，最后形成書面化的調研報告。
2.1.2結合公司人、財、技術等實際情況，充分分析公司檔案工作特點，提出公司檔案管理系統開發建設總體目標和需求分析報告。
2.1.3 多方調研和對比分析，選定軟件開發方式，公開招標確定軟件開發商，簽訂委托開發合同和技術協議。
2.2 實施階段
2.2.1 組織召開項目啟動大會，軟件開發公司進駐實施現場。
2.2.2 引進系統所需基礎設施。首先引進系統必需的內部設備和標準版本軟件，初步搭建公司檔案管理基礎平臺。
2.2.3 系統二次開發。由于公司獨特的檔案管理方式和規模集團化特點，需對軟件開發公司標準版檔案管理軟件進行二次開發[2]。首先商討系統開發建設目標和需求分析報告，確認項目解決方案；再依據項目解決方案進行系統二次開發與反復測試最終實現檔案收集、整理、保管、利用等業務環節的基本管理需求。
2.2.4 系統培訓。在項目實施的不同階段，針對不同的用戶角色，培訓不同的內容。首先由軟件開發公司對項目組成員進行全面的系統培訓；再做好典型，針對性地選取試用對象，高標準開展系統培訓工作；待系統全面普及公司各單位檔案室后再進行所有檔案人員培訓。
2.2.5 系統試運行。選定小范圍內讓系統試運行一個月，選好試用對象，以點帶面，逐步推開，遇到問題，及時解決。在系統試運行期間，要制定一定數據量的錄入計劃，有計劃有步驟地充分使用系統。
2.3 交付使用階段
2.3.1 編制項目解決方案、使用手冊、上線報告、實施總結報告等項目文檔，使項目實施過程文檔化，知識由軟件開發商向公司實施人員轉移。
2.3.2 進行技術培訓，使公司技術人員能夠獨立處理故障、掌握日常維護技能和經驗。
2.3.3 系統推廣至全面運行，經運行證明其性能和效果達到預期目標后雙方鑒定驗收，正式交付使用。
三、檔案管理系統建設經驗之談
3.1 組織保障。一是加強領導，選定項目負責人。二是成立專門項目組，至少包括軟件開發商、檔案部門和技術支持的信息部門[3]。三是建立需求變更及方案確認機制。四是建立良好的溝通協調機制。
3.2 充分的準備工作。企業檔案管理系統建設是一項較為復雜的系統工程，牽涉到其他部門、資金和技術保障。前期需做細致的項目規劃、需求的調研與分析，整理出檔案工作流程和管理模式，使軟件開發與檔案工作流程和管理模式兩方面向中間靠攏。另外，軟件開發商的選擇也尤為關鍵，盡量選擇開發能力強、有檔案管理系統開發經驗的軟件開發公司。
3.3 實施過程有效監控。制定項目計劃，安排系統開發進度，明確階段目標，設定里程碑，每周召開周例會，通過周例會將待定的重大事宜進行確認，對本周的工作進行總結，對下周的安排進行部署，做到每個人都清楚項目的進度和自己接下來的工作，保障了項目進度，確保系統開發有條不紊地朝著預定方向發展。同時避免無限擴大范圍，因為軟件不是“萬能”的，管理永無止境，如果項目沒有明確的邊界，軟件完全向現實靠攏，項目將永遠不可能結束。
3.4 系統安全風險管控?？煽俊踩窍到y開發要考慮的一個重要原則。企業檔案管理系統在保證信息共享、穩定運行的同時，要考慮電子檔案信息的保護與隔離，防止非法用戶的侵入和信息泄密。系統安全應從物理安全、軟件安全、數據安全和網絡安全等方面進行風險管控。
3.5 系統兼容性與前瞻性。系統的開發研制與功能設計必須符合國家有關檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準。軟件系統應具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，又要兼顧將來技術發展的趨勢。系統的兼容性主要表現在檔案管理系統要留有接口，能夠實現與企業其它系統集成，如OA接口可實現與OA系統集成，滿足文檔一體化管理需要，PDM接口可實現與PDM系統集成，滿足科檔一體化管理需要，形成完整的企業信息管理系統，充分發揮信息的共享性和可開發性。系統的前瞻性主要表現在可支持檔案管理系統后續發展與軟件升級，使其具有發展潛力，便于更新換代。
3.6 項目文檔化。在項目的每個階段，我們都會及時整理相關的文檔，對關鍵性的文檔進行簽字確認，保障了項目的成果及時形成文檔得以保存，同時達到知識轉移的目的，這樣系統以后再有什么配置需求，公司檔案管理系統維護人員就可以自行完成配置，減少對軟件開發公司的依賴。
3.7 立體培訓。檔案信息化建設遇到阻力是必然的，因為很多人對“管理系統”不太了解，對新生事物天然地懷疑和抵觸，而且新的管理系統會改變我們傳統的工作方式和工作習慣，所以很多人不愿意學習使用它。抵觸越大，多方位的培訓就越發重要。針對項目準備、啟動、實施和持續改善等不同階段，需要做不同的培訓，同時結合公司實際情況，創新培訓內容、改進培訓方式，針對項目組成員與其他檔案人員、項目組中檔案人員與信息技術人員等不同的培訓對象，培訓內容不同。公司檔案管理系統建設過程中采用一對多集中培訓方式和一對一針對性培訓方式相結合。
3.8 檔案隊伍建設要跟上。首先，電子檔案隊伍中缺乏復合型、綜合型檔案管理人才，缺乏主動開發與運用檔案信息資源，仍然停留在對檔案實體管理的角色，而未能真正地向知識管理和咨詢服務的角色轉變。要通過內部培養、外部引進、培訓交流等多種方式，為檔案人才隊伍的成長創造條件，實現檔案人員由日常事務管理型向知識管理型、價值創造型轉變，積極構建檔案工作發展的良好生態[4]。其次是電子檔案隊伍中缺乏計算機專業人員，目前許多企業都采取檔案部門與信息部門合作的方式，將檔案管理系統的軟硬件維護交由企業信息部門負責。
3.9 檔案管理制度建設要跟上。為加強企業檔案管理工作，適應新的檔案管理模式的需要，充分發揮檔案管理系統的作用，確保系統穩定運行、電子檔案信息安全，相關的檔案管理制度的制訂工作也要同步進行。公司特對《電子文件歸檔與電子檔案管理規定》進行了修訂，同時新增了《檔案管理系統維護與使用規范》。
四、結束語
航天晨光檔案信息化建設項目經過4個多月的時間，建立了公司檔案管理基礎平臺，實現了檔案收集、整理、保管、利用等業務環節的基本管理需求，實現了檔案館和檔案室相對獨立的業務管理模式，又在移交、檢查等功能上緊密聯系。同時實現與公司OA系統集成。公司檔案管理模式由不適應檔案數字化管理需求的傳統檔案管理模式成功轉變為適應公司信息化要求的集檔案收集、整理、利用于一體的科學化管理的新模式。
作者：王朵 單位：航天晨光股份有限公司檔案館
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第三篇：煤炭企業檔案管理工作強化
摘要：
目前，我國的煤炭市場正處于最為困難的時期，由于煤炭需求量的不斷下降，僅煤炭企業的煤炭庫存就達到了1.1億t，通過改制來尋求煤炭企業的轉型升級成為了一眾煤炭企業的共識。而在這個改制過程中，煤炭企業的檔案管理部門如何通過強化檔案管理工作，讓檔案管理工作更好地為煤炭企業改制服務，成為了檔案管理部門必須深思的問題。
關鍵詞：
煤炭企業；改制；檔案管理
一、前言
檔案管理是企業經營管理中不可或缺的重要工作之一，它是對企業所有經營管理活動的有效記錄，貫穿著企業經營、管理、采購、生產、銷售等諸多環節，同時也是企業文化的重要組成部分之一。隨著煤炭企業尋求通過改制來實現轉型升級[1]，再這樣的形勢背景下，煤炭檔案管理部門也面臨著新的挑戰，必須積極思考如何進一步強化檔案管理工作，使其更好地應對煤炭企業在改制過程中的更多變、更多元的要求[2]。
二、改制過程中檔案管理工作存在的問題
首先，忽視檔案管理工作。即使是在改制前，許多煤炭企業也并未對檔案管理工作引起足夠重視，并未將“檔案”看作企業重要的無形資產來看待，也就不可能檔案管理工作作為企業軟實力來加以打造了。而在改制過程中，企業的工作重心也更加投向了企業改制，因此對企業檔案管理工作也就更加忽視了。其次，檔案管理相關制度不完善。煤炭企業在改制過程中，主要有兩條準繩橫貫在檔案管理工作中，一是檔案管理相關法律法規，二是各煤炭企業內部制度對檔案管理工作的規范與監督。但是這些法律法規以及規則制度中的條款大多比較大條，沒有在細節上對檔案管理工作給予詳細的規定，也就無法有效指導檔案管理工作更好地開展。再次，檔案管理手段較為單一。雖然目前計算機信息技術在各個行業都得到了廣泛且充分的應用，為人們的各項工作帶來了諸多便利。但是由于煤炭企業對檔案管理工作的不重視，導致目前煤炭企業的檔案管理手段仍然較為單一、落后，現代化水平不高，信息化程度不足。當企業在改制過程中需要調用大量檔案的時候，此時檔案管理部門的服務效率就顯得捉襟見肘，間接影響了煤炭企業的改制進程。最后，檔案管理人員綜合素質不高。由于平時對檔案管理工作的不重視，因此在改制過程中，管理層對于檔案管理人員的解聘或任用也就顯得不是很在意和慎重，這就導致新任用的檔案管理人員也許并不具備充足的檔案管理專業知識以及熟練的專業技能，有的企業甚至還可能存在其他崗位人員兼職檔案管理工作的情況。這些都可能導致原本應當詳細記載的文件被草草記錄，原本應當及時整理的檔案文件沒有獲得及時整理等等，當企業改制需要調用這部分檔案的時候，檔案部門無法立即拿出來。
三、改制過程中強化檔案管理工作的對策
（一）提高檔案管理工作意識
煤炭企業領導層對于檔案管理工作的重視程度將直接影響企業全體成員對檔案管理工作的重視程度，直接影響煤炭企業的檔案管理工作能否做好，尤其是在煤炭企業改制的關鍵時期，煤炭企業領導層更應當充分認識到檔案管理工作在企業改制過程中發揮的重大作用，從而對檔案管理工作引起充分重視，并積極采取可行措施來提高企業全體成員的檔案管理意識，要求企業各個部門、各個成員必須積極配合檔案管理相關工作，從而在全企業形成一股良好的檔案管理氛圍，讓企業檔案管理部門也能趁企業改制這個關鍵時期對自身也進行改制，對檔案管理相關工作積極予以改革和完善，努力促使檔案管理工作更加高效化，從而更好地為企業改制服務，為企業后續發展服務。
（二）完善檔案管理工作制度
健全完善的檔案管理工作制度即使煤炭企業提升檔案管理工作水平的根本舉措，同時也是加強檔案管理制度約束力度的重要手段。完善的檔案管理工作制度應當包含詳細的檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度等等各個方面，要涵蓋檔案管理工作的方方面面。此外，檔案管理工作畢竟涉及到煤炭企業各個部門，涉及到企業每個成員，不能僅僅依靠檔案管理部門獨自作戰，而是要各個部門、各個成員積極配合企業檔案管理工作的相關流程，因此煤炭企業還應當對這方面制定相關規章制度，用于約束和促使大家對檔案管理工作的重視力度與配合力度，進而提高檔案管理工作效率。
（三）更新檔案管理方式方法
為了有效提高檔案管理工作水平，煤炭企業檔案管理部門應當積極地將先進的計算機信息技術應用到檔案管理中來，更新檔案管理方式方法，實現檔案管理工作的信息化。這直接影響著檔案錄入的靈活性與及時性，影響著檔案管理工作的成效和成果。為了實現企業檔案資源的最大化利用，檔案管理部門還應當增強檔案工作服務意識，積極采取可行的措施為企業快捷提供檔案服務。比如檔案部門可以在企業官網中建設檔案部門網頁，為企業成員提供檔案查詢、瀏覽、下載等服務。比如為了提高企業電子文件、數據資源等檔案信息的利用效果，統一提升企業總體的數據資源應用效果，大型煤炭企業還可以根據自身組織管理、業務規范、數據標準、儲存安全等實際情況，構建企業統一的數字檔案館[3]，有效解決下屬企業較多，每個分支企業都有自己的檔案數據標準，都有自己的檔案管理標準這一弊端。
（四）提升檔案管理人員素質
為了有效提升檔案管理人員綜合素質，使其更好地滿足新形勢下煤炭企業檔案管理工作的需要，煤炭企業還應當對檔案管理人員加強教育培訓。一方面，對檔案管理人員加強檔案管理專業知識、專業技能培訓。煤炭企業可以通過開展各類學習交流活動[4]或者專業知識技能培訓活動，不斷提升檔案管理人員的專業知識儲備、專業技能水平。一方面，對檔案管理人員加強計算機信息技術方面的知識和操作技能的培訓，使其更好地滿足檔案管理信息化實際需要。一方面，要提升檔案管理人員的檔案管理意識，要使其充分認識不斷提升檔案管理水平對于煤炭企業改制、以及后續發展的重要意義，只有當檔案管理人員形成了正確的思想認識后，才能有助于煤炭企業檔案管理工作獲得突破性的進展。
作者：王玥 單位：東北煤田地質局一O三勘探隊
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